Acuerdo Ejecutivo No. 1359-SE-2014 — Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación

10 Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre 2014

gastos de movilización, equipo técnico, etc.) y enviar una solicitud a la DGAF mediante oficio con el plan de acción (mínimo 20 días hábiles antes de la actividad de investigación). 8. Aplicar los instrumentos conforme a la muestra identificada sea por entrevistas, observaciones de clases, encuestas, grupos focales, o mediante cualquier otro medio. 9. Una vez que se acaba la actividad en el terreno, elaboración del informe de gira y liquidación del presupuesto asignado. 10. Tabular los datos y analizarlos. Dependiendo del número de informantes, calidad y tipo de datos esta actividad puede tardar como mínimo tres (3) meses. 11. Redactar el informe final según el formato de informes técnicos (descripción de las actividades, dificultades encontradas, hallazgos de la investigación, etc.) 12. Divulgación del informe final por diversos medios (página web de la SE, revistas científicas, medios impresos, foros, congresos, etc.); compartirlo con los colaboradores a nivel departamental, a las autoridades superiores (DGDP, Subsecretaría) y cualquier otra institución, a quien le sea útil los resultados de la investigación. 13. Archivar el informe.

6.4 Unidad de Coordinación Administrativa (Sub- procesos de apoyo) 6.4.1 Procesos subcoordinación de UPEG (enlace UPEG) Sub-Proceso 1: Elaboración de POA Presupuesto de la DGDP Definición Es el proceso que permite organizar las diferentes estrategias y acciones, de las Subdirecciones Generales y Centros Regionales de Formación Permanente de la DGDP; que se desarrollarán al o largo del año.El POA presupuesto se elabora en el marco del cumplimiento de las políticas de Estado: Ley Fundamental de Educación y sus Reglamentos, Visión de País, Plan de Nación y Plan Estratégico Institucional de la Secretaría de Educación. Objetivo Contar con la planificación de las acciones programadas de las Subdirecciones Generales y Centros Regionales de Formación Permanente para facilitar la gestión de la DGDP. Justificación Es una actividad obligatoria para ejecutar su presupuesto y cumplir con las acciones programadas, encaminadas al logro de la misión, visión y objetivos de la DGDP. Alcance El proceso plasma en un anteproyecto la planificación de actividades a desarrollar por la DGDP mismas que se ven afectadas al conocer el presupuesto aprobado a inicio del año fiscal por el Congreso Nacional de la República. Es un proceso que inicia con la emisión de una solicitud a las Subdirecciones Generales y Centros Regionales de Formación Permanente de la DGDP, con el propósito de orientar de acuerdo a lineamientos para la formulación de la propuesta del Anteproyecto POA presupuesto. Este proceso finaliza con la consolidación de las propuestas de POA Presupuesto de cada Subdirección General y Centros Regionales de la DGDP. Descripción de las actividades El Proceso de Elaboración del POA de la DGDP, se formula siguiendo los procedimientos que se detallan a continuación: 1. El Subcoordinador de UPEG-DGDP recibe en el mes de junio oficio enviado por la UPEG/SE a nivel central para conocer los lineamientos de la Formulación del anteproyecto del POA Presupuesto. 2. El Subcoordinador de UPEG-DGDP envía oficio de convocatoria con visto bueno de la Directora General de la DGDP a las Subdirecciones Generales, Centros Regionales de Formación Permanente y Unidades de la DGDP para la formulación del anteproyecto POA presupuesto. 3. El Subcoordinador de UPEG-DGDP social iza los lineamientos para la formulación del anteproyecto del POA presupuesto; presentando el formato de la narrativa y de cálculos presupuestarios requeridos para la formulación del POA Presupuesto. 4. Las unidades de la DGDP proceden a elaborar el anteproyecto y lo remiten en digital al Sub coordinador de UPEG-DGDP. 5. El Subcoordinador de UPEG-DGDP consolida el Anteproyecto POA Presupuesto. Si hay observaciones o inconsistencias el Subcoordinador retro alimenta y convoca a los involucrados para subsanar. 6. El Director General- DGDP revisa y aprueba la propuesta Anteproyecto POA presupuesto. Si hay observaciones, se convoca a los involucrados para subsanar. 7. El Subcoordinador de UPEG-DGDP ingresa a la plataforma de la UPEG/SE y al SIAFI GES (con visto bueno del Director General-DGDP), la propuesta del anteproyecto POA de la DGDP. 8. El Subcoordinador de UPEG-DGDPImprime reportes archiv a la documentación en digital. 9. En el mes de enero luego de conocer el presupuesto aprobado por el Congreso Nacional el Subcoordinador de UPEG-DGDP realiza las modificaciones correspondientes en coordinación con los involucrados y social iza el POA definitivo. Fin

Sub-Proceso 2: Ejecución del POA Presupuesto. Definición Es el proceso que permite la ejecución de las diferentes acciones que las Subdirecciones Generales y Centros Regionales de Formación Permanente, desarrollarán a lo largo de un año. Objetivo Contar con un instrumento que oriente la ejecución de actividades programadas y organizar la gestión de los recursos para el funcionamiento y cumplimiento de las mismas. Justificación Es una actividad obligatoria sin la cual la DGDP no puede ejecutar su presupuesto y cumplir con la obligación de prestación de los servicios educativos a su cargo. Alcance El proceso busca indicar a las unidades ejecutoras la disponibilidad de cuotas presupuestarias que le habilitan para la ejecución de actividades programadas a partir de marzo y que finalizan en diciembre. Descripción de actividades El Proceso de Ejecución del POA Presupuesto, se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. El subcoordinador de UPEG-DGDP mensualmente revisa la programación de actividades de las unidades de DGDP y solicita cuota presupuestaria al Subdirector de administración financiera en DGDP brinda seguimiento hasta que éste le indique que ha sido aprobada por SEFIN. 2. El Subcoordinador de UPEG-DGDP envía notificación mediante oficio o memorándum de cuota presupuestaria aprobada y a la vez solicita planes de acción. 3. Las Subdirecciones Generales de la DGDP remiten Planes de acción. 4. El subcoordinador de UPEG-DGDP recibe y revisa los Planes de acción de acuerdo a las acciones planificadas. 5. El subcoordinador de UPEG-DGDP remite los Planes de acción a la Dirección General de la DGDP para su Vo. Bo. 6. Archivo de planes de acción

Diagrama de Flujo del Proceso

15 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso 6.1 en la Página 13, de este manual.

Sub-Proceso 3: Monitoreo del POA Presupuesto de la DGDP Definición Proceso que permite evaluar el grado de cumplimiento de los productos, hitos e indicadores, estrategias y acciones programadas en el POA Presupuesto, por las Subdirecciones Generales y Centros Regionales de la DGDP. Objetivo Evidenciar el grado de cumplimiento de las acciones programadas en el POA presupuesto, dando sugerencias para su reorientación. Justificación Sirve de base para la toma de decisiones con base en los hallazgos encontrados. Alcance Es un proceso que se realiza mensual, trimestral y semestralmente; siendo un proceso con tante, que finaliza en el mes de Diciembre; con una memoria anual de los logros obtenidos. Descripción de las actividades El Proceso de Evaluación y Monitoreo del POA Presupuesto de la DGDP, se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. El Subcoordinador de UPEG solicita mediante oficio mensual, trimestral o semestralmente el reporte en digital y físico de las actividades relevantes con evidencias (Fotografías, listas de asistencia entre otros) a los Subdirectores de la DGDP y Coordinadores de CR. 2. Las Subdirecciones de DGDP y Coordinadores de Centros Regionales remiten con los soportes correspondientes el reporte de actividades relevantes con los soportes correspondientes. 3. El técnico de UPEG recibe reporte de actividades relevantes (en formato digital y físico), cotejo, valido, analiza y consolida la ejecución de actividades realizadas por las Unidades de la DGDP y elabora informe de monitoreo de POA mismo que presenta a la Dirección General según lo requiera. 4. El Subcoordinador de UPEG remite el informe a la UPEG en nivel central para que ellos unifiquen la información de la SE. 5. Archivo en versión digital. Fin

6.4.2 Procesos de Subcoordinación Financiera Subproceso1. Elaboración y ejecución del PACC Definición Consiste en la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones(PACC) y revisión de las memorias narrativas de la Unidades técnicas para calendarizar las actividades según tiempo, presupuesto y objeto del gasto. Objetivo Facilitar la ejecución de las actividades de las Unidades para cumplir la planificación anual de la ejecución del presupuesto según el PEI. Justificación Contribuir al logro de objetivos institucionales de la SE a través de la ejecución de las actividades de las Unidades para cumplir la planificación anual de la ejecución del presupuesto según el PEI. Alcance El proceso de desarrolla a partir de la identificación de actividades incorporadas en el POA para contar con la programación de compras y contrataciones que las unidades de la DGDP requieren a lo largo del año fiscal. Descripción de actividades18 El subproceso se ejecuta a través de las actividades que se detalla a continuación:

• 1)

  El Subcoordinador Financiero-DGDP descarga el Formulario PACC primera semana de enero en la página oficial de Honducompras www.honducompras.gob.hn.

• 2)

  Subcoordinador Financiero-DGDP verifica la aprobación del POA Presupuesto en el portal de la UPEG.

• 3)

  Subcoordinador Financiero-DGDP elabora de PACC a más tardar en la última semana de enero conforme al POA presupuesto anual aprobado.

• 4)

  Subcoordinador Financiero-DGDP remite el PACC a la Subcoordinación de UPEG- DGDP y a Dirección General para su revisión conforme a POA. Si está conforme: continúa No está conforme: planeación indica errores para su subsanación.

• 5)

  El Director General-DGDP remite a la Dirección General de Adquisiciones (La DGA unifica los PACC de la SE y envía a ONCAE).

• 6)

  Subcoordinador Financiero-DGDP verifica que el PACC esté subido en el portal de ONCAE.

• 7)

  Subcoordinador Financiero-DGDP reserva de cuota presupuestaria en el SIAFI los 5 primeros días de cada mes en coordinación con el Subcoordinador de UPEG- DGDP.

• 8)

  Subcoordinador Financiero-DGDP gestiona la ejecución de los suministros y materiales, bienes y servicios, obras y consultorías.

• 9)

  El enlace de adquisiciones DGDP le brinda seguimiento a la DGA, DGAF, SDGC y SG, o quien corresponda para su ejecución en tiempo y forma según PACC.

• 10)

  Realizada la adquisición de bienes y servicios por parte de DGA. El subcoordinador Financiero solicita al Director- DGA mediante oficio la entrega de los productos requeridos según orden de compra en apego a PACC misma que será distribuida por el encargado de bodega de la DGDP mediante requisiciones. En caso de requerir servicios (Consultorías, Viáticos y pasajes). El Subcoordinador Financiero monitorea con su usuario de SIAFI el precompromiso del F01 con las firmas de Aprobado por la SDGC, DGAF y Tesorería de SEFIN, con el fin de ejecutar lo solicitado.

• 11)

  Subcoordinador Financiero-DGDP elabora informe de ejecución presupuestaria los primeros tres día de cada mes para su envío Subcoordinación de Planeación y DGA.

• 12)

  Subcoordinador Financiero-DGDP archiv a informa- ción soporte Fin. 18 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso).

  19 Oficio de solicitud VB para ejecución del objeto de gasto según PACC dirigido a Subsecretaría de Asuntos Técnicos Pedagógicos y Oficio de solicitud remitido a la DGA para ejecución del PACC suministros y materiales, bienes y servicios, obras y consultorías.

  21 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso 6.1 en la Página 13, de este manual.

  6.4.3 Procesos Talento Humano docente y administrativo Subproceso1: Administración de relaciones de trabajo Descripción Proceso que gestiona ante la Dirección General de Talento Humano-SE de nivel central y/o Director General-DGDP según sea el caso la resolución de solicitudes realizadas por los empleados que laboran en la Dirección General de Desarrollo Profesional. Objetivo Dar resolución a solicitudes realizadas por los colaboradores de la DGDP en asuntos vinculados a la relación de trabajo con la SE. Justificación del Proceso Dado que la DGDP cuenta con personal tanto docente como administrativo se requiere que exista un enlace que gestione ante la SDGTH las solicitudes que a diario se reciben en la Subcoordinación, dándole el seguimiento oportuno hasta lograr la resolución de la misma. Alcance del Proceso La Subcoordinación de Talento humano- DGDP sirve como ente que vincula a la DGDP con la DGTH-SE se realizan. Dentro de la Subcoordinación de TH. DGDP se llevan actividades tales como: control de expedientes, gestión de permisos especiales, vacaciones, control de asistencia (este reporte se envía a la Dirección general de DGPY a SDGTH- SE una vez al mes). Descripción de las actividades El subproceso se ejecuta a través de las actividades que se detalla a continuación: 1. El empleado presenta solicitud a la Sub coordinación de Talento Humano- DGDP según sea requerido y haciendo uso de los formatos que correspondan (Formato de Vacaciones o Formato de Permisos) esta solicitud debe ser presentada con al menos 15 días de anticipación previos a la fecha que solita la resolución de la gestión. 2. El Sub coordinador revisa el tipo de solicitud verifica que la información contemplada en el formato esté completa y con las firmas de autorización del superior inmediato y lo remite mediante oficio a DGDP o SDGTH administrativo/docente según sea el caso. 3. La SDGTH resuelve la solicitud deja copia en archivo y notifica al Sub coordinador de TH-DGDP para que retire la solicitud autorizada. 4. El Sub Coordinador de TH- DGDP retira la solicitud de la SDGTH en caso de no tener respuesta en los próximos 5 días hábiles el Sub director monitorea la gestión hasta obtener respuesta a la misma y entrega al solicitante. 5. El Subcoordinador de TH-DGDP archiv a copia de solicitud en el expediente del empleado. FIN

  Matriz de micro evaluación de riesgo del proceso de investigación22 Esta matriz - se repetirá en los demás procesos - toma en consideración los posibles riesgos que se presentan en cada actividad del proceso, así como las acciones de control para mitigarlos. La columna de Probabilidad de ocurrencia (P) e Impacto (I) adquieren valores del 1 al 5 (1 bajo probabilidad/impacto y 5 alto). El Valor Total del Riesgo (VTR) es el producto de P x I. El valor residual se calcula restando al VTR la estimación, basada en la experiencia, acerca del efecto que la acción de mitigación provoca en el riesgo descrito. Los valores para el Ranking se determinan en función del Residual, de acuerdo a la siguiente escala: 1-6 Bajo; 7-14 Medio y 15-25 Alto. 22 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos de Procesos, 2016.

  Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos Los ejes transversales aportan criterios claros y concretos al trabajo desarrollado por el personal de la Secretaría de Educación, enmarcados en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, a la Ley Fundamental de Educación y su Reglamento, al Compromiso Marco compartido entre el Gobierno de la República y TI/ASJ, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la verificación de los indicadores plasmados en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018.

  6.4.4 Procesos de Sub coordinación de comunicación y protocolo Sub Proceso 1: Comunicación y protocolo para desarrollo de eventos Descripción El proceso busca brindar espacios pedagógicos adecuados a los usuarios/solicitantes, a través de control de préstamo y alquiler de salones. Objetivo Facilitar las instalaciones de la DGDP para desarrollar procesos de formación permanente de docentes y eventos sociales. Justificación del Proceso Las instalaciones de la DGDP fueron creadas para facilitar espacios pedagógicos que cumplan los requerimientos necesarios para el desarrollo de eventos de formación, ofreciendo áreas bien equipadas que coadyuvan al desarrollo eficaz de los mismos. Alcance del Proceso Llevar un control del préstamo o alquiler de las aulas y salas de cada una de las dependencias de la Secretaría de Educación e Instituciones interesadas en realizar procesos de formación docente. Descripción de las actividades El Proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación:

  • 1)

    El Subcoordinador de comunicación y protocolo recibe llamada o correo del interesado para verificar la disponibilidad de local indicando fecha, hora y número de participantes el encargado de SDGP verifica en el libro de préstamo e indica si hay espacios disponible: Hay disponibilidad: el solicitante envíe oficio de solicitud de préstamo o alquiler de salones a la Dirección-DGDP para su visto bueno y lo remite a la SDCP. Las solicitud deben hacerse con al menos una semana de anticipación. No hay disponibilidad: Fin del proceso.

  • 2)

    El subcoordinador o el personal de protocolo anota el evento solicitado en el libro de control de préstamo y alquiler de Aulas/salones, asignando el espacio de acuerdo a lo acordado en el paso 1.

  • 3)

    El personal de protocolo confirma con interesado el uso del salón y le notifica las características del espacio para que el solicitante gestione los requerimientos logísticos necesarios para el desarrollo del evento. Si es SE: pasa a actividad 6. Si es ente externo: notificar costo del aula/ salón y continúa.

  • 4)

    El interesado paga al menos un día antes del desarrollo del evento el monto que corresponde en la coordinación administrativa-DGDP.

  • 5)

    El Administrador-DGDP emite recibo y envía copia a la SCCP donde lo adjuntan a la solicitud de préstamo.

  • 6)

    El interesado desarrolla el evento. Recibe el espacio por parte del Edecán de protocolo verificando las condiciones del mismo, el recepcion ista recibe a los participantes e indica el lugar del evento dejando registro en el libro de visitantes, el edecán está pendiente de cualquier eventualidad en el desarrollo del evento para brindar la asistencia necesaria; una vez que el evento culmina el Edecán revisa el estado en que quedo el salón y sus instalaciones (residuos de comida, luces, aires acondicionados entre otros) y cierra el local.

  • 7)

    El Edecán de protocolo encargado el evento elabora bitácora del mismo y las reporta en el informe mensual que entrega al subdirector de Comunicación y Protocolo.

  • 8)

    Subdirector de Comunicación y Protocolo elabora informe mensual de la SCCP y lo remite a la Dirección General-DGDP.

  • 9)

    El Relacionador público divulga eventos de la DGDP en redes sociales.

    Matriz de micro evaluación de riesgo del proceso de investigación 23 Esta matriz - se repetirá en los demás procesos - toma en consideración los posibles riesgos que se presentan en cada actividad del proceso, así como las acciones de control para mitigarlos. La columna de Probabilidad de ocurrencia (P) e Impacto (I) adquieren valores del 1 al 5 (1 bajo probabilidad/impacto y 5 alto). El Valor Total del Riesgo (VTR) es el producto de P x I. El valor residual se calcula restando al VTR la estimación, basada en la experiencia, acerca del efecto que la acción de mitigación provoca en el riesgo descrito. Los valores para el Ranking se determinan en función del Residual, de acuerdo a la siguiente escala: 1-6 Bajo; 7-14 Medio y 15-25 Alto.

    Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos Los ejes transversales aportan criterios claros y concretos al trabajo desarrollado por el personal de la Secretaría de Educación, enmarcados en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, a la Ley Fundamental de Educación y su Reglamento, al Compromiso Marco compartido entre el Gobierno de la República y TI/ASJ, la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública y la verificación de los indicadores plasmados en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018.

    6.4.5 Procesos de Sub coordinación de servicios Generales Sub proceso 1: Proporcionar servicio de Transporte Definición Proceso que se refiere a la atención brindada a la demanda de vehículos para satisfacer las necesidades de transporte de las diferentes unidades de la DGDP. Objetivo Satisfacer la demanda de transporte proporcionando vehículos en buen estado para que las actividades programadas (diarias, semanales y excepcionales) se desarrollen conforme a las necesidades. Justificación Facilitar los vehículos a las Unidades y Dependencias, para que puedan llevar a cabo sus actividades diarias debidamente solicitadas y programadas para el buen funcionamiento de la DGDP. Alcance Aunque el servicio de transporte cubre una necesidad generada por el personal específicamente de la DGDP, a través de una solicitud escrita del área demandante que ante la unidad de administración y finaliza con la prestación o denegación del servicio. Descripción de las actividades El Proceso de la Unidad de Transporte, se ejecuta a través de las actividades que se detallan a continuación:

    • 1)

      La unidad de administración recibe una solicitud transporte mismo que puede ser presentada por cualquier unidad o empleado de la DGDP.

    • 2)

      La unidad de administración identifica y contact a a motorista y vehículo disponible

    • 3)

      La unidad de administración entrega un pase de salida de vehículo al motorista.

    • 4)

      El motorista procede al registro en el libro entradas y salidas de la oficina de trasporte indicando hacia donde se dirige, asunto, la fecha y acompañantes.

    • 5)

      El motorista entrega el pase de salida a vigilancia.

    • 6)

      El vigilante registra el kilometraje y control de combustible, hora de salida y hora de regreso en el libro de vigilancia.

    • 7)

      Prestación del servicio (gira).

    • 8)

      Cuando el vehículo regresa de realizar la gestión o gira el vigilante registra kilometraje y combustible.

    • 9)

      Notificación de eventualidades en el libro de entradas y salidas (apartado observaciones) de la oficina de transporte o reporte verbal y escrito de fallas mecánicas evidenciadas después de la prestación de servicio de transporte. Fin.

      Sub Proceso 2: Proporcionar servicio de Mantenimiento y reparación de equipo de oficina e instalaciones Definición del Proceso Atender las demandas, de reparación en general (electricidad, soldaduras, fontanería, reparación de aire acondicionado, pinturas, carpintería y unidades de trasporte) de todas las unidades y dependencias de la DGDP de acuerdo a las solicitudes, necesidades y emergencias recibidas. Objetivo del Proceso Solventar todas las demandas de mantenimiento y reparaciones técnicas de las unidades y unidades de la DGDP. Justificación del Proceso Brindar mantenimiento a todas las oficinas y equipo de la DGDP. Alcance del Proceso El proceso se ejecuta para realizar reparaciones al equipo e instalaciones específicamente asignadas a la DGDP iniciando con una solicitud de servicio (oficio o llamada) y se culminando con la realización del servicio solicitado. Descripción de las actividades El Proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. El proceso puede iniciar de dos formas: - Recepción de solicitud de reparación realizada por cualquier unidad de la DGDP; - El jefe de Servicios generales realiza mantenimiento preventivo, corrección o reparación en cualquier área del edificio que lo amerite evidenciando la necesidad de reparación.

      2. Realización de diagnóstico. 3. Solicitud a administración o DG del equipo o material necesario para realizar la reparación. 4. Administración, compra y entrega o no el material solicitado. 5. Se realiza la reparación. 6. Registro de la reparación el informe mensual de actividades de la Unidad de Servicios Generales. Fin

      Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso25 25 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso 6.1 en la Página 12, de este manual.

      VII. Descripción de puestos En la Dirección General de Desarrollo Profesional prestan sus servicios 75 profesionales distribuidos como se detallan a continuación: Nota: se requiere ubicar al personal de acuerdo a la estructura que manda el presente manual.

      VIII. Bibliografía Ley Fundamental de Educación.