Acuerdo — Manual de Procesos y Procedimientos - Sistema Integrado de Gestión (SIG)

ey orgánica de la SEDS y PN Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG- 01-02 Manual de Procesos y Procedimientos

3.8Diagrama de Flijo del proceso Ilustración 3: Proceso de solicitud de creación/modificación de centro logístico y almacén Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-02 Manual de Procesos y Procedimientos IV. MPP-SIG-01-03: Creación/Modificación de Usuarios SIG. 4.1 Identificación del proceso: MPP-SIG-01-03: Creación/modificación de Usuarios SIG. 4.2 Objetivo del Proceso Efectuar la creación y/o modificación de usuarios para operar el Sistema SAP ERP, considerando roles y perfiles de acuerdo a las competencias asociadas al puesto que desempeña el funcionario. 4.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 4.4 Involucrados/participantes

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  Direcciones/Unidades de la Policía Nacional y SEDS.

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  Gerencia Administrativa.

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  Usuario técnico del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). 3.8 Diagramas de Flujo del proceso

  4.5 Redacción del Proceso El proceso comienza con la solicitud para crear o modificar un usuario, por parte de la Dirección o Unidad de la Policía Nacional o de la SEDS, acorde a las necesidades que presente. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-03 Notificac ión Notificar a la unidad solicitante la creación/modificación del usuario Usuario creado/modi ficado Remite oficio 2 días Usuario técnico del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG) Oficio de notifica ció n Unidad solicitante FIN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-03 4.7 Documentos de Referencia Organigrama de la SEDS y PN Ley orgánica de la SEDS y PN. Sistema Integrado de Gestión (SIG)

  4.9 Diagrama de Flujo del proceso Ilustración 4: Diagrama de creación/modificación de usuarios SIG. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-03

  V. MPP-SIG-01-04: Desarrollo de nuevos sistemas informáticos 5.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-04: Desarrollo de nuevos sistemas informáticos 5.2 Objetivo del Proceso Implementar nuevas soluciones informáticas para fortalecer los procesos administrativos, de acuerdo a necesidades específicas del/los solicitantes. 5.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 5.4 Involucrados/participantes

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  Direcciones/Unidades de la Policía Nacional y SEDS.

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  Gerencia Administrativa.

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  Encargado de Sistema Integrado de Gestión.

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  Programador de sistemas. 5.5 Redacción del proceso Inicialmente, la Dirección/Unidad o departamento solicitante, envía una solicitud a la Gerencias Administrativa sobre el proceso que desea automatizar, ésta remite el requerimiento al departamento SIG para que determine si el requerimiento es procedente; en caso afirmativo, el programador de sistemas procede a levantar los requerimientos entrevista ndo a los futuros usuarios finales, a partir de ello inicia a modelar la estructura de la base de datos; una vez concluido procede a diseñar los prototipos de la interfaz gráfica de usuario. Una vez concluida la etapa de análisis y diseño, se procede a desarrollar el código fuente del software con el lenguaje de programación más conveniente de acuerdo a la naturaleza del requerimiento. Posteriormente, se procede a realizar pruebas unitarias para identificar incidencias relacionadas a funcionalidad técnicas y validaciones; al concluir, se realizan pruebas integrales junto con el/los solicitantes para identificar incidencias relacionadas al funcionamiento del software. En caso de no existir incidencias respecto a la funcionalidad, el solicitante procederá a firmar el acta de aceptación del proyecto, dando fe que el software desarrollado cumple con el alcance definido. Por otro lado, en caso de identificar incidencias, el programador de sistemas procede nuevamente a la actividad de desarrollo de código fuente y actividades subsiguientes. Finalmente, el departamento SIG designa al programador de sistemas a realizar monitoreo y soporte técnico a usuarios finales, así como, verificar el rendimiento, disponibilidad y consistencia de la información; para determinar si el software efectivamente fortalece el proceso administrativo en cuestión.

  5.6 Secuencia de Actividades 5.7 Documentos de Referencia

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  Casos de negocio similares.

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  Documentación del lenguaje de programación utilizado. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-04 Manual de Procesos y Procedimientos

  5.8 Diagrama de Flujo del proceso Ilustración 5 Diagrama de proceso para el desarrollo de nuevos sistemas informáticos MPP-SIG-01-04 Manual de Procesos y Procedimientos

  VI. MPP-SIG-01-05: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet 6.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-05: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet. 6.2 Objetivo del Proceso Establecer un mecanismo de registro, control y validación de cuentas de usuarios que se crean a nivel de sistema FileNet. 6.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 6.4 Involucrados/participantes Departamentos/Unidades que intervienen en el proceso:

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  Secretario General de SEDS.

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  Director de DICSPS.

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  Jefe Dirección Legal de SEDS.

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  Gerente Administrativo de SEDS.

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  Usuario funcional y técnico del Sistema Integrado de Gestión (SIG). 6.5 Redacción del Proceso

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  El proceso inicia con una necesidad de la dirección, departamento o unidad de gestionar de manera digital los procesos internos. Al momento del ingreso de nuevo personal sin acceso al sistema, se procede a solicitar de manera formal la creación de usuario único, definiendo que accesos, permisos o roles tendrá éste para su uso. La solicitud es enviada a Gerencia Administrativa para que sea evaluada y dar el visto bueno para enviarlo al Sistema Integrad de Gestión (SIG).

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  Con el visto bueno, continúa el proceso enviando la nota formal hacia el Sistema Integrado de Gestión (SIG). Si procede la solicitud, el Sistema Integrado de Gestión (SIG) valida existencia de licencias de usuario, validar la no existencia de duplicidad de nombres, procediendo a crear el usuario con su respectiva contraseña.

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  Al momento de tener creado el usuario, se procede a notificar a la Dirección, departamento o unidad solicitante las credenciales del usuario para ingresar al sistema. El usuario ingresa al sistema, dando de ahora en adelante soporte técnico a este mientras sea vigente. Si la solicitud no procede se responde la nota, justificando el motivo del rechazo.

  Políticas de uso de FILENET. Manual de Procesos y Procedimientos

  6.8 Diagrama de Flujo del proceso Ilustración 6: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-05 Manual de Procesos y Procedimientos

  VII. MPP-SIG-01-06: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de Negocios en FileNet. 7.1 Identificación del proceso: MPP-SIG-01-06: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de Negocios en FileNet 7.2 Objetivo del proceso Establecer eficientes procesos de negocios, tales como: ejecución, aprobación y documentación de cada etapa, para que los resultados finales sean idóneos y tenga valor para la institución. 7.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad. 7.4 Involucrados/participantes

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  Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad (SEDS)

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  Dirección Nacional de la Policía Nacional (PN)

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  Gerencia Administrativa de SEDS

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  Sistema Integrado de Gestión (SIG) 7.5 Redacción del Proceso

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  El proceso, en su etapa inicial, nace con la necesidad de automatizar los procesos internos de la dirección, departamento o unidad para gestionar a nivel digital sus recursos. Se elabora un documento formal de solicitud donde se propone la necesidad de automatizar procesos de gestión, con la finalidad de continuar con requerimientos técnicos. Se envía la solicitud a Gerencia Administrativa para ser evaluada. Con el visto bueno del gerente administrativo se remite al Sistema Integrado de Gestión (SIG).

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  El Sistema Integrado de Gestión (SIG) analiza los requerimientos solicitados en el documento formal. En este momento se define si el proyecto de creación de proceso es viable o no en el sistema FileNet, de acuerdo a los requerimientos. Se responde la nota notificando la aprobación del requerimiento, al mismo tiempo que se definen las actividades siguientes. Si el proyecto de automatización de proceso no es viable se responde la nota justificando el rechazo, documentando y rechazando la misma.

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  Al ser viable la creación del proceso se procede a definir los requerimientos técnicos en conjunto con la dirección, departamento o unidad solicitante con el objetivo de plasmar en papel una solución técnica para realizar el proceso de negocio.

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  Al tener los requerimientos técnicos se procede al análisis y diseño. En esta instancia, el usuario técnico diseña o elabora el diagrama de flujo del proceso para obtener una idea más clara de las definiciones requeridas por el solicitante. Al tener el diagrama de proceso se procede al desarrollo del BPM a nivel de sistema, se parametrizan las etapas; se model a el diagrama; se integran los periodos de prueba para publicar el proceso antes de enviarlo a producción. Se verifican los procesos en el sistema con personal de la dirección, departamento o unidad que hizo la solicitud; se ajustan datos en las etapas. En este instante se hacen modificaciones al proceso según pruebas con el usuario funcional y técnico. Cuando ya se han realizado pruebas y se han modificados las etapas necesarias del proceso se procede a implementar a nivel de producción.

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  Como última etapa se documentan las etapas de desarrollo e implementación, se generan manuales de usuarios y posteriormente se le da soporte a todo el conjunto que involucra este proyecto.

  modificados las etapas necesarias del proceso se procede a implementar a nivel de producción.

• •

  Como última etapa se documentan las etapas de desarrollo e implementación, se generan manuales de usuarios y posteriormente se le da soporte a todo el conjunto que involucra este proyecto. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-06 Manual de Procesos y Procedimientos

  VIII. MPP-SIG-01-07: Creación de Correo Electrónico Institucional 8.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-07: Creación de correo electrónico institucional 8.2 Objetivo del Proceso Proporcionar a los funcionarios de la Secretaría de Seguridad un medio de comunicación formal, para transmisión y difusión de información a nivel interno y externo de la institución. 8.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 8.4 Involucrados/participantes

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  Solicitante

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  Gerencia Administrativa 7.8 Diagrama del flujo del proceso Ilustración 7: Proceso de solicitud de creación y modificación de procesos de negocios en FileNet. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-06 Manual de Procesos y Procedimientos

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  Encargado Sistema Integrado de Gestión

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  Usuario técnico

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  Usuario final 8.5 Redacción del Proceso El solicitante realiza solicitud de creación de correo electrónico personal o de uso común a la Gerencia Administrativa, ésta remite el requerimiento al departamento SIG; una vez recibido, se procede a verificar la disponibilidad de licencias para determinar si el trámite el procedente o retenido. En caso de existir disponibilidad de licencia, se procede a crear la cuenta de correo electrónico conforme a los parámetros establecidos y se remiten las credenciales de acceso a la cuenta. 8.5 Redacción del Proceso El solicitante realiza solicitud de creación de correo electrónico personal o de uso común a la Gerencia Administrativa, ésta remite el requerimiento al departamento SIG; una vez recibido, se procede a verificar la disponibilidad de licencias para determinar si el tramite el procedente o retenido. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-07 Manual de Procesos y Procedimientos 8.7 Documentos de Referencia

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  Documentación para administradores de MS Office 365

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  Estructura organizativa SEDS y PN

  8.9 Diagrama de Flujo del proceso. Ilustración 8: Diagrama del proceso correo institucional. Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-07 Manual de Procesos y Procedimientos

  IX. MPP-SIG-01-08: Solicitud de tarjeta para a baste- cimiento de combustible 9.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-08: Solicitud de tarjeta para a baste- cimiento de combustible 9.2 Objetivo del Proceso Crear tarjeta parametrizada para controlar el abastecimiento de combustible de la flota vehicular. 9.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 9.4 Involucrados/participantes

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  Gerente Administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad.

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  Usuario funcional del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG).

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  Proveedor. 9.5 Resumen del Proceso El procedimiento inicia con la necesidad de un departamento de abastecer combustible a las unidades, ya sean operativas o de servicio administrativo, la cual labora una solicitud mediante un oficio a la unidad correspondiente si es la P.N será a la Dirección de Logística y si pertenece a la parte administrativa a la Subgerencia de Recursos Materiales.

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  La solicitud deberá ser remitida a la Gerencia Administrativa para su aprobación y da Vo.Bo.

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  Posteriormente la validación por parte del SIG si la solicitud procede o no procede, si procede continua con el proceso si no procede fin de proceso.

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  Con las validaciones respectivas aprobadas se solicita al proveedor la tarjeta magnética por medio de correo electrónico.

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  Cuando se recibe la tarjeta el departamento del SIG realiza la entrega al solicitante por medio de un acta la cual es firmada de recibida.

  9.6 Secuencia de Actividades Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-08 Manual de Procesos y Procedimientos

  9.7 Diagrama de Flujo del proceso Ilustración 9: Diagrama proceso de solicitud de tarjeta de combustible unidades Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG-01-08 Manual de Procesos y Procedimientos

  9.8 Documentos de Referencia

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  Contrato de suministro de combustible mediante tarjeta

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  Manual de procedimiento para el abastecimiento de combustible y su liquidación, bajo la modalidad de tarjeta.

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  Presupuesto asignado a la Dirección/Unidad

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  Estructura organizativa SEDS y PN X. Glosario

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  VEHÍCULOS ORGÁNICOS: Aquellos vehículos adquiridos con fondos presupuestarios asignados a la Secretaría de Seguridad.

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  FILENET: Es una solución de gestión de contenido y procesos empresariales (BPM) que estructura la información y la proyecta en procesos para hacer más flexible y fácil de digerir toda información que sale y entra a la institución.

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  OFICIO: Carta o documento en que se pide algo de manera oficial interno de la SEDS y PN. CENTRO LOGÍSTICOS: Clave que identifica un centro de forma unívoca. ALMACENES: Es un área que incluye funciones de almacenamiento y distribución de mercancía SIG: Sistema Integrado de Gestión. TX:Transacción para realizar una actividad específica. TX MM60: Catálogo de maestro de materiales. DOMINIO: Un dominio de internet es un nombre único que identifica a una sub área de Internet. SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

  Sección “B” CERTIFICACIÓN El suscrito Oficial Jurídico de Secretaría General, de la Secretaría de Estado en Los Despachos de Gobernación, Justicia y Descentralización. CERTIFICA; La Resolución que literalmente dice: “