Acuerdo — Manual de Procesos y Procedimientos Integrados - Secretaría de Estado en el Despacho de Educación

Aprobar el siguiente Manual de Procesos y Procedimientos Integrados, Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles ( DIGECEBI). U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH ABOG. CÉSAR AUGUSTO CÁCERES CANO JORGE ALBERTO RICO SALINAS Coordinador y Supervisor Colonia Miraflores Teléfono/Fax: Gerencia 2230-4956 1. Introducción La Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles (DIGECEBI), tiene como objeto desarrollar proyectos fundamentales para el mejoramiento de la calidad de la enseñanza-aprendizaje, teniendo como punto de partida la protección y administración de los bienes del Estado en la creación, modificación, ampliación y evaluación de proyectos de infraestructura y otros a los cuales está sometida la dirección. De este modo asegurar el cumplimiento de los objetivos, a fin de brindar infraestructura educativa con espacios pedagógicos apropiados. El siguiente manual describe los procedimientos y/o lineamientos que debe seguir el personal de la Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles para llevar a cabo su trabajo, además de fortalecer la sistematización del trabajo; el presente manual constituye una herramienta de capacitación para el personal que se incorpore al sector, a fin de que se comprenda con mayor facilidad y claridad el trabajo a ejecutar. 2. Antecedentes La Dirección General de Construcciones Escolares ha estado en funciones desde la creación de la Secretaría de Educación, por lo que posteriormente se creó la Unidad de Bienes Nacionales (U.B.N.) en el año 1997, con funciones de llevar el registro y control de bienes como: el mobiliario, equipo, bienes inmuebles, unidades de transporte y otros pertenecientes a la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, siendo el período presidencial de 1994-1997 del Presidente de la República, el Dr. Carlos Roberto Reina y la Ministra de Educación la Licenciada Zenobia Rodas Gamero de León Gómez. En octubre del año 2006, se introduce en el seno del Congreso Nacional el Decreto 125-2006, para la creación de la Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles (DIGECEBI), con su respectiva estructura organizativa y funcional, dependiendo directamente del Secretario de Estado en el Despacho de Educación, la cual no prosperó en su momento. En el año 2009, se realizó la aprobación y sanción del Decreto 125-2006, el cual fue publicado en el Diario Oficial la “Gaceta” el 13 de enero del año 2010. Misión Normar, planificar, legalizar, diseñar, construir, reparar y darle mantenimiento a la infraestructura física de los centros educativos a nivel nacional, de acuerdo al Diseño Curricular Nacional Básico y el Manual sobre Lineamientos para el Diseño de Centros Educativos en Honduras y el Plan Maestro, así como también a las demandas exigidas por las diferentes comunidades y sociedad civil a fin de disminuir el déficit de infraestructura escolar e incrementar la calidad de la educación en Honduras, brindando a las futuras generaciones espacios educativos pedagógicos adecuados para fortalecer la educación como base del desarrollo económico y social. Visión Para los próximos años la DIGECEBI será reconocida como el ente gubernamental que mejor ha respondido y seguirá respondiendo a las necesidades de construcción y reparación que presentan los centros educativos en todo el territorio hondureño. Teniendo como valores principales la honestidad, entusiasmo, trabajo arduo y sobre todo el firme compromiso con la niñez hondureña de brindarle un lugar digno que cumpla con los requisitos necesarios para que puedan recibir una educación en un ambiente de calidad. Así como también formular planes de inversión a fin de fortificar U D I-D EG T-U N AH los edificios escolares para asegurar su control y por ende el bienestar educativo a nivel nacional. Esta visión se funda en los siguientes preceptos: a. Capacidad de respuesta de la DIGECEBI frente a los desafíos y requerimientos. b. Servicio Fiscalizador de la entidad pública. c. Mantenimiento de una tradición de servicio público de eficiencia y óptima idoneidad técnica. 3. Justificación del Manual Los manuales de procesos y procedimientos conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; permitiendo el cumplimiento de las tareas y responsabilidades. Adicionalmente, el presente manual es una herramienta que permitirá a la DIGECEBI, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo que se realiza; velando por el fiel cumplimiento de las Leyes y sus Reglamentos en los procedimientos que se realicen en la SE. 4. Estructura Organizativa La DIGECEBI está a cargo del Director General, quien es la autoridad administrativa del sector educación encargado de definir la política normativa de construcción, procesos de contratación1 , planificación, mantenimiento y dar seguimiento a la infraestructura educativa a nivel nacional; así como coordinar la legalización de los centros educativos para favorecer los con proyectos nacionales e internacionales, a la vez diseñar los centros de educación pre básica, básica y media para que reúnan las condiciones pedagógicas adecuadas a fin de brindar una educación de calidad a la población estudiantil hondureña. U D I-D EG T-U N AH Identificación de las Funciones Sustantivas Las funciones sustantivas de la Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles constan en el Decreto 125-2006 publicado en el Diario Oficial La “Gaceta” el 13 de enero del año 2010. 1. Planificar, construir y supervisar los programas y proyectos de infraestructura escolar desde la educación prebásico hasta culminar con el nivel medio con fondos nacionales e internacionales que se generan en la Secretaría de Educación, propiciando los ambientes adecuados para el buen desarrollo de la Educación en Honduras. 2. Realizar la recepción y continuidad de solicitudes de infraestructura educativa que son presentadas ante la DIGECEBI para construcción, ampliación y reparación de los diferentes centros educativos a nivel nacional para poder fortalecer la infraestructura física. 3. Normar la infraestructura física de los centros educativos a nivel nacional, de acuerdo al Diseño Curricular Nacional Básico, Manual sobre Lineamientos para el diseño de centros educativos en Honduras y Plan Maestro, pero sobre todo con la Normativa Nacional de Infraestructura Educativa, así como también a las demandas exigidas por las diferentes comunidades y sociedad civil. 4. Elaborar dictámenes técnicos en apoyo a otras instituciones que diseñan o construyen infraestructura educativa y mobiliario con fondos nacionales e internacionales o requieren mejoras o ampliaciones; por tanto, se verifica la aplicación y el cumplimiento de las normas de diseño de la Secretaría de Educación a fin de mejorar la calidad de infraestructura de los mismos. 5. Legalizar los terrenos donde se encuentran las instalaciones físicas de los centros educativos a nivel nacional en el tiempo legal establecido; para que dichos centros cuenten con toda su documentación legal y sean beneficiados con órganos internos y externos a fin de mejorar la calidad de infraestructura de los mismos y de esa manera fortalecer la Educación en Honduras. 6. Concientizar a los docentes, padres de familia, patronatos e interesados en general sobre la importancia de la legalidad de los terrenos; para prevenir conflictos futuros y evitar dificultades para el crecimiento del centro educativo. 7. Fortalecer la capacidad de los docentes para que realicen las diligencias correspondientes que se necesitan para la legalización de terrenos de centros educativos a nivel nacional; con el propósito de que dichos centros sean beneficiados con proyectos de construcción y ampliación, reparación o modificación según el crecimiento poblacional estudiantil y sus causas como fenómeno social. 5. Identificación de Funciones y Procesos Sustantivos con el propósito de lograr la identificación coherente de los procesos sustantivos de la DIGECEBI, con respecto a sus funciones sustantivas, se presenta la siguiente Matriz de Procesos y Funciones para que todas ellas se desarrollen de forma adecuada. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH 6. Descripción de procesos 7.1 Dirección General Proceso 1: Revisión y remisión de Informes para pago a los consultores Definición Es un proceso que se desarrolla de manera mensual de acuerdo a lo estipulado en el contrato firmado por el Secretario de Estado de Educación y el consultor. Para hacer efectivo el pago se debe de presentar el informe como producto mensual y éste es remitido al área administrativa para el pago. Nota: en este proceso se toman en consideración el talento humano a contratar por el Programa PROMINE-KfW. Objetivo Realizar la revisión de la información plasmada en el informe a manera que esta coincida con las actividades que se incluyen en los TDR y la documentación necesaria para que sea remitido a la unidad de Administración para realizar el pago respectivo. Justificación La revisión de los informes mensuales de los diferentes consultores es el insumo principal para la generación de los pagos respectivos. Es fundamental reconocer que la DIGECEBI hace uso de esta figura de contratación para no tener a tiempo completo talento humano calificado para trabajos específicos. Alcance El proceso inicia con la entrega del informe de producto por parte del consultor, a la coordinación de Gestión Departamental para la revisión y remitirlo para las firmas correspondientes y finalmente administración para el pago respectivo. Las consultorías están enmarcadas en las normativas estatales como la Ley de Contratación del Estado, Reglamentos de la TGR y demás documentos firmados con cooperantes para el uso de los fondos. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. Recepción y registro en una matriz de verificación de la información requerida en el informe de producto por parte del consultor de la Coordinación de Gestión Departamental. El consultor procede al llenado de la información requerida y presenta el informe debidamente rotulado con el nombre del consultor e indicando el número de producto correspondiente. Esta entrega se hace al final de cada mes o por tarde 3 días después de terminado el periodo, ya que existe una multa del 0.018 del valor total de la consultoría que lo establece la Regulación de Presupuesto de Ingresos y Egreso de la República. 2. La Coordinación de Gestión Departamental realiza la revisión del informe el cual debe de cumplir con las actividades de acuerdo a los TdR y que la documentación necesaria para pago se encuentre vigente. a. Una vez revisado el informe en caso de presentar observaciones, este es devuelto al consultor para que realice las respectivas correcciones. b. Una vez realizadas las correcciones, el informe es de nuevo revisado por la coordinación de Gestión Departamental a manera de que se compruebe que estas fueron realizadas. 3. La Coordinación de Gestión Departamental solicita a la secretaria de la DIGECEBI la elaboración de los memorándums correspondientes. 4. La Coordinación de Gestión Departamental envía el informe al Coordinador del Programa, para que este remita para las respectivas firmas de memorándums. 5. Una vez firmados los memorándums, la Coordinación de Gestión Departamental se envían a la unidad de Administración para tramitar el pago correspondiente. Luego el informe es archivado en formato digital por la Coordinación de Gestión Departamental. 6. Una vez archivado el informe este es entregado a la Unidad de Administración para realizar el pago correspondiente. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso . Esta matriz - se repetirá en los demás procesos - toma en consideración los posibles riesgos que se presentan en cada actividad del proceso, así como las acciones de control para mitigarlos. La columna de Probabilidad de ocurrencia (P) e Impacto (I) adquieren valores del 1 al 5 (1 bajo probabilidad/impacto y 5 alto). El Valor Total del Riesgo (VTR) es el producto de P x I. El valor residual se calcula restando al VTR la estimación, basada en la experiencia, acerca del efecto que la acción de mitigación provoca en el riesgo descrito. Los valores para el Ranking se determinan en función del Residual, de acuerdo a la siguiente escala: 1-6 Bajo; 7-14 Medio y 15-25 Alto. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Matriz de Verificación de Inclusión de elementos transversales estratégicos. Los ejes transversales aportan criterios claros y concretos al trabajo desarrollado por el personal de la Secretaría de Educación, enmarcados en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, a la Ley Fundamental de Educación (LFE) y su Reglamento, al Compromiso Marco compartido entre el Gobierno de la República y TI/ASJ, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la verificación de los indicadores plasmados en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018. U D I-D EG T-U N AH Proceso 2: Revisión y Remisión de Informes de Liquidación y Reembolso de Giras Definición El proceso se desarrolla de manera semanal de acuerdo a las giras realizadas durante las semanas por los consultores para supervisión. El consultor debe elaborar y entregar el informe de las actividades realizadas durante la gira la cual debe coincidir con lo descrito en el Plan de Gira presentado con anterioridad. Este debe ser entregado a más tardar 5 días después de haber realizado la gira. Nota: en este proceso se toman en consideración el talento humano a contratar por el Programa PROMINE-KFW. Objetivo Realizar la revisión de la información y facturas de las actividades realizadas durante la gira por el consultor, observaciones realizadas al proyecto por los consultores, así como los avances y fotografías del proyecto. Justificación La presentación de este informe junto con las facturas de los gastos hechos durante la gira sirve para corroborar que éstas no contengan manchones y el formato de liquidación se encuentre lleno con la información correcta, para poder remitir la documentación a la unidad de Administración. Alcance El proceso inicia con la entrega del informe y facturas por parte del consultor a la coordinación de Gestión Departamental. Para la revisión y remitirlo a para las firmas correspondientes y finalmente administración para el pago respectivo. Es indispensable que todos los empleados de la SE tengan claros los lineamientos plasmados en los diferentes Reglamentos Nacionales y de los Cooperantes. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. El consultor presentará el informe con las facturas, formato de liquidación debidamente llenado a la Coordinación de Gestión Departamental, indicando si es reembolso o liquidación de anticipo. 2. La Coordinación de Gestión Departamental realiza la revisión del informe, facturas y formato de liquidación el cual debe de cumplir con las actividades de acuerdo a lo presentado en el Plan de Gira, así como la documentación que debe acompañar dicho informe. a. Una vez revisado el informe, facturas y formato de liquidación en caso de presentar observaciones, este es devuelto al consultor para que realice las respectivas correcciones. b. Una vez realizadas las correcciones el informe es de nuevo revisado por la coordinación de gestión departamental a manera de que se compruebe que estas fueron realizadas. 3. La Coordinación de Gestión Departamental solicita a la secretaria de la DIGECEBI la elaboración de los memorándums correspondientes. La secretaria procede a la elaboración y el remite a la Coordinación de Gestión Departamental para juntar los con el informe. 4. La Coordinación de Gestión Departamental envía el informe al Coordinador del Programa, para que este remita a respectivas firmas de memorándums. 5. Una vez firmados los memorándums, la Coordinación de Gestión Departamental entrega el informe a la Unidad de Administración para realizar la respectiva revisión y remisión a la Asistente Administrativo para desarrollar la acción correspondiente. 6. El Asistente Administrativo procede a realizar el re- embolso respectivo o a revisar la liquidación en caso de reportar anticipo. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH 3 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos de Procesos, 2016 4 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 3 4 U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH 5 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos 5 U D I-D EG T-U N AH Proceso 3: Priorización de centros educativos en el marco del Programa PROMINE Definición El proceso se desarrolla al inicio de cada una de las fases del programa, identificando los centros educativos más precarios de la zona de influencia para su futura intervención tomando como base el Plan Maestro de Infraestructura Educativa. Objetivo Seleccionar los centros educativos con un bajo índice de excelencia para ser intervenidos con fondos del programa en el transcurso de la fase, basándose en el modelo de redes educativas. Justificación La priorización de los centros educativos es el comienzo del ciclo de proyecto. Partiendo de ahí se intervienen para mejorar el proceso educativo en dichos centros por medio del apoyo de los fondos de la Cooperación Internacional. Alcance El proceso inicia con búsqueda de los centros en estado de mayor precariedad en el Sistema de Planificación de Infraestructura Educativa (SIPLIE) www.plan maestro.se.gob.hn para determinar los centros por municipio y departamento. Seguido, el listado es enviado al IDECOAS-FHIS para planificar las giras de prefactibilidad entre las dos instituciones. Dichas giras ayudarán a identificar los centros que se incluirán en el Programa PROMINE. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. El Coordinador del Programa PROMINE en conjunto con cada supervisor departamental, alcalde municipal, director departamental, enlace de redes educativas y directores distritales revisará la base de datos del Plan Maestro de Infraestructura Educativa para determinar cuáles son los centros con un menor índice de excelencia. 2. Después de la revisión, el Coordinador PROMINE elaborará – en conjunto con la unidad de Servicios Legales-un listado de los centros en mayor precariedad y validará con cada uno de los actores que estuvo en su elaboración. Para la elaboración del listado se toma en cuenta el estado legalización de cada centro educativo. 3. El Coordinador PROMINE presentará el listado con la Asistencia Técnica del Programa (ATP) PROMINE para discutir sobre las diferentes opciones de centros educativos para incluirlos en el Programa. 4. UnavezrevisadoydiscutidoconelATP,el Coordinador PROMINE envía el listado para firma del Secretario de Educación. 5. Al tener el listado con la firma del Ministro de Educación, el Coordinador PROMINE remite el listado al Instituto de Desarrollo Comunitario, Agua y Saneamiento (IDECOAS-FHIS). 6. El IDECOAS-FHIS da por recibido el listado y procederá al análisis de los centros seleccionados para planificar las giras de prefactibilidad y escoger los centros a incluir en el programa. U D I-D EG T-U N AH ____ ´ U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH 6 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos de Procesos, 2016 7 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 6 7 U D I-D EG T-U N AH 8 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. U D I-D EG T-U N AH 7.2 Unidad de Formulación y Supervisión Proceso 1: Revisión y remisión de Informes para pago a los consultores Definición El proceso se desarrolla mensualmente de acuerdo a lo estipulado en el contrato firmado por el Secretario de Educación y el Consultor, para hacer efectivo el pago (PROMINE-Contraparte Nacional) se debe presentar el informe como producto mensual y éste es remitido al área administrativa para el pago, por lo cual se realiza una recepción y revisión por el jefe de la Unidad de Formulación y Supervisión. Objetivo Realizar la revisión de la información plasmada en el informe a manera que esta coincida con las actividades que se incluyen en los Términos de Referencia (TDR) y la documentación necesaria para que sea remitido a la unidad de Administración para realizar el pago respectivo. Justificación La presentación de un producto específico estipulado en los TDR y el contrato, en este caso es un informe mensual describiendo las actividades desarrolladas y justificando el cumplimiento del contrato. Alcance El proceso inicia con la entrega del informe de producto por parte del consultor, a la coordinación de Gestión Departamental PROMINE/SE para la revisión y remitirlo a para las firmas correspondientes y finalmente administración para el pago respectivo. Las consultorías están enmarcadas en las normativas estatales como la Ley de Contratación del Estado, Reglamentos de la TGR y demás documentos firmados con cooperantes para el uso de los fondos. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. Recepción y registro en una matriz de verificación de la información requerida en el informe de producto por parte del consultor de la Coordinación de Gestión Departamental. El consultor procede al llenado de la información requerida y presenta el informe debidamente rotulado con el nombre del consultor e indicando el número de producto correspondiente. Esta entrega se hace al final de cada mes o por tarde 3 días después de terminado el periodo, ya que existe una multa del 0.018 del valor total de la consultoría que lo establece la Regulación de Presupuesto de Ingresos y Egreso de la República. 2. El jefe de la unidad de Formulación y Supervisión realiza la revisión del Informe, el cual debe de cumplir con las actividades de acuerdo a los TDR y la documentación soporte (Copia de contrato, TDR, Identidad, RTN, Solvencia del colegio agremiado, Seguro de accidentes, Pin SIAFI, Recibo Consultor Individual- SAR, Pagos a cuenta) debe encontrarse vigente. a. Una vez revisado el informe, en caso de presentar observaciones, este es devuelto al Consultor para que realice las respectivas correcciones. b. Una vez realizadas las correcciones el informe es de nuevo revisado por el jefe de la Unidad Formulación y Supervisión de manera que se compruebe que estas fueron realizadas. 3. El jefe de la unidad de Formulación y Supervisión solicita a la secretaria de la Dirección General la elaboración de los memorándums correspondientes. Después remite el informe con los memorándums para firma. 4. Revisión y validación del Informe por parte de la Dirección de la DIGECEBI. 5. Una vez convalidado, el Informe es archivado en formato digital por el jefe de la Unidad de Formulación y Supervisión. 6. Después de archivar el informe, el jefe de la unidad de Formulación y Supervisión lo entrega a la unidad de Administración para realizar el pago correspondiente. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 9 10 9 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos den Procesos, 2016 10 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. U D I-D EG T-U N AH 11 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. U D I-D EG T-U N AH Proceso 2: Revisión y remisión de planes de gira, informes de liquidación y reembolsos. Definición Es un proceso que se desarrolla de manera semanal de acuer- do a las giras realizadas por el talento humano técnico para formulación y supervisión de proyectos. El técnico debe ela- borar y entregar un Plan de Gira inicialmente, este debe ser aprobado por su jefe inmediato, después de realizada la gira debe presentar el Informe de Liquidación de las actividades realizadas durante el período de la gira con justificativos (reporte fotográfico y recibo de hotel), dicho informe debe coincidir con lo descrito en el Plan de Gira. El informe debe ser entregado a más tardar 5 días después de haber realizado la gira. Para reembolsos se requiere también un informe de liquidación con documentación soporte. Objetivo Revisar y aprobar del Plan de Gira y el Informe de Liquida- ción del equipo técnico de la DIGECEBI. Justificación La presentación de Planes de Gira y su aprobación debe ser coherente con las necesidades estipuladas para la unidad. La revisión del Informe de Liquidación y Reembolso garantiza la efectividad del uso de los recursos y el cumplimiento de los objetivos. Alcance El proceso inicia con la entrega del Plan de Gira, después de realizada la misma se entrega dentro de los primeros 5 días, el Informe de Liquidación con la documentación so- porte (facturas de gastos). Estos informes están dentro de los requerimientos establecidos en los TdR de cada técnico con- tratado por la DIGECEBI, lo cual garantiza el uso adecuado de los recursos financieros de los programas y proyectos. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se deta- lla a continuación: 1. El jefe de la Unidad de Formulación y Gestión recibe, revisa y aprueba del Plan de Gira a desarrollarse, el cual tiene la siguiente documentación soporte: Formato del Plan de Gira, formato de solicitud de viáticos, copia de Pin SIAFI, copia de Identidad, Constancia de Trabajo. 2. Después de la gira, el técnico elabora el Informe de Gira respectivo y lo remite con la documentación soporte (facturas, formato de liquidación, copia de Pin SIAFI, copia de Identidad, Constancia de trabajo) al Coordinador de cada programa. En el informe debe indicar cuando es reembolso o liquidación de anticipo. 3. La Coordinación de cada programa realiza previamente la revisión de la documentación (Informe de Gira, facturas y formato de liquidación el cual debe de cumplir con las actividades de acuerdo a las presentadas por el Plan de Gira) dando un visto bueno. Posteriormente lo remite al jefe de Unidad de Formulación y Supervisión para su convalidación, así como la documentación que debe acompañar dicho informe. a. Una vez revisado el informe, facturas y formato de liquidación en caso de presentar observaciones, este es devuelto al técnico para que realice las respectivas correcciones. b. Una vez realizadas las correcciones el informe es de nuevo revisado de manera de que se compruebe que estas fueron realizadas. 4. El informe es remitido por parte del jefe de la Unidad de Formulación y Supervisión para su convalidación a la Dirección de la DIGECEBI. 5. La Dirección remite el informe a la Administración General para realizar el pago respectivo. 6. La Administración General procede al archivado del informe. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH 12 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos den Procesos, 2016. 13 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 12 13 U D I-D EG T-U N AH 14 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. U D I-D EG T-U N AH Proceso 3: Supervisión de proyectos de infraestructura edu- cativa Definición El proceso se desarrolla posteriormente al emitirse la Orden de Inicio de un Proyecto de Construcción de Infraestructura Educativa (Reparaciones, Remodelación, Reposición, Am- pliación u Obra Nueva). Objetivo • Supervisar el estricto cumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato de construcción (Calidad de la obra según las Especificaciones Técnicas). • Emitir y aprobar estimaciones de pago según el avance de obra durante el desarrollo del proyecto. Justificación La DIGECEBI es la encargada de velar por el cumplimiento de los estándares técnicos de construcción para todas las obras de infraestructura educativa en el país y el uso adecuado de los fondos destinados para este fin. Alcance El proceso inicia con la asignación de un Supervisor (Inge- niero Civil/ Arquitecto), quien realiza la entrega del espacio donde se desarrollará la construcción al Contratista en con- junto con los beneficiarios y representantes de la comunidad. El evento es registrado en la Bitácora; este día se deja esta- blecido el alcance, el marcado de la edificación y las dudas que se pudiesen detectar para dar inicio de la obra. La Supervisión tiene como responsabilidad visitar el Proyecto tres veces, en las cuales hará un levantamiento de las actividades cuantificándolas y plasmándolas en una Estimación que hace una relación del porcentaje de avance financiero de obra y tiempo, todo documentado en Bitácora, así como registra sus visitas en un formato de Hoja de Visita, incluyendo un Informe de Supervisión con un Registro Fotográfico. Asimismo, debe establecer las actividades que se verán afectadas para emitir una Orden de Cambio al contrato que no exceda el 10% del valor del Contrato, así como puede establecer Ampliaciones de Plazo cuando lo estime y justifique. Al finalizar la obra el Contratista notificará dentro de los próximos 15 días, para emitir un Acta de Recepción Parcial y un Acta de Recepción Final cuando ya no existan observaciones con la presentación de una Garantía de Calidad del 5% del valor del Contrato por una vigencia de un año que presenta el Contratista. Al estar concluido físico y financiero el proyecto se cierra la Bitácora y el expediente se archiv a. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se deta- lla a continuación: 1. El jefe de la Unidad de Formulación y Supervisión recibe el listado de Proyectos en etapa de Inicio de construcción. 2. El jefe de la Unidad de Formulación y Supervisión, después de revisar con detenimiento el listado, procede a la asignación de los Supervisores Responsables para cada proyecto de construcción. 3. El Supervisor asignado planifica con el contratista y los beneficiarios del proyecto, la fecha para el evento de Entrega de Sitio, entrega y apertura de la Bitácora respectiva. 4. El Supervisor realiza visitas de campo para la verificación del avance de obra, las cuales pueden ser en compañía del personal de la unidad de Programas y Proyectos (Ingeniero Electricista, Soldadura, Estructuras Metálicas e Ingeniero Agrónomo) que darán las recomendaciones específicas de su área. 5. Después de las visitas de campo, el Supervisor elaborará, aprobará y gestionará las Estimaciones de pago correspondientes, así como las aprobaciones de Órdenes de cambio y Ampliaciones de tiempo cuando amerite. 6. El jefe de la Unidad de Formulación y Supervisión revisará y con validará las visitas a los proyectos y las gestiones de pago de Estimación para cada proyecto. 7. Al recibir la notificación del contratista de haber terminado el proyecto, el Supervisor se encargará de hacer todas las gestiones respectivas para dar por concluida la construcción y con esto dar por cerrado el proyecto. 8. Toda la información sobre el proyecto se remite a la Unidad de Adquisiciones que se encargará de archivar el expediente. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 15 16 15 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos den Procesos, 2016 16 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. U D I-D EG T-U N AH 17 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. Matriz de verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos 17 U D I-D EG T-U N AH 7.3 Unidad de Administración Proceso 1: Pago de Estimación de Obra de Infraestructura Educativa y Bienes y Servicios Definición El proceso de pago de Estimación de Obra de Infraestructura Educativa se puede ejecutar mediante SIAFI y en el caso de Bienes y Servicios por medio de (SIAFI/CHEQUE), a la vez en un proceso que se desarrolla de forma repetitiva de acuerdo a lo estipulado en el contrato de obra firmado por el Secretario de Estado de Educación y el contratista, para hacer efectivo el pago de la estimación de obra presentada por el contratista, en bienes y servicios el pago se realiza una vez recibido el bien o servicio. Objetivo Llevar un control presupuestario por cada estimación pagada y por cada contratista contratado, así mismo ir capitalizando al contratista con el propósito de que se realicen avances en la obra y posteriormente hacer entrega de la segunda, tercera y cuarta estimación de avance de obra hasta la finalización y recepción de la misma, en caso de Bienes y Servicios cumplir con el pago de la solicitud de compra. Justificación La presentación de las estimaciones por avance de obra justifica el fiel cumplimiento del contrato y satisface las necesidades del contratista en la compra de materiales, pago de supervisor de obra y otros. En caso de bienes y servicio cumplir con los compromisos de pago adquiridos mediante las órdenes de compra que se realizan en la DIGECEBI. Alcance El proceso inicia con una solicitud de pago de obra o bienes y servicios por parte de la Dirección General y finaliza con la transferencia electrónica mediante el SIAFI/Cheque en el caso que corresponda y es amparado en la Ley de Contratación del Estado/Normativa del Organismo Donante. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. Recepción de solicitud de pago por parte del Director de la DIGECEBI en el cual detalla nombre y ubicación del proyecto, número y monto de estimación a pagar. a. En caso de Obra de Infraestructura (SIAFI): La Unidad de Administración revisa que la estimación presentada este acorde a lo establecido en el contrato y orden de compra, que presenten los documentos requeridos. b. En caso de Bienes y Servicios (cheque): La Unidad de Administración revisa el proceso realizado por la Dirección General de Adquisiciones y lo remite a la Dirección General Administrativa y Financiera quien a su vez lo remite a la Subdirección General de Tesorería para la revisión y elaboración de cheque. 2. La Unidad de Administración da seguimientos al proceso vía telefónica. En caso de Obra de Infraestructura y Bienes y Servicios (SIAFI): La solicitud de pago de la estimación es autorizada por el Administrador General y se remite al Asistente Administrativo para que este a su vez lo ingrese al Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI). 3. Posteriormente en el SIAFI, se elabora un documento de Ejecución de Gasto denominado F01 el cual lleva una numeración correlativa y se realizan las siguientes operaciones: La solicitud de pago es VERIFICADA por el Asistente Administrativo. La solicitud de pago es APROBADA por el Administrador General. La solicitud de pago es FIRMADA por el Director General. 4. Una vez que el documento tiene las tres firmas, el Asistente Administrativo imprime documento F01 y se adjunta al expediente. 5. El Asistente Administrativo al tener la solicitud de pago cuenta con todas las firmas, automáticamente el sistema U D I-D EG T-U N AH la envía a la bandeja de la Tesorería General de la República, quien, a su vez, prioriza los pagos. 6. Una vez que la TGR realiza la priorización de pagos, el monto de la estimación es acreditado mediante transferencia electrónica a la cuenta de banco del contratista. 7. El Asistente Administrativo da seguimiento al pago a través del Sistema de Administración Integrada SIAFI. 8. El proceso se repite hasta que se efectúa el último pago o última estimación. Nota: En caso de Bienes y Servicios (Cheque), la Unidad de Administración, debe realizar al menos una visita al proyecto con el propósito de constatar que las estimaciones pagadas corresponden a los avances en físico del proyecto. U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 18 19 18 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos den Procesos, 2016 19 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. U D I-D EG T-U N AH Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos 20 20 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. U D I-D EG T-U N AH Proceso 2: Pago de Honorarios Profesionales Definición Es un proceso que se desarrolla de forma repetitiva de acuerdo a lo estipulado en el contrato de Servicios de Consultoría Individual firmado por el Secretario de Estado en el Despacho de Educación y el consultor, para hacer efectivo el pago mensual basado en la presentación del producto. Objetivo Hacer efectivo el pago mensual al consultor y llevar un control presupuestario por cada pago realizado. Justificación El cumplimiento en la entrega de los productos mensuales basados en el cronograma de trabajo y entrega de productos, esto estipulado en los términos de referencia y el contrato de Servicios de Consultoría Individual. Alcance El proceso inicia con una solicitud de pago de honorarios profesionales por parte de la Dirección General y finaliza con la transferencia electrónica de pago a través de la Tesorería General de la República o por medio de pago mediante cheque, según sea el caso. Todo esto amparado en el proceso de contratación de consultorías que ha sido regido por la Ley de Contratación del Estado y demás documentos normativos. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. Recepción de solicitud de pago por parte de la Dirección de la DIGECEBI en el cual detalla nombre del consultor, producto y periodo a pagar. 2. El Administrador General revisa la documentación presentada para que se cumpla lo establecido en el contrato. En caso de pago por medio del SIAFI: 3. Una vez revisadas todas las solicitudes de pago, el Administrador General elabora un memorándum con una planilla detallando el nombre del consultor, mes a pagar, monto a pagar, impuesto a retener, monto total de la planilla y es firmada por el Asistente Administrativo, Administrador General y Director General. 4. Posteriormente el Administrador General aprueba el pago y lo remite al Asistente Administrativo para su ingreso al Sistema de Administración Integrada (SIAFI), se elabora un documento de ejecución de gasto denominado F01, por cada consultor, el cual lleva una numeración correlativa y se realizan las siguientes operaciones: La solicitud de pago es VERIFICADA por el Asistente Administrativo. La solicitud de pago es APROBADA por el Administrador General. La solicitud de pago es FIRMADA por el Director General. 5. Una vez que el documento tiene las tres firmas, el Asistente Administrativo imprime documento F01 y se adjunta al expediente. 6. Una vez la solicitud de pago cuenta con todas las firmas, el Asistente Administrativo remite vía correo electrónico a la Subdirección General de Talento Humano Administrativo para validación de planilla y su vez es enviada a la TGR para efectos de pago. 7. Una vez que la TGR realiza la priorización de pagos, el monto de la consultoría es acreditado mediante transferencia electrónica a la cuenta de banco del consultor. 8. El Administrador General realiza seguimiento de pago a través del Sistema de Administración Integrada SIAFI, hasta que se verifica que fueron pagados todos los consultores. 9. El proceso se repite mensualmente hasta realizar el último pago en mes de diciembre de cada año o hasta el último mes de contratación del consultor. En caso de pago por medio de cheque: 3. Una vez revisadas todas las solicitudes de pago, el Administrador General elabora un oficio dirigido a la DGAF, en el cual se adjunta una planilla detallando en nombre del consultor, mes a pagar, monto a pagar, U D I-D EG T-U N AH impuesto a retener, monto total de la planilla y es firmada por el Asistente Administrativo,Administrador General y Director General. 4. La DGAF da el visto bueno y lo remite a la Subdirección General de Tesorería (SDGT) para la elaboración de los Che- ques. 5. La SDGT revisa documentación enviada, si está correcta procede a elaborar cheques. Si está incompleta o incorrecta esta misma se subsana inmediatamente. 6. La SDGT elabora los cheques y los envía a firma de la Directora de la DGAF y esta a su vez los devuelve a Subdirección General de Tesorería, esta los envía a firma del Ministro y una vez firmados son devueltos a la SDGT. 7. La SDGT procede a efectuar pago a cada consultor. 8. El proceso se repite mensualmente hasta realizar el último pago en mes de diciembre de cada año o hasta el último mes de contratación del consultor. Nota: Por el momento no se cuenta con un sistema contable para llevar registros de gastos, se hace con la información proporcionada por la SDGT. U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH 21 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos den Procesos, 2016 22 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH 23 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. U D I-D EG T-U N AH Proceso 3: Solicitud de cuota trimestral Definición El procesos e desarrolla vía sistema SIAFI de forma repetitiva, la solicitud se hace trimestralmente y provee el presupuesto los que la DIGECEBI ejecutará durante los siguientes tres meses. Objetivo Gestionar por medio de una solicitud en el sistema SIAFI los fondos que se ejecutarán durante el transcurso del trimestre. Justificación La Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes Inmuebles, necesita de desembolsos para el pago del talento humano que trabaja de manera permanente y como consultores en los diferentes proyectos a nivel nacional y todo se desarrolla por medio del sistema SIAFI. Alcance El proceso cumple con todos los requerimientos que el sistema SIAFI estipula para todas las dependencias gubernamentales. Inicia con la solicitud con el perfil especifico para la DIGECEBI y se realizan las gestiones indicadas por la Tesorería General de la República para poder recibir los desembolsos trimestrales. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. El Asistente Administrativo solicita a través del sistema SIAFI, con el Perfil 75 de Usuario, la Programación de Cuotas de Compromiso trimestral correspondiente a la Unidad Ejecutora. 2. El Asistente Administrativo detalla la siguiente información: Fuente, Clase de Gasto y Monto a solicitar por cada clase de Gasto. 3. El Asistente Administrativo llena el campo de observación, donde se describe en que se van a ejecutar los fondos solicitados. 4. El Administrador General se encarga de verificar la información ingresada en el sistema SIAFI y el Director de la DIGECEBI se encarga también de verificar la y aprobarla. 5. Posteriormente, el Asistente Administrativo realiza la programación de la cuota trimestral, ingresando la Unidad Ejecutora y captura ndo el documento de solicitud de cuota que fue verificado y aprobado. 6. El Administrador General se encarga de llenar el campo asignado para las observaciones y luego el Director de la DIGECEBI aprueba y firma. 7. El Asistente Administrativo envía correo a la TGR para solicitar la aprobación y disponer de los fondos. 8. La TGR aprueba la solicitud de fondos y realiza la distribución de la cuota. Luego el Asistente Administrativo llena el campo de observaciones. 9. Cuando ya está distribuida la cuota mensual, el Administrador General procede a elaborar la Programación de Gasto Mensual (PGM) con el perfil 190 Encargado de Presupuesto. 10. Si la TGR no asigna todos los fondos solicitados, el Administrador General inicia el proceso para solicitar el incremento de la cuota. Nota: La Unidad de Administración debe realizar al menos una visita al proyecto con el propósito de constatar que las estimaciones pagadas corresponden a los avances físicos del proyecto. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Diagrama de Flujo U D I-D EG T-U N AH Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso 24 25 24 Fuente: Dirección Presidencial de Transparencia, Modernización y Reforma del Estado. ONADICI. Matriz de Micro evaluación de Riesgos den Procesos, 2016 25La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 13. U D I-D EG T-U N AH 26 La explicación para la aplicación de los elementos de la matriz se encuentra en el proceso de Revisión y remisión de informes para pago a los consultores, Dirección General, página 15. U D I-D EG T-U N AH 7.4 Unidad de Evaluación y Diseño Proceso 1: Diseño de centros educativos Definición Se desarrolla para la elaboración de planos a nivel nacional con diseños bio climáticos adaptados a las diferentes zonas y climas, utilizando especificaciones técnicas basadas en la Normativa para la Planificación y Diseño de Centros Educativos. Incluye diseños específicos para instalaciones eléctricas, sanitarias, metálicas y requerimientos para el desarrollo del Plan de Seguridad Alimentaria cuando lo amerite. Objetivos • Estandarizar los diferentes tipos de espacios físicos de infraestructura de los centros escolares que se adapten a un programa de necesidades y a las condiciones en cada una de las zonas geográficas a nivel nacional. • Proveer de espacios físicos de infraestructura adaptados a las condiciones pedagógicas modernas que contribuyan con el proceso de aprendizaje de los alumnos en los centros escolares. Justificación Existe la necesidad de estandarizar el diseño y modelos constructivos de los espacios de infraestructura educativa bajo normativas nacionales que contribuyan con la ampliación y la calidad de la oferta educativa. Alcance El proceso inicia con la preparación de la solicitud y documentación soporte por parte de la comunidad y docentes que solicitar an a la DIGECEBI el apoyo para el diseño del centro educativo tomando en consideración todas las especificaciones existentes en la normativa para la planificación y diseño de centro escolares. La unidad evaluación y diseño analiza la petición y procede a la elaboración de los planos correspondientes. El proceso finaliza con el envío del conjunto de planos a la unidad de Formulación y Supervisión de Infraestructura para que se proceda a la formulación del proyecto, entregándose una copia de los planos a la población interesada. Descripción de las actividades El proceso se ejecuta a través del procedimiento que se detalla a continuación: 1. La DIGECEBI recibe la solicitud de diseño y construcción de obras de infraestructura educativa. Pueden realizar dicha solicitud: Gobierno Central, Alcaldes municipales, autoridades de los centros educativos, patronatos, padres de familia y otras organizaciones de la sociedad civil. 2. El Director de la DIGECEBI asigna a la unidad de Evaluación y Diseño la solicitud de diseño y instrucción del centro educativo. 3. La unidad de Evaluación y Diseño realiza una visita técnica (en conjunto con las unidades de Formulación y Supervisión de Infraestructura, Programas y Proyectos) en la zona de la posible construcción para: • Evaluar la factibilidad del desarrollo del proyecto. • Conocer las necesidades del centro educativo. Si el espacio físico no cumple las condiciones para el desarrollo del proyecto, se comunica al solicitante que se debe de buscar otro espacio para el proyecto. 4. La unidad de Evaluación y Diseño procede a la elaboración de un programa de necesidades basado en la matrícula estudiantil, número de docentes y mall

El presente Reglamento entrara en vigencia a partir de su publicación en el Diario oficial “La Gaceta”.

El presente Acuerdo deberá publicarse en el Diario Oficial “La Gaceta” COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE. MARCIAL SOLIS PAZ SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION ABOG. LILIA CAROLINA PINEDA MILLA SECRETARIA GENERAL U D I-D EG T-U N AH