Acuerdo — Manual de Procesos - Módulo de Viáticos

2. Módulo de Viáticos (SEDS-UCI-VI) 2.1 Descripción del Proceso de Viáticos Objetivo del proceso de Viáticos Gestionar los viáticos a través del Sistema SAP, registrando la solicitud y liquidación contabilizada de los viajes ejecutados en el período actual y así, llevar un mayor control de viajes programados por las unidades de esta Secretaría. Alcance del proceso de Viáticos El proceso de Viáticos pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, las cuales se encargan de registrar y reportar la información de los viajes nacionales del personal de esta Secretaría, considerando el presupuesto anual autorizado para cada unidad, tanto de la fuente de Tesoro Nacional (1101) como Recursos Propios (1299), para satisfacer la necesidad del apoyo de esta Secretaría en todo el país, tanto para trámites policiales como administrativos. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de:

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  Sub Gerencia de Presupuesto.

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  Unidad de Tesorería.

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  Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.

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  Direcciones y Oficinas de la Policía Nacional (UMEP, UDEP, Sanidad, Telemática, Inspectoría, DIPOL, Protocolo, entre otras).

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  Oficinas de Administración Central (Derechos Humanos, Gerencia, Sub Gerencia de Recursos Materiales, Auditoría Interna, Sub Secretaría de Asuntos Policiales, entre otras). Documentos de Referencias

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  Solicitud de anticipo de viaje.

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  Plan de Gira.

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  Orden de Viaje por viajero (individual).

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  Copia de la Identidad del viajero (individual).

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  Copia de libreta del Banco por viajero (individual).

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  Orden de Pago por viajero(individual).

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  Comprobante de Viaje por viaje (individual).

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  Facturas originales de hospedaje, ferry y combustible. 2. Módulo de Viáticos (SEDS-UCI-VI) 2.1 Descripción del Proceso de Viáticos Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-VI Viáticos Objetivo del proceso de Viáticos Gestionar los viáticos a través del Sistema SAP, registrando la solicitud y liquidación contabilizada de los viajes ejecutados en el periodo actual, y así, llevar un mayor control de viajes programados por las unidades de esta Secretaría. Alcance del proceso de Viáticos El proceso de Viáticos pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, las cuales se encargan de registrar y reportar la información de los viajes nacionales del personal de esta Secretaría, considerando el presupuesto anual autorizado para cada unidad, tanto de la fuente de Tesoro Nacional (1101) como Recursos Propios (1299), para satisfacer la necesidad del apoyo de esta Secretaría en todo el país, tanto para tramites policiales como administrativos. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de:

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  Sub Gerencia de Presupuesto

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  Unidad de Tesorería

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  Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional

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  Direcciones y Oficinas de la Policía Nacional (UMEP, UDEP, Sanidad, Telemática, Inspectoría, DIPOL, Protocolo, entre otras) Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI Módulo de Viáticos

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  Informe de resultados en gira.

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  Validador de la SAR por factura. Fundamento Legal Reglamento de viáticos y otros gastos de viajes para funcionarios y empleados del Poder Ejecutivo, según Acuerdo N° 0696, publicado en La Gaceta el 18 de noviembre del 2008. 2.2 Procedimiento del Proceso de Viáticos Responsable: Encargado de Viáticos Nacionales (Wilson Saúl Anduray). Pasos del Procedimiento

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  Recibir requerimiento de solicitud de viáticos al interior del país, enviada por parte del jefe de la oficina solicitante y revisar el visto bueno por parte de la Gerencia Administrativa en el oficio de solicitud donde se plasma los días (viaje menor a 30 días) y lugares a visitar en el plan de gira.

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  Elaborar orden de viaje en el SAP, la cual lleva los datos personales del viajero y el cálculo de viáticos.

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  Imprimir la orden de viaje.

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  Enviar la orden de viaje con la documentación soporte a la unidad correspondiente para la firma del viajero y el jefe inmediato.

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  Verificar la autorización de la orden de viaje en SAP por el Gerente Administrativo.

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  Contabilizar la solicitud de viaje en SAP, para generar la partida contable y apuntar el número del acreedor.

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  Elaborar e imprimir la Orden de Pago con los datos específicos de la gira.

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  Remitir el anticipo de viático con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería, para proceder con el pago.

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  Recibir de la Unidad de Tesorería los documentos del anticipo de viático pagado.

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  Recibir y revisar la liquidación del viajero, según la Ley de Viáticos, en la cual se especifica remitir la liquidación los primeros 5 días hábiles de haber terminado su misión y presentar la facturación, sin tachaduras ni borrones.

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  Adjuntar la liquidación del viajero al anticipo de viático.

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  Si un viaje no es realizado el viajero devolverá el 100% del viático asignado por medio de un depósito en el Banco Central de Honduras a la cuenta que se había hecho el débito.

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  Liquidar y contabilizar la liquidación en SAP, para cerrar la partida contable.

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  Imprimir el comprobante de Viaje, revisando que no haya montos restantes.

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  Remitir el trámite contabilizado al Archivo de la Unidad de Contabilidad.

  Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-VI Módulo de Viáticos 2.3 Cuadro Descripción del Proceso N Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Elaboración de Orden de Viaje Talento Humanos, equipo de computación Internet, Solicitud de viaje - Recibe y revisa la solicitud del viaje con visto bueno del Gerente Administrativo. - Registro de partida contable de anticipo de viático. -Elabora orden de viaje en SAP. Todos los días hábiles Encargado de Viáticos Transacciones SAP: PR05, ZTV_0006. Orden de Viaje Oficina Solicitante Verificación de saldos bancarios por los contadores UCI Talento Humanos, equipo de computación Internet Comparaciones en el sistema y archivo en físico con las transacciones, para verificación de créditos y débitos. Todos los días hábiles Contadores UCI Transacciones SAP, FBL3N, FBL1N, F-44, F-53, FCHN, FB50, F110, FB03, F-02, FB08 Jefe Unidad de Contabilidad Registro de compensaciones de ingresos y egresos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registrar los movimientos bancarios por cheques, pagos electrónicos, cheques, transferencias y cambios de asignaciones Todos los días hábiles Contadores UCI Transacciones SAP, FBL3N, F-44, F-53, FCHN Jefe Unidad de Contabilidad 5 Registros de ingresos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registros de transferencias de ejecución del gasto F-01, transferencias entre cuentas y otros ingresos Todos los días hábiles Contadores UCI Transacciones SAP, FBL3N, FB50 Jefe Unidad de Contabilidad Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-VI Módulo de Viáticos N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 6 Registros de Cheques Talento Humanos, equipo de computación , Internet y papelería Registros de cheques emitidos y cheques anulados y pagados por el BCH. Todos los días hábiles Contadores UCI Transacciones SAP, FBL3N FCHN, FB50 Jefe Unidad de Contabilidad 7 Ajustes contables Talento Humanos, equipo de computación Internet Correcciones de valores erróneos, devoluciones por error de pagos electrónicos y cheques anulados Todas las semanas y mensual Contadores UCI Transacciones SAP, FBL3N, FB08, F-02 Jefe Unidad de Contabilidad Elaboración de conciliaciones bancarias por cuentas institucionales Talento Humanos, equipo de computación , Internet y papelería Consolidación, revisión, impresión, aprobación, firma y sello Lunes, miércoles y jueves de todas las semanas Jefe y Contadores de la Unidad de Contabilidad Conciliación Bancaria Contadores Unidad de Contabilidad

  Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-VI Módulo de Viáticos 2.4 Flujograma de Proceso de Viáticos Nacionales 2.5 2.6