Acuerdo — Manual de Procesos - Módulo Contable Períodos

1.7 Períodos (SEDS-UCI-PE) 1.7.1 Descripción del Proceso de Períodos Objetivo del proceso de Períodos Actualizar los períodos contables y logísticos en el sistema SAP para el registro de activos fijos, materiales, finanzas, deudores, cuentas por pagar, mantenimiento de vehículos, compras y almacenes, según el mes actual o anteriores. Alcance del proceso de Períodos El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de iniciar y cerrar el período contable y logístico en el sistema SAP, para permitir los registros y modificaciones en todos los módulos existentes. Además, el módulo logístico sólo permite la apertura del mes anterior y el actual, debido a la asignación de bienes/materiales o mantenimiento de vehículos, en el período contable se permite mantener abierto varios meses de diferentes años de acuerdo a los ajustes contables realizados por esta Unidad. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, solicitando la apertura de período por las unidades de: • Unidad de Compras. • Unidad de Tesorería. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. • Almacenes a nivel nacional. 1.7.2 Procedimiento del Proceso de Períodos Responsable 1: Jefe de la Unidad de Contabilidad (Jorge Alexander Posadas). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Verificar en el sistema SAP los períodos (meses) abiertos del módulo logístico y contable. • Cierre en el sistema SAP del período anterior en el módulo Logístico, ya que sólo se puede mantener abierto dos períodos. • Registrar la apertura del período logístico para mantenimiento de vehículos, compras y almacenes. • Registrar la apertura del período contable para materiales, activo fijo, finanzas, deudores y cuentas por pagar. • Abrir un período contable en el sistema SAP de fechas anteriores a la actual para ajustes contables. • Cierre de período contable de fechas anteriores a la actual. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PE Módulo Contable – Períodos 1.7 Períodos (SEDS-UCI-PE) 1.7.1 Descripción del Proceso de Períodos Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad SEDS-UCI-PE Períodos Objetivo del proceso de Períodos Actualizar los períodos contables y logísticos en el sistema SAP para el registro de activos fijos, materiales, finanzas, deudores, cuentas por pagar, mantenimiento de vehículos, compras y almacenes, según el mes actual o anteriores. Alcance del proceso de Períodos El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de iniciar y cerrar el período contable y logístico en el sistema SAP, para permitir los registros y modificaciones en todos los módulos existentes. Además, el módulo logístico solo permite la apertura del mes anterior y el actual, debido a la asignación de bienes/materiales o mantenimiento de vehículos, en el período contable se permite mantener abierto varios meses de diferentes años de acuerdo a los ajustes contables realizados por esta Unidad. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, solicitando la apertura de período por las unidades de: • Unidad de Compras • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Almacenes a nivel nacional.

• Registrar la apertura del período contable para materiales, activo fijo, finanzas, deudores y cuentas por pagar. • Abrir un período contable en el sistema SAP de fechas anteriores a la actual para ajustes contables. • Cierre de período contable de fechas anteriores a la actual. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 1.7.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Cierre de períodos. Talento Humanos, equipo de computación, internet.

• 1)

  Verifica los periodos (meses) abiertos.

• 2)

  Cierre del período logístico anterior. El último día del mes Jefe de Unidad de Contabilidad Transacciones SAP, MMPV, MMRV Modulo Contable y Logístico Registro de apertura de período Talento Humanos, equipo de computación, internet.

• 3)

  Registra la apertura del período logístico y contable. El primer día del mes Jefe de Unidad de Contabilidad Transacciones SAP, OB52, MMPV Modulo Contable y Logístico N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Apertura y cierre de períodos contables anteriores Talento Humanos, equipo de computación, internet

• 4)

  Abrir período o períodos contables de meses anteriores en este año o años anteriores.

• 5)

  Cierre de período o períodos contables de meses anteriores en este año o años anteriores. Todos los días hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Transacciones SAP, OB52 Módulo Contable 1.7.4 Flujograma de Proceso de Periodo Logístico Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PE Módulo Contable – Períodos

  internet períodos contables de meses anteriores en este año o años anteriores. 1.7.4 Flujograma de Proceso de Periodo Logístico

  Módulo de Viáticos