Acuerdo — Manual de Procesos - Módulo Contable Proveedores

1.5 Proveedores (SEDS-UCI-PR) 1.5.1 Descripción del Proceso de Proveedores Objetivo del proceso de proveedores Controlar el registro de los proveedores activos e inactivos para las compras, contratos o prestación de servicios que se neces iten en esta Secretaría, considerando la vigencia de la facturación y la solvencia en SAR, debido a la retención de los impuestos que se hace por factura. Alcance del proceso de proveedores El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de revisar, verificar y registrar la información de cada proveedor en conjunto con su respectiva facturación, dicho proceso comienza en el momento de completar el Formato de Creación de Proveedor hasta finalizar con el número de proveedor en el sistema SAP. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Unidad de Compras. • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. • Gerencia Administrativa. Documentos de Referencias • Formato de inscripción de proveedor. • Constancia de solvencia de la SAR. • Copia de factura y DNI. Fundamento Legal Ley de Contratación del Estado, decretada mediante Decreto 074-2001, en fecha 17 de septiembre del 2001. Guía única de contratación directa por situación de emergencia con base en la Ley de contratación del Estado en Cumplimiento del PCM-24-2022. 1.5.2 Procedimiento del Proceso de Proveedores Responsables: Jefe de la Unidad de Contabilidad (Jorge Alexander Posadas), Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Recibir la documentación de solicitud de creación de proveedor, incluyendo el formulario generado por la Unidad de Compras. • Revisar la documentación (Constancia de Solvencia, copia de factura, formulario de creación de proveedor). • Verificar en el sistema SAP que el proveedor no este registrado. • Registrar en el sistema SAP el nombre completo, dirección y teléfono del proveedor con el RTN. • Registrar la facturación del proveedor en el sistema SAP, modificando el rango de factura y el código CAI. • Remitir la documentación soporte con el número de proveedor emitido por el sistema SAP. FIN DE PROCEDIMIENTO. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PR Módulo Contable - Proveedores 1.5 Proveedores (SEDS-UCI-PR) 1.5.1 Descripción del Proceso de Proveedores Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad SEDS-UCI-PR Proveedores Objetivo del proceso de proveedores Controlar el registro de los proveedores activos e inactivos para las compras, contratos o prestación de servicios que se neces iten en esta Secretaría, considerando la vigencia de la facturación y la solvencia en SAR, debido a la retención de los impuestos que se hace por factura. Alcance del proceso de proveedores El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de revisar, verificar y registrar la información de cada proveedor en conjunto con su respectiva facturación, dicho proceso comienza en el momento de completar el Formato de Creación de Proveedor hasta finalizar con el número de proveedor en el sistema SAP. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Unidad de Compras • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Gerencia Administrativa Documentos de Referencias • Formato de inscripción de proveedor • Constancia de solvencia de la SAR • Copia de factura y DNI.

Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PR Módulo Contable - Proveedores 1.5.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos del proveedor. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

• 1)

  Revisa la documentación del proveedor.

• 2)

  Verifica que el proveedor aún no exista en el sistema SAP. Todos los días hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador RTN y datos del proveedor, transacciones SAP, XK02, FBL1N. Modulo Contable (FI) 2 Registro del proveedor. Talento Humanos, equipo de computación, internet

• 3)

  Registra el nombre completo, dirección y teléfono del proveedor con el RTN.

• 4)

  Registra los rangos de facturación con el CAI. Todos los días hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Transacciones SAP, XK02 Modulo Contable (FI) 3 Remisión de documentación Talento Humanos, equipo de computación Internet

• 5)

  Remite la documentación a la oficina solicitante. Todos los días hábiles Jefe de Unidad de Contabilidad o Contador Número de proveedor en el sistema SAP Oficina solicitante Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PR Módulo Contable - Proveedores 1.5.4 Flujograma de Proceso de Proveedores

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