Acuerdo — Manual de Procesos - Módulo Contable Sueldos y Vacaciones

o cedimiento del Proceso de Sueldos y Vacaciones Responsable 1: Encargada de Sueldos y Prestaciones (Grazia María Rivera). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Recibir las planillas de sueldos/vacaciones, deducciones y embargo de alimentos, tanto de la fuente de Tesoro Nacional y Recursos Propios. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones 1.3 Sueldos y Vacaciones (SEDS-UCI-SV) 1.3.1 Descripción del Proceso de Sueldos y Vacaciones Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-SV Sueldos y Vacaciones Objetivo del proceso de Sueldos y Vacaciones Verificar los números de documentos contables detallados por la Dirección de Recursos Humanos según los bloques de planilla por escala del personal de la Policía Nacional, para generar los montos oficiales para el pago de sueldos/vacaciones con sus respectivas deducciones. Alcance del proceso de Sueldos y Vacaciones El proceso pertenece al Depto. de Nóminas (DRH), Sub Gerencia de Presupuesto y Unidad de Contabilidad, donde la última se encarga de verificar y reclasificar los montos a pagar por empleado, incluyendo las deducciones de IPM, Hospital Militar, Cooperativas, Bancos, entre otros, hasta finalizar con la elaboración de transferencias bancarias con los montos oficiales para el pago efectivo a todos los empleados de las dependencias de la Policía Nacional y así, realizar la incorporación a cada cuenta bancaria de los beneficiarios Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Departamento de Nóminas (DRH) • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería Módulo Contable - Sueldos y Vacaciones 1.3 Sueldos y Vacaciones (SEDS-UCI-SV) 1.3.1 Descripción del Proceso de Sueldos y Vacaciones

• Verificar los montos de los registros contables en el sistema SAP, ya que deben de estar de acorde a los montos detallados en las planillas. • Elaborar Orden de Pago por proveedor y montos. • Imprimir la Orden de Pago. • Remitir las Ordenes de Pago con la documentación soporte a la oficina de Revisión y Control. • Recibir la documentación (órdenes de pago) autorizada por el Director de la DAFPN. • Recibir los pre compromisos (F-01) transferidos por SEFIN a la cuenta de la Secretaría. • Verificar que los pre compromisos (F-01) hayan sido transferidos por SEFIN a la cuenta de encaje de Banco Atlántida. • Elaborar oficio de comunicación entre la cuenta de Banco Atlántida y la cuenta de DGPN y transferencias bancarias. • Remitir las transferencias bancarias al Banco Atlántida por medio de correo electrónico y en físico para el respectivo pago. • Remitir las Ordenes de Pago con la documentación soporte a Archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones • Elaborar oficio de comunicación entre la cuenta de Banco Atlántida y la cuenta de DGPN y transferencias bancarias. • Remitir las transferencias bancarias al Banco Atlántida por medio de correo electrónico y en físico para el respectivo pago. • Remitir las Ordenes de Pago con la documentación soporte a Archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 1.3.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de planillas de sueldos/vacaciones Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 1.Verifica en el SAP los montos de los registros contables según las planillas. Del 15 al 22 del mes Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, FBL1N Modulo Contable (FI) 2 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 2.Elabora la Orden de Pago según los proveedores de sueldos y deducciones. Del 15 al 22 del mes Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, F-02, ZTFI_0004, Orden de pago Oficina de Revisión y Control 3 Recepción de Documentos Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 3.Recibe las órdenes de pago firmadas por DAFPN. 4.Recibe los pre compromisos transferidos a la cuenta de la Secretaría Del 15 al 22 del mes Encargada de Sueldos y Prestaciones Órdenes de Pago firmadas, Pre compromisos (F-01) pagados por SEFIN Archivo Contable, Modulo Contable (FI)

Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Elaboración de Oficio de comunicación entre cuentas y transferencias bancarias Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 5.Verifica el saldo actual en la cuenta de encaje de Banco Atlántida 6.Elabora el oficio de comunicación entre cuentas, detallando los números de pre compromisos pagados 7.Elabora las transferencias bancarias para pago de sueldos Del 15 al 22 del mes Encargada de Sueldos y Prestaciones Sistema SIAFI, Oficio de comunicación entre cuentas y transferencias bancarias Banco Atlántida Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-SV Módulo Contable – Sueldos y Vacaciones 1.3.4 Flujograma de Proceso de Sueldos y Vacaciones

Objetivo del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Determinar los saldos bancarios a través de los registros presupuestarios y financieros (ingresos y gastos aprobados) ejecutados durante la vigencia fiscal bajo el régimen de Contabilidad pública, para que sean utilizados para la toma de decisiones por parte de las autoridades institucionales. Alcance del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir El proceso pertenece al Departamento de Nóminas (empleados de la Policía Nacional), Sub Gerencia de Recursos Humanos (empleados de Administración Central) y la Unidad de Contabilidad, siendo la ultima la encargada de revisar, verificar y registrar los montos a pagar por empleados en el caso de sueldos dejados de percibir, prestaciones (ya sea por despido) y derechos adquiridos para empleados, considerando que afecta tanto partidas contables pendientes de contabilizar en el sistema SAP, como la deducción por bienes. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Departamento de Nóminas (DRH). • Sub Gerencia de Presupuesto. • Unidad de Tesorería. Documentos de Referencias • Incorporación presupuestaria. • Planilla de sueldos dejados de percibir. • Planilla de prestaciones o derechos adquiridos. • Copia de DNI. • Boucher de salario por empleado. • Copia de acuerdo de nombramiento. • Copia de acuerdo de cancelación. • Órdenes de pago. • Constancia de Bienes. • Constancia de Solvencia de equipos. 1.4 Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir (SEDS-UCI-PDA) 1.4.1 Descripción del Proceso de Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-PDA Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Objetivo del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Determinar los saldos bancarios a través de los registros presupuestarios y financieros (ingresos y gastos aprobados) ejecutados durante la vigencia fiscal bajo el régimen de Contabilidad pública, para que sean utilizados para la toma de decisiones por parte de las autoridades institucionales. Alcance del proceso de prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir El proceso pertenece al Departamento de Nóminas (empleados de la Policía Nacional), Sub Gerencia de Recursos Humanos (empleados de Administración Central) y la Unidad de Contabilidad, siendo la ultima la encargada de revisar, verificar y registrar los montos a pagar por empleados en el caso de sueldos dejados de percibir, prestaciones (ya sea por despido) y derechos adquiridos para empleados, considerando que afecta tanto partidas contables pendientes de contabilizar en el sistema SAP, como la deducción por bienes. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PDA Módulo Contable – Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir Módulo Contable - Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir 1.4 Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir (SEDS-UCI-PDA) 1.4.1 Descripción del Proceso de Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

Fundamento Legal Ley del Ministro de Trabajo. 1.4.2 Procedimiento del Proceso de Nóminas Responsable 1: Encargada de Sueldos y Prestaciones (Grazia María Rivera). Responsables 2: Contador (CRLR). Pasos del Procedimiento • Recibir las planillas de prestaciones, derechos adquiridos o sueldos dejados de percibir enviados por el Departamento de Nóminas, con su respectivo • Revisar que la documentación esté completa y autorizada por el Gerente Administrativo o el jefe del Depto. de Nóminas (DRH) de la Policía Nacional. • Verificar los montos detallados en la planilla, según fecha de ingreso y cancelación del empleado. • Registrar en el sistema SAP la partida contable con los montos totales a pagar según los objetos del gasto (sueldo, vacaciones, décimo tercer y décimo cuarto mes de salario). • Elaborar orden de pago por empleado. • Remitir orden de pago con documentación soporte a la oficina de Revisión y Control. FIN DEL PROCEDIMIENTO. • Revisar que la documentación este completa y autorizada por el Gerente Administrativo o el jefe del Depto. de Nóminas (DRH) de la Policía Nacional. • Verificar los montos detallados en la planilla, según fecha de ingreso y cancelación del empleado. • Registrar en el sistema SAP la partida contable con los montos totales a pagar según los objetos del gasto (sueldo, vacaciones, décimo tercer y décimo cuarto mes de salario) • Elaborar orden de pago por empleado. • Remitir orden de pago con documentación soporte a la oficina de Revisión y Control. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 1.4.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 1 Recepción de planillas Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

• 1)

  Recibe las planillas revisadas.

• 2)

  Revisa documentación soporte de las planillas, con su respectiva firma. Todos los días hábiles Encargada de Sueldos y Prestaciones Documentación completa por planilla Modulo Contable (FI) 2 Registro de partida contable Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

• 3)

  Verifica los montos detallados en planilla.

• 4)

  Registra la partida contable por objeto del gasto. Todos los días hábiles Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, FB60 Modulo Contable (FI) 3 Elaboración de Orden de pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

• 5)

  Elabora la Orden de Pago a nombre del empleado. Todos los días hábiles Encargada de Sueldos y Prestaciones Transacciones SAP, ZTFI_0004, Orden de pago Oficina de Revisión y Control Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PDA Módulo Contable - Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

  Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-PDA Módulo Contable - Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir 1.4.4 Flujograma de Proceso de Prestaciones, derechos adquiridos y sueldos dejados de percibir

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