Acuerdo — Manual de Procesos - Unidad de Revisión y Control - Revisión de Embargos Policía Nacional

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Embargos Policía Nacional Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar documentación de acuerdo a la orden de embargo Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para su aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción de Planillas Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Embargos Policía Nacional Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar documentación de acuerdo a la orden de embargo Devolución de documentos cuando haya inconsistencia Firma y sello para su aprobación INICIO Fin del Proceso Recepción de Planillas

Documento de Referencia: 1.- Autorización de viaje 2.- Asignación de viáticos 3.- Orden de Pago 4.- Factura CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Trámite y Liquidación de Viáticos Documento de Referencia: 1.- Autorización de viaje 2.- Asignación de viáticos 3.- Orden de Pago 4.- Factura No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites y liquidación de viáticos Talento humano Papelería Recibe tramites de viáticos revisar orden de viaje autorizada 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Tramite de viáticos Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control de tramites de viáticos y liquidaciones Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control Revisión y verificación Ordenes de viaje autorizadas Talento Humano Equipo Papelería Verificación de Ordenes de viaje debidamente autorizada, revisar viáticos asignados conforme al Reglamento de Viáticos 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Viáticos Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió Verificación de Ordenes de viaje debidamente autorizada Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Tramite y Liquidación de Viáticos Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación SECRETARIA DE ESTADO EN LOS DESPACHOS DE SEGURIDAD Código MPP-URC- Registro control de ingreso Verificación de Ordenes de viaje y liquidación debidamente autorizada Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramite y liquidación de viáticos Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Tramite y Liquidación de Viáticos Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación SECRETARIA DE ESTADO EN LOS Código MPP-URC- Registro control de ingreso Verificación de Ordenes de viaje y liquidación debidamente autorizada Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramite y liquidación de viáticos

VII. Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios 7.- Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios Revisar trámite para verificar legalidad de la documentación soporte presentada como respaldo para pagos de Gastos Médicos Hospitalarios. Objetivo del Proceso Verificación de facturas, recibos y autorizaciones emitidas a los miembros de la Carrera Policial que recibieron esta atención Médico Hospitalaria. Alcance: Aplicado a los miembros de la carrera Policial garantizando su derecho a recibir atención médica- hospitalaria inmediata y efectiva y en caso de emergencias en cumplimiento del deber, en el centro privado más cercano o inmediato. Personal que Interviene: Dirección de Recursos Humanos, departamento de Bienestar Social de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Sub Gerencia de Presupuesto, departamento de Contabilidad y Gerencia Administrativa Secretaría de Seguridad, Tesorería. Procedimiento: 1. Recepción de facturas, recibos, autorizaciones para tramites de pago por servicios de atención médico y servicios hospitalarios a miembros de la carrera policial. 2. Registro al control de ingreso de documentos. 3. Revisión y verificación de los documentos para realizar los pagos a los centros médicos hospitalarios autorizados para prestar estos servicios a los miembros en situaciones de emergencias presentadas en cumplimiento del deber. 4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios. 5. Aprobación del trámite, análisis de la documentación, firma y sello de facturas, recibos, autorizaciones y demás documentos que conforman el expediente del miembro de la Policía Nacional que recibió la atención.

CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios Documento de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Expediente Medico 4.- Autorizaciones No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites Talento humano Papelería Recibe documentos para tramite de pago 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Tramite de pago gastos medicos Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control informes y facturas para pago Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 3 Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones de los hospitales que prestaron la atención En la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió 5 Aprobación tramite y liquidación de viáticos Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso Documento de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Expediente Médico 4.- Autorizaciones

VIII. Revisión de Indemnización Seguro de Vida 8.- Revisión Indemnización Seguro de Vida Revisar trámite de pago de Seguro de Vida por muerte, otorgado a los miembros de la Carrera Policial y que de acuerdo al análisis realizado se establece el monto de la indemnización que ser otorgada por el siniestro ocurrido. Objetivo de Proceso: Verificar que el pago a los beneficiarios sea de conformidad a los porcentajes establecidos en la hoja designación de beneficiarios. Alcance: Miembros de la Carrera Policial, diferenciado cuando se trate de una muerte en cumplimiento del deber y aquellas condiciones de riesgos que se exponen los miembros. Personal que Interviene: Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Bienestar Social de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Subgerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad. Normativa Jurídica: Reglamento de Ley de la Carrera Policial, Acuerdos Procedimiento: 1. Recepción de documentos, análisis realizado por el Departamento de Bienestar Social de la Policía Nacional. 2. Registro al control de ingreso de documentación para su revisión. 3. Revisión y verificación del análisis realizado sobre la indemnización de seguro de vida al miembro de la carrera policial y que será entregado conforme la hoja de designación de beneficiarios. 4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios. 5. Aprobación del trámite de pago conforme los requisitos establecidos para su pago. Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

casos que sean necesarios. 5. Aprobación del tramite de pago conforme los requisitos establecidos para su pago. CUADRO DE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Revisión Indemnización Seguro de Vida por muerte No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites Talento humano Papelería Recibe documentos para tramite de pago 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Tramite de Seguro de vida por muerte Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control revision Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 3 Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería Verificación de Análisis para tramite de indemnización de seguro de vida En la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió 37 de 49 Documento de Referencia: 1.- Acta de Defunción 2.- Análisis 3.- Hoja de Beneficiarios 4.- Autorizaciones 5 Aprobación tramite, conforme requisitos Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Sub Gerencia de Presupuesto Fin del proceso Documento de Referencia: 1.- Acta de Defunción 2.- Análisis 3.- Hoja de Beneficiarios 4.- Autorizaciones

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Indemnización Seguro de Vida por muerte Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Indemnización Seguro de Vida por muerte Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentació n, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites M

IX. Revisión Reembolsos de Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios 9.- Revisión Reembolsos de Gastos de Funcionamiento y Fondos Rotatorios Revisar documentación soporte de los recursos utilizados para cubrir gastos de funcionamiento de las Direcciones, Departamentos y Unidades de la Policía Nacional autorizadas que manejan fondos con este fin. Objetivo del Proceso: Garantizar la eficiente gestión de los recursos presupuestarios y financieros con la correcta administración y liquidación de fondos. Alcance: Aplicación a Direcciones, Departamentos, Oficinas, Unidades, Jefaturas UDEP, Jefaturas UMEP de la Policía Nacional y Secretaría de Seguridad, que tengan asignación de Fondos Rotatorios o Gastos de Funcionamiento. Personal que Interviene: Direcciones, Departamentos, Oficinas, Unidades, Jefaturas Udep, Jefaturas Umep, de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Subgerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad y Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad. Normativa Jurídica: Reglamento Interno para el Manejo de Fondos Rotatorios, Reglamento Interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento). Procedimiento: 1. Recepción de todos los documentos, facturas, Recibos, Actas de Recepción que son los comprobantes de gastos realizados. 2. Registro al control de ingreso de documentos. 3. Revisión y verificación de la documentación soporte de los gastos realizados, Facturas, recibos, Actas de Recepción o Movimientos de Mercaderías, que son Ejecutados por el personal a quien ha sido asignado el fondo y establecer que Procedimientos utilizados para el manejo de los fondos asignados es el más Propicio para la administración de fondos públicos, como lo establece el Reglamento de Manejo de Fondos. 4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios para que la administración de los fondos sea la más adecuada. 5. Aprobación del trámite de reembolso de gastos después de realizar la validación de comprobantes de respaldo, serán sellados y firmados para continuar con el trámite correspondiente.

adecuada. 5. Aprobación del trámite de reembolso de gastos después de realizar la validación de comprobantes de respaldo, serán sellados y firmados para continuar con el tramite correspondiente. CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción tramites Talento humano Papelería Recibe documentos para tramite de pago 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Reembolso Unidad de Revisión y Control 41 de 49 Documentos de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Actas de Recepción 4.- Orden de Pago 2 Registro Control revisión Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 3 Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería Verificación de documentos para reembolso de fondos conforme lo que establece el Reglamento para el manejo de Fondos En la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió 5 Aprobación tramite, conforme requisitos Talento Humano Papelería Después de revisar y verificar documentación que avalan el gasto Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Dirección Administrativa y Financiera Policía Nacional Fin del proceso Documentos de Referencia: 1.- Facturas 2.- Recibos 3.- Actas de Recepción 4.- Orden de Pago

Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites 42 de 49 Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos y autorizaciones Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

X. Revisión de Órdenes de Pago 10.- Revisión de Órdenes de Pago Revisar soportes de procesos de compras realizadas por los diferentes procedimientos utilizados para solicitar ofertas de precio para compras de bienes o servicios y que el monto no exceda de lo previsto en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República. Objetivo del Proceso: Verificar que los procesos sean conforme lo establecen las normativas jurídicas que regulan los procesos de Compras. Alcance: Es aplicado al Departamento de Compras, Departamento de Licitaciones y a quien realice un procedimiento de compra. Personal que Interviene: Departamento de Compras, Departamento de Licitaciones y Administración de Contratos, Unidad de Revisión y Control, Sub Gerencia de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa. Procedimiento: 1. Recepción de documentos Orden de Pago, Orden de compra y otros que conformen y otros que conformen el expediente de compra. 2. Registro al control de ingreso de documentación para revisión. 3. Revisión y verificación de la documentación de la Orden de Pago que conforman el expediente de compra o adquisición, Suministro de bienes o Servicios, Contratos de Obras Públicas, Orden de Compra, Facturas, Recibos, Requerimientos del gasto, Cotizaciones, Actas de Recepción o Movimiento de Mercadería, verificación de montos por compras realizadas conforme lo establecen las Disposiciones Generales de Presupuesto y otras normativas aplicadas. 4. Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios. 5. Aprobación del trámite sello y firma del trámite de Orden de Pago

Documentos de Referencia:

• 1)

  Facturas

• 2)

  Recibos

• 3)

  Actas de Recepción

• 4)

  Orden de Pago

• 5)

  Orden de Compra

• 6)

  Cotizaciones 5. Aprobación del trámite sello y firma del trámite de Orden de Pago CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Orden de Pago Documentos de Referencia:

  • 1)

    Facturas

  • 2)

    Recibos

  • 3)

    Actas de Recepción

  • 4)

    Orden de Pago

  • 5)

    Orden de Compra

  • 6)

    Cotizaciones No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Ordenes de Pago Talento humano Papelería Recibe documentos para revisión 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Orden de Pago Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control revisión Talento humano Equipo de Computo Registrar documentación para su revisión 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 3 Revisión y verificación del tramite Talento Humano Equipo Papelería Verificación de documentación conforme lo que estable las Disposiciones Generales de Presupuesto En la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Expediente de pago Unidad de Revisión y Control Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió 5 Aprobación tramite, conforme requisitos Talento Humano Papelería Después de revisar y verificar documentación que avalan el gasto Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Dirección Administrativa y Financiera Policía Nacional/Gerencia Administrativa Fin del proceso

    45 de 49 Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Orden de Pago Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos Orden de Pago, Orden de compra Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites 45 de 49 Manual de Procesos Unidad de Revisión y Control Código MPP-URC- Diagrama de flujo del proceso de Revisión de Orden de Pago Recepción Registro Revisión y Verificación Devolución documentación Aprobación Registro control de ingreso Verificar legalidad de facturas, recibos Orden de Pago, Orden de compra Devolución de documentos, en casos que lo requiera Firma y sello para su aprobacion Inicio Fin del Proceso Recepción tramites

    ANEXOS Anexo 1

    47 de 49 Anexo 2

    Anexo 3 SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y PUBLÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

    Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad