Acuerdo — Manual de Fondos de la UNAH

MANUAL DE FONDOS DE LA UNAH I. Introducción El Manual de Fondos de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras,esuna guía clara y específica que garantiza la óptima

Sección B Avisos Legales operación y desarrollo de las diferentes actividades que desarrolla la Administración activa de la institución, asimismo sirve de instrumento de apoyo para agilizar y mejorar los procesos de la administración de los fondos asignados a los titulares de las unidades en forma transparente. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procesos y flujogramas a seguir para cada actividad, promoviendo el óptimo desarrollo administrativo- académico. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procesos, en la normativa establecida, en las estructuras organizativas,o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo,con el fin de mantener su vigencia. Este Manual es de orden interno y tiene por objeto normar el proceso de solicitud, análisis, aprobación, administración, ejecución y liquidación oportuna de los diferentes tipos de fondos que solicita la Administración activa dentro del periodo fiscal que corresponda para optimizar los recursos financieros de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH) dando cumplimiento a los objetivos enmarcados en el POA-Presupuesto, Plan Anual de Compras y demás programas institucionales. I.1. Objetivos a. General Normar las operaciones financieras que realiza la UNAH;através del otorgamiento de fondos de recursos monetarios;mismos que son autorizados a funcionarios y empleados permanentes de la Administración activa de la institución, para presentar como instrumento técnico el proceso en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de las distintas unidades académicas y administrativas. b. Específicos

• 1)

  Formalizar los procesos que actualmente se ejecutan y que se son de vital importancia en el quehacer institucional.

• 2)

  Conocer de forma detallada y secuencial cómo se desarrollan las actividades y tareas asignadas a las áreas de trabajo, a fin de tener un conocimiento integral, que permita identificar puntos críticos para considerarlos al diseñar propuestas de mejora.

• 3)

  Servir de guía para personal de nuevo ingreso, proveyendo una herramienta técnica que facilite la incorporación al puesto de trabajo. I.2.Alcance Este Manuales de aplicación general y de cumplimiento obligatorio para todas unidades administrativo-académico de la UNAH y su contenido tiene alcance en las operaciones administrativo- financieras de los fondos otorgados por la Institución;identificando y definiendo la participación de las mismas en la ejecución de los procesos. I.3. Marco Legal El presente Manual tiene su base legal en el artículo No. 5 del Reglamento de Fondos de la UNAH, 1, 76, 116 y 118 de la Ley General de la Administración Pública;19,21,22,23,24,25y72 dela Leyde Procedimiento Administrativo;3dela Ley Orgánica del Presupuesto;Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto; las Normas Técnicas del Subsistema Presupuesto; de las Disposiciones Generales del Presupuesto General de la República del 2017: las Normas Generales de Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la UNAH vigente; Circular No. DGP-004-2017 de fecha 9 de enero de 2017 del cumplimiento de las disposiciones de ejecución presupuestaria 2017. I.4.Definiciones Se encuentran enmarcadas en el Capítulo II, artículo 7, del Reglamento de Fondos de la UNAH. I.5.Abreviaturas SEAF:Secretaría Ejecutiva de Administración y Finanzas SEDP: Secretaría Ejecutiva de Desarrollo de Personal

  Sección B Avisos Legales SAFI:Sistema de Administración Financiera ONCAE: Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado POA:Plan Operativo Anual PACC: Plan Anual de Compras y Contrataciones RTN:Registro Tributario Nacional CAI: Código de Autorización de Impresión SAR: Secretaría de Administración de Rentas UE:Unidad Ejecutora PER DIEM: Monto diario asignado al funcionario o empleado para cubrir los gastos de viaje en misión oficial. El presente Manual establecerá los procedimientos para la solicitud, análisis, aprobación, administración, ejecución y liquidación de fondos de la UNAH. II. Proceso descriptivo de la presentación de fondos II.1. Del Orden y Presentación de la Liquidación: La presentación de la documentación fiscal y demás comprobantes de soporte que deben amparar las adquisiciones de los bienes y servicios, deben presentarse en el orden siguiente:

  • a)

    Carátula.

  • b)

    Solicitud de Liquidación de Fondos conforme al formato (3 ejemplares, un original y dos copias).

  • c)

    Registro del Gasto (2 ejemplares original y copia).

  • d)

    Quedan, copia del cheque y Boucher (2 ejemplares original y copia).

  • e)

    Solicitud de Fondo, presupuesto de gastos (para Fondos Especiales)

  • f)

    Nota de Autorización del titular del fondo de Deducción de valores dinerarios.

  • g)

    Comprobantes de Ingresos por concepto de devolución de efectivo (si existieran).

  • h)

    Documentos fiscales con los siguientes requisitos:

  • i)

    R.T.N. ii. Nombre y razón social de la empresa proveedora del bien o servicio. iii. Domicilio, teléfono, correo electrónico de la empresa proveedora del bien o servicio. iv. CAI de la empresa proveedora del bien o servicio. v. Fecha límite de emisión de las facturas de la empresa proveedora del bien o servicio. vi. Número Correlativo de la factura de la empresa proveedora del bien o servicio. vii. Rango de facturación de la empresa proveedora del bien o servicio. viii. Datos de la imprenta autorizada por la SAR para la impresión de facturas. i) Factura, con su respectivo recibo a nombre de la UNAH y el respectivo sello de cancelado.

  • j)

    Boleta de venta.

  • k)

    Recibo por alquiler.

  • l)

    Recibo por honorarios.

  • m)

    Constancia Electrónica de Solvencia Fiscal emitida por la SAR, que acredita que la empresa a la cual se le adjudica la compra de bienes y servicios, se encuentra al día con el fisco.

  • n)

    Actas de Recepción para acreditar que la empresa oferente a la cual se le adjudicó la compra de bienes y servicios, cumplió en tiempo y forma, cuando los valores sean mayores a dos mil Lempiras (Lps. 2,000.00). o) Constancia Electrónica de estar Sujeto al Régimen de Pagos a Cuentas de la Secretaría de Administración de Rentas (SAR) que acredita que la persona natural o jurídica contratada por la UNAH, para la prestación de Servicios Profesionales o Consultorías se encuentra al día con el Fisco. p) Constancias de Cumplimiento para acreditar que la empresa contratada para la prestación de servicios cumplió lo pactado cuando los valores sean mayores a dos mil Lempiras (Lps. 2,000.00). q) Constancias del Departamento de Control de Bienes Nacionales, cuando son compras de Bienes Capitalizables. r) Nota explicativa al pie de página cuando se trate de gastos menores. s) Fotocopia clara de comprobantes fiscales, cuando son generados por máquinas registradoras de los proveedores de bienes y servicios para la UNAH.

    Sección B Avisos Legales t) Firma del Jefe de la Unidad y Administrador, con sus respectivas firmas y sellos, en cada uno de los comprobantes fiscales. u) Planillas de pago de jornales con visto bueno del Director del Centro Regional y demás personal que participa en el proceso de elaboración, así como la firma del beneficiario. v) Per diem para cubrir gastos de estadía alimentación y hospedaje para el personal docente que viene del extranjero. w) Recibo de Pago por concepto de servicios profesionales prestados por docentes extranjeros que vienen al país a impartir actividades académicas de acuerdo al status migratorio que acrediten. x) Comprobantes de gastos de transporte otorgados al personal designado para realizar gestiones administrativas y académicas. El administrador del fondo verificará que las compras de los bienes y servicios se realicen a través del Catálogo Electrónico de la ONCAE, adjuntando la respectiva orden de compra firmada y sellada por el Jefe de la Unidad Ejecutora. En caso de adquisición realizada fuera del catálogo electrónico, las mismas se realizarán de acuerdo a lo establecido en el artículo No. 38 de la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento vigente, se ordenarán los documentos fiscales de acuerdo al registro del gasto. II.2 Información base para realizar la revisión y análisis de las Liquidaciones de Fondos: Previo a revisarse la documentación fiscal y demás documentos soporte se tomará en consideración el contenido del:

    • a)

      Quedan

    • b)

      Solicitud de creación del Fondo

    • c)

      Presupuesto

    • d)

      Convenios suscritos II.3Análisis y verificación de la documentación soporte del Fondo: Se procede a la verificación y análisis de cada una de las transacciones realizadas por el Administrador, cotejándolo con los parámetros señalados en el artículo No.5 del Reglamento de Fondos de la UNAH. II.4 Las Inconsistencias: Las inconsistencias es el resultado de la NO aplicación de las normas y procedimientos administrativos, que ejecuto el responsable del fondo y se clasifican en: a) Inconsistencias de Forma, e b) Inconsistencias de Fondo. II.4.1 Serán de Forma

      • a)

        Por falta de:

        • i)

          Quedan, Copia del Cheque y Boucher.

        • ii)

          Fotocopia del Documento Fiscal cuando es generado por máquina registradora.

        • iii)

          Constancia electrónica de Solvencia Fiscal de la SAR, vigente.

        • iv)

          Constancia de Recepción. v. Acta de Cumplimiento. vi. Constancia del Departamento de Control de Bienes, cuando son Bienes capitalizables. vii. Firma y sello del Jefe y del Administrador de la UE. viii. Documento Fiscal. ix. Recibo a favor de la UNAH o en su defecto sello de cancelado. x. Constancia electrónica de Solvencia Fiscal de la SAR, vigente. xi. Orden de Compra de ONCAE, firmada y sellada por el jefe de la UE. xii. Cotizaciones firmadas y selladas por la Empresa oferente (por compras realizadas fuera de catálogo electrónico de la ONCAE). xiii. Documentos foliados. xiv. Falta de envío virtual en el SAFI.

          Sección B Avisos Legales

      • b)

        Por Presentar Errores en:

        • i)

          Documentos Fiscales.

        • ii)

          Constancia de Recepción.

        • iii)

          Actas de Cumplimiento.

        • iv)

          En el posteo de los valores de los documentos fiscales, en el respectivo registro del gasto en más o menos. v. Mala clasificación del objeto del gasto.

      • c)

        Por Invalidez de Documentos:

        • i)

          Por vencimiento de la fecha límite de emisión del Documento fiscal.

        • ii)

          Por tachaduras, alteración de datos y borrones. II.4.2 Serán de Fondo:

          • a)

            Falta de presentación de las respectivas cotizaciones que señala el artículo No. 38 de la Ley de Contratación del Estado y su reglamento vigente, por la compra de bienes y servicios.

          • b)

            Realizar compra de bienes y servicios fuera del Catálogo Electrónico de la ONCAE. II.1.5. Notificación al Titular y Responsable del Fondo, de las Inconsistencias encontradas, producto del análisis y verificación realizado a la Documentación: a) Se notificara al responsable del fondo por escrito y vía correo electrónico a la mayor brevedad posible, los resultados obtenidos producto del análisis realizado, para que proceda a subsanar las inconsistencias. b) Para tal fin el Departamento de Control Documental, preparará el informe de remisión de inconsistencias, utilizando el formato correspondiente con todas las observaciones encontradas, el cual deberá ser firmado y sellado por el Oficial de Control responsable. Nota: cabe aclarar que el expediente quedara en depósito en el Departamento de Control Documental (Ver Anexo Formato CD-03).

        • III)

          Proceso de liquidación final de fondos III.1.Validación del Proceso de Liquidación de Fondos: Si el proceso de liquidación del fondo reúne todos los requisitos que señala el marco legal se procede de la forma siguiente: a) El Departamento de Control Documental, valida el proceso de Liquidación mediante el sistema y posteriormente el Analista de Control Documental responsable firmará y sellará la solicitud de liquidación original y sus respectivas copias. b) El Director de Finanzas y Presupuesto, valida el proceso de liquidación final a través del sistema y posteriormente lo firma y sella para ser remitido en físico a la Dirección de Contabilidad de la UNAH. III.2. Seguimiento y Monitoreo de los Procesos Pendiente de Liquidación: Los Jefes y Administradores de las UE que tengan fondos pendientes de liquidar y que no han acatado las notificaciones enviadas por el Departamento de Control Documental, serán objeto de seguimiento por el incumplimiento,de la siguiente manera:

          • a)

            Mediante el correo institucional.

          • b)

            El Departamento de Cobranzas, con el apoyo de la Dirección de Tesorería General de la UNAH, establecerán un plan de seguimiento y monitoreo de los fondos otorgados con el fin de obtener resultados en los procesos de liquidación, en el tiempo señalado por la normativa vigente, emitiendo notificaciones tempranas de cobro, con el propósito de recordar el compromiso adquirido por parte del funcionario al momento de recibir el fondo.

            Sección B Avisos Legales

          • c)

            Así mismo se encargarán de notificar al responsable del fondo, la liberación del Quedan.

        • IV)

          Consideraciones Finales al proceso de liquidación de fondos IV.1. Liquidaciones Parciales: Cuando existan gastos que no cumplan todos los requisitos que exige la reglamentación vigente y que fueron autorizados, no serán reconocidos para efectos de reembolso y se deberá realizar su reintegro a la Dirección de Tesorería de la UNAH. El responsable del Fondo realizará el proceso de liquidación parcial en los fondos rotatorios, ente rando a la Dirección de Tesorería de la UNAH, la diferencia en efectivo no ejecutado mediante depósito a la institución bancaria autorizada. IV.2. Reembolso de Gastos: Una vez que el responsable del fondo complete toda la información, solicitará el respectivo reembolso de gastos, siguiendo los procedimientos administrativos respectivos. IV.3. Plazos para Cumplir las Liquidaciones Parciales: Para la aplicación de los Procesos de Liquidaciones Parciales se contará con un plazo de 30 días calendarios, a partir de la fecha de notificación por escrito del Departamento de Control Documental, y 45 días calendario cuando haya finalizado el año fiscal en el cual se le otorgó el fondo. IV.4. Adquisición de Bienes y Servicios Especializados: Cuando la U E requiera la adquisición de:

          • a)

            Servicios,

          • b)

            Suministros,

          • c)

            Repuestos para vehículos que realizan actividades agrícolas y otros, Se realizará por contratación directa, debiendo presentar el respectivo dictamen técnico y nota aclaratoria dirigida al Secretario(a)Ejecutivo(a)de Administración y Finanzas. V. Otras disposiciones finales 1) La revisión del presente Manual se realizará para incorporar los cambios oportunos para actualizar los procedimientos administrativos de los Fondos, en aras de una mejora continua. 2) La aprobación para las reformas o derogación del presente Manual le corresponde a la Junta de Dirección Universitaria reunidos en Sesión Ordinaria con la mayoría calificada del total de los miembros.