Reseña - Convenio sobre Apostilla

RESEÑA CONVENIO SOBRE APOSTILLA Página 1 de 2 Convenio de la HCCH de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros Objetivo del Convenio El Convenio sobre Apostilla facilita la circulación de documentos públicos otorgados en una Parte Contratante del Convenio y que deben ser presentados en el de otra1. Reemplaza las formalidades de la legalización (certificación en cadena) —muchas veces engorrosas y costosas—por la simple emisión de una Apostilla. El Convenio también ha resultado de gran utilidad para los países que no exigen que los documentos públicos extranjeros sean legalizados o que no prevén el concepto de legalización en su derecho interno: en efecto, los ciudadanos de estos países gozan de los beneficios del Convenio toda vez que deben presentar un documento público nacional en otra Parte Contratante, que a su vez, les exige la autenticación del documento en cuestión. Documentos públicos El Convenio se aplica únicamente a los documentos públicos. Dado que el Convenio no define el concepto de “documento público”, la naturaleza “pública” del documento estará determinada por el derecho del lugar del que procede (esto es, el Estado de origen)2. No obstante, el artículo 1 precisa algunas orientaciones en cuanto a los tipos de documentos que pueden ser calificados de “públicos”. Estos comprenden los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción de la Parte contratante (entre ellos los provenientes de un tribunal administrativo, constitucional o eclesiástico, del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial); los documentos administrativos; los documentos notariales; así como las certificaciones oficiales que hayan sido aplicadas sobre documentos privados, tales como certificaciones oficiales que registran el documento o su existencia en una fecha determinada y autenticaciones de firmas. En la práctica, las Apostillas son expedidas en la mayoría de los casos para las actas de nacimiento, de matrimonio o de defunción; constancias del registro de comercio u otros registros; patentes; decisiones judiciales; actos notariales, así como las certificaciones de firmas; los diplomas emitidos por las instituciones públicas 3. Asimismo, las Apostillas pueden ser emitidas para copias certificadas de un documento público. Aunque el Convenio no se aplica ni a documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares, ni a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera, la exclusión de estas materias del artículo 1(3) debe interpretarse de manera extremadamente restringida. ¿Quién puede expedir Apostillas y cómo se verifica el origen de una Apostilla? Una Apostilla puede ser expedida únicamente por una Autoridad Competente designada por la Parte Contratante de donde emana el documento4. La Oficina Permanente (Secretaría) de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado no expide Apostillas. La Autoridad Competente fija la Apostilla sobre el mismo documento público o sobre un allonge 1 El Convenio sobre Apostilla se aplica solamente entre las Partes Contratantes. A fin de obtener una lista completa y actualizada de las Partes Contratantes, véase la “Lista actualizada de las Partes Contratantes (estado actual)”, disponible en la “Sección Apostilla” en el sitio web de la HCCH, < www.hcch.net >. 2 Este criterio fue confirmado en la Conclusión y Recomendación N° 72 de la Comisión Especial de 2009 y en la Conclusión y Recomendación N° 14 de la Comisión Especial de 2012. 3 Los diplomas emitidos por las instituciones privadas no pueden ser apostillados directamente; en cambio, los diplomas “privados” pueden contar con un certificado oficial expedido por una persona o autoridad competente que, conforme a la ley del Estado de origen del diploma, autentifica la firma del diploma. Este certificado oficial es un documento público en el sentido del Convenio y puede, por lo tanto, ser apostillado. En tal caso, la Apostilla no se refiere al diploma en sí mismo, sino que autentifica el certificado que acompaña o aparece en el diploma. 4 Para más información como, por ejemplo, la lista de Autoridades Competentes designadas, los datos de contacto de las Autoridades Competentes y toda otra información práctica, como el precio de una Apostilla, consulte la “Sección Apostilla” del sitio web de la HCCH -- 1 of 2 -- Página 2 de 2 (anexo adherido al documento) y esta debe ser lo más conforme posible al modelo que consta en el anexo al Convenio. Además, cada Autoridad Competente debe llevar un registro de las Apostillas que ha expedido. Estos registros pueden ser consultados a instancia de cualquier interesado, por lo que constituyen un medio muy eficaz para combatir el fraude, puesto que permiten verificar, en caso de duda, el origen de la Apostilla. El efecto de una Apostilla El único efecto de una Apostilla es certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido. Además, la Apostilla no se refiere al contenido mismo del documento público subyacente (es decir, el documento público apostillado). Manual sobre el Funcionamiento Práctico del Convenio sobre Apostilla (1ª edición, 2013) El Manual sobre Apostilla es una herramienta de referencia exhaustiva que contiene explicaciones y comentarios detallados sobre cuestiones que se suscitan del funcionamiento actual del Convenio. También fue elaborado para asistir a las Autoridades Competentes designadas por las Partes Contratantes brindando orientaciones prácticas sobre la expedición de Apostillas y el desempeño de las funciones que les incumben conforme al Convenio. El seguimiento al Convenio El último examen del funcionamiento práctico del Convenio sobre Apostilla fue realizado por la Comisión Especial en 2016. La Comisión Especial reiteró en varias reuniones que el espíritu y la letra del Convenio “no constituyen un obstáculo al uso de la tecnología moderna” y que la aplicación y funcionamiento del Convenio puede mejorarse aún más mediante la utilización de dicha tecnología. Estas conclusiones fueron confirmadas durante el Foro Internacional sobre el e- APP en 2016. El e-APP En abril de 2006, la HCCH y la Asociación Nacional de Notarios de los Estados Unidos de América (NNA por su sigla en inglés) hicieron el lanzamiento oficial del Programa Piloto de Apostillas Electrónicas (e-APP). El objetivo del e-APP consiste en promover y asistir a la implementación de modelos de software operativos, seguros y de bajo costo para (i) la expedición de Apostillas electrónicas (e-Apostillas) y, (ii) la creación y utilización de registros electrónicos de Apostillas (e- Registros) a los que puedan acceder los destinatarios de manera electrónica para comprobar el origen de las Apostillas (en papel y electrónicas) que hayan recibido5. Dado el éxito del programa, se quitó la palabra “piloto” del título en enero de 2012, aunque la “P” original fue conservada en la sigla. El e-APP vuelve el funcionamiento del Convenio mucho más efectivo, aumenta considerablemente la seguridad y permite disuadir eficazmente la comisión de fraude. Puede ser utilizado con cualquier tipo de tecnología y no privilegia el uso de una por sobre el de otra, por lo que las Partes pueden elegir libremente la que mejor se adecue a sus necesidades. El e-APP (el componente de la e-Apostilla o e-Registro) ha sido implementado en numerosos países de todo el mundo, mientras que otros actualmente se encuentran en la fase de implementación o consideran incorporarlo. La HCCH organiza Foros Internacionales sobre el e-APP de manera periódica con el objetivo de discutir y promover la implementación del e-APP. El último de ellos fue el 10° Foro, celebrado en 2016, para coincidir con la Comisión Especial. Para mayor información del Convenio sobre Apostilla y el e-APP, por favor visite el sitio web de la HCCH, < www.hcch.net >, o contacte a la Oficina Permanente de la HCCH. 5 En el marco del e-APP, el e-Registro permite a los solicitantes de Apostillas verificar el origen de una Apostilla fácilmente en línea y, de esta manera, las Autoridades Competentes no tienen que responder a dichas consultas individualmente por teléfono, correo electrónico u otros medios. Sin embargo, no permite solicitudes sin base y fortuitas, es decir que las personas no tienen acceso ilimitado a toda la información almacenada en el e-Registro, sino que solo a aquella que permite verificar si la Apostilla que han recibido ha sido realmente emitida por la Autoridad Competente que figura en la Apostilla. -- 2 of 2 --