Acuerdo Ejecutivo — Aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos Integrados de la Dirección General de Adquisiciones (DGA)

ACUERDA PRIMERO: Aprobar el siguiente Manual de Procesos y Procedimientos Integrados de la Dirección General de Adquisiciones (DGA).

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones

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Honduras se encuentra transitando por una profunda y necesaria reforma del sector educativo, esta reforma está basada en la Ley Fundamental de Educación, la cual estamos implementando como país a través del Plan Estratégico del Sector Educación 2018 – 2030 (PESE 2018-2030). Este plan tiene como primer área estratégica la “Institucionalidad, Democratización y Descentralización” con el objetivo de formular e implementar la política educativa, con la participación de la comunidad y los diferentes actores que contribuyan al desarrollo humano sostenible, con base en información pública útil para la toma de decisiones, el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los municipios, departamentos y regiones de la República, siguiendo una ruta de descentralización de manera sostenida y continua. En razón de la importancia que adquiere el sistema de control interno y la transparencia para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la efectividad y economía en todos los procesos. Los Manuales de Procesos forman el pilar para desarrollar actividades de manera sistematizada, identificando responsabilidades en áreas específicas lo que permite eficientar el proceso de descentralización, por el cual atraviesa esta institución y definido en la Ruta hacia la Descentralización. Le invito a usted estimado colaborador de la Secretaría de Educación a estudiar este manual y aplicar los lineamientos que el mismo ofrece para que contribuya mos a que Honduras trabaje unida por una educación de calidad para transformar nos en el país que todos soñamos. DOCTOR MARCIAL SOLÍS PAZ Secretario de Estado en el Despacho de Educación.

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Introducción La Dirección General de Adquisiciones (DGA), es una unidad técnica normativa que tiene por finalidad llevar el registro de todos los títulos de propiedad de los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (SE); y velar por la correcta aplicación de los procesos de adquisición de bienes y servicios en cumplimiento de las normas y reglamentos establecidos para este fin. El siguiente manual describe los procedimientos y/o lineamientos que debe seguir el personal de la DGA de la SE para llevar a cabo su trabajo además de fortalecer la sistematización del mismo, este documento constituye una herramienta de capacitación para el personal que se incorpore a esta Dirección, a fin de que se comprenda con mayor facilidad y claridad el trabajo a ejecutar. Antecedentes de la Dirección General de Adquisiciones La DGA, es una unidad del nivel Técnico Normativo; según consta en el Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (SE) (Acuerdo Ejecutivo 1359- SE-2014). Las disposiciones de dicho Reglamento son de observancia obligatoria para todos los departamentos que integran la SE y tiene por objeto regular la organización, funcionamiento y atribuciones de las unidades técnicas y administrativas que integran esta institución. En este marco, las funciones sustantivas de la DGA constan en el artículo 33, del mencionado Reglamento. La DGA, está conformada por 2 Subdirecciones de nivel operativo: Subdirección General de Proveeduría (SDGP), y Subdirección General de Bienes (SDGB). Las funciones sustantivas de las mencionadas subdirecciones constan en el reglamento anteriormente descrito, en los artículos 34 y 35 respectivamente. Misión y Visión de la Dirección General de Adquisiciones Misión: “Normar, controlar, operar y evaluar los procesos de adquisición de bienes y servicios de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación con recursos internos y externos, atendiendo los requerimientos de diferentes Unidades Técnicas y Dependencias aplicando las normas y los reglamentos establecidos para este fin, con el único propósito de obtener los bienes y servicios en las mejores condiciones para el Estado” (SE, Portal de Transparencia). Visión: “Ser una instancia reconocida por proveedores, servidores públicos y sociedad en general como promotora y ejecutora de acciones de mejora continua en el sistema de adquisiciones de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, que garantizan absoluta equidad y transparencia en los procesos de adquisiciones con recursos internos y externos” (Portal de Transparencia de SE, 2017). Justificación del Manual Los manuales de procesos y procedimientos, conforman uno de los elementos principales del sistema de control interno; permitiendo un mayor desarrollo en la búsqueda del autocontrol, ya que dirige de manera sistemática la ejecución del trabajo que se realiza en la DGA. Por otro lado se convierte en una herramienta que permite integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo que se realiza; fomentando la calidad y transparencia en la gestión de los recursos humanos y financieros. Este manual describe en detalle procedimientos y guías de trabajo para la ejecución de procesos ejecutados por la DGA y sus respectivas Subdirecciones.

Estructura Organizativa de la Dirección General de Adquisiciones

Identificación de las Funciones Sustantivas de la DGA El Manual de Procesos y Procedimientos Integrados de la DGA de la SE, toma como punto de partida las funciones sustantivas señaladas en el Reglamento de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación (Acuerdo Ejecutivo 1359-SE-2014, de 17 de septiembre, 2014), Artículos 33, 34, y 35; que establece las funciones de la Dirección General de Adquisiciones; y de las Subdirecciones Generales de Proveeduría; y la Subdirección General de Bienes.

Identificación Procesos Sustantivos de la Dirección General de Adquisiciones Con el propósito de lograr la identificación coherente de los procesos sustantivos de la Dirección General de Adquisiciones, con respecto a sus funciones sustantivas, se presenta la siguiente Matriz de Validación de Procesos y Funciones.

Descripción de los procesos Procesos DGA Proceso 1: Elaboración y ejecución del PACC Definición El Plan anual de Compras y Contrataciones (PACC) consiste en la planificación de cada una de las actividades de acuerdo al Plan Estratégico Institucional (PEI) y Plan Operativo Anual- Presupuesto (POAP) que se llevarán a cabo durante el año en la SE tomando como base el presupuesto aprobado, memoria de cálculo y los tiempos de acuerdo a las modalidades de contratación que establece la Ley de Contratación del Estado (LCE) y las Disposiciones Generales de Presupuesto. Objetivo Establecer una línea base de la planificación de las adquisiciones a desarrollar por la SE a lo largo del año para facilitar el logro de objetivos institucionales. Justificación Contribuir al logro de objetivos institucionales de la SE a través de la ejecución de las actividades establecidas en el PACC, para dar cumplimiento a lo establecido en el PEI. Alcance Dar cumplimiento a los procesos de adquisiciones en tiempo y forma, para lograr los objetivos trazados por parte de la SE. El proceso se realiza en todas las Direcciones/Unidades de la SE quienes lo elaboran de acuerdo a sus necesidades de compra específicas, los PACC elaborados son subidos a la plataforma de Honducompras de la Oficina Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (ONCAE) por cada Dirección/ Unidad y la tarea de la Dirección General de Adquisiciones consiste en verificar que todos los PACC se vean reflejados en la plataforma antes mencionada.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Diagrama de Flujo del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de riesgos del proceso Esta matriz se repetirá en los demás procesos y sirve para considerar los posibles riesgos que se presentan en cada actividad del proceso, así como las acciones de control para mitigarlos. La columna de Probabilidad de ocurrencia (P) e Impacto (I) adquieren valores del 1 al 5 (1 bajo probabilidad/impacto y 5 alto). El Valor Total del Riesgo (VTR) es el producto de P x I. El valor residual se calcula restando al VTR la estimación, basada en la experiencia, acerca del efecto que la acción de mitigación provoca en el riesgo descrito. Los valores para el Ranking se determinan en función del Residual, de acuerdo a la siguiente escala: 1-6 Bajo; 7-14 Medio y 15-25 Alto. Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Facilitar la ejecución de las actividades de las Unidades para cumplir la planificación anual de la ejecución del presupuesto según el PEI. Unidad: DGA Proceso: Elaboración y Ejecución del PACC Fecha: 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Elaborar memoria de cálculo No hay riesgo Elaborar el PACC de cada una de las Unidades Ejecutoras del Nivel Central Elaboración del PACC No contar con el formato proporcionado por la ONCAE 2 3 6 Solicitarlo a la Dirección General de Adquisiciones Bajo Que el PACC no este conforme al POA 1 5 5 Revisión minuciosa del POA Bajo Remitir el PACC a la Dirección General de Adquisiciones para su revisión. No hay riesgo 4 Revisar PACC El PACC no está de conformidad a los lineamientos dados por la ONCAE 3 3 9 Revisión del PACC tomando en consideración la Ley de Contratación del Estado y su reglamento y las Disposiciones Generales de Presupuesto. Bajo Consolidar3 el PACC del Nivel Central de la Secretaria de Educación. Evitar partición del gasto 2 5 10 Aplicar lo establecido en la Ley de Contratación del Estado y su reglamento y las Disposiciones Generales de Presupuesto Bajo 3 Establecer procesos de licitaciones por lotes o concursos públicos de conformidad a las modalidades de compra y contrataciones establecidas en la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento, tomando en consideración los techos asignados en las Disposiciones Generales de Presupuesto. Matriz de Micro evaluación de riesgos del proceso Esta matriz se repetirá en los demás procesos y sirve para considerar los posibles riesgos que se presentan en cada actividad del proceso, así como las acciones de control para mitigarlos. La columna de Probabilidad de ocurrencia (P) e Impacto (I) adquieren valores del 1 al 5 (1 bajo probabilidad/ impacto y 5 alto). El Valor Total del Riesgo (VTR) es el producto de P x I. El valor residual se calcula restando al VTR la estimación, basada en la experiencia, acerca del efecto que la acción de mitigación provoca en el riesgo descrito. Los valores para el Ranking se determinan en función del Residual, de acuerdo a la siguiente escala: 1-6 Bajo; 7-14 Medio y 15-25 Alto.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Facilitar la ejecución de las actividades de las Unidades para cumplir la planificación anual de la ejecución del presupuesto según el PEI. Unidad: DGA Proceso: Elaboración y Ejecución del PACC Fecha: 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Aprobación del PACC por el Director general de Adquisiciones. No hay riesgo Ingreso y Aprobación del PACC a nivel de UE en el módulo de PACC de ONCAE No acceso a internet 1 5 5 Mantener comunicación con Tecnología informática para que brinde manteamiento a la red Bajo Inhabilitada la página de ONCAE y Honducompras 2 5 10 Riego externo, se debe mantener una comunicación constante con ONCAE para conocer las fechas de inhabilitación de la página. Medio Ingreso y Aprobación del PACC a nivel de GA en el módulo de PACC de ONCAE Inhabilitada la página de ONCAE y Honducompras 2 5 10 Riego externo, se debe mantener una comunicación constante con ONCAE para conocer las fechas de inhabilitación de la página. Medio Solicitud de publicación del PACC a ONCAE Inhabilitada la página de ONCAE y Honducompras 2 5 10 Riego externo, se debe mantener una comunicación constante con ONCAE para conocer las fechas de inhabilitación de la página. Medio 10 Aprobación del PACC por parte de ONCAE El PACC no esté de acuerdo a la Ley de Contratación del Estado y su reglamento y las Disposiciones Generales de Presupuesto 1 5 5 Aplicar lo establecido en la Ley de Contratación del Estado y su reglamento y las Disposiciones Generales de Presupuesto Bajo 11 Autorización de publicación del PACC Inhabilitada la página de ONCAE y Honducompras 2 5 10 Riego externo, se debe mantener una comunicación constante con ONCAE para conocer las fechas de Medio

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Facilitar la ejecución de las actividades de las Unidades para cumplir la planificación anual de la ejecución del presupuesto según el PEI. Unidad: DGA Proceso: Elaboración y Ejecución del PACC Fecha: 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING inhabilitación de la página. Las UE solicitan compras o contrataciones de acuerdo a las fechas programadas en PACC. No considerar el tiempo necesario para la compra o contrataciones 2 5 10 Llevar un control de las fechas establecidas en el PACC Bajo Desarrollar el proceso de compra de acuerdo a la modalidad establecida en el PACC Falta de Proveedores registrados en ONCAE 2 5 10 Riesgo externo, se debe buscar ampliar la inscripción de proveedores en ONCAE mediante invitaciones a los mismos para participar en los procesos de compra de la SE. Medio Problemas con el Catalogo Electrónico 2 5 10 Riego externo, se debe mantener una comunicación constante con ONCAE para que brinde mantenimiento a la página. Medio Registrar en el módulo de PACC de la plataforma de ONCAE cada uno de los procesos de compras y contrataciones realizados Inhabilitada la página de ONCAE y Honducompras 2 5 10 Riego externo, se debe mantener una comunicación constante con ONCAE para conocer las fechas de inhabilitación de la página. Medio Fin

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de verificación de ejes transversales estratégicos Los ejes transversales aportan criterios claros y concretos al trabajo desarrollado por el personal de la Secretaría de Educación, enmarcados en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, a la Ley Fundamental de Educación (LFE) y su Reglamento, al Compromiso Marco compartido entre el Gobierno de la República y TI/ASJ, la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública y la verificación de los indicadores plasmados en el Plan Estratégico Institucional (PEI). Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Comités de Evaluación - Dictamen Legal de SG al Documento Base. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El proceso se elabora en la unidad ejecutora de acuerdo a lo establecido en el PACC ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - El proceso se realiza con la participación exclusiva del personal de la SE y en algunos casos de personas de la Sociedad Civil. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Se publica en la página oficial de ONCAE y SE. - Murales de Transparencia. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Los pliegos de condiciones se hacen de conformidad a los formatos dados por ONCAE. - De manera digital y físico en la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Logro de Indicadores del PEI? X - El proceso se deriva de la orientación al logro de los indicadores del PEI de la SE Proceso 2: Licitación Pública o Privada Definición Implica la selección de contratistas de obras públicas o de suministros de bienes o servicios; consiste en la invitación pública a los interesados o invitación directa a determinados oferentes calificados, que cumplan con los requisitos previstos en la (LCE) y su Reglamento, para que sujetándose a los pliegos de condiciones, presenten sus ofertas por escrito ante el órgano responsable de la contratación y que éste decida la adjudicación del contrato de acuerdo a los criterios previstos en la Ley. Matriz de verificación de ejes transversales estratégicos Los ejes transversales aportan criterios claros y concretos al trabajo desarrollado por el personal de la Secretaría de Educación, enmarcados en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, a la Ley Fundamental de Educación (LFE) y su Reglamento, al Compromiso Marco compartido entre el Gobierno de la República y TI/ASJ, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la verificación de los indicadores plasmados en el Plan Estratégico Institucional (PEI). Proceso 2: Licitación Pública o Privada Definición Implica la selección de contratistas de obras públicas o de suministros de bienes o servicios; consiste en la invitación pública a los interesados o invitación directa a determinados oferentes calificados, que cumplan con los requisitos previstos en la (LCE) y su Reglamento, para que sujetándose a los pliegos de condiciones, presenten sus ofertas por escrito ante el órgano responsable de la contratación y que éste decida la adjudicación del contrato de acuerdo a los criterios previstos en la Ley.

Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Objetivo Satisfacer una necesidad de bienes o servicios de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes unidades de la SE y en las mejores condiciones costo/beneficio. Justificación El proceso cubre una necesidad de la SE a través de la participación de diferentes empresas que facilitan bienes o servicios, y obras públicas. Alcance El proceso se desarrolla a nivel central, e inicia con la identificación de la necesidad y verificación de la misma en el Plan Operativo Anual de Presupuesto (POAP) y en el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) de cada una de las dependencias, y en base a ello se preparan las especificaciones técnicas de los bienes o servicios a adquirir, por parte del solicitante. Descripción de actividades4 A continuación se muestran por cada actividad del proceso los responsables de su ejecución así como los formularios que se utilizan. No Actividades Responsables Formularios o medios Recepción de solicitud de inicio5 y asignar proceso. Dirección General de Adquisiciones. Oficio Revisar especificaciones técnicas, y verificar el proceso en el PACC. Encargado de Licitaciones I o II. Especificaciones técnicas PACC Solicitar a SDGC verificación de presupuesto y elaboración de F01. Encargado de Licitaciones I o II. Oficio Notificar presupuesto disponible a DGA y Elaborar F01 pre- compromiso Subdirección General de Contabilidad. F01. Elaborar documento base o pliego de condiciones y remitir a SG para revisión. Encargado de Licitaciones I o II. - F01 - Formato de documento base o pliego de condiciones (disponible en portal de Honducompras) Dictamen Legal sobre revisión del documento base o pliego de condiciones. Secretaría General. Dictamen Legal. Si es LP6: Solicitar aprobación del Aviso de Licitación a Máxima Autoridad de Educación (MAE) y Director General de Adquisiciones. Oficio de solicitud 4 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso). 5 Debe incluir especificaciones técnicas y presupuesto a afectar. 6 LP: Licitación Pública Objetivo Satisfacer una necesidad de bienes o servicios de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes unidades de la SE y en las mejores condiciones costo/beneficio. Justificación El proceso cubre una necesidad de la SE a través de la participación de diferentes empresas que facilitan bienes o servicios y obras públicas. Alcance El proceso se desarrolla a nivel central, e inicia con la identificación de la necesidad y verificación de la misma en el Plan Operativo Anual de Presupuesto (POAP) y en el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) de cada una de las dependencias y en base a ello se preparan las especificaciones técnicas de los bienes o servicios a adquirir, por parte del solicitante.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No Actividades Responsables Formularios o medios continúa el proceso. Si es LPRV7: elaborar lista corta de oferentes y continua el proceso Aprobar Aviso de Licitación y remitir a DGA. MAE Aviso de licitación. Publicar y difundir el Aviso de Licitación en Honducompras y portal de SE. Encargado de Licitaciones I o II Aviso de licitación / Pliego de condiciones o documento base. Aviso de licitación. Solicitar nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. Director General de Adquisiciones. Oficio Nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. MAE Solicitar aclaraciones al pliego de condiciones o documento base Posibles Oferentes. Oficio Elaborar y remitir aclaraciones/enmienda al pliego de condiciones o documento base. Director General de Adquisiciones. Enmienda Aprobar enmiendas al pliego de condiciones o documento base. MAE. Enmienda. Publicar en Honducompras y remitir aclaratoria o enmienda a oferentes. Encargados de Licitaciones I o II. Aclaratoria o Enmienda Convocar a Comisión y Sub Comisión de evaluación8 Encargado de Licitaciones I o II. Oficio 17 Recibir Ofertas. Encargados de Licitaciones I o II. Ofertas. 18 Aperturar Ofertas. Comisión de Evaluación, MAE Acta de Apertura de Ofertas. 19 Evaluación preliminar9. Comisión de Evaluación. Acta de evaluación preliminar. Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones a los oferentes. Director General de Adquisiciones. Oficio Subsanar aspectos no sustanciales o aclaraciones. Oferentes. Revisar subsanaciones o aclaratorias y elaborar acta correspondiente 10. Comisión de Evaluación. Acta de Subsanación/aclaratoria de evaluación preliminar. 23 Evaluación financiera o posterior Comisión de Evaluación. Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones a los oferentes. Director General de Adquisiciones. Oficio de solicitud 7 LPRV: Licitación Privada 8 La convocatoria se realiza para inicio del proceso de evaluación. 9 Evaluación legal. 10 Si los oferentes no realizan las subsanaciones según lo solicitado por DGA, no pasan a la Evaluación financiera o posterior, quedando fuera del proceso.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No Actividades Responsables Formularios o medios Subsanar aspectos no sustanciales o aclaraciones. Oferentes. Revisar subsanaciones o aclaratorias y elaborar acta correspondiente11. Comisión de Evaluación. 27 Evaluación técnica. Subcomisión / Comisión de Evaluación. Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones. Director General de Adquisiciones. Oficio de solicitud Subsanar aspectos no sustanciales y/o aclaraciones. Oferentes. . Revisar subsanaciones o aclaratoria12. Subcomisión de Evaluación. Acta de Subsanación/aclaratoria de evaluación preliminar. Dictamen Técnico. Remitir “Informe de Recomendación de Adjudicación” a MAE para aprobación. Director General de Adquisiciones. Oficio 32 Aprobar Informe de Adjudicación. MAE Elaborar Resolución y remisión para firma de MAE. Secretaría General. Resolución 34 Firmar resolución. MAE Resolución Elaborar notificación y transcripción de la resolución. Secretaría General. Notificaciones / Transcripción. Difundir resolución en Honducompras y remisión de notificación y copia de la transcripción de la resolución a los oferentes. Encargados de Licitaciones I o II. Notificación 37 Reclamos o impugnaciones13 Oferentes. Notas de recursos. Evaluar recurso e inicio del proceso administrativo. Secretaría General. Solicitar documentos legales a la empresa y Remisión de Borrador de contrato. Encargados de Licitaciones I o II. Presentar documentos legales, garantía de cumplimiento y observaciones al borrador de contrato. Empresa Adjudicada. Nota de remisión. 41 Firma de contrato. MAE y Representante legal de la Empresa Adjudicada Contrato. 11 Si los oferentes no realizan las subsanaciones según lo solicitado por DGA, no pasan a la Evaluación técnica, quedando fuera del proceso. 12 Si los oferentes no realizan las subsanaciones según lo solicitado por DGA, no pasan a la Evaluación posterior (económica), quedando fuera del proceso. 13,7 En el caso que aplique.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No Actividades Responsables Formularios o medios 42 Recepción de orden de inicio. Representante legal de la Empresa Adjudicada. Contrato / Orden de inicio. 43 Solicitar número de acuerdo a SG. Director General de Adquisiciones. Oficio. Remitir a SG acuerdo y dos transcripciones para la firma. Director General de Adquisiciones. Acuerdo / Transcripciones. Firmar acuerdo ydos transcripciones y remisión correspondiente. Secretaría General. Solicitar modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Director General de Adquisiciones. Modificar F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor en el SIAFI. Subdirector General de Contabilidad. F01. Recepción del F01 en etapa de compromiso de fondos a favor del proveedor (Reserva). Empresa adjudicada. F01. Inspección y pruebas de los bienes14 Director General de Adquisiciones. Acta de Inspecciones y prueba. 50 Fabricar y entregar los bienes. Empresa Adjudicada. Acta de entrega. Supervisar entrega de bienes a los beneficiarios y verificar actas de entrega. Encargados de Licitaciones I o II Acta de Verificación. 52 Remitir para trámite de pago. Director General de Adquisiciones. Oficio. Fin del Proceso. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No Actividades Responsables Formularios o medios 42 Recepción de orden de inicio. Representante legal de la Empresa Adjudicada. Contrato / Orden de inicio. 43 Solicitar número de acuerdo a SG. Director General de Adquisiciones. Oficio. Remitir a SG acuerdo y dos transcripciones para la firma. Director General de Adquisiciones. Acuerdo / Transcripciones. Firmar acuerdo y dos transcripciones y remisión correspondiente. Secretaría General. Solicitar modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Director General de Adquisiciones. Modificar F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor en el SIAFI. Subdirector General de Contabilidad. F01. Recepción del F01 en etapa de compromiso de fondos a favor del proveedor (Reserva). Empresa adjudicada. F01. Inspección y pruebas de los bienes14 Director General de Adquisiciones. Acta de Inspecciones y prueba. 50 Fabricar y entregar los bienes. Empresa Adjudicada. Acta de entrega. Supervisar entrega de bienes a los beneficiarios y verificar actas de entrega. Encargados de Licitaciones I o II Acta de Verificación. 52 Remitir para trámite de pago. Director General de Adquisiciones. Oficio. Fin del Proceso. 14 En el caso que aplique

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Diagrama de Flujo

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso15 Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de la solicitud de inicio que incluye especificaciones técnicas y presupuesto a afectar. Que no reciba los adjuntos del oficio. 2 5 10 Durante la recepción se realice la revisión detallada de los documentos a recibir. Bajo 2 Asignación de proceso. Distribución tardía 2 3 6 Sistema de control de correspondencia. Bajo Distribución no equitativa. 2 4 8 Control de asignación de acuerdo a la carga laboral del personal. Bajo La Solicitud de verificación de presupuesto disponible a la unidad correspondiente y elaboración F01 para realizar el pre-compromiso de fondos (Reserva). Que los recursos hayan sido utilizados para otra actividad. 2 5 10 Revisión del POA con anticipación que las actividades estén planificadas. Bajo Revisión de especificaciones técnicas, verificación del proceso en el PACC. Incompletas e in congruentes las Especificaciones Técnicas. 4 5 20 Solicitar a la Unidad Técnica cotizaciones realizadas a proveedores para ver la congruencia de las especificaciones técnicas (estudio de mercado). Bajo Que las ET sean dirigidas o excluyentes a uno o varios proveedores respectivamente. 4 5 20 Someter a dictamen técnicos especializados externos de la Unidad Solicitante así mismo realizar investigación de mercado de acuerdo a los bienes a adquirir antes de dar inicio al proceso. Bajo 15 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso15 Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de la solicitud de inicio que incluye especificaciones técnicas y presupuesto a afectar. Que no reciba los adjuntos del oficio. 2 5 10 Durante la recepción se realice la revisión detallada de los documentos a recibir. Bajo 2 Asignación de proceso. Distribución tardía 2 3 6 Sistema de control de correspondencia. Bajo Distribución no equitativa. 2 4 8 Control de asignación de acuerdo a la carga laboral del personal. Bajo La Solicitud de verificación de presupuesto disponible a la unidad correspondiente y elaboración F01 para realizar el pre-compromiso de fondos (Reserva). Que los recursos hayan sido utilizados para otra actividad. 2 5 10 Revisión del POA con anticipación que las actividades estén planificadas. Bajo Revisión de especificaciones técnicas, verificación del proceso en el PACC. Incompletas e in congruentes las Especificaciones Técnicas. 4 5 20 Solicitar a la Unidad Técnica cotizaciones realizadas a proveedores para ver la congruencia de las especificaciones técnicas (estudio de mercado). Bajo Que las ET sean dirigidas o excluyentes a uno o varios proveedores respectivamente. 4 5 20 Someter a dictamen técnicos especializados externos de la Unidad Solicitante así mismo realizar investigación de mercado de acuerdo a los bienes a adquirir antes de dar inicio al proceso. Bajo 15 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Estimación inadecuada del proceso en el PACC. 4 4 16 Solicitar modificación presupuestaria considerándose que cuenta con fondos en otra partida y si no se cuenta con ello se realiza modificación de las cantidades ajustándose al presupuesto Bajo Elaboración de F01 pre- compromiso (reserva del proceso). Secretaría de Finanzas realice una disminución o congelamiento en el presupuesto. 5 5 25 (Riesgo externo). Mantener una comunicación fluida entre la SE y SEFIN Alto Recepción de verificación de presupuesto disponible. Respuesta tardía por parte de Contabilidad. 3 2 6 Mantener comunicación constante entre el responsable del proceso y la SDGC y así no obtener respuestas tardías Bajo (Respuesta negativa) No se cuenta con el presupuesto disponible 4 5 20 Girar directrices al personal que controla el presupuesto, para que se respete la asignación presupuestaria de cada unidad ejecutora. Medio Preparación/elaboración del documento base o pliego de condiciones. ET no estén completos y PC inadecuado. 4 4 16 Antes de dar inicio a la elaboración del pliego de condiciones, se debe verificar que las Especificaciones Técnicas sean las correctas y consultar al personal de adquisiciones o en caso extremo a la ONCAE, que tipo de PC es el correcto para el proceso de adquisición a realizar Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Que no se utilice el pliego estandarizado por la ONCAE. 1 1 1 La Dirección General de Adquisiciones debe informar a los encargados de licitación que deben utilizar siempre la versión final de los pliegos publicados en la Plataforma de Honducompras. Bajo Remisión a SG para la revisión y congruencia del documento base o pliego de condiciones con la LCE y su Reglamento, así como otras normas aplicables. No se entregue completo. 1 1 1 Antes de la remisión del Documento Base o PC para su revisión y congruencia del mismo a SG, se debe verificar los documentos adjuntos al mismo de manera que la entrega sea completa Bajo Recepción del Dictamen Legal sobre revisión del documento base o pliego de condiciones. Que no esté acorde a lo solicitado. 2 2 4 Una vez recibido verificar inmediatamente que el dictamen sea redactado de acuerdo al proceso. Bajo Solicitud de aprobación del Aviso de Licitación. No se entregue correcto. 1 1 1 El personal encargado del proceso tienen la responsabilidad de verificar la entrega completa de los documentos del proceso (solicitud del aviso de publicación sea la versión final revisada y autorizada por la autoridad máxima). Bajo Aprobación del aviso de licitación. Que no se reciba a tiempo. 3 3 9 Planificar el tiempo de firma con anticipación a la fecha fijada de la publicación. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Remisión del Aviso de Licitación aprobado para la publicación correspondiente. No remitir el aviso aprobado por el Ministro. 1 1 1 Remitir el aviso al momento de obtener el dictamen legal al Despacho. Bajo Publicación del aviso de licitación. La no publicación. 1 1 1 Seguimiento a la publicación. Bajo Difusión en Honducompras y portal de Secretaría de Educación. La página no esté disponible. 1 1 1 Solicitar a la ONCAE se restablezca la misma para la difusión. Bajo Que no estén actualizados o activos los usuarios. 1 1 1 Dar seguimiento en ONCAE Bajo Que no se realice en el tiempo establecido. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Solicitud de nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. Que no se envié oportunamente, que no se envié por parte de la DGA 1 1 1 Implementar el uso de Lista de cotejo El Oficial encargado del Proceso debe estar pendiente de remitir los Oficios, para poder cumplir con los tiempos establecidos en el PACC. Bajo Nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. Nombramiento tardío. 2 3 6 Seguimiento al nombramiento, El oficial encargado debe de estar en constante Monitoreo sobre la gestión solicitada al Despacho Correspondiente. Bajo Solicitud de aclaraciones al pliego de condiciones o documento base por posibles oferentes. Que las consultas no sean recibidas durante el tiempo establecido. 3 3 9 Dar seguimiento al proceso de acuerdo a las vías establecidas. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Remisión de las Aclaraciones al pliego de condiciones o documento base a la unidad solicitante. Consultas In coherentes o no claras y datos confidenciales. 3 3 9 Que el PC sea revisado por uno o más funcionarios de la Dirección General de Adquisiciones paras que esté lo más claro posible y evitar las aclaraciones. Bajo Recepción de las Aclaraciones al pliego de condiciones o documento base a Posibles Oferentes. Que no sea recibida oportunamente y con suficiente claridad. 3 1 3 Revisar los correos o las vías posibles de recepción de documentos, solicitar acuse de recibido de los posibles oferentes. Bajo Elaboración y remisión de la enmienda (en caso que aplique). Que no se incorporen todos los cambios. 1 1 1 El Oficial encargado debe Revisar cuidadosamente el contenido del documento así como el responsable de firma del mismo. Bajo Aprobación de enmiendas al pliego de condiciones o documento base. Que la misma se aprobada en tiempo límite para informar a los posibles oferentes de la existencia de la misma. 1 1 1 El oficial encargado debe de revisar los tiempos límites para enviar con tiempo las posibles enmiendas. Bajo Publicación en Honducompras y remisión de aclaratoria o enmienda a los posibles oferentes. Que no se les envié a todos los posibles oferentes. 1 1 1 Revisar las solicitudes del Pliego de Condiciones por parte de los oferentes. Enlistar los posibles Oferentes con su respectivo correo electrónico para así poder enviar a todos la información correspondiente. Bajo Convocatoria de Comisión y para apertura de ofertas. No notificar a todos los miembros de la Comisión. 1 1 1 Verificar la Confirmación de la recepción. Por parte de los miembros de la comisión, que la convocatoria ha sido recibida. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Remisión de las Aclaraciones al pliego de condiciones o documento base a la unidad solicitante. Consultas In coherentes o no claras y datos confidenciales. 3 3 9 Que el PC sea revisado por uno o más funcionarios de la Dirección General de Adquisiciones paras que esté lo más claro posible y evitar las aclaraciones. Bajo Recepción de las Aclaraciones al pliego de condiciones o documento base a Posibles Oferentes. Que no sea recibida oportunamente y con suficiente claridad. 3 1 3 Revisar los correos o las vías posibles de recepción de documentos, solicitar acuse de recibido de los posibles oferentes. Bajo Elaboración y remisión de la enmienda (en caso que aplique). Que no se incorporen todos los cambios. 1 1 1 El Oficial encargado debe Revisar cuidadosamente el contenido del documento así como el responsable de firma del mismo. Bajo Aprobación de enmiendas al pliego de condiciones o documento base. Que la misma se aprobada en tiempo límite para informar a los posibles oferentes de la existencia de la misma. 1 1 1 El oficial encargado debe de revisar los tiempos límites para enviar con tiempo las posibles enmiendas. Bajo Publicación en Honducompras y remisión de aclaratoria o enmienda a los posibles oferentes. Que no se les envié a todos los posibles oferentes. 1 1 1 Revisar las solicitudes del Pliego de Condiciones por parte de los oferentes. Enlistar los posibles Oferentes con su respectivo correo electrónico para así poder enviar a todos la información correspondiente. Bajo Convocatoria de Comisión y para apertura de ofertas. No notificar a todos los miembros de la Comisión. 1 1 1 Verificar la Confirmación de la recepción. Por parte de los miembros de la comisión, que la convocatoria ha sido recibida. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING No revisar el contenido de la documentación presentada o mala interpretación de la misma. 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias. Bajo Solicitud de subsanaciones y /o aclaraciones. Que no se redacte claramente las consultas o se solicite información no establecida en el Pliego de Condiciones. 1 2 2 El Director debe revisar el contenido de las consultas y/o solicitudes de subsanación. Bajo Recepción de subsanación de aspectos no sustanciales y/o aclaraciones. Que no sean recibidas o recibidas extemporáneamente. 1 3 3 Inexistente (Riesgo externo). En el Oficio de solicitud de Subsanación de aspectos no sustanciales o aclaraciones a los Oferentes hacer mención del tiempo límite establecido según la LCE (Ley de Contratación del Estado) Bajo Revisión de subsanaciones y/o aclaratoria y Elaboración de Informe de Recomendación de adjudicación. Que no se revise el contenido de los documentos presentados. 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias. Bajo Remisión para aprobación de Informe de Recomendación de adjudicación. Que no se envié oportunamente. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Remisión de Informe de Recomendación de adjudicación aprobado. Que no se redacte claramente y la no apropiada fundamentación. 1 3 3 El Director debe revisar el contenido el informe. Bajo Elaboración de Resolución y remisión para firma de Secretario de Estado. Que no se incluya toda la información relevante de cada etapa de evaluación y la no apropiada fundamentación. 1 4 4 El Director debe revisar el contenido del informe. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 41 Firma de resolución. Que no se realice en el tiempo oportuno. 1 3 3 Monitorear el tiempo y dar seguimiento a medida que se logre el objetivo. Bajo Elaboración de notificación y transcripción de la resolución. Que no se tome en cuenta el contenido de la resolución. 2 3 6 Unificar técnicas de revisión obligatorias. Bajo Difusión de la resolución en Honducompras y remisión de notificación y copia de la transcripción de la resolución a los oferentes. Que no se haga en tiempo oportuno. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Reclamos o impugnaciones (En el caso que aplique). Que se atrase el proceso de formalización del contrato. 1 4 4 Riesgo Externo. El Programar la Formalización del Contrato con anticipación. Bajo Evaluación recurso e inicio del proceso administrativo que corresponda (en el caso que aplique) Que no se realice en el tiempo establecido. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Solicitud de Documentos legales a la empresa y Remisión de Borrador de contrato. Que no se realice en el tiempo establecido. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Presentación de documentos legales, garantía de cumplimiento y observaciones al borrador. Que no se realice en el tiempo establecido. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo 48 Firma de contrato. Que no se realice en el tiempo oportuno. 1 1 1 Monitorear el tiempo y dar seguimiento a medida que se logre el objetivo. Bajo Falta de documentación legal previo a firma del contrato. 1 3 3 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Convocatoria para Firma de contrato y recepción de orden de inicio. Comunicación tardía. 3 2 6 Dar seguimiento. 2 Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Solicitud de número de acuerdo a Secretaría General Que no se realice en el tiempo oportuno. 1 1 1 Dar seguimiento. 1 Bajo Remisión de acuerdo y dos transcripciones para las respectivas firmas. Que no se realice en el tiempo oportuno. 1 1 1 Dar seguimiento. 1 Bajo Firma de acuerdo y dos transcripciones y remisión correspondiente. Que se remitan con errores. 2 3 6 Que se tenga un filtro para que revise los documentos antes de ser enviados a SG. Bajo Solicitud de modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Que no se realice en el tiempo oportuno. 1 1 1 Dar seguimiento. 1 Bajo Modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor en el SIAFI. Que el SIAFI este des habilitado. 1 4 4 No hay control (riesgo externo) Tener una constante comunicación entre ambas Secretarias de Estado. Bajo Recepción de F01 en etapa de compromiso de fondos a favor del proveedor (Reserva). La no entrega del mismo al responsable del proceso. 1 1 1 Dar seguimiento. 1 Bajo Inspección y pruebas de los bienes (en caso de que aplique). Falta de accesibilidad del proveedor. 1 3 3 Inexistente (Riesgo externo). Hacer la solicitud previo a la notificación al Proveedor Adjudicado. Siempre y cuando este establecido ( en el pliego) Bajo Fabricación y entrega de bienes. Que el proveedor no entregue el bien en el tiempo establecido en el contrato. 2 5 10 Monitoreo y supervisión de los bienes a adquirir, visitando al proveedor. Bajo Recepción de las actas de entrega, facturas, recibos, garantía de calidad y demás requisitos. Que sean presentadas extemporáneamente. 3 4 12 Inexistente (Riesgo externo). Comunicación y monitoreo por parte del Oficial responsable. Medio

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Secretaría de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones. Proceso: Licitación Pública o Privada. Fecha: Agosto de 2017 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Supervisión de la entrega de bienes a los beneficiarios. Falta de disponibilidad de presupuesto para movilización de personal. 1 2 2 Planificación y monitoreo. Bajo Falta de disponibilidad de personal idóneo. 1 2 2 Planificación y monitoreo. Bajo Que exista colusión con la empresa dando como resultado que no se realice una supervisión objetiva. 2 3 6 Nombramiento de Comisiones de Supervisión multidisciplinarias. Bajo Que el producto entregado no cumpla con las especificaciones técnicas solicitadas. 2 2 4 Inexistente (Riesgo externo). Supervisión Previa. Bajo Revisión de actas de entrega y demás documentación. Que presenten errores u omisiones. 5 5 25 Dar acompañamiento en la fase inicial de entrega. Bajo Remisión para tramite de pago Que no se remita la documentación completa o vigente. 4 2 8 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Que no se remita en el año fiscal que corresponde. 1 5 5 Dar seguimiento por medio de una calendarización. Bajo Que se remita extemporáneamente. 2 2 4 Dar seguimiento por medio de una calendarización. Bajo Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos16 Denominación del Proceso: Licitación Pública

16 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Proceso 3: Concurso Público o Privado Definición Consiste en la invitación pública o privada a potenciales interesados para que presenten ofertas técnicas y económicas para la adjudicación de contratos de consultoría, sujetándose a los Términos de Referencia (TdR’s) y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación. Objetivo Satisfacer una necesidad de contratación de acuerdo a una solicitud inicial por parte de la diferentes Unidades de la SE. Justificación El proceso cubre una necesidad a través de la participación de las diferentes empresas que ofrecen servicios de carácter intelectual. Realizando de manera transparente, y en las mejores condiciones costo/beneficio. Alcance El proceso se desarrolla solamente a nivel central, inicia con la presentación de solicitud de inicio/requerimiento por parte de la unidad solicitante, a la DGA, seguido de la preparación/elaboración de los Documentos Base de pedido de propuestas. Tales documentos pasan a revisión y dictamen para determinar la congruencia del Documento con la LCE y el RLCE; así como otras normas legales o reglamentarias aplicables. Descripción de actividades17 A continuación se muestran por cada actividad del proceso los responsables de su ejecución así como los formularios que se utilizan. No. Actividades Responsables Formulario Recibir solicitud de inicio y asignar proceso18 Dirección General de Adquisiciones Oficio de remisión y términos de referencia Revisar TdR´s y verificar el proceso en el PACC. Encargado de Licitaciones I o II Oficio Solicitar a SDGC verificación de presupuesto disponible y elaboración F0119 Dirección General de Adquisiciones. PACC Elaborar F01 pre-compromiso (reserva del proceso). Subdirección General de Contabilidad Oficio / F01 en estado de pre compromiso Elaborar pedido de propuestas y remitir a SG para revisión y dictamen Dirección General de Adquisiciones. 6 Elaborar dictamen legal.20 Secretaria General Oficio 17 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que ésta involucra y su actividad de control (Ver matriz de Micro evaluación de riesgo del proceso). 18 Incluye Términos de Referencia (TDR´s) y presupuesto a afectar. 19 Para realizar el pre-compromiso de fondos (Reserva). 20 Revisar congruencia del documento de Pedido de Propuestas con la LCE y otros. Proceso 3: Concurso Público o Privado Definición Consiste en la invitación pública o privada a potenciales interesados para que presenten ofertas técnicas y económicas para la adjudicación de contratos de consultoría, sujetándose a los Términos de Referencia (TdR’s) y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación. Objetivo Satisfacer una necesidad de contratación de acuerdo a una solicitud inicial por parte de la diferentes Unidades de la SE. Justificación El proceso cubre una necesidad a través de la participación de las diferentes empresas que ofrecen servicios de carácter intelectual. Realizando de manera transparente y en las mejores condiciones costo/beneficio. Alcance El proceso se desarrolla solamente a nivel central, inicia con la presentación de solicitud de inicio/requerimiento por parte de la unidad solicitante, a la DGA, seguido de la preparación/elaboración de los Documentos Base de pedido de propuestas. Tales documentos pasan a revisión y dictamen para determinar la congruencia del Documento con la LCE y el RLCE; así como otras normas legales o reglamentarias aplicables.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No. Actividades Responsables Formulario Si el CPRV21: Elaboración de lista de oferentes22 y pasa a la actividad 9 Si es CP23: Solicitud de aprobación del aviso a MAE y continua el proceso. Dirección General de Adquisiciones Oficio Aprobar aviso y remisión a DGA para su publicación. MAE Oficio/ Aviso de licitación aprobado Publicar el aviso de concurso en Honducompras y portal de SE24. Encargado de licitaciones I o II Solicitar nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. Director General de Adquisiciones Oficio Nombrar Comisión y Sub Comisión de Evaluación. MAE Oficio Solicitar aclaraciones al documento de Pedido de Propuestas. Oferentes Nota por escrito Recibir Aclaraciones al Pedido de Propuestas. Encargado de Licitaciones I o II Oficio Elaborar y remitir enmienda a MAE25. Director General de Adquisiciones Oficio Aprobar enmiendas al Pedido de Propuestas. MAE Oficio Publicar en Honducompras y remitir aclaratoria26 o enmienda a los posibles oferentes. Director General de Adquisiciones Oficio Recibir y aperturar Ofertas. Dirección General de Adquisiciones Ofertas Impresas Convocar Comisión27. Director General de Adquisiciones Oficio Evaluación Preliminar (evaluación legal). Miembros de la Comisión de Evaluación Formularios de evaluación y Acta de Evaluación Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones a los oferentes. Director General de Adquisiciones Oficio Recepción de subsanación de aspectos no sustanciales o aclaraciones. Encargados de Licitaciones I o II Nota por escrito Revisión de las subsanaciones o aclaratoria. Miembros de la Comisión de Evaluación Acta de subsanaciones Evaluación técnica. Miembros de la Comisión de Evaluación Formularios de evaluación 21 CPRV: Concurso Privado. 22 No menos de tres oferentes potenciales, los cuales deben estar inscritos en la ONCAE. 23 CP: Concurso Público. 24 Si es CP se debe publicar en un diario nacional de mayor circula ción por dos días (consecutivos o alternos) y en la gaceta. 25 En caso que aplique. 26 Hay que crear su elaboración, para esta se remite a las unidades técnicas o solicitantes las consultas formuladas por los posibles oferentes. 27 Se realiza para inicio del proceso de evaluación Legal y Técnica. 21 CPRV: Concurso Privado. 22 No menos de tres oferentes potenciales, los cuales deben estar inscritos en la ONCAE. 23 CP: Concurso Público. 24 Si es CP se debe publicar en un diario nacional de mayor circula ción por dos días (consecutivos o alternos) y en La Gaceta. 25 En caso que aplique. 26 Hay que crear su elaboración, para esta se remite a las unidades técnicas o solicitantes las consultas formuladas por los posibles oferentes. 27 Se realiza para inicio del proceso de evaluación Legal y Técnica.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No. Actividades Responsables Formulario Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones. Director General de Adquisiciones Oficio Recibir y elaborar subsanación de aspectos no sustanciales y/o aclaraciones. Oferentes Nota por escrito 26 Revisar subsanaciones o aclaratoria. Comisión de Evaluación Acta de subsanaciones Elaborar Informe de evaluación técnica. Miembros de la Comisión de Evaluación Formato de informe Aprobar informe de evaluación técnica y Convocar oferentes que calificar on para evaluación económica28. Director General de Adquisiciones Oficio Acto de apertura de ofertas económicas Director General de Adquisiciones, Miembros de la Comisión de Evaluación y Oferentes Acta de apertura de ofertas económicas Evaluación económica. Comisión de Evaluación y Oferentes Acta y Formulario Solicitar subsanaciones y /o aclaraciones. Director General de Adquisiciones Oficio Revisar subsanaciones y/o aclaratoria y Elaborar Informe de Evaluación Técnica y Económica Comisión de Evaluación Acta de subsanaciones y formato de informe Remitir a MAE Informe de Evaluación Técnica y Económica y solicitar autorización para negociación29. Director General de Adquisiciones Oficio Aprobar informe y autorizar negociaciones. MAE Oficio Convocar empresa para realizar negociaciones. Director General de Adquisiciones Oficio Elaborar Informe de Recomendación de adjudicación. Comisión de Evaluación Formato de informe Remitir informe a MAE para aprobación Director General de Adquisiciones Oficio Aprobar informe MAE Oficio Elaborar Resolución y remisión para firma de MAE. Secretaria General Resolución Firma de resolución. Secretaria General y MAE Oficio y Resolución 28 En caso que la evaluación sea únicamente por calidad se invitará solamente al mejor calificado, si no se logra un acuerdo se procede a invitar en orden de mérito al siguiente y así sucesivamente. 29 La negociación se realiza con la empresa mejor calificada y de no llegarse a un acuerdo se convoca a las empresas de acuerdo a las calificaciones obtenidas.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No. Actividades Responsables Formulario Elaborar notificación y transcripción de la resolución. Secretaria General Notificación y transcripción de resolución Difundir resolución en Honducompras y remitir notificación y copia de la transcripción de resolución a los oferentes. Encargados de Licitaciones I o II Notificación y transcripción Recurso de reposición30 (en el caso que aplique). Oferentes Nota por escrito Evaluar recurso e inicio del proceso administrativo que corresponda (En caso de que aplique). Secretaría General Oficio Solicitar Documentos legales a la empresa y remitir borrador de contrato. Director General de Adquisiciones Nota de remisión Presentar documentos legales y observaciones al borrador de contrato. Oferente adjudicado Contrato Firmar contrato y entrega de orden de inicio al proveedor. MAE y proveedor Contrato Elaborar y firmar acuerdo y dos transcripciones Secretaria General Acuerdo / Transcripciones Solicitar modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Director General de Adquisiciones SDGC Oficio / F01 en etapa de compromiso Recibir productos presentados por la empresa aprobados por la Unidad correspondiente. Encargados de Licitaciones I o II Oficio de aceptación de los productos Remitir a SDGC para trámite de pago Director General de Adquisiciones Oficio Fin del proceso Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones No. Actividades Responsables Formulario Elaborar notificación y transcripción de la resolución. Secretaria General Notificación y transcripción de resolución Difundir resolución en Honducompras y remitir notificación y copia de la transcripción de resolución a los oferentes. Encargados de Licitaciones I o II Notificación y transcripción Recurso de reposición30 (en el caso que aplique). Oferentes Nota por escrito Evaluar recurso e inicio del proceso administrativo que corresponda (En caso de que aplique). Secretaría General Oficio Solicitar Documentos legales a la empresa y remitir borrador de contrato. Director General de Adquisiciones Nota de remisión Presentar documentos legales y observaciones al borrador de contrato. Oferente adjudicado Contrato Firmar contrato y entrega de orden de inicio al proveedor. MAE y proveedor Contrato Elaborar y firmar acuerdo y dos transcripciones Secretaria General Acuerdo / Transcripciones Solicitar modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. Director General de Adquisiciones SDGC Oficio / F01 en etapa de compromiso Recibir productos presentados por la empresa aprobados por la Unidad correspondiente. Encargados de Licitaciones I o II Oficio de aceptación de los productos Remitir a SDGC para trámite de pago Director General de Adquisiciones Oficio Fin del proceso 30 Consiste en la presentación de reclamos o impugnaciones por parte de los oferentes a la resolución emitida por la SE.

Dirección General de Adquisiciones Diagrama de Flujo del Proceso

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso31 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de la solicitud de inicio que incluye Términos de Referencia (TDR´s) y presupuesto a afectar. Que no reciba los adjuntos del oficio 2 5 10 Durante la recepción se realice la revisión detallada de los documentos a recibir. Bajo 2 Asignación de proceso. Distribución tardía 2 3 6 Sistema de control de correspondencia Bajo Distribución no equitativa 2 4 8 Control de asignación 2 Bajo Solicitud de verificación de presupuesto disponible a la unidad correspondiente y elaboración F01 para realizar el pre- compromiso de fondos (Reserva). Que los recursos hayan sido utilizados para otra actividad 2 4 8 Revisión del POA con anticipación que las actividades estén planificadas Bajo Revisión de Términos de Referencia, verificación del proceso en el PACC. Que los términos de referencia este incompletos o in congruentes 2 5 10 Que la Unidad Técnica se asesore con un experto en el tema a contratar para elaborar los términos de referencia. Bajo Que el concurso no este contemplado en el PACC 2 4 8 Revisión del PACC que las actividades estén planificadas Bajo Elaboración de F01 pre-compromiso (reserva del proceso). Secretaría de Finanzas realice una disminución o congelamiento en el presupuesto 5 5 20 Inexistente (Riesgo externo) Tener una constante comunicación entre ambas Secretarias de Estado. Alto Recepción de verificación de Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento 3 Bajo 31 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING presupuesto disponible. Respuesta Negativa 4 5 20 Girar directrices al personal que controla el presupuesto, para que se respete la asignación presupuestaria de cada unidad ejecutora. Medio Preparación / elaboración del documento de Documento de Pedido de Propuestas. Que los Términos de Referencia no estén suficientemente claros. 4 4 16 Apoyarse en un experto en el tema para verificar la viabilidad de los Términos de Referencia. Bajo Remisión para la revisión y congruencia del documento de Pedido de Propuestas con la LCE y su Reglamento, así como otras normas aplicables. Que exista in congruencia con la normativa aplicable. 4 4 16 Solicitar dictamen legal a la Secretaria General. Bajo Recepción del Dictamen Legal sobre revisión del documento Pedido de Propuestas. Que no esté acorde a lo solicitado. 3 2 6 Una vez recibido verificar inmediatamente que el dictamen sea redactado de acuerdo al proceso. Bajo Elaboración de lista corta con no menos de tres oferentes potenciales, los cuales deben estar inscritos en la ONCAE. Que la lista corta no sea elaborada con criterios objetivos. 2 5 10 Publicar en la página de ONCAE para que otros posibles oferentes puedan solicitar participar en la Licitación Privada. Bajo Que exista colusión entre los funcionarios y las empresas. 3 5 15 Realizar una invitación abierta y que esta se difunda a través de Honducompras y del portal de la Secretaria. Bajo Difusión en Honducompras y portal de Secretaría de La página no esté disponible. 1 3 3 Solicitar a la ONCAE se restablezca la misma para la difusión. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Educación. Que no estén actualizados o activos los usuarios. 1 1 1 Dar seguimiento en ONCAE. Bajo Que no se realice en el tiempo establecido. 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Solicitud de nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. No dar respuesta oportuna 1 1 1 Dar seguimiento a solicitudes. Bajo Nombramiento de Comisión y Sub Comisión de Evaluación. Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento. 3 Bajo Solicitud de aclaraciones al documento de Pedido de Propuestas. Consultas In coherentes o no claras y datos confidenciales 3 3 9 Que el documento de Pedido de Propuestas sea revisado por uno o más funcionarios de la Dirección General de Adquisiciones para que esté lo más claro posible y evitar las aclaraciones. Bajo Remisión de las Aclaraciones al Pedido de Propuestas a la unidad solicitante. Que no se envié oportunamente 1 3 3 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Recepción de las Aclaraciones al Pedido de Propuestas. Que no sea recibida oportunamente y con suficiente claridad 3 1 3 Dar seguimiento. 1 Bajo Elaboración y remisión de la enmienda (en caso de que aplique). Que no se incorporen todos los cambios 1 1 1 Revisar cuidadosamente el contenido del documento. Bajo Aprobación de enmiendas al Pedido de Propuestas. Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento. 3 Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Publicación en Honducompras y remisión de aclaratoria o enmienda a los posibles oferentes. Que se no le envié a todos los posibles oferentes 1 3 3 Dar seguimiento a las remisiones de las aclaratorias. Bajo Recepción de Ofertas. Recepciones fuera de tiempo o de manera incorrecta 1 5 5 Monitoreo del proceso de recepción por parte del funcionario asignado. Bajo Apertura de Ofertas. Que se inicie después del tiempo estipulado 1 3 3 Monitoreo del proceso de recepción por parte del Director de Adquisiciones. Bajo Convocatoria de Comisión para inicio del proceso de evaluación Legal y Técnica. Que no se envíe oportunamente. 1 1 1 Implementar el uso de Lista de cotejo. Bajo Evaluación Preliminar (evaluación legal). Favoritismo de algún miembro de la Comisión con uno o más de los oferentes. 1 4 4 Supervisión del proceso de evaluación. Bajo Que las ofertas presentadas sean de un monto superior al monto programado para el proceso. 1 5 5 Inexistente (Riesgo externo). Realizar un estudio de mercado adecuado. Bajo No revisar el contenido de la documentación presentada. 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias y establecer formularios para revisión de la documentación Bajo Solicitud de subsanaciones y /o aclaraciones a los oferentes. Que no se redacte claramente las consultas o se solicite información no establecida en el documento de Pedido de Propuestas. 1 4 4 Los miembros de la comisión y el Director deben revisar el contenido de las consultas y/o solicitudes de subsanación Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de subsanación de aspectos no sustanciales o aclaraciones. Por parte de los Oferentes Que no sean recibidas o recibidas extemporáneamente. 1 3 3 Inexistente (Riesgo externo) En el Oficio de solicitud de Subsanación de aspectos no sustanciales o aclaraciones a los Oferentes hacer mención del tiempo límite establecido según la LCE (Ley de Contratación del Estado) Bajo Revisión de las subsanaciones o aclaratoria. Que no se revise correctamente el contenido de los documentos presentados. 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias Bajo Evaluación técnica. Favoritismo de algún miembro de la Comisión con uno o más de los oferentes. 1 4 4 Supervisión del proceso de evaluación Bajo No revisar a detalle el cumplimiento de las especificaciones técnicas 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias Bajo Que el personal nombrado no tenga experiencia en el área a evaluar 1 5 5 Nombrar el personal de las comisiones con experiencia en el proceso que se va a desarrollar Bajo Solicitud de subsanaciones y /o aclaraciones. Que no se redacte claramente las consultas o se solicite información no establecida en el documento de Pedido de Propuestas 1 4 4 Los miembros de la comisión y el Director deben revisar el contenido de las consultas y/o solicitudes de subsanación Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de subsanación de aspectos no sustanciales y/o aclaraciones. Por parte de los Oferentes Que no sean recibidas o recibidas extemporáneamente 1 3 3 Inexistente (Riesgo externo) En el Oficio de solicitud de Subsanación de aspectos no sustanciales o aclaraciones a los Oferentes hacer mención del tiempo límite establecido según la LCE (Ley de Contratación del Estado) Bajo Revisión de subsanaciones o aclaratoria. Que no se revise correctamente el contenido de los documentos presentados 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias Bajo Elaboración de Informe de evaluación técnica. Que no se incluya toda la información relevante de la evaluación y que la fundamentación no sea la apropiada 1 4 4 Los miembros de la comisión y el Director deben revisar el contenido del informe Bajo 32 Aprobación del informe de evaluación técnica. Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Convocatoria a los oferentes que calificar on en la evaluación económica. Comunicación tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Acto de apertura de ofertas económicas. Que se inicie después del tiempo estipulado 1 3 3 Monitoreo del proceso de apertura por parte del Director de Adquisiciones Bajo Que no se presenten los representantes legales de las empresas 1 5 5 Girar las convocatorias a las empresas en tiempo y forma Bajo Convocatoria de Comisión para evaluación económica. Comunicación tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Solicitud de subsanaciones y /o aclaraciones. Que no se redacte claramente las consultas o se solicite información no establecida en el documento de Pedido de Propuestas 1 4 4 Los miembros de la comisión y el Director deben revisar el contenido de las consultas y/o solicitudes de subsanación Bajo Recepción de subsanación de aspectos no sustanciales y/o aclaraciones. Que no sean recibidas o recibidas extemporáneamente 1 3 3 Inexistente (Riesgo externo) En el Oficio de solicitud de Subsanación de aspectos no sustanciales o aclaraciones a los Oferentes hacer mención del tiempo límite establecido según la LCE (Ley de Contratación del Estado) Bajo Revisión de subsanaciones y/o aclaratoria y Elaboración de Informe de Evaluación Técnica y Económica. Que no se revise correctamente el contenido de los documentos presentados 3 3 9 Unificar técnicas de revisión obligatorias Bajo Que no se incluya toda la información relevante de la evaluación y que la fundamentación no sea la apropiada 1 4 4 Los miembros de la comisión y el Director deben revisar el contenido del informe Bajo Remisión de Informe de Evaluación Técnica y Económica y solicitud de autorización para realizar negociación con la empresa mejor calificada y de no llegarse a un acuerdo convocar a las empresas de acuerdo a las calificaciones obtenidas. Que no se envié oportunamente 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de aprobación de informe y autorización para realizar negociaciones. Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Convocatoria a empresa para realizar negociaciones, lo cual constar a en acta. Comunicación tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Elaboración de Informe de Recomendación de adjudicación. Que no se incluya toda la información relevante de la evaluación y que la fundamentación no sea la apropiada 1 4 4 Los miembros de la comisión y el Director deben revisar el contenido del informe Bajo Remisión para aprobación de Informe de Recomendación de adjudicación. Comunicación tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Remisión de Informe de Recomendación de adjudicación aprobado. Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Elaboración de Resolución y remisión para firma de Secretario de Estado. Que no se incluya toda la información relevante del proceso y que la fundamentación no sea la apropiada 1 4 4 El Secretario General deben revisar que el contenido de la resolución este de conformidad a las evaluaciones realizadas Bajo Firma de resolución. Que no se realice en el tiempo oportuno 1 3 3 Monitorear el tiempo y dar seguimiento a medida que se logre el objetivo Bajo Elaboración de notificación y transcripción de la resolución. Que no se tome en cuenta el contenido de la resolución 2 3 6 Unificar técnicas de revisión obligatorias Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Difusión de la resolución en Honducompras y remisión de notificación y copia de la transcripción de la resolución a los oferentes. Que no se haga en tiempo oportuno 1 3 3 Implementar el uso de Lista de cotejo. Bajo Reclamos o impugnaciones (en el caso que aplique). Que se atrase el proceso de formalización del contrato 1 4 4 Riesgo Externo Programar la formalización del Contrato con anticipación con las personas involucradas, Bajo Evaluación recurso e inicio del proceso administrativo que corresponda (en caso de que aplique). Que la Secretaria no pueda fundamentar la impugnación o reclamo 1 4 4 Riesgo Externo revisión de los Pliegos antes de ser entregados a los posible interesados. Bajo Solicitud de Documentos legales a la empresa y Remisión de Borrador de contrato. Que no se realice en el tiempo establecido 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo Bajo Presentación de documentos legales y observaciones al borrador de contrato. Que no se realice en el tiempo establecido 1 1 1 Implementar el uso de lista de cotejo. Bajo Firma de contrato. Que no se realice en el tiempo oportuno 1 1 1 Monitorear el tiempo y dar seguimiento a medida que se logre el objetivo Bajo Convocatoria para Firma de contrato y recepción de orden de inicio. Comunicación tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Solicitud de número de acuerdo a Secretaría General. Respuesta tardía 1 1 1 Dar seguimiento 1 Bajo Remisión de acuerdo y dos transcripciones para las respectivas firmas. Que no se realice en el tiempo oportuno. 1 1 1 Dar seguimiento 1 Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Concurso Privado o Público Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Firma de acuerdo y dos transcripciones y remisión correspondiente. Respuesta tardía. 1 1 1 Dar seguimiento 1 Bajo Solicitud de modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor. La no entrega del mismo al responsable del ingreso al SIAFI. 1 1 1 Dar seguimiento 1 Bajo Modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del proveedor en el SIAFI. Que el SIAFI este des habilitado. 1 4 4 Inexistente (Riesgo externo) mantener una comunicación permanente entre ambas Secretarias de Estado. Bajo Recepción de F01 en etapa de compromiso de fondos a favor del proveedor (Reserva). La no entrega del mismo por parte responsable del proceso de ingreso al SIAFI. 1 1 1 Dar seguimiento 1 Bajo Desarrollo de la consultoría. Inclusión de personal que no estaba contemplado en la propuesta. 3 5 15 Planificación y monitoreo por parte de la Unidad técnica y de la Dirección General de Adquisiciones Bajo Que no desarrollen el proceso de conformidad al tiempo establecido en el contrato. 2 5 10 Planificación y monitoreo por parte de la Unidad técnica y de la Dirección General de Adquisiciones Bajo Recepción de productos presentados por la empresa aprobados por la Unidad correspondiente. Que el producto entregado no cumpla con lo establecido en los términos de referencia. 3 4 12 Revisión de los productos por parte de expertos en el tema de la consultoría desarrollada Bajo Remisión para trámite de pago. Que no se remita la documentación completa. 4 2 8 Implementar el uso de Lista de cotejo Bajo Que no se remita en el año fiscal que corresponde. 1 5 5 Dar seguimiento por medio de una calendarización Bajo Que se remita extemporáneamente 2 2 4 Dar seguimiento por medio de una calendarización Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos32 Denominación del Proceso: Concurso Privado o Público Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Comités de Evaluación - Dictamen Legal de SG al Documento de Pedido de Propuestas. - Recepción de ofertas es por parte del Encargado de Licitación y el Asistente Administrativo. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X El proceso se ejecuta a nivel central ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - Integración de la Sociedad Civil como observadores en los Comités de Evaluación - Apertura de Ofertas en un acto público ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Publicación en Portal de la SE - Difusión de todo el proceso en Honducompras - Difusión del llamado a la licitación en la página web de la SE - Integración de personal de la Unidad de Transparencia de la SE como observadores en los Comités de Evaluación. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Expediente original se remite a la DGAF - De manera digital en el Portal Honducompras. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE. 32 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Definición Consiste en la invitación a participar a potenciales interesados para que presenten propuestas, Hojas de Vida (Curriculum Vitae) para la adjudicación de contrato de consultoría sujetándose a los Términos de Referencia (TdR´s) y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación. Las disposiciones generales del presupuesto y los convenios internacionales suscritos indican los techos presupuestarios bajo los cuales se contempla la realización de este tipo de proceso además de la complejidad y el alcance del servicio requerido. Objetivo Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud de contratación de servicios profesionales por parte de la diferentes Unidades de la SE. Justificación El proceso cubre una necesidad a través de la participación de un profesional especializado que ofrece servicios a título enteramente personal para tareas u objetivos específicos, sin requerir la participación de otro personal profesional o técnico. Realizando de manera transparente, y en las mejores condiciones costo/beneficio. Alcance El proceso inicia con una solicitud realizada por cualquier Unidad de la SE la cual es recibida por un Técnico de la DGA y finaliza con la verificación de la recepción de los servicios y una remisión para trámite de pago. Descripción de actividades33 El proceso se desarrolla a través de las actividades que se detallan a continuación: Matriz de actividades responsables y formularios No. Actividades Responsables Formularios Inicio Recibir solicitud de inicio y asignar proceso34. Dirección General de Adquisiciones. Oficio de remisión. Solicitar verificación de presupuesto disponible a SDGC. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Oficio. 3 Notificar presupuesto disponible. SDGC Oficio. Revisar de TdR´s, verificación del proceso en el PACC. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo Oficio de solicitud. Difundir de los TDR´s en los portales de la Secretaría de Educación y Honducompras. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Formato de documento base o pliego de condiciones Honducompras. 33 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso). 34 Debe incluir TdR´s y presupuesto a afectar. Proceso 4: Consultoría Individual Definición Consiste en la invitación a participar a potenciales interesados para que presenten propuestas, Hojas de Vida (Curriculum Vitae) para la adjudicación de contrato de consultoría sujetándose a los Términos de Referencia (TdR´s) y demás condiciones establecidas por el órgano responsable de la contratación. Las disposiciones generales del presupuesto y los convenios internacionales suscritos indican los techos presupuestarios bajo los cuales se contempla la realización de este tipo de proceso además de la complejidad y el alcance del servicio requerido. Objetivo Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud de contratación de servicios profesionales por parte de las diferentes Unidades de la SE. Justificación El proceso cubre una necesidad a través de la participación de un profesional especializado que ofrece servicios a título enteramente personal para tareas u objetivos específicos, sin requerir la participación de otro personal profesional o técnico. Realizando de manera transparente, y en las mejores condiciones costo/beneficio. Alcance El proceso inicia con una solicitud realizada por cualquier Unidad de la SE la cual es recibida por un Técnico de la DGA y finaliza con la verificación de la recepción de los servicios y una remisión para trámite de pago.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Solicitar nombramiento de Comisión de Evaluación. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Oficio. Nombrar Comisión Evaluación. Unidad solicitante o ejecutora. Oficio. 8 Elaborar criterios de evaluación. Comisión de Evaluación. Formatos/ documentos. 9 Envío de Currículos Vitae Posibles Oferentes. Notas y/o correos electrónicos. Evaluar Currículos Vitae de los posibles candidatos (Hojas de Vida). Director General de Adquisiciones y Unidad solicitante (Comisión de Evaluación). Formatos/ documentos. Entrevistar a los candidatos mejor evaluados según la calificación propuesta en los TDR´s. Comisión de Evaluación. Formatos/ documentos. Elaborar Acta de Recomendación de Adjudicación. Director General de Adquisiciones. Documento. Difundir Acta de Adjudicación en Honducompras. Director General de Adquisiciones. Contrato. Elaborar contrato. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Aclaratoria o Enmienda/correo electrónico. Solicitar número de acuerdo a Secretaría General. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Oficio. Elaborar y remitir Contrato, Acuerdo y dos transcripciones a Secretaría General y elaborar el dictamen legal correspondiente. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Documentos descritos. Elaborar el dictamen legal correspondiente. SG Dictamen legal Firmar Contrato, Acuerdo y dos transcripciones de las autoridades. MAE y Consultor. Documentos descritos. Solicitar modificación del F01 a etapa de compromiso a favor del consultor. Director General de Adquisiciones. Oficio. Recibir F01 en etapa de compromiso de fondos a favor del consultor (Reserva). Comisión de Evaluación. Memorándum. 21 Desarrollo de la Consultoría. Consultor contratado. Informes/ plan de trabajo. Recibir productos y documentos presentados por el consultor aprobados por la Unidad correspondiente. Director General de Adquisiciones y Unidad solicitante. Nota del oferente. Remitir a SDGC para trámite de pago. Encargado de Licitaciones I o II, asistente administrativo. Acta de Subsanación/aclaratoria de evaluación preliminar Dictamen Técnico. Fin Final del Proceso.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Diagrama de Flujo del Proceso

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso35 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer una necesidad de acuerdo a una solicitud inicial por parte de las diferentes Unidades de la SE. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Consultoría Individual Fecha: Marzo de 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción de la solicitud de inicio que incluye Términos de Referencia (TdR´s) y presupuesto a afectar. Que no remitan la información completa en el oficio de solicitud 2 5 10 Durante la recepción se realice la revisión detallada de los documentos a recibir. Bajo Asignación de proceso. Remisión o Distribución tardía 2 3 6 Sistema de control de correspondencia Bajo Solicitud de verificación del presupuesto disponible a la unidad correspondiente Respuesta tardía 2 4 8 Comunicación constante con la Unidad solicitante Bajo Revisión de Términos de Referencia, verificación del proceso en el PACC. Que los recursos hayan sido utilizados para otra actividad o que no estén en el PACC. 2 5 10 Revisión del POA que las actividades estén planificadas Medio Solicitar modificación del PACC, en caso de proceder o en su defecto rectificación de los TdR’s Incompletas e in congruentes las Especificaciones Técnicas 4 5 20 Brindar apoyo a las unidades para que la documentación entregada correctamente Medio Recepción de verificación de presupuesto disponible. Que los TDR sean dirigidas o excluyentes 4 5 20 Someter a dictamen técnicos especializados externos de la Unidad Solicitante Medio Difusión de los TdR’s en los portales de la Secretaría de Educación y Honducompras. Estimación inadecuada del proceso en el PACC 4 4 16 Realizar comunicaciones de las directrices actualizadas a las Disposiciones Generales del Presupuesto Bajo 35 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Solicitud de nombramiento de Comisión de Evaluación Secretaría de Finanzas realice una disminución o congelamiento en el presupuesto 5 5 25 Inexistente (Riesgo externo) Mantener una permanente comunicación entre ambas Secretarias de Estado. Alto Nombramiento de Comisión Evaluación Respuesta tardía 3 2 6 Dar seguimiento 2 Bajo Elaboración de Criterios de Evaluación. Que no se revise con los técnicos 3 3 9 Planificar con anticipación la revisión de los criterios Bajo Recepción de Currículos Vitae de los posibles candidatos (Hojas de Vida). No recibir la documentación soporte del posible candidato 1 1 1 Revisar el contenido e informar al candidato para que remita lo faltante Bajo Evaluación de los Currículos Vitae de los posibles candidatos (Hojas de Vida). Que no se reciba al menos tres aspirantes 1 1 1 Solicitar a la ampliación de la difusión Bajo Entrevistar a los candidatos mejor evaluados según el porcentaje de los criterios considerados en los TdR’s. Que no se presenten a la entrevista 1 1 1 Hacer llamadas telefónicas para confirmar asistencia Bajo Elaboración de Acta de Recomendación de Adjudicación. Que no se realice en el tiempo establecido 1 1 1 Implementar el uso de Lista de cotejo Bajo Difusión del Acta de Adjudicación en Honducompras No dar respuesta oportuna 1 1 1 Dar seguimiento a solicitudes Bajo Se elabora contrato y se pide revisión de la unidad solicitante. Que no se envié oportunamente 1 1 1 Implementar el uso de Lista de cotejo Bajo Solicitud de número de acuerdo a Secretaría General. Que no se reciba respuesta a tiempo 3 3 9 Monitorear el proceso 2 Bajo Elaboración y Remisión de Contrato, Acuerdo y dos transcripciones a Secretaría General Que no se envié oportunamente 1 1 1 Implementar el uso de Lista de cotejo Bajo Firma de Contrato, Acuerdo y dos transcripciones de las autoridades. Que no se reciba oportunamente 3 1 3 Dar seguimiento 1 Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Convocatoria para firma de contrato del consultor. Que el consultor, no esté de acuerdo con el contrato 1 1 1 Solicitar que el consultor Revise cuidadosamente el contenido del contrato y este de acuerdo, antes de que inicie a trabajar Bajo Solicitud de reserva del presupuesto, y elaboración F01 para realizar el pre- compromiso de fondos (Reserva) Que no sea aprobado a tiempo 1 1 1 Enviar toda la documentación pertinente a tiempo Bajo Recepción de F01 en etapa de compromiso de fondos a favor del consultor (Reserva). Recepciones fuera de tiempo o de manera incorrecta 1 3 3 Monitoreo del proceso de recepción por parte del Director Bajo Desarrollo de la Consultoría. Que se inicie después del tiempo estipulado 1 3 3 Monitoreo del proceso de recepción por parte del Director Bajo Seguimiento y monitoreo del contrato suscrito. Favoritismo de parte de las autoridades correspondiente 1 4 4 Supervisión de los productos Bajo Recepción de productos y documentos presentados por el consultor aprobados por la Unidad correspondiente Que los productos presentados no sean los esperados 1 5 5 Inexistente (Riesgo externo) Claridad y detalle en los Pliego para así evitar la presentación del Producto a los posible interesados. Bajo Remisión para tramite de pago No revisar el contenido de la documentación presentada 3 4 12 Unificar técnicas de revisión obligatorias Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos36 Denominación del Proceso: Consultoría Individual Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Comités de Evaluación - Dictamen Legal de SG al Documento Base - Recepción de ofertas es por parte del Encargado de Licitación, y el Asistente Administrativo ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El proceso se desarrolla a nivel central ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - Integración de la Sociedad Civil como observadores en los Comités de Evaluación - Apertura de Ofertas en un acto público ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Publicación en la Gaceta diario de mayor circula ción y en uno internacional, y Portal de la SE - Difusión de todo el proceso en Honducompras - Difusión del llamado a la licitación en la página web de la SE - Murales de Transparencia ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Expediente original se remite a la DGAF - De manera digital en el Portal Honducompras ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para facilitar el logro de objetivos de la SE. Proceso5: Contrataciones Directas por Emergencia Definición Este proceso no se realiza habitualmente en la SDGP; Se trata de una intervención que Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos36 Denominación del Proceso: Consultoría Individual Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Comités de Evaluación - Dictamen Legal de SG al Documento Base - Recepción de ofertas es por parte del Encargado de Licitación, y el Asistente Administrativo ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El proceso se desarrolla a nivel central ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - Integración de la Sociedad Civil como observadores en los Comités de Evaluación - Apertura de Ofertas en un acto público ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Publicación en la Gaceta diario de mayor circula ción y en uno internacional, y Portal de la SE - Difusión de todo el proceso en Honducompras - Difusión del llamado a la licitación en la página web de la SE - Murales de Transparencia ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Expediente original se remite a la DGAF - De manera digital en el Portal Honducompras ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para facilitar el logro de objetivos de la SE. Proceso 5: Contrataciones Directas por Emergencia Definición Este proceso no se realiza habitualmente en la SDGP; Se trata de una intervención que se inicia con un Decreto Presidencial que indica al máximo responsable de la Cartera Educativa la necesidad de realizar una compra que por motivos de urgencia no pueden ser tratados con los procedimientos de compra habituales (Artículo 9, de la Ley de Contratación del Estado). 36 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Cuando se inicia un proceso de estas características se deben aplicar los criterios y normas establecidas en la Ley de Contratación del Estado Artículo 63, párrafo 1, así como las Disposiciones Generales del Presupuesto que determinan el techo presupuestario. Objetivo Atender una solicitud de contratación que reviste carácter de emergencia. Justificación Debido a la emergencia de la compra los tiempos de los procesos habituales no permitirían dar respuesta en tiempo y forma para cumplir con la demanda que emana del Poder Ejecutivo Nacional. Alcance El Alcance del proceso dependerá del tipo de situación que deba atender y de las limitaciones que establezca la LCE y RLCE. Descripción de actividades37 A continuación se detalla el procedimiento a seguir, los responsables de cada actividad y los formularios que se utilizan según su pertinencia. Matriz de Actividades, Responsables y Formularios No. Actividad Responsable Formulario Inicio  1. Emitir Decreto Presidencial. Comisión de Emergencia (Consejo de Ministros) Decreto presidencial. 2 Enviar oficio se solicitud de compra a DGA. Ministro (a) en el Despacho de Educación. Oficio de solicitud 3 Verificar presupuesto disponible. Director (a) General de Adquisiciones. Plataforma del SIAFI 4 Definir especificaciones técnicas del bien o servicio38. Comisión de Emergencia/ Unidad técnica competente Oficio emitido por las unidades solicitantes con las especificaciones técnicas 5 Buscar proveedores en Honducompras39. Director (a) General de Adquisiciones. Portal de Honducompras Catálogo de proveedores. 37 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso y Matriz de riesgo institucional disponible en portal de trasparencia SE.). 38 Se debe establecer comunicación con el solicitante o beneficiario para definir las características del bien o servicio. 39 En caso que aplique. Proceso 5: Contrataciones Directas por Emergencia Definición Este proceso no se realiza habitualmente en la SDGP; Se trata de una intervención que se inicia con un Decreto Presidencial que indica al máximo responsable de la Cartera Educativa la necesidad de realizar una compra que por motivos de urgencia no pueden ser tratados con los procedimientos de compra habituales (Artículo 9, de la Ley de Contratación del Estado). Cuando se inicia un proceso de estas características se deben aplicar los criterios y normas establecidas en la Ley de Contratación del Estado Artículo 63, párrafo 1, así como las Disposiciones Generales del Presupuesto que determinan el techo presupuestario. Objetivo Atender una solicitud de contratación que reviste carácter de emergencia. Justificación Debido a la emergencia de la compra los tiempos de los procesos habituales no permitirían dar respuesta en tiempo y forma para cumplir con la demanda que emana del Poder Ejecutivo Nacional. Alcance El Alcance del proceso dependerá del tipo de situación que deba atender y de las limitaciones que establezca la LCE y RLCE. Descripción de actividades37 A continuación se detalla el procedimiento a seguir, los responsables de cada actividad y los formularios que se utilizan según su pertinencia.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 6 Buscar y solicitar propuesta de oferta40. Director (a) General de Adquisiciones. La solicitud de oferta 7 Recepción de ofertas. Director (a) General de Adquisiciones. Ofertas de proveedores 8 Elegir Proveedor. Director (a) General de Adquisiciones. Acta de adjudicación del bien o servicio emitido por DGA. 9 Notificar proveedor sobre su adjudicación. Director (a) General de Adquisiciones. Oficio de adjudicación Correo electrónico, o vía telefónica. 10 Generar Contrato u Orden de Compra con las especificaciones acordadas en el punto 4. Director (a) General de Adquisiciones. -Orden de Compra o Contrato. -Comunicación de adjudicación al proveedor. 11 Enviar contrato u Orden de Compra a SDGC elaborar F01 Pre-compromiso. Director (a) General de Adquisiciones. -Documentación soporte y contrato firmado por el proveedor y SE. -Orden de compra y documentación soporte. 12 Elaborar F01 Pre-compromiso SDGC URL del SIAFI y usuario que corresponda para realizar el monitoreo. 13 Enviar F01 y orden de compra o F01 y copia del contrato al proveedor. Director (a) General de Adquisiciones. F01. 14 Monitorear la orden de compra o contrato41. Director (a) General de Adquisiciones. Comunicaciones telefónicas, correos electrónicos, Oficios. 15 Recibir el bien o servicio y Elaborar Acta de Recepción. Encargado de almacén (Bienes Nacionales). Acta de recepción (bienes y servicios) o Informe técnico (Obra). 16 Remitir proceso de contratación a SDGC para trámite de pago (F01 Devengado). Director (a) General de Adquisiciones. Oficio de remisión, Acta de recepción o informe técnico, factura y recibo. Fin Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 6 Buscar y solicitar propuesta de oferta40. Director (a) General de Adquisiciones. La solicitud de oferta 7 Recepción de ofertas. Director (a) General de Adquisiciones. Ofertas de proveedores 8 Elegir Proveedor. Director (a) General de Adquisiciones. Acta de adjudicación del bien o servicio emitido por DGA. 9 Notificar proveedor sobre su adjudicación. Director (a) General de Adquisiciones. Oficio de adjudicación Correo electrónico, o vía telefónica. 10 Generar Contrato u Orden de Compra con las especificaciones acordadas en el punto 4. Director (a) General de Adquisiciones. -Orden de Compra o Contrato. -Comunicación de adjudicación al proveedor. 11 Enviar contrato u Orden de Compra a SDGC elaborar F01 Pre-compromiso. Director (a) General de Adquisiciones. -Documentación soporte y contrato firmado por el proveedor y SE. -Orden de compra y documentación soporte. 12 Elaborar F01 Pre-compromiso SDGC URL del SIAFI y usuario que corresponda para realizar el monitoreo. 13 Enviar F01 y orden de compra o F01 y copia del contrato al proveedor. Director (a) General de Adquisiciones. F01. 14 Monitorear la orden de compra o contrato41. Director (a) General de Adquisiciones. Comunicaciones telefónicas, correos electrónicos, Oficios. 15 Recibir el bien o servicio y Elaborar Acta de Recepción. Encargado de almacén (Bienes Nacionales). Acta de recepción (bienes y servicios) o Informe técnico (Obra). 16 Remitir proceso de contratación a SDGC para trámite de pago (F01 Devengado). Director (a) General de Adquisiciones. Oficio de remisión, Acta de recepción o informe técnico, factura y recibo. Fin 40 (con las mismas características del proceso de difusión en Honducompras) a oferentes resultantes de un proceso externo a Honducompras. 41 Entre la entrega de contrato y el cumplimiento de la entrega del bien o servicio.

Diagrama de Flujo del Proceso Diagrama de Flujo del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso42 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Atender una solicitud de contratación que reviste carácter de emergencia. Unidad: Subdirección General de Proveeduría Proceso: Contratación Directa por Emergencia Fecha: julio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Emitir Decreto Presidencial. No hay riesgo. 2 Oficio del Ministro en el despacho de Educación. No hay riesgo. 3 Verificación presupuestaria. Omisión de la verificación presupuestaria en esta etapa del proceso 3 4 12 Se verifica en el sistema SIAFI la disponibilidad presupuestaria. Bajo 4 Definir las especificaciones técnicas del bien o servicio (Comunicación con el solicitante para definir las características del bien o servicio). Que las Especificaciones técnicas sean orientadas para que solo las pueda suplir un proveedor 4 5 20 Se establece una Comisión Técnica especializada para la elaboración de las especificaciones del bien o servicio a adquirir (por lo menos 3 personas). Medio Ambigüedad en la redacción de las especificaciones técnicas. 3 5 15 Asegurar que la Comisión Técnica especializada posea los conocimientos y la capacidad para el manejo del bien o servicio. Bajo 5 Búsqueda de Proveedores (Adquisiciones). Carencia de oferentes. 3 5 15 La DGA cuenta con una base de proveedores de acuerdo al inventario existente en la SE. Bajo Búsqueda dirigida con fines de beneficio a determinado proveedor/ personas. 5 5 25 Se establece una Comisión Técnica de Emergencia para la búsqueda de proveedores. Medio 6 Búsqueda y solicitud de propuesta de oferta (Las mismas características del proceso de difusión en Honducompras) a La oferta no cumple con todas las especificaciones estipuladas 2 5 10 Se monitorea la recepción por parte del proveedor de las especificaciones establecidas. Bajo 42 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Atender una solicitud de contratación que reviste carácter de emergencia. Unidad: Subdirección General de Proveeduría Proceso: Contratación Directa por Emergencia Fecha: julio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING oferentes resultantes de un proceso externo a Honducompras. La no recepción de la oferta. 1 5 5 Monitoreo de la cotización de la oferta a los proveedores. Bajo 7 Recepción de ofertas. No hay riesgo. 8 Elección del proveedor Seleccionar al proveedor por favoritismo personal o a terceros. 2 5 10 Se respetan las normas de ONCAE en relación los procedimientos de compra. Bajo 9 Notificación al Proveedor sobre su adjudicación No notificar al proveedor 1 5 5 La notificación se hace inmediatamente después de su elección Bajo 10 Generación de Contrato u orden de compra (con las condiciones acordadas en el punto 4). Que no se respeten las especificaciones técnicas 1 5 5 El contrato se elabora a partir de la especificaciones técnicas previamente definidas Bajo 11 Envío del Contrato SDGC para Pre compromiso. No hay riesgo. 12 Verificación del F01 en SIAFI No hay riesgo. 13 Envío del F01 y Orden de Compra o F01 y Contrato al Proveedor. No hay riesgo. 14 Monitoreo de la Orden de Compra o Contrato (entre la entrega de contrato y el cumplimiento de la entrega del bien o servicio). El seguimiento no se realiza de manera oportuna según lo establecido en el contrato. 2 5 10 Se realiza seguimiento de cumplimiento a la orden de compra o contrato. Bajo 15 Recepción del bien o servicio y elaboración del Acta de Recepción. Incumplimiento del contrato por parte el proveedor. 1 5 5 Se brinda seguimiento al contrato. Bajo El bien o servicio no cumple con las especificaciones establecidas en el contrato. 1 5 5 En el caso de los bienes se solicita una muestra al proveedor del bien requerido. Bajo 16 Remisión del proceso de Contratación para trámite de pago (Devengado). No hay riesgo.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos43 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - El proceso se realiza respetando las leyes, disposiciones y normativas para la realización de compras del Estado. - Para evitar la corrupción del proceso existen comisiones de evaluación especializadas y seguimiento para el proceso. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El proceso es una orden presidencial, y se aplica en situaciones de emergencia. No se realiza a nivel descentralizado. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - Se permite que un miembro de la Sociedad Civil participe como veedor del proceso. - Dependiendo de la dimensión y cobertura del proceso se permite mayor participación e involucramiento de sociedad civil (TH, ASJ, COMDE, APF, Gobiernos estudiantiles entre otros) ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - El proceso se publica en el portal de Honducompras, para facilitar el acceso a la información a la ciudadanía en general. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - La documentación original del proceso queda en la Dirección General administrativa-financiera. - Cada oficial responsable de un determinado proceso se respalda a nivel individual manteniendo una copia de respaldo del mismo en digital e impreso hasta por diez años. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se realiza para responder a una necesidad especifica emitida mediante Decreto presidencial y que puede no responder a los objetivos específicos de la SE. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos43 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - El proceso se realiza respetando las leyes, disposiciones y normativas para la realización de compras del Estado. - Para evitar la corrupción del proceso existen comisiones de evaluación especializadas y seguimiento para el proceso. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El proceso es una orden presidencial, y se aplica en situaciones de emergencia. No se realiza a nivel descentralizado. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - Se permite que un miembro de la Sociedad Civil participe como veedor del proceso. - Dependiendo de la dimensión y cobertura del proceso se permite mayor participación e involucramiento de sociedad civil (TH, ASJ, COMDE, APF, Gobiernos estudiantiles entre otros) ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - El proceso se publica en el portal de Honducompras, para facilitar el acceso a la información a la ciudadanía en general. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - La documentación original del proceso queda en la Dirección General administrativa-financiera. - Cada oficial responsable de un determinado proceso se respalda a nivel individual manteniendo una copia de respaldo del mismo en digital e impreso hasta por diez años. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se realiza para responder a una necesidad especifica emitida mediante Decreto presidencial y que puede no responder a los objetivos específicos de la SE. 43 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Proceso 6: Pago de planillas CEPB y CCEPREB Definición Consiste en el pago de Planillas a nivel nacional de los Centros comunitarios de educación Pre-básica y centros de Educación Pre-básica. Para realizar el proceso se debe contar con un convenio de prestación de servicios entre la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y el Banco Nacional de Desarrollo Agrícola (BANADESA) mismo que deber ser firmado en febrero de cada año. Objetivo Facilitar el proceso de pago de educador as y docentes encargados de brindar atención a los centros educativos. Justificación El proceso de pago de Planillas es necesario dado que a nivel nacional se remiten por parte de las Direcciones Departamentales de Educación (DDE) a la DGA las planillas de pago CCPREB y CEPB solicitando se efectúe el pago de la mismas se reflejando los montos a pagar de acuerdo a los meses y según el periodo de prestación de servicios educativos por parte de los responsables o encargados de atender el CE. Descripción de actividades44 Matriz de actividades, responsables y formularios N° Actividad Responsable Formularios o medios 1 Recepción digital de planillas CCEPREB y CEPB45 Encargado de licitaciones I Planillas 2 Verificar monto total de la planilla y cantidad de educador as Encargado de licitaciones I Planillas 3 Enviar VB digital a las coordinadoras de pre-básica para impresión de planillas Encargado de licitaciones I 4 Imprimir y remitir planillas selladas por el Director departamental a la DGA adjuntando constancias de trabajo de los beneficiarios Coordinador de pre- básica Planillas selladas 5 Validar la información de planilla recibida y constancias de trabajo En caso de encontrar inconsistencias: notificar a la DDE para subsanar y pasa a actividad 4. Encargado de licitaciones I planillas 6 Inicio del proceso de pago Director de Adquisiciones 7 Ingresar F01 a favor de BANADESA y F01 de comisión bancaria46 Pre-interventor II SIAFI 44 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso). 45 Se debe asegurar que los beneficiarios incluidos en las planillas reflejen datos personales correctos y completos y asegurar que no haya duplicidad de beneficiario. Proceso 6: Pago de planillas CEPB y CCEPREB Definición Consiste en el pago de Planillas a nivel nacional de los Centros comunitarios de educación Pre-básica y centros de Educación Pre-básica. Para realizar el proceso se debe contar con un convenio de prestación de servicios entre la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación y el Banco Nacional de Desarrollo Agrícola (BANADESA) mismo que deber ser firmado en febrero de cada año. Objetivo Facilitar el proceso de pago de educador as y docentes encargados de brindar atención a los centros educativos. Justificación El proceso de pago de Planillas es necesario dado que a nivel nacional se remiten por parte de las Direcciones Departamentales de Educación (DDE) a la DGAlas planillas de pago CCPREB y CEPB solicitando se efectúe el pago de la mismas se reflejando los montos a pagar de acuerdo a los meses y según el periodo de prestación de servicios educativos por parte de los responsables o encargados de atender el CE.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 8 Aprobar F01 Pre-interventor I- SDGP SIAFI 9 Firma de F01 Director General de Adquisiciones SIAFI 10 Solicitar a SEFIN transferencia a favor de BANADESA47 Director General de Adquisiciones oficio 11 Realizar transferencia bancaria SEFIN 12 Enviar digital F01 y transferencia a BANADESA Licitador I F01 y Transferencia bancaria 13 Solicitar pago de planilla48 Director General de Adquisiciones Oficio 14 Habilitar pago de planilla en el Sistema bancario49 BANADESA 15 Enviar a DGA reporte de educador as que no cobrar on el bono BANADESA Correo electrónico 16 Enviar el reporte a Coordinador de Pre- básica-DDE para verificar la ausencia de cobro. Licitador I Correo electrónico 17 Enviar planillas de correcciones Coordinador de Pre- básicas Correo electrónico 18 Recibe planillas de corrección y vuelve a la actividad 2 Licitador I Correo electrónico 19 Solicitar a BANADESA pago de planillas de correcciones y reapertura del pago. Director General de Adquisiciones Oficio 20 Revisar liquidaciones de los pagos50 Licitador I Planillas 21 Elaborar y firmar acta de cierre BANADESA y DGA Acta de cierre 22 Devolución de remanentes a DGA en un máximo de 5 días hábiles BANADESA Cheque a favor de TGR 23 Depósito de los remanentes Pre-interventor II Cheque 24 Adjuntar al acta de liquidación el depósito de la devolución y archivo de documentación soporte Licitador I Acta de liquidación y cheque Fin del proceso 46 Se debe verificar la documentación que respalda el pago de planilla. 47 Se debe realizar un seguimiento exhaustivo a SEFIN para asegurar que esta actividad se lleve a cabo. 48 Se deben esperar 8 días hábiles luego de haber enviado F01 y Transferencia bancaria para Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 8 Aprobar F01 Pre-interventor I- SDGP SIAFI 9 Firma de F01 Director General de Adquisiciones SIAFI 10 Solicitar a SEFIN transferencia a favor de BANADESA47 Director General de Adquisiciones oficio 11 Realizar transferencia bancaria SEFIN 12 Enviar digital F01 y transferencia a BANADESA Licitador I F01 y Transferencia bancaria 13 Solicitar pago de planilla48 Director General de Adquisiciones Oficio 14 Habilitar pago de planilla en el Sistema bancario49 BANADESA 15 Enviar a DGA reporte de educador as que no cobrar on el bono BANADESA Correo electrónico 16 Enviar el reporte a Coordinador de Pre- básica-DDE para verificar la ausencia de cobro. Licitador I Correo electrónico 17 Enviar planillas de correcciones Coordinador de Pre- básicas Correo electrónico 18 Recibe planillas de corrección y vuelve a la actividad 2 Licitador I Correo electrónico 19 Solicitar a BANADESA pago de planillas de correcciones y reapertura del pago. Director General de Adquisiciones Oficio 20 Revisar liquidaciones de los pagos50 Licitador I Planillas 21 Elaborar y firmar acta de cierre BANADESA y DGA Acta de cierre 22 Devolución de remanentes a DGA en un máximo de 5 días hábiles BANADESA Cheque a favor de TGR 23 Depósito de los remanentes Pre-interventor II Cheque 24 Adjuntar al acta de liquidación el depósito de la devolución y archivo de documentación soporte Licitador I Acta de liquidación y cheque Fin del proceso 46 Se debe verificar la documentación que respalda el pago de planilla. 47 Se debe realizar un seguimiento exhaustivo a SEFIN para asegurar que esta actividad se lleve a cabo. 48 Se deben esperar 8 días hábiles luego de haber enviado F01 y Transferencia bancaria para solicitar el pago de planilla vía oficio indicando fechas de inicio y cierre de pago. 49 En los departamentos de Islas de la Bahía y Gracias a Dios se hace uso de los cajeros móviles para facilitar el pago de las educador as dado que en estos departamentos no existe agencia bancaria de BANADESA. 50 Una vez cerrado el pago de planillas definitivo, BANADESA cuenta con 20 días hábiles para ordenar la documentación soporte del proceso de pago.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Diagrama de Flujo del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos 51 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas Objetivo: Facilitar el proceso de pago de educador as y docentes encargados de brindar atención a los centros educativos de pre básica. Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Elaboración de Planillas CEPB y CCEPREB. Fecha: Octubre 2017. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING Recepción digital de planillas CCEPREB y CEPB52 Incorporación en la planilla de pago de personas ajenas al proceso. 3 5 15 El coordinador de pre-básica verifica que los beneficiarios incorporados en la planilla cuenten con la documentación que soporte el pago. Bajo Verificar monto total de la planilla y cantidad de educador as Duplicidad de beneficiarios 1 5 5 Tanto los montos a pagar como los beneficiarios cuentan con una revisión de los datos contemplados en la planilla. Bajo Enviar VB digital a las coordinadoras de pre-básica para impresión de planillas No hay riesgo Imprimir y remitir planillas selladas por el Director departamental a la DGA adjuntando constancias de trabajo de los beneficiarios Errores en los datos de los beneficiarios o inconsistencias entre las planillas digitales con VB de impresión y las planillas físicas en y errores en constancias de trabajo 4 5 20 El Coordinador de pre-básica y el personal de la DGA revisan detalladamente y cotejan la documentación que contempla esta actividad. Bajo 51 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9. 52 Se debe asegurar que los beneficiarios incluidos en las planillas reflejen datos personales correctos y completos y asegurar que no haya duplicidad de beneficiario.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Validación de la información de planilla recibida y constancias de trabajo En caso de encontrar inconsistencias: notificar a la DDE para subsanar y pasa a actividad 4. Inconsistencias en la información 4 5 20 El Coordinador de pre-básica y el personal de la DGA revisan detalladamente y cotejan la documentación que contempla esta actividad. Bajo Inicio del proceso de pago No hay riesgo Ingresar F01 a favor de BANADESA y F01 de comisión bancaria53 No hay riesgo Aprobar F01 No hay riesgo Firma de F01 No hay riesgo Solicitar a SEFIN transferencia a favor de BANADESA54 SEFIN no cumple en tiempo y forma la transferencia a favor de BANADESA 4 5 20 No hay control (Depende de la disponibilidad presupuestaria con la que cuenta SEFIN) Alto Realizar transferencia bancaria SEFIN no cumple en tiempo y forma la transferencia a favor de BANADESA 4 5 20 No hay control (Depende de la disponibilidad presupuestaria con la que cuenta SEFIN) Alto Enviar digital F01 y transferencia a BANADESA No hay riesgo Solicitar pago de planilla55 No hay riesgo Habilitar pago de planilla en el Sistema bancario56 No hay riesgo 53 Se debe verificar la documentación que respalda el pago de planilla. 54 Se debe realizar un seguimiento exhaustivo a SEFIN para asegurar que esta actividad se lleve a cabo. 55 Se deben esperar 8 días hábiles luego de haber enviado F01 y Transferencia bancaria para solicitar el pago de planilla vía oficio indicando fechas de inicio y cierre de pago. 56 En los departamentos de Islas de la Bahía y Gracias a Dios se hace uso de los cajeros móviles para facilitar el pago de las educador as dado que en estos departamentos no existe agencia bancaria de BANADESA.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales58 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno Y Anticorrupción? X - Las medidas de control interno se hacen efectivas mediante La solicitud a los DM y coordinadores de Pre-básica de planillas en físico y conteniendo los documentos respaldo. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El Proceso se realiza a nivel central. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - El proceso se realiza exclusivamente por personal de la DGA. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Se publica en el portal de transparencia la consolidación de las planillas por parte de la Coordinación de Pre-básica. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Documentos soportes requeridos en el proceso se archivan en la Coordinación de Pre básica - Existe un soporte digital de la información. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para facilitar el logro de objetivos de la SE. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales58 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno Y Anticorrupción? X - Las medidas de control interno se hacen efectivas mediante La solicitud a los DM y coordinadores de Pre-básica de planillas en físico y conteniendo los documentos respaldo. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - El Proceso se realiza a nivel central. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - El proceso se realiza exclusivamente por personal de la DGA. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Se publica en el portal de transparencia la consolidación de las planillas por parte de la Coordinación de Pre-básica. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Documentos soportes requeridos en el proceso se archivan en la Coordinación de Pre básica - Existe un soporte digital de la información. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para facilitar el logro de objetivos de la SE. 58 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Procesos Subdirección General de Proveeduría (SDGP) Proceso 1: Compras Menores, Bienes y Servicios (Proveedor Exclusivo o Proveedores Múltiples). Definición Consiste en la de contratación de bienes y servicios por un valor que no supere los techos establecidos, por las Disposiciones Generales del Presupuesto; el cual excluye los requerimientos formales de la licitación pública y privada. Objetivo Satisfacer la necesidad/demanda de bienes y servicios de las unidades de la SE de una manera eficaz y en el menor tiempo posible. Justificación Este tipo de procedimiento permite satisfacer necesidades en un lapso de tiempo menor, en comparación a los demás procesos contemplados en la Ley de Contratación del Estado. Todas las compras menores deberán estar sustentadas en una adecuada planificación, procurando que las necesidades a satisfacer se realicen de forma oportuna, con transparencia, e igualdad; y en las mejores condiciones de costos y calidad. Alcance Se inicia con la solicitud de compra; y posteriormente se verifica la disponibilidad presupuestaria en el SIAFI, se publica la solicitud de cotizaciones en el Módulo de Difusión de ONCAE. Posteriormente se receptan las cotizaciones, que son analizadas por el Comité de Apertura de Cotizaciones, Evaluación y Adjudicación; y se emite la orden de compra. El proceso continúa con informar a la empresa adjudicada para coordinar la entrega del bien o servicio; se elabora el acta de recepción de Almacén; y se remite el proceso para autorizar el pago. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Procesos Sub-Dirección General de Proveeduría (SDGP) Proceso 1: Compras Menores, Bienes y servicios (Proveedor Exclusivo o Proveedores Múltiples). Definición Consiste en la de contratación de bienes y servicios por un valor que no supere los techos establecidos, por las Disposiciones Generales del Presupuesto; el cual excluye los requerimientos formales de la licitación pública y privada. Objetivo Satisfacer la necesidad/demanda de bienes y servicios de las unidades de la SE de una manera eficaz y en el menor tiempo posible. Justificación Este tipo de procedimiento permite satisfacer necesidades en un lapso de tiempo menor, en comparación a los demás procesos contemplados en la Ley de Contratación del Estado. Todas las compras menores deberán estar sustentadas en una adecuada planificación, procurando que las necesidades a satisfacer se realicen de forma oportuna, con transparencia, e igualdad; y en las mejores condiciones de costos y calidad. Alcance Se inicia con la solicitud de compra; y posteriormente se verifica la disponibilidad presupuestaria en el SIAFI, se publica la solicitud de cotizaciones en el Módulo de Difusión de ONCAE. Posteriormente se receptan las cotizaciones, que son analizadas por el Comité de Apertura de Cotizaciones, Evaluación y Adjudicación; y se emite la orden de compra. El proceso continúa con informar a la empresa adjudicada para coordinar la entrega del bien o servicio; se elabora el acta de recepción de Almacén; y se remite el proceso para autorizar el pago. Descripción de actividades59 A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa. No. Actividad Responsable Formulario o medios 60 Inicio. 1 Solicitud de inicio (según PACC). Unidad Ejecutora Oficio. 2 Verificar disponibilidad presupuestaria. Subdirector General de Proveeduría. Reporte generado SIAFI donde se refleja la disponibilidad del 59 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso y consultar Matriz de riesgos institucionales). 60 Los formularios utilizados en los procesos se pueden consultar y obtener en los Anexos.

compra para la emisión del pago. la documentación soporte del proceso de compra para su pago. Fin. Diagrama de Flujo del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso63 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Bienes y servicios Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Solicitud de inicio (PACC). Especificaciones técnicas ambiguas La solicitud no cuenta con la estructura presupuestaria a ejecutar. 4 5 20 Consultar a las diferentes unidades técnicas de la SE, las especificaciones de los bienes/servicio. Realizar un estudio de mercado sobre los diferentes bienes y servicios que se desean adquirir Medio 2 Verificar disponibilidad presupuestaria. No tiene Disponibilidad presupuestaria. 2 5 10 Monitorear Constantemente en el Sistema SIAFI la Disponibilidad presupuestaria. Bajo No verificar en SIAFI la disponibilidad presupuestaria. 3 4 12 Monitorear Constantemente en el Sistema SIAFI la Disponibilidad presupuestaria. Bajo 3 Publicar la solicitud de cotizaciones para el proceso de compra (ONCAE) Módulo de Difusión. La no publicación de la solicitud del proceso de compras del bien o servicio. 2 5 10 Adjuntar al proceso de compra la impresión de la publicación de solicitud del bien o servicio. Bajo 4 Recepción de cotizaciones enviadas por las empresas interesadas. Que exista colusión entre proveedores. 3 5 15 Publicar en Honducompras para que una gran cantidad de proveedores puedan participar sin tener relación entre ellos. Bajo Publicar en Honducompras y enviar correos electrónicos para invitar a varios proveedores a participar en el proceso de compra. 63 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Bienes y servicios Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING Que ningún proveedor participe. 2 5 10 Investigación de mercado de acuerdo a Bienes adquirir y ampliar la base de proveedores Bajo 5 Conformar Comité de Apertura y Evaluación de Ofertas. El comité de apertura y evaluación de ofertas este conformado por personas que corresponden a una misma unidad y no tienen criterio diferido. 2 5 10 Comité de apertura está conformado por funcionarios de diversas unidades (3 Personas Mínimo) Bajo Comité de apertura y evaluación de ofertas brinde información confidencial a los proveedores (colusión). 3 5 15 El comité de apertura y adjudicación de oferta debe conformarse por personas serias, responsables y con ética profesional. Bajo 6 Aperturar, evaluar y adjudicar las diferentes ofertas Comité de apertura y evaluación de oferta este conformado por funcionarios que desconozcan del proceso de Compra. 5 5 25 La máxima autoridad emite un procedimiento detallado de las funciones o competencias del comité de apertura al momento de revisar las ofertas de los proveedores. (Nombrando el personal con el conocimiento de adquisiciones) Medio 7 Emitir Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas. La acta de apertura cuenta con cálculos matemáticos Erróneos 4 3 12 Revisar minuciosa mente el acta de apertura 5 Bajo 8 Notificar al Proveedor. No existe Riesgo (el No Comunicarle al proveedor) 4 3 12 Mantener una comunicación fluida entre las partes involucradas en el proceso de adquisición B aj o

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Bienes y servicios Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 9 Emitir orden de compra. Especificar detalladamente todos los productos adquirir. 2 5 10 Tener un formato claro y detallar de manera clara las especificaciones técnicas delos productos adquirir. Bajo 10 Envió a la Sub Dirección General de Contabilidad para emitir un Pre-compromiso del proceso. Oficio de remisión del proceso de compra con adjuntos incompletos 2 5 10 Personal técnico para revisar que los procesos sean enviados con la documentación completa y requerida Bajo 11 Informar a la empresa adjudicada para coordinar que entreguen el bien o servicio (envió de F01 y Orden de Compra). La entrega de los bienes o servicios con mucha lentitud e in congruencia con los solicitado 3 4 12 Coordinar con los proveedores la entrega de los bienes conforme a los tiempos establecidos por ONCAE Bajo 12 Acta de Recepción de Almacén o Bodega Que el producto que entrega la empresa no coincida con lo solicitado o este vencido 2 5 10 Verificar con el comité de recepción que los productos sean los correctos y no estén vencidos ni por vencer Bajo 13 Remisión de proceso de compra para la emisión del pago. Remisión de Documentos incompletos y con cálculos matemáticos incorrectos 3 4 12 Personal técnico haga una revisión minuciosa de los documentos de la adquisición para poder remitir a pago 2 Bajo Fin

Secretaría de Estado en el Despacho Manual de Procesos y Procedimien Dirección General de Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos64 Denominación del Proceso: Compras Menores, Bienes y servicios Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Las medidas de control interno se hacen efectivas mediante la formación del Comité de Apertura y Evaluación de Ofertas; y - Correlativos de orden de compra, de oficios y Memorándum. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - La mayor parte de las unidades ejecutoras a nivel nacional, realizan procesos de compras menores, DDE, y algunos proyectos y programas. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X - Murales de Transparencia para informar a la ciudadanía como se realizan los procesos y en que se está ejecutando el presupuesto. - Publicación en Transparencia de la Secretaría de Educación los pasos que se realizan para la realización de una compra menor. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Publicación del proceso de compra en Honducompras. - Publicación de los procesos en la página de Transparencia Secretaría de Educación. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Documentos originales del proceso en el archivo general de la Dirección General Administrativa y Financiera. - Cada oficial mantiene copias de respaldo del archivo de los procesos en la Subdirección General de Proveeduría. 64 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Proceso 2: Compras Menores; Contrato de Obra Pública. Definición El proceso de Compras Menores de contrato de obra pública es el proceso de contratación por un valor que no supere los techos establecidos, por las Disposiciones Generales del Presupuesto; el cual excluye los requerimientos formales de la licitación pública y privada. Objetivo El objetivo del Proceso de Compras Menores de contrato de obra pública es satisfacer las necesidades de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Justificación Este tipo de procedimiento permite satisfacer necesidades en un lapso de tiempo menor, en comparación a los demás procesos contemplados en la Ley de Contratación del Estado. Todas las compras menores deberán estar sustentadas en una adecuada planificación, procurando que las necesidades a satisfacer se realicen de forma oportuna, con transparencia, e igualdad; y en las mejores condiciones de costos y calidad. Alcance El Proceso de Compras Menores se inicia con la solicitud de compra por la diferentes unidades; posteriormente se verifica la disponibilidad presupuestaria en el Sistema SIAFI, se publica la solicitud de cotizaciones en el Módulo de Difusión de Honducompras, se realiza la recepción de las cotizaciones, que son analizadas, evaluadas y adjudicadas por el Comité de evaluación de Cotizaciones, el oficial de compras emite contrato y solicita acuerdo del proceso para enviar posteriormente a firma del contrato. Oficial de compras y los ingenieros de la DIGECEBI dan seguimiento y monitoreo hasta finalizar el proceso y remitir para autorizar el pago. Descripción de actividades 65 A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educac Manual de Procesos y Procedimientos Integrad Dirección General de Adquisicion 10 Solicitar Acuerdo. Oficial de Compras. Oficio con Fecha, nomenclatura, especificación del bien a solicitar, estructura presupuestaria a afectar, firma y sello de la unidad. 11 Emisión de Acuerdo. Secretaria General. Documento con fecha y descripción del acuerdo y firma y sello. 12 Elaborar contrato. Oficial de Compras. Formato de contrato con las clausulas, descripción, firma y sello de los involucrados. 13 Firmar contrato. MÁE Firma y sello de las partes involucradas (ministro y Proveedor). 14 Enviar Contrato y documentos del proceso a la SDGC para generar el F01 Pre compromiso. Oficial de Compras. Oficio con fecha y descripción, firma y sello. 15 Orden de inicio de la obra (Entrega de contrato firmado y F01 de Reserva al proveedor). Oficial de Compras. Oficio con descripción, firma y sello. 16 Seguimiento y ejecución de contrato. Ingenieros DIGECEBI y Oficial de Compras. Formatos de monitoreo con fechas y descripción de los avances. 17 Informe final de inspección de la obra y enviar a SDGP. Ingenieros DIGECEBI y Oficial de Compras. Formato de informe con descripción, firma y sello. 18 Solicitar al proveedor de documentos para pago del proceso. Oficial de Compras. Correo Electrónico. 19 Remitir proceso a SDGC para pago. Oficial de Compras. Formato de oficio con la Descripción, firma y sello. Fin.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 13.1.1 a grama de Flujo del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso67 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Satisfacer la necesidad Obra de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Contrato de Obra Pública. Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Solicitud de inicio PACC. Especificaciones técnicas no sean claras y detalladas. 3 5 15 Verificar y solicitar especificaciones claras y detalladas. Bajo 2 Disponibilidad presupuestaria. No tener la disponibilidad presupuestaria. 2 5 10 Se verifica en el Sistema SIAFI la disponibilidad de presupuesto. Bajo Omisión de la verificación presupuestaria. 3 4 12 Se verifica en el Sistema SIAFI la Disponibilidad presupuestaria. Bajo 3 Solicitar Resolución del proceso a SG. Respuesta tardía 3 4 12 Se brinda seguimiento a SG hasta obtener la resolución. Bajo 4 Emisión de Resolución. Errores en la resolución y que no esté conforme al proceso solicitado. 3 4 12 Revisión expedita al momento de recibirla. Bajo 5 Publicar en Honducompras. (No publicar el Proceso en el Portal de Honducompras) Adjuntar al proceso de compra una copia de la publicación de la solicitud del bien o servicio. 3 5 15 Adjuntar al proceso de compra una copia de la publicación de la solicitud de ofertas del bien o servicio. Bajo 6 Recepción de ofertas. Que exista colusión entre proveedores. 3 5 15 Publicar en Honducompras para que una gran cantidad de proveedores puedan participar sin tener relación entre ellos. Bajo Ningún proveedor participe. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso67 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Satisfacer la necesidad Obra de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Contrato de Obra Pública. Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Solicitud de inicio PACC. Especificaciones técnicas no sean claras y detalladas. 3 5 15 Verificar y solicitar especificaciones claras y detalladas. Bajo 2 Disponibilidad presupuestaria. No tener la disponibilidad presupuestaria. 2 5 10 Se verifica en el Sistema SIAFI la disponibilidad de presupuesto. Bajo Omisión de la verificación presupuestaria. 3 4 12 Se verifica en el Sistema SIAFI la Disponibilidad presupuestaria. Bajo 3 Solicitar Resolución del proceso a SG. Respuesta tardía 3 4 12 Se brinda seguimiento a SG hasta obtener la resolución. Bajo 4 Emisión de Resolución. Errores en la resolución y que no esté conforme al proceso solicitado. 3 4 12 Revisión expedita al momento de recibirla. Bajo 5 Publicar en Honducompras. (No publicar el Proceso en el Portal de Honducompras) Adjuntar al proceso de compra una copia de la publicación de la solicitud del bien o servicio. 3 5 15 Adjuntar al proceso de compra una copia de la publicación de la solicitud de ofertas del bien o servicio. Bajo 6 Recepción de ofertas. Que exista colusión entre proveedores. 3 5 15 Publicar en Honducompras para que una gran cantidad de proveedores puedan participar sin tener relación entre ellos. Bajo Ningún proveedor participe. 67 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Satisfacer la necesidad Obra de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Contrato de Obra Pública. Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 7 Apertura y adjudicación de oferta. Comité de apertura y evaluación de oferta este conformado por funcionarios que desconozcan del proceso de Compra. 5 5 25 La máxima autoridad emite un procedimiento detallado de las funciones o competencias del comité de apertura al momento de revisar las ofertas de los proveedores (nombrando personal con el conocimiento del Proceso de Adquisición). Medio 8 Emitir Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas. No existe el Riesgo, (El acta de apertura cuenta con cálculos matemáticos erróneos) 4 3 12 (Revisar minuciosa mente el Acta de Apertura.) Bajo 9 Informar al Proveedor Adjudicado. No existe el Riesgo, (El no comunicarle al Proveedor.) 4 3 12 (El tener una comunicación fluida entre las partes involucradas en Proceso de Adquisición.) Bajo 104 Solicitar número acuerdo. No existe Riesgo. ( El asignar numero erróneo o duplicado) 4 3 12 Solicitar la verificación de que el número sea el correcto Bajo 11 Emisión de Acuerdo. Que el acuerdo no sea congruente con el proceso de adquisición que se está generando. 3 3 9 Los abogados de Secretaria General que elaboren el acuerdo son conocedores de las leyes que respaldan la los procesos de adquisición de obras públicas. Bajo 12 Elaboración del contrato. Las cláusulas del contrato in congruentes y poco claras. 2 5 10 Detallar de manera clara y específica las cláusulas del contrato. Bajo 13 Firma del contrato. No hay Riesgo. (Que no se encuentre alguna de las partes que correspondan en Firmar el Contrato) 2 3 6 (El asignar o delegar Firma.) Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Satisfacer la necesidad Obra de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Contrato de Obra Pública. Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 14 Envió de Contrato y documentos del proceso a la sub Dirección General de Contabilidad para generar el pre- compromiso. Que no tenga el presupuesto disponible para la obra por recorte presupuestario (por parte de SEFIN). 3 5 15 El Riesgo es externo (Finanzas), tener una comunicación constante entre ambas Secretarias de Estado. Alto 15 Orden de inicio de la obra (Entrega de contrato firmado y F01 de Reserva al proveedor). Que los tiempos no estén detallados. 3 4 12 La orden de inicio es clara y precisa, detalla los tiempos de la obra el comienzo y el final. Bajo 16 Seguimiento y ejecución de contrato. Que exista colusión entre el proveedor y los supervisores de la obra. 3 5 15 Supervisión de la obra por parte de los oficiales de Compra para verificar los tiempos y proceso de avances de la obra. Medio 17 Informe final de inspección de la obra. La obra fue finalizada y no está conforme a lo establecido en el contrato. 3 5 15 Los Supervisores y el oficial de compras deben generar informe con la obra finalizada y conforme a lo establecido en el contrato. Medio Los tiempos de finalizar la obra no cumplen con los establecidos según contrato y orden de inicio. 3 5 15 Monitoreo y seguimiento por los funcionarios involucrados en el proceso. 18 Recepción del informe. Que no sea remitido a la Unidad correspondiente. 3 4 12 Plasmar con claridad en que Unidad tiene que ser entregado el Informe. Bajo 19 Acta de aceptación de la obra. Que la fecha que se refleja en el Acta no sea la Plasmada según Contrato. 3 3 9 En el contrato la fecha límite de entrega del Acta es clara en la cláusula correspondiente. Bajo 20 Solicitud de documentos para pago del proceso. Que la Documentación no tenga vigencia o está en trámite. 3 3 9 Solicitar en tiempo y forma los documentos correspondientes para trámite de pago.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Satisfacer la necesidad Obra de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras Menores, Contrato de Obra Pública. Fecha: junio 2017 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 21 Remisión de pago de proceso. Que no cuente con el Presupuesto correspondiente ya sea por recorte o congelamiento de Presupuesto por parte de SEFIN 4 3 12 Riesgo Externo. Se debe mantener una comunicación fluida entre SE y SEFIN. Bajo Fin Matriz de verificación de Inclusión de Elementos transversales Estratégicos 68 Denominación del Proceso: Compras Menores Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Las medidas de control interno se hacen efectivas mediante la formación del Comité de Apertura y Evaluación de Ofertas; y Monitoreo de los procesos - Correlativos de Contratos, acuerdos, oficios y Memorándum ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - La mayor parte de las unidades ejecutoras a nivel nacional, realizan procesos de compras menores, DDE, y algunos proyectos y programas ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Publicación del proceso de compra en ONCAE - Transparencia Secretaría de Educación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Documentos originales en el archivo de la Dirección General Administrativa y Financiera - Copias en la Subdirección General de 68 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Proceso 3: Compras por Catálogo Electrónico69. Definición Consiste en el medio electrónico que contiene una relación ordenada,en la que se incluyen y describen la forma individual proveedores, productos, precios y cualquier otra información o dato relevante esto en base a la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos, Art. 8. Objetivo El objetivo del Proceso de Compras por Catalogo Electrónico, es Realizar Compras Eficientes y Transparentes a través de medios electrónicos y satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Justificación Este tipo de procedimiento permite satisfacer necesidades en un lapso de tiempo menor, en comparación a los demás procesos contemplados en la Ley de Contratación del Estado. Todas las compras deberán estar sustentadas en una adecuada planificación, procurando que las necesidades a satisfacer se realicen de forma oportuna, con transparencia, e igualdad; y en las mejores condiciones de costos y calidad. Alcance El Proceso de Compras Menores se inicia con la solicitud de compra;y posteriormente se verifica el PACC y disponibilidad presupuestaria en el SIAFI, y se emite la orden de compra en el Catálogo Electrónico. El proceso continúa con informar a la empresa adjudicada para coordinar la entrega del bien o servicio; se elabora el acta de recepción de Almacén; y se remite el proceso para autorizar el pago. _____________________ 69 El proceso se realiza en la Plataforma Honducompras de ONCAE. 70 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso). 71 Los formularios utilizados en los procesos se pueden consultar y obtener en los Anexos.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Diagrama de Flujo del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso72 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras por Catalogo Electrónico Fecha: julio 2016 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Solicitud de inicio (de acuerdo al PACC). Especificaciones técnicas claras del bien a adquirir. 2 3 6 Estudio de mercado para tener un mejor conocimiento sobre las especificaciones de los productos. Bajo No se cuente con la estructura Presupuestaria a afectar. 2 5 10 Verificación previa en el sistema SIAFI la disponibilidades presupuestaria disponible. Bajo 2 Remisión de Oficio de Inicio. No hay Riesgo. Extravió del Oficio de Inicio. 2 5 10 Tener personal capacitado en el manejo y control de la documentación. Bajo Verificar en PACC. No está incluida la actividad en el PACC. 1 3 3 Tener una mejor planificación de las actividades que se realizaran por parte de las Unidades técnicas de la SE. Bajo Verificar Disponibilidad Presupuestaria. Que existan recortes o congelamientos en Finanzas. 2 5 10 No hay control. Mantener una constante comunicación entre ambas Secretarias de Estado. Medio No cuenta con el presupuesto en el objeto del gasto afectar. 3 5 15 Las unidades ejecutoras deben tener un mejor control sobre las actividades ejecutadas presupuestariamente. Bajo Asignación a Oficial de Compras. No hay Riesgo. Asignación del mismo Proceso a varios Oficiales de Compra. 2 4 8 Llevar un control en digital de los Procesos para así evitar la asignación duplicada de los Procesos. Bajo 6 Verificación de producto en Catalogo Electrónico. El producto no se encuentre en el Catalogo de Honducompras. 1 2 2 Verificación en el Portal de Honducompras (Si el bien o servicio no está en el portal de Honducompras se procede a hacer una solicitud de autorización a ONCAE para realizar compra por difusión). Bajo 72 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras por Catalogo Electrónico Fecha: julio 2016 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 7 Realizar compra por Catalogo Electrónico. No hay Riesgo. Que el Portal de Honducompras este des habilitado. 3 5 15 Manteniendo una comunicación constante Honducompras. Bajo 8 Generar Orden de compra Catalogo Electrónico. No se cuenta con la disponibilidad presupuestaria según el objeto del gasto a imputar. 4 4 16 No hay control. Revisión previa de Presupuesto Disponible en Objeto de Gasto. Alto 9 Verificación de disponibilidad del producto con el proveedor. El proveedor no tiene la disponibilidad del producto según orden de compra generada. 2 3 6 Comunicación con el proveedor para verificación de la existencia del producto. Bajo 10 Aprobación de orden de compra. No hay Riesgo. Por errores en descripción así como en cantidades u Objeto de gasto. 3 4 12 Verificación del Documento (Orden de Compra) antes de su Impresión. Bajo 11 Envió de la Orden de Compra a Contabilidad para elaborar Pre- compromiso. Oficio de remisión del proceso de compra con adjuntos incompletos 2 5 10 Personal técnico para revisar que los procesos sean enviados con la documentación completa y requerida Bajo 12 Notificación y envío de Orden de Compra y F01 al Proveedor. No hay Riesgo. El no tener acceso a internet o la vía telefónica. 3 5 15 Comunicación con el personal técnico de la SE para evitar falta servicios de comunicación. Bajo 13 Monitoreo y seguimiento de la entrega de los Bienes o Servicios. La entrega de los bienes o servicios con lentitud e in congruencia con lo solicitado 3 4 12 Coordinar con los proveedores la entrega de los bienes conforme a los tiempos establecidos por ONCAE Bajo 14 Acta de Recepción de Almacén o Bodega. Que el producto que entrega la empresa no coincida con las especificaciones solicitadas. 2 5 10 Verificar con el comité de recepción que los productos sean los correctos y no estén vencidos ni por vencer. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras por Catalogo Electrónico Fecha: julio 2016 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 15 Remisión de proceso de compra para Pago. Remisión de Documentos incompletos y con cálculos matemáticos incorrectos 3 4 12 Personal técnico haga una revisión minuciosa de los documentos de la adquisición para poder remitir a pago 2 Bajo Final del Proceso. Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos73 Denominación del Proceso: Compras por Catálogo Electrónico Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Los procesos son realizados en un portal de Honducompras (Catálogo Electrónico) en donde los productos son seleccionado por el precio más bajo y el que reúne las especificaciones de acuerdo a lo solicitado. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Los procesos son ejecutado por todos aquellos que cuentan con un usuario y pueden adquirir los bienes y servicios en Honducompras ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Si ya que este se adquiere en un página de catálogo Electrónico en donde los bienes y Servicios ya fueron licitados según convenio marco. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Cada responsable tiene la responsabilidad de respaldar dicho proceso con una copia en físico y de igual manera la DGAF tiene el respaldo de la documentación original en custodia en un archivo general de la SE. 73 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Objetivo: Satisfacer la necesidad de bienes y servicios de una manera eficaz, en el menor tiempo posible. Unidad: SDGP Proceso: Compras por Catalogo Electrónico Fecha: julio 2016 No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 15 Remisión de proceso de compra para Pago. Remisión de Documentos incompletos y con cálculos matemáticos incorrectos 3 4 12 Personal técnico haga una revisión minuciosa de los documentos de la adquisición para poder remitir a pago 2 Bajo Final del Proceso. Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos73 Denominación del Proceso: Compras por Catálogo Electrónico Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Los procesos son realizados en un portal de Honducompras (Catálogo Electrónico) en donde los productos son seleccionado por el precio más bajo y el que reúne las especificaciones de acuerdo a lo solicitado. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Los procesos son ejecutado por todos aquellos que cuentan con un usuario y pueden adquirir los bienes y servicios en Honducompras ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Si ya que este se adquiere en un página de catálogo Electrónico en donde los bienes y Servicios ya fueron licitados según convenio marco. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Cada responsable tiene la responsabilidad de respaldar dicho proceso con una copia en físico y de igual manera la DGAF tiene el respaldo de la documentación original en custodia en un archivo general de la SE. 73 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE. Procesos Sub-Dirección General de Bienes. Proceso 1: Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles. Definición Es el proceso de identificar a través de la codificación bajo un número de inventario a cada uno de los bienes muebles de la Secretaría de Educación para llevar el control, ubicación y administración de los bienes. Objetivo Controlar de cada uno de los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación asignados a los funcionarios y empleados. Justificación La importancia del proceso radica en tener el control de cada bien que es adquirido mediante compra, licitación, donación, regalías entre otras. Alcance Inicia con el Levantamiento de Inventario, y finaliza con la asignación al funcionario y empleado a través de un acta de entrega o ficha de asignación de bienes que emite la plataforma del SIAFI. Descripción de actividades74 A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa. N° Actividad Responsable Formulario 1 Identificar Oficina o Unidad en donde se levantará el Inventario de Bienes. Unidad solicitante. Oficio o Memorándum con las siguientes características: Fecha, nomenclatura, desglose del contenido del expediente, firma y sello del remitente. 2 Levantar Inventario y la Codificación del número de inventario del bien. Inspector de Bienes. Ficha de Levantamiento de Inventario emitida por DNBE. 3 Revisar/validar el Inventario. Inspector de Bienes/responsable de uso. Ficha de Levantamiento de Inventario emitida por DNBE. 4 Ingresar los Bienes al SIAFI. Inspector de Bienes. Ficha de Levantamiento de Inventario emitida por DNBE. 5 Aprobar los Bienes en el SIAFI. Subdirector (a) de Bienes. Sistema SIAFI. 74 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso). Procesos Sub-Dirección General de Bienes. Proceso 1: Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles. Definición Es el proceso de identificar a través de la codificación bajo un número de inventario a cada uno de los bienes muebles de la Secretaría de Educación para llevar el control, ubicación y administración de los bienes. Objetivo Controlar de cada uno de los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación asignados a los funcionarios y empleados. Justificación La importancia del proceso radica en tener el control de cada bien que es adquirido mediante compra, licitación, donación, regalías entre otras. Alcance Inicia con el Levantamiento de Inventario y finaliza con la asignación al funcionario y empleado a través de un acta de entrega o ficha de asignación de bienes que emite la plataforma del SIAFI. Descripción de actividades 74 A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa.

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso75 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: El objetivo del proceso es tener el control de cada uno de los bienes muebles propiedad de la Secretaría de Educación asignados a los funcionarios y empleados. Unidad: Subdirección General de Bienes. Proceso: Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles. Fecha: junio 2017. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING Identificación de la Oficina o Unidad en donde se levantara el Inventario de Bienes. Que se me niegue el ingreso a dicha Unidad de levantar el Inventario sin una autorización e identificación. 2 2 4 Que la Subdirección General de Bienes envié un Oficio Circular al Jefe Inmediato para que instruya al personal. 3 Bajo 2 Levantamiento del Inventario y la Codificación del Número de Inventario del Bien, adjunta copia de Identidad. Que el Inspector no identifique con el número de inventario el bien, o no pida copia de la tarjeta de identidad. 3 3 6 La Subdirección General de Bienes instruya al Inspector de Bienes para que verifique el bien y este se cerciore en que el bien tenga el número de inventario y pida copia de la identidad al responsable de uso del bien. 5 Bajo Inspector Revisa el Inventario por responsable de uso. Que el inspector no revise el inventario e ingrese lo que no tiene a cargo el responsable. 1 3 4 Que el inspector haya verificado bien al momento de ingresar los bienes Bajo Ingreso de los Bienes al SIAFI. No ingresar lo. 2 2 4 Que el Subdirector de Bienes Nacionales solicite al inspector la ficha con los bienes ingresados. Bajo Aprobación de los Bienes en el SIAFI. Que el inspector haga el ingreso y no informe a la Subdirección para que los apruebe y el Sistema los borre automáticamente al final del año. 1 1 2 Que el inspector informe a la Subdirección General de Bienes para que apruebe o revise en el SIAFI si ya están aprobados. Bajo Impresión del Recibo de Bienes del SIAFI. Que el Inspector de Bienes no realice la Impresión del recibo de bienes. 2 2 4 Que el Subdirector de Bienes Nacionales solicite al inspector se imprima la ficha con los bienes ingresados. Bajo 75 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Revisión y firma del recibo de asignación de bienes que tira el sistema SIAFI por parte del responsable de uso de los bienes. Que los bienes no estén ingresados correctamente en el SIAFI, según descripción en físico y el responsable de uso no quiera firmar. 2 2 4 La Subdirección General de Bienes instruya al Inspector de Bienes para que verifique que el responsable de uso firme el recibo de bienes. Bajo Revisión y Firma del recibo de asignación de bienes que tira el sistema SIAFI por parte del Jefe Inmediato. Que el jefe inmediato no firme, habiendo firmado el responsable de uso. 3 3 6 Instruir al Inspector de Bienes que revise el recibo de bienes antes de recoger lo y solicitar al jefe inmediato firme el recibo de bienes. Bajo Firma del Subdirector (a) de Bienes en el Recibo de Bienes del SIAFI. Que sin firma del responsable de uso y jefe inmediato no procederá a firmar la Subdirección General de Bienes. 3 3 6 Que el Inspector antes de entregar los recibos de bienes para firma de la subdirección revise que lleve las firmas correspondientes. Bajo Entrega del Recibo de Bienes del SIAFI al Responsable de Uso. Que el inspector no haga su respectiva entrega al responsable de uso. 2 2 4 Instruir al Inspector de Bienes que entregue copia del recibo de asignación de bienes al responsable de uso. Bajo Archivo del Inventario (recibo del SIAFI). Que el Inspector no entregue el recibo a la Encargada de Archivo. 2 2 4 Instruir al Inspector de Bienes que entregue a la Encargada del Archivo el Inventario para su custodia. Bajo Encargada de Archivo procede archivar el recibo de asignación de bienes. Que la Encargada de archivo no lo archive correctamente y se extravié el recibo. 2 1 3 Enviar memorándum a la Encargada de archivo para que archive los recibos conforme a cada uno de los Inspectores según su dependencia. Bajo Fin del Proceso Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos76 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno Y Anticorrupción? X Ficha de Ingreso del SIAFI CODIGO DE INVENTARIO Recibo de Asignación del SIAFI ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Cada Dirección Departamental tiene un Inspector de Bienes. - Existe Un Sub Director Departamental Financiero. 76 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X Solo personal Certificado por Bienes Nacionales. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Archivos en físico del Recibo de Asignación de Bienes. - Archivo de las Fichas del Ingreso al SIAFI. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE. Proceso 2: Levantamiento y Registro de Inventario de Bienes Inmuebles. Definición Es el proceso de registrar cada uno de los bienes inmuebles de la Secretaría de Educación en el Sistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI), siempre y cuando estén bajo un Registro Legal como ser una Escritura Pública o un Dominio Pleno. Objetivo del Proceso Controlar los bienes inmuebles propiedad de la Secretaría de Educación que estén registrados en el SIAFI Instituto de la Propiedad (IP) y que cada uno cuente con documento legal que lo respalde (Escritura Pública y Dominio Pleno). Justificación del Proceso La importancia del proceso radica en tener el control y la ubicación de cada uno de los bienes inmuebles que ha adquirido la Secretaría de Educación a través de Compra y Venta, Donación, Permuta, Orden Judicial. Alcance del Proceso El proceso inicia con la Revisión de Documentos de Propiedad (Escritura Pública, Dominio Pleno y Certificación), y finaliza con el Registro del Bien en la plataforma del SIAFI, y se asigna bajo la responsabilidad de un funcionario o empleado de la Secretaría de Educación. El proceso se realiza en las dieciocho Direcciones Departamentales de Educación. Descripción de actividades A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los Proceso 2: Levantamiento y Registro de Inventario de Bienes Inmuebles. Definición Es el proceso de registrar cada uno de los bienes inmuebles de la Secretaría de Educación en el Sistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI), siempre y cuando estén bajo un Registro Legal como ser una Escritura Pública o un Dominio Pleno. Objetivo del Proceso Controlar los bienes inmuebles propiedad de la Secretaría de Educación que estén registrados en el SIAFI Instituto de la Propiedad (IP) y que cada uno cuente con documento legal que lo respalde (Escritura Pública y Dominio Pleno). Justificación del Proceso La importancia del proceso radica en tener el control y la ubicación de cada uno de los bienes inmuebles que ha adquirido la Secretaría de Educación a través de Compra y Venta, Donación, Permuta, Orden Judicial. Alcance del Proceso El proceso inicia con la Revisión de Documentos de Propiedad (Escritura Pública, Dominio Pleno y Certificación), y finaliza con el Registro del Bien en la plataforma del SIAFI, y se asigna bajo la responsabilidad de un funcionario o empleado de la Secretaría de Educación. El proceso se realiza en las dieciocho Direcciones Departamentales de Educación.

Descripción de actividades A continuación se detallan las actividades que conlleve el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa.

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección Departamental de Educación Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso77 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: El objetivo del proceso es tener el control de cada uno de los bienes Inmuebles propiedad de la Secretaría de Educación que estén registrados en el Subsistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI), Instituto de la Propiedad y que cada uno tenga su documento legal (Escritura Pública y Dominio Pleno). Unidad: Subdirección General de Bienes. Proceso: Proceso: Levantamiento de Inventario de Bienes Inmuebles. Fecha: julio 2017. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Remitir la Escritura Pública o Dominio Pleno del bien inmueble (terreno y edificio) a la SDGB de cada DDE. Que el responsable del Bien Inmueble no remita la Escritura Pública y Dominio Pleno al responsable del Ingreso. 2 2 4 Que el Enlace de Bienes y la Subdirección Financiera estén atentos de la Legalización de los bienes inmuebles (terrenos y edificios). Bajo 2 Verificar la Escritura Pública o Dominio Pleno, bajo la responsabilidad del Director del Centro. Que el Inspector no realice el Levantamiento de Inventario de Bienes Inmuebles o verifique la Escritura Pública y el Dominio Pleno. 4 4 16 La Subdirección General de Bienes Instruye al Enlace de Bienes para que proceda a realizar el Inventario verificando la Escritura Pública o Dominio Pleno. Medio 3 Envío al departamento de Catalogación del Bien Inmueble, previo a ingresar lo en el SIAFI. Que el inspector no envíe a Catalogación el Terreno y edificio. 1 3 3 La Subdirección General de Bienes instruye al Enlace de Bienes que antes de realizar el registro de bienes inmuebles los catalogue en el SIAFI. Bajo 4 Aprobación de la catalogación y emisión del Ítem del terreno. La no aprobación 1 4 4 Monitorear que los ítems creados sean aprobados en tiempo y forma. Bajo 5 Ingresar el terreno en el SIAFI. No ingresar lo 2 2 4 La Subdirección General de Bienes instruye al Enlace de Bienes que antes de realizar el registro de bienes inmuebles deberá de crear los en el SIAFI. Bajo 77 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección Departamental de Educación 6 Revisar y aprobar en la plataforma del SIAFI el bien inmueble ingresado Que el inspector no informe al Subdirector Administrativo Financiero o al Subdirector General de Bienes que ya está listo para aprobar el bien en la plataforma. 1 1 1 La Subdirección General de Bienes instruye al Enlace de Bienes que debe de informar cuando haya realizado el ingreso al SIAFI. Bajo 7 Impresión y entrega del Recibo de Bienes inmuebles del SIAFI al responsable del uso. Que el Inspector de Bienes no realice la Impresión del recibo de bienes. 3 3 9 La Subdirección General de Bienes instruye al Enlace de Bienes que debe de realizar la impresión del recibo del SIAFI. Bajo 8 Revisión y firma por parte del responsable del bien inmueble. Que los bienes no estén ingresados correctamente en el SIAFI, según descripción en físico y el responsable de uso no quiera firmar. 2 2 4 La Subdirección General de Bienes instruya al Enlace de Bienes para que verifique que el responsable de uso firme el recibo de bienes. Bajo 9 Revisión y Firma por parte del Jefe Inmediato (Director Departamental o Municipal). Que el jefe inmediato no firme sin haber firmado el responsable de uso 3 3 6 Instruir al Enlace de Bienes que revise el recibo de bienes antes de recoger lo y solicitar al jefe inmediato firme el recibo de bienes. Bajo 10 Firma del Subdirector (a) General de Bienes en el Recibo de Bienes del SIAFI. Que sin firma del responsable de uso y jefe inmediato no procederá a firmar la Subdirección General de Bienes. 4 4 8 Instruir al Enlace antes de entregar los recibos de bienes para firma de la subdirección revise lleve las firmas correspondientes. Bajo 11 Entrega del Recibo de Bienes inmuebles al Responsable de su administración. Que el Enlace de Bienes no haga su respectiva entrega al responsable de uso 5 5 10 Instruir al Enlace de Bienes que entregue copia del recibo de asignación de bienes al responsable de uso. Bajo 12 Archivo del Recibo del SIAFI conteniendo el Inventario del bien inmueble. Que el Enlace de Bienes no entregue el recibo a la encargada de archivo. 4 4 8 Instruir al Enlace de Bienes que entregue a la Encargada del Archivo el Inventario para su custodia. Bajo Encargada de Archivo procede archivar el recibo de asignación de bienes. Que la Encargada de archivo no lo archive correctamente y se extravíe el recibo. 5 5 10 Enviar memorándum a la Encargada de archivo para que archive los recibos conforme a cada uno de los Inspectores según su dependencia. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos78 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno Y Anticorrupción? X Escritura Pública, Dominio Pleno y Certificación de Propiedad. Ficha de Levantamiento de Bienes Inmuebles. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Cada Dirección Departamental tiene un Inspector de Bienes - Existe un Sub Director departamental administrativo Financiero. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X Solo personal Certificado por Bienes Nacionales ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Archivos en físico del Recibo de Asignación de Bienes. - Archivo de las Fichas del Ingreso al SIAFI. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos78 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno Y Anticorrupción? X Escritura Pública, Dominio Pleno y Certificación de Propiedad. Ficha de Levantamiento de Bienes Inmuebles. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Cada Dirección Departamental tiene un Inspector de Bienes - Existe un Sub Director departamental administrativo Financiero. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X Solo personal Certificado por Bienes Nacionales ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Archivos en físico del Recibo de Asignación de Bienes. - Archivo de las Fichas del Ingreso al SIAFI. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE. 78 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Proceso 3: Registro de Títulos de Propiedad Definición (Expediente de los documentos legales que corresponden a una propiedad), es el proceso de registrar cada uno de los bienes inmuebles de la Secretaría de Educación bajo una Escritura Pública o Dominio Pleno para llevar el control, ubicación y Administración de los bienes en el Instituto de la Propiedad, bajo un expediente legal. Objetivo El objetivo del Registro de los Títulos de Propiedad es tener el control de cada uno de los bienes inmuebles, muebles, la ubicación y el Status legal mediante un expediente conteniendo los documentos de propiedad de cada uno de los bienes registrados en el SIAFI, a nivel nacional, que son propiedad de la Secretaría de Educación. Justificación del Proceso La importancia del proceso radica en tener bajo un expediente registrados los Títulos de los bienes, acorde a documentación de una Escritura Pública, Dominio Pleno en el caso de los inmuebles y en los muebles su Factura o Carta de Donación para mejorar el registro de los mismos y darle la titularidad de dueño a la Secretaría de Educación. Alcance El proceso se inicia adjuntando la documentación y elevando a Escritura Pública, luego se continua con la compra del recibo en el Instituto de la Propiedad, Pagar el recibo por 200.00 lempiras en el banco (Atlántida, Occidente), sacar dos juegos de copias de las Escrituras y del Recibo, presentarlos al Instituto de la Propiedad para su Registro y finaliza con el Registro en el Instituto de la Propiedad y así el expediente de propiedad está listo para su custodia. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Proceso 3: Registro de Títulos de Propiedad Definición (Expediente de los documentos legales que corresponden a una propiedad), es el proceso de registrar cada uno de los bienes inmuebles de la Secretaría de Educación bajo una Escritura Pública o Dominio Pleno para llevar el control, ubicación y Administración de los bienes en el Instituto de la Propiedad, bajo un expediente legal. Objetivo El objetivo del Registro de los Títulos de Propiedad es tener el control de cada uno de los bienes inmuebles, muebles, la ubicación y el Status legal mediante un expediente conteniendo los documentos de propiedad de cada uno de los bienes registrados en el SIAFI, a nivel nacional, que son propiedad de la Secretaría de Educación. Justificación del Proceso La importancia del proceso radica en tener bajo un expediente registrados los Títulos de los bienes, acorde a documentación de una Escritura Pública, Dominio Pleno en el caso de los inmuebles y en los muebles su Factura o Carta de Donación para mejorar el registro de los mismos y darle la titularidad de dueño a la Secretaría de Educación. Alcance El proceso se inicia adjuntando la documentación y elevando a Escritura Pública, luego se continua con la compra del recibo en el Instituto de la Propiedad, Pagar el recibo por 200.00 lempiras en el banco (Atlántida, Occidente), sacar dos juegos de copias de las Escrituras y del Recibo, presentarlos al Instituto de la Propiedad para su Registro y finaliza con el Registro en el Instituto de la Propiedad y así el expediente de propiedad está listo para su custodia. Descripción de actividades79 A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa. NO Actividad Responsable Formulario 1 Remitir la Escritura Pública, Dominio Pleno del bien inmueble o factura del bien mueble a la SDGB. Director (a) del Centro Educativo. Oficio 2 Entregar los documentos legales al Asesor Legal. Enlace de Bienes de la DDE. Escritura Pública o Dominio Pleno, 3 Revisar documentos y realizar trámites para el registro de Escritura en el IP. Asesor Legal Expediente para ser registrado en el Instituto de la Propiedad. 4 Pagar recibo en el banco para seguir con los trámites de registro. Asesor Legal. Recibo de la TGR 5 Sacar dos copias de la documentación y la entrega Asesor Legal. Expediente Original del Título de Propiedad. 79 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso).

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso80 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Registrar los títulos de Propiedad en el IP y que posean cada uno su documento legal (Escritura Pública o Dominio Pleno). Unidad: Subdirección General de Bienes. Proceso: Proceso: Registro de Títulos de Propiedad Fecha: julio 2017. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING Remitir la Escritura Pública, Dominio Pleno del bien inmueble o factura del bien mueble a la SDGB. Que el responsable del Bien Inmueble no remita la Escritura Pública y Dominio Pleno al responsable al Inspector Enlace Departamental para que este lo remita al Asesor Legal para su Registro de Títulos de Propiedad 4 4 16 Que el Enlace de Bienes y la Subdirección Departamental Financiera estén atentos de la Legalización de los bienes inmuebles y remitan los documentos al Asesor Legal para que este proceda a Registrar los Títulos de Propiedad. Medio Entregar los documentos legales al Asesor Legal. Que el Asesor Legal no reciba los documentos legales para realizar el Proceso de Registro de los Títulos de Propiedad en el Instituto de la Propiedad. 4 4 16 La SDGB instruye al Enlace de Bienes para que proceda a realizar la entrega de cada Escritura Pública o Dominio Pleno al Asesor Legal. Medio Revisa los documentos y procede a realizar los trámites para el registro en el IP. La no recepción de la documentación requerida. 3 5 15 Verificar antes de la recepción de los documentos que estén completos. Medio Pago del recibo en el banco para seguir con los trámites de registro. Que el Asesor Legal No pague en el banco el recibo para seguir el registro de títulos de propiedad, por falta de presupuesto. 3 3 9 La Unidad de Asesoría Legal deberá de pedir el dinero ante la DGAF para no obstruir el registro de los Títulos de Propiedad. Bajo Sacar dos (2) juegos de copias de la documentación y la entrega ante el IP. No entregar las copias al IP 2 2 4 La Unidad de Asesoría Legal deberá de estar atenta que el Asesor Legal realice la entrega de las copias y así se realice el Registro de los Títulos de Propiedad. Bajo 80 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Remisión las Escrituras Originales a la PGR para su Custodia. Que el Asesor Legal no realice la entrega de los Títulos de Propiedad (Escrituras Públicas Originales) a la Procuraduría General de la República (PGR). 3 3 9 La Unidad de Asesoría Legal y la DGA deberán de estar atentas de que el Asesor Legal realice la Entrega de las Escrituras Públicas a la PGR. Bajo Entrega a la Secretaría de la Unidad de Asesoría Legal de Bienes Inmuebles la copia de las escrituras para su archivo. Que el asesor Legal no realice la entrega de las copias de los Títulos de Propiedad (escrituras públicas), a la Encargada del Archivo. 3 3 9 La Unidad de Asesoría Legal y la DGA deberán de estar atentas de que el Asesor Legal realice la Entrega de las copias de las Escrituras Públicas a la Encargada del Archivo. Bajo Encargada de Archivo procede archivar las copias de las escrituras de cada bien inmueble. Que la Encargada del Archivo no guarde los Títulos de Propiedad (Escrituras Públicas). 2 2 4 La Unidad de Asesoría Legal y la DGA deberán de estar atentas de que la Encargada del Archivo archive las copias de las Escrituras Públicas. Bajo Final del Proceso Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos81 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X Escritura Pública, Dominio Pleno, Certificación de la Alcaldía, Facturas/ Acta de Donación Formulario del Registro en el IP ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Cada Dirección Departamental tiene un Asesor Legal. - Existe un subdirector departamental administrativo financiero ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X Solo personal Certificado por Asesores Legales. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación con la Unidad de Transparencia de la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Archivos en físico de los Títulos de Propiedad, en la PGR. - Archivos en físico de los Títulos de Propiedad, en la Unidad de Asesoría Legal. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE. 81 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos81 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X Escritura Pública, Dominio Pleno, Certificación de la Alcaldía, Facturas/ Acta de Donación Formulario del Registro en el IP ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X - Cada Dirección Departamental tiene un Asesor Legal. - Existe un subdirector departamental administrativo financiero ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X Solo personal Certificado por Asesores Legales. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación con la Unidad de Transparencia de la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X - Archivos en físico de los Títulos de Propiedad, en la PGR. - Archivos en físico de los Títulos de Propiedad, en la Unidad de Asesoría Legal. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se desarrolla para apoyar la eficiencia de la gestión de la SE.

Proceso 4: Gestión y Reglamentación de Bodega/ Almacén y Distribución de Bienes Definición Es el proceso de ingreso del bien a la Secretaría de Educa- ción para el almacenamiento, y posterior distribución para el uso del funcionario que es el beneficiario. Objetivo Velar porque los bienes contengan las mismas especificacio- nes de la orden de compra; así como velar porque los bienes de uso y consumo sean almacenados en espacios que reúnan las condiciones; y llevar un mejor control en la administra- ción e inventario de uso y consumo. Justificación La importancia del proceso radica en recibir los bienes, con- forme a una orden de compra para evitar la recepción de és- tos con especificaciones que no corresponden. Alcance El proceso de inicia con la compra, y finaliza con la entrega a través de una requisición y acta de entrega, a la dependencia solicitante. 82 Tener en cuenta que para ejecutar cada actividad se debe revisar el riesgo que esta involucra y su actividad de control (Ver matriz de riesgo del proceso). 83 La identificación de algunos beneficiarios principales tiene el propósito de contrastar con ellos el proceso sistematizado, a fin de recoger sus recomendaciones u observaciones.

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso84 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Gestión y Reglamentación de Bodega/Almacén y Distribución de Bienes. Fecha: 7 julio 2016 Objetivo: Velar porque los bienes contengan las mismas especificaciones de la orden de compra; así como velar porque los bienes de uso y consumo sean almacenados en espacios que reúnan las condiciones; y llevar un mejor control en la administración e inventario de uso y consumo. No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Verificación de los bienes a entregar por el proveedor. Que el proveedor no entregue el bien solicitado 3 4 12 Comité deberá verificar a través de la Orden de Compra y factura Medio No describir en la factura la especificación completa del bien 5 5 25 La Subdirección General de Proveeduría debe solicitar al Proveedor que plasme la especificación del bien en la factura, según O/C Alto 2 Recepción de los bienes. Que el Comité de Recepción reciba los bienes sin ser los mismos de la Orden de Compra 2 5 10 Que el Comité no realice la recepción de los bienes que no contenga la especificación de la Orden de Compra Bajo 3 Altas (Registro) de Inventario SIAFI. No ingresar los bienes al SIAFI 4 5 20 Ingreso de los bienes al SIAFI y firma del Jefe de Almacén en el recibo de Asignación Medio 4 Alta (Registro) de Inventario Auxiliar de Contabilidad. Que el Jefe del Almacén no le dé el alta en el Auxiliar de Inventarios 1 2 2 La Subdirección General de Bienes realizará inventario de los bienes del Almacén, el cual deberá firmar el Jefe de Almacén. Bajo Extravío y pérdida de los bienes recepcionados 2 3 6 La Subdirección General de Bienes deberá instruir al Jefe de Almacén para el almacenamiento por categorías y evitar siniestros. Bajo 5 Define almacenamiento por categoría. Que los Auxiliares no sigan directrices y almacenen sin la debida clasificación 2 3 6 El Jefe de Almacén deberá dar seguimiento del almacenamiento por categorías y evitar siniestros. Bajo 6 Almacenamiento por categoría No almacenar los bienes separados por su categoría, y estos ocasionen siniestro 2 3 6 La Subdirección General de Bienes deberá instruir al Jefe de Almacén para el almacenamiento por categorías y evitar siniestros. Bajo 7 Entrega a la No existe riesgo 84 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Unidad: Dirección General de Adquisiciones Proceso: Gestión y Reglamentación de Bodega/Almacén y Distribución de Bienes. Fecha: 7 julio 2016 Objetivo: Velar porque los bienes contengan las mismas especificaciones de la orden de compra; así como velar porque los bienes de uso y consumo sean almacenados en espacios que reúnan las condiciones; y llevar un mejor control en la administración e inventario de uso y consumo. No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES DE CONTROL RESIDUAL RANKING unidad solicitante. Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos85 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno? X  Auxiliar de Inventarios  Requisición y kárdex  Reglamento de Control de Recepción y Distribución de Bienes ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X  Cada Dirección Departamental tiene una persona encarga de Almacén  Igualmente los Programas y Proyectos ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X - Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X  Archivos en físico del Libro Auxiliar de Inventarios  Requisiciones y las hojas del Kárdex ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI?  El Proceso se desarrolla para asegurar la distribución correcta de los bienes necesarios para desarrollar los procesos de la SE. 85 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Proceso 5: Pago de Tasa Vehicular en el Instituto de la Propiedad Definición Es el proceso Identificar que cada uno de los vehículos y motocicletas se encuentren registrados en el Subsistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI). Objetivo Tener cada uno de los vehículos y motocicletas propiedad de la Secretaría de Educación asignados a los funcionarios y empleados de todas las dependencias, estén debidamente Matriculados en el Registro Vehicular del Instituto de la Propiedad. Justificación La importancia del proceso radica en tener el control de cada vehículo y motocicleta bajo el pago de la flota vehicular y de esta manera evitar las multas y reparos que se emitan por falta de pago de la matrícula. Alcance El proceso de inicia con la verificación de la flota vehicular (vehículos y motocicletas), en el SIAFI y finaliza con la asignación al funcionario y empleado a través de un acta de entrega o ficha de asignación de vehículos. Descripción de actividades Matriz de actividades, responsables y formularios No. Actividades Responsable Formularios 1 Revisión e impresión de las certificaciones de vehículos que se matricular an en el año. Inspector de Bienes del área de vehículos. SIAFI 2 Remite a la DNBE las Certificaciones de Vehículos para autorización y Firma. Subdirección General de Bienes Oficio de remisión Certificaciones emitidas por el SIAFI 3 Autorizar las Certificaciones de los vehículos a los que se les pagará la tasa vehicular. Dirección Nacional de Bienes del Estado Certificaciones de los vehículos. Base de Datos del IP 4. Revisión y Remisión de las Certificaciones de los vehículos al departamento de fiscalización de Bienes del TSC. SDGB Certificaciones de los vehículos. Oficio de remisión 5 Autorizar y remitir a SDGB las Certificaciones. Fiscalización de Bienes del Tribunal Superior de Cuentas Certificaciones de los vehículos. 6. Revisar y remitir las Certificaciones a la Unidad de Registro vehicular del IP. SDGB Certificaciones de los vehículos DNB y TSC. Oficio de remisión 7. Emitir y enviar a SDGB requerimientos de pago de la flota vehicular certificada Unidad de registro vehicular del IP Certificaciones de los vehículos DNB y TSC. 8. Revisar y remitir los Requerimientos a la SDGC para que proceda a la SDGB Requerimiento de pago. Proceso 5: Pago de Tasa Vehicular en el Instituto de la Propiedad Definición Es el proceso Identificar que cada uno de los vehículos y motocicletas se encuentren registrados en el Subsistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI). Objetivo Tener cada uno de los vehículos y motocicletas propiedad de la Secretaría de Educación asignados a los funcionarios y empleados de todas las dependencias, estén debidamente Matriculados en el Registro Vehicular del Instituto de la Propiedad. Justificación La importancia del proceso radica en tener el control de cada vehículo y motocicleta bajo el pago de la flota vehicular y de esta manera evitar las multas y reparos que se emitan por falta de pago de la matrícula. Alcance El proceso de inicia con la verificación de la flota vehicular (vehículos y motocicletas), en el SIAFI y finaliza con la asignación al funcionario y empleado a través de un acta de entrega o ficha de asignación de vehículos.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones elaboración de los F01 Oficio de remisión 9. Elaborar F01 en SIAFI para la transferencia del pago de la tasa vehicular. Subdirección General de Contabilidad Requerimiento de pago. Oficio de remisión F01 Autorizar, y desembolsar del Pago de la tasa vehicular y motocicletas propiedad de la SE. Tesorería General de la República F01 Documentos soporte 11. Solicitar impresión de las transferencias bancarias que emitidas por el SIAFI. SDGB Oficio de solicitud 12. Generar y enviar documento de las trasferencias bancarias emitidas por el SIAFI SDGC Oficio de solicitud 13. Solicitar conciliación de pagos a la unidad de registro vehicular para emisión de boletas de revisión. SDGB F01, transferencia bancaria, requerimientos emitidos Emitir y entregar boletas de revisión al SDGB. Unidad de registro vehicular del IP F01, transferencia bancaria, requerimientos emitidos Entregar o distribuir boletas de revisión a usuarios. SDGB Boletas de revisión Oficio de entrega Archivar Certificaciones, Requerimientos y copias de Boletas de Revisión. Encargada de Archivo Certificaciones, Requerimientos y copias de Boletas de Revisión. Final del proceso

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Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso86 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Unidad: Subdirección General de Bienes Proceso: Pago de Tasa Vehicular en el Instituto de la Propiedad Fecha: 7 julio 2016 Objetivo: es tener cada uno de los vehículos y motocicletas propiedad de la Secretaría de Educación debidamente Matriculados en el Registro Vehicular del Instituto de la Propiedad. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING Revisión e impresión de las certificaciones de vehículos que se matricularán en el año. Que no se verifique la flota vehicular y se queden vehículos fuera de matrícula. 1 1 1 La Encargada de Vehículos deberá de revisar la verificación de la flota vehicular para no dejar vehículos sin matrícula. Bajo Autorizar y firmar las Certificaciones de los vehículos a los que se les pagará la tasa vehicular correspondiente al año. Que el inspector imprima los Recibos de Certificaciones de vehículos y motocicletas sin agregar los que no están en el SIAFI. 1 1 1 La Subdirección General de Bienes instruya al Inspector de Bienes que previo a imprimir verifique bien la cantidad de vehículos a matricular y que no se quede sin matrícula ningún vehículo. Bajo Remite mediante Oficio a la DNBE las Certificaciones de Vehículos para autorización y Firma del Director Nacional de Bienes del Estado. Que el inspector no revise la flota vehicular a matricular contra las certificaciones a emitir. 1 1 1 Que el inspector antes de imprimir las Certificaciones deberá de haber revisado con la base vehicular. Bajo Devolución a SDGB las Certificaciones de los vehículos a los que se les pagara la tasa vehicular correspondiente al año. Las certificaciones sean devueltas por la DNBE para realizar correcciones varias. 2 4 8 Que la encargada del área de vehículos revise minuciosa mente uno a uno los vehículos y motocicletas que se enviaron para certificación. Bajo Revisión de las certificaciones de los vehículos de acuerdo a lo remitido a DNBE. Que las certificaciones no hayan sido devueltas en su totalidad de acuerdo a lo enviado. 2 4 8 Estar pendiente que al momento de recibir nuevamente las certificaciones venga en su totalidad. Bajo Remisión de las Certificaciones de los vehículos al departamento de fiscalización de Bienes del TSC. El no enviar toda la Flota vehicular que fue certificada por la DNBE 1 4 4 Revisar que vayan completos los documentos antes de enviar las certificaciones al TSC. Bajo 86 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Autorización y firma las Certificaciones de los vehículos que se les pagará la tasa vehicular correspondiente al año, que ha firmado el Director Nacional de Bienes del Estado. Que el TSC firme las certificaciones con conteniendo errores en series de chasis, motor o año. 2 3 6 No hay control 6 Bajo Devolución por parte del TSC a la SDGB de la Certificaciones de los vehículos a los que se les pagará la tasa vehicular correspondiente al año. Que las certificaciones vengan con errores varios. 2 3 6 La SDGB Después de una revisión enviara nuevamente al TSC las correcciones para que sean subsanadas y emitan nuevamente la respectiva certificación. Bajo Revisa las Certificaciones recibidas y remisión de las certificaciones de vehículos a la Unidad de Registro vehicular del IP. Que no sean revisadas en el momento de la entrega. 2 4 8 Solicitar al Jefe de la Unidad de Registro Vehicular nos indique el día, fecha y hora que la persona encargada de revisar y recibir pueda atender al Inspector. Bajo Emisión de requerimientos de pago de la flota vehicular certificada Que los requerimientos sean emitidos tardíamente por el IP 3 5 15 Riesgo externo. Se debe mantener una comunicación fluida entre la SE y el IP. Alto Entrega de los requerimientos de pago emitidos por la unidad de registro vehicular de la IP a la SDGB. Entrega de los requerimientos de pago tardíos. 3 5 15 Riesgo externo. Se debe mantener una comunicación fluida entre la SE y el IP y brindarle seguimiento a la los requerimientos de pago. Alto Revisión y remisión de los Requerimientos a la DGAF para que proceda a la elaboración de los F01, que se pagara la tasa vehicular de la flota vehicular. Que la DGAF tarde en instruir a quien corresponda realice los F01 2 5 10 La SDGB solicita a la DGAF priorice la elaboración de los respectivos F01 Bajo Elabora los F01 en la plataforma del SIAFI para la transferencia del pago de la tasa vehicular de la Flota Vehicular. Que la SDGC reciba los requerimientos de pago tardíos. 2 5 10 La SDGB le dé seguimiento al oficio enviado a la DGAF para que se realicen los F01 en el tiempo menos posible. Bajo Revisión del F01 generado por la Subdirección general de contabilidad La comisión de finanzas tarde en realizar la respectiva revisión. 2 5 10 Solicitar a la SDGC que la comisión priorice la revisión de los documentos. Bajo Aprobación del F01 generado La DGAF no apruebe en el sistema Siafi Financiero en tiempo los documentos F01. 1 5 5 Monitorear que la DGA realice las aprobaciones en tiempo y forma. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Autorización, y desembolso del Pago de la tasa vehicular y motocicletas propiedad de la Secretaría de Educación. La Tesorería General de la Republica (TGR) autorice los desembolsos a las Instituciones correspondientes tardíamente. 5 5 25 Solicitar a través de la DGAF o el Despacho Ministerial, solicite a la TGR que priorice los pagos de las tasas vehiculares de la flota SE. Medio Solicitud de impresión de las transferencias bancarias que son emitidas por el SIAFI Que el SDGC no instruya al analista realice las impresiones respectivas. 1 3 3 Monitorear que la SDGC asigne al analista y estar pendientes de que se realicen inmediatamente las impresiones. Bajo Generación y envío del documento de las trasferencias bancarias emitidas por el SIAFI No hay riesgo Solicitud de Conciliación de pagos a la unidad de registro vehicular Si: proceso continúa No: regreso al paso 10 No hay riesgo Emisión y entrega de boletas de revisión al SDGB Emisión tardía de boletas 2 5 10 Se brinda seguimiento minucioso a la emisión de boletas para proceder a su entrega y evitar multas a los usuarios Bajo Entrega o distribución de boletas de revisión a usuarios. No distribución de las boletas 1 5 5 Los encargados de distribuir las boletas priorizan la entrega de las mismas llevando un control de la entrega de las mismas y reportan a su superior inmediato. Bajo Archiv a las Certificaciones, Requerimientos y copias de Boletas de Revisión. No hay riesgo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos87 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Reporte de certificaciones emitidas por el sistema (SIAFI). - Reporte de la Oficina de Fiscalización de Bienes del Tribunal Superior de Cuentas. - Requerimiento de pago emitido por la Unidad de Control de Vehículos Nacionales el IP. Boletas de Revisión ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X La Subdirección General de Bienes es la única que realiza el proceso de pago de la Tasa Vehicular, con vista de que el proceso se descentra lic e. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X La Secretaría de Educación cuenta con el Reglamento de Uso y Control de Vehículos y solamente personal certificado por Bienes Nacionales puede utilizar. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE para su posterior incorporación al portal. El proceso es transparente pero aún no se sube al portal de Transparencia. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X Archivos en físico, documentación y todo el soporte del trámite del pago de la tasa vehicular. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X El proceso se realiza para facilitar los medios de comunicación/ transporte necesarios para ejecutar los procesos de la SE. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos87 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X - Reporte de certificaciones emitidas por el sistema (SIAFI). - Reporte de la Oficina de Fiscalización de Bienes del Tribunal Superior de Cuentas. - Requerimiento de pago emitido por la Unidad de Control de Vehículos Nacionales el IP. Boletas de Revisión ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X La Subdirección General de Bienes es la única que realiza el proceso de pago de la Tasa Vehicular, con vista de que el proceso se descentra lic e. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X La Secretaría de Educación cuenta con el Reglamento de Uso y Control de Vehículos y solamente personal certificado por Bienes Nacionales puede utilizar. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE para su posterior incorporación al portal. El proceso es transparente pero aún no se sube al portal de Transparencia. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X Archivos en físico, documentación y todo el soporte del trámite del pago de la tasa vehicular. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X El proceso se realiza para facilitar los medios de comunicación/ transporte necesarios para ejecutar los procesos de la SE. 87 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

a). Este proceso se inicia con la Certificación del Accidente de Tránsito cuando se trate de un accidente o una Colisión con daños o pérdidas. b). Con Denuncia Original Interpuesta ante la Dirección de la Policía de Investigación (DPI) de la Policía Nacional por robo total. Objetivo Recuperar monetaria mente los vehículos que han sido objeto de Robo Total, Pérdida Parcial, a través de las Aseguradoras que tengan adjudicada la Póliza de Seguros. Justificación del Proceso. Que la Secretaría de Educación no tenga pérdida monetaria por falta de una Póliza de Seguros. Alcance del Proceso. El proceso busca evitar la pérdida monetaria y de bienes de la Secretaría de Educación. Descripción de actividades88 88 Tener en cuenta que la SE cuenta con la Cobertura de asistencia Vial otorgada por la Compañía Aseguradora, por lo tanto al momento del accidente si el vehículo está en condicione de rodaje no se solicita este servicio en caso contrario es movilizado por grúa al taller que indique la Aseguradora. 89 lo que determina la tipificación de Accidente con Daño Parcial (ADP) o Accidente con Pérdida Total (APT es el costo de reparación del (los) Vehículos esto lo determina la Compañía Aseguradora. No. Actividades Responsable Formularios Entregar a SDGB la certificación emitida por DNT mas copia de Identidad y licencia de conducir. (empleado o funcionario) certificación emitida por DNT mas copia de Identidad y licencia de conducir Llenar y enviar el formulario de reclamo de seguro (adjuntando los documentos soporte) a la DGAF para firma. (Inspector de vehículos) Formulario de reclamo de seguro 3. Envío del expediente a la aseguradora DGAF Expediente completo Oficio de remisión 4. Análisis del caso y tipificación del mismo (aseguradora)89 Compañía Aseguradora Expediente completo ADP: Indica el taller donde se reparará el (los) vehículos. Compañía aseguradora Recibos de pago del deducible. APT: Notificación a la DGAF que el vehículo es pérdida total y solicitan que se ex tienda el traspaso de propiedad a nombre Compañía aseguradora Oficio de notificación Solicitud de traspaso Proceso 6: Reclamo de pago de Póliza de Seguros de Vehículos. Definición. a). Este proceso se inicia con la Certificación del Accidente de Tránsito cuando se trate de un accidente o una Colisión con daños o pérdidas. b). Con Denuncia Original Interpuesta ante la Dirección de la Policía de Investigación (DPI) de la Policía Nacional por robo total. Objetivo Recuperar monetaria mente los vehículos que han sido objeto de Robo Total, Pérdida Parcial, a través de las Aseguradoras que tengan adjudicada la Póliza de Seguros. Justificación del Proceso. Que la Secretaría de Educación no tenga pérdida monetaria por falta de una Póliza de Seguros. Alcance del Proceso. El proceso busca evitar la pérdida monetaria y de bienes de la Secretaría de Educación. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Proceso 6: Reclamo de pago de Póliza de Seguros de Vehículos. Definición. a). Este proceso se inicia con la Certificación del Accidente de Tránsito cuando se trate de un accidente o una Colisión con daños o pérdidas. b). Con Denuncia Original Interpuesta ante la Dirección de la Policía de Investigación (DPI) de la Policía Nacional por robo total. Objetivo Recuperar monetaria mente los vehículos que han sido objeto de Robo Total, Pérdida Parcial, a través de las Aseguradoras que tengan adjudicada la Póliza de Seguros. Justificación del Proceso. Que la Secretaría de Educación no tenga pérdida monetaria por falta de una Póliza de Seguros. Alcance del Proceso. El proceso busca evitar la pérdida monetaria y de bienes de la Secretaría de Educación. Descripción de actividades88 88 Tener en cuenta que la SE cuenta con la Cobertura de asistencia Vial otorgada por la Compañía Aseguradora, por lo tanto al momento del accidente si el vehículo está en condicione de rodaje no se solicita este servicio en caso contrario es movilizado por grúa al taller que indique la Aseguradora. 89 lo que determina la tipificación de Accidente con Daño Parcial (ADP) o Accidente con Pérdida Total (APT es el costo de reparación del (los) Vehículos esto lo determina la Compañía Aseguradora. No. Actividades Responsable Formularios Entregar a SDGB la certificación emitida por DNT mas copia de Identidad y licencia de conducir. (empleado o funcionario) certificación emitida por DNT mas copia de Identidad y licencia de conducir Llenar y enviar el formulario de reclamo de seguro (adjuntando los documentos soporte) a la DGAF para firma. (Inspector de vehículos) Formulario de reclamo de seguro 3. Envío del expediente a la aseguradora DGAF Expediente completo Oficio de remisión 4. Análisis del caso y tipificación del mismo (aseguradora)89 Compañía Aseguradora Expediente completo ADP: Indica el taller donde se reparará el (los) vehículos. Compañía aseguradora Recibos de pago del deducible. APT: Notificación a la DGAF que el vehículo es pérdida total y solicitan que se ex tienda el traspaso de propiedad a nombre Compañía aseguradora Oficio de notificación Solicitud de traspaso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 90 Se deben hacer dos (2) copias de los documentos en CD re grabable del expediente, para entregar a la Dirección General de Franquicias Aduaneras de SEFIN. El expediente debe contener: RTN SE, boleta de revisión vigente, póliza de importación, BL, copia de la Dispensa, pago de L. 200.00 con el formulario de la TGR-1 para emisión de constancia, pago de L. 200.00 TGR-1 para emisión de certificación, carta poder del asesor legal. de la compañía aseguradora. 5. ADP: Traslado del vehículo al taller para su respectiva reparación SDGB Recibos del deducible. APT: Traslado del vehículo al taller para su resguardo Compañía Aseguradora Informe del Diagnóstico de las condiciones del vehículo. 6. ADP: Recepción del vehículo reparado y pruebas de funcionamiento. Motorista SDGB: Notificación del taller (vía telefónica). CA: Oficio de entrega. APT: Enviar a SDGB solicitando el expediente original del vehículo o motocicleta. DGAF Oficio de solicitud. (Adjuntando la notificación de la aseguradora). 7. ADP: FIN APT: Remisión del expediente original a la DGAF (Asesor legal). SDGB Oficio de remisión y Expediente original, agregando la boleta de revisión vigente. 8. APT: solicitar traspaso de propiedad libre del pago de impuestos aduaneros, a favor de la compañía aseguradora. Asesoría legal Solicitud del traspaso de propiedad, expediente completo original todos los documentos deben estar autenticados.90 9. APT: Monitorear emisión de certificación de traspaso de propiedad del vehículo o motocicleta. Asesor legal -solicitud de emisión de certificación. 10. APT: Contratar una Agencia de Servicios Aduaneros (ASA) para liberación de impuestos aduaneros. DGAF Contrato de prestación de servicios. 11. Entregar expediente del vehículo con la liberación de impuestos aduaneros a la DGAF. Agencia aduanera Expediente completo Boletines de liquidación. 12. Realizar traspaso a nombre la compañía aseguradora. DGAF Traspaso de vehículo Expediente completo 13. Envío del traspaso a la Compañía a segura dora para realizar indemnización correspondiente. DGAF Expediente completo Traspaso original autenticado 14. Recepción del efectivo correspondiente a la indemnización deduciendo del valor asegurado el coaseguro (25%). DGAF Notificación de indemnización. FIN 90 Se deben hacer dos (2) copias de los documentos en CD re grabable del expediente, para entregar a la Dirección General de Franquicias Aduaneras de SEFIN. El expediente debe contener: RTN SE, boleta de revisión vigente, póliza de importación, BL, copia de la Dispensa, pago de L. 200.00 con el formulario de la TGR-1 para emisión de constancia, pago de L. 200.00 TGR-1 para emisión de certificación, carta poder del asesor legal.

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso91. Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Unidad: Subdirección General de Bienes Proceso: Proceso Administrativo por Reclamo de Vehículos que han sido Objeto de Robo Total, Perdida Total, Pérdida Parcial. Fecha: 7 julio 2016 Objetivo: es recuperar a través de una Indemnización cada uno de los vehículos y motocicletas propiedad de la Secretaría de Educación a través de las Compañías Aseguradoras. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING Funcionario o Empleado informa inmediatamente el Accidente o robo total del vehículo o motocicleta a la Compañía Aseguradora y Autoridades. Que el funcionario o empleado no siga el informe inmediatamente del accidente o robo total a la Compañía Aseguradora o autoridades. 1 1 1 La Unidad de Transporte deberá de informar a la Subdirección General de Bienes y esta realizar el reclamo vía teléfono a la Aseguradora y posterior mediante documento. Bajo Funcionario o Empleado remite la Certificación de Accidente o Certificación de Denuncia de la DPI, a la Subdirección General de Bienes Que el funcionario o empleado no remita los documentos (certificación de Accidente o de Denuncia en la DPI). 1 1 1 La Unidad de Transporte deberá de estar atenta y pedir al empleado o funcionario responsable del bien que remita los documentos a la subdirección Bajo La Subdirección General de Bienes llena el Formulario del Reclamo a la Compañía Aseguradora con el funcionario o empleado responsable del bien. Que la Subdirección General de Bienes no llene el Formulario de Reclamo y no lo remita a la Dirección General Administrativo y Financiero. 1 1 1 La Subdirección General de Bienes deberá de llenar inmediatamente el Formulario de Reclamo y remitirlo a la Dirección General Administrativo y Financiero. Bajo La Dirección General Administrativo y Financiero envía el Reclamo Oficial a la Compañía Aseguradora. Que la Dirección General Administrativo y Financiero no remita el Reclamo Oficial a la Compañía Aseguradora. 1 1 1 La Dirección General Administrativo y Financiero deberá de enviar el Reclamo a la Compañía Aseguradora. Bajo La Dirección General Administrativo y Financiero debe solicitar al Secretario de Estado la Carta Poder para un Asesor Legal. Que la Dirección General Administrativo y Financiero no solicite la Carta Poder y prescriba el tiempo para que indemnice la Compañía Aseguradora. 1 1 1 La Dirección Administrativo y Financiero deberá estar atenta de pedir la Carta Poder para que el Asesor Legal lleve el proceso para la Indemnización con la Compañía Aseguradora. Bajo 91 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Asesor Legal solicita al Departamento de Franquicias Aduaneras de SEFIN. La Resolución de Traspaso del Vehículo o motocicleta. Que el Departamento de Franquicias Aduaneras de SEFIN no emita la Resolución de Traspaso del vehículo o motocicleta. 1 1 1 El Asesor Legal deberá de estar atento de la emisión de la Resolución de Traspaso por el Departamento de Franquicias de SEFIN. Bajo La Dirección General Administrativa y Financiero debe de Contar un Agencia Aduanera para que lleve el proceso de pagos de impuestos arancelarios ante la DEI o SAR. Que la Dirección General Administrativo y Financiero no contrate la Agencia Aduanera para llevar el pago de impuestos arancelarios. 1 1 1 La Dirección General Administrativo y Financiero deberá de estar atenta de contratar la Agencia Aduanera para que esta lleve el proceso del pago de los impuestos arancelarios. Bajo La Dirección General Administrativo Y Financiero debe presentar a través del Agente Aduanero el Expediente conteniendo todos los documentos originales. Que el Agente Aduanero no presente el Expediente conteniendo el Traspaso del vehículo o motocicleta a nombre de la Compañía Aseguradora. 4 4 16 La DGAF debe de estar atenta de las acciones del Agente Aduanero para que esté presente en tiempo y forma el expediente del Traspaso del vehículo o motocicleta. Medio Secretaría General deberá de emitir una Resolución de Responsabilidad o sin responsabilidad para solicitar la baja del bien. Que la Secretaría General no emita la Resolución de Responsabilidad o sin Responsabilidad para solicitar la baja del bien en el SIAFI. 3 3 6 La Secretaría General deberá de emitir la Resolución de Responsabilidad o sin Responsabilidad para solicitar la baja del bien el SIAFI. Bajo La Dirección Nacional de Bienes del Estado deberá de emitir la Resolución y Avaluó para dar baja del vehículo o motocicleta en el SIAFI. Que la Dirección Nacional de Bienes del estado no emita la Resolución y Avaluó para la baja del vehículo y motocicleta. 1 1 1 La Dirección General Administrativo y Financiero deberá de estar atenta para que se emitan la Resolución y Avaluó, para solicitar la baja del vehículo o motocicleta. Bajo La Subdirección General de Bienes solicita el Descargo del vehículo y motocicleta a la Dirección Nacional de Bienes del Estado. Que la Subdirección General de Bienes no solicite el descargo del vehículo y motocicleta a la Dirección Nacional de Bienes del Estado. 1 1 1 La Subdirección Nacional de Bienes debe solicitar inmediatamente el descargo del vehículo y motocicleta a la Dirección Nacional de Bienes del Estado. Bajo Encargada de Archivo Que la Encargada del Archivo no guarde la copia del expediente traspasado y descargado del SIAFI. 1 1 1 La Subdirección General de Bienes debe instruir a la Encargada de Archivo tome las medidas de seguridad para la custodia de los expedientes y solicitud del Descargo. Bajo Fin del Proceso

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos92 Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno? X  Auxiliar de Inventarios  Requisición y kárdex ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X  Cada Dirección Departamental tiene una persona encarga de Almacén  Igualmente los Programas y Proyectos ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X  Archivos en físico del Libro Auxiliar de Inventarios  Requisiciones y las hojas del Kárdex ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X El proceso se realiza para facilitar los medios de comunicación/ transporte necesarios para ejecutar los procesos de la SE. Proceso 7: Pérdida y mal uso de los Bienes Definición Es el proceso de aplicar el Procedimiento Administrativo de bienes muebles que posee la Secretaría de Educación a través de la aplicación del Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Pérdida. Objetivo El objetivo es instruir a los empleados y funcionarios para que puedan dar un mejor uso y manejo de los bienes bajo su responsabilidad y registrados en el Sistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI), a Nivel central y descentralizado, evitando las pérdidas de bienes muebles. 92 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9. Proceso 7: Pérdida y mal uso de los Bienes Definición Es el proceso de aplicar el Procedimiento Administrativo de bienes muebles que posee la Secretaría de Educación a través de la aplicación del Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Pérdida. Objetivo El objetivo es instruir a los empleados y funcionarios para que puedan dar un mejor uso y manejo de los bienes bajo su responsabilidad y registrados en el Sistema Administrativo Financiero Integrado (SIAFI), a Nivel central y descentralizado, evitando las pérdidas de bienes muebles. Justificación La importancia del proceso radica en darle un mejor uso y manejo a su vez evitar las pérdidas de los bienes muebles de la Secretaría de Educación. Alcance El proceso se inicia evitando el mal uso y manejo en la administración de cada uno de los bienes que posee la Secretaría de Educación.

Justificación La importancia del proceso radica en darle un mejor uso y manejo a su vez evitar las pérdidas de los bienes muebles de la Secretaría de Educación. Alcance El proceso se inicia evitando el mal uso y manejo en la administración de cada uno de los bienes que posee la Secretaría de Educación. Descripción de actividades A continuación se detallan las actividades que conlleva el proceso así como los responsables y los formularios que se utilizan en cada etapa. N Actividad Responsable Formulario 1 Interponer la denuncia ante las la Dirección Policial de Investigación (DPI), e informar a su jefe inmediato y a la SDGB de la pérdida parcial o total del bien. Funcionario o empleado público. Denuncia ante la DPI Informe de narración de hechos 2 Investiga e inicia con la elaboración de un expediente de pérdida, mal uso y manejo de los bienes muebles de la SE. SDGB Acta de asignación del bien Recibo del SIAFI del bien. Otros. 3 Remitir a la DGAF para que se emita un Dictamen Administrativo. SDGB Oficio de remisión. Expediente conteniendo los documentos soporte. 4 Elaborar Dictamen Administrativo y remitir a SG para su Resolución DGAF. Expediente conteniendo los documentos soporte. 5 Elaborar y remitir Resolución a DGAF. Secretaría General Oficio de Remisión Expediente conteniendo los documentos soporte. Resolución original. 6 Remitir a DNBE del expediente conteniendo los documentos soporte, Resolución original y dictamen administrativo. DGAF Oficio de Remisión Expediente conteniendo los documentos soporte. Resolución original. 7 Conformar Comisión para el Avalúo con las diferentes Instituciones: TSC, PGR, DNBE, SE. DNBE Expediente conteniendo los documentos soporte conteniendo resolución y dictamen. 8 Remitir Resolución del Avaluó a la DGAF DNBE Expediente conteniendo los documentos soporte: resolución, dictamen administrativo, resolución de Avalúo. 9 Notificar deducción de Responsabilidad Al Funcionario (os) que hayan salido responsables de la reposición del bien. DGAF Oficio adjuntando: dictamen administrativo, resolución de la SG, y resolución de Avalúo de la DNBE. Elaborar Ficha de Compromiso al funcionario responsable de la pérdida del bien. SDGB Ficha de Compromiso Baja del bien en el SIAFI SDGB- SIAFI Fin del proceso

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Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso93 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Instruir a los empleados y funcionarios para que puedan dar un mejor uso y manejo de los bienes bajo su responsabilidad y registrados SIAFI a nivel central y descentralizado, evitando las pérdidas de bienes muebles. Unidad: Subdirección General de Bienes. Proceso: Pérdida, mal uso y manejo de los bienes. Fecha: junio 2017. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING 1 Interponer la denuncia ante las autoridades policiales (DPI), e informar a su jefe inmediato y a la Subdirección General de Bienes de la pérdida parcial o total del bien Que el Servidor Público o Empleado no realice la Denuncia, al igual no informe a al Jefe Inmediato o Subdirección General de Bienes la pérdida total o parcial del bien. 4 4 16 Instruir mediante la Socialización del Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal perdida para que informen de pérdidas totales o parciales. Bajo 2 Iniciar el procedimiento administrativo por pérdida, mal uso y manejo de bienes, en aplicación del Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Pérdida. Que la Subdirección General de Bienes no realice el proceso correspondiente para la recuperación de bienes perdidos parcialmente o totalmente. 1 1 1 Que la Subdirección General de Bienes realice los procesos correspondientes para la recuperación de los bienes que sean objeto de daños o perdidas por mal uso. Bajo 3 Elaboración de un expediente de pérdida, mal uso y manejo de los bienes muebles de la SE. Que no se elabore el expediente completo en tiempo y forma. 1 5 5 Recopilar la documentación necesaria para elaborar el expediente. Bajo 4 Remisión a la Dirección General Administrativo y Financiero para que se emita un Dictamen Administrativo. Enviar el expediente incompleto. 2 4 8 Revisar que el expediente cuente con la información y documentación necesaria. Bajo 5 Revisión del expediente enviado y elaboración del Dictamen Administrativo a través de la Asesora Legal. Que la Dirección General Administrativo y Financiero, no elabore el Dictamen Administrativo Financiero 3 3 9 Que la Dirección General Administrativo y Financiero este pendiente de que la Asesora Legal elabore el Dictamen Administrativo y lo remita a la Secretaría General. Bajo 6 Remisión a la Secretaría General para su Revisión y respectiva Resolución. Que la Dirección Administrativa Financiera no remita el expediente a la Secretaría General. 2 2 4 Remisión del expediente completo conteniendo el respectivo dictamen administrativo. Bajo 93 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 7 Remisión del Expediente a la unidad de asesoría Legal, para su revisión y elaboración de la resolución. Que la Secretaría General no remita a la Unidad de Asesoría Legal el Dictamen para que el Asesor legal elabore la Resolución. 2 3 6 La Secretaría General deberá de estar atenta de que se elabore la Resolución por parte de la Unidad Legal. Bajo 8 Remisión del Expediente conteniendo la Resolución y Dictamen Administrativo a la Dirección General administrativo Financiera. Que la Secretaría General no remita la Resolución a la Dirección General Administrativo Financiero. 2 2 4 La Dirección General Administrativo Financiero y la Subdirección General de Bienes deben de estar pendiente de darle seguimiento a la resolución. Bajo 9 Recepción del expediente para posterior envío a la DNBE Que la dirección administrativa financiera no remita el expediente completo con la Resolución con a la DNBE. 2 4 8 Monitorear que el expediente sea enviado a la mayor brevedad posible a la DNBE. Bajo 10 Conformación de la Comisión para el Avalúo con las diferentes Instituciones: TSC, PGR, DNBE, SE. Que La Dirección General Administrativo Financiero no proporcione la documentación requerida a la Dirección Nacional de Bienes del Estado 2 2 4 La Dirección General Administrativo Financiero este atenta de facilitar a la brevedad posible lo solicitado a la Dirección Nacional de Bienes del Estado. Bajo 11 Remisión de la Resolución del Avaluó a la Dirección General Administrativo y Financiero. Que la DNBE no organice la Comisión de Avalúo, para que Avalúe y elabore la Resolución correspondiente. 1 1 1 La Dirección General Administrativa Financiero deberá de estar atenta de que la Dirección Nacional de Bienes del Estado organice y elabore la resolución con su avalúo y la remita a la misma Dirección. Bajo 12 Notificación de deducción de Responsabilidad Al Funcionario (os) que hayan salido responsables de la reposición del bien. Que La Dirección General Administrativo Financiero no remita a la Subdirección General de Bienes y la Subdirección de talento Humano la Resolución con el expediente completo, para notificar al funcionario. 1 1 1 La Dirección General Administrativo Financiero deberá de estar atenta a enviar la Resolución a las Subdirecciones de Talento Humano o Bienes. Bajo 13 Elaboración de Ficha de Compromiso al funcionario responsable de la pérdida del bien. Que no se elabore la ficha, siendo este un requisito para concluir el Proceso. 1 2 2 Elaborar la ficha de compromiso al momento de recibir la notificación por parte de la Dirección Administrativa Financiera. Bajo

Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 14 Baja del Bien en el SIAFI Que no se realice la baja del bien en el sistema SIAFI en el tiempo estipulado. 1 4 4 La Subdirección General de Bienes de la baja una vez concluido el proceso. 2 Bajo Final del Proceso Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos94 Denominación del Proceso: Administrativo por el mal uso y manejo de los bienes. Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Perdida. Circulares sobre el procedimiento Administrativo por el mal uso y manejo de los bienes. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización Y Anticorrupción? X En cada Dirección Departamental se aplicara el Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Perdida. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE será a través de la Dirección general administrativa financiera y la Subdirección departamental administrativa- financiera ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X Archivos en Físico ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se realiza para facilitar los medios de comunicación necesarios para la gestión de todas las unidades de la SE. Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones 14 Baja del Bien en el SIAFI Que no se realice la baja del bien en el sistema SIAFI en el tiempo estipulado. 1 4 4 La Subdirección General de Bienes de la baja una vez concluido el proceso. 2 Bajo Final del Proceso Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos94 Denominación del Proceso: Administrativo por el mal uso y manejo de los bienes. Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Perdida. Circulares sobre el procedimiento Administrativo por el mal uso y manejo de los bienes. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización Y Anticorrupción? X En cada Dirección Departamental se aplicara el Manual de Procedimientos para Propiedad Estatal Perdida. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación a la Unidad de Transparencia de la SE será a través de la Dirección general administrativa financiera y la Subdirección departamental administrativa- financiera ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X Archivos en Físico ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X - El proceso se realiza para facilitar los medios de comunicación necesarios para la gestión de todas las unidades de la SE. 94 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

Proceso 8: Recepción de Donaciones y Distribución de Bienes. Definición Es el ofrecimiento de donación a favor de la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, la cual debe de presentarse a la Secretaría General en el Despacho de Finanzas quien a su vez deberá de remitirla a la Dirección Nacional de Bienes del Estado.-Dicha solicitud debe ir acompañada de los siguientes Documentos:

• 1)

  Título de Propiedad que acredite la propiedad del bien.

• 2)

  Constancia de Libertad de Gravamen si se trata de un bien inmueble.

• 3)

  Objeto de la donación y su valor comercial; y,

• 4)

  Impuestos debidamente cancelados por el Donante.

• 5)

  Descripción de los bienes a donar. Posteriormente a la Aceptación de la Donación y Resolución Administrativa se procederá a Realizar los trámites legales para recibir los bienes donados y adjudicar los en conformidad debiendo levantar un Acta correspondiente. Objetivo Controlar los bienes muebles, inmuebles y de consumo que son recepcionados a través de donaciones de Organizaciones Internacionales; personas naturales o jurídicas. Justificación La importancia del proceso radica en facilitar los en darle un mejor uso y manejo a los bienes recibidos por donaciones de los bienes muebles, inmuebles y de consumo de la Secretaría de Educación. Alcance El proceso se inicia evitando el extravío, mal uso y manejo en la administración de cada uno de los bienes muebles, inmuebles y de consumo que ha recibido la Secretaría de Educación por medio de una donación. 95 La identificación de algunos beneficiarios principales tiene el propósito de contrastar con el los el proceso sistematizado, a fin de recoger sus recomendaciones u observaciones.

  una carta poder para que realice la Recepción de la donación correspondiente a Ley. Oficio de Notificación, Carta Poder. 4 Solicitar al Secretario de Estado de emisión de Carta de Aceptación al Donante. DGAF Oficio de remisión Oficio de Notificación, Carta Poder. 5 Aceptación de la Donación y solicitud de los documentos originales de los bienes (Muebles e inmuebles). Despacho Ministerial Carta de aceptación y Oficio de remisión de la carta de aceptación. 6 Entregar la donación y documentos originales de los bienes. Organismo Donante Documentos Originales de la donación, más los bienes en físico. 7 Revisar los documentos correspondientes a la donación. Asesora Legal Documentos Originales de la donación. 8 Solicitar a emisión de la Resolución de Dispensa. Secretaría General de Franquicias Aduaneras SEFIN Expediente de la donación. 9 Emisión de resolución de exoneración de impuestos arancelarios o Sobre ventas Dirección de Franquicias Aduaneras Expediente de la donación. Resolución de dispensa. 10 Recepción de los bienes muebles e inmuebles a través de un acta de entrega. SDGB y Organismo Donante Acta de entrega. 11 Reportar a la DNBE la donación recibida por la SE SDGB Expediente de la donación. Resolución de dispensa. 12 Ingresar los bienes muebles o inmuebles al SIAFI. SDGB Acta de entrega. Plataforma SIAFI 13 Realizar entrega de los bienes al responsable de uso. SDGB Acta de entrega. Recibo de asignación del SIAFI 14 Archivar el Expediente completo de la donación con los documentos soportes. Encargada de Archivo Expediente de la donación. Final del Proceso

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  Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Micro evaluación de Riesgos del Proceso96 Institución: Secretaría de Estado en el Despacho de Educación. Objetivo: Controlar los Bienes muebles, inmuebles y de consumo que reciben a través de una donación de una Organización Internacional; persona natural o Jurídica. Unidad: Subdirección General de Bienes. Proceso: Recepción de las Donaciones y Distribución de los bienes. Fecha: junio 2017. N° ACTIVIDADES DESCRIPCION DEL RIESGO P I VTR ACTIVIDADES CONTROL RESIDUAL RANKING Informar a la DGA y SDGB que realizará la recepción de una Donación Que la Unidad no informe sobre la Donación a recibir. 4 4 16 La DGA deberá de enviar circulares a todas las Unidades y Dependencias. Medio Recepción y remisión del oficio en donde le notifican la Donación para que se realicen los trámites legales. Que la Dirección General de Adquisiciones no remita el proceso a la Dirección General Administrativo Financiero. 2 2 4 La Dirección General de Adquisiciones deberá de remitir el proceso para la recepción de la Donación. Bajo Asignación de un Asesor Legal mediante una carta poder para que realice la Recepción de la Donación correspondiente a Ley. La no asignación de un asesor legal en el tiempo requerido. 2 4 8 Velar porque la donación se reciba en tiempo y forma. Bajo Solicitud al Secretario de Estado de emisión de Carta de Aceptación al Donante. Que la DGAF no siga el procedimiento de la Recepción de la Donación como corresponde con el proceso legal. 2 2 4 La DGAF debe seguir el proceso de Recepción de la Donación y a su vez la Distribución. Bajo Aceptación de la Donación y solicitud de los documentos originales de los bienes (Muebles e inmuebles). Que el Despacho no reciba la solicitud para la emisión de la Carta de Aceptación. 1 1 1 Que el Despacho Ministerial emita la Carta de Aceptación. Bajo Emitir la Resolución de Dispensa del pago los Impuestos del Arancel o Aduaneros, al igual emite Resolución del pago de los ISV, cuando el donante no paga los impuestos correspondientes Que no se emita la Resolución de Dispensa de los Impuestos Arancelarios y Sobre Ventas 1 1 1 Solicitar a la Secretaría de SEFIN emita la Resolución de Dispensa de Pago de Impuestos Arancelarios y Sobre Venta. Bajo 96 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 9.

  Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Entrega de la donación y documentos originales de los bienes. Que no se autorice la Donación y Distribución de Bienes. 1 1 1 Solicitar a la DGBE autorice la Donación y Distribución de los bienes. Bajo Revisión de los documentos correspondientes a la donación. Que la SDGB no realice el Acta de la Recepción y la Distribución de la Donación. La codificación y el Ingreso a la plataforma del SIAFI. 1 1 1 Que la SDGB realice el Acta de Recepción, la Distribución, la Codificación y el Ingreso de Bienes a la plataforma del SIAFI. Bajo Solicitud a la Secretaría en el Despacho de Finanzas la Dispensa. Que la solicitud no cumpla los requisitos exigidos por la Dirección General de Franquicias Aduaneras 1 4 4 La asesora legal revise que anexa a la solicitud se adjunten los requisitos exigidos por la Dirección General de Franquicias Aduaneras Bajo Emisión de resolución de exoneración de impuestos arancelarios o Sobre ventas. Que la Secretaria de Educación no cuente con la solvencia fiscal. 2 5 15 La DGAF vele por que la Secretaria de Educación cuente con su respectiva solvencia fiscal. Medio Recepción de los bienes muebles e inmuebles a través de un acta de entrega. La no participación de la Subdirección General de Bienes en la Recepción. 1 4 4 Comunicación fluida entre las partes involucradas para participar en la recepción. Bajo 11 Reportar a la DNBE la donación recibida por la SE No reportar la donación a la DNBE 1 3 Después de la recepción por completo la Donación enviar los documentos que evidencien la donación recibida. Bajo 12 Ingreso de los bienes muebles o inmuebles al SIAFI. La SDGB no realice el registro de los bienes en la Plataforma del SIAFI. 1 4 La SDGB instruya al o los inspectores de Bienes que participaron en la recepción que procedan a realizar el ingreso de los bienes en el SIAFI Bajo 13 Realiza la entrega de los bienes al responsable de uso. No hay riesgo 14 La Encargada del archivo procede archivar el Acta de Recepción de la Donación con los documentos soportes Que la Encargada del archivo, no archive los documentos en el Archivo 2 2 4 Se lleva un control de archivo según orden de ingreso/proceso. 2 Bajo

  Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Matriz de Verificación de Inclusión de Elementos Transversales Estratégicos97 Denominación del Proceso: Administrativo por el mal uso y manejo de los bienes. Preguntas de verificación Sí No Respuestas de Verificación ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Control Interno y Anticorrupción? X Reglamento de Bienes Nacionales. Circulares sobre el procedimiento de Recepción y Distribución de los bienes, Reglamento de Bienes Nacionales. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Descentralización? X Cada Dirección Departamental de Educación tiene un Subdirector Financiero y Enlace de Bienes. ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Participación Ciudadana? X ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas a la Transparencia y Acceso a la Información Pública? X Comunicación con Transparencia de la SE ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al Archivo Documental? X Archivos en Físico ¿La descripción del proceso incluye medidas concretas (actividades) orientadas al logro de indicadores del PEI? X La recepción de donaciones no es un indicador del PEI. Descripción de Puestos de la Dirección General de Adquisiciones 8.1 Descripción de puestos de la DGA Denominación del puesto Cantidad Director de la Dirección General de Adquisiciones Sub Jefe de Adquisiciones 1 Analista Administrativo III 1 Planificador 1 Encargado de Licitación I 3 Encargado de Licitación II 1 Asistente Administrativo 3 Auxiliar Administrativo 2 Oficial de Pre intervención II 1 Oficial Administrativo Financiero 1 97 La explicación de los elementos de esta matriz se pueden consultar en la página 12.

  Secretaría de Estado en el Despacho de Educación Manual de Procesos y Procedimientos Integrados Dirección General de Adquisiciones Oficial Administrativo IV 1 TOTAL 16 8.2 Descripción de puestos de la SDGP Denominación del puesto Cantidad Subdirector General de Proveeduría 1 Oficial de Pre intervención II 1 Oficial de Pre intervención I 1 Oficial Administrativo IV 1 Oficial de Compras 2 Oficinista III 2 Auxiliar Administrativo II 1 TOTAL 9 8.3 Descripción de puestos SDGB: Denominación del puesto Cantidad Subdirectora General de Bienes 1 Asistente de Subdirección 1 Encargada de Archivo 1 Secretaria II 1 Inspectores de Bienes 18 Encargada de Vehículos 1 Inspectores de Vehículos 2 Jefe de Almacén 1 Jefe de Bodega 2 TOTAL 28

  Glosario de términos En referencia a las adquisiciones: Comité de Compras Menores: Es el encargado de realizar la apertura de los sobres que contienen las cotizaciones, y el mismo considera la oferta más económica y ventajosa para adjudicar; emitiendo acta debidamente firmada, la cual forma parte del expediente para realizar el pago correspondiente; está integrado por los siguientes funcionarios: un representante de la Unidad de Transparencia, un representante de la Unidad de Presupuesto, un representante de la Unidad Solicitante Comité de Licitaciones: Para cada procedimiento de contratación el titular de la Secretaría designará una comisión de evaluación de las ofertas. El Comité estará integrado por tres o cinco funcionarios de amplia experiencia, ética, conocimiento y capacidad en el tema que están calificando y seguirán los términos establecidos en el pliego de condiciones, según Artículo 33 de LCE y Artículo 53 de la RLCE. Compra: Adquisiciones que se realizan para mantener las existencias que se requieren para satisfacer las necesidades normales de la Secretaría, completadas dentro de los límites establecidos en el presupuesto vigente.