Acuerdo No. J.D.001-10-08-2022 — Reglamento para el funcionamiento y control de caja chica del Consejo Nacional Supervisor de Cooperativas (CONSUCOOP)
Resumen
Este reglamento establece cómo CONSUCOOP debe manejar y controlar su fondo de caja chica (dinero en efectivo para gastos urgentes pequeños). Define que cada oficina tendrá un monto máximo asignado, los gastos no pueden exceder L.2,000, requiere autorizaciones y documentos de respaldo, y la Auditoría Interna supervisará regularmente estos fondos.
Considerandos
- 1.Que conforme a lo establecido en el artículo 93 de la Ley de Cooperativas de Honduras, créase el Consejo Nacional Supervisor de Cooperativas (CONSUCOOP), como una institución descentralizada del Estado, autónoma y con patrimonio propio, que tiene a su cargo la aplicación de la legislación cooperativa y autoridad de control de los entes cooperativos, se rige por esta Ley y demás leyes que por su naturaleza y similitud le apliquen…
- 2.Que conforme a lo establecido en el artículo 89 de la Ley Orgánica del Presupuesto, establece que el funcionamiento de los fondos rotatorios como un sistema de pago excepcional y podrán utilizarse para aquellos gastos que por su monto o urgencia no puedan seguir el trámite normal de pago. La reglamentación fijará la clase de gastos que podrán pagarse por este medio y su monto máximo.
- 3.Que conforme a lo establecido en el artículo 99 de la Ley de Cooperativas de Honduras, la Junta Directiva como Órgano de Dirección del Consejo Nacional Supervisor de Cooperativas ( C O N S U C O O P ) , t i e n e l a s atribuciones siguientes: a) Cumplir y hacer cumplir la legislación cooperativa y las demás normas legales pertinentes… k) Aprobar las políticas, reglamentos y normativas que se emitan… -- 1 of 24 -- EDIS ANTONIO MONCADA JORGE ALBERTO RICO SALINAS Coordinador y Supervisor Colonia MirafIores Teléfono/Fax: Gerencia 2230-2520, 2230-1821 Administración: 2230-3026 CENTRO CÍVICO GUBERNAMENTAL
Articulos
Articulo 1
Objetivo: el presente reglamento tiene por objetivo regular la organización, el funcionamiento y control de Caja Chica del Consejo Nacional Supervisor de Cooperativas CONSUCOOP.
Articulo 2
Definición: Los fondos de caja chica tendrán como finalidad habilitar el pago en efectivo de todas las sumas pequeñas para atender las necesidades urgentes que no deban ser cubiertas mediante F- 01, con el propósito de agilizar el trámite de pago previstos para cancelar obligaciones legalmente exigibles y que por sus características no puedan ser previsibles. Dichos gastos serán autorizados Gerencia Administrativa de este Consejo.
Articulo 3
Marco Legal: Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento DETERMINAN Y DELIMITAN LOS PAGOS QUE DEBERAN EFECTUARSE DENTRO DEL Consejo Nacional Supervisor de Cooperativas CONSUCOOP, con el fondo de Caja Chica.
Articulo 4
La Junta Directiva es la máxima autoridad de este Consejo para autorizar la apertura y el monto de fondos, previa solicitud por escrito presentada por la Dirección Ejecutiva y la Gerencia Administrativa. Estos fondos se utilizarán para gastos relacionados con las actividades administrativas de este Consejo o sus dependencias cuyos montos varían de acuerdo a lo autorizado por la Junta Directiva.
Articulo 5
Ámbito de Aplicación: Los fondos creados deberán ser asignados de la siguiente manera: Oficina Principal en Tegucigalpa L.10,000.00, Oficina Regional en San Pedro Sula L.3,000.00, y Oficina en Choluteca L.3,000.00.
Articulo 6
Naturaleza del Gasto: Los gastos de alimentación del personal que después de la hora establecida se quede laborando, previa autorización de la Gerencia Administrativa y de acuerdo a la solicitud de trabajo extra que asigne el jefe inmediato del área respectiva, deberán cubrir el valor de acuerdo al mercado laboral se esté pagando, en este caso se promedia a L.150.00 máximo para cena y transporte después de las 7:00 p.m. máximo de L.200.00, ambos se pagarán siempre y cuando se cuente con las autorizaciones antes descritas.
Articulo 7
Las compras o pagos que se realicen con fondos de Caja Chica no podrán exceder la cantidad de L.2,000.00.
Articulo 8
Los fondos de Caja Chica establecidos al amparo de este Reglamento operarán por medio del sistema de fondo -- 2 of 24 -- fijo lo que implica que los administradores de los fondos tendrán en todo momento la suma total asignada representada y serán parte del sistema los siguientes aspectos: a) Efectivo; b) Documentos Originales: Recibos, Vales, Otros; c) Solicitud de reintegro en trámite; d) Otros Documentos Soporte. La implementación de los fondos fijos de Caja Chica del CONSUCOOP será determinada por medio de una Resolución de Acta emitida por la Junta Directiva en atención a la solicitud presentada por la Dirección Ejecutiva y Gerencia Administrativa, indicando la justificación que sustente la necesidad de dicha asignación.
Articulo 9
Las compras y destino de los bienes o servicios adquiridos mediante los fondos de Caja Chica es responsabilidad de quien esté a cargo de esta, del oficial de compras, de la persona que solicita la erogación y de la Gerencia Administrativa.
Articulo 10
Apertura y Autorización: La administración de los fondos estará a cargo de las personas que la Gerencia Administrativa de CONSUCOOP determine, las cuales deberán reunir los requisitos y condiciones de responsabilidad y honorabilidad necesarias para el manejo de los mismos y cumplir con las obligaciones establecidas.
Articulo 11
Custodia y Administración: Los encargados de los fondos garantizarán sus actuaciones con un PAGARE elaborado por CONSUCOOP (formato que se debe ser elaborado por el área Legal de CONSUCOOP). Serán responsables de la recepción, custodia, control y recepción de los recursos destinados a dicho propósito y será personal dependiente de la Gerencia Administrativa o de los correspondientes gerentes regionales según el caso.
Articulo 12
Funciones: Son funciones de los responsables de la administración de los fondos de Caja Chica lo siguiente: a) Informar a la Gerencia Administrativa sobre cualquier irregularidad que se detecte en el manejo de fondos. b) Informar por escrito a la Gerencia Administrativa cuando un funcionario no presente la liquidación de un adelanto de dinero dentro del plazo establecido por el represente Reglamento. c) Procurar lo arqueos periódicos al fondo que maneje. d) Las otras que establezca el presente Reglamento.
Articulo 13
Prohibiciones del Cambio de Dinero o Valores: Bajo ninguna circunstancia los encargados de la Caja Chica podrán con dinero de ésta, cambiar cheques personales o de terceras personas; tampoco podrán mezclar los dineros de Caja Chica con dinero personales ni hacer vales a su favor.
Articulo 14
Prohibición de Erogaciones: Ejecutar adquisiciones de suministros que se tenga en existencia en bodega y que por su uso naturaleza pueda ser planificada su adquisición; así mismo: a) Ejecutar préstamos Personales. b) Anticipo de Viáticos. c) Compras Mayores al valor autorizado. d) Realizar Canjes de cheques u otros. Siendo los responsables los encargados o administradores de los fondos de la reposición del Efectivo que hubiere entregado indebidamente, además de las acciones Legales y administrativas procedentes.
Articulo 15
Control Interno del Fondo: La Unidad de Auditoría Interna es la responsable de realizar, inspecciones y arqueos periódicos a fin de verificar y garantizar la buena administración de los fondos. A través de Control Interno supervisará y verificará si se están observando los procedimientos establecidos para la administración de los fondos fijos de la Caja Chica.
Articulo 16
Los fondos de Caja Chica estarán sujetos a arqueos mensuales practicados por el personal independiente de su registro y custodia, además de la auditoría que pueda practicar la Unidad de Auditoría Interna, por ser la autoridad fiscalizadora de los fondos que maneja el CONSUCOOP, quedando obligado el administrador del fondo a suministrar toda la información requerida para estos casos. -- 3 of 24 --
Articulo 17
Liquidación del Fondo: Con el objetivo de controlar y poder determinar la situación de las Cajas Chicas en cualquier momento, deberán llevarse los registros para cada uno de los componentes que integran los fondos fijos asignados, lo que corresponda, los registros deberán llevar para cada operación la fecha, número de comprobante, beneficiario y monto, así como cualquier otro detalle que permítala fácil identificación de las operaciones efectuadas.
Articulo 18
Cualquier faltante que se produzca al momento de efectuarse el arqueo debe ser cubierto de inmediato por el responsable del fondo. Es la misma forma cualquier sobrante encontrado deberá ser depositado en la cuenta de donde se emitió el pago mediante F-01 de reintegro.
Articulo 19
Toda erogación del gasto de caja chica tendrá que llevar la autorización de la Gerencia Administrativa.
Articulo 20
Los documentos que se presenten justificados los gastos deberán ser presentados sin borrones, tachaduras ni alteraciones.
Articulo 21
En el caso que los pagos sean por servicios menores y otros gastos que requieren el pago simultáneamente a la prestación del servicio i la entrega de materiales, la administración del fondo podrá anticipar el valor correspondiente, mediante un vale firmado por el solicitante, sin que sobrepase la cantidad de L. 800.00 que se mencionaba en el Artículo 7 del presente Reglamento.
Articulo 22
El funcionario o empleados de CONSUCOOP que solicite efectivo y extravíe las facturas o recibos de los gastos que hubiese efectuado será el responsable de su reposición o el pago del valor que le hubiese efectuado. Debe quedar constancia de la entrega del dinero autorizado, la suma entregada en números y en letras con el nombre y firma del funcionario que lo recibió.
Articulo 23
Respaldo de Pago por Medio de Facturas Comerciales: Todo pago por medio de los fondos de Caja Chica deberá ser respaldada por una factura comercial debidamente emitida. En los casos que por razón de los servicios no existiese facturas que justifique el gasto (fotocopia, aparcamiento del vehículo, alimentación sellos de correo, gastos de transporte) se confeccionará un comprobante o recibo que compruebe el mismo, señalando el beneficiario, el servicio prestado, el monto correspondiente, la firma y el número de Tarjeta de Identidad del beneficiario.
Articulo 24
Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pagos de servicios, deberán cumplir los siguientes requisitos para su cancelación: a) Estar confeccionada en original a nombre de CONSUCOOP y amparada por el SAR. b) La factura debe estar enumerada. c) Fecha de adquisición. d) Traer sello de cancelación, y firma y número de Registro Tributario del proveedor o la leyenda en manuscrito cancelado y firma de la persona responsable. e) Sello del proveedor. f) En la factura no se debe utilizar en la descripción la palabra “Varios” el detalle debe ser suficiente para su justificación y clasificación. g) No debe contener borrones, tachaduras que hagan dudar de su legitimidad. h) En momento debe estar escrito en letras y en números. La fecha de las facturas deberá seguir el orden cronológico al momento de realizar el reembolso, no se considera válida una factura que pertenezca a otro periodo (Mes o año), según sea el caso. El responsable de la administración del fondo velará por que se cumpla las normas de control establecidas en este Reglamento, su incumplimiento dará lugar a una responsabilidad y sanción personal. En caso de incumplimiento de los prescrito en este Reglamento los responsables de los fondos se sujetarán a disposiciones legales y Normas Reglamentarias vigentes por CONSUCOOP.
Articulo 25
Procedimiento para Reembolsos: El administrador de los fondos de Caja Chica deberá presentar la solicitud de reembolso adjuntado el cuadro resumen de Caja Chica, utilizando el formato respectivo al que se adjuntará todos los vales de Caja Chica, enumerados y las facturas originales o comprobantes, recibidos y demás documentos que respaldan -- 4 of 24 -- el gasto, en todo caso se debe observar estrictamente las disposiciones legales que en materia tributaria se rige sobre el particular.
Articulo 26
Para el correcto funcionamiento, solicitud de reembolso de los fondos, los preparará la persona encargada de los fondos en cada Oficina de CONSUCOOP, una vez que los gastos alcancen el 90% de los montos establecidos o cuando por razones especiales u operativas se requiera a fin de garantizar una administración eficiente y en cumplimiento de la misión, lo cual deberá llenar el formulario “Reembolso de Caja Chicas” registrando los siguientes datos: a) Fecha del documento. b) Número de comprobante. c) Fecha de comprobante. d) Descripción o concepto de pago. e) Cantidad o monto en L. f) Firma del responsable. g) Firma de autorizado por la Gerencia Administrativa.
Articulo 27
Se procederá al reembolso de los fondos de la Caja Chica cuando sea revisado por el administrador o por el designado en su defecto y posteriormente será enviado al departamento de Contabilidad para que se proceda a la elaboración del pago mediante F- 01.
Articulo 28
Todos los comprobantes deberán tener el sello “pagado” de Caja Chica de CONSUCOOP.
Articulo 29
para los efectos de justificación del gasto y reposición de los fondos de las Cajas Chicas los formularios a utilizarse deben reunir los requisitos contemplados en los Artículos 23 y 25 del presente reglamento. Todo lo anterior obedecerá a lo dispuesto por la Gerencia Administrativa, en base lo aprobado por la Junta Directiva de CONSUCOOP, mismo que al ser utilizados deberán ser llenados en forma total, la omisión de cualquiera de los datos que constan en los formularios implicara la suspensión del trámite de reembolso por el departamento de Contabilidad.
Articulo 30
Una vez cumplido lo establecido en los artículos que anteceden, la Gerencia Administrativa procederá a solicitar emisión del pago mediante F-01 por el monto a reintegrar a nombre de la persona encargada de Caja Chica.
Articulo 31
Responsabilidades: Incurre en responsabilidades las personas que administren los fondos, por los gastos que efectuaren sin cumplir con lo establecido en este Reglamento, cuyos intereses devengados beneficien su propio pecunio.
Articulo 32
En caso de no comprobársele a una persona no haber realizado el gasto como se le indicó, será obligada a reintegran el valor utilizado indebidamente, sin perjuicio de las sanciones que de acuerdo a l Ley deben aplicarse.
Articulo 33
Cuando el encargado del Fondo de Caja Chica se ausente por vacaciones, entregará dicho fondo al Jefe inmediato debiendo constar en acta de traspaso firmada por ambos. En caso de ausencia temporal, el Jefe Inmediato en presencia de Auditoría Interna el que designe, darán apertura a la Caja metálica, contarán el efectivo existente, levantando acta detallada de los encontrado.
Articulo 34
Cualquier asunto relacionado con la materia no contemplada en el Presente Reglamento, se entenderá regulado por el Reglamento Interno de este Consejo y la Ley General de la Administración Pública. SEGUNDO: El presente acuerdo entrará en vigencia el día de su publicación en el Diario Oficial “LA GACETA”. COMUNÍQUESE Y PUBLIQUESE. - JOSÉ FRANCISCO ORDOÑEZ PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA CONSUCOOP NORMA RODRIGUEZ SECRETARIA DE JUNTA DIRECTIVA CONSUCOOP -- 5 of 24 --