Notas sobre Conducción del Arbitraje de Conformidad con el Reglamento Icc
Resumen
Este documento es una guía práctica de la CCI que explica cómo conducir arbitrajes según su reglamento. Orienta a las partes y árbitros sobre procedimientos, designación de árbitros, transparencia, costos y resolución de controversias internacionales, garantizando procesos justos, eficientes y conformes a estándares internacionales.
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(2), procede solicitar a la Corte que fije una provisión para los honorarios y gastos adicionales del tribunal arbitral y los gastos administrativos adicionales de la CCI (Artículo 2(10) del Apéndice III). El tribunal arbitral no debe tramitar una solicitud hasta que esta le sea transmitida por la Secretaría. 203. Aunque la Corte no hubiera pedido una provisión para gastos en el momento en que se presentó la solicitud, podrá tomar una decisión sobre costos en el momento del examen y subordinar la notificación del addendum o la decisión al pago por una o ambas partes de los costos así fijados por la Corte. 204. Cuando reciba la solicitud de la Secretaría, el tribunal arbitral debe otorgar a las partes un plazo breve, que no superará normalmente los 30 días, para que formulen sus comentarios. No obstante, el tribunal arbitral podrá otorgar un plazo más breve a las partes dependiendo de las circunstancias del caso, una vez consideradas todas las circunstancias pertinentes. 205. Las partes deben tener en cuenta el alcance limitado del Artículo 36(2), que no permite la revisión o modificación de determinaciones que se han sido tomadas definitivamente en el laudo. 206. El tribunal arbitral debe someter su proyecto de determinación a la Corte para su examen previo dentro de los 30 días siguientes a la expiración del plazo otorgado para formular comentarios. En caso de que el tribunal arbitral necesite una ampliación de dicho plazo, debe informar a la Secretaría al respecto. 207. La determinación del tribunal arbitral puede adoptar una de las siguientes cuatro formas: a. Addendum: si el tribunal arbitral decide corregir o interpretar el laudo, puesto que esto constituirá parte del laudo. El Addendum es parte integrante del laudo; b. Decisión: si el tribunal arbitral decide que el laudo no requiere ser corregido o interpretado y no toma una decisión sobre los costos. Una Decisión no es parte integrante del laudo. c. Addendum y Decisión: si hay dos o más solicitudes y el tribunal arbitral decide corregir o interpretar el laudo atendiendo a una o más solicitudes, pero no a todas ellas; d. Decisión y addendum sobre Costos: si el tribunal arbitral decide que el laudo no requiere ser corregido o interpretado, pero toma una decisión sobre los costos relativos a la solicitud. El addendum sobre costos es parte integrante del laudo. 208. Todas las decisiones y addenda deben indicar los motivos en que se basan. Deben incluir también las conclusiones operativas (“dispositivo”) o una decisión de denegación o aprobación de la solicitud, según sea el caso. Para más información orientativa sobre qué debe incluirse en el proyecto de decisión o addendum, véase la Lista de Verificación sobre la Corrección y la Interpretación de Laudos Arbitrales de la CCI. La Corte examinará todos los proyectos de decisión y addenda. Una vez sea aprobada por la Corte, el tribunal arbitral firmará la decisión o addendum y la enviará a la Secretaría para que notifique a las partes conforme a los apartados 197-199. 209. En todos los casos, el tribunal arbitral debe asegurarse en primer lugar de que las normas jurídicas de obligado cumplimiento en la sede del arbitraje no excluyen la corrección o interpretación de un laudo por parte del tribunal arbitral. -- 31 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 32 XVIII - Laudos Adicionales 210. Según lo previsto en el Artículo 36(3), una parte puede solicitar un laudo adicional respecto a demandas sobre las que el tribunal arbitral no ha dictado una decisión. Una demanda sobre la que el tribunal arbitral no ha dictado una decisión es una demanda formulada en el arbitraje sobre la que el tribunal arbitral, atendiendo a las alegaciones de las partes, debería haber decidido en el laudo. 211. Toda solicitud de laudo adicional debe formularse a la Secretaría dentro de los 30 días siguientes a la recepción del laudo por la parte solicitante. Una vez recibida la solicitud de laudo adicional, el tribunal arbitral debe conceder una oportunidad a las otras partes para formular comentarios sobre la solicitud. Toda vez que podrían formularse objeciones sobre la admisibilidad de la solicitud o podría haber necesidad de presentar alegaciones, se requiere conceder un plazo a las otras partes en todos los casos. 212. Puesto que una solicitud de laudo adicional se refiere a demandas formuladas en el arbitraje y sobre las que el tribunal arbitral no ha dictado una decisión, se espera que las partes ya habrán presentado alegaciones sobre dichas demandas en el arbitraje, y no debería resultar necesaria la presentación de alegaciones adicionales de gran extensión. En consecuencia, el
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(3) prevé que se debería conceder a las otras partes un plazo breve, normalmente no superior a 30 días, para formular comentarios sobre la solicitud. No obstante, el tribunal arbitral, tras considerar todas las circunstancias pertinentes, puede conceder a las partes un plazo más breve o más amplio. De modo similar, aunque la evaluación de una solicitud de laudo adicional no requeriría normalmente la obtención de pruebas adicionales, el tribunal arbitral podrá permitir la presentación de pruebas adicionales según resulte oportuno. 213. Los apartados 197-199, 202 y 203 se aplicarán mutatis mutandis. 214. Cuando la legislación nacional pertinente o la práctica judicial prevean circunstancias específicas en que un tribunal arbitral pueda dictar ciertas decisiones distintas de la corrección o la interpretación de un laudo que ya haya sido aprobado y notificado o laudos adicionales, dichas situaciones se tratarán siguiendo el espíritu del Reglamento y esta Nota. XIX - Regulaciones sobre Sanciones Internacionales 215. Regulaciones sobre sanciones internacionales podrán aplicarse a un arbitraje. Las partes y los árbitros deben consultar la Nota a las Partes y a los Tribunales Arbitrales sobre ICC Compliance, disponible en el sitio web de la CCI. XX - Secretarios Administrativos 216. Este apartado expone la política y la práctica de la Corte en relación con el nombramiento, los deberes y la remuneración de los secretarios administrativos del tribunal arbitral y otros auxiliares (“secretarios administrativos”) nombrados a partir del 1° de agosto de 2012. 217. Los secretarios administrativos pueden proporcionar un servicio útil a las partes y al tribunal arbitral en los arbitrajes CCI. Aunque está designado principalmente para asistir a los tribunales arbitrales de tres miembros, un secretario administrativo puede también asistir a un árbitro único. Los secretarios administrativos pueden ser nombrados en cualquier momento durante el arbitraje. -- 32 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 33 A Nombramiento 218. Si un tribunal arbitral prevé el nombramiento de un secretario administrativo, debe considerar cuidadosamente si en las circunstancias particulares del arbitraje, tal nombramiento sería apropiado. 219. Los secretarios administrativos deben satisfacer los mismos requisitos de independencia e imparcialidad que aquellos que se aplican a los árbitros bajo el Reglamento. Los miembros del personal de la CCI no pueden actuar como secretarios administrativos. 220. No existe un proceso estricto para el nombramiento de un secretario administrativo. No obstante, antes de tomar cualquier medida tendiente al nombramiento de un secretario administrativo, el tribunal arbitral debe informar a las partes su intención de hacerlo. A tal efecto, el tribunal arbitral debe someter a las partes el currículum vitae del secretario administrativo propuesto, junto con una declaración de independencia e imparcialidad, un compromiso por parte del secretario administrativo de actuar de conformidad con la presente Nota y un compromiso por parte del tribunal arbitral de garantizar que esta obligación del secretario administrativo será cumplida. 221. El tribunal arbitral debe indicar a las partes que estas tienen la posibilidad de oponerse a dicha propuesta, y que un secretario administrativo no podrá ser nombrado si alguna de las partes formula dicha objeción. B - Deberes 222. Los secretarios administrativos actúan de conformidad con las instrucciones del tribunal arbitral y bajo su estricta y continua supervisión. El tribunal arbitral es responsable en todo momento de la conducta del secretario administrativo durante el arbitraje. 223. Bajo ninguna circunstancia el tribunal arbitral puede delegar sus funciones de toma de decisiones en el secretario administrativo ni contar con un secretario administrativo para la realización en su nombre de cualquiera de las obligaciones esenciales de un árbitro. Igualmente, las funciones asignadas a un secretario administrativo, tales como la preparación de notas por escrito o memorandos, no eximirán al tribunal arbitral de su obligación de revisar personalmente el expediente y/o redactar él mismo cualquier decisión del tribunal arbitral. 224. Un secretario administrativo podrá, en consonancia con lo dispuesto arriba, ejecutar tareas de organización y administrativas tales como: • transmitir documentos y comunicaciones en nombre del tribunal arbitral; • organizar y mantener el expediente del tribunal arbitral y localizar documentos; • organizar audiencias y reuniones y colaborar con las partes en este sentido; • redactar correspondencia a las partes y enviarla en nombre del tribunal arbitral; • preparar, para que sean examinados por el tribunal arbitral, borradores de órdenes procesales, así como secciones sobre cuestiones de hecho de un laudo, tales como el resumen del procedimiento, la cronología de los hechos y el resumen de las posturas de las partes, siempre que dichas órdenes procesales y partes del laudo sean revisadas posteriormente por el tribunal arbitral mismo; • asistir a audiencias, reuniones y deliberaciones; tomar notas o minutas, o hacer el conteo de tiempo; • realizar búsquedas legales o similares; -- 33 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 34 • realizar correcciones y verificar citaciones, fechas y referencias cruzadas en órdenes procesales y laudos, así como corregir errores tipográficos, gramaticales o de cálculo. 225. El secretario administrativo no podrá actuar, ni podrá solicitársele que actúe, de manera tal que se impida o se disuada la comunicación directa entre los árbitros, entre el tribunal arbitral y las partes, o entre el tribunal arbitral y la Secretaría. 226. En caso de duda acerca de las tareas que pueden ser realizadas por un secretario administrativo, el tribunal arbitral o el secretario administrativo deberán consultar a la Secretaría. C - Gastos 227. El tribunal arbitral podrá solicitar a las partes el reembolso de los gastos razonables justificados del secretario administrativo incurridos con ocasión de las audiencias y reuniones. D - Remuneración 228. Con excepción de los gastos razonables justificados del secretario administrativo, la designación de un secretario administrativo no debe generar una carga financiera adicional para las partes. 229. El tribunal arbitral debe pagar cualquier remuneración debida al secretario administrativo con cargo a los honorarios totales pagados a todos los árbitros, de manera que los honorarios del secretario administrativo no aumenten el coste total del arbitraje. 230. El tribunal arbitral no podrá solicitar a las partes ninguna forma de remuneración por las actividades del secretario administrativo. Está estrictamente prohibido cualquier acuerdo directo entre el tribunal arbitral y las partes sobre los honorarios del secretario administrativo. Dado que los honorarios del tribunal arbitral se establecen sobre una base ad valorem, cualquier remuneración que deba ser pagada al secretario administrativo se considera incluida en los honorarios del tribunal arbitral. XXI - Gastos del árbitro A - Cómo Formular una Solicitud de Reembolso de Gastos 231. La Secretaría reembolsará los gastos cuando reciba una solicitud a tal efecto. Las solicitudes de reembolso de gastos deben ir acompañadas de los recibos originales para permitir a la Secretaría que cumpla con sus obligaciones contables, y cuando corresponda, facilitar a las partes relaciones completas de los gastos incurridos por los árbitros. B - Cuándo Formular una Solicitud de Reembolso de Gastos 232. Los árbitros deben presentar sus solicitudes de reembolso de gastos y/o pago de las dietas diarias, junto con toda la documentación justificativa necesaria, según se especifica a continuación, tan pronto como sea posible después de incurrir en dichos gastos. Esto ayudará a garantizar que la provisión para gastos pagada por las partes es adecuada para cubrir los costos del arbitraje. -- 34 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 35 233. Todas las solicitudes de reembolso de gastos y/o pago de dietas diarias correspondientes a un período anterior a la presentación del proyecto de laudo final deben ser presentadas, a más tardar, cuando el proyecto de laudo final sea remitido a la Secretaría. Los tribunales arbitrales de tres miembros deben coordinar su presentación de solicitudes de reembolso de gastos y/o pago de dietas diarias a fin de asegurarse de que lleguen a la Secretaría antes o en la fecha de la presentación del proyecto de laudo final. Las solicitudes de reembolso de gastos y/o pago de dietas diarias presentadas después de que la Corte haya aprobado el laudo final no serán tomadas en cuenta por la Corte cuando fije los costos del arbitraje y no serán pagadas excepto en circunstancias excepcionales según el criterio del Secretario General. 234. En caso de que se retiren todas las demandas o concluya el arbitraje antes de pronunciarse el laudo final, todas las solicitudes de reembolso de gastos y/o pago de dietas diarias deben presentarse dentro del plazo otorgado por la Secretaría. Las solicitudes de reembolso de gastos y/o pago de dietas diarias que sean presentadas después de que la Corte haya fijado los costos del arbitraje no serán tomadas en cuenta por esta y no serán pagadas. C - Gastos de Desplazamiento 235. En el caso de que sea necesario desplazarse en el marco de un arbitraje de la CCI, se reembolsará a los árbitros los gastos de desplazamiento reales en que incurran a la ida y a la vuelta de su domicilio profesional según conste en el currículum vitae presentado para el arbitraje de la CCI pertinente. Los gastos de desplazamiento serán reembolsados de conformidad con los apartados 236-238. 236. Las solicitudes de reembolso de gastos de desplazamiento deben acompañarse de los originales de todos los recibos reclamados u otro tipo de justificante adecuado si no se dispone de recibos. No se reembolsarán los gastos de desplazamiento que no se justifiquen detalladamente y en su totalidad. 237. El reembolso de gastos de desplazamiento está sujeto a los siguientes límites estrictos: a. Desplazamiento aéreo: el costo de un pasaje equivalente a la tarifa aérea estándar aplicable en clase business. b. Desplazamiento en tren: la tarifa de tren en primera clase aplicable. c. Desplazamiento al y desde el/los aeropuerto(s) y/o la(s) estación/estaciones de tren: la tarifa de taxi estándar aplicable. d. Desplazamiento en coche particular: una tarifa fija por cada kilómetro recorrido más todos los gastos de aparcamiento y tasas de peaje incurridos y necesarios. La tarifa fija es US$ 0,80 por kilómetro. 238. Excepto en relación a los gastos reclamados conforme al apartado 237(d), los gastos de desplazamiento serán reembolsados, cuando sea posible, en la divisa en que fueron incurridos. Alternativamente, los árbitros pueden solicitar el reembolso en dólares estadounidenses siempre que la solicitud vaya acompañada de una declaración del monto en dólares estadounidenses y una acreditación del tipo de cambio utilizado (por ejemplo, una hoja impresa de www.oanda.com). La fecha de la conversión de divisas debe ser la fecha en que se incurrió el gasto. -- 35 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 36 D - Dietas Diarias 239. Además de los gastos de desplazamiento, se pagará a cada árbitro una cantidad diaria fija por concepto de dietas por cada día de arbitraje de la CCI que esté obligado a pasar fuera de su domicilio profesional habitual según se indica en el currículum vitae presentado para el arbitraje de la CCI pertinente. No es necesario que el árbitro presente recibos para reclamar la dieta, sino simplemente una prueba del desplazamiento realizado a los efectos del arbitraje. 240. Si el árbitro no necesita alojamiento en hotel para pernoctar, la tarifa fija diaria será US$ 400. 241. Si el árbitro necesita alojamiento en hotel para pernoctar, la tarifa fija diaria será US$ 1 200. 242. Se considera que la dieta diaria aplicable cubre completamente todos los gastos personales de mantenimiento de cualquier naturaleza y cuantía real (excepto los gastos de desplazamiento) incurridos por un árbitro. Concretamente, se considera que la dieta diaria aplicable cubre el costo total de, entre otros: • Alojamiento • Comidas • Servicios de lavandería/planchado/tintorería y otros servicios de limpieza o similares • Desplazamientos dentro de la ciudad • Llamadas telefónicas, faxes, correos electrónicos y otras formas de comunicación • Propinas 243. A fin de evitar confusiones, no se pagarán dietas diarias respecto del tiempo empleado por un árbitro en desplazarse a o desde el destino pertinente. 244. Como se considera que la dieta diaria cubre todos los gastos personales de mantenimiento incurridos por cada árbitro mientras trabajaba en un arbitraje de la CCI fuera de su domicilio profesional habitual, la Secretaría no reembolsará en ningún caso los gastos que superen el monto fijado para la dieta diaria aplicable. E - Gastos de Oficina Generales y Gastos de Mensajería 245. No se reembolsarán los gastos de oficina y otros gastos generales incurridos en el curso ordinario del trabajo de un árbitro o un tribunal arbitral en el marco de un arbitraje de la CCI. No obstante, un árbitro o un tribunal arbitral puede solicitar el reembolso a precio de costo de cualesquiera gastos de mensajería, fotocopias, fax o teléfono incurridos en relación con un arbitraje de la CCI, siempre que esta solicitud vaya acompañada de recibos detallados. F - Pagos Anticipados de los Gastos 246. Los árbitros pueden solicitar el pago de un anticipo sobre los gastos de desplazamiento y/o las dietas diarias aplicables. Si se otorga un anticipo, el árbitro debe posteriormente presentar a la Secretaría la documentación justificativa pertinente, incluidos todos los recibos y una declaración de los días laborables y las noches que pasó fuera de su domicilio profesional habitual mientras trabajaba en un arbitraje de la CCI. -- 36 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 37 XXII - Servicios Administrativos A - Depósito de Fondos distinto de la Provisión para Gastos del Arbitraje 247. La CCI puede facilitar a los árbitros y las partes que lo soliciten expresamente por escrito un servicio de depósito de fondos en el curso del arbitraje en una cuenta administrada por la CCI a los efectos del pago del anticipo del IVA pagadero respecto de los honorarios de los árbitros o una provisión para cubrir los honorarios y los gastos de cualquier perito designado por el tribunal arbitral, así como a efectos de garantía. 248. Cuando los árbitros y las partes se acojan a este servicio, y la CCI acceda a brindarlo, esta actuará en calidad de depositaria de los fondos. La CCI recibe los fondos de una o varias partes, que han sido instruidas en este sentido por un árbitro (presidente o miembro de un tribunal arbitral en nombre de los otros miembros del tribunal arbitral, o árbitro único) y efectúa los pagos con cargo a la cuenta a petición del árbitro. 249. La CCI actúa como depositaria de los fondos relativos a: a. El IVA, los impuestos, las tasas y las contribuciones aplicables a los honorarios de los árbitros; b. Los peritos; c. Las cuentas de garantía. 250. Este servicio está disponible para árbitros de cualquier país. 251. Las cuentas de depósito se administran únicamente en dólares estadounidenses o en euros, a menos que se decida de otra manera. 252. Las cuentas de depósito no generan intereses para las partes o los árbitros Paso 1: Solicitud de una Cuenta de Depósito Cualquier árbitro que desee utilizar este servicio debe informar por escrito a la Secretaría y solicitar que la CCI actúe como depositaria de los fondos que deben pagar una o varias partes por concepto de anticipo del IVA aplicable a los honorarios de los árbitros o provisión para cubrir los honorarios y los gastos de cualquier perito designado por el tribunal arbitral, así como a efectos de garantía. La iniciativa de solicitar la apertura de una cuenta de depósito, extraer los depósitos y efectuar pagos con cargo a los fondos depositados corresponde únicamente a los árbitros. Los árbitros son responsables de asegurarse de que los pagos se efectúan en cumplimiento de las leyes y las prácticas bancarias aplicables. Paso 2: Estimación de los Montos a Pagar El árbitro determina los fondos que deben depositar una o varias partes en la cuenta de depósito. Si, en el curso del arbitraje, el monto de la provisión para gastos se incrementa conforme a una decisión de la Corte en ese sentido, este paso podría repetirse. Igualmente, si, en el curso -- 37 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 38 del arbitraje, el monto de los fondos depositados para cubrir los honorarios y los gastos de cualquier perito o el monto de los fondos depositados en una cuenta de garantía se incrementan conforme a una decisión del tribunal arbitral, este paso podría repetirse. Paso 3: Fondos que deben Depositarse El árbitro solicita a una o varias partes que depositen los fondos y fija un plazo a este respecto. La Secretaría facilitará a la(s) parte(s) las instrucciones bancarias pertinentes. Como regla general, los pagos en el marco de los procedimientos arbitrales de la CCI deben proceder directamente de las partes en el procedimiento. La CCI aceptará pagos efectuados por representantes debidamente autorizados, siempre que la relación jurídica entre el tercero que paga y la parte en el procedimiento quede acreditada. En caso de que el documento jurídico no se considere satisfactorio por los bancos de la CCI conforme a sus obligaciones legales con arreglo al derecho francés, se podrá cancelar el pago recibido por la CCI y comunicar la falta de la información pertinente a las autoridades reglamentarias correspondientes. La parte que efectúe el pago debe pagar todos los cargos y /o tasas bancarias aplicables al pago de la provisión para gastos. No obstante, las transferencias bancarias efectuadas dentro del Espacio Económico Europeo (EEE) están sujetas a comisiones bancarias compartidas. Paso 4: Acuse de Recibo de los Pagos y Administración La Secretaría confirma al árbitro y a las partes la recepción de los montos pagados por la(s) parte(s). Cuando la Secretaría no acuse recibo al árbitro del pago efectuado por la(s) parte(s), es responsabilidad del árbitro renovar su solicitud de pago y fijar un plazo a tales efectos. La CCI administra los fondos en nombre del árbitro. Paso 5: Pagos El árbitro solicita a la CCI que efectúe pagos con cargo a los fondos depositados por las partes. La CCI efectúa los pagos dentro de los límites de los fondos depositados. Paso 6: Saldo Restante en la Cuenta Al final del arbitraje la Secretaría solicita instrucciones al árbitro con respecto al cierre de la cuenta de depósito. En base a la información facilitada por el árbitro y de conformidad con sus instrucciones, la Secretaría cierra las cuentas de depósito y devuelve a la(s) parte(s) cualesquiera montos restantes de los fondos depositados bajo la custodia de la CCI. La CCI puede cerrar la cuenta de depósito si no hay ningún saldo restante tras informar al árbitro al respecto. La cuenta será cerrada aunque haya pendiente una solicitud del árbitro del pago de los fondos. -- 38 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 39 B - Depósitos para IVA, Impuestos, Tasas y Contribuciones sobre los Honorarios de los Árbitros 253. Los montos pagados por la CCI a los árbitros no incluyen el impuesto al valor agregado (IVA) ni ningún otro impuesto, tasa o contribución de la misma naturaleza que puedan ser aplicables a los honorarios del árbitro (Artículo 2(13) del Apéndice III). Las partes tienen la obligación de pagar dicho IVA o tasas o contribuciones similares con arreglo a la legislación aplicable. El reembolso de estos es un asunto exclusivo entre el árbitro y las partes. Dicha obligación de las partes no incluye el pago de ningún otro impuesto, tasa y contribución que pueda aplicarse a los honorarios del árbitro tales como, entre otros, el impuesto de la renta o de sociedades, las tasas de licencia profesional, los cargos o retenciones aplicados por el colegio profesional del árbitro, el régimen de pensiones o seguridad social, así como los cargos y comisiones bancarias. En caso de duda, se recomienda a los árbitros que consulten a la Secretaría. 254. Los árbitros sujetos al pago del IVA pueden solicitar expresamente por escrito utilizar el servicio descrito anteriormente para que la CCI administre los fondos correspondientes a sus estimaciones del IVA que deba pagarse en relación con sus honorarios y gastos (en adelante, los “Honorarios”). 255. Este servicio es completamente independiente y no tiene ningún efecto sobre el procedimiento del pago de provisiones establecido en el Reglamento. En caso de que las partes no pagaran el IVA aplicable a los honorarios de los árbitros, estos no podrán invocar esta circunstancia ante la Corte como motivo, por ejemplo, para suspender el arbitraje. 256. Si el presidente de un tribunal arbitral solicita un anticipo del IVA en nombre de todos los miembros del tribunal arbitral sujetos al pago del IVA, este debe facilitar a la Secretaría un desglose árbitro por árbitro de este anticipo. 257. Los árbitros tienen la responsabilidad exclusiva de asegurarse de que el procedimiento descrito anteriormente cumple la legislación y el reglamento fiscal aplicables al ejercicio de su profesión como árbitros, incluyendo el pago de sus honorarios. Se insta a los árbitros a que se informen sobre cómo deben calcular el monto de IVA a pagar. 258. La CCI actúa exclusivamente en calidad de depositaria y no está en disposición de asesorar a los árbitros sobre cuestiones de legislación fiscal. 259. El árbitro determina el monto del IVA correspondiente a sus honorarios de acuerdo a la normativa aplicable en el lugar donde sea sujeto pasivo. 260. Los árbitros pueden usar el Calculador de Costos (Cost Calculator) disponible en el sitio web de la CCI para estimar a cuánto podrían ascender los honorarios a pagar. No obstante, dichos importes son solo indicativos de los honorarios que podrían percibir finalmente, que podrían ser inferiores o superiores. Los árbitros deben tener en cuenta que el desglose de los honorarios entre los miembros del tribunal arbitral (entre el 40% y el 50% para el presidente, y entre el 25% y el 30% para cada coárbitro), al cual se hace referencia en esta Nota, es simplemente orientativo y puede ser modificado por la Corte. 261. Toda factura emitida por un árbitro a una parte en concepto de honorarios y, según sea el caso, el IVA aplicable a tales honorarios debería ser por la porción correspondiente de los honorarios y los impuestos pagaderos por tal parte. En principio, el árbitro no deberá emitir ninguna factura a la CCI, salvo en circunstancias especiales que se discutirán previamente con la Secretaría. -- 39 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 40 262. Al preparar su factura, el árbitro solicita a la CCI el pago del IVA correspondiente a los honorarios a pagar por la parte. Esto es de aplicación cuando se pronuncie el laudo final y también en el supuesto de que la Corte decida pagar un anticipo de los honorarios de los árbitros que residan en países donde, conforme a la legislación fiscal local, deba pagarse IVA a las autoridades fiscales cuando se pagan honorarios por adelantado. XXIII - IVA pagadero sobre los gastos administrativos de la CCI 263. Los gastos administrativos de la CCI no incluyen el impuesto sobre el valor agregado (IVA) aplicable en Francia (“IVA”; Artículo 2(14) del Apéndice III). Desde el 1° de enero de 2021 y en la medida que sea aplicable el IVA, los gastos administrativos de la CCI estarán sujetos al pago del IVA. Por consiguiente, los gastos administrativos de la CCI pueden verse incrementados por el importe correspondiente a la tasa en vigor según se detalla en la Nota explicativa sobre el IVA aplicable a los gastos administrativos de la CCI disponible en el sitio web de la CCI (Explanatory Note on VAT Applicable on ICC Administrative Expenses). La tasa aplicable conforme a las leyes fiscales de Francia es del 20% actualmente. Las solicitudes de pago de la Secretaría de las provisiones para gastos se efectuarán mediante la emisión de facturas que comprenderán todos los importes solicitados (es decir, los importes para satisfacer los gastos administrativos de la CCI y la provisión para los honorarios y gastos de los árbitros). 264. El planteamiento general previsto en el Reglamento respecto de los gastos administrativos de la CCI es que las partes deben satisfacerlos (junto con los honorarios y gastos de los árbitros) mediante pagos de las provisiones para gastos solicitados por la Secretaría (véase la sección VII(A)). Cuando sea de aplicación, se cobrará el IVA sobre los pagos anticipados solicitados correspondientes a los gastos administrativos de la CCI. A modo indicativo, se cobrará y facturará el IVA sobre: a. La tasa de registro (Artículos 4(4)(a) del Reglamento y 1(1) del Apéndice III. b. La porción de los pagos solicitados correspondiente a los gastos administrativos de la CCI relativos a: (i) Provisiones para gastos (Artículos 37 del Reglamento y 1 del Apéndice III); (ii) Provisiones adicionales para gastos (Artículos 36(5) del Reglamento y 2(11) del Apéndice III); y (iii) Costos del procedimiento del árbitro de emergencia (Artículo 7(1) del Apéndice V). c. Tasa de suspensión, cuando corresponda (Artículo 2(7) del Apéndice III). La CCI no cobrará IVA sobre la porción de la provisión para gastos correspondiente a los honorarios y gastos de los árbitros. La facturación y el cobro del IVA que las partes adeudan a los árbitros, cuando corresponda, es un asunto que compete exclusivamente a los árbitros y las partes (véase el apartado 253). XXIV - Asistencia en la Conducción del Arbitraje A - Conducción del Arbitraje 265. La Secretaría puede asistir a las partes y los tribunales arbitrales en la conducción del arbitraje, concretamente en las siguientes cuestiones: a. Depósito de documentos: la Secretaría puede actuar en ciertas circunstancias como depositaria de documentos. -- 40 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 41 b. Conferencias telefónicas: la Secretaría puede asistir a los tribunales arbitrales en la organización de conferencias telefónicas con las partes y, cuando sea necesario, participar en dichas conferencias. c. Secretarios administrativos: la Secretaría puede asistir a los tribunales arbitrales en la búsqueda de secretarios administrativos para su designación según lo previsto en la sección XX. d. Documentos modelo: la Secretaría puede facilitar a los tribunales arbitrales documentos modelo relativos a la conducción del arbitraje, concretamente, actas de misión y calendarios procesales. e. Transparencia: según lo previsto en el apartado 55, la Corte puede, a solicitud de las partes, publicar en su sitio web, o poner a disposición del público de otra forma, información o documentos relativos a un arbitraje de la CCI que está sujeto a normas o reglamentos de transparencia. f. ADR: el Centro Internacional de ADR de la CCI presta a las partes y los tribunales arbitrales una serie de servicios relacionados con arbitrajes en curso de la CCI, concretamente, la propuesta y el nombramiento de peritos (véase el sección XXVI). g. Servicios de Prevención de Delitos Comerciales de la CCI: la Secretaría puede asistir a las partes y los tribunales arbitrales en las comunicaciones con los Servicios de Prevención de Delitos Comerciales de la CCI (para más información, visítese: www.icc- ccs.org). B - Audiencias y Reuniones 266. La Secretaría puede asistir a las partes y los tribunales arbitrales para la organización de audiencias y reuniones, concretamente: a. Centro de Audiencias de la CCI en París (Francia): el Centro de Audiencias de la CCI ofrece paquetes flexibles y una serie de instalaciones y servicios especializados para la conducción de audiencias y reuniones. Las partes y los tribunales arbitrales pueden contactar a la Secretaría para más información o visitar el sitio web www.icchearingcentre.org. Al reservar una sala del Centro de Audiencias de la CCI a efectos de un arbitraje de la CCI, las partes y los árbitros aceptan que sus datos de contacto sean comunicados por la Secretaría al Centro de Audiencias de la CCI exclusivamente a efectos de su reserva. b. Otros centros de audiencia: la CCI tiene acuerdos con otros centros de audiencia de todo el mundo. Las partes y los tribunales arbitrales pueden contactar a la Secretaría para más información. c. Servicios de taquigrafía y traducción: la Secretaría puede facilitar a las partes y los tribunales arbitrales información sobre servicios de taquigrafía y traducción. d. Visados y otras autorizaciones: la Secretaría puede emitir cartas al objeto de facilitar la obtención de visados u otras autorizaciones para personas que participen en una audiencia o reunión relativa a un arbitraje de la CCI. e. Hoteles: la CCI ha negociado tarifas preferentes con una serie de hoteles de París y otras jurisdicciones. Las partes y los tribunales arbitrales pueden contactar a la Secretaría para más información. C - Oferta(s) Sellada(s) 267. La Secretaría podrá asistir a las partes a someter ante un tribunal arbitral la información relativa a ciertas ofertas de acuerdo no aceptadas y las comunicaciones relacionadas (comúnmente denominada(s) “Oferta(s) Sellada(s)”). La Secretaría también podrá asistir en cualquier contraoferta realizada en forma de Oferta Sellada por la persona que recibe la oferta. -- 41 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 42 268. El tribunal arbitral debe considerar si consulta a las Partes en una fase inicial (por ejemplo, en la primera conferencia sobre la conducción del procedimiento según lo previsto en el Artículo 24) y los invita a acordar un procedimiento que contemple el uso de la(s) Oferta(s) Sellada(s) en el arbitraje. En ausencia de iniciativa del tribunal arbitral en este sentido, cualquier parte puede plantear esta cuestión. 269. La Secretaría mantendrá dichas comunicaciones relativas a la(s) Oferta(s) Sellada(s) de forma confidencial respecto del tribunal arbitral hasta que se hayan resuelto todas las cuestiones relativas a responsabilidad y cuantía. 270. Para obtener la asistencia de la Secretaría, se debe seguir el siguiente procedimiento: a. En cualquier momento después de que la Secretaría haya entregado la Solicitud de Arbitraje a la(s) demandada(s), cualquier parte del arbitraje podrá enviar a la Secretaría una copia de una oferta de acuerdo formulada anteriormente a cualquier otra parte en el arbitraje, pero que no fue aceptada, que se marque como “sin perjuicio salvo en lo relativo a los costos”. La oferta debe presentarse a la Secretaría en un sobre cerrado marcado como “sin perjuicio salvo en lo relativo a los costos”. En la carta introductoria debe solicitarse a la Secretaría que trate el sobre sellado de forma confidencial y no lo transmita al tribunal arbitral hasta que este resuelva todas las cuestiones relativas a la responsabilidad y la cuantía, y esté listo para considerar la distribución de los costos. El receptor original de la oferta debe ser copiado en todas las comunicaciones dirigidas a la Secretaría en relación con la(s) Oferta(s) Sellada(s). b. Una vez reciba la correspondencia conforme al apartado (a), la Secretaría informará a: (i) la parte remitente (con copia a la otra parte) de que el sobre sellado se mantendrá de forma confidencial, y (ii) el receptor original de la oferta (con copia a la otra parte) de las circunstancias en que el sobre sellado podrá presentarse al tribunal arbitral y solicitar comentarios, en su caso. c. La correspondencia posterior que surja de la oferta original (incluida, por ejemplo, cualquier contraoferta) que sea enviada por una parte a la Secretaría en un sobre sellado marcado como “sin perjuicio salvo en lo relativo a costos” se conservará por la Secretaría de la misma forma que la oferta original. d. En una fase adecuada del procedimiento, la Secretaría escribirá al tribunal arbitral para informarle de que la Secretaría conserva la correspondencia mantenida entre las partes que puede ser potencialmente relevante para su determinación de los costos conforme al Artículo 38. La Secretaría solicitará al tribunal arbitral que: (i) informe a la Secretaría por escrito de si acepta recibir la(s) Oferta(s) Sellada(s); y en tal caso, (ii) informe a la Secretaría por escrito una vez haya finalizado sus deliberaciones sobre todas las cuestiones relativas a la responsabilidad y la cuantía, y esté lista para distribuir los costos. e. Si el tribunal arbitral acepta recibir la(s) Oferta(s) Sellada(s), debe abstenerse de cerrar la instrucción según lo previsto en el Artículo 27 en la medida que resulte necesaria para permitir a las partes que presenten más alegaciones sobre costos. f. Una vez el tribunal arbitral haya informado a la Secretaría de que está lista para distribuir los costos conforme al Artículo 38, la Secretaría enviará al tribunal arbitral toda la correspondencia marcada como “sin perjuicio salvo en lo relativo a los costos” y conservada por la Secretaría. Una vez el tribunal arbitral haya recibido esta información, abrirá los sobres sellados y facilitará copias de cualesquiera documentos incluidos en estos a las partes. g. El tribunal arbitral decidirá si son necesarias más etapas procesales o si puede proceder a distribuir los costos según lo previsto en el Artículo 38. En aras de claridad, el tribunal arbitral seguirá teniendo discreción para decidir qué importancia, si la tuviera, debe -- 42 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 43 darse a la correspondencia marcada como “sin perjuicio salvo en lo relativo a costos” y recibida por la Secretaría. h. Una vez que el tribunal arbitral haya finalizado sus deliberaciones sobre los costos, incorporará su decisión sobre la distribución de los costos al proyecto de laudo final que se someterá a la Corte de la CCI para su examen según lo previsto en el Artículo 34. XXV - Servicios Posteriores a la Pronunciación del Laudo 271. De conformidad con el Artículo 35, la Secretaría deberá asistir a las partes en el cumplimiento de cualesquiera formalidades que puedan ser necesarias, concretamente: a. Copias certificadas de laudos, Actas de Misión, correspondencia o cualquier otro documento emitido o aprobado por la Secretaría o la Corte; b. Certificación notarial por el notario de la CCI en París de las firmas estampadas por miembros de la Secretaría para certificar copias de documentos; c. Certificados; d. Copias no certificadas de documentos pertenecientes al expediente, limitados en cuanto a número y tamaño; e. Cartas de recordatorio a las partes de su obligación de cumplir con el laudo. 272. Puesto que algunos servicios posteriores al laudo conllevan cierto tiempo y preparación, las partes deben solicitar estos servicios a la Secretaría con suficiente antelación. XXVI - Centro Internacional de ADR A - Reglamento ADR de la CCI 273. Las partes tienen libertad para resolver su controversia de modo amistoso en cualquier momento durante el arbitraje. Las partes pueden considerar un procedimiento de resolución amistosa de controversias administrado por el Centro Internacional de ADR (el “Centro”) según lo previsto en el Reglamento ADR de la CCI, el cual, además la mediación, contempla el uso de otros procedimientos de resolución amistosa. El Centro puede también ayudar a las partes a encontrar un mediador adecuado. El nombramiento de un mediador por el Centro efectuado a pedido conjunto de todas las partes en un arbitraje de la CCI en curso se realiza de modo gratuito. 274. Cuando lo consideren oportuno, los árbitros pueden recordar a las partes la existencia del Reglamento ADR de la CCI. 275. Para obtener más información al respecto, puede dirigirse al Centro llamando al +33 1 49 53 29 03 o escribiendo a adr@iccwbo.org. B - Reglamento de Peritaje de la CCI 276. En caso de que una parte requiera la asistencia de un perito, el Centro puede, previa solicitud, proponer peritos de una amplia variedad de campos especializados. El precio de este servicio es US$ 5 000. -- 43 of 44 -- NOTA DIRIGIDA A LAS PARTES Y TRIBUNAL ARBITRAL SOBRE LA CONDUCCIÓN DEL ARBITRAJE | 44 277. Del mismo modo, cuando el tribunal arbitral requiera la asistencia de un perito, el Centro puede, previa solicitud, proponer peritos. Este servicio es gratuito para los árbitros. 278. Para obtener más información al respecto, puede dirigirse al Centro llamando al +33 1 49 53 29 03 o escribiendo a expertise@iccwbo.org. XXVII - Despacho de Materiales a la CCI y Aranceles 279. Los materiales enviados a la CCI (comunicaciones, escritos, carpetas, cintas, CDs, etc.) deben remitirse con la descripción de “Documentación” solamente. No debe consignarse ninguna otra descripción en el comprobante del envío o la carta de porte. En general, la documentación no está sujeta al pago de aranceles de aduana. Otro tipo de material podría estar sujeto al pago de impuestos en función del origen, el contenido y el peso de dicho material. Los aranceles de aduana, en su caso, aumentarán los costos del arbitraje. -- 44 of 44 --