Acuerdo No. 2298-2022 — Aprobación del Manual de Procesos de la Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad

ACUERDO NÚMERO 2298-2022 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD COMAYAGÜELA, M.D.C., 02 DE DICIEMBRE DEL 2022. CONSIDERANDO: Que el artículo33de la Ley General de la Administración Pública establece: “Los Secretarios de Estado son colaboradores del Presidente de la República en el Despacho de los asuntos públicos y en la orientación, coordinación, dirección y supervisión de los órganos de la Administración Pública Centralizada y la coordinación de las entidades y órganos desconcentrados o de las instituciones descentralizadas, en las áreas de su competencia. CONSIDERANDO: Que el Artículo 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, establece que son atribuciones y deberes comunes de los Secretarios de Estado 1. Orientar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de sus respectivos Despachos… 8. Emitir los Acuerdos y Resoluciones en los asuntos de su competencia y aquellos que le delegue el Presidente de la República ...” CONSIDERANDO: Que el artículo 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras, dispone: FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD. Además de las consignadas en otras leyes, corresponden al titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad; 1)… 4) Velar por el correcto funcionamiento de LA SECRETARIA y la Policía Nacional”. CONSIDERANDO: Que según Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022, solicita a las instituciones públicas el cumplimiento de las obligaciones, encontrándose entre ellas “Elaborar y actualizar los Manuales de Procesos y Procedimientos en todas las áreas en especial de compras y contrataciones, Gestión de Recursos Humano conforme a la normativa de la ONADICI y según las Disposiciones Generales de Presupuesto del año 2022, y presentarlos a la ONADICI. CONSIDERANDO: Que para dar cumplimiento a lo precedente, la Unidad de Revisión y Control de esta Secretaría de Estado, elaboró un Manual que tiene por objeto la implementación de herramientas de los procesos de la administración pública en los aspectos de ejecución de gastos administrativos y operativos, para la correcta toma de decisiones, detallando el trabajo en red y la delegación de funciones y recursos acordes a las capacidades de los funcionarios que laboran en la misma, lo que conlleva a la importancia de un sistema de control interno y la transparencia en la realización de sus funciones. POR TANTO: El Secretario de Estado en uso de sus facultades y en aplicación de los artículos: 33, 36 numerales 1) y 8) de la Ley General de la Administración Pública, 7 numeral 4) de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras y Circular ONADICI No. 001-2022 de fecha 02 de mayo del 2022. ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad:

3 de 49 IV. Justificación del Manual………………………………………………………...9 V. Estructura Organizativa de la Unidad de Revisión y Control……………….. 10 VI. Estructura del Manual……………………………………………………….. 11 Revisión de Nominas de Sueldo Policía Nacional………………………………………11 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 11 Alcance…………………………………………………………………………………11 Personal que interviene…………………………………………………………………11 Procedimiento…………………………………………………………………………..12 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 12 Documento de Referencia……………………………………………………………. 13 Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos………………………… 15 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 15 Alcance…………………………………………………………………………………15 Personal que interviene…………………………………………………………………15 Procedimiento………………………………………………………………….. 16 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 16 Documento de Referencia……………………………………………………………. 17 Revisión de Planillas Adicional al Cargo y Bono Operativo Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 19 Alcance…………………………………………………………………………………19 Personal que interviene…………………………………………………………………19 Procedimiento…………………………………………………………………………..20 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 20 Documento de Referencia……………………………………………………………. 21 ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Manual de Procesos de la Unidad de Revisión y Control de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad: MANUAL DE PROCESOS UNIDAD DE REVISIÓN Y CONTROL Contenido Presentación…………………………………………………………………………………6

• I)

  Introducción……………………………………………………………………..7

• II)

  Antecedentes…………………………………………………………………….8

• III)

  Objetivo del Manual…………………………………………………………….9 3 de 49

• IV)

  Justificación del Manual………………………………………………………...9 V. Estructura Organizativa de la Unidad de Revisión y Control……………….. 10 VI. Estructura del Manual……………………………………………………….. 11 Revisión de Nominas de Sueldo Policía Nacional………………………………………11 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 11 Alcance…………………………………………………………………………………11 Personal que interviene…………………………………………………………………11 Procedimiento…………………………………………………………………………..12 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 12 Documento de Referencia……………………………………………………………. 13 Revisión de Prestaciones Laborales y Derechos Adquiridos………………………… 15 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 15 Alcance…………………………………………………………………………………15 Personal que interviene…………………………………………………………………15 Procedimiento………………………………………………………………….. 16 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 16 Documento de Referencia……………………………………………………………. 17 Revisión de Planillas Adicional al Cargo y Bono Operativo Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 19 Alcance…………………………………………………………………………………19 Personal que interviene…………………………………………………………………19 Procedimiento…………………………………………………………………………..20 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 20 Documento de Referencia……………………………………………………………. 21

  4 de 49 Revisión de Planillas Beca Cadetes Anapo, otras becas cursos impartidos Policía Nacional ………………………………………………………………………………… 23 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 23 Alcance……………………………………………………………………………… 23 Personal que interviene……………………………………………………………… 23 Procedimiento………………………………………………………………………….24 Cuadro de descripción del Proceso…………………………………………… 24 Documento de Referencia…………………………………………………………… .25 Revisión de Planillas Embargos Policía Nacional………………………………………27 Objetivo del Proceso……………………………………………………………………27 Alcance………………………………………………………………………………….27 Personal que interviene…………………………………………………………………27 Procedimiento…………………………………………………………………………..28 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 28 Documento de Referencia……………………………………………………………. 29 Revisión de Liquidación de Viáticos………………………………………………… 31 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 31 Alcance…………………………………………………………………………………31 Personal que interviene…………………………………………………………………31 Procedimiento…………………………………………………………………………..31 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 32 Documento de Referencia…………………………………………………………. 33 Revisión de Gastos Médicos Hospitalarios……………………………………………. 35 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 35 Alcance…………………………………………………………………………………35

  6 de 49 ANEXOS………………………………………………………………………………… 51 Anexo 1………………………………………………………………………………. 51 Orden de Pago…………………………………………………………………… 51 Anexo 2………………………………………………………………………………. 52 Planilla pago Beca………………………………………………………………. 52 Anexo 3……………………………………………………………………………… 53 Planilla pago descongelamiento………………………………………………… 53 5 de 49 Personal que interviene…………………………………………………………………35 Procedimiento…………………………………………………………………………..35 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 36 Documento de Referencia……………………………………………………………. 37 Revisión Indemnización Seguro de Vida……………………………………………… 39 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 39 Alcance…………………………………………………………………………………39 Personal que interviene…………………………………………………………………39 Procedimiento…………………………………………………………………………..39 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 40 Documento de Referencia……………………………………………………………. 41 Revisión Reembolso de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio…………….. 43 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………. 43 Alcance…………………………………………………………………………………43 Personal que interviene…………………………………………………………………43 Procedimiento…………………………………………………………………………..44 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 44 Documento de Referencia……………………………………………………………. 45 Revisión de Orden de Pago…………………………………………………………….. 47 Objetivo del Proceso…………………………………………………………………….. 47 Alcance…………………………………………………………………………………47 Personal que interviene…………………………………………………………………47 Procedimiento…………………………………………………………………………..47 Cuadro de descripción del Proceso……………………………………………… 48 Documento de Referencia……………………………………………………………. 49

  PRESENTACIÓN La revisión de documentos es un proceso de control, una herramienta utilizada en el sistema de administración regulando el proceso de la gestión, encaminadas a un mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión institucional. Siempre bajo las normativas legales establecidas para mejorar los sistemas de control interno y verificar la efectividad y eficiencia de los procedimientos aplicados en la gestión. El Manual de procedimientos conforman un elemento de apoyo para la revisión de documentación soporte de los diferentes tramites de pago realizados. I. Generalidades Introducción El Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Revisión y Control muestra de manera general los procedimientos aplicados para la revisión y análisis previo, de la documentación soporte correspondiente a la ejecución de Gastos Administrativos y Operativos con la finalidad del mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión institucional. Este documento describe los procesos administrativos aplicados a cada uno de los trabajos realizados, e incluye las unidades administrativas que intervienen en el procedimiento.

  • I)

    Antecedentes La Unidad de Revisión y Control dependencia de la Gerencia Administrativa de la Secretaría de Seguridad, se crea con la necesidad de realizar una revisión a prior i de la documentación soporte de cada uno de los procesos administrativos y que los mismos cumplan con los requisitos que la normativa actual exija, documentación que es el soporte para hacer efectivo un pago.

  • II)

    Objetivo • El presente manual tiene como objetivo principal orientar para que la revisión de la documentación soporte de los diferentes pagos realizados sea la correcta y de conformidad con las disposiciones que dicta la ley. De esta manera ser un mecanismo de control interno de las diferentes actividades administrativas realizadas por la Secretaría de Seguridad previo a realizar los pagos, de esta manera apoyar la gestión institucional para que la realización de las funciones sea de una manera eficaz.

  • III)

    Justificación del Manual • Se crea el presente manual para que la realización de las funciones de revisión nos permita el mejoramiento de procesos para un mejor control administrativo siempre enmarcadas en las normas establecidas.

    V. Estructura del Manual Revisión de Nominas de Sueldo 1.- Revisión de Nominas de Sueldo Revisar Nomina de pago, verificar salarios, aplicación correcta de embargos, cambios salariales por ascenso o por acuerdos, congelamiento de salarios, activación de salarios, deducción de días por faltas cometidas, Objetivo del Proceso: Establecer un mejor control sobre todos los movimientos mensuales aplicados y lograr una mejor dirección y control del Recurso Humano. Alcance: La Revisión de la Nómina de Pago de la Policía Nacional, tienen un alcance que incluye Escala de Oficiales, Escala Básica y Auxiliares pertenecientes a la Dirección General de la Policía Nacional. Personal que Interviene: Departamento de Nomina, Dirección de Recursos Humanos de la Policía Nacional, Unidad de Revisión y Control, Subgerencia de Presupuesto, departamento de Contabilidad, Gerencia Administrativa Secretaría de Seguridad, Normativa Jurídica aplicable: Resoluciones administrativas, Acuerdos de Nombramiento, Decretos, Sentencias Judiciales. Procedimiento:

    • 1)

      Recepción de la Nómina de Pago de la Policía Nacional dentro de la primera quincena de cada mes.

    • 2)

      Registro al control de ingreso de las nominas de pago, Escala Oficiales, Escala Básica y Auxiliares, Auxiliares Fondos Propios, Vacaciones.

    • 3)

      Revisión y verificación de la documentación soporte conforme los movimientos mensuales aplicados.

    • 4)

      Devolución de la documentación para subsanar observaciones realizadas en casos que sean necesarios.

    • 5)

      Aprobación de la Nómina mensual, firma y sello de la misma. • Se crea el presente manual para que la realización de las funciones de revisión nos permita el mejoramiento de procesos para un mejor control administrativo siempre enmarcadas en las normas establecidas.

  • IV)

    Estructura Organizativa V. Estructura del Manual Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad Gerencia Administrativa Unidad de Revision y Control Revision de Nominas de Pago Revision de liquidacion de viaticos Revision de pagos varios

    en casos que sean necesarios. 5. Aprobación de la Nómina mensual, firma y sello de la misma CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCESO Revisión de Nomina de Sueldos Policía Nacional No. Etapa de Proceso Insumo Actividad Tiempo Responsable Producto Envío a: 1 Recepción Nominas de pago Talento humano Papel Lápiz Recibe nómina de pago y documentación soporte Primera quincena del mes Recepcion ista Unidad Revisión y Control Nómina de pago Unidad de Revisión y Control 2 Registro Control de Ingreso Talento humano Equipo de Computo Registro de documentación 1 hora Recepcion ista Unidad Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 3 Revisión y verificación Talento Humano Equipo Identificar inconsistencias y verificar legalidad de documentos Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Unidad de Revisión y Control 4 Devolución de documentación, en casos que lo requiera Talento Humano Equipo de computo Devuelve documentos para que se Subsane inconsistencias encontradas 1 hora Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Hoja de devolución Unidad que envió 11 de 49 Documentos de Referencia

    • 1)

      Nómina de sueldos

    • 2)

      Movimientos aplicados mensualmente

    • 3)

      Transferencias de Pago 5 Aprobación Nomina Talento Humano Papelería Aprobar tramite mediante Sello y firma documentación Durante la semana Jefe Unidad Revisión y Control/ Oficiales Revisión y Control Documento Departamento de Nomina Fin del proceso Documentos de Referencia

      • 1)

        Nómina de sueldos

      • 2)

        Movimientos aplicados mensualmente

      • 3)

        Transferencias de Pago