Reglamento — Reglamento de Fondos Reintegrables de la Empresa Nacional de Energía Eléctrica (ENEE)

Objetivos Objetivo General del Reglamento: Garantizar el cumplimiento del Principio de Legalidad, así como los criterios de eficiencia y eficacia en la aplicación financiera y económica de los montos asignados; Sistematizando las operaciones de programación, administración, evaluación y control de los recursos sin perjuicio de las acciones que correspondan a sus Entes Fiscalizadores para evaluar la gestión de los responsables. Objetivo específico del Reglamento: crear fondos reintegrables de acuerdo a los estudios financieros y económicos de los recursos de la empresa; para dinamizar los procesos administrativos y operativos de las diferentes dependencias de la Empresa. II. DISEÑO CONCEPTUAL

Para los fines del presente reglamento los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa:

• a)

  Asignación presupuestaria: es el monto asignado en cada partida para la operatividad de la dependencia a la cual es responsable; por tanto toda compra realizada a través de este mecanismo, debe primero verificar su disponibilidad en el presupuesto; con el fin de optimizar el trámite de reembolso.

• b)

  Fondo Reintegrable Ordinario: es el Fondo de recursos económicos establecido por la Empresa a través de la Gerencia y otorgado dentro de las previsiones establecidas por los recursos asignados dentro del presupuesto ajustado para la gestión de la dependencia solicitante. Se encuentra destinado a garantizar la operatividad en la administración de los recursos destinados para cubrir aquellos gastos relativos a compras menores hasta un límite de L. 3,000.00 sin cotización y hasta L. 20,000.00 con dos (2) cotizaciones.

• c)

  Fondo Reintegrable Especial: es el Fondo de recursos económicos establecido por la Empresa a través de la Gerencia General y otorgado dentro de las previsiones establecidas por los recursos asignados dentro del presupuesto; ajustado para la gestión de la dependencia solicitante. Se encuentra destinado a garantizar la operatividad en la administración de los recursos destinados para cubrir aquellos gastos relativos a compras menores hasta un límite de L.10,000.00 sin cotización y de L. 10,000.01 hasta L. 75,000.00 con dos (2) cotizaciones.

• d)

  Cotizaciones en referencia párrafo b) y c): se aumenta los límites en los montos dando amplitud en las compras siempre respetando lo establecido en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República anual; tomando de base el del año 2018 (Decreto No. 141-2017). U D I-D EG T-U N AH Lo referente a las cotizaciones deberá ser de proveedores no relacionados entre sí, de acuerdo a lo regulado en el Decreto No. 232-2011 del 8 de Diciembre de 2011, de la Ley de Regulación de Precios de Transferencias y así mismo el documento de cotización deberá contener los datos generales del proveedor así como el número del RTN, firmas y sellos originales.

• e)

  Fondo Especial Liquidable: es el Fondo que se asigna para la construcción de una obra en el área técnica como en la administrativa de conformidad al presupuesto presentado con los objetos de los gastos, promovida por una emergencia y que se debe realizar reparaciones y/o mantenimiento y traslados. Estos recursos económicos son aprobados por la Gerencia General de la Empresa. Son destinados para garantizar la operatividad y funciona bilidad en la administración de los recursos destinados para cubrir aquellos gastos relativos a la construcción, mantenimiento y reparación de la obra, esta asignación tiene duración hasta la culminación de la obra debiendo presentar de inmediato el informe conteniendo la documentación que evidencien el gasto para su liquidación.

• f)

  Fondo de Recreo vía: es el fondo asignado a cada Dependencia de la Empresa con el fin de fomentar valores, desarrollar juegos tradicionales y fortalecer la convivencia ciudadana de acuerdo a la programación presentada por la Unidad de Relaciones Laborales, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ejecutivo PCM-048-2015 publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 33,871 del 31/10/2015, en su artículo No. 2: a. Recreo vía normal: asignación aprobada por L. 5,000.00. b. Recreo vía Especial: asignación aprobada por L. 25,000.00. La presentación de la documentación para la liquidación de este fondos es de tres días laborables después de realizada la actividad, siempre y cuando la asignación haya sido acreditada a la cuenta del responsable. Una vez liquidado se le extenderá el finiquito. III. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD, APRO- BACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL FONDO

APROBACIÓN: Para que un fondo reintegrable ordinario, especial o liquidable sea asignado debe seguir los siguientes pasos: a) Solicitud:ParalaaprobacióndeunfondoReintegrable o Liquidable debe ser justificada con base a la necesidad existente. Dicha solicitud debe ser autorización por el Gerente del área con la designación del funcionario responsable y remitirla a la Gerencia General para su aprobación. b) Asignación: Aprobada la solicitud, deberá ser Autorizada mediante Oficio con firma de la Gerencia General, la misma deberá ser elaborada en la Gerencia Financiera, en la cual, además de proceder a la autorización de su apertura formal y registro en el SIAFI, se deberá señalar lo siguiente: 1) Nombre del funcionario encargado de su admi- nistración con estatus permanente. 2) Monto del fondo 3) Utilización del fondo 4) Ubicación del fondo 5) Limitaciones en los montos de las compras c) Apertura Cuenta Bancaria: Los requisitos legales exigidos por el Banco para la apertura de cada U D I-D EG T-U N AH cuenta serán responsabilidad del Departamento de Programación y Planificación Financiera y el responsable del fondo. Los cuales debe de dar cumplimento los requisitos siguientes:

• 1)

  Autorización de la apertura de la cuenta en la Banca Privada por la Tesorería General de la República (TGR).

• 2)

  Oficio de solicitud de apertura de la cuenta a nombre de ENEE/unidad solicitante, firmada por el Gerente General de la empresa.

• 3)

  Presentarse a la agencia bancaria con la documen- tación en regla del responsable de la firma de la cuenta.

• 4)

  Firma del Contrato extendido por el Banco por el Representante Legal de la empresa (Gerente General). IV. DE LA ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DE GASTOS

Previa el desembolso de un Fondo Reintegrable de cualquier categoría a excepción de los fondos de recreo vía, el responsable del mismo deberá presentar un PAGARÉ cumpliendo los requisitos del Código de Comercio en sus artículos 590 y 591: El pagaré debe contener. I.- La mención de ser pagaré, inserta en el texto del documento; II.- La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero; III.- El nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago; IV.- La época y el lugar del pago; V.- La fecha y el lugar en que se sub scribe el documento; y, VI.- La firma del subscriptor. del Código de Comercio: Si el pagaré no menciona la fecha de su vencimiento,se considerará pagadero a la vista; si no indica lugar de pago, se tendrá como tal el del domicilio del que lo sub scribe.

Obligaciones del responsable: Como responsable del fondo será responsable del apoyo para el funcionamiento del área que fue asignado, de la custodia de los valores, de los comprobantes de respaldo de los gastos efectuados, de cumplir y hacer cumplir el presente reglamento, las Leyes y normas de los entes contralores que lo rigen.

El Fondo Reintegrable se utilizará para hacer compras de urgencia que no excedan el valor máximo establecido, así como las exenciones que a continuación se detallan: 1. Adquirir de manera inmediata los insumos necesarios para resolver situaciones urgentes que impidan la gestión normal de la Unidad, de conformidad con los límites establecidos en su asignación. 2. Compras de bienes de consumo o un servicio que está en los catálogos electrónicos, pero por el tiempo establecido en el mismo ha ocasionado retraso de un mes a las operaciones, sin embargo debe estar justificado siendo éste una excepción y no la regla (Clase 3 y 2 del presupuesto). Así mismo a los que no se encuentran en los catálogos y tienen un retraso de dos meses. 3. Realizar compras de productos de ferretería para reparaciones emergentes. 4. Reparación de equipo a cargo de su unidad administrativa: cómputo, relojes marcadores y otro U D I-D EG T-U N AH equipo menor previo presentación de diagnóstico, justificación y orden de taller y disponibilidad presupuestaria. 5. Compra de repuestos para reparaciones varias de vehículos hasta L. 15,000.00 (QUINCE MIL LEMPIRAS EXACTOS) con sus cotizaciones. 6. Compra de combustible hasta por L. 1,500.00 y que esté fuera del perímetro donde se encuentran ubicadas las bombas de la ENEE, con justificación y aprobación del Jefe inmediato. En el caso de los camiones grúas se autoriza hasta L. 3,000.00 de acuerdo al kilometraje. 7. Pago del peaje en las zonas que se debe atender emergencias y para los viajes en las fechas de entrega de los Informes de Fondos Reintegrables en la Gerencia Financiera para su trámite, en los casos que surjan viajes el mismo día para asistir a reuniones y no se paguen viáticos. 8. Gastos de envío de encomiendas y gastos ocasionados por servicio de transporte local e interurbano, cuando no exista la disponibilidad de transporte asignado por la empresa, con justificación y aprobación del Jefe inmediato. 9. Compra de herramientas menores bajo el Objeto del gasto 36400 Herramientas de mano del tipo utilizadas en agricultura, ganadería, horticultura, silvicultura, carpintería, chapistería y otras industrias; tales como sierras y hojas de sierras, cuchillas y cizallas para máquinas y aparatos metálicos, destornilladores, picos, palas, tenazas, martillos, etc. Hasta por un monto de L. 1,000.00 (Un mil Lempiras Exactos). Con la documentación soporte del responsable de la herramienta que extiende la Unidad de Activos Fijos; así mismo copia del Alta Manual en el Sistema SAP. 10. Compra de materiales bajo el Objeto del Gasto 39300 Útiles y Materiales Eléctricos: Cables, llaves, interruptores, tubos fluorescentes, arrancadores, baterías, acumuladores eléctricos y demás útiles y materiales eléctricos, hasta un costo de L. 10,000.00. 11. Materiales para Construcción; únicamente para reparaciones menores y justificadas. 12. Pagos bajo el objeto 23400 Mantenimiento y Reparación de Obras Civiles e Instalaciones Varias; se utilizará para el comal e o, apertura de agujeros y trabajos de mantenimiento y 23500 Limpieza, Aseo y Fumigación; se utilizará para la limpieza de yardas. 13. Para la asignación de la Gerencia General, podrá comprar insumos de cafetería, abarrotería y alimentación; para las atenciones de los participantes en reuniones. 14. En el caso de los Fondos Especiales para el Manejo de Cuentas, podrán realizar compras de plantas, insumos agrícolas y forestales.

Prohibiciones al Responsable del Fondo: Los Fondos no deberán ser utilizados para ningún otro fin diferente de lo establecido en la asignación, por lo que no puede hacer los gastos descrito a continuación: 1. Realizar con cargo al Fondo, pagos por concepto de viáticos y anticipos de sueldos, horas extras, prestaciones laborales, donaciones, multas, suscripción a revistas y periódicos, compra de activos fijos, decoraciones de oficinas, movilización relacionada con asuntos particulares, beneficios Contrato Colectivo, insumos de cafetería y abarrotería, reparaciones de viviendas. 2. Otorgar préstamos y cambiar cheques personales. 3. Aceptar facturas, notas de venta y liquidaciones de compras de bienes y servicios, o cualquier otro documento autorizado con información incompleta o adulterada, que no estén a nombre de la Empresa, y que no cumplan con la Reglamentación vigente correspondiente a los Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios. U D I-D EG T-U N AH 4. Contravenir las disposiciones del presente reglamento sobre el manejo de los Fondos. 5. Compra de materiales escolares y medicamentos. 6. Pago de jornales, esto se realiza a través de SIREP mediante planilla especial. 7. Compra de mobiliario y equipo de oficina. 8. Overhaul de vehículos (reparaciones mayores).

La solicitud de reembolso de cada Fondo Reintegrable será presentada al Departamento de Plan ifi- cación y Programación Financiera; previa autorización del Gerente de la administración a que pertenece, quien se encargará de la revisión y gestión del reembolso.

Los comprobantes de gastos que respalden la solicitud de reembolso deberán contener la información clara, consignando el nombre de la dependencia a quien se le cargará el gasto, firma y sellado del responsable de la dependencia; con el soporte de la documentación de ingreso y salida de los materiales de los almacenes. Lo anterior para que los Departamentos de Presupuesto y Contabilidad puedan afectar el gasto a la Unidad que corresponda.

Se debe dar cumplimiento a la normativa tributaria vigente, especialmente con lo dispuesto en el Régimen de Facturación en relación a los comprobantes Venta (facturas, boletas de venta y recibos). Estos deben ser presentados sin borrones, manchones y legibles, en caso de ser una factura extendida con impresión térmica fotocopiar la evitando que se borre el contenido de la misma por el uso.

Los recibos que se elaboran manualmente para las personas que no cuentan con cuentas bancarias y registradas en el SIAFI, por ser pagos de limpieza de yardas, comal e o, apertura de agujeros y otros servicios deberán traer inserta la copia de Identidad del beneficiario.

Las compras de materiales a través de los Fondos Reintegrables Especiales asignados en aquellas localidades donde se cuenta con almacenes; previa solicitud al almacén e indicación que no hay en existencia, deberá dársele ingreso en calidad de depósito, donde se verificará la mercadería recibida y sellada por el encargado del almacén. Se utilizará el formulario de “Aviso y costo de mercadería recibida” y la salida del material a través de una requisición, firmada y sellada por el encargado del almacén. V. REINTEGRO DE LOS FONDOS REINTEGRABLES

La presentación del informe conteniendo las facturas o recibos y sus documentos que amparan el motivo de la necesidad del uso, los cuales debe presentarse en orden cronológico de los gastos incurridos. Estos informes deben de tener una continuidad en base al periodo presupuestario y contable.

Con el fin de mantener disponibilidad de efectivo el responsable deberá presentar mensualmente el informe a más tardar el veinticinco (25) de cada mes, esto para efectos de cierre mensual contable y presupuestario, así los gastos se registrarán en el mes; cabe señalar que las facturas después de la elaboración del informe serán presentadas en el siguiente informe a reembolsar.

Para efectos de cierre anual contable y presupuestario, la última solicitud se presentará a más tardar el 10 de diciembre de cada año o el día hábil siguiente, salvo otras disposiciones emitidas por el Gobierno Central, la cual se le socializará de inmediato para su ejecución y deberá depositar el efectivo disponible a la cuenta de ENEE en el Banco Central de Honduras previo a que le extiendan la boleta de Depósito del SIAFI. U D I-D EG T-U N AH

El saldo de los fondos deberá ser mantenido en la cuenta según la autorización de apertura; debido a los embargos aplicados a las cuentas de la ENEE, los responsables de los fondos retirarán el efectivo de la cuenta, el cual deberá mantenerla en una cuenta personal, esto estará permitido hasta que la empresa mejore esta situación, caso contrario se procederá a la cancelación de inmediato. VI. CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS FONDOS

Se prohíbe la transferencia de efectivo entre fondos ya que ocasionarán sobrantes en uno y faltante en el otro.

El Departamento de Planificación y Programación Financiera cuando lo estime conveniente, efectuará arqueos sorpresivos de los fondos de Reintegrables para asegurarse del correcto manejo de acuerdo al presente Reglamento; dando cumplimiento a lo establecido por las Normas de Control Interno del Tribunal Superior de Cuentas, a través del Capítulo IV. Normas Generales Relativas a las Actividades de Control. Establece en las Prácticas y Medidas de Control en su enunciado 4.16. Se presentará un informe del resultado en la práctica de este arqueo a la Auditoría Interna, Gerencia General y Gerencia Financiera.

Efectuar el arqueo de manera sorpresiva, a fin de que el custodio no tenga oportunidad de cubrir cualquier faltante o disimular cualquier hecho que perjudique la integridad del fondo y así los empleados designados practiquen el arqueo. El responsable del fondo deberá tener disponible, sin objeción en el momento que sea requerido la documentación, efectivo y el último estado de la cuenta bancaria en donde está depositado el saldo del Fondo así como asignar la presencia de un custodio para el fondo durante todo el procedimiento.

Dejar constancia del arqueo, con las firmas de los funcionarios participantes; esta debe contener el análisis de las causas de cualquier desviación; e iniciar las acciones correspondientes para corregir las discrepancias, dicha constancia será utilizada para actualizar los registros e establecer las mejoras que procedan en los controles del caso, todo de conformidad con el reglamentos y las políticas de los entes contralores de la Empresa en la rendición de cuentas. VII. INCREMENTO, DISMINUCIÓN Y CANCELA- CIÓN DE FONDOS REINTEGRABLES

Incremento en el monto asignado: De conformidad a la Ley de Presupuestos el aumento del monto del valor asignado debe ser analizado y justificado de conformidad a la emergencia en la dependencia y será autorizado por el Gerente General.

Disminución en el monto asignado: Se tomarán en cuenta las falencias incurridas y las disposiciones del Gobierno en cuanto a las medidas de control del gasto. Notificándoles las disposiciones para proceder a la devolución de dicho monto a través de una Boleta de Depósito generada del SIAFI al mismo tiempo hacer el depósito en la cuenta de la ENEE en el Banco Central de Honduras del monto a reducir.

Cancelación del fondo asignado: En caso de terminar un proyecto, traslado del responsable a otra unidad administrativa, despido o renuncia del responsable, se procederá en un término de 15 días después de ser notificado a la cancelación del mismo. U D I-D EG T-U N AH VIII. RENDICIÓN FINAL

Al cesar en sus funciones, deberá rendir un informe detallado del movimiento de la cuenta y su administración ante la Gerencia Financiera presentando la documentación correspondiente y un estado de cuenta de la chequera actualizado. El departamento de Planificación y Programación Financiera deberá revisar y gestionar de conformidad, para luego proceder a elaborar y entregar el finiquito al responsable de la asignación. IX. FORMULARIOS, PROCEDIMIENTOS Y REPORTES Los formularios y procedimientos serán entregados al momento de notificar la aprobación de la asignación del fondo. Los reportes del manejo de los fondos serán elaborados y entregados trimestralmente a los entes contralores de la empresa, así como a las Auditorías internas y externas. Se socializará las circulares, memorandos y notas que contenga información concerniente al manejo y uso de los fondos. X. OTRAS DISPOSICIONES APLICABLES A CADA FONDO

Las compras realizadas a través de los Fondos Reintegrables deberán sujetarse a las disposiciones presupuestarias de cada unidad administrativa, evitando que al momento de liquidar el gasto se retenga el pago por no tener disponibilidad en su presupuesto.

El responsable del Fondo Reintegrable que tome permisos o vacaciones menores, deberá trasladar fondos a sus sustituto, previa la autorización de su jefe superior inmediato y notificar a las áreas involucradas en el proceso de gestión de los reembolsos.

En caso de traslado de lugar de trabajo previa notificación se solicitará al Departamento de Planificación y Programación Financiera las gestiones para cambio de firma del responsable del Fondo y modificación de la Asignación, esto para evitar la cancelación de la cuenta.

El Gerente General a propuesta del Gerente Financiero al inicio de cada año actualizará el procedimiento de las compras y el valor máximo de cada pago que podrá ser realizado en cada fondo, con el fin de ajustar por motivo de depreciación monetaria u otras condiciones que justifiquen tal autorización.

Los informes de los reembolsos se deben acompañar de la documentación siguiente: a. Memorando de remisión del informe. b. Informe de los gastos incurridos, en orden cronológico, firmado y sellado por el responsable del fondo, el que autoriza el fondo. c. Facturas y/o recibos originales. d. Original del aviso de mercadería recibida. e. Cotizaciones originales, cuando sean requeridas. f. Copia de requisición. g. Otra documentación de soporte que justifique el gasto. h. Copia de estado de cuenta del Banco. Se debe presentar empastado, evitando el extravío de un documento por las áreas involucradas en la revisión. Artículo30.NoseasignaránuevoFondoyaseaReintegrable, Liquidable o de Recreo via si tiene pendiente la liquidación de un Fondo. U D I-D EG T-U N AH

Todo lo que no está previsto en el presente Reglamento de Fondos Reintegrables, será regulado por las demás Leyes vigentes que se puedan aplicar.

Queda sin valor y efecto cualquier otro reglamento o instructivo que haya sido aprobado para el manejo de los Fondos Reintegrables a nivel nacional.

El presente Reglamento entra en vigencia a partir del 23 de abril del 2018; siendo aprobado en Junta Directiva de la ENEE; en sesión celebrada el 23 del mes de abril del 2018; según consta en el punto No. 02, inciso 2.8 del Acta No.JD- EX-04-2018, PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Tegucigalpa, M.D.C., 23 de abril del 2018. Ing. Jesús Arturo Mejía Arita Empresa Nacional de Energía Eléctrica U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH