Acuerdo — MPP-SIG-01-08: Solicitud de Tarjeta para Abastecimiento de Combustible

IX. MPP-SIG-01-08: Solicitud de tarjeta para abastecimiento de combustible .............. 34 9.1 Identificación del proceso ..................................................................................... 34 9.2 Objetivo del Proceso ............................................................................................. 34 9.3 Alcance ................................................................................................................. 34 9.4 Involucrados/participantes .................................................................................... 34 9.5 Resumen del Proceso ............................................................................................ 34 9.6 Secuencia de Actividades ..................................................................................... 36 9.7 Diagrama de Flujo del proceso ............................................................................. 37 9.8 Documentos de Referencia ................................................................................... 38 X. Glosario ......................................................................................................................... 39 7 de 47 Tabla de Ilustraciones Ilustración 1: Organigrama del SIG .............................................................................. 4 Ilustración 2: Diagrama de creación de número de equipo para un vehículo ............... 8 Ilustración 3: Proceso de solicitud de creación/modificación de centro logístico y almacén ....................................................................................................................... 12 Ilustración 4: Diagrama de creación/modificación de usuarios SIG. ......................... 16 Ilustración 5 Diagrama de proceso para el desarrollo de nuevos sistemas informáticos20 Ilustración 6: Creación, modificación y bloqueo de usuarios FileNet. ....................... 24 FileNet......................................................................................................................... 29 Ilustración 8: Diagrama del proceso correo institucional. .......................................... 33 Ilustración 9: Diagrama proceso de solicitud de tarjeta de combustible unidades ..... 37

Presentación La visión de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, se define de la siguiente manera: “Para el año 2030, ser emos una institución profesional, confiable y respetada que garantice las condiciones de seguridad para que las personas convivan en un ambiente de paz, libertar y desarrollo que posicione a nuestro país entre los más seguros de Latinoamérica”, dándole un norte a sus quehaceres ante la nación. Estratégicamente, la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, ha logrado adoptar las mejores prácticas en sus labores a través del Sistema Integrado de Gestión (SIG). A su vez, tiene a disposición las herramientas tecnológicas necesarias para llevar a cabo de manera oportuna, eficiente y transparente las diligencias administrativas, que soportan el mantenimiento y restablecimiento del orden público, la prevención, investigación y combate de los delitos, faltas e infracciones y otros objetivos que se encuentran enmarcados en beneficio de la Seguridad Ciudadana. I. Generalidades 1.1 Introducción El presente instrumento, describe los procesos administrativos desarrollados en la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, a través del Departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). Principalmente, aquellos relacionados de manera directa o indirecta con soluciones informáticas implementadas en consonancia con el fortalecimiento institucional en la gestión administrativa. 1.2 Antecedentes Para el año 2015 la Secretaría de Seguridad, presentaba obsolescencia en sus procesos, controles y tecnología, enfrentándose principalmente a las siguientes situaciones: a) Información desactualizada, disgregada y centralizada en unas pocas personas que eran indispensables donde se depen día de la disponibilidad de estas para revisar y proporcionar los datos solicitados. b) Capacidades limitadas para ejecutar reportes personalizados debido a la falta de procesos definidos,des integrados y desvinculados. c) La elaboración de informes era tardía, por lo que la toma de decisiones resultaba ineficaz y poco oportuna. d) Existía una cantidad significant e de trabajo manual y duplicación de esfuerzos en procesos básicos. e) Los sistemas operacionales y financieros no estaban integrados impidiendo obtener datos oportunos y precisos. f) Y los tiempos de respuesta eran excesivos en la realización de tareas diarias. g) La contabilidad a nivel de Policía Nacional era manejada en programas básicos como Excel y Fox Pro del

año 1998 para el pago de nómina. h) No se aprovecha ban las herramientas tecnológicas disponibles en el mercado. Dichas situaciones evidenciaron la imperante necesidad de modernizar, actualizar y optimizar el sistema administrativo de la Secretaría de Seguridad; por consiguiente, según Acuerdo Ejecutivo No.264-2019, artículo 26 del Reglamento General de la Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y Policía Nacional, se establece que el Sistema Integrado de Gestión forma parte de la dirección y supervisión de la Gerencia Administrativa, confiriendo la responsabilidad de. “Consolidar los Recursos Humanos, Logísticos, y Financieros para su debido control, con el propósito de transparentar y eficientar todos los procesos administrativos de la institución”. A través de la adquisición e implementación de herramientas tecnológicas confiables y seguras por parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Se ha logrado obtener resultados en los siguientes aspectos: a) Modernización, simplificación y estandarización de los procesos. b) Minimizar las interrupciones y maximizar la productividad. c) Eliminar la duplicidad de funciones y esfuerzos. d) Fortalecimiento de los mecanismos de control interno, registro y monitoreo. e) Consolidación de la información de la fuerza laboral. f) Generación de información precisa, oportuna y actualizada en tiempo real. g) Mantenimiento del flujo ininterrumpido de información. h) Ejecución y seguimiento al Plan de Mejora elaborado en cumplimiento del Convenio de Transparencia, para la optimización de los procesos de gestión de resultados, talento humano y compras y contrataciones, a través de la sistematización. 1.3 Objetivo del Manual Estandarizar los procesos y procedimientos desarrollados a través del departamento Sistema Integrado de Gestión, mediante la aplicación de buenas prácticas, en beneficio de una correcta administración y ejecución de los recursos. 1.4 Justificación del Manual A pesar de los esfuerzos realizados, se ha identificado la imperante necesidad de definir procesos y procedimientos estandarizados, que permitan tanto a usuarios técnicos como funcionales, maximizar el aprovechando de los recursos institucionales. Asimismo, contribuir con la institucionalización de un modelo enfocado a la gestión por resultados.

1.5 Organigrama del Departamento Ilustración 1: Organigrama del SIG Secretaría de en el Despacho Segurida Gerencia Administrativ Sistema de Recursos Empresarial e Gestión Documental y Proceso Gestión de Infraestructura Desarroll Recursos Contabilidad y Finanza Logística Ingreso Activos Fijos Flota Compras y Almacene Análisis, Diseño e Implementación Softwar Hardware y Mantenimiento Infraestructur Gestión de Electrónico Institucion a

Manual de Procesos y Procedimientos II. MPP-SIG-01-01: Creación de Número de Equipo para un Vehículo 2.1 Identificación del Proceso MPP-SIG-01-01: Creación de Número de Equipo para un Vehículo. 2.2 Objetivo del Proceso Establecer un adecuado control interno en lo referente a la flota vehicular de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional, permitiendo la obtención de información oportuna y consistente para la toma de decisiones. 2.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras, asimismo a todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 2.4 Involucrados/Participantes

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  Dirección de Logística de la Policía Nacional.

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  Usuario Funcional del Departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). 2.5 Redacción del Proceso El proceso inicia en la Dirección de Logística con la solicitud de la creación del número de equipo vía correo electrónico al Sistema Integrado de Gestión; el usuario funcional procede a validar que se haya remitido el número de activo fijo y copia de factura, de no contar con los mismos se notifica a la Dirección de Logística para que pueda remitirla. Una vez se cuenta con la documentación necesaria, se procede con la actualización del activo fijo en el Sistema SAP, seguidamente se crea el número de equipo y se remite vía correo electrónico a la Dirección de Logística. A su vez, procede a elaborar la boleta de circulación y entrega el vehículo a la Unidad de Asignación. Finalmente, el departamento Sistema Integrado de Gestión procede a instalar la viñeta con el número de equipo y se actualiza el nombre del conductor en el Sistema SAP.

  Una vez se cuenta con la documentación necesaria, se procede con la actualización del activo fijo en el Sistema SAP, seguidamente se crea el número de equipo y se remite vía correo electrónico a la Dirección de Logística. A su vez, procede a elaborar la boleta de circulación y entrega el vehículo a la Unidad de Asignación. Finalmente, el departamento Sistema Integrado de Gestión procede a instalar la viñeta con el número de equipo y se actualiza el nombre del conductor en el Sistema SAP.

   Repositorio de conocimiento para usuarios SIG

  2.8 Diagrama de Flujo del proceso Ilustración 2: Diagrama de creación de número de equipo para un vehículo Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad Sistema Integrado de Gestión (SIG) CÓDIGO MPP-SIG- 01-02 Manual de Procesos y Procedimientos

  III. MPP-SIG-01-02: Proceso de Solicitud de Creación/ Modificación de Centro Logístico y Almacén 3.1 Identificación del proceso MPP-SIG-01-02: Proceso de Solicitud de Creación/ Modificación de Centro Logístico y Almacén. 3.2 Objetivo del Proceso Determinar Centros Logísticos, Almacenes de Materiales, Armas y Municiones, Alimentos, entre otros; de manera estandarizada y proporcionar a los funcionarios de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad las herramientas necesarias para fortalecer la gestión administrativa de los recursos materiales a disposición de las direcciones y unidades policiales. A través del uso de buenas prácticas, para garantizar la transparencia y rendición de cuentas a entes auditores internos y externos. 3.3 Alcance El procedimiento está dirigido a la administración central de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad, Nivel Ejecutivo, Nivel de Control, Nivel Auxiliar de Apoyo y Nivel Operativo de la Policía Nacional de Honduras; así como todas aquellas dependencias adscritas a la administración del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. 3.4 Involucrados/participantes

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  Gerente Administrativo de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad.

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  Usuario funcional del departamento Sistema Integrado de Gestión (SIG). 3.5 Redacción del Proceso La Dirección/Unidad Policial solicita mediante oficio a la Gerencia Administrativa, la creación o modificación de centro y/o almacenes logísticos; ésta remite la solicitud al departamento SIG, donde se determina si el requerimiento es procedente. En caso afirmativo, el usuario funcional procede a crear el solicitante de acuerdo al nombre oficial de la Dirección/Unidad, prosigue a realizar la creación del centro de acuerdo al mismo. Finalmente, se remite mediante oficio el código de solicitante, centro, almacén y lista de materiales extendidos a la Dirección/Unidad policial solicitante. Por otro lado, en caso que la solicitud no sea procedente; el departamento SIG proceda a remitir oficio especificando la causa del desistimiento de la solicitud y/o la corrección en caso que se aplicable.

  3.6 Secuencia de Actividades 3.7 Documentos de Referencia

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  Catálogo de maestro de materiales (TX MM60)

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  Organigrama de la SEDS

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  Organigrama de la PN

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  L