Acuerdo No. 1178-2019 — Reglamento interno para la Administración de Fondo Especial para gastos operativos

Acuerdo 1178-2019 “Reglamento interno para la Administración de Fondo Especial para gastos operativos”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M.D.C. el 09 de agosto del 2019. 3.3.2 Procedimiento del Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir el oficio de apertura de fondo rotatorio con la documentación soporte y visto bueno del director de DAFPN o del Gerente Administrativo. • Revisar la fecha de nombramiento como director de la dependencia y demás documentos. • Registrar la partida contable para el proveedor en el sistema SAP. • Elaborar la Orden de Pago, según la cuenta bancaria y firma del responsable. • Remitir los tramites a la oficina de Revisión y Control. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3 Fondo Rotatorio (Apertura) (SEDS-UCI-FRA) 3.3.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-FRA Fondo Rotatorio (Apertura) Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Registrar los valores de apertura (monto mensual) autorizados por la autoridad máxima de esta Secretaria, según la dirección u oficina que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de verificar y registrar los montos mensuales a pagar a cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad • Direcciones Policiales • Centros de Estudios Policiales Módulo de Caja Chica - Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3 Fondo Rotatorio (Apertura) (SEDS-UCI-FRA) 3.3.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura)

3.3.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de solicitud de apertura de fondo rotatorio Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería 1. Revisa la fecha de nombramiento del director. Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, ZTFI_0017 Modulo Contable Registro de partidas contables Talento Humanos, equipo de computación, internet 2. Registra la apertura de fondo rotatorio. Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, F-47, FBL1N Modulo Contable 3 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería. 3. Elabora la Orden de Pago según la cuenta bancaria por pagar. Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, ZTFI_0004, Orden de pago Oficina de Revisión y Control Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3.4 Flujograma de Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRA Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Apertura) 3.3.4 Flujograma de Proceso de Fondo Rotatorio (Apertura)

Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Verificar los montos liquidados por mes conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaria según la dependencia, y comparar la documentación en físico y digital (escaneada y cuadro de compras / proveedores) para reportarla a la Secretaría de Transparencia por medio de UPEG. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central tanto en físico como en digital (documentación escaneada y cuadro detalle de compras/proveedores), dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería y a UPEG Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del señor Ministro de Seguridad • Direcciones Policiales • Centros de Estudios Policiales • Sub Gerencia de Recursos Materiales • Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión Documentos de Referencias • Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el Sr. Ministro de Seguridad. • Oficio de Solicitud de Liquidación de Fondo Rotatorio. • Copia de Fianza a nombre del Director. • Copia de Acuerdo de Nombramiento. • Copia de DNI. • Cuadro detalle de clasificación de facturas por objeto del gasto. • Órdenes de pago manual • Órdenes de compra • Facturas con validador SAR, acta de recepción y recibo del sistema SAP. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación) 3.4 Fondo Rotatorio (Liquidación) (SEDS-UCI-FRL) 3.4.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-FRL Fondo Rotatorio (Liquidación) Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Verificar los montos liquidados por mes conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaria según la dependencia, y comparar la documentación en físico y digital (escaneada y cuadro de compras /proveedores) para reportarla a la Secretaría de Transparencia por medio de UPEG. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a la DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central tanto en físico como en digital (documentación escaneada y cuadro detalle de compras/proveedores), dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería y a UPEG Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad Módulo de Caja Chica - Fondo Rotario (Liquidación) 3.4 Fondo Rotatorio (Liquidación) (SEDS-UCI-FRL) 3.4.1 Descripción del Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación)

Fundamento Legal Acuerdo 1178-2019 “Reglamento interno para la administración de fondo especial para gastos operativos”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M.D.C. el 09 de agosto del 2019. 3.4.2 Procedimiento del Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir la documentación del gasto del fondo rotatorio según el mes con Orden de Pago y CD con la documentación escaneada. • Revisar que la documentación este completa y conforme al “Reglamento interno para la administración de fondo especial para gastos operativos”. • Comparar la documentación en físico con la documentación escaneada. • Revisar el cuadro de Compras/Proveedores en Excel según cada ítem de las facturas adjuntas. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería. • Remitir documentación escaneada con cuadro de Compras/Proveedores a la Sub Gerencia de Presupuesto. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación) • Revisar el cuadro de Compras/Proveedores en Excel según cada ítem de las facturas adjuntas. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería. • Remitir documentación escaneada con cuadro de Compras/Proveedores a la Sub Gerencia de Presupuesto. 3.4.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de liquidación del gasto del fondo rotatorio Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

• 1)

  Revisa que la documentación este completa y conforme al reglamento. Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, FBL1N Modulo Contable Comparación de documentos Talento Humanos, equipo de computación, internet

• 2)

  Compara la documentación en físico con la documentación escaneada.

• 3)

  Revisa el cuadro de Compras/ Proveedores según la documentación. Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Documento PDF del fondo y cuadro de Compras/ Proveedores Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Remisión de O/P y documentos digitales. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

• 4)

  Remite la O/P con la documentación soporte

• 5)

  Remite la documentación escaneada con cuadro de Compras/ Proveedores Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago y documentación digital Unidad de Tesorería Sub Gerencia de Presupuesto Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación) • Revisar el cuadro de Compras/Proveedores en Excel según cada ítem de las facturas adjuntas. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería. • Remitir documentación escaneada con cuadro de Compras/Proveedores a la Sub Gerencia de Presupuesto. 3.4.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de liquidación del gasto del fondo rotatorio Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

  • 1)

    Revisa que la documentación este completa y conforme al reglamento. Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, FBL1N Modulo Contable Comparación de documentos Talento Humanos, equipo de computación, internet

  • 2)

    Compara la documentación en físico con la documentación escaneada.

  • 3)

    Revisa el cuadro de Compras/ Proveedores según la documentación. Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Documento PDF del fondo y cuadro de Compras/ Proveedores Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Remisión de O/P y documentos digitales. Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

  • 4)

    Remite la O/P con la documentación soporte

  • 5)

    Remite la documentación escaneada con cuadro de Compras/ Proveedores Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago y documentación digital Unidad de Tesorería Sub Gerencia de Presupuesto

    3.4.4 Flujograma de Proceso de Fondo Rotatorio (Liquidación) Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-FRL Módulo de Caja Chica – Fondo Rotatorio (Liquidación)

    Objetivo del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Determinar los Ingresos Diarios a través de los registros Bancarios de los pagos que los ciudadanos hacen en la banca Nacional por los diferentes servicios que presta la Secretaría, y verificar que esos registros son los mismos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para un mayor control de los ingresos en la institución. Alcance del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos El proceso de la conciliación trata de tener un mayor control de los ingresos que se generan a diario por el pago de los servicios prestados y de esta manera mantener un estricto manejo de los recursos y que los documentos ingresados al SIG sea en tiempo y forma adecuada y que los resultados al final de cada mes sea el óptimo y de esta forma recuperar los recursos propios a través de reporte de ingresos enviado a SEFIN para que los recursos financieros sean transferidos a esta Secretaría de Estado según las disposiciones generales de presupuesto del País. Personal que Interviene

    • •

      Personal de Bancos Comerciales

    • •

      Personal de Módulo de Ingresos La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad en el área de Ingresos, interviniendo la Sub Gerencia de Presupuesto. Documentos de Referencias

    • •

      Recibos de pagos Bancarios (todos los rubros)

    • •

      Recibos TGR-1

    • •

      Reportes Bancarios Diarios Fundamento Legal Disposiciones Generales de Presupuesto Artículo No. 21, Numerales 16 y 29 respectivamente, Ley de Tránsito (vigente), Decreto No. 205-2005, Decreto 142-2008. 4.1.2 Procedimiento del Proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Responsable: Encargado de Módulo de Ingresos (Pablo Cesar López Reyes). Pasos del Procedimiento

    • •

      Recibir los Reportes bancarios vía correo electrónico por parte de la Banco Comercial de Honduras (Atlántida, Banpais, Ficohsa) diariamente por los diferentes pagos de servicios prestados por esta secretaría de estado.

    • •

      Descargar los reportes y clasificarlos por rubros para un mejor control de servicios pagados por la ciudadanía.

    • •

      Verificar los documentos en SAP y comparación con los reportes bancarios.

    • •

      Registrar las fechas de pago en el SAP de aquellos pagos (recibos) que aparecen reflejados en los reportes bancarios y según sistema no están pagados por omisión de los usuarios SIG en las diferentes Jefaturas a Nivel Nacional o el ciudadano no han llegado con el comprobante de pago a las instalaciones de las diferentes dependencias de esta secretaría.

    • •

      Registrar corrección de errores, situaciones de ingresos de datos o valores que no coinciden con la información que se presenta en los reportes bancarios o en el SIG. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI- Módulo de Ingresos – Conciliaciones Bancarias de Ingresos 4 Módulo de Ingresos 4.1 Conciliaciones Bancarias de Ingresos (SEDS-UCI-CB) 4.1.1 Descripción del Proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Institucional SEDS-UCI-CBI Conciliaciones Bancarias de Ingresos Objetivo del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos Determinar los Ingresos Diarios a través de los registros Bancarios de los pagos que los ciudadanos hacen en la banca Nacional por los diferentes servicios que presta la Secretaria, y verificar que esos registros son los mismos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para un mayor control de los ingresos en la institución. Alcance del proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos El proceso de la conciliación trata de tener un mayor control de los ingresos que se generan a diario por el pago de los servicios prestados y de esta manera mantener un estricto manejo de los recursos y que los documentos ingresados al SIG sea en tiempo y forma adecuada y que los resultados al final de cada mes sea el óptimo y de esta forma recuperar los recursos propios a través de reporte de ingresos enviado a SEFIN para que los recursos financieros sean transferidos a esta Secretaria de Estado según las disposiciones generales de presupuesto del País. Personal que Interviene

    • •

      Personal de Bancos Comerciales

    • •

      Personal de Módulo de Ingresos La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad en el área de Ingresos, interviniendo la Sub Gerencia de Presupuesto. Módulo de Ingresos - Conciliaciones Bancarias de Ingresos 4 Módulo de Ingresos 4.1 Conciliaciones Bancarias de Ingresos (SEDS-UCI-CB) 4.1.1 Descripción del Proceso de Conciliaciones Bancarias de Ingresos

    • •

      Elaboración de Archivo en Excel diario y mensual de los diferentes pagos que se realizaron según reportes bancarios para un mejor Control y la realización del reporte mensual de ingresos para la toma de decisiones y la realización de pagos de compromisos contraídos para la operatividad de la Policía Nacional y el logro de la gestión por resultados. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CBI Módulo de Ingresos – Conciliaciones Bancarias de Ingresos

    • •

      Elaboración de Archivo en Excel diario y mensual de los diferentes pagos que se realizaron según reportes bancarios para un mejor Control y la realización del reporte mensual de ingresos para la toma de decisiones y la realización de pagos de compromisos contraídos para la operatividad de la Policía Nacional y el logro de la gestión por resultados. 4.1.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de reportes bancarios enviados por los bancos Talento Humanos, equipo de computación Internet Descargar los reportes bancarios vía correo por banco Todos los días hábiles Encargado de módulo de ingresos. Reporte Bancarios Módulos de ingresos Cotejar los pagos bancarios contra sistema SAP, por rubro. Talento Humanos, equipo de computación Internet Seleccionar parámetros para la carga de los diferentes rubros Todos los días hábiles Encargado de módulo de ingresos. Documentos en el sistema SAP, transacciones ZSD_SOL TRAMITE VA02 Módulos de ingresos Verificación de documentos SIG Talento Humanos, equipo de computación Internet Comparaciones en el sistema y reportes bancarios uno a uno. Todos los días hábiles Encargado de módulo de ingresos. Transacciones SAP, ZSD_SOL TRAMITE VA02 Módulos de ingresos Actualizar según reportes bancarios las fechas de pagos Talento Humanos, equipo de computación Internet Registrar las fechas de pagos en sistema que no aparecen y si están pagados según reporte de banco Todos los días hábiles Encargado de módulo de ingresos. Transacciones SAP, ZSD_SOL TRAMITE VA02 Módulos de ingresos Preparación de archivos para la verificación de pagos en el futuro. Talento Humanos, equipo de computación Internet Elaboración de diferentes archivos de Excel de los reportes de los diferentes bancos Todos los días hábiles Encargado de módulo de ingresos. Excel Módulos de ingresos

      Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-CB Módulo de Ingresos – Conciliaciones Bancarias de Ingresos 4.1.4 Flujograma de Proceso de Conciliación Bancaria de Ingresos

      Glosario de términos:

    • •

      Ajuste contable: Modificar una cuenta para completar montos de pagos.

    • •

      Anticipo: Es una cuenta por cobrar.

    • •

      Apertura: Es el inicio de un período de sucesos.

    • •

      Compensación: Dar cierre a una partida contable

    • •

      Conciliación: Comparar el valor de saldos bancarios.

    • •

      Orden de Pago: Es el documento autorizada para realizar los pagos.

    • •

      Orden de Viaje: Es el documento que delimita el monto según los días viaja dos y permite la autorización del viaje por parte del jefe inmediato.

    • •

      Partida contable: Es el registro de una afectación financiera.

    • •

      Reembolso: Es la solicitud del pago de los gastos efectuados.

    • •

      Registro contable: es el sinónimo de una partida contable

    • •

      Sistema SAP: Es el sistema empleado para controlar los ingresos, egresos, bienes, entre otros, de una institución. SIMBOLOGÍA UTILIZADA SIMBOLO DESCRIPCION -Indicador de inició de un procedimiento. -Indicador de Terminar el proceso. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación. Conector dentro de la misma página. Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso. Conector fuera de la página. Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI Simbología utilizada Glosario de Términos Simbología Utilizada

      Secretaría de Seguridad Manual de Procesos CODIGO SEDS-UCI III. Anexos III. ANEXOS Ejemplo del formato de Orden de Pago

      Ejemplo del formato de Orden de Viaje

      Ejemplo del formato de Comprobante de Gastos del Viaje .

      SEGUNDO: El presente Acuerdo es efectivo a partir de la fecha de emisión. CÚMPLASE Y NOTIFÍQUESE. RAMÓN ANTONIO SABILLON PINEDA Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad LASTENIA MARITZA DÍAZ CÁCERES Secretaria General

      Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad