Acuerdo No. 1177-2019 — Reglamento interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento)

Fundamento Legal Acuerdo 1177-2019 “Reglamento interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento)”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M. D. C. el 09 de agosto del 2019. 3.1.2 Procedimiento del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura) Responsable:Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir el oficio de apertura de gastos de funcionamiento con la documentación soporte y visto bueno del director de DAFPN o del Gerente Administrativo. • Revisar la fecha de nombramiento como director o encargado de la unidad o dependencia y demás documentos. • Registrar en el sistema SAP el nombre y grado del encargado del gasto de funcionamiento. • Registrar en el módulo de Caja Chica del sistema SAP, la apertura del gasto de funcionamiento con el nombre del encargado. • Registrar la partida contable para el proveedor, afectando la cuenta de mayor de Apertura y Reposición de Caja Chica. • Compensar el registro de la apertura en la cuenta de mayor con la partida contable para el proveedor. • Elaborar la Orden de Pago, según la cuenta bancaria y firma del responsable. • Remitir los tramites a la oficina de Revisión y Control. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFA Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Apertura) 3.1.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de solicitud de apertura de gastos de funcionamiento Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

• 1)

  Revisa la fecha de nombramiento del encargado.

• 2)

  Registra el nombre y grado del encargado Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, ZTFI_0017 Modulo Caja Chica (FICO) Registro de partidas contables Talento Humanos, equipo de computación, internet

• 3)

  Registra la apertura de gastos de funcionamiento.

• 4)

  Registra la partida contable al proveedor. Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, FBCJ, FB60 Modulo Caja Chica (FICO) Compensación de cuenta de mayor Talento Humanos, equipo de computación, internet

• 5)

  Compensa la partida de apertura con la partida contable al proveedor Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, FBL3N, F.13 Jefe Unidad de Contabilidad 4 Elaboración de Orden de Pago Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

• 6)

  Elabora la Orden de Pago según la cuenta bancaria por pagar. Marzo Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, ZTFI_0004, Orden de pago Oficina de Revisión y Control

  Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GF Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Apertura) 3.1.4 Flujograma de Proceso de Gastos de Funcionamiento (Apertura)

  Objetivo del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Verificar la contabilización de la liquidación, conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaría, según la unidad o dependencia que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos emergentes que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada unidad o dependencia tanto de la Policía Nacional como de oficinas de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por unidad o dependencia, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 18 UDEP, 19 UMEP, 3 Distritos de UDEP, 5 Centros de Estudios Policiales, 6 Regionales y 15 dependencias, también las 8 oficinas de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del señor Ministro de Seguridad • Unidades Departamentales de Policía • Unidades Metropolitanas de Policía • Centros de Estudios Policiales • Zonas Regionales • Dependencias de la Policía • Oficinas de Administración Central Documentos de Referencias • Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el Sr. Ministro de Seguridad. • Oficio de Solicitud de Liquidación de Gastos de Funcionamiento. • Pagaré por encargado de oficina. • Auténtica de la firma del pagaré. • Copia de Acuerdo de Nombramiento. Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación) 3.2 Gastos de Funcionamiento (Liquidación) (SEDS-UCI-GFL) 3.2.1 Descripción del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Unidad de Contabilidad Institucional Código Unidad Administrativa Código Nombre del Proceso SEDS-UCI Unidad de Contabilidad Interinstitucional SEDS-UCI-GFL Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Objetivo del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Verificar la contabilización de la liquidación, conforme al monto mensual autorizado por la autoridad máxima de esta Secretaria, según la unidad o dependencia que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos emergentes que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) El proceso pertenece a la Unidad de Contabilidad y a DAFPN, donde la primera se encarga de verificar la contabilización de los gastos por cada unidad o dependencia tanto de la Policía Nacional como de oficinas de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por unidad o dependencia, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 18 UDEP, 19 UMEP, 3 Distritos de UDEP, 5 Centros de Estudios Policiales, 6 Regionales y 15 dependencias, también las 8 oficinas de Administración Central, hasta la remisión a la unidad de Tesorería. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de: • Sub Gerencia de Presupuesto • Unidad de Tesorería • Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional • Despacho del Señor Ministro de Seguridad Módulo de Caja Chica - Gastos de Funcionamiento (liquidación) 3.2 Gastos de Funcionamiento (Liquidación) (SEDS-UCI-GFL) 3.2.1 Descripción del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

  • Copia de DNI • Copia de Cuenta de Banco • Cuadro detalle de clasificación de facturas por objeto del gasto. • Facturas con validador SAR, acta de recepción y recibo del sistema SAP. Fundamento Legal Acuerdo 1177-2019 “Reglamento interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento)”, aprobado por el Sr. Ministro de Seguridad, en Comayagüela, M.D.C., el 09 de agosto del 2019. 3.2.2 Procedimiento del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir la liquidación del gasto de funcionamiento del mes con O/P y demás documentación soporte • Revisar que la documentación venga completa y que cumpla con el “Reglamento interno de gastos de funcionamiento”. • Revisar en el sistema SAP la contabilización de los gastos de las facturas por los valores correctos. • Revisar en el sistema SAP la contabilización del ingreso en efectivo para la cuenta de “Reposición y Apertura de caja chica”. • Compensar en la cuenta de mayor “Reposición y Apertura de caja chica”, la partida contable en el Libro de Caja con la partida contable del proveedor. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería.). Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación) 3.2.2 Procedimiento del Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación) Responsable: Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio (CLSD) Pasos del Procedimiento • Recibir la liquidación del gasto de funcionamiento del mes con O/P y demás documentación soporte • Revisar que la documentación venga completa y que cumpla con el "Reglamento interno de gastos de funcionamiento". • Revisar en el sistema SAP la contabilización de los gastos de las facturas por los valores correctos. • Revisar en el sistema SAP la contabilización del ingreso en efectivo para la cuenta de "Reposición y Apertura de caja chica". • Compensar en la cuenta de mayor "Reposición y Apertura de caja chica", la partida contable en el Libro de Caja con la partida contable del proveedor. • Remitir O/P con la documentación soporte a la Unidad de Tesorería.). 3.2.3 Cuadro Descripción del Proceso N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío Recepción de documentos de liquidación de gasto Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería

  • 1)

    Revisa que la documentación este completa y conforme al reglamento.

  • 2)

    Revisa la contabilización del gasto.

  • 3)

    Revisa la contabilización del ingreso en efectivo Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacción SAP, FBCJ Modulo Caja Chica (FICO) Compensación de cuenta de mayor Talento Humanos, equipo de computación, internet

  • 4)

    Compensa la partida de apertura con la partida contable al proveedor Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Transacciones SAP, FBL3N, F.13 Jefe Unidad de Contabilidad Secretaría de Seguridad Manual de Procesos SEDS-UCI-GFL Módulo de Caja Chica – Gastos de Funcionamiento (Liquidación) N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto Envío 3 Remisión de O/P Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería.

  • 5)

    Remite la O/P con la documentación soporte Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago y documentación soporte Unidad de Tesorería 3.2.4 Flujograma de Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

    N° Etapas del Proceso Insumos Actividad Tiempo Responsable Producto 3 Remisión de O/P Talento Humanos, equipo de computación, internet, papelería. 5. Remite la O/P con la documentación soporte Todos los meses Encargada de Gastos de Funcionamiento y Fondo Rotatorio Orden de pago y documentación soporte Un Te 3.2.4 Flujograma de Proceso de Gastos de Funcionamiento (Liquidación)

    Objetivo del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) Registrar los valores de apertura (monto mensual) autorizados por la autoridad máxima de esta Secretaría, según la dirección u oficina que lo solicité para que lo puedan utilizar en los gastos que surjan en el mes, dependiendo del presupuesto anual aprobado. Alcance del proceso de Fondo Rotatorio (Apertura) El proceso pertenece solamente a la Unidad de Contabilidad, la cual se encarga de verificar y registrar los montos mensuales a pagar a cada dirección u oficina tanto de la Policía Nacional como de Administración Central, dicho proceso abarca desde la recepción de cuadros detalle de montos mensuales y anuales autorizados por dirección u oficina, para lograr la operatividad de las actividades administrativas de la Policía Nacional en las 09 Direcciones Policiales y 03 Centros de Estudios Policiales, también 01 oficina de Administración Central. Personal que Interviene La responsabilidad del proceso es de la Gerencia Administrativa a través del Departamento de Contabilidad, interviniendo las unidades de:

    • •

      Sub Gerencia de Presupuesto

    • •

      Unidad de Tesorería

    • •

      Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional

    • •

      Despacho del Señor Ministro de Seguridad

    • •

      Direcciones Policiales

    • •

      Centros de Estudios Policiales

    • •

      Sub Gerencia de Recursos Materiales

    • •

      Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión Documentos de Referencias

    • •

      Cuadro detalle de los montos mensuales y anuales por unidad o dependencia aprobados por el Sr. Ministro de Seguridad.

    • •

      Oficio de Solicitud de Apertura de Fondo Rotatorio.

    • •

      Fianza a nombre del Director de la dependencia.

    • •

      Copia de Acuerdo de Nombramiento.

    • •

      Copia de DNI Fundamento Legal