Acuerdo No. 1177-2019 — Aprobar el Reglamento Interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores

El Reglamento Interno para el Manejo de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento) es un instrumento normativo administrativo creado para regular los gastos ejecutados bajo la modalidad de Fondos de Caja Chica y Gastos Menores, mediante la delimitación de atribuciones, responsabilidades y procedimientos que faciliten y eficienten la administración y control de los mismos.

Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular la autorización, asignación, manejo, reembolso y liquidación de los Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores, utilizado para cubrir gastos de funcionamiento de las Unidades establecidas en este instrumento, propiciando el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. U D I-D EG T-U N AH

Objetivos. Este Reglamento tiene como objetivos específicos: a. Establecer los procedimientos necesarios para el correcto funcionamiento y uso racional de los Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores. b. Contar de manera oportuna, con los fondos necesarios para la atención de gastos indispensables y/o urgentes de menor cuantía. c. Facilitar la continuidad de las operaciones técnicas y/o administrativas en el momento del requerimiento. d. Determinar las atribuciones, deberes y obligaciones del servidor público responsable de la administración de los fondos.

Base Legal y Normativa. Los procedimientos y requisitos establecidos en el presente Reglamento para la administración de fondos públicos bajo las modalidades descritas, se encuentran reguladas por la siguiente legislación: a. Constitución de la República. b. Tratados o convenios internacionales ratificados por el Estado hondureño. c. Ley General de la Administración Pública. d. Ley de Procedimiento Administrativo. e. Ley de Presupuesto. f. Ley de Contratación del Estado y demás normas legales relacionadas. g. Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. h. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. i. Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. j. Disposiciones Generales del Presupuesto. k. Reglamento de la Ley de Contratación del Estado. l. Reglamento de las Disposiciones Generales del Presupuesto y los demás reglamentos especiales que se dicten en materias relacionadas con el tema de contratación. m. Código de Conducta Ética del Servidor Público. n. Cualquier otra normativa aplicable.

Alcance y Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de uso y aplicación de todas las Unidades previstas en el mismo y de cumplimiento obligatorio para los funcionarios y servidores públicos de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional, responsables de la autorización, asignación, control y administración de los recursos de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores. Tendrán asignación de Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (Gastos de Funcionamiento) las siguientes dependencias: a. Oficina del Despacho Ministerial. b. Subsecretarías de Estado en el Despacho de Se- guridad. c. Secretaría General. d. Dirección General de la Policía Nacional. e. Direcciones del Directorio Estratégico. f. Dirección de Comunicaciones Estratégicas. g. Dirección de Ceremonial y Protocolo. h. Jefaturas de las UDEP. i. Jefaturas de las UMEP. j. Direcciones que no tengan asignada la adminis- tración de Fondo Rotatorio. k. Aquellas dependencias que la Autoridad Supe- rior y el Director General de la Policía Nacional autoricen, según el caso. U D I-D EG T-U N AH Artículo6. Incumplimiento al Reglamento.El incumplimiento del presente Reglamento generará responsabilidades, de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales y administrativas que se encuentren en vigencia.

Revisión, Actualización y Modificaciones. La Gerencia Administrativa, a través de las instancias correspon- dientes, revisará el presente reglamento una vez al año y si considera necesaria su actualización, lo hará sobre la base de: a. La experiencia resultante de su aplicación. b. Necesidades emergentes a la dinámica adminis- trativa. c. Cuando se emitan otras disposiciones legales y que estén relacionadas con la administración de fondos de esta naturaleza. d. Cuando existan observaciones y recomendaciones fundamentales que realicen las áreas funcionales y las instancias de control interno y externo. La Gerencia Administrativa elaborará un Informe Técnico y solicitará a la Secretaría General su pronunciamiento a través del Dictamen Legal respectivo. La actualización y/o modificaciones del presente Reglamento, serán aprobadas por la Autoridad Superior, a través de la emisión de Acuerdo interno.

Definiciones. Para los fines del presente Reglamento, los siguientes tendrán el significado que se expresa en el presente Artículo y se regularán de la forma descrita a continuación: a. Activos Fijos: Bienes que han sido adquiridos con fondos públicos y tienen asignado un registro de inventario. b. Administrador del Fondo: Funcionario o em- pleado encargado de la administración, custodia y uso adecuado de los Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores, de conformidad con las disposiciones de este Reglamento. c. Almacén: Es el lugar donde se almacenan los productos e insumos que están a disposición de las diferentes dependencias de la Secretaría. d. Autoridad Superior: La persona que ejerce el cargo de Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. e. Carácter Urgente: Compras de menor cuantía, requeridas de inmediato para no paralizar el de- sarrollo de alguna actividad institucional, que no exime al Administrador de la responsabilidad de documentar la contratación. f. Compra:Acción o proceso de adquirir productos y/o servicios a un proveedor en su condición de persona natural o jurídica (preferentemente registrado)enla Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE) y/o inscrito en los propios registros de proveedores de la Secretaría, verificable a través del Sistema Integrado de Gestión y las bases de datos institucionales disponibles. g. Comprobante: Facturas con Código CAI, reci- bos y otros documentos de soporte que avalan la compra realizada. No se incluyen los talonarios de recibo. h. Dependencia: La Oficina de la Secretaría de Es- tado en el Despacho de Seguridad que solicita la erogación para los fines enunciados en el Artículo 9, a través del Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores. i. Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores: También conocido como Gastos de Funcionamiento a nivel de Policía Nacional. Es un fondo constituido por un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes, que no hayan sido con- sidera dos en la programación ordinaria de compras y que tengan características imprevisibles. U D I-D EG T-U N AH j. Fraccionamiento del Gasto: Pretender evadir los límites autorizados en este Reglamento, para las erogaciones del Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores. Comprende la erogación de dos o más vales, la compra o pago de un mismo insumo, producto o servicio, que se realice con facturación de números correlativos sucesivos de una sola empresa, en la misma fecha o en una muy cercana y para un mismo fin, con el propósito de ajustar los límites autorizados. También constituirá la compra de todos los pro- ductos, de diferente naturaleza, en un mismo establecimiento comercial. k. Gastos Menores: Materiales o servicios adquiri- dos por montos de hasta SIETE MIL LEMPIRAS EXACTOS (L7, 000.00), los cuales no requerirán cotizaciones ni serán considerados como utilizados para el fraccionamiento de compras, si no exceden los MIL LEMPIRAS EXACTOS (L 1,000.00). l. Gastos operativos de viaje: Incluye hospedaje, alimentación, combustible y peaje. Se entienden como aquellos recursos que son utilizados en el desarrollo de una misión operativa imprevista, que implica la movilización o traslado físico de personal. m. Liquidación: Presentación, justificación o ren- dición definitiva del Fondo, es decir, el cierre del anticipo aperturado. Debe realizarse al término de cada ejercicio fiscal o al cesar en el cargo, en las fechas estipuladas en las Normas de Cierre que sean aprobadas. n. Pagaré: Es un título de crédito que establece un compromiso formal; contiene la promesa incondi- cional de una persona llamada suscriptora, de pagar a otra persona que se denomina beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero.Avala el monto del Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores asignado, haciéndose efectivo a requerimiento de la Gerencia Administrativa. o. Presentes Institucionales: Atenciones, obsequios o presentes que se entregan en representación de la SEDS, como muestra de cordialidad, afecto y/o agradecimiento. En ningún caso constituirán presentes institucionales aquellos brindados a título personal o de forma discrecional. p. Reembolso: Reposición o devolución de los fon- dos ejecutados por la Dependencia, por un monto no mayor al setenta y cinco por ciento (75%) del total autorizado. q. Responsable del Fondo: Funcionario titular de la Dependencia a la cual se asigna el Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores. r. SEDS: Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad/Policía Nacional. s. Solicitud de Necesidad: Requerimiento en el cual se detalla el concepto del gasto que se solicita; constituye requisito para la emisión del Vale de Caja. Este formulario deberá ser firmado por el Responsable del Fondo. t. UDEP: Unidad Departamental de Policía. u. UMEP: Unidad Metropolitana Policial. v. Vale de Caja Chica: Comprobante que respalda los valores en efectivo mientras se realiza la compra de materiales o servicios autorizados. CAPÍTULO II APERTURA, AUTORIZACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Y AUXILIAR DE GASTOS MENORES

Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores. Fondo constituido por un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes que no hayan sido considerados en la programación ordinaria de compras y que tengan características imprevisibles; U D I-D EG T-U N AH asimismo, se incluyen aquellos requerimientos cuya disponibilidad no exista en el Área de Almacén.

El Fondo servirá únicamente para financiar el pago de los gastos menores emergentes de la SEDS/Policía Nacional y no aquellos gastos considerados como regulares. Lo anterior, estará sujeto a las disposiciones contenidas en la Ley del Presupuesto, Ley de Contratación del Estado y demás leyes aplicables.

Monto fijo y límites de gasto. El monto fijo de los Fondos y los montos máximos o límite de gasto serán establecidos anualmente mediante autorización escrita de la Autoridad Superior, en el caso de las dependencias de la SEDS y, por el Director General, para las Direcciones de la Policía Nacional.

La ampliación o disminución de estos fondos serán autorizados por la Autoridad Superior, a solicitud escrita de los titulares de las dependencias a las cuales se les asigne.

De la Apertura y Autorización. La apertura de los Fondos se realizará según el siguiente procedimiento: a. Al inicio de cada ejercicio fiscal, el titular de la dependencia peticionará la apertura del fondo, mediante la presentación de una Solicitud dirigida a la Autoridad Superior, en el caso de las dependencias de la SEDS. Para las Direcciones de la Policía Nacional, deberá gestionarse a través de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional, que lo elevará a consideración del Director General. La solicitud contendrá la justificación de las necesidades de la apertura del fondo fijo, adjuntando memorándum de designación del servidor público responsable de su administración y nota del Responsable del Fondo de conocimiento de los términos descritos dentro del presente Reglamento. b. De cumplir con todos los requisitos establecido en este Reglamento, la Autoridad Superior aprobará la apertura del Fondo mediante autorización escrita; determinará el monto fijo, los límites de gasto y responsable de la administración de los recursos del mismo. En el caso de las dependencias de la Policía Na- cional, será autorizado por el Director General. c. Para ello, la Gerencia Administrativa deberá girar instrucciones a la Subgerencia de Presupuesto a fin que proporcione información sobre los antecedentes que originan la creación del Fondo y evidencia que el servidor público responsable de éste se encuentre solvente con la Administración de la SEDS

Designación de la Custodia y Administración del Fondo. La designación del funcionario o servidor público responsable de la custodia y administración del Fondo, la realizará los titulares de las dependencias, debiendo comunicarlo a la Gerencia Administrativa mediante oficio.

Previo a la recepción de los recursos asignados, el Responsable del Fondo deberá presentar a la Gerencia Administrativa, un pagaré autenticado. En el caso de las Direcciones Policiales, lo remitirán a la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional para su custodia.

El funcionario o servidor público autorizado como responsable y/o administrador de un Fondo, quedará inhabilitado para el manejo de otros.

El funcionario o empleado que tenga a su cargo estos fondos, no debe tener funciones relacionadas con el manejo de registros de presupuestos o auxiliares de contabilidad y no estará vinculado con el manejo de inventarios o recepción de los mismos.

Responsabilidades del Administrador de un Fondo. El funcionario o servidor público responsable de la administración de un Fondo tiene las siguientes responsabilidades: a. Cumplir estrictamente con el presente Reglamento Interno y las instrucciones giradas por la Gerencia Administrativa mediante comunicación oficial. b. Atender los requerimientos de compras de servicios, con cargo a los fondos, conforme los procedimientos establecidos en el presente Reglamento. U D I-D EG T-U N AH c. Aplicar medidas de seguridad para la custodia del Fondo asignado bajo su responsabilidad, guar- dando las chequeras, efectivo, registros contables y demás documentos. d. Llevar registro detallado y oportuno de todas las operaciones realizadas. e. Mantener una Conciliación actualizada. f. Evitar mezclar fondos personales con los recursos que son transferidos a las dependencias para su administración. g. El responsable del Fondo deberá practicar arqueos diarios, para efectos de su propio control. h. Organizar un archivo de documentos por orden cronológico y correlativo, que servirán para el control posterior, evaluación y liquidación. i. Velar por la existencia de fondos, para cuyo objeto deberán cumplir con las liquidaciones oportunas. j. Efectuar rendiciones de cuentas, en forma parcial, para gestionar posteriormente la reposición de los fondos. k. Asegurar que la ejecución de los gastos sea realizada con austeridad y dentro del marco previsto en el presente Reglamento, así como las partidas definidas para los gastos por Caja Chica y de funcionamiento. l. Verificar que la documentación emergente de la administración y manejo de los recursos del Fondo estén libres de alteración, enmiendas, tachaduras, borrones, raspaduras, correcciones o modifica cio- nes que puedan ocasionar susceptibilidad sobre la autenticidad de los mismos. m. Tramitar la reposición del Fondo sujetándose a las disposiciones de este Reglamento. n. Preparar el reporte correspondiente de reembolso y asegurarse que todos los comprobantes estén revisados, verificados y que los mismos están en debida y legal forma, para presentar en tiempo, a su jefe superior inmediato para su aprobación y trámite. o. Subsanar las observaciones efectuadas por el Departamento de Contabilidad y/o Tesorería, en su caso, producto de las liquidaciones presentadas, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de recibidas las mismas. p. Participar y colaborar en los arqueos realizados por el Área de Contabilidad, Inspectoría General y/o la Unidad de Auditoría Interna, presentando toda la documentación pertinente y efectivo correspondiente. q. Realizar liquidaciones en los plazos y procedimientos establecidos por la Gerencia Administrativa. r. Mantener actualizadas las Hojas de Vida de los Vehículos en el Sistema Integrado de Gestión de la SEDS.

Cambio del Administrador del Fondo. Si por caso de necesidad se debe cambiar o rotar al Administrador del Fondo, esta acción se efectuará, previa presentación de liquidación por parte del saliente, la elaboración de acta de entrega del entrante (quien deberá realizar nuevamente el proceso de apertura del Fondo) y la aprobación de la Gerencia Administrativa.

Administrador Temporal del Fondo. En caso de vacaciones, enfermedad, o ausencia temporal justificada del Administrador del Fondo por un lapso mayor de cinco (5) días hábiles, previo arqueo, la administración del Fondo será delegada a otro servidor público de la misma área funcional o Unidad según corresponda. El Administrador del Fondo deberá entregar la liquidación con documentos de gastos realizados y el saldo de efectivo al Administrador Temporal del Fondo, mediante acta de entrega. Este último será designado mediante Memorándum emitido por la Jefatura de la Dependencia, asumiendo la responsabilidad U D I-D EG T-U N AH asignada al Administrador del Fondo original durante el tiempo de ausencia. Al finalizar la ausencia temporal del Administrador del Fondo, el reemplazante procederá a entregar el Fondo aplicando el mismo procedimiento con que lo recibió. CAPÍTULO III UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS

Uso de los Fondos. Los recursos previstos para el Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores serán única y exclusivamente destinados a los fines señalados en el presente Reglamento, es decir, para efectuar gastos menores urgentes, relativos a productos, servicios y otros normados de acuerdo a disposiciones vigentes, que se requierán para el normal funcionamiento de las actividades de la SEDS y estarán a cargo del Responsable del Fondo.

El Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores (gastos de funcionamiento) únicamente serán utilizados en gastos menores, siendo el máximo SIETE MIL LEMPIRAS EXACTOS (L7, 000.00) por transacción, no por objeto del gasto, entre los que se encuentran: a. Gastos Operativos de Viaje. b. Material de aseo. c. Reparación de llantas. d. Apoyo a gastos fúnebres. e. Repuestos y reparación de vehículos que no excedan de SIETE MIL LEMPIRAS EXACTOS (L 7, 000.00). Para este caso en particular, se debe adjuntar dos cotizaciones. Dichos servicios deberán documentarse indicando las características del automotor y su número de activo, llevando un orden correlativo. Asimismo, tendrá que