Reglamento — Reglamento de Clasificación y Uso de Firmas Autorizadas del Banco Hondureño para la Producción y la Vivienda

De las Firmas Electrónicas: Los sistemas informáticos que generen la autorización de firma electrónica para cualquier trámite de pago, transferencias, Certificados de Garantía o cualquier transacción que implique la erogación o compromiso de fondos deben cumplir con este reglamento de firmas. En el caso de actas y otro tipo de documentos que no implique erogación o compromiso de fondos también deberá cumplir con el presente Reglamento de Firmas. Toda firma electrónica deberá ser autorizada de manera coordinada por la Gerencia de Operaciones y el encargado de Seguridad Informática.

De las Excepciones: De conformidad a lo descrito en el Numeral 8) del Artículo 29 de la Ley del BANHPROVI según Decreto 6-2005 publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 30,659 del 01 de abril de 2005, el Presidente Ejecutivo podrá delegar en casos especiales y conforme al Reglamento Interno del Consejo Directivo, algunas de sus facultades a otros funcionarios de la Institución mediante el otorgamiento de los respectivos poderes de administración. 7. CAPÍTULO II: 8. DE LAS OPERACIONES

De los Desembolsos. Para gestionar los desembolsos con fondos propios y de los fideicomisos que administra BANHPROVI, serán autorizados indistintamente de su monto, en la forma siguiente: 1. Las operaciones crediticias serán aprobadas de acuerdo con el reglamento de crédito vigente según los montos y procedimientos establecidos en el mismo, y en apego a los productos financieros aprobados para fondos propios del Banco y fondos de los fideicomisos administrados por BANHPROVI, incluyendo los desembolsos relacionados con otorgamiento de subsidio a los Programas de CONVIVIENDA para una Vida Mejor. 2. Las liquidaciones que genere el sistema de cartera del BANHPROVI, como producto de los desembolsos de créditos aprobados, serán firmadas por el Oficial de Cartera, auxiliar o gestor de cartera correspondiente y autorizadas por el jefe de la Sección de Cartera. 3. Las transferencias u oficios que se generen por desembolsos de la Banca de Primer y Segundo Piso y por servicios del área de Fideicomisos y Transacciones Electrónicas aprobados por las instancias correspondientes, requerirán de dos firmas autorizadas de cualquier combinación dentro de las clasificaciones “A y B”, “B y B”; o, “B y C”. 4. Los pagos por gastos de operación emitidos se autorizarán con dos firmas así: a. Pagos de L500,000.00 o más, una firma clase “A” y una firma clase “B”. En ausencia temporal del funcionario con firma clase “A” se delegará esta facultad a una firma Clase “B”., de acuerdo con lo estipulado en el

del presente reglamento. b. Pagos menores a L500,000.00 y mayores a L50,000.00 dos firmas clase “B” o una combinación de firmas clase “B” con la firma clase “C” del jefe de la División de Administración. c. Pagos iguales o menores a L50,000.00, con cualquier combinación de firmas Clase “A”, “B” y “C”. Para estos efectos el funcionario que tenga la firma Clase “A” queda autorizado para poder firmar pagos en cualquiera de los montos fijados en los incisos a), b), y c). 5. Las aprobaciones de créditos de Banca Primer Piso, créditos con las Instituciones Financieras calificadas y elegibles que tengan contratos de intermediación, o fideicomisos con el BANHPROVI, se podrán autorizar por las instancias que defina la Ley del BANHPROVI y su Reglamento de Crédito. a. En el caso de los Fideicomisos, el contrato firmado estipula la instancia que aprobará los desembolsos, que en la mayor parte de los casos es el Comité Técnico Administrativo o Junta Administradora que funciona de acuerdo con los lineamientos que define su creación. En algunos casos los fideicomisos se acogen a las disposiciones crediticias de aprobación del BANHPROVI, pero en aquellos casos cuyos fondos se destinan a proyectos u otros fines que no sean relacionados con créditos es el Delegado Fiduciario el que otorga el Visto Bueno en un memorándum para que se realice mediante oficios dichas transferencias.

De las Operaciones de Crédito: En el caso de Segundo Piso los comprobantes que se generen producto de las liquidaciones de las instrucciones para desembolso o para cobro de cuotas de los préstamos de la cartera se firmarán de la siguiente manera: * PREPARÓ: Con la firma del empleado que elaboró el documento. * REVISÓ/AUTORIZÓ: Con la firma de clase “D” o “E”. En el caso de las operaciones de Primer Piso, los desembolsos serán autorizados de la siguiente manera: * PREPARÓ: Con la firma del empleado que elaboró el documento. * REVISÓ/AUTORIZÓ: Con la firma clase “B” “C” o “E”

De los Estados Financieros: Los documentos emitidos correspondientes a la presentación de cifras contables del Banco, entiéndase balance general, estado de resultados, flujos de efectivo, tanto de los fondos propios como de los fideicomisos que administra, deberán ser firmados por el Contador General, Gerente de Operaciones o el Jefe de División de Operaciones, el Presidente Ejecutivo o a quien delegue y el Auditor Interno del BANHPROVI. En el caso de los estados financieros para ser remitidos por medio de la interconexión financiera de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros deberá ser firmados según lo establezca el ente regulador.

De las Actas de Cancelación de Cesión o Liberación de Garantías: Los documentos emitidos correspondientes a la cancelación de cesiones de créditos o cualquier tipo de garantía, liberación de hipotecas, etc. deberán ser firmados por el Presidente Ejecutivo del Banco o a quien delegue para este fin. 9. CAPÍTULO III: 10. DE LAS PROHIBICIONES

De las Prohibiciones: Queda terminantemente prohibido a los funcionarios y empleados del BANHPROVI, so pena de deducir responsabilidades, según sea el caso, lo siguiente: 1. Firmar y estampar el sello institucional en cualquier documento en blanco relativo a sus funciones. 2. Firmar documentos por, o en nombre del funcionario o empleado del cual no tiene autoridad; 3. Firmar documento que contenga información falsa. 4. Firmar documentos que no correspondan a sus funciones de acuerdo con la Ley y este reglamento.

Del Personal de la División de Riesgos: De conformidad al párrafo tercero del Artículo 12 del Reglamento de la Ley del BANHPROVI, el personal de la División de Riesgos no realizará, procesará o aprobará transacciones. Encargada únicamente de apoyar y asistir a las demás dependencias de la institución en la gestión de riesgos en sus áreas de responsabilidad, siendo independiente de las demás áreas en su funcionalidad.

Del Funcionario de la Unidad de Cumplimiento: De conformidad a lo establecido en el literal g) del Artículo 10 del Reglamento del Régimen de Obligaciones, Medidas de Control y Deberes de las Instituciones Supervisadas en relación con la Ley Especial Contra el Lavado de Activos, notificado mediante Resolución SB No. 348/27-04-2016 de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS), el funcionario de la Unidad de Cumplimiento no puede desempeñar otras actividades no afines dentro de la institución y que interfieran en la debida diligencia; siendo colaborador directo de la Presidencia Ejecutiva, en la ejecución de las políticas y decisiones.

Del Personal de la Unidad de Auditoría Interna: De acuerdo con lo establecido en el Artículo 76 del Reglamento de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas (TSC), el personal de la Auditoría Interna no firmará trámites de procesos de administración, aprobación, contabilización o adopción de decisiones de la Institución; teniendo como objetivo confirmar que los funcionarios y empleados responsables de la ejecución de los trámites administrativos correspondientes, los han ejecutado de conformidad con las disposiciones legales acorde a las operaciones que se ejecutan en la Institución.

De la Abstención de Firma durante Licencias: Los funcionarios y empleados que tengan firma autorizada, que se encuentren de vacaciones, permiso, licencia de enfermedad u otra causa que les impida ejercer sus funciones, deberán abstenerse de autorizar operaciones y ejercer los roles asignados en los sistemas de información, hasta que oficialmente actúen en sus puestos. TÍTULO IV DE LAS DISPOSICIONES FINALES

De la Responsabilidad y Supervisión del cumplimiento del Reglamento de Firmas.Todo funcionario con firma autorizada de acuerdo con lo planteado en este reglamento es responsable de aplicar el contenido de este en concordancia con las leyes, Decretos Legislativos, Decretos Ejecutivos, Reglamentos y demás normas que regulan el funcionamiento del BANHPROVI.

Del Conflicto de Interés. Para los efectos de aplicación de este Reglamento, los funcionarios y empleados que guarden relación directa e indirecta ya sea por propiedad, por gestión, o por parentesco entendiéndose el cónyuge o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Los funcionarios y empleados detallados anteriormente deben abstenerse de participar en la ejecución de los trámites administrativos, o en las demás operaciones que se ejecuten en la Institución relacionadas con asuntos que guarden la relación directa o indirecta de propiedad, gestión o parentesco antes indicada.

De la aplicación del Reglamento. Este reglamento es aplicable a las operaciones del BANHPROVI.

Lo no previsto: Las situaciones no previstas en el presente Reglamento serán resueltas por el Consejo Directivo.

Del Catálogo de Firmas y Organigrama: El catálogo de firmas actualizado y las modificaciones que correspondan formará parte integral de este Reglamento y estará disponible para su supervisión en la Gerencia de Operaciones, teniendo relación directa con el organigrama vigente. Artículo34.De la Revisión y Actualización del Reglamento El registro de firmas, la actualización, las modificaciones y la comunicación del catálogo estará bajo la responsabilidad de la Gerencia de Operaciones. Quien procederá a incorporar, modificar o suprimir las hojas de registro del Catálogo de Firmas, sobre la base de la resolución de reorganización administrativa, o del acuerdo de nombramiento permanente o interino, según sea el caso.

De la Vigencia: El presente Reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por el Consejo Directivo del BANHPROVI, deberá ser publicado en el Diario Oficial La Gaceta. Deja sin valor y efecto cualquier otra disposición emitida con anterioridad que contra ponga el presente Reglamento de Clasificación y Uso de Firmas del BANHPROVI. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, a los ____ días del mes de ______de 2020. ANEXOS 1. Modelo de delegación de firmas y remisión del Reglamento para su cumplimiento MEMORÁNDUM XXX/2020 TELETRABAJO BORRADOR PARA: NOMBRE DEL FUNCIONARIO/ EMPLEADO DE: MAYRA ROXANA LUISA FALCK REYES PRESIDENTE EJECUTIVA ASUNTO: ASIGNACIÓN DE FIRMA CLASE “XX” FECHA: XX DE XXXX DE XXXX Por este medio hago de su conocimiento que, de acuerdo con la nueva estructura organizativa del Banco Hondureño para la Producción y la Vivienda, (BANHPROVI) se le está asignando firma autorizada clase “___________________”, misma que lo faculta para que pueda firmar los siguientes documentos: …………. establecidos en el REGLAMENTO DE CLASIFICACIÓN Y USO DE FIRMAS AUTORIZADAS DEL BANCO HONDUREÑO PARA LA PRODUCCIÓN Y LA VIVIENDA (BANHPROVI), mismo que fue aprobado por el honorable Consejo Directivo mediante Resolución No. CD- XXX-XX/2020. Toda firma electrónica deberá ser autorizada de manera coordinada por la Gerencia de Operaciones y el encargado de Seguridad Informática. Adjuntamos para su lectura, comprensión y custodia un ejemplar del Reglamento antes mencionado aprobado por el Consejo Directivo del BANHPROVI, el cual debe utilizar de manera responsable y confidencialidad respectiva, es importante recalcar que el uso indebido, su divulgación, publicación y reproducción total o parcial, será motivo de sanciones disciplinarias. Le solicitamos apegarse a los términos descritos en el presente Reglamento y hacer un buen uso de su firma, con responsabilidad, honestidad y ética profesional. Atentamente, __________________________________ Nombre y firma del Empleado 2. Modelo de acta de compromiso para el uso de la firma delegada ACTA DE COMPROMISO Mediante la firma de esta ACTA DE COMPROMISO, soy responsable ante la Administración Superior del Banco Hondureño para la Producción y la Vivienda (BANHPROVI) y certifico que: 1. Que he leído y comprendido lo descrito en el REGLAMENTO DE CLASIFICACIÓN Y USO DE FIRMAS AUTORIZADAS DEL BANCO HONDUREÑO PARA LA PRODUCCIÓN Y VIVIENDA (BANHPROVI), para lo cual me comprometo a cumplir fielmente el contenido de éste. 2. Que soy consciente de la responsabilidad que ad quiero por la asignación de firma autorizada. 3. Me comprometo a hacer un buen uso de la firma autorizada con responsabilidad, honradez, ética y con el profesionalismo que requiere mi cargo, en todos los actos que realice y de acuerdo con las facultades que se me han otorgado. 4. Acepto las obligaciones que contra igo con la delegación de esta firma y acepto la deducción de responsabilidades por el mal uso de ésta. Acepto que queda terminantemente prohibido a los funcionarios y empleados del BANHPROVI, so pena de deducir responsabilidades, según sea el caso, lo siguiente: 1. Firmar y estampar el sello institucional en cualquier documento en blanco relativo a sus funciones. 2. Firmar documentos por, o en nombre del funcionario o empleado del cual no tiene autoridad; 3. Firmar documento que contenga información falsa. 4. Firmar documentos que no correspondan a sus funciones de acuerdo con la Ley y este reglamento. En fe de lo cual firmo la presente en la ciudad de _____ a los______ días del mes de _____de _____ Nombre del Empleado: _____________________________ Tarjeta de Identidad: _______________________________ _________________________________ FIRMA 1. Modelo del catálogo de firma BANCO HONDUREÑO PARA LA PRODUCCIÓN Y VIVIENDA CATALOGO DE FIRMAS --------------- DEL 020