Reglamento — Reglamento de Clasificación y Uso de Firmas Autorizadas del BANHPROVI

Del Reglamento de Clasificación y Uso de Firmas: Créase el presente Reglamento que establece las normas y los procedimientos para determinar y delimitar el uso de firmas asignadas para los diferentes tipos de autorizaciones en el BANHPROVI; estas disposiciones son aplicables a todos los niveles jerárquicos y a todas las dependencias del Banco.

De los Objetivos General: Normar la asignación y utilización de firmas para la autorización de operaciones del BANHPROVI. Específicos: 1. Definir las clases de firmas y sus alcances para garantizar seguridad, oportunidad, control, minimización del riesgo y continuidad del negocio de las operaciones del Banco. 2. Identificar los puestos cuyos titulares, por la naturaleza de sus funciones, deben autorizar operaciones del Banco. 3. Generar un catálogo de firmas autorizadas que facilite la operación y verificación de las transacciones del Banco. 4. Definir la operación y uso de las firmas electrónicas

Del Alcance. Este Reglamento tiene un alcance transversal, el cual comprende a todas las áreas que conforman la estructura institucional. Las resoluciones y acuerdos que se aprueben por el Consejo Directivo son de obligatorio cumplimiento para los consejeros, funcionarios y empleados de la Institución, lo cual implica hacer el uso adecuado, ético y funcional de las firmas que se deleguen en el presente Reglamento.

De las Definiciones: 1. BANHPROVI:Banco Hondureño para la Producción y la Vivienda. 2. Consejo Directivo: Órgano Superior de Administración, Dirección y Ejecución del BANHPROVI, responsable y facultado para realizar las operaciones inherentes a su objeto social como Banco integral de desarrollo, responsable de conocer y resolver los conflictos de interés y dar seguimiento a las prácticas de Gobierno Corporativo. 3. Delegación de Firma Es el procedimiento mediante el cual se delegan las firmas. 4. Delegado Fiduciario: Es la persona física que representa a la institución fiduciaria, que se ocupa de la obtención de cada uno de los fines que se pacten en el contrato de fideicomiso. 5. Firma Biométrica: Captación de la firma escrita a través de dispositivos electrónicos, con el propósito de asegurar la identidad del firmante, pre destinada hacer usada en la firma de contratos, documentos, recibos, protocolos y cualquier otro documento que estime conveniente la CNBS. La firma biométrica según como se gestione puede ser un tipo de forma avanzada según se define en el reglamento UE 910/2014. 6. Firma Digital: Método criptográfico que asocia la identidad de un usuario o de un equipo informático al mensaje o documento utilizando la tecnología PKI que por sus siglas en inglés significa, Public Key Infractucture (Infraestructura de Clave Pública). 7. Firma Física: Es un trazo gráfico o grafo manuscrito que representa el nombre y el apellido o el título que escribe una persona de su propia mano, que tiene fines identifica torios, jurídicos, bancarios, representativos y diplomáticos. 8. Funcionario: Para efectos de este Reglamento se entiende como funcionario a las personas que ocupan los cargos de Consejeros Propietarios, Gerentes, Jefes de División, Jefes de Departamento y Jefes de Unidad. 9. Gobierno Corporativo: El conjunto de normas que regulan las relaciones internas entre la Asamblea de Gobernadores, el Consejo Directivo, el Comisario, Presidente Ejecutivo, Funcionarios y Empleados; así como entre la institución del sistema financiero, la institución supervisora y el público. 10. Presidente Ejecutivo: Es el representante legal y encargado de la administración general del Banco. CAPITULO II: NORMAS GENERALES DEL REGLAMENTO

De los Nombramientos Permanentes e Interinos:De conformidad al o dispuesto en el Numeral7)del

de la Ley del BANHPROVI según Decreto No. 6-2005 publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 30,659 del 01 de abril de 2005, el Presidente Ejecutivo realizará los nombramientos permanentes o interinos en los cargos con firma autorizada conforme al presente Reglamento, así mismo facultará al funcionario para ejercer dicha firma a partir de la fecha de su nombramiento. La eliminación de la firma de los nombramientos interinos será automática al vencimiento del interinato.

De la Autorización de Firmas: Las firmas de los funcionarios serán autorizadas según su orden jerárquico de la siguiente manera: 1. El acuerdo de nombramiento Presidencial de los miembros del Consejo Directivo y el Comisario los faculta para firmar los documentos en los que intervengan de acuerdo con el cargo para el cual fueron nombrados. 2. El Consejo Directivo autorizará la firma del Presidente de dicho Consejo en todos aquellos actos atribuidos al Consejo Directivo y que deban ser ejecutados a través de la Presidencia Ejecutiva de acuerdo con lo establecido en la Ley, sus reformas y reglamentos. El Presidente Ejecutivo actuará como representante legal de BANHPROVI y delegado fiduciario de acuerdo con las atribuciones que le otorga la Ley y sus reformas. 3. El Presidente Ejecutivo autorizará la firma de los demás funcionarios y empleados.

De las Firmas Temporales: El Presidente Ejecutivo podrá autorizar firma temporal a funcionarios y empleados cuando éstos tengan que cubrir ausencias por vacaciones, licencias, enfermedades, capacitaciones o por cualquier otra circunstancia debidamente justificada que provoquen su ausencia temporal o definitiva, las cuales podrán ser B o C.

De la Ausencia Temporal del Presidente Ejecutivo: De conformidad a lo estipulado en los Artículos 20, 26 Párrafo Segundo y 27 Párrafo Segundo reformados de la Ley de BANHPROVI, en caso de que la firma del Presidente Ejecutivo aplique a una situación temporal, lo sustituirá en funciones como Presidente del Consejo uno de los miembros propietarios del Consejo Directivo, según designación que se estimaré conveniente el Presidente Ejecutivo.

De la Ausencia Temporal de los Otros Consejeros: De conformidad a lo estipulado en el Párrafo Segundo del Artículo 19 de la Reforma a la Ley según Decreto 358-2014, en caso de ausencia temporal de cualquiera de los otros consejeros, el Presidente del Consejo o su sustituto debe designar los suplentes que fueren necesarios, de entre los funcionarios que se encuentren en funciones. El Presidente Ejecutivo, los Gerentes, Jefes de División, Unidad y Departamento, deberán programar las vacaciones de los titulares de los puestos autorizados con firmas ¨A¨, ¨B¨, ¨C¨ o ¨D¨ de tal manera que los documentos y roles en los sistemas físicos e informáticos puedan ser autorizados o ejercidos, sin afectar la continuidad del negocio y sus operaciones.

De la Comunicación de Firmas: El Presidente Ejecutivo comunicará oportunamente al Sistema Financiero Nacional, Intermediarios Financieros del BANHPROVI, entes contralores, instituciones gubernamentales y no gubernamentales, organismos internacionales y otras que entablen correspondencia con el Banco, de la incorporación, sustitución o supresión de las firmas autorizadas a los funcionarios del área respectiva.

De la Confirmación de las Firmas: Así mismo, BANHPROVI, por lo menos una vez al año, deberá efectuar actualización de firmas con los bancos donde se tengan cuentas bancarias. En el caso de los funcionarios que firman le corresponderá al Presidente Ejecutivo hacer el comunicado respectivo. Artículo13.Del Catálogo de Firmas:Las firmas autorizadas en este Reglamento deberán estamparse en forma completa y autógrafa en el registro correspondiente e incluirse en el Catálogo de firmas creado para tal fin. En el caso de las firmas electrónicas se elaborará un catálogo para tal fin detallando nombre, cargo y la descripción de la firma electrónica.

De los Roles de Autorización: Los Gerentes, Jefes de División, Unidad, Departamento y Agencias en coordinación con la Sección de Seguridad Informática y el Departamento de Tecnología, deberán garantizar que los roles de autorización asignados en los sistemas de información sean congruentes con las firmas autorizadas, de igual manera para las firmas electrónicas. TÍTULO II: DE LAS FIRMAS, DE LAS OPERACIONES, RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES 5. CAPÍTULO I: 6. DE LAS TIPOLOGÍAS DE FIRMAS

De los Tipos de Firmas: En el marco del gobierno corporativo de BANHPROVI existen dos tipos de firmas, la que se refiere al funcionamiento del gobierno corporativo y que faculta a los miembros del consejo, el comisario,el secretario del consejo directivo ya los miembros de los comités a firmar las actas correspondientes y las que se refieren al funcionamiento operativo del banco que recaen en el Presidente Ejecutivo, los funcionarios y empleados que tienen delegación de firma.

De la Asignación de Firmas por Clasificación: Las firmas se clasifican de acuerdo con el nivel de responsabilidades de los funcionarios y empleados que ocupen los cargos dentro de la estructura organizacional aprobada por el Consejo Directivo y se asignan de la manera siguiente: 1. Firma Clase ¨AA¨ Miembros del Consejo Directivo, Comisario y el Secretario del Consejo Directivo. 2. Firma Clase ¨A¨ Presidencia Ejecutiva. 3. Firma Clase ¨B¨ Gerentes. 4. Firma Clase “C” Jefes de División. 5. Firma Clase ¨D¨ Jefes de Departamentos y Unidades. 6. Firma Clase ¨E¨ Jefes de Sección y Agencias.

De la Calidad de Firmas: Para el eficiente desarrollo de las operaciones y funciones del Banco y la consecuente continuidad del negocio, se establecen como calidad de firmas las siguientes: 1. Firma Clase ¨AA¨ Faculta a los miembros del Consejo Directivo, el Comisario y el secretario del Consejo Directivo a firmar las actas de este órgano de decisión. Al secretario del Consejo Directivo a firmar las resoluciones, punto de acta y otras comunicaciones propias de este Órgano. 2. Firma Clase ¨A¨ Faculta al Presidente Ejecutivo como representación legal, encargado de la administración general del Banco y como delegado fiduciario: en Contratos y Convenios, documentos internos y externos administrativos de acuerdo con su jerarquía, emisiones de títulos valores, emisión de certificado de garantías, aceptaciones y emisiones de pagos, letras de cambio, pagares, documentos en los que autorice transferencias de fondos, documentos en los que se solicita la emisión de transferencias o de obligaciones y en general para cualquier operación que implique la erogación de fondos de BANHPROVI y actos administrativos facultados por el Artículo 28 reformado y 29 de la Ley de BANHPROVI. 3. Firma Clase ¨B¨ Faculta a los Gerentes para autorizar documentos internos y externos administrativos de acuerdo con su jerarquía, emisiones de títulos valores, aceptaciones y emisiones de Pagos, letras de cambio, pagares, emisión de certificado de garantías, documentos en lo que autoricen transferencia de fondos, documentos en los que se solicita la emisión de transferencias o de obligaciones y en general para cualquier operación que implique la erogación de fondos del BANHPROVI. En caso de emisión de pagos, la firma tendrá validez únicamente en forma mancomunada con una firma clase ¨A¨ u otra ¨B¨. 4. Firma Clase ¨C¨ Faculta a los Jefes de División para autorizar documentos internos y externos administrativos de acuerdo con su jerarquía, emisiones de Pagos, documentos en los que autoricen transferencia de fondos, documentos en los que se solicita la emisión de transferencias o de obligaciones y en general otras operaciones que implique la erogación de fondos del BANHPROVI. En caso de emisión de pagos, mayores a 500,000.00 lempiras la firma tendrá validez únicamente en forma mancomunada con una firma clase ¨A¨ o ¨B¨. En los casos de desembolsos de préstamos de banca de segundo piso y primer piso, transferencias de los fideicomisos y electrónicas podrá ser combinadas con la firma “B”. 5. Firma Clase ¨D¨ Faculta a los Jefes de Departamento y Unidades para autorizar documentos que no impliquen erogación de fondos y valores del Banco, cuya verificación sea necesaria como parte del proceso, para constatar la validez de las operaciones. En este caso se exceptúan al jefe del Departamento jurídico cuando es delegado por el Consejo Directivo para la firma en representación legal del Banco. 6. Firma Clase ¨E¨ Faculta para autorizar documentos que no impliquen erogación de fondos ni valores del Banco, cuya verificación sea necesaria como parte del proceso, para constatar la validez de las operaciones a cargo de los Jefes de Sección. En este caso se exceptúa los Jefes de Cartera de Primer y Segundo Piso y el Jefe Sección de Contabilidad, que siguen siendo firma clase “E”, pero que por la naturaleza de sus funciones tienen responsabilidades relativas a erogación de fondos y valores del Banco.