Acuerdo — Normas Técnicas de Control Interno Aplicables a los Órganos e Instituciones del Sistema de la Integración Centroamericana

CAPÍTULO IV NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación. Ar t. 40.- Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deben ser acordes con los planes estratégicos y los objetivos institucionales, debiendo ajustarse a las características y necesidades del Órgano o Institución. Comentario: El sistema de información debe ser vir para tomar decisiones a todos los niv eles, evaluar el desempeño de los procesos, programas, proyectos y demás actividades que se desarrollen en la institución; como también para rendir cuentas de la gestión. Procesamiento Técnico Documental Digital UDI-DEGT-UNAH Derecho Reservados ENAG -- 18 of 52 -- UDI-DEGT-UNAH Sección B Avisos Legales Toda la información que se produzca debe ser opor tuna, veraz y completa a fin de satisfacer necesidades internas, tomar decisiones oportunas con base al conocimiento de las operaciones y hechos que ocurran para prevenir errores o circunstancias que afecten los resultados de la gestión o la imagen institucional. Los sistemas de información y comunicación deben observar las obligaciones y demás disposiciones establecidas en las leyes vigentes en el país sede del Órgano o Institución, previendo cumplir esta normativa en lo que resulte aplicable. Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información. Ar t. 41.- Los Órganos e Instituciones del SICA, deben diseñar los procesos que le permitan identificar, registrar y recuperar la información, de eventos internos y externos, que se requieran para el cumplimiento de los fines institucionales. Comentario: Corresponde a la administración diseñar y operar aquellos procesos que le permitan obtener la información financiera, gerencial y de otra naturaleza, que sea necesaria apropiada y suficiente para satisfacer las demandas de sus usuarios internos y externos. La información se necesita a todos los niveles, para tener un control interno efectivo y lograr los objetivos de la entidad; por tal razón, un conjunto de información pertinente, confiable y relevante debe ser identificado, registrado y comunicado en la forma y período de tiempo que permita al personal llevar a cabo su control interno y sus otras responsabilidades. Características de la Información. Ar t. 42.-Los Órganos e Instituciones deben considerar los mecanismos necesarios que permitan asegurar que la información que procesa y comunica es confiab le, oportuna, suficiente y pertinente. Comentario: La información que se procesa en el Órgano o Institución, debe considerar al menos los siguientes atributos de calidad: a) confiable: significa que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones; b) opor tuna: significa que la información llega a manos del usuario en el momento que la necesita; c) suficiente: significa la cantidad y pertinencia de la información que debe recibir; d) per tinente: información que corresponde a la transacción, hecho y materia que se trata. Efectiva Comunicación de la Información. Ar t. 43.- Los Órganos e Instituciones deben disponer de los mecanismos y sistemas adecuados para comunicar la información al usuario interno o externo, en la forma, plazos más oportunos posibles y los fines que se consideren pertinentes. Comentario: Los canales oficiales de comunicación deben ser tales que permitan la circulación expedita de la información, de modo que ésta sea trasladada al usuario competente que la necesite, la que debe ser distribuida en un formato adecuado y dentro del plazo conveniente para que pueda cumplir adecuadamente con sus responsabilidades. Para la comunicación externa se aplicarán controles más rigurosos, a fin de procurar que se divulgue sólo la información que proceda, de conformidad a las disposiciones legales vigentes en el país. Archivo Institucional. Ar t. 44.- Los Órganos e Instituciones deberán contar con políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que deben conservar por su utilidad o por requerimientos jurídicos y técnicos, para disponer de la documentación necesaria que respalde su gestión; con sus fuentes de sustento o soporte; y, permitir el acceso sin restricciones a los archivos al personal del Consejo Fiscalizador Regional del SICA en cualquier tiempo y lugar. Comentario: La administración de un Órgano o Institución debe establecer las políticas y procedimientos que deberán ser consideradas para organizar y mantener toda la documentación adecuada y necesaria para su gestión y que a la vez facilite demostrar en el futuro, la forma como se han ejecutado los hechos, por medio de los registros, informes y documentos elaborados que constituyen la memoria histórica de la institución. La importancia de mantener un adecuado archivo institucional, radica en disponer en cualquier momento de la documentación que respalda todas las transacciones financieras y administrativas de una institución, ya sea para tomar decisiones, rendir cuentas, Procesamiento Técnico Documental Digital UDI-DEGT-UNAH Derecho Reservados ENAG -- 19 of 52 -- UDI-DEGT-UNAH Sección B Avisos Legales o evidenciar en cualquier circunstancia la veracidad de esos actos o hechos, que se encuentran en la documentación resguardada y protegida en un archivo institucional. Por su naturaleza y utilidad, toda información deberá archivarse , durante el tiempo que sea necesario, para cumplir con requerimientos de orden técnico y jurídico vigentes, considerando los procedimientos y modalidades existentes en esta materia, que más convengan a la institución. CAPÍTULO V NORMAS RELATIVAS AL SEGUIMIENTO Seguimiento sobre la Marcha. Ar t. 45.- La máxima autoridad, los niveles gerenciales y de jefatura deben vigilar que los ser vidores realicen las actividades de control durante la ejecución de las operaciones, con el propósito de evaluar la vigencia y calidad de los controles establecidos y emprender las modificaciones que sean per tinentes para mantener su efectividad. Comentario: El control interno es un proceso integrado a todos los procesos organizacionales, se expresa en acciones de control previo , concurrente o concomitante y de manera posterior, llevado a la práctica por todos los funcionarios y subalternos durante la ejecución de sus actividades y responsabilidades; y por lo tanto, es preciso analizar cuál es su efecto sobre las diversas fases de los procesos respectivos, tomando en consideración los criterios de viabilidad y conveniencia de tales controles, así como la posibilidad de mejorar y perfeccionar el sistema de control interno. El seguimiento o monitoreo sobre la marcha, que se conoce como control “ongoing”, es una manera de autocontrol que efectúan sobre sus propias labores los funcionarios encargados de tareas específicas. Igualmente, los niveles gerenciales, deben poner en práctica los mecanismos más apropiados para verificar de forma periódica y cuando se estime conveniente, evaluaciones sobre las medidas de control llevadas a la práctica en tiempo real, es decir, sobre la marcha. Seguimiento mediante Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Ar t. 46.- Los niveles gerenciales y de jefatura responsables de una unidad, proceso o función, deben determinar la efectividad del sistema de control interno propio, al menos una vez al año. Comentario: Se refiere a la obligación de los responsables de una unidad, proceso o función, de realizar una evaluación de cada uno de los componentes del sistema de control interno de su área, verificando el cumplimiento de las actividades programadas, con el fin de tomar o proponer las acciones correctivas y preventivas necesarias. El control interno debe cambiar con el tiempo, para adecuarse a los cambios del entorno, naturaleza de las instituciones, cambios tecnológicos, y siempre que los procedimientos establecidos se tornen menos efectivos, para anticiparse a los riesgos que se originan por las nuevas circunstancias. Evaluaciones Separadas. Ar t. 47.- La Unidad de Auditoría Interna, el Consejo Fiscalizador Regional del Sistema de la Integración Centroamericana y las Firmas Privadas de Auditoría, en los casos que lo ameriten, evaluarán periódicamente la efectividad del control interno institucional. Comentario: Además del seguimiento sobre la marcha, de las autoevaluaciones descritas en las normas anteriores de este Capítulo, existe un tercer elemento que contribuye a valorar la calidad del desempeño del control interno en el tiempo, éstas son las evaluaciones que pueden realizar la Unidad de Auditoría Interna, el CFR-SICA y las Firmas Privadas de Auditoría, en los casos que lo ameriten, en cumplimiento a sus planes de trabajo o por requerimiento institucional, realizarán esta labor de evaluación independiente o separada de las operaciones del control interno, siendo ésta una función muy importante para agregar calidad y eficacia al control interno institucional. Comunicación de Resultados del Seguimiento. Ar t. 48.- Las deficiencias, irregularidades o desviaciones en la gestión y del control interno, identificadas por medio de las acciones de seguimiento deben ser comunicadas opor tunamente a la máxima autoridad y a los niveles gerenciales y de jefatura, Procesamiento Técnico Documental Digital UDI-DEGT-UNAH Derecho Reservados ENAG -- 20 of 52 -- UDI-DEGT-UNAH Sección B Avisos Legales según corresponda, para que se emprendan las medidas preventivas o correctivas correspondientes. Comentario: Cualquiera que sea el tipo de seguimiento que se realice, su impor tancia, eficiencia y eficacia se concreta cuando las deficiencias, irregularidades identificadas o conocidas, son comunicadas oportunamente a los funcionarios que tienen la potestad de tomar las medidas correctivas o preventivas, para mejorar o corregir aquellos procesos, transacciones y operaciones afectadas. Rendición de Cuentas. Ar t. 49.- La máxima autoridad, los niveles gerenciales y de jefatura de los Órganos e Instituciones, están obligados a rendir cuentas de su gestión, por el uso de los recursos regionales asignados, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyarán en el control interno. Comentario: La rendición de cuentas es el deber y la obligación de la máxima autoridad, los niveles gerenciales y de jefatura, de explicar y responder por las decisiones que han tomado y las consecuencias que de éstas se generan sobre las actividades realizadas, por el uso y destino de los recursos. Toda institución cuenta con recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos y los responsables de su administración y consecución de los resultados esperados, periódicamente tienen el deber de rendir cuentas de su gestión, ante la instancia que corresponda de conformidad a las disposiciones legales establecidas para tal fin. El control interno debe ser el, que facilite el cumplimiento del compromiso por la rendición de cuentas, mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de la información precisa, veraz y oportuna que demuestre fehacientemente los frutos de la gestión institucional. CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA Revisión, Actualización e Interpretación. Ar t.50.- La revisión, actualización e interpretación de las Normas Técnicas de Control Interno, contenidas en el presente Acuerdo , compete al CFR-SICA, en su condición de ente con autonomía e independencia funcional y técnica, responsable del control y fiscalización de la gestión realizada por los Órganos e Instituciones del SICA. Herramientas Administrativas Internas. Ar t. 51. Las presentes normas técnicas de control interno , constituyen el marco básico para el establecimiento y/o f or talecimiento del sistema de control interno de los Órganos e Instituciones del SICA. Cada Ór gano e Institución del SICA, debe elabor ar las herramientas administrativas internas que se requieran para el establecimiento de los controles administrativos y operativos. Glosario de Términos y Siglas. Ar t. 52.- El glosario de términos y siglas de las presentes Normas Técnicas de Control Interno, es par te integrante del presente Acuerdo. Aprobación y Vigencia. Ar t. 53.- Estas normas fueron aprobadas en la VIII Reunión del Consejo Fiscalizador Regional del Sistema de la Integración Centroamericana (CFR-SICA), celebrada en Antiguo Cuscatlán, El Salvador a los 21 días del mes de febrero de 2014. El presente Acuerdo entrará en vigencia ocho días después de su publicación en La Gaceta Oficial de cada país miembro del CFR- SICA. GLOSARIO DE TÉRMINOS ACTIVIDADES. Conjunto de acciones necesarias para mantener en forma continua y permanente, la operatividad de las funciones del gobierno. ACTIVIDADES DE CONTROL. Son las políticas y los procedimientos que permiten obtener una seguridad razonable de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la máxima autoridad y los niveles gerenciales y de jefatura. Procesamiento Técnico Documental Digital UDI-DEGT-UNAH Derecho Reservados ENAG -- 21 of 52 -- UDI-DEGT-UNAH Sección B Avisos Legales AMBIENTE DE CONTROL. Es el conjunto de factores del ambiente organizacional que la máxima autoridad y los niveles gerenciales y de jefatura deben establecer y mantener, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control y para una administración escrupulosa. AUTORIZACIÓN. Procedimiento certificador de que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos y de acuerdo con lo previsto por la dirección. COMUNICACIÓN. Implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera y de gestión dentro de una entidad. CONTROL INTERNO. Es el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por la máxima autoridad, funcionarios y empleados, diseñados para prevenir riesgos y proporcionar seguridad razonable en la consecución de sus objetivos: a) Ejecutar las operaciones de manera ordenada, ética, eficiente y efectiva; b) Obtener confiabilidad y oportunidad de la información; c) Cumplir con tratados, convenios, leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables; y, d) Salvaguardar los recursos por pérdida, desperdicio, abuso , errores, fraude e irregularidades. DELEGACIÓN DE AUTORIDAD. Autorización formal para el desarrollo de funciones y actividades de altos niveles organizativos a favor de los niveles inferiores. ECONOMÍA. En su sentido amplio significa, administración recta y prudente de los recursos económicos y financieros de una entidad. Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible en condiciones de calidad y precio razonable. EFECTIVIDAD. Logro de los objetivos y metas programados por una entidad. EFICIENCIA. Rendimiento óptimo, sin desperdicio de recursos. INSTITUCIONES. Órganos e Instituciones que integran el SICA. FUNCIONARIO. Gerente, ejecutivo, administrador o persona facultada legalmente para autorizar o ejecutar las transacciones y operaciones en una entidad. HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA. Toda disposición de orden legal y técnico, aprobada y autorizada por autoridad competente , para establecer políticas y procedimientos de control con el propósito de regular, autorizar, asignar, controlar, super visar, delegar, etc., contenidas en manuales, normas, reglamentos, instructivos, circulares, memorándums. INFORME COSO. Informe sobre el “Marco Integrado de Control Interno” (Internal Control-Integrated Framework) elaborado en 1992 por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), basado en una recopilación mundial de información sobre tendencias y conocimientos relativos a control interno. El informe presenta una visión actualizada de la materia, que se encuentra vigente en los Estados Unidos de América y ha logrado reconocimiento en diversos países y organizaciones internacionales. MAXIMA AUTORIDAD. Es la autoridad del más alto nivel de una institución, generalmente en el estatuto de creación, se define cual es la máxima autoridad, en algunos casos se refiere a un Consejo Directivo, Asamblea General, Junta General, Reunión de Presidentes, Asamblea de Gobernadores, Consejo de Ministros, etc. SEGUIMIENTO O MONITOREO DEL CONTROL INTERNO. Es el proceso que se realiza para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno en el tiempo y asegurar razonablemente que los hallazgos y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. RIESGO. Evento, interno o externo, que si sucede impide o compromete el logro de los objetivos institucionales. RENDICIÓN DE CUENTAS. La rendición de cuentas es el deber y la obligación de los funcionarios públicos de explicar y responder por las decisiones Procesamiento Técnico Documental Digital UDI-DEGT-UNAH Derecho Reservados ENAG -- 22 of 52 -- UDI-DEGT-UNAH Sección B Avisos Legales que han tomado y las consecuencias que de éstas se generan, sobre las actividades realizad as, por el uso y destino de los recursos. ROTACIÓN DEL PERSONAL. Es la acción regular dentro de períodos preestablecidos, que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de “personal indispensable”. SEGURIDAD. Es el conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas utilizadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente, e instruir o convencer a las personas, acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas para evitar pérdidas o daños. SELECCIÓN. Análisis de la información obtenida de varios candidatos a optar por una plaza y verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos para el puesto , para determinar la elegibilidad de los mismos. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES. Principio administrativo y de control interno tendiente a evitar que un ser vidor desarrolle tareas laborales incompatibles con su puesto de trabajo. SISTEMA DE INFORMACIÓN. Métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la Institución. TITULAR. Máxima autoridad, sea que su origen provenga de elección directa, indirecta o designación. También se conoce como autoridad competente o autoridad superior. TRANSPARENCIA. Disposición de la entidad de divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, al mismo tiempo, la facultad del público de acceder sin restricciones a tal inf or mación, para conocer y evaluar su integridad, desempeño y forma de conducción. VALORACIÓN DE RIESGOS. Es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. SIGLAS CFR-SICA. Consejo Fiscalizador Regional del Sistema de la Integración Centroamericana. COSO. Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). INTOSAI. Siglas en inglés de International Organization of Supreme Audit Institutions, o sea la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, organismo autónomo, independiente y apolítico, con sede en Viena, Austria, creado como una institución permanente para fomentar el intercambio de ideas y experiencias entre las Entidades Fiscalizadoras Superiores de los países miembros, en lo que se refiere a la auditoría gubernamental. NTCI-SICA. Normas Técnicas de Control Interno Aplicables a los Órganos e Instituciones del Sistema de la Integración Centroamericana. ONGOING. Significa estar actualmente en proceso, que se está moviendo continuamente hacia adelante, crecientemente. Es lo que también se denomina como en tiempo real; en la medida en que ocurren los acontecimientos. SICA. Sistema de la Integración Centroamericana. PAIRCA II. Segundo Programa de Apoyo a la Integración Regional Centroamericana. 5 F. 2015 Procesamiento Técnico Documental Digital UDI-DEGT-UNAH Derecho Reservados ENAG -- 23 of 52 -- UDI-DEGT-UNAH Sección B Avisos Legales CERTIFICACIÓN El infrascrito, Secretario General de la Secretaría de Estado en los Despachos de Derechos Humanos, Justicia Gobernación y Descentralización. CERTIFICA. La Resolución que literalmente dice: “