Acuerdo Ministerial No. 006-2023 — Reglamento Interno del Uso y Manejo de Fondos de Cajas Chicas del Instituto Hondureño de Antropología e Historia
Resumen
Este reglamento establece normas claras para que el Instituto Hondureño de Antropología e Historia maneje sus cajas chicas (fondos pequeños para gastos operativos). Define quién puede acceder a estos fondos, cuánto dinero máximo asigna a cada oficina, qué se puede comprar y cómo debe documentarse cada gasto. Solo empleados permanentes pueden manejar estos fondos y deben responder legalmente por el dinero recibido.
Considerandos
- 1.Que en la actualidad el Instituto Hondureño de Antropología e Historia (I.H.A.H.) no cuenta con un Reglamento que contenga criterios y mecanismos a utilizar para regular los procesos de compras por medio de asignaciones de Cajas Chicas, que sean aplicables en todas las dependencias del I.H.A.H.
- 2.Que es necesaria la existencia de un Reglamento que contemple disposiciones en concordancia con las políticas y lineamientos de la Gerencia del Instituto Hondureño de Antropología e Historia (I.H.A.H.) y del Gobierno de la República, para el desarrollo normal de las actividades y el cumplimiento de objetivos en los procesos de compras.
- 3.Que existe Dictamen Favorable, emitido por Auditoría Interna del Instituto, recomendando se apruebe el Reglamento Interno del Uso y Manejo de Cajas Chicas.
Articulos
Articulo 1
Aprobar el REGLAMENTO INTERNO DEL USO Y MANEJO DE FONDOS DE CAJAS CHICAS DEL INSTITUTO HONDUREÑO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA. CAPÍTULO I OBJETIVO GENERAL DEL REGLAMENTO
Articulo 2
El presente Reglamento Interno tiene como objetivo dictaminar pautas y procedimientos en el uso y asignación de Recursos Financieros en carácter de Fondos de Cajas Chicas a las diferentes Oficinas, ya sean Subgerencias, Unidades Ejecutoras, Oficinas Regionales y Subregionales con las que cuenta el Instituto Hondureño de Antropología e Historia, estableciendo claramente en el los mecanismos a utilizar en los procesos de compra, gastos y adquisiciones. CAPITULO II FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 3
Se entenderá por Caja Chica, aquel que se asigna con el propósito de agilizar administrativamente las transacciones de gastos operativos en las Oficinas Regionales y Subregionales en concordancia con las condiciones establecidas en este reglamento.
Articulo 4
Se entenderá por caja chica, el fondo que se maneja para hacer pagos menores o iguales a los aprobados por el Consejo Directivo del Instituto Hondureño de Antropología e Historia. CAPITULO III DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 5
El Gerente del Instituto Hondureño de Antropología e Historia, es el único funcionario que autoriza el uso y manejo de Fondos de Cajas Chicas a Funcionarios o Empleados de la Institución, quienes justificarán por escrito la necesidad y monto requerido definiendo claramente a que -- 2 of 36 -- Subgerencia, Unidad Ejecutora o Regional se registra el gasto presupuestario correspondiente.
Articulo 6
Al Funcionario o Empleado que se le asigne o autorice el uso de Fondos de Caja Chica debe rendir fianza bancaria o firmar un documento legal (Pagaré), por el monto asignado y que determine su responsabilidad por el manejo del mismo, este documento se devuelve al Funcionario o Empleado al momento de liquidar el fondo. CAPITULO IV MONTOS DE ASIGANCIÓN Y PROPÓSITO DE FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 7
Las cantidades máximas que se asignan en cada una de las modalidades descritas en el artículo anterior serán de acuerdo a la necesidad de una de las Subgerencias, Unidades Ejecutoras o Regionales. Para efectos de implementación de este reglamento los montos máximos serán de la siguiente manera: a) Oficina Regional de Occidente con un monto máximo de SETECIENTOS MIL LEMPIRAS (L 700,000.00). b) Oficina Subregional La Entrada, Copán con un monto máximo de CIEN MIL LEMPIRAS (L 100,000.00). c) Subregional de Omoa con un monto máximo de OCHENTA MIL LEMPIRAS (L 80,000.00). d) Oficina Regional de La Lima con un monto máximo de VEINTE MIL LEMPIRAS (L 20,000.00). e) Subregional de Trujillo, Colón con un monto máximo de OCHENTA Y CINCO MIL LEMPIRAS (L 85,000.00). f) Subregional de Los Naranjos con un monto máximo de CIEN MIL LEMPIRAS (L 100,000.00). g) Regional de Comayagua con un monto máximo de CUARENTA MIL LEMPIRAS (L 40,000.00). h) Subregional de Talgua con un monto máximo de CUARENTA MIL LEMPIRAS (L 40,000.00). i) Oficina Central de Tegucigalpa con un monto máximo de TREINTA MIL LEMPIRAS (L 30,000.00).
Articulo 8
La asignación de Fondos de Caja Chica, tiene como propósito efectuar compras de materiales, equipo y bienes y servicios. Se exceptúan de estos gastos: a) Sueldos y Salarios de personal permanente y por contrato; b) Sustituciones del personal con licencia o vacaciones; c) Empleados de Emergencia; d) Pagos de contrato de obra o de construcción.
Articulo 9
Con la Caja Chica no se efectuarán gastos superiores a los aprobados por el Consejo Directivo.
Articulo 10
Con la asignación del Fondo de Caja Chica se efectuarán gastos por cualquier monto siempre y cuando cumplan con las regulaciones y procedimientos establecidos para realizar compra de materiales, equipo, bienes y servicios, -- 3 of 36 -- además los gastos deben ser orientados directamente para lo que fueron asignados.
Articulo 11
Queda terminantemente prohibido a Funcionarios y Empleados que manejan recursos de la Institución, conceder préstamos utilizando fondos de la misma. Solamente se proporciona adelanto de fondos para cubrir gastos oficiales autorizados por la Gerencia o Subgerentes, sustentados por un vale provisional. Al Funcionario o Empleado a quien se le adelante Fondos y quien lo autoriza, tienen la responsabilidad de liquidar correctamente a más tardar el quinto día hábil siguiente a la fecha de entrega del efectivo; de lo contrario la Administración superior imputará el valor entregado a los Funcionarios o relacionados con el mismo, solicitando al Jefe de Recursos Humanos la deducción por planilla.
Articulo 12
Los comprobantes de soporte o documentos fuentes que dan respaldo de una erogación, deben ser originales y legales según los conceptos establecidos por las Leyes Tributarias y el Código de Comercio del país y deben de mostrar evidencia de la revisión de los mismos por los responsables. CAPITULO V REQUISITOS PARA EL MANEJO Y LIQUIDACION DE FONDO DE CAJA CHICA
Articulo 13
Requisitos para el manejo de fondo: a) Ser empleado permanente de la Institución. b) Garantía Bancaria o Pagaré por el monto total asignado.
Articulo 14
La liquidación del fondo de Caja Chica se hará una vez que se haya gastado el cien por ciento (100%) del fondo asignado.
Articulo 15
El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, a los once (11) días del mes de mayo del año dos mil veintitrés (2023). COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.- ANARELLA VÉLEZ OSEJO, Secretaria de Estado en los Despachos de las Culturas, las Artes y los Patrimonios de los Pueblos de Honduras. ROCÍO LIBETH ZAVALA Secretaria General -- 4 of 36 -- Poder Ejecutivo