Circular and Notice April 2015 on the Formality of Authentic Documents and Copy Paper
Poder Judicial
- Published: April 21, 2015
- Issuing body: Poder Judicial
- Category: Notarial & Registry
- Type: Other
Summary
This circular establishes new formal requirements for authenticity certificates issued by notaries in Honduras. It requires notaries to use special orange paper (cost 20 lempiras) to make copies of these certificates, to place their signature and seal in a specific location marked as "LAST LINE," and requires that any note added after the signature has no legal validity. Public and private institutions must not accept certificates that do not comply with these requirements.
Considerations
Whereas the drafting and printing of the content of the certificate of authenticity must be subject to the application of Articles 25, 26 and 27 of the Notarial Code, 38, 39, 40 and 41 of the Regulations of the Notarial Code and the Resolution of the plenary session of the Comptroller's Office of the Notarial System issued on the seventeenth of January of the year two thousand eleven, which is recorded in the respective minutes and publicized through the written media of greatest circulation in the national territory and through circulars sent to the Notaries and the Public and Private Institutions linked with the notarial profession.
Whereas the name, Exequátur number, signature and dry seal of the Notary on the Certificates of Authenticity shall be affixed for authorization on the following line of the note "LAST LINE", centered on the paper and with ellipsis before and after the note, as referred to in literal 6 of Article 41 of the Regulations of the Notarial Code.
Whereas after the Notary affixes his signature and the full name of the Notary is recorded, his Exequátur Number and the dry seal is affixed on the certificates of authenticity, any note or notes that are inserted or added after the signature and seal of the Notary have no value, nor any legal effect.
Whereas on the Stamp of the Bar Association of Honduras that is placed within the space on the left side and upper part of the Certificate, the date, signature and wet seal of the Notary shall be affixed.
Whereas the Notary is obligated to print the same content of the Certificate on a folio of special notarial paper printed in orange color that will be sold jointly with the certificate and that shall bear the legend "For exclusive use of the Certificate of Authenticity", in which the Sequential Series Number of the Certificate of Authenticity shall be inserted, for the purpose of being filed chronologically as a certified copy of the certificate and safekeeping for its preservation in the year of its issuance and in the following calendar year and during the term of obligation of the Notary to present the protocol to the Comptroller's Office of the Notarial System, together with which he shall deliver the copies of the certificates of authenticity, properly bound for their proper safekeeping in the aforementioned department.
Whereas the folio of special notarial paper printed in orange color that SHALL BE USED EXCLUSIVELY FOR COPY OF THE CERTIFICATE OF AUTHENTICITY shall be put up for sale jointly with the Certificate of Authenticity at Banco de Occidente, S.A., at any of its branches and an additional amount of twenty lempiras shall be paid, the value of the folio of special notarial paper and shall be available as of Tuesday, April 21, 2015.
Whereas the Public or Private Institutions to whom the certificates of authenticity are presented and in which the aforementioned requirements are not met, shall not be received due to lack of legal efficacy and they shall have to replace them with another certificate of authenticity that complies with the legal requirements stated, in accordance with what is established in Article 17 of the Notarial Code.
Whereas this resolution is mandatory from Tuesday, April 21 of the year 2015.
Full text
This document is available in Spanish only - English translation not yet available.
Poder Judicial Honduras
Corte Suprema de Justicia Contraloría del Notariado
CIRCULAR
LA CONTRALORÍA DEL NOTARIADO, A LOS NOTARIOS Y A LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS VINCULADAS CON EL EJERCICIO NOTARIAL, HACE SABER:
Para la unificación de criterios y la aplicación debida de las normas del Código del Notariado, su Reglamento y Resolución emitida en sesión del pleno el diecisiete de enero del dos mil once, por esta Contraloría del Notariado, respecto a los CERTIFICADOS DE AUTENTICIDAD, tanto de firmas como de documentos, acorde con el Contrato de Fideicomiso celebrado por la Junta Directiva del Instituto de Previsión Social del Profesional del Derecho (Colegio de Abogados de Honduras) y el Banco de Occidente, S. A., a fin de ordenar y uniformar el contenido del escrito que relaciona el ejercicio notarial especifico en este importante tema de la certificación notarial en el asunto especifico de la autenticidad, la CONTRALORÍA DEL NOTARIADO, RESUELVE por unanimidad:
PRIMERO: Que la redacción e impresión del contenido de la certificación de autenticidad debe sujetarse a la aplicación de los artículos 25, 26 y 27 del Código del Notariado, 38, 39, 40 y 41 del Reglamento del Código del Notariado y la Resolución del pleno de la Contraloría del Notariado emitida el diecisiete de Enero del año dos mil once, la que consta en el acta respectiva y publicitada por los medios de comunicación escrita de mayor circulación en el territorio nacional y mediante circulares enviadas a los Notarios y a las Instituciones Públicas y Privadas vinculadas con el ejercicio notarial.
SEGUNDO: El nombre, número de Exequátur, firma y sello Seco del Notario en los Certificados de Autenticidad, se impondrán para su autorización a renglón seguido de la nota "ÚLTIMA LÍNEA", centrado en el papel y con puntos suspensivos antes y después de la nota, a que se refiere el literal 6 del Artículo 41 del Reglamento del Código del Notariado.
TERCERO: Después de estampar el Notario su firma y se consigne el nombre completo del Notario, su Número de Exequátur e impuesto el sello seco en los certificados de autenticidad, la nota o notas que se inserten o adicionen después de la firma y sello del Notario, no tienen ningún valor, ni efecto jurídico.
CUARTO: Sobre el Timbre del Colegio de Abogados de Honduras que se coloque dentro del espacio lado izquierdo y parte superior del Certificado, se pondrá la fecha, firma y sello húmedo del Notario
QUINTO: El mismo contenido del Certificado, el Notario está obligado a imprimirlo en un folio del papel especial notarial impreso en color anaranjado que se venderá conjuntamente con el certificado y que tendrá la leyenda "Para uso exclusivo del Certificado de Autenticidad", en el que se insertará el Número de Serie Correlativa del Certificado de Autenticidad, con la finalidad de ser archivado cronológicamente como una copia fiel del certificado y custodia para su conservación en el año de su expedición y en el siguiente año civil y durante el término de obligación del Notario de presentar el protocolo a la Contraloría del Notariado, juntamente con este entregará las copias de los certificados de autenticidad, debidamente empastados para su debida custodia en la referida dependencia.
SEXTO: El folio del papel especial notarial impreso en color anaranjado que se UTILIZARÁ EXCLUSIVAMENTE PARA COPIA DEL CERTIFICADO DE AUTENTICIDAD, será puesto a la venta juntamente con el Certificado de Autenticidad, en el Banco de Occidente, S. A., en cualquiera de sus Agencias y se pagará adicionalmente la suma de veinte lempiras, valor del folio del papel especial notarial y estará disponible a partir del día martes 21 de abril del 2015.
SEPTIMO: Las Instituciones Públicas o Privadas ante quién se presenten los certificados de autenticidad y que en estos no se cumplan los requisitos antes señalados, no deberán ser recibidos por carecer de eficacia jurídica y tendrán que reponer por otro certificado de autenticidad que cumpla con los requisitos legales enunciados, de conformidad a lo que establece el Artículo 17 del Código del Notariado.
OCTAVO: La presente resolución es de obligatorio cumplimiento a partir del martes 21 de abril del año 2015..
Dado en el salón de sesiones de la Contraloría del Notariado a los quince días del mes de Abril del Año dos mil Quince.
PASAN LAS................
FIRMAS Y SELLOS.
NOTARIO JOSÉ GILBERTO AQUINO GUEVARA DIRECTOR
NOTARIA LIDIA ÁLVAREZ SAGÁSTUME CONTRALORA
NOTARIO NICOLÁS OCHOA VALLE CONTROLADOR
ABOGADA FRANCIA CANALES ACOSTA SECRETARIA GENERAL
Edificio No 2904, Ave. La Paz, frente a la CURACAO telefax 22-38-11-07
Poder Judicial Honduras
Corte Suprema de Justicia Contraloría del Notariado
AVISO
LA CONTRALORÍA DEL NOTARIADO, ÓRGANO EJECUTIVO DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, A LOS NOTARIOS Y A LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS O PRIVADAS VINCULADAS CON EL EJERCICIO NOTARIAL, HACE SABER:
1°.- QUE PARA LA AUTORIZACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE AUTENTICIDAD ADICIONALMENTE HABRÁ QUE ADQUIRIRSE UN FOLIO DEL PAPEL ESPECIAL NOTARIAL IMPRESO EN COLOR ANARANJADO, QUE LLEVARÁ IMPRESO: "PARA USO EXCLUSIVO DEL CERTIFICADO DE AUTENTICIDAD" EL QUE SERÁ VENDIDO JUNTAMENTE CON EL CERTIFICADO DE AUTENTICIDAD EN EL BANCO DE OCCIDENTE, S. A., EN CUALQUIERA DE SUS AGENCIAS POR SU VALOR DE VEINTE LEMPIRAS, EN EL SE IMPRIMIRÁ LA COPIA DEL CERTIFICADO INCLUYENDO EN SU IMPRESIÓN EL NÚMERO DE SERIE DEL CERTIFICADO, SU AUTORIZACIÓN SERÁ CONFORME A LO DISPUESTO EN LA CIRCULAR DEL 15 DE ABRIL DEL 2015 Y ESTARÁ A LA VENTA A PARTIR DEL MARTES 21 DE LOS MISMOS.
2.- LO ANTERIOR ES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO A PARTIR DEL DIA MARTES 21 DE ABRIL DEL 2015.
TEGUCIGALPA, M.D.C., ABRIL DEL 2015.
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