Reglamento — Reglamento de Caja Chica del Instituto Hondureño para la Prevención de Alcoholismo, Drogadicción y Farmacodependencia
Junta Directiva del Instituto Hondureño para la Prevención de Alcoholismo, Drogadicción y Farmacodependencia
- Publicación: 13 de febrero de 2018
- Órgano emisor: Junta Directiva del Instituto Hondureño para la Prevención de Alcoholismo, Drogadicción y Farmacodependencia
- Gaceta: 34,567
Considerandos
Que de conformidad con el artículo número 148 de la Constitución de la República, el cual establece “Créase el Instituto Hondureño para la Prevención del Alcoholismo, Drogadicción y Farmacodependencia, el que se regirá por una Ley Especial”.
Que de conformidad con el Artículo 54 de la Ley General de la Administración Pública, Decreto número 146-86, se establece “Las Instituciones Autónomas gozan de Independencia funcional y Administrativa, y a ese efecto podrán emitir los reglamentos necesarios”.
Que de conformidad con el Artículo 3, Literal a); Decreto número 136-89 de la Ley del IHADFA, establece “Emitir los Reglamentos que sean necesarios en ejercicio de su independencia funcional y Administrativa, de acuerdo con la presente Ley.
Que de conformidad con el artículo 11, Literal m); de la Ley del IHADFA. Decreto número 136-89, establece “Son atribuciones de la Junta Directiva “Aprobar los reglamentos especiales y los internos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Instituto”.
Articulos
El presente reglamento tiene por finalidad establecer las pautas que determinen y de limiten el campo de aplicación para el pago de compras menores y urgentes que no requieran emisión de cheques. CAPÍTULO II DEL ALCANCE
El fondo de caja chica se determinará mediante el valor correspondiente a dos (2) salarios mínimos vigentes en cada ejercicio fiscal, podrá ser modificado por la Junta Directiva del IHADFA, en base a las necesidades de la Institución, el monto asignado no excederá de L.150,000.00 al año.
El encargado(a) de caja chica, será designada por el Jefe de la División Administrativa y Recursos Humanos, debe ser un colaborador con acuerdo (permanente) de reconocida honorabilidad y responsabilidad,sin acceso a los registros contables de la Institución y que no maneje otros fondos en efectivo.
El encargado del manejo de la caja chica, deberá firmar una autorización de deducción por planilla, prestaciones y derechos adquiridos (cuando corresponda), en caso de renuncia o despido de la Institución, si hubiesen faltantes.
Con la asignación de este fondo se atenderán pagos en efectivo para la compra de bienes y servicios hasta un máximo de L.1,000.00 en caso de ser estrictamente necesarios y debidamente justificados, los cuales deben ir aprobados por la División Administrativa y Recursos Humanos.
Para las compras efectuadas con fondo de caja chica, no será necesaria una cotización, pero si se requerirá la factura o recibo autorizado por la oficina de Servicios de Administración de Rentas (SAR).
Los comprobantes, mencionados en el artículo anterior que respaldan los pagos de caja chica, deberán cumplir con los siguientes requisitos. 1. Fecha de compra. 2. Descripción clara del concepto de pago. 3. Valores escritos en letras y números. 4. Nombre, apellido y número de identidad de la persona que recibe el pago (cuando aplique, si es recibo). 5. Cálculos del impuesto correspondiente. 6. Membrete, CAI (con fecha vigente) y RTN del establecimiento. 7. Sello del proveedor, (se exceptúa en caso que el proveedor del servicio no lo posea). 8. No poseer borrenes ni tachaduras. INSTITUTO HONDUREÑO PARA LA PREVENCIÓN DEL ALCOHÓLISMO, DROGADICCIÓN Y FARMACODEPENDENCIA U D I-D EG T-U N AH
Cuando se entreguen fondos a un colaborador, para la compra de bienes y servicios, firmará un VALE, como comprobante de entrega del efectivo. CAPÍTULO III DE LAS PROHIBICIONES Y PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO
Los vales entregados para compra de bienes y servicios, deberán ser liquidados en el trascurso no mayor de tres días hábiles, mediante la presentación del comprobante de compra y llenar los formatos respectivos, caso contrario quien lo haya recibido está obligado a su reintegro de inmediato.
No se permitirá el fraccionamiento de la compra para fines enmarcados en el límite máximo de compras con caja chica.
Los pagos por transporte en el casco urbano cuando se refiera al servicio de taxi, no podrán ser mayores de L. 120.00 (sino tiene un documento fiscal) por cada desplazamiento, siempre y cuando no exista disponibilidad de trasporte en la Institución.
Los fondos asignados son de uso oficial, por lo que no se podrá usar para cambiar cheques de cualquier naturaleza, ni para atender anticipos, préstamos, pagos de honorarios, horas extras, vacaciones, etc. a empleados permanentes o por contrato de este Instituto.
Las fechas de los comprobantes que respaldan las erogaciones deben estar comprendidas entre el reembolso anterior y el que se está solicitando.
Para la reposición del fondo, el encargado de la misma presentará un detalle de los pagos en los formularios denominados reembolsos de caja chica, debiendo adjuntar los soportes (facturas o recibos) correspondientes y se procederá a efectuar el reembolso de la caja chica, cuando el monto de lo gastado represente 70% como mínimo al monto asignado.
Previo a la emisión del cheque del reembolso, el contador o responsable de la revisión deberá verificar que la suma de los documentos soporte (factura o recibo) sean igual al total solicitado.
El encargado de la caja chica deberá colocar en la documentación el sello de pagado y fecha en forma correlativa.
El arqueo de caja chica deberá efectuarse, cuando se estime conveniente o cuando se solicitare un reembolso, para cumplir el principio contablemente aceptado, que todas las transacciones deben quedar dentro del mes en que se efectúan, el reembolso deberá solicitarse con los documentos que tenga cuando concluya el mes. CAPÍTULO IV DE LAS SANCIONES Y PROCEDIMIENTO PARA SU APLICACIÓN
Cuando el encargado de caja chica tenga vacaciones, incapacidad, ausencia temporal justificada, etc. El Jefe de la División Administrativa y Recursos Humanos, asignará a otra persona como encargado temporal de la misma de forma escrita.
En caso de ausencia del Jefe de la División Administrativa y Recursos Humanos, las funciones de esta jefatura en relación a la caja chica la asume la Dirección General.
El incumplimiento a este reglamento será considerado como falta. En consecuencia se aplicará lo dispuesto en el Código de Trabajo y reglamento interno de trabajo de la institución. CAPÍTULO V DE LAS DISPOSICIONES FINALES
Las disposiciones del presente Reglamento son de orden privado y de cumplimiento obligatorio.
El presente Reglamento de Caja Chica del Instituto Hondureño para la Prevención de Alcoholismo, Drogadicción y Farmacodependencia, IHADFA, entra en vigencia inmediatamente después de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta y sólo podrá ser reformado por la Junta Directiva del IHADFA. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, M.D.C., a los veinte y nueve días del mes de enero del año dos mil dieciocho. Dr. Roberto Cosenza Presidente de la Junta Directiva IHADFA, por Delegación Dr. Oscar Antonio Gómez Medina Secretario de la Junta Directiva IHADFA 13 F. 2018. U D I-D EG T-U N AH