Acuerdo No. 171-GA-2017 — Reglamento Interno para Uso de los Fondos Procedentes del Gobierno de China-Taiwán

DISPOSICIONES GENERALES: El presente Reglamento, regula de manera específica la administración de los fondos procedentes de la República de China-Taiwán, como aporte a la Secretaría de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional, para el fortalecimiento institucional de las diversas áreas de la Institución, con el fin de asegurar el mejoramiento en los procesos administrativos y de gestión de esta Secretaría de Estado. U D I-D EG T-U N AH ABOG. CÉSAR AUGUSTO CÁCERES CANO JORGE ALBERTO RICO SALINAS Coordinador y Supervisor Colonia Miraflores Teléfono/Fax: Gerencia 2230-4956

El presente Reglamento, tiene como objetivos generales:

• 1)

  Asegurar el uso adecuado de los recursos financieros destinados por el Gobierno de China-Taiwán a la Secretaría de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional;

• 2)

  Definir las responsabilidades fundamentales a ser cumplidas por los responsables y/o encargados de la administración de recursos en la Institución;

• 3)

  Priorizar mediante procesos específicos de gestión, la solución de necesidades para fortalecer cada área de la Institución y un correcto desempeño;

• 4)

  Fomentar el manejo adecuado y preservación del equipo tecnológico y los demás bienes del Estado de Honduras;

• 5)

  Crear un procedimiento interno para aprobar la capacitación y profesionalización de los empleados y funcionarios de la SRECI, que se encuentren prestando sus servicios en el servicio interno, en el servicio diplomático o en el servicio consular.

DEFINICIONES: Para los efectos de aplicación del presente Reglamento, los términos a enunciar estarán regidos por las definiciones siguientes: SRECI: La Secretaría de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional. Autoridad Nominadora: El Secretario de Estado de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional. BienesInventaríales:Son aquellos considerados como implementos o medios, para el desarrollo de las actividades que realizan las diferentes Direcciones, Jefaturas o Unidades de esta Secretaría de Estado, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Documentos de Respaldo: Constituyen el respaldo documentado de las transacciones registradas en los comprobantes contables tales como: Contratos, facturas, informes, autorizaciones, cotizaciones, Tdr’s, etc., que demuestren el cumplimiento con las normas ya establecidas por la legislación vigente, con cargo sujeto a rendición de cuentas debidamente documentada. El ambiente de control: Integrado por el apoyo y la promoción institucional activa, de un ambiente propicio para la operación y reconocimiento del control interno y sus medidas, como parte integral de la gestión hacia la eficiencia y efectividad de la función administrativa. La evaluación de riesgos: Que identifica y evalúa los riesgos derivados del entorno institucional y de factores externos, que afecten negativamente la capacidad para alcanzar los objetivos, con base en la legalidad, eficacia, eficiencia y economía, impulsando medidas de mitigación para afrontar tales riesgos. Las actividades de control:Son regidas por medidas y prácticas de control interno, que se han diseñado por la Administración Central (SEFIN), adaptadas a sus sistemas, procesos, recursos disponibles y a estrategias definidas para el abordaje de los riesgos, para un adecuado logro de objetivos institucionales La información y comunicación: Aborda el establecimiento de mecanismos y sistemas de control, para generar, procesar y comunicar de manera eficaz y eficiente la información requerida, con miras al logro de los objetivos institucionales. Fortalecimiento Institucional: Consiste fundamentalmente en el desarrollo de la eficiencia y la eficacia mediante la mejora de capacidades profesionales y organizativas específicas, tales como la infraestructura, operaciones, salud financiera y programas; todos ellos elementos prioritarios a nivel organizacional, para el fortalecimiento y la consolidación de una efectiva gestión en los sistemas administrativos estatales. Marco Legal: La base del presente Documento, es el denominado Proyecto“Apoyo Institucional para la Modernización y Fortalecimiento de las Cancillerías de la Región Centroamericana”. El monitoreo y evaluación: Del funcionamiento de los mecanismos y procesos, en aras de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones, que sean pertinentes para mantener su efectividad. Servidor Público: Persona que a nivel de empleado preste sus servicios en las instituciones públicas. Transparencia: Conjunto de disposiciones y medidas, que garantizan la publicidad de la información relativa de los actos de las instituciones públicas y el acceso de los ciudadanos a dicha información.

EXCEPCIONES: El presente Reglamento, regirá la ejecución de los recursos financieros destinados por el Gobierno de China-Taiwán, de forma directa a la Secretaría de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional, a excepción de aquellos casos en que ya existe un marco legal de ejecución, regulados por la Ley del Tribunal Superior de Cuentas (TSC) y demás normativa legal. U D I-D EG T-U N AH

PROHIBICIÓN DE FONDOS PARA GASTOS ADMINISTRATIVOS Y COLATERALES: Queda terminante- mente prohibido a los funcionarios de la SRECI, el manejo directo o indirecto de fondos para gastos administrativos y pago de servicios colaterales directos o indirectos, ajenos a los objetivos propuestos en el marco del Convenio mediante el cual se otorga la donación; quien contravenga la presente disposición, se le deducirá responsabilidad civil, administrativa y penal. Igualmente se exceptúan aquellos gastos administrativos y pagos de servicios colaterales que se deriven de los proyectos específicos permitidos en el convenio.

COMISIÓN DE TRABAJO: Se crea una comisión de trabajo, la cual estará a cargo de verificar los procesos de recepción, revisión de solicitudes, emisión de informes para la aprobación de los proyectos de fortalecimiento, compra y permuta de los bienes muebles a ser reemplazados, mejorados o comprados por la Gerencia Administrativa; dicha Comisión, estará integrada por un Representante de la Dirección General de Cooperación Internacional, un Representante de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG), un Representante de la subgerencia de Recursos Materiales, un representante de la Gerencia Administrativa y un Representante de la Dirección General de Servicios Legales de esta Secretaría de Estado.

MECANISMO DE TRANSPARENCIA: En aras del Principio de Transparencia, el de rendición de cuentas de los servidores públicos y para el manejo de los recursos a cargo de los procesos estatales de gestión y de los mecanismos empleados en las instituciones normado ras en cada proceso, se utilizarán los mecanismos de publicidad que la ley de Transparencia, Rendición de Cuentas y Adquisiciones del Estado estipulen.

GERENCIA ADMINISTRATIVA: la Gerencia Administrativa, será responsable de la ejecución de cada uno de los desembolsos, proporcionados por el Gobierno de China-Taiwán, debiendo contar con la autorización manifiesta de la superioridad para gestión de los procesos, para la ejecución de los proyectos de fortalecimiento institucional aprobados de conformidad a la Ley de Contratación del Estado y lo determinado en el presente Reglamento. Se faculta a la Gerencia Administrativa, para que nombre una Comisión de Trabajo, con cargo de gestionar de forma efectiva y transparente los procesos administrativos, para el buen manejo de los fondos donados por el Gobierno de la República de China- Taiwán.

PARTIDA PRESUPUESTARIA: Los recursos financieros destinados por el Gobierno de Taiwán a esta Secretaría de Estado, estarán determinados en la partida presupuestaria denominada, “FONDOS DE TAIWÁN”, los cuales se emplearán para el fortalecimiento institucional de la Secretaría de Relaciones Exteriores y Cooperación Internacional.

RESPALDO DE FACTURAS: Los gastos en que se incurran en los procesos, con ocasión de llevar a cabo la ejecución de los proyectos, deben ser respaldados con facturas extendidas oficialmente a nombre de esta Secretaría de Estado y del beneficiario con su respectivo informe de liquidación, las cuales deberán contener en detalle el bien mueble, artículo u objeto adquirido, especificaciones, costos y garantías, además de la documentación requerida, de conformidad a la Ley de Contratación del Estado y las Disposiciones Generales del Presupuesto vigentes.

REGISTRO DE CUENTAS: Una vez cumplido el compromiso de pago, todos los documentos que aval en dicho proceso, serán sellados e ingresados en un registro administrativo y una cuenta digital, que posibilite la identificación de los fondos con los cuales se procedió a la cancelación de dicho compromiso económico.

PAGOS: Los pagos que se efectúen con los recursos financieros provenientes del fondo del Gobierno de China-Taiwán a esta Secretaría de Estado, se realizarán mediante requerimientos debidamente justificados, en concordancia a las necesidades emergentes; para ser aprobados por la autoridad nominadora, previo informe favorable de la Comisión de Trabajo.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS E IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN: Se procederá a implementar procesos de gestión, para la adquisición de bienes y servicios, poniendo en práctica programas de capacitación, todo con el fin de posibilitar el fortalecimiento institucional de la SRECI: 1) Adquisición de Bienes: Para la adquisición de bienes por parte de los empleados y funcionarios de la SRECI, se deberá cumplir con el procedimiento siguiente: a) Presentar la solicitud firmada por escrito a su jefe inmediato. b) Remisión de solicitud por el encargado de la Jefatura, Unidad o Dirección, a la Comisión de Trabajo, para su registro y análisis. c) La Comisión de Trabajo, en caso de pedido de equipo informático, girará instrucciones al Departamento de Informática, para que el personal técnico realice el diagnóstico respectivo. d) Dicho proceso se complementará con el informe favorable emitida por la Comisión de Trabajo. e) El expediente de la solicitud se remitirá a la autoridad nominadora para su aprobación, todo con el fin de dar inicio al proceso de adquisición de bienes. f) La Gerencia Administrativa, con cargo de la Comisión de Trabajo, velará por la formalidad del proceso hasta la adjudicación de lo solicitado, conforme a la Ley de Contratación del Estado y a las Disposiciones Generales del Presupuesto vigentes. g) Se dejará constancia de entrega y registro en la base de datos de bienes nacionales, que para tal efecto coordinará la Gerencia Administrativa y el Departamento de Bienes Nacionales de la SRECI. U D I-D EG T-U N AH 2) Adquisición de Servicios, Consultorías: Para la adquisición de servicios,consultorías,para el fortalecimiento institucional, que permita la modernización de la SRECI, se deberá cumplir con el procedimiento siguiente: a) Solicitud formal por el encargado de la Jefatura, Unidad o Dirección, dirigida a la Comisión de trabajo, para su análisis. b) Previo a la contratación de servicios, consultorías, se determinará por parte de la dependencia solicitante las características, formalidades y garantías del servicio. Obligándose a la prestación de servicios competentes en la medida y alcances, que la Institución requiera. c) La Comisión de Trabajo, procederá a emitir el informe de la solicitud respectiva. d) El expediente de la solicitud se remitirá a la autoridad nominadora para su autorización. 3) Programas de Capacitación y Profesionalización: Una vez establecida la metodología para la implementación de una guía de diseño de programas de capacitación, para los empleados y funcionarios de la SRECI, se atenderá conforme al procedimiento siguiente:

• a)

  Presentar la solicitud por escrito a su jefe inmediato.

• b)

  Conforme a los lineamientos establecidos por la Comisión de Trabajo a la que se sumará un representante de la Subgerencia de Recursos Humanos y un Representante de la Academia Diplomática de esta Secretaría de Estado, con cargo de establecer la ruta a seguir, por la cual se determinará el procedimiento para la tramitación de la beca o aprobación de capacitación interna o externa.

• c)

  Solicitud de expediente personal a la Subgerencia de Recursos Humanos, para completar análisis por parte de la Comisión de Trabajo.

• d)

  Emisión de informe por parte de la Comisión de Trabajo en cuanto si el postulante cumple con todos los requisitos necesarios y si el curso en caja en cuanto a lo establecido en el Convenio, además de la disponibilidad de fondos.

• e)

  Remisión de la solicitud a la autoridad nominadora, para su autorización.

• f)

  Firma de un Contrato de Beca del solicitante.

RENDICIÓN DE CUENTAS: Los responsables del manejo de estos fondos, estarán sujetos a la presentación de descargos documentados, que evidencien o demuestren el pago o transacciones realizadas de conformidad al procedimiento establecido en el presente Reglamento. La información correspondiente sobre el manejo de registro de los montos recibidos y desembolsados, se debe mantener al día y en orden, de manera que se pueda proporcionar en cualquier momento la información que sea requerida por la Unidad de Auditoría de la SRECI y el Tribunal Superior de Cuentas.

REGISTRO DE BIENES: Todos los bienes adquiridos con el presente Fondo, deberán ser identificados y registrados debidamente por el Sistema de Bienes Nacionales de la Secretaría de Finanzas.

INFORMES DE GESTIÓN: El Gerente Administrativo o en su defecto el delegado, deberá remitir el primer día de cada trimestre un informe pormenorizado de los procesos ejecutados, en original y copias electrónicas a la autoridad nominadora, a la Comisión de Trabajo, a la Comisión Evaluadora de la SRECI y a la Embajada del Gobierno de la República China- Taiwán, acreditada en nuestro país.

AUTORIZACIÓN DE GASTOS ADMINISTRATIVOS. Cuando se trate de gastos Administrativos relacionados con pasajes, viáticos y otros gastos de viaje, la Comisión de Trabajo debe recibir las solicitudes y si los mismos se justifican dentro del marco del convenio, emitirá informe favorable para la autorización del Secretario de Estado.

DE LAS FALTAS DISCIPLINARIAS: Toda falta cometida por funcionario o empleado administrativo, en abierta desobediencia al presente Reglamento, será deducida con responsabilidad penal y administrativa, de conformidad a la normativa competente.

SUPLETORIEDAD: En caso de que un proceso no pueda ser sub sumido en la normativa legal para este tipo de preceptos, será regido de forma supletoria por lo preceptuado en el Reglamento General de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y demás leyes administrativas pertinentes. VIGENCIA: El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, a los veinte (20) días del mes de julio del año dos mil diecisiete (2017). COMUNÍQUESE MARÍA DOLORES AGÜERO LARA Secretaria de Estado MARTA CAROLINA PINEDA ZAPATA Encargada Secretaría General U D I-D EG T-U N AH Sección “B” CERTIFICACIÓN El infrascrito, Registrador Adjunto y Asistente Jurídico del Departamento Legal de la Propiedad Industrial a petición de parte, y para efectos de publicación, CERTIFICA: El Extracto de la Resolución No.384-17, de fecha 28 de junio del 2017, que literalmente dice: