Reglamento — Reglamento de Caja Chica del Instituto Nacional de Estadística (INE)

Creación: Créase un fondo denominado caja chica en la oficina central del Instituto Nacional de Estadística (INE).

Concepto: Caja Chica, se denomina a las operaciones de desembolso, efectuadas a través de un fondo fijo de caja en efectivo (moneda nacional) creado por el Instituto Nacional de Estadística (INE).

Objetivos del fondo: Los objetivos previstos para el fondo de Caja Chica son: a) Atender de manera ágil la obtención y compras de materiales, bienes o servicios considerados como gastos menores y de necesidad para el desarrollo de alguna actividad. b) Agilizar las actividades operativas del INE de forma eficaz, a través de una atención inmediata, mediante requerimientos solicitados debidamente autorizados.

Objetivo del Reglamento: El presente Reglamento tiene por objeto regular y establecer las normas y el procedimiento para la utilización del fondo de Caja Chica, de manera que permita al Instituto Nacional de Estadística (INE), el cumplimiento de las diversas actividades que debe realizar de forma eficaz y oportuna.

Alcance: El fondo de caja chica servirá única y exclusivamente para facilitar el buen funcionamiento del Instituto Nacional de Estadística (INE), permitiendo las compras menores en efectivo de bienes o servicios urgentes para el desarrollo de actividades, cuyo costo no exceda de lo establecido en este Reglamento.

Ámbito de aplicación: Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este Reglamento, los funcionarios y empleados permanentes y empleados por tiempo determinado de las diferentes dependencias del Instituto Nacional de Estadística (INE) que requieran hacer uso del fondo de Caja Chica.

La Dirección Ejecutiva propondrá al Consejo Directivo de Estadística las modificaciones necesarias, ya sean parciales o totales a este Reglamento cuando así lo considere pertinente, para su aprobación. CAPÍTULO II DEFINICIONES

Para efecto del presente reglamento se entiende por:

• a)

  INE: El Instituto Nacional de Estadística.

• b)

  EL FONDO DE CAJA CHICA: Es un fondo fijo de caja en efectivo (moneda nacional) disponible para efectuar gastos menores y que sirve para facilitar y agilizar el proceso de compras menores de bienes materiales o servicios y buscando asegurar el dinamismo a nivel administrativo y que sea congruente a los mecanismos de control establecidos por el INE, para lograr optimizar el uso de los recursos.

• c)

  ADMINISTRADOR DEL FONDO DE CAJA CHICA: Es el empleado (a) permanente del INE, responsable de la custodia del efectivo del fondo de Caja Chica, administración y uso conforme a las disposiciones de este Reglamento.

• d)

  VALE DE CAJA CHICA: Comprobante que respalda los valores en efectivo mientras se realiza la compra de materiales, bienes o servicios y se cuenta con la factura respectiva.

• e)

  GASTOS MENORES: Materiales, bienes o servicios, por montos adquiridos hasta el máximo permitido incluyendo el Impuesto Sobre Venta.

• f)

  CARÁCTER URGENTE: Compras de materiales, bienes o servicios requeridas de inmediato para agilizar, reparar o solventar situaciones de urgencia, para el desarrollo de las actividades administrativas del INE.

• g)

  FIANZA: Es una garantía que se usa para asegurar el pago de una deuda o el cumplimiento de una obligación; fianza individual de fidelidad a favor de cada una de las personas naturales que administren bienes y recursos públicos para proteger los fondos y bienes del Estado.

• h)

  LIQUIDACIÓN: Presentación, revisión de comprobantes de gastos debidamente aprobados de los gastos realizados del fondo de Caja Chica, al momento del cierre de cada año fiscal. j) REEMBOLSO: Presentación, revisión de comprobantes de gasto debidamente aprobados para reembolso de los gastos realizados. CAPÍTULO III ADMINISTRACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL FONDO DE CAJA CHICA

Designación de la custodia, manejo y administración: La designación de la persona encargada de la custodia, manejo y administración del fondo de caja chica, la realizará la Dirección Ejecutiva del INE.

Perfil: La persona nombrada deberá cumplir con el siguiente perfil:

• a)

  Ser empleado con plaza permanente del INE del área administrativa.

• b)

  Que tenga un mínimo de 90 días cumplidos al servicio de la Institución.

• c)

  Haber recibido la inducción de custodia, manejo y administración del fondo de Caja Chica por parte de la Gerencia Administrativa.

Del manejo del fondo: El fondo de Caja Chica, será entregado a nombre del empleado nombrado como responsable del manejo y administración del mismo, este deberá mantener el efectivo con las seguridades apropiadas bajo su custodia, e ir utilizando el fondo de Caja Chica conforme las necesidades lo requieran.

El encargado de caja chica, como responsable del fondo, deberá presentar una fianza, en aplicación al artículo 97 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y 126 del Reglamento de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas.

Brindará caución: El empleado o la empleada que maneje el fondo de caja chica, deberá brindar caución a favor del INE, por una suma igual al valor que se menciona en el artículo 19 de este Reglamento, para responder por el monto del fondo asignado. En aplicación al artículo 125 numeral 4 del Decreto Legislativo número 14- 2022, Reglamento de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas.

Cambio de administrador del fondo: En caso de vacaciones, enfermedad o ausencia temporal justificada de la persona responsable del manejo del fondo de caja chica, el Director Ejecutivo del INE, encargará su administración a otro empleado, de preferencia del mismo departamento, para lo cual se suscribirá un acta de entrega y recepción, la que se archivará en el expediente de caja chica, para el registro y control.

La persona asignada como suplente deberá cumplir los mismos requisitos establecidos en los artículos 10, 11, 12 y 13 del presente reglamento.

En caso de rotación o traslado administrativo de la persona responsable de la custodia, manejo y administración del fondo de caja chica a otra unidad administrativa del INE, es obligación de la Gerencia Administrativa llevar a cabo el proceso de entrega y liquidación del fondo de caja chica. El Director Ejecutivo, procederá a la designación de la nueva persona que manejará el fondo de caja chica, conforme a lo establecido en el presente Reglamento. ARTÍCULO17.En los casos antes relacionados el encargado del fondo de caja chica deberá liquidar los fondos asignados hasta la fecha de entrega al nuevo encargado. CAPÍTULO IV SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE CUANTÍA DEL FONDO DE CAJA CHICA

De la solicitud del fondo: La Gerencia de Administración y Presupuesto solicitará a la Dirección Ejecutiva a través de memorando la apertura y autorización del monto de caja chica a utilizarse de forma anual al inicio de cada ejercicio fiscal, indicando la designación del encargado del manejo de la misma y los documentos de respaldo.