Resolución No. CI-IHSS-025-2025-IV — Aprobación del Reglamento del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI)

COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCIE).......8

DEL OBJETIVO DEL REGLAMENTO.............................................8

ALCANCE..............................................................................................8

DE LA COMPETENCIA.......................................................................8

MARCO LEGAL APLICABLE...........................................................8

DE LAS DEFINICIONES/SIGLAS......................................................9

DE LA CONFORMACIÓN DEL CÓMITE........................................9 CAPÍTULO II.......................................................................................................................9 CONFORMACIÓN E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ...............................................9

DE LA INTEGRACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS EN EL COMITÉ..11

INCLUSIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS A LA SESIÓN..........12

CONFORMACIÓN DE SUB COMITÉS DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CECI)................................................................................................12 CAPÍTULO III...................................................................................................................13 DE LOS MIEMBROS, FUNCIONES, OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ CI-IHSS-025-2025-IV

NIVEL OPERATIVO GERENCIAS DE LOS REGÍMENES Dr. José Ricardo Reyes (responsable) Dra. Jessica Cerrato Régimen de Enfermedad Maternidad Régimen de Riesgos Profesionales Abg. Víctor Martínez Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Lic. Ingrid Juanez Gerente Administrativo y Financiero Contenido ANTECEDENTES:..................................................................................................... 6 PROPUESTA REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCIE) ............................................................................................. 8 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL (IHSS)....................... 8 CAPITULO I............................................................................................................... 8 DEL OBJETIVO, ALCANCE Y COMPETENCIA ............................................... 8

COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCIE).. ......................................................................................................................................... 8

DEL OBJETIVO DEL REGLAMENTO. .................................... 8

ALCANCE....................................................................................... 8

DE LA COMPETENCIA.. ............................................................. 8

MARCO LEGAL APLICABLE.................................................... 8

DE LAS DEFINICIONES/SIGLAS. ............................................. 9

DE LA CONFORMACIÓN DEL COMITE...................... 9 CAPITULO II ............................................................................................................. 10 CONFORMACIÓN E INTEGRACION DEL COMITE...................................... 10

DE LA INTEGRACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS EN EL COMITÉ. ....................................................................... 12

INCLUSIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS A LA SESIÓN....................................................................................................................... 13

CONFORMACIÓN DE SUB COMITÉS DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CECI)................... 13 CAPITULO III............................................................................................................ 14 DE LOS MIEMBROS, FUNCIONES, OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).......................................................... 14

DE LOS MIEMBROS................................................................. 14

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI)...................13

DE LOS MIEMBROS........................................................................13

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL...13

DE LAS OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).................................................................14

DE LAS DERECHOS DE LOS MIEMBROS PERMANENTE....15

DE LA PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI)................................................................................................15

DE LAS FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).................................................................15

DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).:..............................................................................................15

DE LAS FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCEI)...........................................................16

DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO. .................................16

DEL INCUMPLIMIENTO A LAS OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI)...........16 CAPÍTULO IV...................................................................................................................16 DE LAS SESIONES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).......16

DE LAS CONVOCATORIAS...........................................................16

DE LAS SESIONES. .........................................................................17

DEL QUORUM Y LOS ACUERDOS..............................................17

DEL VOTO DE CALIDAD...............................................................17 CAPÍTULO V....................................................................................................................17 DE LAS ACTAS DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).............17

DE LA AGENDA DE LA SESIÓN...................................................17

DE LAS ACTAS.................................................................................17

DE LA ESTRUCTURA DEL ACTA................................................18

DE LAS OBSERVACIONES, SUGERENCIAS Y SOCIALIZACIÓN DE LAS ACTAS...............18 CAPÍTULO VI...................................................................................................................18 DISPOSICIONES FINALES..........................................................................................18

DE LAS CONDICIONES NO CONTEMPLADAS........................18

DE LAS MODIFICACIONES AL REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL.........................................................................18

PERIODICIDAD DE REVISIÓN DEL REGLAMENTO..............19

DE LA VIGENCIA.............................................................................19 ANTECEDENTES: Para inicios del mes de marzo del año 2020 Honduras y el mundo entero enfrenta una emergencia antes no vi vida como es la pandemia COVID-19, situación que llevó a realizar acciones de emergencia para poder enfrentar lo que se avecinaba aun sin tener un panorama claro de cuánto daño se sufriría, por lo que fue necesario realizar intervenciones que no se habían contemplado en la planificación del instituto. Esta situación llevó a que las máximas autoridades procedan a la conformación inmediata del comité COVID-19 el cual estaría integrado por las principales autoridades del Instituto vinculadas a la respuesta técnica y operativa de la Pandemia siendo coordinado por el Régimen del Seguro de Atención a la Salud-RSAS (ahora Régimen de Enfermedad Maternidad), quien en conjunto con el equipo de gerentes, planificar on planes de acción de respuesta pronta para la población afiliada a nivel nacional, considerando la sostenibilidad financiera del instituto. Hasta la fecha existen grandes secuelas de lo que la pandemia ha dejado en el país y en el Instituto, pero es satisfactorio mencionar que se ha progres ad o y se ha tratado de contener y/o mitigar cada uno de los efectos que se han presentado, no ha sido un camino fácil, pero con el apoyo total por parte de las máximas autoridades, funcionarios y empleados del Instituto se ha logrado sacar adelante cada uno de los servicios que se le brindan a nuestra población afiliada. El “Plan de Acción para la Ejecución de las Recomendaciones del Informe Referente a la Investigación Especial al Rubro de Recursos Humanos Contrataciones Informe No. 007/2020-UAI-IHSS” del 9 de agosto del 2021 se indica la creación de un reglamento para gestión COVID-19. En memorando No. M-683-UPEG del 12 de noviembre del 2021 la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión (ahora Dirección de Planificación y Evaluación de la Gestión) informa que no es viable elaborar un reglamento para contingencia y/o emergencia por lo que se debería crear una norma general que contemple todas aquellas circunstancias externas. Por lo mencionado surge la creación del “Reglamento del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI)”. INTRODUCCIÓN: El Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS), pasó en el año 2020 por una etapa de muchos retos a raíz de la pandemia COVID-19 y a la fecha todavía se realizan acciones para continuar mitigando esa situación y poder brindar las prestaciones de la seguridad social con calidad y calidez a los derechohabientes. De esta lección ap rendida las máximas autoridades promueven un modelo de gestión orientado a la prevención y el estar alerta ante cualquier situación sanitaria, desastre natural, político y social, etc., que provoque interrupción en las operaciones del instituto, ante esto no se limita a dejar un comité solo para atender la pandemia COVID-19. Al generarse una revisión y siendo más cautelosos, responsables y preventivos se procede a la creación de un reglamento para el Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), este será el órgano responsable de presentar las mejores propuestas a las máximas autoridades del instituto debidamente cuantificada y valoradas económicamente, ante cualquier emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos y sociales, etc. que afecten el funcionamiento continuo del instituto y el bienestar de nuestros afiliados. Esta reglamentación permitirá al Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) brindar las directrices para su operatividad, sin dejar de considerar aquella información interna o externa que nos lleve mejorar las operaciones que se ejecuten en el instituto ante cualquier ad versidad que se presentase, comité incluido en la estructura organizacional del instituto desde 2013 el cual está adscrito al Régimen de Enfermedad y Maternidad, con esta reglamentación se brinda la guía para el funcionamiento del mismo. PROPUESTA REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCIE) INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL (IHSS) CAPÍTULO I DEL OBJETIVO, ALCANCE Y COMPETENCIA COMPETENCIA Y LAS DEFINICIONES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCIE) DEL INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL

COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCIE). El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) es un órgano de apoyo a las Gerencias del Instituto, cuyo objetivo principal es contribuir al manejo, toma de decisión, aplicación de medidas preventivas y correctivas relacionadas a toda emergencia y contingencia que se presente y afecte las continuidad de las operaciones de la institución o se requiera apoyo del instituto a nivel nacional tomando como prioridad el bienestar de la población afiliada al instituto sin comprometer la sostenibilidad del instituto. ARTÍCULO2.-DEL OBJETIVO DEL REGLAMENTO. El presente Reglamento, es una herramienta de gestión institucional que define los parámetros bajo los cuales debe regirse el Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) y sus miembros. ARTÍCULO3.-ALCANCE.Establecer una reglamentación que sirva de guía para coordinar y ordenar las acciones que se planifiquen, ejecuten y monitoreen en el Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) en el instituto a nivel nacional cumpliendo con los principios de trasparencia, rendición de cuentas y sostenibilidad lo que permita cumplir con las responsabilidades y obligaciones establecidas en Ley y reglamentación con nuestra población afiliada.

DE LA COMPETENCIA. El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), es el órgano encargado de definir estrategias del instituto a nivel nacional para contrarrestar y prevenir los efectos ocasionados a la institución y derechohabientes por emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc.

MARCO LEGAL APLICABLE. El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional(CCEI) debe realizar en apego a los mandatos de Ley, en particular la legislación aplicable al Instituto Hondureño de Seguridad Social en lo correspondiente a la atención de emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc. Leyes, Reglamentos, Políticas y Decretos: Reglamento Sanitario Internacional 2005 Código de Salud Norma Nº. 65-91 Ley del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos (SINAGER), Decreto 151-2009 Ley de Contingencias Nacionales Decreto número 9-90-E Plan de continuidad de operaciones ante epidemias y pandemias actualización 2018 Manual de Organigramas Generales y Parciales del IHSS vigente a la fecha de aprobación del reglamento. Y otros que emita la autoridad correspondiente o el Congreso Nacional.

DE LAS DEFINICIONES/SIGLAS. Para los efectos del presente Reglamento las definiciones y siglas utilizadas tendrán los siguientes significados: Calamidad: Infortunio nacional, desgracia o mal que afecta a muchos, provocados por alteración de fenómenos naturales o agentes de otro orden, que requiera la inmediata intervención del Estado. CCEI: Comité de Contingencia y Emergencia Institucional. Contingencia: Evento espera ble –más o menos espera ble– de acuerdo a la información y a los modelos predictivos de que se dispone. En tal sentido, la ocurrencia del evento contingente es previsible,sino exactamente en tiempo,espacio y magnitud, al menos lo es en función de probabilidades de ocurrencia o de períodos de recurrencia. COVID-19: Enfermedad respiratoria muy contagiosa causada por el virus SARS-CoV-2. Desastre: Situaciones de des gracias considerables, perjuicio gravísimo o caso fortuito extraordinario, provocados por la alteración de fenómenos naturales o agentes de otro orden que ocasionen daños al territorio, población y bienes: Inundación, sequía, terremoto, huracán, incendios y epidemias. Emergencia: Situación extraordinaria provocada por desastres o calamidades de gran magnitud, que apremien la intervención del Estado y requieran de la ayuda internacional para la protección de la seguridad nacional y del bien público. Emergencia Sanitaria: Es la situación de salud que se presenta repentinamente, que requiere un inmediato tratamiento o atención y lleva implícito una alta probabilidad de riesgo para la vida. IHSS: Instituto Hondureño del Seguro Social. MAE: Máxima Autoridad Ejecutora. MAI: Máxima Autoridad Institucional. Voto de Calidad: Es el voto definitorio que posee el representante de la máxima autoridad en casos de empate entre los restantes miembros, en las decisiones sobre un tema sometido en el Comité. CAPÍTULO II CONFORMACIÓN E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ

DE LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS. El Comité de Contingencias y Emergencias (CCEI), estará compuesto de las siguientes dependencias: CI-IHSS-025-2025-IV

N°. ÁREA QUE CONFORMA EL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI) CARGO DEL MIEMBRO DENTRO DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI) CALIDAD DE MIEMBRO EN EL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI) Representante de la Máxima Autoridad Ejecutora Presidente del (CCEI) Con voz y voto Titular Régimen de Enfermedad Maternidad Coordinador del CCEI cuando el caso sea emergencia sanitaria Con voz y voto Titular Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte Miembro del (CCEI) Con voz y voto Titular Régimen de Riesgos Profesionales Miembro del (CCEI) Con voz y voto Titular de la Gerencia de Aseguramiento Miembro del (CCEI) Con voz y voto Dirección Médica Normativa Miembro del (CCEI) Con voz y voto Gerencia Administrativa y Financiera Miembro del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI)/ en caso que la emergencia fuera por desastre natural, tomará la coordinación del comité. Con voz y voto Subgerencia de Recursos Humanos Miembro del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI)/en caso de emergencia por emergencia o contingencia política o social tomará el cargo de sub coordinador en acompañamiento de la Gerencia Administrativa y Financiera. Con voz y voto

DE LA INTEGRACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS EN EL COMITÉ. La conformación del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) debidamente indicado en el artículo 7 del presente reglamento tiene la facultad de incorporar o remover dependencias del IHSS como integrante del comité de acuerdo a la necesidad producto del tipo de emergencia o contingencia, en ambos casos se deberá solicitar la aprobación de la Máxima Autoridad Institucional.

INCLUSIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS A LA SESIÓN. El comité puede solicitar la presencia de otra dependencia del IHSS o ente externo por escrito y definiendo el motivo de la invitación, las obligaciones y derechos que la dependencia adquirirá durante la reunión. CI-IHSS-025-2025-IV

N° ÁREA QUE CONFORMA EL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI) CARGO DEL MIEMBRO DENTRO DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI) CALIDAD DE MIEMBRO EN EL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI) Subgerencia de Presupuesto Miembro del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) Con voz y voto Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales Miembro del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI)/ en caso de emergencia por emergencia o contingencia de desastre natural tomará el cargo de sub coordinador en acompañamiento de la Gerencia Administrativa y Financiera. Con voz y voto Subgerencia de Suministros materiales y Compras Miembro del (CCEI) Con voz y voto Departamento de Control de Bienes. Miembro del (CCEI) Con voz y voto Departamento de Almacén Central Miembro del (CCEI) Con voz y voto 14 Jefe de SILOSS Miembro del (CCEI) Con voz y voto Unidad de Comunicación y Marca Miembro del (CCEI) Con voz y voto 16 Unidad de Auditoría Interna Asiste en calidad de asesor e invitado Con voz, pero sin voto

DE LA INTEGRACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS EN EL COMITÉ. La conformación del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) debidamente indicado en el artículo 7 del presente reglamento tiene la facultad de incorporar o remover dependencias del IHSS como integrante del comité de acuerdo a la necesidad producto del tipo de emergencia o contingencia, en ambos casos se deberá solicitar la aprobación de la Máxima Autoridad Institucional.

CONFORMACIÓN DE SUBCOMITÉS DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CECI) El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) del nivel central podrá conformar subcomités en cada unidad asistencial y/o oficina regional a nivel nacional, con la finalidad de agilizar la ejecución de los planes de acción aprobados en el Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) del nivel central. Estos subcomités estarán conformados de la siguiente forma: CI-IHSS-025-2025-IV

INCLUSIÓN DE OTRAS DEPENDENCIAS A LA SESIÓN El comité puede solicitar la presencia de otra dependencia del IHSS o ente externo por escrito y definiendo el motivo de la invitación, las obligaciones y derechos que la dependencia adquirirá durante la reunión.

CONFORMACIÓN DE SUB COMITÉS DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CECI) El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) del nivel central podrá conformar sub comités en cada unidad asistencial y/o oficina regional a nivel nacional, con la finalidad de agilizar la ejecución de los planes de acción aprobados en el Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) del nivel central. Estos sub comités estarán conformados de la siguiente forma: N° ÁREAS QUE CONFORMAN EL SUB- COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS CARGO DENTRO DEL SUBCOMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS CALIDAD DEL MIEMBRO EN EL SUBCOMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS Director o subdirector Regional (según corresponda) Enlace con la coordinación del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) nivel central Con voz y voto Gerente de la Unidad Asistencial Ejecutora en caso de Hospitales o periféricas Coordinador del Subcomité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) Con voz y voto Administrador(a) de la Unidad Asistencial Ejecutora en caso de Hospitales, periféricas, oficina Regional Miembro del Subcomité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) Con voz y voto 4 Directores médicos Miembro del Subcomité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) Con voz y voto Cabe mencionar que se añadirán miembros a estos SubComité de Contingencias y Emergencias Institucional según lo solicite el gerente de la unidad asistencial y será notificado al Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) del nivel central. Cabe mencionar que se añadirán miembros a estos SubComité de Contingencias y Emergencias Institucional según lo solicite el gerente de la unidad asistencial y será notificado al Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) del nivel central. CAPÍTULO III DE LOS MIEMBROS, FUNCIONES, OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI)

DE LOS MIEMBROS. Serán miembros del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), el titular de las dependencias descritas en el Artículo 7 del presente reglamento o aquellas dependencias que se definan como nuevos miembros Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) por la Máxima Autoridad Institucional.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL. Las funciones del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), sin menoscabo de las que en el ejercicio de sus funciones surjan serán de acuerdo al siguiente detalle: 1. Realizar sesiones continuas durante el periodo de emergencia o contingencia. 2. Elaboración de propuestas con sus respectivos análisis los cuales contemplen los planes de acción cuantificados y valorados económicamente para ser presentados al seno del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI). 3. Toma de decisiones sobre las propuestas presentadas para el manejo de emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, incendios, etc., por parte del IHSS. 4. Informar e instruir, por escrito, a las áreas las decisiones tomadas a nivel nacional. 5. Dar seguimiento al cumplimiento de las decisiones. 6. Evaluar los resultados de las acciones implementadas por las áreas 7. Proponer acciones de mejora para el manejo de emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc. 8. Emitir informes de evaluación de daños y necesidades en salud para situaciones de desastre emitidas por la OMS/OPS o por instituciones nacionales autorizadas. 9. Constituir equipos técnicos especializados para la elaboración de los diferentes tipos de planes de emergencia y contingencia bajo las consideraciones del antes, durante y después del evento, para ser presentados al Comité de Comité de Contingencias y Emergencias Institucional para su respectivo proceso de revisión, ajuste y aprobación. 10. Presentar a las máximas autoridades del instituto informes de rendición de cuentas de las acciones ejecutadas contra presupuestos ejecutados y resultados obtenidos. 11. Elaborar un plan de comunicación interna y externa para dar a conocer las directrices a seguir durante el periodo de emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, incendios, etc., 12. Generar instrucciones a la población adscrita al IHSS a través de la Unidad de Comunicación y Marca utilizando los medios de comunicación más agiles, informando sobre los cambios que se puedan originar dentro de los servicios o prestaciones económicas, mientras nos encontremos en alguna emergencia sea ésta emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, incendios, etc., y que pudiera estar afectando la regularidad de las operaciones de la institución. 13. Informar a los funcionarios y empleados del instituto por escrito, sobre las directrices internas que deberán ejecutarse mientras nos encontremos en algunas emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, incendios, etc., y que esta pudiera estar afectando la regularidad de las operaciones de la institución. 14. Conformar y definir las funciones de los Subcomités de Contingencias y Emergencias Institucional quienes serían enlaces para el Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), con la finalidad que fluya el funcionamiento de los planes de acción aprobados y consensuados. 15. Coordinar, monitorear y evaluar el funcionamiento de los sub comités de Contingencias y Emergencias Institucional sobre el cumplimiento de los planes de acción encomendados, para el funcionamiento de los servicios prestados a los afiliados durante emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc. 16. Establecer solicitudes de cambios presupuestarios para atender la emergencia, mediante un proceso expedito. 17. Solicitar a la MAI del IHSS la aprobación del monto de un fondo que solo podrá ser utilizado en caso que se presentase alguna contingencia o emergencia que debe ser atendida por el IHSS.

DE LAS OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI). Las dependencias permanentes del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) deberán cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Asistir a todas las sesiones que sean agendas del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) o enviar a un representante (con voz y sin voto) dentro de sus dependencias en aquellos casos que por causa justificada no pueda presentarse. 2. Colaborar en la gestión y supervisión de implementación de las medidas propuestas. 3. Proporcionar la información relacionada con su dependencia según sea solicitada. 4. Gestionar los recursos necesarios y velar por el estricto cumplimiento del plan de acción a ejecutarse según corresponda a la competencia de cada área. 5. Levantar actas debidamente enumeradas correlativamente, conteniendo la narrativa de los puntos tratados y los acuerdos establecidos para el manejo de emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc. 6. Los miembros del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional(CCEI)del nivel central y los Sub-Comités Comité de Emergencias y Contingencias durante el periodo de emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc. En el que pueda estar atravesando nuestra institución y/o el país, deberá estar atento a los llamados urgentes que puedan ser realizados por las autoridades del instituto. 7. Firmar y sellar cada una de las actas en la cual se detallen los acuerdos y decisiones tomadas en cada sesión. 8. Justificar la inasistencia en tiempo y forma a alguna reunión, y en su efecto notificar quien lo representará en la misma.

DE LOS DERECHOS DE LOS MIEMBROS PERMANENTE Las dependencias permanentes del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) deberán cumplir con los siguientes derechos: 1. Hacer constar en el acta de la reunión las observaciones, comentarios, sugerencias y/o desacuerdos con respecto a la reunión. 2. Revisión de información previa a la toma de una decisión o voto. 3. Solicitar información soporte relacionada a los temas tratados a otras dependencias, para toma de decisiones y poder emitir un voto decisorio. 4. Proponer votación sobre alguna decisión específica, y si fuesen puntos muy de lic a dos se hará por consignación de nombre.

DE LA PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI). El Comité de Emergencias y Contingencias Institucional (CECI) será presidido por la Máxima Autoridad Ejecutora (MAE).

DE LAS FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).- Además de los derechos y obligaciones comunes de todos los miembros del comité el presidente será el responsable de: 1. Asegurarse que la convocatoria de los miembros se ejecute. 2. Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI). 3. Coordinar el la supervisión y aplicación de las medidas definidas por el comité. 4. Coordinar la gestión de los recursos que considere necesarios para el mejor cumplimiento de los objetivos. 5. Disponer la conformación de Equipos de Trabajo y SubComités de Emergencias y Contingencias que sirvan de soporte para la implementación de las medidas definidas por el comité nivel central. 6. Validar los Planes de acción que se aprueben el seno de las sesiones del comité. 7. Velar por el cumplimiento del presente reglamento. 8. Dispensar el tiempo apropiado a las reuniones y a sus funciones dentro del Comité. 9. Coordinar y asignar responsabilidades a los integrantes del Comité para el cumplimiento de los objetivos. 10. Mediar en caso de disputas o inconformidades por parte de los miembros. 11. Definir las Medidas a tomar en caso que alguna medida sometida a votación concluya en empate, teniendo el voto de calidad en caso de empate.

DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI). El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) podrá designar un coordinador el cual podrá ser uno de los miembros del comité según las emergencias sanitarias, desastres naturales, políticos, sociales, etc. Considerando los siguientes aspectos cuando se trate del tipo de emergencia o contingencia que podamos estar atravesando la coordinación será precedida de la siguiente forma: 1. Cuando sea una emergencia sanitaria será coordinada por la el Director Médico Nacional 2. Cuando sea una emergencia por desastre natural será coordinada por la Gerencia Administrativa y Financiera y la Subgerencia de Mantenimiento 3. En caso de emergencia política o social será coordinada por la Gerencia Administrativa y Financiera y la Sub gerencia de Recursos Humanos

DE LAS FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS (CCEI). El coordinador del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) deberá: 1. Proponer planes de acción local, regional y/o nacional ante la emergencia o contingencia presentada. 2. Monitorear la ejecución de los planes de acción local, regional y/o nacional en el marco de la emergencia. 3. Revisión continúa de los planes de acción local, regional y/o regional y autorización de ajustes a los mismos según comportamiento de la emergencia o contingencia presentada. 4. Elaborar los informes de resultados de cumplimiento de los planes de acción aprobados en el seno del comité. 5. Proponer puntos de agenda para las reuniones en el marco de la emergencia o contingencia

DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO. El Secretario del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), será nombrado dentro de los miembros del comité por medio de votación y deberá: 1. Elaborar y remitir en físico y medios electrónicos las convocatorias de las sesiones y agendas conteniendo los puntos a tratar en las sesiones según las instrucciones del Presidente del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CECI). 2. Elaborar y remitir en físico y electrónico las convocatorias de las sesiones y agendas conteniendo los puntos a tratar en las sesiones según instrucciones del Presidente del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CECI). 3. Coordinar la programación y/o reprogramación de sesiones virtuales o presenciales que se celebran. 4. Elaborar Acta de las sesiones y/o reprogramación de sesiones virtuales o presenciales que se celebrarán. 5. Elaborar Acta de las sesiones y velar por que esta sea firmada por los miembros. 6. Mantener un Control de las Actas y que todas se encuentren selladas, firmadas y debidamente archivadas en digital y físico. 7. Llevar el control de archivo digital y físico de las Actas de las sesiones.

DEL INCUMPLIMIENTO A LAS OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI). El incumplimiento a las obligaciones y funciones establecidas en este reglamento será notificado al miembro del comité y a la MAI. CAPÍTULO IV DE LAS SESIONES DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI)

DE LAS CONVOCATORIAS. La convocatoria a las sesiones ordinarias del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) podrá realizarse mediante memorando físico y/o electrónico, debe incluir la agenda con los temas a tratar, el día, modalidad y lugar de la sesión con 24 horas de anticipación a la fecha de la sesión correspondiente cuando sean ordinarias y 6 horas cuando sean de carácter extraordinario.

DE LAS SESIONES. El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) sesionará de forma presencial o virtual en las plataformas que sean asignadas en la convocatoria conforme a la solicitud del Presidente o Coordinador del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI), teniendo la facultad cualquiera de sus miembros de solicitar reuniones adicionales o como acuerdo dentro de una de las sesiones. La convocatoria a sesiones extraordinarias podrá ser convocada según el criterio del Presidente del comité.

DEL QUÓRUM Y LOS ACUERDOS. El Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) sesionará válidamente con un quórum representado por la mitad más uno de sus miembros titulares para dar inicio a las sesiones y poder llegar a acuerdos, quedando los demás miembros que no asistieron a las reuniones comprometidos con los acuerdos establecidos, que serán decididos por medio de votación siendo su resultado decidido por mayoría simple, en las sesiones ordinarias y extraordinarias.

DEL VOTO DE CALIDAD. En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) le corresponde el voto de calidad. CAPÍTULO V DE LAS ACTAS DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL (CCEI).

DE LA AGENDA DE LA SESIÓN. Para cada reunión se propondrá una agenda que será establecida por el Presidente del Comité. La agenda podrá ser comunicada a los miembros del Comité por medios electrónicos, los miembros podrán hacer la inclusión de un tema adicional y deberá ser comunicado al Presidente antes del desarrollo de la sesión respectiva. Para las sesiones ordinarias la agenda será comunicada 24 horas de anticipación y para las sesiones extraordinarias la agenda será convocada con 6 horas de anticipación de forma inmediata de acuerdo a la necesidad.

DE LAS ACTAS. Cada vez que se celebre una sesión del Comité se levantará un acta respectiva, conteniendo todos los puntos, tratados, acuerdos y decisiones que resulten en las sesiones. Todos los asistentes a la reunión deberán firmar lista de asistencia y los integrantes del comité con derecho a voz y voto deberán firmar y sellar el acta. Aquellos miembros que por algún motivo justificado no puedan firmar el acta se tomará como válido un correo de aceptación del acta, mismo del cual debe ser enviado por el correo electrónico institucional.

DE LA ESTRUCTURA DEL ACTA. El Acta será estructurada de la siguiente manera:

• a)

  Encabezado: Se debe especificar el lugar, fecha, hora, número correspondiente al acta y objetivo de la reunión.

• b)

  Participantes: Miembros del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CECI) o en su defecto los representantes del Titular.

• c)

  Agenda: Contendrá los puntos a tratarse en la sesión.

• d)

  Puntos Tratados: Se describirán los puntos tratados.

• e)

  Asuntos Varios: En esta sección se incluirán los puntos importantes que surjan en la sesión y que no se establecieron en la agenda de la reunión.

• f)

  Acuerdos: En los acuerdos se definirán los compromisos, para ello se establecerán los responsables de dichas actividades y fechas de entrega, cada acuerdo deberá contar con una codificación y numeración correlativa. En este apartado también se incluirá la fecha y lugar de la próxima reunión.

• g)

  Observaciones de los Miembros: Este será un apartado utilizado en caso de que los miembros ejerzan su derecho de hacer constar en el acta sus opiniones, comentarios, observaciones y/o desacuerdo, en dado caso se deberá indicar a que miembro pertenece.

• h)

  Firmas: El Acta deberá ser firmada por el Presidente, Coordinador y cada uno de los miembros del Comité o en su defecto por el representante asignado.

DE LAS OBSERVACIONES, SUGERENCIAS Y SOCIALIZACIÓN DE LAS ACTAS. Para las observaciones realizadas por los miembros de acuerdo al contenido de las Actas del Comité se considerará lo siguiente: a) Se enviará el borrador del acta vía correo electrónico Institucional a cada miembro del Comité para que realicen las observaciones y/o sugerencias que consideren necesarias, a más tardar el segundo (2) días hábiles después de que se realizó la reunión, en caso de no tener observaciones se dará por aceptada y se procederá a dar lectura íntegra de la misma con todas las observaciones en la próxima reunión del comité, para ser aprobada. CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES

DE LAS CONDICIONES NO CONTEMPLADAS. Si existiese alguna condición no contemplada en el presente reglamento se resolverá en la próxima sesión del comité.

DE LAS MODIFICACIONES AL REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTINGENCIAS Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL. El presente reglamento se modificará tomando en consideración las propuestas por las integrantes presentadas por escrito y aprobadas por mayoría simple del Comité.

CONFLICTO DE INTERESES. Los miembros del CCEI no podrán tener participación en el proceso de planificación, evaluación y seguimiento en el manejo de planes de acción cuando se tengan interés personal o lo tenga su cónyuge o compañero(a) de hogar o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o las empresas a él vinculadas por propiedad o por gestión, o teniendo conflictos legales con el instituto, en cuyo caso el funcionario interesado deberá comunicar sus impedimentos al mismo y no podrá asistir a la sesión ya sea presencial o virtual y quedará excluido de la sesión de oficio o a petición de parte; dicho acto deberá de quedar consignado en el acta respectiva. Los miembros de CCEI que contravengan lo dispuesto en el párrafo anterior serán responsables de los daños y perjuicios que ocasionen a los intereses del instituto y los mismos estarán sujetos al proceso administrativo y sancionatorio que pueda aplicar la máxima autoridad decisoria conforme a los lineamientos establecidos en el Código de Ética del Servidor Público en sus artículos 5 numeral 3 y artículos 17, 18, 19, 20, 21, 22 y 23 vinculantes con el artículo 47 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y lo expuesto en el Acuerdo Administrativo TSC ° 001/2009 del Tribunal Superior de Cuentas TSC-PRICI-01 Ética Pública y lo establecido en las Guías de Control Interno en la Guía 0 componente de Principios Rectores del Control Interno, elemento 1.3 Ética Pública. En caso que un miembro de CCEI presente un conflicto de interés antes mencionado, será la máxima autoridad del instituto quien deberá definir el sucesor legal para la integración en este comité.

PERIODICIDAD DE REVISIÓN DEL REGLAMENTO El presente reglamento tendrá revisiones cada año, considerando todos los artículos que forman parte del mismo, cabe mencionar que cualquier actualización en el periodo de revisión será sometida para aprobación al seno del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional (CCEI) y a la Máxima Autoridad del Instituto.

DE LA VIGENCIA. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su aprobación y publicación en el Diario Oficial La Gaceta.