Contrato — Anexo III - Requisitos de Informes y Entregables

Anexo III. Requisitos de informes Requisitos de Informes/entregables y cronograma de entrega REQUISITOS DE INFORMES La estructura y contenido mínimo de los informes que la AGS deberá preparar durante el desarrollo de la Consultoría, será proporcionada por la SESAL con el visto bueno del BCIE, pudiendo en el plazo contractual ser modificado únicamente por la SESAL dentro de los límites de los Términos de Referencia, comunicándolo de manera oportuna y con el visto bueno del BCIE. Se proponen, siguiendo las orientaciones de los TdRs, los siguientes: INFORMES INICIALES (GENERAN PAGO) • Entregable No. 1: Informe inicial de ejecución del Hospital de Tocoa. • Entregable No. 2: Informe inicial de ejecución del Hospital de Choluteca. INFORMES DE EJECUCIÓN (NO GENERAN PAGO) • Entregable No. 3: Informes mensuales de avance de la ejecución del contrato de Tocoa. • Entregable No. 4: Informes mensuales de avance de la ejecución del contrato de Choluteca. • Entregable No. 5: Informe Técnico de Situación de la Obra a recibir del contrato de Tocoa. • Entregable No. 6: Informe Técnico de Situación de la Obra a recibir del contrato de Choluteca. • Entregable No. 7: Informe final Plan de puesta en marcha del Hospital de Tocoa. • Entregable No. 8: Informe final Plan de puesta en marcha del Hospital de Choluteca. • Entregable No. 9: Informe final de ejecución del contrato de Tocoa. • Entregable No. 10: Informe final de ejecución del contrato de Choluteca. • Entregable No. 11: Informes mensuales de avance y ejecución del plan de puesta en marcha del Hospital de Tocoa. • Entregable No. 12: Informes mensuales de avance y ejecución del plan de puesta en marcha del Hospital de Choluteca. • Entregable No. 13: Informe Final. INFORME EJECUTIVO MENSUAL (GENERA PAGO) • Informes Ejecutivos mensuales sobre las actividades generales realizadas de apoyo en la gestión del programa sobre la base de tiempo trabajado, este entregable genera cobro, ya que se adjunta a la solicitud de pago. Además de los informes anteriores, siendo de naturaleza contractual en base a la Cláusula 3.9.20 de los TdR., y por solicitud de la UTGP se consideran los siguientes: x Entregable No 3: Informes mensuales de avance de la ejecución del contrato de Tocoa. x Entregable No 4: Informes mensuales de avance de la ejecución del contrato de Choluteca. x Entregable No.5: Informe Técnico de Situación de la Obra a recibir del contrato de Tocoa. x Entregable No.6: Informe Técnico de Situación de la Obra a recibir del contrato de Choluteca. x Entregable No 7: Informe final Plan de puesta en marcha del Hospital de Tocoa. x Entregable No 8: Informe final Plan de puesta en marcha del Hospital de Choluteca. x Entregable No 9: Informe final de ejecución del contrato de Tocoa. x Entregable No 10: Informe final de ejecución del contrato de Choluteca. x Entregable No 11: Informes mensuales de avance y ejecución del plan de puesta en marcha del Hospital de Tocoa. x Entregable No 12: Informes mensuales de avance y ejecución del plan de puesta en marcha del Hospital de Choluteca. x Entregable No. 13: Informe Final. INFORME EJECUTIVO MENSUAL (GENERA PAGO) x Informes Ejecutivos mensuales sobre las actividades generales realizadas de apoyo en la gestión del programa sobre la base de tiempo trabajado, este entregable genera cobro, ya que se adjunta a la solicitud de pago. Además de los informes anteriores, siendo de naturaleza contractual en base a la Cláusula 3.9.20 de los TdR., y por solicitud de la UTGP se consideran los siguientes: 9 Reportes trimestrales 9 Informes especiales (a demanda de la UTGP) Reportes trimestrales x Entregable No 3: Informes mensuales de avance de la ejecución del contrato de Tocoa. x Entregable No 4: Informes mensuales de avance de la ejecución del contrato de Choluteca. x Entregable No.5: Informe Técnico de Situación de la Obra a recibir del contrato de Tocoa. x Entregable No.6: Informe Técnico de Situación de la Obra a recibir del contrato de Choluteca. x Entregable No 7: Informe final Plan de puesta en marcha del Hospital de Tocoa. x Entregable No 8: Informe final Plan de puesta en marcha del Hospital de Choluteca. x Entregable No 9: Informe final de ejecución del contrato de Tocoa. x Entregable No 10: Informe final de ejecución del contrato de Choluteca. x Entregable No 11: Informes mensuales de avance y ejecución del plan de puesta en marcha del Hospital de Tocoa. x Entregable No 12: Informes mensuales de avance y ejecución del plan de puesta en marcha del Hospital de Choluteca. x Entregable No. 13: Informe Final. INFORME EJECUTIVO MENSUAL (GENERA PAGO) x Informes Ejecutivos mensuales sobre las actividades generales realizadas de apoyo en la gestión del programa sobre la base de tiempo trabajado, este entregable genera cobro, ya que se adjunta a la solicitud de pago. Además de los informes anteriores, siendo de naturaleza contractual en base a la Cláusula 3.9.20 de los TdR., y por solicitud de la UTGP se consideran los siguientes: 9 Reportes trimestrales 9 Informes especiales (a demanda de la UTGP) Informes especiales (a demanda de la UTGP) Por su relevancia, se indica para los informes una estructura y contenidos que se describen a continuación: INFORME MENSUAL DE AVANCE CLÁUSULA 3.9.20 TdR: Elaborar Informes Mensuales de Supervisión de Obra. Para validación de la UTGP y luego remitir a UE- PARH y SESAL, para luego ser enviados al BCIE. El BCIE proporcionará contenido mínimo de estos informes. • Entregable 3/4. Informes mensuales de avance de ejecución del contrato de Tocoa/ Choluteca. • Idioma, formato, periodicidad y contenido de los informes: El idioma de la presentación de los informes es en español, la periodicidad de las entregas será de acuerdo con el cronograma de las entregas de los productos (descrito a continuación) y el contenido de los mismos cubrirá los requisitos de los términos de referencia. • Número de copias y/o requisitos de entrega en medio electrónico: De conformidad con la Cláusula 8.1 de los TdR, se requiere tres copias originales en físico y digital de los informes. Las versiones en digital deberán contener los documentos en formato PDF y Formato Editable La versión digital será recibida y revisada por la Unidad Técnica de Gestión de Proyectos (UTGP) de la Secretaría de Salud. • Fechas de entrega. Los informes mensuales deberán ser entregados en los primeros 15 días del siguiente mes. • Personas (indique nombres, cargos, dirección de entrega) que los reciba; etc. Una vez aprobado el informe digital por la UTGP, la AGS imprimirá tres juegos en formato físico, que se remitirán a la UTGP quien los distribuirá así: Una primera copia para la UTGP, una segunda copia para UE- PARH y una tercera copia para la UE-PARH Si no se entregan informes, indicar, “No es aplicable”. (Si los Servicios de consultoría consisten en o incluyen la supervisión de obras civiles, se deberá agregar una indicación como la siguiente: “La toma de cualquier acción bajo un contrato de obras civiles que designe al Consultor como Gerente de Obras conforme a dicho contrato de obras civiles, se requiere la aprobación escrita del Contratante como “Empleador.”) CONTENIDO DE LOS INFORMES MENSUALES 1. RESUMEN EJECUTIVO 1.1 Resumen del Avance (Hechos Relevantes del Período Reportado) 1.2 Información General de los Contratos. 1.3 Resumen del Avance de los Contratos. 1.4 Comentarios y Recomendaciones sobre la ejecución del proyecto. 2. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 2.1 Descripción del Proyecto 2.2 Localización del Proyecto 2.3 Beneficiarios y Principales Impactos 2.4 Organismo Ejecutor y Fuente de Financiamiento 3. CONTRATO DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS 3.1 Datos del Contrato de Construcción de Obras. 3.2 Descripción del Avance Físico del Proyecto. 3.3 Reporte de la Ejecución del Periodo y Acumulado. 3.4 Cronograma de la Ejecución de Obra. 3.5 Plan de Desembolsos del Contrato de Obra. 3.6 Reporte Resumido de la Ejecución del Contrato de Obra. 3.7 Control del Avance Físico del Contrato de Obra. 3.7.1. Cuadro de Control del Avance Físico 3.7.2. Gráfico de Control del Avance Físico 3.8. Cronograma de Ejecución 3.8.1 C o m p a r a c i ó n d e l c r o n o g r a m a planificado vs. ejecutado 3.8.2 Actividades retrasadas y causas 3.8.3 Fechas previstas para la finalización de hitos próximos 3.8.4 Diagrama de Gantt actualizado (opcional) 3.9 Control del Avance Financiero del Contrato de Obra. 3.9.1. Cuadro de Control del Avance Financiero 3.9.2. Gráfico de Control del Avance Financiero 3.10 Control de los Recursos del Contrato de Obra. 3.10.1. Personal del Contratista 3.10.2. Equipo de Trabajo 3.10.3 Equipos de Protección Personal (EPS) 3.10.4. Calendario de Trabajo 3.10.5. Estado del Tiempo 3.10.6. Control de Permisos 4. CONTRATO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS 4.1 Datos del Contrato de Supervisión de Obras. 4.2 Actividades Ejecutadas por el Supervisor. 4.3 Reporte Resumido de la Ejecución del Contrato de Supervisión. 4.4 Personal del Supervisor 4.5 Medidas y estrategias del supervisor para revertir retrasos en la ejecución de obra 4.6. Programación del avance de obras para el siguiente periodo 5. CONTROL Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 5.1 Seguimiento del Plan de Calidad. 5.2 Resultados del Control de Calidad. 6. ASPECTOS AMBIENTALES, SOCIALES Y DE SEGURIDAD 6.1 Monitoreo de los compromisos ambientales y sociales (según Plan de Gestión Ambiental) 6.2 Gestión de residuos, emisiones y mitigación de impactos ambientales 6.3. Avance en la consulta y participación comunitaria, si aplica 6.4 Seguimiento medias seguridad e higiene laboral 7. C O N C L U S I O N E S Y RECOMENDACIONES 7.1 Situación general del contrato 7.2. Medidas correctivas sugeridas para resolver problemas detectados 7.3 Propuestas de ajustes al cronograma o presupuesto 7.4 Acciones requeridas por el contratista, supervisor, contratante o el BCIE. 8. ANEXOS: 8.1 Registros fotográficos avance obra 8.2 Copia de bitácoras 8.3 Resultados de laboratorio 8.4 Fotografías adicionales de la obra 8.5 Planos y diagramas actualizados (si hay cambios relevantes) 8.6 Copia de certificaciones de avance o reportes técnicos – si aplican- 8.7 Correspondencia relevante (con contratistas, proveedores, comunidad, etc) INFORME INICIAL CLÁUSULA 6 DE LOS TdR • Entregable 1/ 2. Informe inicial de ejecución del Hospital de Tocoa/ Choluteca • Idioma, formato, periodicidad y contenido de los informes; El idioma de la presentación de los informes es en español, la periodicidad de las entregas será de acuerdo con el cronograma de las entregas de los productos (descrito a continuación) y el contenido de los mismos cubrirá los requisitos de los términos de referencia. • Número de copias y/o requisitos de entrega en medio electrónico. Se requiere tres copias originales en físico y digital de los informes. Las versiones en digital deberán contener los documentos en formato PDF y Formato Editable La versión digital será recibida y revisada por la Unidad Técnica de Gestión de Proyectos (UTGP) de la Secretaría de Salud • Fechas de entrega: Los informes iniciales deberán ser entregados a más tardar en los 30 días después de la fecha de la orden de inicio • Personas (indique nombres, cargos, dirección de entrega) que los reciba; etc. Una vez aprobado el informe digital por la UTGP, la AGP imprimirá tres juegos físicos que se remitirán a la UTGP quien los distribuirá así, una primera copia para la UTGP, una segunda copia para UE-PARH y una tercera copia para la UE-PARH Si no se entregan informes, indicar, “No es aplicable”(Si los Servicios de consultoría consisten en o incluyen la supervisión de obras civiles, se deberá agregar una indicación como la siguiente: “La toma de cualquier acción bajo un contrato de obras civiles que designe al Consultor como Gerente de Obras conforme a dicho contrato de obras civiles, se requiere la aprobación escrita del Contratante como “Empleador”). CONTENIDO DEL INFORME INICIAL Resumen Ejecutivo Descripción del proyecto • Objetivo General y componentes del proyecto • Localización de la obra • Información General del Supervisor (Generalidades: Anexar toda la información legal y administrativa que lo acredita como supervisor oficial del proyecto). • Personal de la Supervisión (Listado actualizado del personal relevante que iniciará los servicios de supervisión del Proyecto) • Alcance contractual y duración del proyecto • Metodología a implementar • Monto total de inversión Información General del Contratista • Revisión del Contrato • Listado Actualizado del Personal del Contratista • Logística del Contratista en la Obra • Revisión de Plan de Trabajo • Otros Actividades previas y preliminares a la ejecución del contrato • Actividades relacionadas con la preinversión y diseño • Actividades relacionadas con aspectos ambientales, sociales, de seguridad e higiene y de fortalecimiento institucional • Actividades relacionadas con la conformación de los equipos de control y supervisión • Actividades relacionadas con la divulgación del proyecto • Actividades relacionadas con las entidades locales y otras instituciones del estado • Actividades relacionadas con los permisos y tramitología previa Análisis de Riesgos y Problemas Críticos • Problemas identificados (técnicos, financieros, ambientales, sociales) • Riesgos potenciales y medidas de mitigación propuestas • Impacto de los riesgos en el cronograma y presupuesto x Impacto de los riesgos en el cronograma y presupuesto