Reglamento — Reglamento para el Manejo de Fondo Rotatorio para el Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS)
Resumen
Este reglamento establece cómo el IHSS debe usar fondos rotatorios para compras urgentes de medicamentos, equipos médicos, materiales y servicios. Define quién puede administrar estos fondos, cuánto dinero se puede gastar por compra (máximo 25% del fondo asignado), qué documentos se necesitan y cómo se deben reembolsar los gastos dentro de plazos específicos.
Articulos
Articulo 11
del presente Reglamento, dividiendo la misma en dos o más vales de compra o pago de un mismo insumo, producto o servicio en la misma fecha o fechas cercanas en un mismo mes y para un mismo fin. 14. GAYF: Gerencia Administrativa y Financiera. 15. IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social. 16. LEY DE CONTRATACIÓN DE ESTADO: Rige el ámbito de aplicación de los Contratos de obra Pública, Suministro de Bienes o Servicios y de Consultoría que celebren los Organos de la Administración Pública Centralizada y Descentralizada se regirán por la presente Ley y sus normas reglamentarias. 17. LOM: Listado Oficial de Medicamentos 18. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE): Es el órgano, encargado ejercer la representación legal del Instituto y quien desarrolla funciones orientadas a controlar la gestión administrativa del Instituto Hondureño de Seguridad Social. 19. MÁXIMA AUTORIDAD INTITUCIONAL (MAI): Es el órgano, encargado de decidir la planificación estratégica, administrativa y financiera, formular y modificar su organización administrativa, regular su funcionamiento y velar por su perfeccionamiento. -- 34 of 104 -- 20. MATERIAL MÉDICO QUIRÚRGICO: Conjunto de instrumentos y productos sanitarios que se utilizan en la realización de procedimientos quirúrgicos. 21. EMERGENCIA OPERATIVA: Es cualquier situación imprevista y excepcional que afecta de manera crítica la continuidad, eficiencia y eficacia de los servicios brindados por el IHSS en sus tres regímenes. Este tipo de emergencia requiere una respuesta inmediata para evitar interrupciones significativas en la prestación de servicios esenciales, asegurando que las medidas adoptadas no contravengan las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento, así como las establecidas en el presente Reglamento. 22. VIÁTICOS: Es la cantidad monetaria que se le reconoce al viajero para cubrir gastos de subsistencia cuando tenga que viajar en misión oficial de emergencia fuera de su domicilio por un máximo de dos (2) días. ARTÍ CULO 5. MARCO LEGAL. La gestión de fondos rotatorios debe realizarse en estricto apego a las leyes, en lo correspondiente a lo siguiente: 1. Decreto Legislativo No. 83-2004, Ley Orgánica de Presupuesto; 2. Decreto No. 10-2002-E, Ley Orgánica de Tribunal Superior de Cuentas; 3. Decreto No. 074-2001, Ley de Contratación de Estado; 4. Disposiciones Generales de Ingresos y Egresos de la República vigentes; 5. Acuerdo No. 0419-2005, Reglamento de Ejecución General de la Ley Orgánica de Presupuesto; 6. Acuerdo Administrativo No. 14-2012, Reglamento General de la Ley Orgánica de Tribunal Superior de Cuentas; 7. Acuerdo Ejecutivo 055-2002, Reglamento de la Ley de Contratación de Estado; 8. Acuerdo No. 0217-2014, Normas Técnicas del Subsistema de Tesorería. CAPÍTULO III DE LA SOLICITUD, ASIGNACIÓN DEL MONTO TOTAL, MONTO TOTAL ANUAL MÁXIMO Y MANEJO DEL FONDO ROTATORIO ARTÍ CULO 6.- DE LA SOLICITUD DEL FONDO ROTATORIO. La solicitud deberá ser realizada por el titular de la dependencia que requiera la asignación de dicho fondo. a En el caso de las dependencias médicas la solicitud debe remitirse para visto bueno a la Gerencia del Régimen de Enfermedad Maternidad y esta a su vez la remitirá a la Gerencia Administrativa y Financiera. b En el caso de las dependencias administrativas la solicitud será remitida directamente a la Gerencia Administrativa y Financieras. La Gerencia Administrativa y Financiera remitirá la solicitud de asignación de fondo rotatorio, designando al titular responsable de la dependencia solicitante como administrador, al comité para su consideración y aprobación. -- 35 of 104 -- ARTÍCULO 7.- DEL MONTO ANUAL Y TRIMESTRAL M Á X I M O S A S I G N A D O P O R C A D A F O N D O ROTATORIO. Es facultad del Comité asignar el monto a cada fondo rotatorio amparado en lo siguiente: • Necesidades presentadas por las Direcciones Regionales, hospitales, centros asistenciales autorizados por el Régimen de Enfermedad Maternidad. • Necesidades presentadas por la Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales o cualquier otra dependencia administrativa autorizados por la Gerencia Administrativa y Financiera. • Necesidades de la Unidad de Comunicación Social y cualquier otra que considere la Dirección Ejecutiva. • Histórico de erogaciones ejecutadas en años anteriores. • La disponibilidad presupuestaria vigente, conforme a lo dispuesto en el artículo 89 de la Ley Orgánica de Presupuesto y el artículo 32 del Reglamento de Ejecución General de la Ley Orgánica de Presupuesto. • Cualquier normativa vigente que aplique para las instituciones descentralizadas. ARTÍ CULO 8.- DE LA ASIGNACIÓN DE MONTOS DE LOS FONDOS. Los órganos y montos para la apertura o modificación del Fondo Rotatorio serán aprobados por el Comité, considerando las autorizaciones realizadas según lo dispuesto en el artículo 7 de este Reglamento. Se podrá asignar un fondo Rotatorio para el uso del Comité de Contingencias y Emergencias del IHSS. Este fondo podrá ser utilizado en los casos que ameriten según lo estipulado por el Comité de Contingencias y Emergencias y Contingencias y su Reglamento, se asignará como “Administrador del Fondo” al Representante de la MAE y/o a quien este delegue. De igual manera será el Comité que defina si cada fondo asignado será único o revolvente. A RTÍ C U L O 9 . - D E L M A N E J O D E L F O N D O ROTATORIO EN CUENTAS BANCARIAS. La Gerencia Administrativa y Financiera, con previa autorización de Dirección Ejecutiva instruirá al titular del Departamento de Tesorería del IHSS para que gestione la apertura de una cuenta de cheque a nombre del Administrador del Fondo, debiendo especificarse que es de uso exclusivo para el manejo de fondo rotatorio del IHSS. Los Fondos Rotatorios serán administrados por parte del Administrador del Fondo de las Direcciones Regionales, Hospitales, Centros Asistenciales, Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales, Unidad de Comunicación Social, o cualquier otro órgano autorizado por el Comité para el manejo de Fondo Rotatorio, a través de la apertura de su respectiva cuenta bancaria de cheque. CAPÍTULO IV DE LOS GASTOS Y NIVEL DE AUTORIZACIÓN PARA GASTOS ARTÍ CULO 10.- DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS. Los gastos debidamente justificados por la urgencia, pueden ser cubiertos con el Fondo Rotatorio según siguiente clasificación: -- 36 of 104 -- A. DEPENDENCIAS MÉDICAS 1. Gastos por Medicamentos; (Medicamento que no estén en el LOM vigente o no se tenga existencia y que sea requerido para un Paciente) 2. Gastos por Mantenimiento y Reparación de Equipo Médico; 3. Gastos en Materiales Médicos Quirúrgicos; 4. Otros Materiales y Suministros; 5. Gastos de Transporte y Viatico. B. MÁXIMA AUTORIDAD INSTITUCIONAL 1. Gastos por viáticos de emergencia: 2. Gastos por alimentación para las sesiones de la Máxima Autoridad Institucional. 3. Gastos por servicios ceremoniales, protocolares y servicios varios. C. DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS 1. Grupo 1: Gastos de Mantenimiento y Reparaciones 1.1. Gastos de Mantenimiento y reparación de edificios y locales; 1.2. Gastos de Mantenimiento y reparación de equipos y medios de transporte; 1.3. Gastos de Mantenimiento y reparación de maquinarias de elevación y tracción; 1.4. Mantenimiento y Reparación para Equipo de Computación; 1.5. Mantenimiento y Reparación de Equipos de Comunicación; 1 .6. Mantenimiento y reparación de otros equipos: 2. Grupo 2: Gastos por Alquileres, Servicios Especializados y Otros 2.1. Gastos de Alquiler de equipos y maquinaria; 2.2. Gasto por servicios Jurídicos; 2.3. Gastos por servicios de informática y sistemas computarizados; 2.4. Gastos por servicios ceremoniales, protocolares y servicios varios; 2.5. Gasto por Alquiler de Equipo para Computación; 2.6. Gastos de Emergencia por Transporte y Viático; 3. Grupo 3: Productos de Papel y Cartón 3.1. Especies timbradas y Valores. D. C O M I T É D E C O N T I N G E N C I A S Y EMERGENCIAS INSTITUCIONAL: Cualquiera de las anteriores según lo amerite la contingencia/emergencia a criterio del Comité de Contingencias y Emergencias Institucional. ARTÍ CULO 11- DEL NIVEL DE AUTORIZACIÓN PARA GASTOS POR FONDO ROTATORIO. El nivel de autorización requerido para el uso del fondo rotatorio, deberá realizarse según las disposiciones generales de presupuesto vigentes y no podrá exceder un 25% por cada proceso de contratación/adquisición del valor del fondo asignado. En el caso que se requiere una contratación/adquisición superior al 25% estos deben ser aprobados por el Comité. CAPÍTULO V DE LAS SOLICITUDES DE INCREMENTO, REEMBOLSO Y LIQUIDACIÓN ARTÍ CULO 12.- DE LAS SOLICITUDES DE INCREMENTO DEL FONDO ROTATORIO. El titular del -- 37 of 104 -- Hospital, Centro Asistencial y/o Dirección Regional, en caso de querer incrementar su monto asignado, deberá presentar su solicitud de incremento debidamente justificada para autorización ante la Gerencia del Régimen de Enfermedad Maternidad, está a su vez lo envía al Comité para proceder de acuerdo al artículo 7 y 8 del presente Reglamento. ARTÍCULO 13.- DE LAS SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO DE ROTATORIO. El Administrador del Fondo Rotatorio debe solicitar ante la Gerencia Administrativa y Financiera el reembolso de los siguientes casos: l. Como mínimo una vez al mes; 2. Cuando los gastos del fondo alcancen el cuarenta por ciento (40%) del uso de los fondos asignados. La Gerencia Administrativa y Financiera, revisa si la solicitud cumple con los límites definidos establecido según artículo 7 y 8 del presente Reglamento sobre monto máximo permitido y si lo solicitado no sobrepasa el monto autorizado del Fondo Rotatorio, si todo es correcto continuar con el trámite administrativo correspondiente para efectuar el desembolso solicitado. Lo descrito en este artículo será aplicable solo en caso que el fondo asignado no haya sido entregado en su totalidad al Administrador del Fondo Rotatorio de la Dependencia correspondiente. ARTÍCULO 14.- DE LOS DOCUMENTOS RESPALDO PARA EL REEMBOLSO DE FONDO ROTATORIO. El Administrador del Fondo Rotatorio, debe presentar en cada trámite de reembolso un detalle de las entregas en términos de compras o gastos de bienes y/o servicios realizados, adjuntando los comprobantes correspondientes, debidamente firmada y sellada con la leyenda “PAGADO” por el Titular del Administrador del Fondo o donde se indique la fecha que se efectuó el pago para ser remitido a la Gerencia Administrativa y Financiera de Nivel Central. Las fechas de los comprobantes a reembolsar deberán estar comprendidas entre la fecha del último reembolso y aquella en que se está solicitando el nuevo reembolso. No serán reembolsados las facturas y recibos que no estén comprendidas en este período y que no se acompañe la documentación respectiva. Toda la documentación presentada debe ser original y no se aceptarán tachaduras, borrones o copias A RTÍ C U L O 1 5 . - D E L P L A Z O M Á X I M O D E LIQUIDACIÓN DE GASTOS POR COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS. Las compras de bienes y/o servicios realizados deberán ser liquidadas por el Administrador del Fondo Rotatorio, en un periodo no mayor a 5 días hábiles de haberse entregado el bien y/o servicio, salvo los casos descrito en el Artículo 20 del presente Reglamento. El Administrador del Fondo de Rotatorio, notificará al jefe inmediato sobre el empleado que no haya cumplido la disposición de plazo antes descrito, para que realice las gestiones de liquidación y devolución oportuna según sea el caso. De no atender el jefe inmediato esta petición responderá según la Ley o normativa aplicable. -- 38 of 104 -- CAPÍTUL O VI DE LOS REQUISITOS PARA COMPRAS POR FONDOS ROTATORIOS ARTÍ CULO 16.- REQUISITOS PARA LA COMPRA POR FONDO ROTATORIO PARA USO DE CENTROS HOSPITALARIOS, CENTROS ASISTENCIALES Y DIRECCIÓN REGIONAL DEL NORTE. Para la Compra de bienes y servicios se requiere lo siguiente: 1. COMPRA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y MATERIAL MÉDICO QUIRÚRGICO: Para la compra de medicamentos (fuera y dentro del LOM), insumos y material médico quirúrgico previamente se debe consultar existencia en el Almacén Central y Almacén Local. Se podrá adquirir medicamentos, insumos y material médico quirúrgico sin la consulta previa del Almacén Central en aquellos casos que por la urgencia lo amerite, calificando la urgencia mediante “Dictamen Técnico” por el titular del fondo. Se determinará Responsabilidad Administrativa en los casos en que se presenten vencimiento de medicamentos, insumos y material médico quirúrgico de aquellos que se hayan adquirido sin la consulta previa del almacén, que la urgencia lo haya ameritado, calificando la emergencia mediante dictamen técnico. La compra de medicamentos y material médico quirúrgico debe seguir los lineamientos establecidos en el procedimiento aplicable para las compras por fondo rotatorio. 2. PARA COMPRA DE GASTOS MENORES DE BIENES Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE LAS UNIDADES MÉDICAS. Para la compra de bienes y/o contratación de servicios en los hospitales, centros asistenciales y Dirección Regional, se requiere que el área técnica y/o de mantenimiento del IHSS, explique la urgencia mediante “Dictamen Técnico” donde se describan las especificaciones técnicas que cada caso amerite. Así mismo debe acompañarse con la descripción del concepto del bien y/o servicio a adquirir y el lugar de su utilización. Toda solicitud de trámite de compra de bienes y/o contratación de servicios a través del Fondo Rotatorio debe estar debidamente firmado por el Administrador del Fondo Rotatorio. ARTÍCULO 17.- REQUISITOS PARA COMPRAS POR FONDO ROTATORIO PARA USO DE LA MÁXIMA AUTORIDAD INSTITUCIONAL, SUBGERENCIA DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES. Para la Compra de bienes y servicios dentro de los montos definidos según el artículo 7 y 8 de este Reglamento la Gerencia Administrativa y Financiera deberá seguir lo siguiente: 1. PA R A G A S T O S P O R V I Á T I C O S Y A L I M E N TA C I Ó N PA R A L A M Á X I M A AUTORIDAD INSTITUCIONAL Para efectuar los gastos por viáticos y alimentación mediante Fondo Rotatorio, para la Máxima Autoridad Institucional, previamente se debe: 1.1. Verificar que no existan contratos, para atenciones protocolares, vigentes relacionados a estos servicios 1.2. En el caso de material o Insumo verificar que no existan procesos abiertos en el sistema de -- 39 of 104 -- compras y contrataciones, sea en fase de inicio, en desarrollo o próximos a culminar; lo anterior a efecto de determinar el tiempo a cubrir por este tipo de compras. 1.3. En el caso de contratación de servicio verificar que si existan procesos abiertos en el sistema de compras y contrataciones, sea en fase de inicio, en desarrollo o próximos a culminar. 1.4. Validar que sean gastos para la contratación de un servicio y no para la contratación de recurso humano. 1.5. Elaborar cuadro comparativo, aquellas compras que requieran de dos (2) cotizaciones en adelante, seleccionando la cotización más baja y en caso de seleccionar la mayor justificar los motivos por lo cual se tomó esa decisión. 1.6. Revisar que no sea compra de bienes y/o servicios del mismo objeto de gasto que no hayan sido liquidadas y/o reembolsadas. 2. PA R A C O M P R A S P O R G A S T O S D E MANTENIMIENTO Y REPARACIONES: Para efectuar los gastos por servicios públicos y comunicaciones y gastos por mantenimiento y reparaciones mediante Fondo Rotatorio, dentro de los montos definidos según los Artículos 7 y 8 y dentro de los objetos de gasto mencionados en el Artículo 10 inciso C del presente Reglamento, previamente se deben cumplir los siguientes requisitos: 2.1. Verificar que no existan contratos vigentes relacionados a estos servicios. 2.2. En el caso de material o Insumo verificar que no existan procesos abiertos en el sistema de compras y contrataciones, sea en fase de inicio, en desarrollo o próximos a culminar; lo anterior a efecto de determinar el tiempo a cubrir por este tipo de compras. 2.3. En el caso de contratación de servicio verificar que si existan procesos abiertos en el sistema de compras y contrataciones, sea en fase de inicio, en desarrollo o próximos a culminar. 2.4. En caso que se deba adquirir un artículo o repuesto, se deberá corroborar la no disponibilidad del artículo o repuesto requerido. 2.5. Validar que los gastos sean por servicios y no sean gastos para contrataciones de recurso humano. 2.6. Gestionar que el área técnica califique la urgencia y necesidad debidamente justificada mediante el “Dictamen Técnico” donde se brinde las especificaciones técnicas que amerita la solicitud. 2.7. Elaborar cuadro comparativo, aquellas compras que requieran de dos (2) cotizaciones en adelante, seleccionando la cotización más baja y en caso de seleccionar la mayor justificar los motivos por lo cual se tomó esa decisión. 2.8. Revisar que no sea compra de bienes y/o servicios del mismo objeto de gasto que no hayan sido liquidadas y/o reembolsadas. 2.9. En caso de adquirir piezas, repuestos o consumibles, verificar la no existencia en el Almacén Central. 3. PA R A C O M P R A S P O R G A S TO S P O R ALQUILERES, SERVICIOS ESPECIALIZADOS Y OTROS: -- 40 of 104 -- Para efectuar gastos por alquileres y servicios especializados mediante Fondo Rotatorio, dentro de los montos definidos según los Artículos 7 y 8 y dentro de los objetos de gasto mencionados en el
Articulo 10
inciso C del presente Reglamento, se deben cumplir los siguientes requisitos: 3.1. Verificar que no existan contratos vigentes relacionados a estos servicios 3.2. En el caso de material o Insumo verificar que no existan procesos abiertos en el sistema de compras y contrataciones, sea en fase de inicio, en desarrollo o próximos a culminar; lo anterior a efecto de determinar el tiempo a cubrir por este tipo de compras. 3.3. En el caso de contratación de servicio verificar que si existan procesos abiertos en el sistema de compras y contrataciones, sea en fase de inicio, en desanollo o próximos a culminar. 3.4. Validar que los gastos sean por servicios y no sean gastos para contrataciones de recurso humano. 3.5. Gestionar que el área técnica califique la urgencia mediante el “Dictamen Técnico” donde se brinde las especificaciones técnicas que amerita la solicitud. 3.6. Verificar que no exista incumplimiento al artículo 25 de la Ley de Contratación de Estado. 3.7. Elaborar cuadro comparativo, aquellas compras que requieran de dos (2) cotizaciones en adelante, seleccionando la cotización más baja y en caso de seleccionar la mayor justificar los motivos por lo cual se tomó esa decisión. 3.8. Revisar que no sea compras de bienes y/o servicios del mismo objeto de gasto que no hayan sido liquidadas y/o reembolsadas. 3.9. Presentar, al menos las siguientes especificaciones técnicas para cada tipo de gasto: • Para Alquiler de equipos y maquinaria: Incluir tipo de equipo, marca, modelo, capacidad, rendimiento, otro que sea requerido. • Para Servicios ceremoniales, protocolares y servicios varios: Describir la naturaleza del servicio, el personal requerido, los materiales necesarios, otro que sea requerido. ARTÍCULO 18.- DEL TRÁMITE PARA AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS. Para aquellos casos en que se requiera el trámite de viático para una misión oficial urgente, se otorgarán los viáticos hasta por un máximo de dos (2) días calendarios con la finalidad de atender situaciones de emergencia, se reconocerá la asignación diaria del cien por ciento (100%) del viático por cada noche que el funcionario o empleado permanezca fuera de su domicilio habitual, según lo establece el Artículo 14 del Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del IHSS. El Administrador del Fondo Rotatorio una vez analizada y revisada la solicitud realizará la emisión del cheque a nombre del empleado que realice la misión oficial, quedando sujeto a la obligatoriedad del trámite de liquidación establecido en el Artículo 30 del Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del IHSS. -- 41 of 104 -- CAPÍTULO VII DE LOS FORMATOS A UTILIZAR ARTÍCULO 19.- DE LOS FORMULARIOS A UTILIZAR. Para el uso y manejo de Fondo Rotatorio, serán utilizados los formularios siguientes: 1. Formato “SOLICITUD DE NECESIDAD”; 2. de COTIZACIÓN; 3. Formato “COMPARATIVO DE COTIZACIONES”; 4. Formato de “RESUMEN DE REEMBOLSO”; 5. Otros formatos que se elaboren y sean aprobados por la Gerencia Administrativa y Financiera. ARTÍCULO 20.- DEL USO DEL FONDO ROTATORIO EN HORAS ADMINISTRATIVAS INHÁBILES, DÍ AS FERIADOS Y/O FINES DE SEMANA. Para las compras urgentes por Fondo Rotatorio que se hayan efectuado en horas administrativas inhábiles, días feriados y/o fines de semana, se otorgará un plazo máximo de seis (06) días hábiles para que el proveedor realice la entrega de facturas después de ejecutada la compra de contado con el fin que el Administrador del Fondo Rotatorio acredite la adquisición realizada. CAPÍTULO VIII DE LOS REQUISITOS PARA EL TRÁMITE DE PAGO Y EMISIÓN DEL CHEQUE PARA PAGO ARTÍCULO 21.- DE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS PREVIO A LA EMISIÓN DEL CHEQUE PARA PAGO. El Administrador del Fondo Rotatorio previo a emitir un cheque de pago con Fondo Rotatorio, debe garantizar que se cuente como mínimo la documentación, debidamente foliada, siguiente: 1. Solicitud de compra 2. Cotizaciones según el monto conforme a los Umbrales de Contratación de Compra Menor descritos en el “Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República y sus Disposiciones Generales” , vigente. 3. Facturas 4. Recibos 5. Cuadro comparativo de cotizaciones 6. Orden de compra y/o Servicio 7. Acta de Recepción o Comprobante de Ingreso 8. Comprobante de la no existencia del producto en la bodega local y Almacén Central este último lo indicado en el Artículo 16 y 17 del presente Reglamento. 9. Formulario de autorización de viáticos y gastos de viaje, cuando corresponda. 10. Dictamen técnico (cuando corresponda). Los originales de los vouchers, facturas, recibos, comprobantes de gastos internos, actas y cualquier otro documento relacionado no deben presentar alteraciones, correcciones ni tachaduras, caso contrario estos documentos deben ser objeto de devolución por el Administrador del Fondo. En caso de presentarse tachaduras, borrones, correcciones o copias en los documentos mencionados, la solicitud del reembolso no tendrá validez, será anulada. ARTÍ CULO 22.- DE LOS REQUISITOS PARA EL TRÁMITE DE PAGO. Todo pago que se efectúe a través del Fondo Rotatorio se hará mediante la emisión de cheque librado por el Banco Central de Honduras o institución bancaria, y cuyo comprobante (voucher) debe describir la siguiente información: -- 42 of 104 -- l. Fecha de emisión 2. Número del cheque 3. Nombre del beneficiario 4. Cantidad que se paga (en números y letras) 5. Número de cuenta que afecta 6. Detalle de la cuenta 7. Nombre, firma y número de identidad del receptor del cheque 8. Firma y sello del responsable del fondo 9. Número de orden de compra de bien y/o servicio 10. Número de Acta de Recepción o Comprobante de Ingreso En los casos de trámite de pago de viático debe acompañar el formulario de autorización viáticos y gastos de viaje cuando corresponda. El administrador del fondo de la Máxima Autoridad Institucional recibirá un cheque de hasta L.5,000.00 para ser cambiado en efectivo para ser utilizado en los casos mencionados en el artículo 17 de este Reglamento, dicho monto en ningún momento constituye un adicional y es parte del monto de fondo rotatorio total asignado a la MAI y estará sujeto a todas los condiciones y requisitos descritos en este Reglamento. CAPÍTULO IX DE LA RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR, DE LA PRESENTACIÓN DE CAUCIONES, AUSENCIAS DEL ADMINISTRADOR DEL FONDO Y DE LA DESIGNACIÓN Y RESPONSABILIDADES DEL SUSTITUTO ARTÍCULO 23.- DE LAS RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL FONDO DE ROTATORIO. El Administrador del Fondo Rotatorio está obligado al cumplimiento de las siguientes responsabilidades: 1. Custodiar el talonario de cheques del fondo rotatorio bajo las correctas medidas de seguridad. 2. Utilizar de manera eficiente y transparente el Fondo Rotatorio bajo su responsabilidad. 3. Atender las solicitudes de compras de bienes y/o servicios en forma oportuna y conforme a lo establecido en el presente Reglamento. 4. Verificar que toda solicitud por medio de Fondo Rotatorio cuente con la documentación requerida para su trámite. 5. Revisar la validez de las facturas para el reembolso que presenten las diferentes dependencias solicitantes. 6. Participar en los arqueos realizados por la Gerencia Administrativa y Financiera y la Unidad de Auditoría Interna debiendo poner a la vista la documentación pertinente y el talonario de cheques asignado. 7. Informar por escrito y oportunamente a la Gerencia Administrativa y Financiera cualquier irregularidad que detecte en el manejo de los fondos. 8. Realizar el trámite de reembolso del Fondo de Rotatorio en los plazos sin delegación alguna. 9. Utilizar el fondo rotatorio para la unidad ejecutora donde se encuentra asignado 10. Llevar un registro de control de las erogaciones realizadas. 11. En los casos del Administrador del fondo de la MAI tener la disponibilidad del efectivo asignado no utilizado. -- 43 of 104 -- 12. Otras que se deriven de este Reglamento o sus procedimientos. ARTÍ CULO 24.- DE LA PRESENTACIÓN DE CAUCIONES. El Administrador del Fondo de Rotatorio debe rendir las cauciones respectivas ante la Dirección Administrativa y Financiera en apego a lo que establece la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, su Reglamento y Reglamento Interno de Trabajo del IHSS. A RTÍ C U L O 2 5 . - D E L A S A U S E N C I A S D E L ADMINISTRADOR DEL FONDO. Previo a gozar de un periodo de vacaciones, el Administrador del Fondo de Rotatorio debe cumplir con lo siguiente: 1. Comunicar por escrito a la Gerencia Administrativa y Financiera en un plazo de veinte (20) días hábiles la autorización del goce de vacaciones, con el propósito que se designe un Administrador Sustituto del Fondo para el manejo, custodia y administración de Fondo Rotatorio. 2. Realizar el arqueo del Fondo Rotatorio asignado en presencia de un funcionario y/o empleado que haya sido delegado por la Gerencia Administrativa y Financiera, previo a su ausencia y debiendo presentar su debida conciliación bancaria. 3. Entregar al Administrador del Fondo Sustituto mediante recibo correspondiente por el valor total del reembolso. El Administrador del Fondo Rotatorio no podrá ausentarse hasta no haber cumplido lo antes descrito. ARTÍ CULO 26.- DE LA DESIGNACIÓN DE UN ADMINISTRADOR SUSTITUTO DEL FONDO ROTATORIO. Los administradores del fondo según lo defina el comité de acuerdo al artículo 8 de este Reglamento propondrá dentro de su personal con dependencia jerárquica directa un Administrador Sustituto del Fondo para consideración y aprobación de la Gerencia Administrativa y Financiera. El Departamento de Tesorería Gestionará el registro de la firma del sustituto por el periodo de tiempo en el que estará asignado como sustituto del fondo. En los casos que la ausencia del administrador del fondo sea de forma no programada por un periodo prolongado o indefinido por el comité definirá un administrador sustituto para cada administrador de fondo del rotatorio. ARTÍ CULO 27.- DE LAS RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR SUSTITUTO DEL FONDO. El Administrador Sustituto del Fondo Rotatorio tendrá a su cargo las responsabilidades establecidas en el Artículo 23 del presente Reglamento y adicionalmente debe cumplir lo siguiente: 1. Presentar las garantías respectivas ante la MAE en apego a lo que establece la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. 2. Hacer entrega de los documentos de respaldo y obligatorios al retorno del Administrador del Fondo Rotatorio conforme a lo estipulado en el presente Reglamento. 3. Toda irregularidad sobre el uso de los Fondos Rotatorio durante el periodo de cobertura, le será imputada bajo su responsabilidad. 4. Deberá entregar al Administrador del Fondo mediante recibo correspondiente por el valor total -- 44 of 104 --