Acuerdo No. 170-2021 — Declaración como prioridad del Proyecto Empastado de Tomos a Nivel Nacional

Considerandos

1. 1.Que la eficacia y seguridad de todo Registro depende de la precisión alcanzada en cuanto al contenido de la registración. Por tal razón, dicho contenido no debe ser confuso, contradictorio o incompleto. Por ende, para concretar la efectividad de cada uno de los asientos y anotaciones registrales, se requiere que los mismos sean precisos y confiables.
2. 2.Que, para mejorar la seguridad jurídica; garantizar la identificación inequívoca del derecho de propiedad y reducir los conflictos en la tenencia del mismo, se señala la importancia de la conservación y custodia de la información contenida en los asientos y tomos (compuestos generalmente por los libros A y B) los cuales, son formados en la actividad del día a día en los Registros de la Propiedad Inmueble, a nivel nacional. Siendo así, en fecha, 22 de diciembre de 2020, el Consejo Directivo del Instituto de la Propiedad, mediante punto de acta número 7, de la sesión CD-IP-010-2020, aprobó el proyecto de “Empastado de Tomos a Nivel Nacional”, asignando al proyecto, el presupuesto requerido y priorizando su ejecución para el presente año.
3. 3.Que el proyecto: “Empastado de Tomos a Nivel Nacional”, se divide en dos grandes actividades: indexado y empastado de tomos. Actividades que precisan efectuar la revisión de los tomos con el objetivo de constatar que están formados correctamente, ya que los asientos registrales se encuentren completos con sus hojas de notas, hojas separadoras y hojas complementarias. Igualmente, conlleva la realización del empastado fino, reempaste fino y colocación de cartapacio de los libros formados en cada oficina registral.
4. 4.Que previo al empaste de los tomos es preciso realizar el indexado bajo los siguientes criterios: A. La Hoja Separadora, debe de ser enumerada en el margen superior derecho con el número de asiento que corresponda, utilizando del número 1 al número 50 en el Libro A y del número 51 al 100, en el Libro B. En caso de que algún documento no tenga la hoja separadora, tiene que agregarse la misma al principio del documento y enumerarla. Para aquellos casos en que se encuentre la hoja, pero no tenga el número correspondiente, se debe anotar el número y reportar en el “Control de incidencias de libros para indexado”. B. Verificar el Asiento (documento registral). Si no se encuentra ningún documento, es decir, sólo está la hoja separadora enumerada, se debe reportar su falta. No obstante, si se encuentra el asiento, es preciso retirar los objetos extraños, tales como: grapas, clips, post-it, etc. que dificulten manipular con libertad el documento al momento de empastar. En el mismo orden de ideas se debe de corroborar: Que el texto de cada documento vaya ordenado, con una secuencia de redacción identificando si se encuentra completo o incompleto; En caso de encontrarse en un leitz, este debe de ser ordenado; Confirmar que, en la última página -- 29 of 60 -- de cada Asiento, se encuentre el sello de inscripción lleno de forma adecuada, la revisión implica cotejar que los números que contiene el sello pertenecen al asiento y tomo en revisión y firma del Registrador. Este extremo no se puede corregir. C. Comprobar que al final del documento se encuentren incorporadas la (s) Hoja (s) de Notas. En caso de que algún documento no tenga la (s) Hoja (s) de Notas, no se podrá anexar la misma, se debe de reportar en las observaciones y/o en el “Control de Incidencias de Libros para Indexado”, continuándose con la hoja separadora del siguiente asiento. D. Cerciorarse que cada libro contenga después del último documento (Libro A-asiento 50, LibroB-asiento100), las 10 hojas complementarias, debidamente enumeradas del 1 al 10. Si no se encuentran se deben anexar y reportar en el “Control de Incidencias de Libros para Indexado”. E. Entregar al Registrador Titular, todos los libros revisados conforme a la asignación diaria y mediante el mecanismo de control interno de trabajo establecido, acompañándolos de su reporte de incidencias, por cada uno de ellos. Cabe señalar que se consideran INCIDENCIAS: Las faltas o irregularidades antes mencionadas, mismas que deben ser reportadas en el “Control de Incidencias de Libros para Indexado”, invariablemente si estas pueden ser completadas o subsanadas.