Acuerdo Ejecutivo No. 08-2017 — Fortalecimiento, creación, organización y funcionamiento de Centrales de Citaciones y/o Emplazamientos, Notificaciones, Requerimientos y Otras Diligencias Judiciales

Ámbito de Aplicación. El presente reglamento tendrá aplicación en los despachos judiciales que cuenten con una Central de Citaciones, Emplazamiento, Notificaciones, Requerimientos y Otras Diligencias, en adelante denominada la Central.

Objetivo. El presente reglamento tiene como objetivos: Establecer la organización, funcionamiento y atribuciones de la Central, como herramientas de gestión de los despachos judiciales que cuenten con un modelo de centralización de sus servicios comunes, como ser las Notificaciones, Citaciones y/o Emplazamientos, Requerimientos y otras Diligencias Judiciales. Regular el Procedimiento para la Tramitación de las Citaciones y/o Emplazamientos, Notificaciones, Requerimientos y Otras Diligencias Judiciales; y, Garantizar que estas diligencias se realicen en forma eficaz y oportuna por los encargados de efectivizar los, respetando el derecho de defensa, la igualdad de las partes y las garantías procesales establecidas en el ordenamiento jurídico.

Principios. El presente reglamento se regirá por los siguientes principios: Principio de Legalidad y Competencia. Los funcionarios y empleados de las Centrales deberán obrar estrictamente en el marco de su competencia y deberán respetar la autonomía de los demás, especialmente en la adopción de las decisiones que les son propias. La adopción de decisiones directivas de carácter administrativo compete exclusivamente al Coordinador de la Central, debiendo elaborar prácticas de apoyo administrativo al trabajo jurisdiccional que sean comunes para todos los despachos judiciales, destinadas a la uniformidad de procesos y a la utilización de recursos tecnológicos, en cuanto ello permita el ahorro de otros recursos. Principio de Separación de Funciones. Con el fin de eficientar la especialización en el área jurisdiccional, corresponde a los jueces disponer las decisiones de naturaleza jurisdiccional, sin que pueda invadir la competencia funcional del Coordinador de las Centrales. Principio de Eficiencia. Las Centrales garantizarán a través de la especialización y profesionalización de las labores administrativas de apoyo a la gestión judicial, constituyendo soportes de gestión óptimos al sistema de justicia. Principio de Eficacia. Los procesos administrativos deberán tender siempre al cumplimiento total de los objetivos definidos para cada Despacho Judicial. Por lo tanto los procesos administrativos tienen un carácter instrumental, lo que supone el grado de flexibilidad necesaria para satisfacer adecuadamente la utilidad para el proceso y las necesidades admitiendo las modificaciones ulteriores que los usuarios internos y externos demanden, si las circunstancias así lo aconsejar en, sin contravenir los restantes principios de la administración. Principio de celeridad. Las Centrales cumplirán con su cometido en la forma y tiempo con el fin de garantizar a los usuarios el acceso a los tribunales, a través de los diversos mecanismos, de la forma más expedita, rápida y acertada posible para evitar retardos en la aplicación de la justicia. Este principio le impone exigencias, responsabilidades y deberes permanentes a todos los servidores públicos en el ámbito de la justicia. Principio de Economía. Las Centrales deberán dirigir sus cometidos de forma que conduzca a la reducción de tiempo, costo y esfuerzo de los actos de comunicación. Principio de Responsabilidad. Los funcionarios y empleados de las Centrales responderán civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus funciones, de acuerdo a lo que establecen las Leyes y Reglamentos del Poder Judicial. Principio de Confidencialidad. Las Centrales guardarán la necesaria reserva sin revelar información, en aquellas materias que corresponda. U D I-D EG T-U N AH TÍTULO SEGUNDO DE LAS CENTRALES CAPÍTULO I. SU NATURALEZA Y ORGANIZACIÓN

Naturaleza. Las Centrales son unidades de auxilio jurisdiccional con independencia funcional, encargadas de todo lo relativo a la preparación, tramitación y ejecución de las citaciones y/o emplazamientos, notificaciones, requerimientos y otras diligencias judiciales, comunicando las decisiones emitidas por los jueces y tribunales a las partes, terceros interesados y otros coadyuvantes de los procesos judiciales.

Funcionamiento Progresivo. El Poder Judicial, en forma progresiva y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, establecerá este tipo de Centrales en los Juzgados y Tribunales donde haya mayor concentración de estos.

Estructura Organizativa. Las Centrales contarán con la siguiente estructura: un Coordinador, Receptores, Motoristas, cuyos perfiles y funciones se definirán en el Manual de Organización y Funciones de la Central.

Atribuciones. Las Centrales tendrán las atribuciones siguientes: Recibir y/o retirar los documentos, verificando con- 1. tenidos en los expedientes remitidos por el Juzgado o Tribunal a efectos de realizar las diligencias judiciales correspondientes; Verificar el cumplimiento oportuno de las citaciones, 2. emplazamientos, notificaciones, requerimientos y otras diligencias judiciales garantizando efectividad en los plazos establecidos en los diferentes actos, providencias o sentencias emitidos por los Juzgados y Tribunales; Certificar las diligencias realizadas en cada proceso y 3. el resultado fundamentado de las mismas, conforme las prácticas previstas en las leyes, reglamentos, autos acordados, circulares y manuales de organización y funciones; Establecer canales de información oportunos y pre- 4. cisos hacia los Juzgados y Tribunales respecto del seguimiento efectivo de las citaciones, emplazamiento, notificaciones, requerimientos y otras diligencias; Recibir y evaluar todas las sugerencias o reclamos 5. provenientes de los diferentes usuarios internos y externos a los que presta servicios e implementar las cuando proceda; Velar en forma permanente por el buen funcionamiento 6. del sistema informático a fin de recibir la información necesaria para efectuar las citaciones, emplazamiento, notificaciones y diligencias en cualquiera de sus for- mas, dando aviso inmediato sobre desperfectos y fallas del sistema a la Dirección de Infotecnología; Mantener actualizados los registros estadísticos sobre 7. el número de citaciones, emplazamientos, notifica- ciones, requerimientos y otras diligencias judiciales solicitadas por las autoridades y otras dependencias del Poder Judicial con indicación de los resultados obtenidos; Manejar plazos de realización y/o de estado de las 8. citaciones, emplazamientos, notificaciones, requeri- mientos y otras diligencias judiciales. Dicha infor- mación será entregada por el sistema computacional a través de los informes permanentes proporcionados por los receptores debiendo ser verificada por la co- ordi nación; Atender a través del medio más eficaz los requeri- 9. mientos solicitados por los Juzgados y Tribunales respecto del estado y resultado de las notificaciones encomendadas a la Central; U D I-D EG T-U N AH Informar al Juzgado o Tribunal, en el menor tiempo 10. posible, una vez recibida la orden de realizar la dili- gencia judicial, sobre la omisión de antecedentes o los errores o datos incompletos los nombres de las personas, domicilios, fechas y otras informaciones contenidas en la diligencia judicial, con la finalidad que se complemente o rectifique los datos; Atender y resolver las consultas de los usuarios del 11. servicio; Solicitar a la Administración los recursos logísticos 12. que sean necesarios para cumplir con la actuación procesal del caso, siendo obligación de ésta proveer los sin dilación, bajo su responsabilidad; Las demás que le asignen las autoridades del Poder 13. Judicial.

Dependencia Jerárquica. Las Centrales estarán a cargo de un Coordinador quien dependerá jerárquicamente del Juez/a Coordinador/a o Juez/a Titular que designe el Poder Judicial entre los titulares o coordinadores de los Juzgados, Tribunales y Cortes de Apelaciones que se encuentren en el mismo edificio. CAPÍTULO II. DE LOS DEBERES Y LA RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL

Deberes del Coordinador. Es responsabilidad del Coordinador organizar, distribuir, dirigir y supervisar el trabajo de las Centrales, así como emanar las correcciones a efectos de lograr el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el marco de la programación semanal, mensual y anual a fin de evitar el rezago en los actos de comunicación. El Coordinador, en el marco de su responsabilidad de control del funcionamiento de la Central, deberá velar por la constante seguridad y confidencialidad de la información que se maneje y procese, velando por que la misma sea resguarda da en los sistemas informáticos con los que cuenta la oficina; y, Tomando las previsiones necesarias para que la información documental cuente con el cuidado necesario para su preservación.

Medidas Preventivas. La Coordinación de manera potestativa y con apego a sus atribuciones, podrá dictar medidas preventivas de carácter general, a fin de procurar el adecuado funcionamiento de las Centrales, mismas que deberán estar orientadas a prevenir y evitar las conductas que puedan propiciar o generar actuaciones y/o prácticas irregulares en el desempeño de funciones de su personal. Estas medidas preventivas no podrán ser consideradas como sanciones administrativas. Artículo. 11. Deberes del Personal. El personal adscrito a las Centrales desempeñará con eficiencia las funciones y actividades propias a su cargo y conforme a las instrucciones del Coordinador. Asimismo, deberá abstenerse de intervenir directa o indirectamente en la asesoría, elaboración o modificación de cualquiera de los documentos que puedan ser presentados en dicha Unidad. De igual forma, deberán abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o deficiencia del servicio encomendado, debiendo entender por éste, el cúmulo de obligaciones o atribuciones al cargo, las cuales se encuentran contenidas en la legislación aplicable, en el presente Reglamento y en el Manual de Puestos y Funciones aprobados por el Poder Judicial.

Incumplimiento de los deberes. Es causa de responsabilidad civil, penal y administrativa para los servidores públicos adscritos a las Centrales, el incumplimiento de los deberes o funciones contenidas en el Manual de Organización U D I-D EG T-U N AH y Funciones, el presente Reglamento y en las disposiciones administrativas aprobadas por el Poder Judicial y otras afines. No constituye causal de responsabilidad, el incumplimiento cuando el acto procesal encomendado no se practica por falta de los recursos logísticos que la Administración deberá proveer para tal fin. CAPÍTULO III. PROCEDIMIENTO GENERAL DE LAS CENTRALES SECCIÓN I. DE LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Recepción y Devolución de Documentos. El encargado de la recepción, podrá una vez revisado el expedi- ente verificando que el mismo contenga los requisitos como ser el foliado, sellado, contenido del croquis del domicilio del demandado o ejecutado para efectos de actos de comu- nicación entre otros que determine la ley y en caso de faltar uno de estos, denegará su ingreso y remitirá al Juzgado para que enmiende el error. Si revisado el expediente, este cumple con todos los requisitos, el receptor le dará ingreso y procederá a introducir la información en el sistema computarizado de registro; una vez realizada la diligencia, devolverá el mismo con el acta y/o constancia que corresponda. En ambos casos, deberá dejarse consignado el nombre y firma de quien entrega y recibe la documentación. SECCIÓN II. PROCEDIMIENTO INTERNO DE LAS CENTRALES

Agrupación de Documentos. Terminado el proceso de recepción de la documentación, ésta será agrupada por materia colocada en los estantes o archivos provisorios en base al actual sistema manual de recepción de documentación por parte de la Central. Una vez instalado y entrado en operación el sistema computarizado, los expedientes se colocarán en el respectivo casillero de receptores.

Asignación de Expediente. La Coordinación asignará a los receptores los expedientes que deberán diligenciar se tomando en cuenta los siguientes parámetros:

• i)

  carga de trabajo;

• ii)

  tipo de diligencias comunes o urgentes;

• iii)

  zonas de acceso difícil o de riesgo;

• iv)

  disponibilidad de vehículos oficiales; v) problemas de tráfico; y, entre otras que considere necesarias. Una vez que se desarrolle el sistema computarizado de recepción, la asignación se hará mediante sistema aleatorio, el cual contendrá número para cada uno de los receptores encargados de cumplir con las diligencias.

Recepción de expedientes por Receptores. Una vez efectuadas las tareas establecidas en los artículos precedentes, mediante el libro o planilla creados para tal efecto, se entregará a cada uno de los receptores los expedientes para la realización de la diligencia, los que deberán firmar en señal de acuse de recibido.

Contenido del Libro o la Planilla. El libro o planilla contendrá: el día, mes y año; con el número de la zona que la distinga y el nombre del receptor. A renglón seguido y sucesivamente, se irá a sentando la nómina de orden judicial, individualizan do el Juzgado o Tribunal emisor, así como el destinatario y domicilio para realizar la diligencia.

Control de documentos. Una vez recibidos los documentos para su diligenciamiento, el Receptor deberá verificar si están fechados; si tienen los sellos del juzgado; U D I-D EG T-U N AH si los nombres de Juzgados o Tribunal que figuran en las mismas corresponden al que las libró; y la existencia de errores materiales en su confección que imposibiliten su correcto diligenciamiento (omisión de la firma manuscrita del que la libró, aclaración de dicha firma, nombre de la persona a notificar, domicilio de ésta, indicación del juicio, que toda enmendadura o corrección estén salvadas). En caso de encontrar errores insubsanables, realizará las observaciones respectivas, mismas que consignará en el Libro o Planilla y devolverá el expediente bajo conducto regular al Juzgado o Tribunal, a efecto que se realicen las rectificaciones correspondientes y dará informe a la Coordinación sobre dicho suceso.

Plan de Trabajo de Campo. El receptor, una vez cotejados y revisados todos los expedientes, comprobará si tiene diligencias urgentes o diligencias en zonas de difícil acceso o de riesgo, dependiendo de esa situación ordenará los expedientes, y ajustará su plan de ruta verificando la zona asignada, avenidas, calles y otros puntos de referencia, así como también determinará si cuenta con vehículo asignado oficialmente.

Firma del Libro de Salida. Concluido los pasos anteriores, firmará el libro de salidas y dejará las oficinas para realizar la diligencia en terreno.

Trabajo en Terreno. El receptor una vez en terreno deberá desarrollar su plan de trabajo di rigiéndose ordenadamente a cada domicilio, tomando las precauciones de no incurrir en errores y omisiones al momento de realizar la diligencia, debiendo tomar nota de todos los hechos que son relevantes, dejando constancia de los mismos, elaborando el acta respectiva a efecto de devolver el expediente al Juzgado o Tribunal.

Cuidado de la Seguridad Física. En los lugares de peligro deberá actuar con extrema precaución y de observar situaciones que pongan en riesgo su seguridad física y/o la del motorista deberán alejarse inmediatamente, dicho suceso deberá ser transcrito en la respectiva acta y/o constancia, además de ponerse en conocimiento de la Coordinación con la finalidad que tome las medidas necesarias para contar con el auxilio de la Seguridad interna o externa. En todo caso la Coordinación de la Central solicitará a la autoridad competente el resguardo del personal de la misma.

Resguardo de la Documentación. Concluido el trabajo en terreno deberá asegurarse que la documentación esté ordenada y completa, con la finalidad de hacer el descargo y devolución correspondiente.

De las Actas. Las actas deberán contener los relatos de los hechos y circunstancias con minuciosidad, para lo cual deberá tomar en consideración las siguientes pautas: De la Forma de las Actas.- 1. Las actas de las diligencias en un todo, o, en su caso, en la parte variable de la plancha-formulario, serán comple- tadas en forma bien legible por el propio receptor; se dejará el margen correspondiente, tanto en los costados de la hoja como en las partes superior e inferior y se observará la mayor prolijidad. De la Firma y el Cargo.- 2. Siempre que el Receptor firme en su carácter de tal, deberá hacerlo con nom- bre y firma y mención del cargo que desempeña. Seguridad del Acta.- 3. Cuando el acta que elabore, comprenda más de una hoja, sobre los doble ces y uniones internas de sus márgenes, deberá ex- tender su firma entera con el sello aclara torio de ésta, en forma tal que una parte de la firma y sello queden estampados en la hoja anterior y la otra parte siguiente. Devolución de Piezas. 4. - Cuando, por cualquier motivo, se devuelva una cédula junto con las co- U D I-D EG T-U N AH pias de escritos y documentos que la acompañan al recibirla para su diligenciamiento, en el informe o acta que se labre en aquella, se dejará expresa constancia de que se devuelve con las referidas piezas. Legibilidad de Sellos.- 5. Siempre guardando el margen debido, los sellos serán estampados con todo esmero, de modo que sean perfectamente claros y legibles. Veracidad de los Hechos.- 6. El receptor en el acta o actas que confeccion e al devolver las cédulas sin notificar, deberá dejar constancia de todo lo acontecido, durante el diligenciamiento, a los efectos de que el juez o tribunal tengan el más amplio conocimiento de los hechos. Constancia del Acto.- 7. En todas las actas que elaboren, los receptores deberán dejar expresa constancia de la persona con quien practican las diligencias, individualizándolas y, en su caso, del lugar donde fueron atendidos. No es suficiente la mención “...que dijo ser de la casa...”, u otra análogas, por ser esta información incompleta e insuficiente. Asimismo, deben expresar el motivo por el cual la persona que recibe la cédula junto con los documentos, no la firma.

Devolución de Diligencias. Los receptores elaborarán las actas, las firmarán y procederán a ordenar la documentación y una vez verificada, se hará la devolución de las diligencias al Juzgado o Tribunal de su procedencia. Entregados los documentos, el encargado que los recepcion a, anotará la entrega y firma para constancia, lo cual constituye prueba de su devolución. SECCIÓN III. DE LOS INFORMES Y CONTROLES DE LAS CENTRALES Artículo26.Controles Administrativos.Para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente reglamento, las Centrales deberán llevar controles para la asistencia y evaluación del personal, así como de los documentos que ingresan a la unidad, su distribución y entrega a los órganos jurisdiccionales. Para el manejo administrativo y del personal, deberá llevar los siguientes libros y controles: Control de asistencia diaria del personal; I. Control de turnos de atención al usuario en hora II. de almuerzo y horario extraordinario; Control de inventario de los bienes muebles asig- III. nados a la central; Control de requisición de material o insumos ne- IV. cesar ios para el funcionamiento de la central; y, Control de los vehículos que pertenecen a la V. Central. Para la regulación del trabajo que se realiza, deberá llevar los siguientes libros: Libro de control de ingreso de expedientes para I. diligencias por materias; Libro de control de entrega de expedientes dili- II. gencia dos; Libro de control de diligencias urgentes; y, III. Libro de control de informes de receptores. IV.

Periodicidad y Presentación de Informes. La Coordinación deberá rendir informes mensual, semestral y anualmente sobre el funcionamiento de la Central con el objetivo de mantener informada a las autoridades superiores sobre el trabajo de los receptores y el personal auxiliar señalando los aspectos positivos y negativos, haciendo hincapié en las dificultades con relación al apoyo logístico, U D I-D EG T-U N AH recursos humanos y materiales requerido para cumplir los objetivos institucionales.

Contenido de los Informes. Los informes elaborados por las Centrales deberán contener: I. Descripción del personal, las actividades realizadas y evaluación del desempeño de los mismos; II. Descripción del estado de los bienes y los problemas de logística; III. Número de expedientes o documentos ingresados par diligenciar; IV. Número de expedientes o documentos devueltos sin diligenciar; V. Número de citaciones, notificaciones, emplazamientos y requerimientos debidamente cumplimentados; VI. Número de notificaciones de citaciones, notificaciones, emplazamientos y requerimientos que no se pudieron llevar a cabo por circunstancias ajenas a la Central; VII. Carga de trabajo de los receptores indicando el número de notificaciones realizadas a diario, semanal, mensual y anualmente; y, VIII. Número de diligencias realizadas por cada receptor de acuerdo al medio de comunicación usado: Por cédula entregada por el Receptor; a. Vía telefónica fija; b. Vía telefónica móvil; c. Vía fax; d. Correo electrónico; e. Otras diligencias. f. Y lo que sean solicitados por el CEDIJ.

Modelo de información de diligencias judiciales. Corresponde a la Dirección de Infotecnología diseñar el modelo de información de diligencias judiciales que contendrá los siguientes tipos de control: el Control de alerta de vencimientos de plazos; el Control automatizado de trabajo pendiente y el Control de despacho y cualquier otro que sea necesario. SECCIÓN IV. DE LA ATENCIÓN AL USUARIO DE LAS CENTRALES

Horarios de Atención. Los horarios de atención al usuario en las Centrales será de 7:30 a.m. a 4:00 p.m., de lunes a viernes, los sábados y domingos, días feriados nacionales, las vacaciones judiciales y los demás feriados que disponga el Poder Judicial, sin perjuicio de la planificación o agenda de trabajo que el Coordinador determine en los casos de habilitación de días y horas inhábiles, autorizados por orden judicial.

Medios de Información. Se establecen como medios de información al usuario los siguientes: Página Web del Poder Judicial; I. Oficina de Recepción de las Centrales; II. Dirección de Correo Electrónico de la Central; III. y, Teléfono Fijo de la Central. IV.

Coordinación para la Implementación. Los medios de información señalados precedentemente deberán ser proporcionados y coordina