Acuerdo No. 07-2017 — Reglamento para las Centrales de Recepción y Distribución de Casos Escritos y Otros Documentos Judiciales

Ámbito de Aplicación. El presente reglamento se aplicará en los despachos judiciales que cuenten con Centrales Automatizadas de Recepción y Distribución de Casos, Escritos y Otros Documentos Judiciales, en adelante denominadas Centrales de Recepción de Documentos (CRD).

Objetivo. El presente reglamento tiene como objetivo regular la organización, funcionamiento y atribuciones de las Centrales de Recepción de Documentos, como herramientas de gestión de los despachos judiciales, que garanticen la prestación de servicios comunes a los órganos jurisdiccionales y permitan la incorporación de nuevas tecnologías sostenibles en la tramitación de los procesos judiciales, a fin de lograr una mayor eficiencia.

Definiciones. Sin perjuicio de las definiciones establecidas en los códigos, leyes y reglamentos existentes, para los fines del presente reglamento se establecen las siguientes: Anaqueles:

• a)

  Son muebles de metal con casillas adecua- das a las dimensiones de los expedientes, en los que se ubican ordenadamente los escritos, expedientes y otros documentos judiciales que ya han sido clasificados para su entrega al órgano jurisdiccional. Carátula del Expediente:

• b)

  Es el instrumento que sirve para la identificación y protección del mismo, contiene los datos principales del proceso cuyas piezas se encuentran anexas y ordenadas en su interior. Centrales Automatizadas de Recepción y Distribución c) de Casos, Escritos y Otros Documentos Judiciales: en adelante denominadas Centrales de Recepción de Documentos, son unidades administrativas de apoyo a los órganos jurisdiccionales que funcionan en las sedes judiciales donde se disponga su creación y tienen como finalidad auxiliar los en la recepción de casos, escritos y otros documentos judiciales. Diligencias o actos Judiciales Previos. d) Son los actos procesales solicitados por una de las partes previo a iniciar un proceso judicial, tales como: las medidas cautelares preceptuadas en el Código Procesal Civil, la prueba an- ticipada y las actuaciones de ejecución inmediata para la constatación del delito, que requieran de autorización o convalidación del juez, establecidas en el Código Proce- sal Penal y otras materias que conlleven la realización de estas diligencias. Manejo de Títulos Valores, Certificados de Depósito y e) Dinero en Efectivo. Es el proceso que se implementará en las Centrales de Recepción de Documentos para el ingreso de casos o escritos que acompañen letras de cam- bio, cheques, pagarés, certificados de depósito o dinero en efectivo. Manual de Organización y Funciones de las Centrales f) Automatizadas de Recepción y Distribución de Casos, Escritos y Otros Documentos Judiciales, denominado Manual de Organización y Funciones, es el documento que contiene la conceptualización de puestos, sus funciones U D I-D EG T-U N AH y/o tareas, los flujogramas de procesos y el organigrama de la unidad. Número del expediente: g) es la identidad que permite individualizar un caso que ingresa a la Central y servirá para la ubicación del mismo dentro de cada órgano juris- diccional. Dicho número es otorgado por el sistema y está com- puesto por caracteres alfanuméricos, letras y separados por guiones con el cual se identificará el Tribunal y tipo de demanda. Otros documentos judiciales. h) Se entiende por otros documentos judiciales los auxilios judiciales y las solici- tudes que presenten los usuarios, que no tienen asignado número de expediente. A este tipo de documentos, no se les puede asignar un número de expediente al ingresar lo al sistema informático, puesto que no se va a iniciar ningún proceso judicial, ejemplo: exhortos, comunicaciones, solicitudes de constancias, sobres sellados, oficios, comparecencias para el otorgamiento de poderes y notas. Presentado. i) Es el documento que las Centrales de Recep- ción de Documentos emiten en duplicado como compro- bante de haber recibido un caso, escrito, o cualquier otro documento judicial, anexando uno al expediente o escrito presentado y entregando el otro al usuario. Capítulo II Principios

Principio de Legalidad y Competencia. Los funcionarios y empleados de las Centrales de Recepción de Documentos deben actuar estrictamente en el marco de su competencia y respetar la autonomía de los demás, especialmente en la adopción de las decisiones que les son privativas. La adopción de decisiones directivas de carácter administrativo compete exclusivamente a la Coordinación, debiendo implementar prácticas de apoyo administrativo al trabajo jurisdiccional, que sean comunes para todos los órganos jurisdiccionales, tendiendo a la uniformidad de procesos y a la utilización de recursos tecnológicos, en cuanto ello permita el ahorro de otros recursos.

Principio de Separación de Funciones. A los jueces les corresponde disponer las decisiones de naturaleza jurisdiccional, sin que puedan invadir la competencia funcional de la Coordinación de las Centrales de Recepción de Documentos. Se les prohíbe a los jueces y magistrados girar instrucciones de carácter administrativo, ya sean generales o particulares, o establecer exigencias para la administración que importen la modificación de los criterios establecidos por ésta.

Principio de Eficiencia. La especialización y profesionalización de las labores administrativas de apoyo a la gestión judicial constituyen soportes del sistema de justicia. La Coordinación de la Centrales de Recepción de Documentos deberá desarrollar las tareas necesarias para que su gestión genere óptimos resultados en el manejo de los recursos.

Principio de Eficacia.Los procesos administrativos deberán tender siempre al cumplimiento de los objetivos definidos para los órganos jurisdiccionales, tienen un carácter instrumental, lo que supone el grado de flexibilidad necesaria para satisfacer adecuadamente las exigencias y admitir las U D I-D EG T-U N AH modificaciones ulteriores que los usuarios internos y externos demanden, si las circunstancias así lo aconsejar en, sin contravenir los restantes principios de la administración. Título II De las Centrales Automatizadas de Recepción y Distribución de Casos, Escritos y otros Documentos Judiciales Capítulo I Naturaleza y Organización.

Naturaleza. Las Centrales de Recepción de Documentos son unidades de auxilio jurisdiccional encargadas de la recepción, registro, distribución y entrega de los casos, escritos y otros documentos judiciales relacionados con la competencia de los órganos jurisdiccionales donde fueren instaladas. Su objetivo fundamental es beneficiar al usuario agilizando el trámite y descon gestionando los despachos judiciales.

Funciones. Las Centrales de Recepción de Documentos tendrán las funciones siguientes: Atender y orientar al usuario; 1. Recepcionar casos, escritos y otros documentos ju- 2. dicial es; Asignar a los jueces y magistrados, los casos en forma 3. aleatoria y equitativa; Armar los expedientes en caso de ser demanda nueva; 4. Clasificar, distribuir y entregar a los órganos juris- 5. dic cionales, los casos, escritos y otros documentos judiciales que recibieren; Elaborar informes y reportes estadísticos; 6. Emitir constancias a solicitud de autoridad compe- 7. tente; y, Otra 8. s que le asignen las autoridades competentes.

Estructura Organizativa. Las Centrales de Recepción de Documentos contarán con la siguiente estructura: La Coordinación dirigida por un Coordinador en el caso de las centrales que atiendan diferentes materias, en el caso de las centrales especializadas el secretario general tendrá las funciones de coordinación, el Área de Atención al Usuario para la Recepción de Casos, Escritos y otros Documentos Judiciales y el Área de Clasificación, Distribución y Entrega de Documentos, ambas áreas atendidas por Secretarios Adjuntos en adelante denominados secretarios, cuyos perfiles y funciones se encuentran definidos en el Manual de Organización y Funciones.

Dependencia Jerárquica. La Central de Recepción de Documentos estará a cargo de un Coordinador que dependerá del Juez Coordinador o Juez Titular, y estos a su vez del Magistrado Presidente de la Corte de Apelaciones de su respectiva jurisdicción, quienes deberán velar porque la Coordinación de la Central y todo el personal bajo su dependencia cuenten con la necesaria autonomía para el cumplimiento de sus funciones. En caso de haber varios jueces coordinadores y varios presidentes de Cortes de Apelaciones en una misma jurisdicción, la Coordinación de la Central de Recepción de Documentos dependerá de los funcionarios que designe El Poder Judicial.

Funcionamiento Progresivo. El Poder Judicial en forma progresiva de acuerdo a la disponibilidad U D I-D EG T-U N AH presupuestaria, establecerá las Centrales de Recepción de Documentos en los despachos judiciales que tengan la mayor necesidad del servicio. A ese efecto, se dará prioridad a los juzgados unificados en las diferentes materias y a los juzgados y tribunales que estén localizados en un mismo edificio. Capítulo II De la Responsabilidad del Personal

Deberes de la Coordinación. Es responsabilidad de la Coordinación de las Centrales de Recepción de Documentos, planificar, organizar, distribuir, dirigir, supervisar el trabajo y la protección, el resguardo y respaldo de la información que se reciba con motivo de sus funciones, el uso del sistema computarizado, así como también de la bitácora de turno manual secuencial y la relativa a los movimientos correctivos de registros efectuados. A fin de garantizar al máximo la seguridad de los datos personales y evitar su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado, cualquier requerimiento o solicitud de información proveniente de autoridades jurisdiccionales o administrativas, relacionada con la documentación e información jurisdiccional tramitada por las Centrales de Recepción de Documentos, deberá ser autorizada por la Coordinación de la Central.

Medidas preventivas. La Coordinación de manera potestativa podrá dictar medidas preventivas de carácter general, a fin de procurar el adecuado funcionamiento de las Centrales de Recepción de Documentos, las que deberán estar orientadas a prevenir y evitar conductas u omisiones que puedan propiciar o generar actuaciones y prácticas irregulares en el desempeño de los servidores judiciales adscritos a éstas. Las medidas preventivas no tienen la naturaleza de sanciones administrativas.

Deberes del Personal. El personal adscrito a las Centrales de Recepción de Documentos desempeñará con eficiencia las funciones y actividades propias de su cargo y conforme a las instrucciones que, de acuerdo a las disposiciones, emita la Coordinación. El personal deberá abstenerse de intervenir directa o indirectamente en la asesoría, elaboración o modificación de cualquier tipo de documentos que puedan ser presentados en dichas unidades. De igual forma deberán abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o deficiencia del servicio encomendado, debiendo entender por éste, al cúmulo de obligaciones o atribuciones inherentes al cargo, las cuales se encuentran contenidas en la legislación aplicable, en el presente reglamento y en el Manual de Organización y Funciones.

Prohibición de ingreso. Con el fin de garantizar la integridad del personal, de las instalaciones y de los documentos que obran en las Centrales de Recepción de Documentos, se prohíbe el ingreso de usuarios y de servidores judiciales que no pertenezcan a la Central. Cualquier persona ajena a la Central que pretenda ingresar, deberá ser previamente autorizada por la Coordinación.

Incumplimiento de deberes. Es causa de responsabilidad para los servidores judiciales adscritos a las Centrales de Recepción de Documentos, el incumplimiento de los deberes contenidos en el Manual de Organización U D I-D EG T-U N AH y Funciones, el presente Reglamento y las disposiciones administrativas aprobadas por El Poder Judicial y otras afines, que afecten el servicio que prestan.

Deducción de responsabilidad.Los funcionarios y empleados de las Centrales de Recepción de Documentos deben responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus funciones, las que deben estar suficientemente exp licitadas y escritura das, a fin de que sean conocidas por ellos con la debida antelación. Si se detecta por parte del personal adscrito a dichas unidades, un probable incumplimiento de sus obligaciones o la posible comisión de alguna irregularidad que pudiera configurar responsabilidades administrativas, se debe efectuar de inmediato la denuncia correspondiente ante la Inspectoría General de los Órganos Jurisdiccionales del Poder Judicial, quien en ejercicio de sus facultades iniciará el procedimiento respectivo. Capítulo III Sistemas Informáticos

Uso del Sistema Informático. El uso del Sistema Informático para la recepción y asignación aleatoria de casos se implementará en todas las Centrales de Recepción de Documentos, que se instalen en los diferentes órganos jurisdiccionales, de tal manera que constituya la herramienta exclusiva para la asignación de los casos.

Clave de Acceso al Sistema. Para el uso del sistema informático, se requerirá de una clave de acceso personal, intransferible y con acceso a ciertos niveles, que será proporcionada por la Dirección de Infotecnología al personal que realiza esta función en cada Central de Recepción de Documentos. En los períodos vacacionales, en los casos de licencias, renuncia o cualquier tipo de ausencia del personal de las Centrales, la Coordinación de dicha unidad administrativa deberá comunicarlo a la Dirección de Infotecnología, para que proporcione la clave de acceso a la persona que ocupe interina o permanentemente el cargo, sin que en ningún caso pueda entregarse la clave personalizada de acceso a persona diferente al usuario.

Inhabilitación temporal de usuario. Para mantener una distribución equitativa de la carga laboral, la incapacidad por enfermedad, suspensión, el otorgamiento de licencia con o sin goce de sueldo o cualquier otra causa de ausencia temporal o definitiva de un Juez mayor o igual a un mes calendario, deberá ser comunicada de inmediato a la Coordinación de las Centrales, a efecto de que ésta tome las medidas necesarias para el conocimiento de los casos y reasignación de la carga temporal durante este periodo. A excepción de aquellos casos que ya se encuentren en etapa de sentencia o que ya se haya evacuado los medios de prueba.

Diferencia máxima permitida. El Juez Coordinador determinará la diferencia máxima permitida en la distribución de casos. Cuando se rebase la diferencia máxima, la Dirección de Infotecnología a petición del Coordinador o de los Jueces afectados por la distribución solicitarán la revisión correspondiente y deberá dictar las medidas necesarias para equilibrar las cargas de trabajo.

Mejoramiento del Sistema. La Dirección de Infotecnología en conjunto con la Coordinación de las U D I-D EG T-U N AH Centrales de Recepción de Documentos, propondrá al Poder Judicial las medidas necesarias que permitan el mejoramiento del sistema de distribución de casos.

Seguridad de los Sistemas Informáticos. Todos los sistemas informáticos deberán proporcionar control en el acceso a la información y seguridad en caso de siniestro, quedando a cargo de la Dirección de Infotecnología velar por el diseño de un Sistema Informático que asegure tales objetivos. La Coordinación de las Centrales, requerirá a la Dirección de Infotecnología para que adopte las medidas de seguridad apropiadas, tales como: mecanismos de respaldos para la recuperación de datos ante pérdidas, existencia de claves propias, bitácoras, perfiles y privilegios de acuerdo a cada usuario según su rol en la Central, así como la capacitación de los funcionarios. Título III Funciones de las Centrales Capítulo I Del Procedimiento para la Recepción de casos, escritos y otros documentos judiciales. Sección I De la Recepción

Recepción de casos. Las Centrales de Recepción de Documentos recepcionar án los casos, escritos y otros documentos judiciales dirigidos de manera concreta a cada órgano jurisdiccional a los que presta servicio, en el horario de atención al público que se le asigne.

Requisitos del usuario para la recepción de casos. El usuario debe presentar en la ventanilla de atención al público, su cédula de identidad si es parte en el caso o el carné vigente del Colegio de Abogados de Honduras si es profesional del derecho, acompañando los documentos que amparan su solicitud, demanda, requerimiento, acusación o contestación.

Requisitos de los documentos que contienen un caso. El secretario de atención al usuario, al recibir los documentos que amparan un caso, debe verificar lo siguiente: Que el texto y la firma del documento sea presentado 1. en tinta de color negro; Tamaño de papel y márgenes; 2. La designación correc 3. ta del órgano jurisdiccional; Que el nombre de las partes concuerde con la tarjeta 4. de identidad que presentan los usuarios; El lugar y la fecha del documento; 5. Que el documento lleve firma, si lo pres 6. enta la parte interesada; Si lo presenta el apoderado legal debe verifica 7. r que lle- ve la firma y el sello del profesional del derecho; y, Que el usuario presente el número de copias que ordena 8. la ley en cada materia. En caso de haber expediente iniciado, la designación 9. del expediente y Juez correspondiente. Y cualquier otra que se determine por la autoridad 10. correspondiente. U D I-D EG T-U N AH