Reglamento — Reglamento de Caja Chica del Instituto Nacional del Diabético

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN. Las requisiciones para las compras de bienes y servicios efectuadas con los fondos de caja chica, serán firmadas por los Gerente de las Unidades del INADI, registrados en la Gerencia Administrativa. No será necesaria cotización, pero si requerirán factura original o recibo por la compra del bien o servicio como constancia de la erogación.La Gerencia Administrativa verificará la no disponibilidad del bien o servicio solicitado, y en caso de carecer de los mismos, se determinará si la misma compra se efectúa con fondos de caja chica o por medio de cheque. U D I -D EG T-U N AH Sección B Avisos Legales

FRACCIONAMIENTO DE LAS COMPRAS. No se permitirá el fraccionamiento de las comprar de bienes y servicios para fines de enmarcarlo en el límite máximo autorizado con los fondos de caja chica.

ASIGNACIÓN PROVISIONAL DE FONDOS Y SU LIQUIDACIÓN. Cuando se entreguen fondos provisionales a un empleado de la Institución para la compra de bienes y servicios (pasajes de buses o taxis), cuyo importe se desconoce, por el anticipo al empleado receptor firmará un vale provisional, el que deberá ser liquidado posteriormente y refrendado por el Gerente a cargo del área. No obstante, lo anterior, debe ser previa justificación, y siempre y cuando sea para actividades laborales inherentes al cargo del empleado.Todos los vales provisionales deben ser liquidados en el transcurso de dos (2) días hábiles mediante la presentación del comprobante definitivo o devolviendo de inmediato los fondos no utilizados.La no devolución de estos fondos dará lugar a la deducción por planilla.

DOCUMENTOS DE SOPORTE . Los pagos que se efectúen a través del fondo de caja chica, deberán ser amparados con facturas, recibos u otros comprobantes originales que justifiquen la erogación del efectivo;cuando el caso Io amerite,los mismos deben tener la identificación del firmante receptor del pago mediante la anotación del número de la Tarjeta de Identidad y su nombre completo. No tendrán validez comprobante que evidencien alteraciones.

USO DE LOS FONDOS. Los fondos asignados son exclusivamente para uso oficial,no se podrán usar para cambiar cheques personales, atender anticipos, préstamos o gastos no oficiales.

PERIODO DE VIGENCIA DE LOS COMPROBANTES. Las fechas de los comprobantes que respaldan las erogaciones deben estar comprendidas dentro del mes que se solicita el reembolso para cumplir con el principio contable generalmente contable de que todas las transacciones deben registrarse en el periodo que ocurrió. Los reembolsos correspondientes a gastos del mes anterior serán presentados en un tiempo máximo de tres(3)días hábiles del mes siguiente.

REEMBOLSO DE CAJA CHICA. Para la reposición del fondo de caja chica, el encargado del mismo presentará un detalle de los gastos en un formulario llamado Reembolso de Caja Chica, debidamente adjuntar los soportes (facturas y/o recibos), correspondientes al momento de solicitar el reembolso,cuando el monto de lo gastado represente el sesenta por ciento (60%), como mínimo del monto asignado.

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Para el trámite del reembolso,la Gerencia Administrativa deberá verificar que la suma de los documentos soporte (facturas o recibos, etc.), sea igual al total solicitado y que las requisiciones estén debidamente autorizadas y aprobadas.Dichos documentos deberán cumplir con los requisitos de legalidad, estar condicionados y valorizados correctamente.

REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE SOPORTE. Los documentos de soporte utilizados en el reembolso,deberán llevar inserto el número del control establecido en la solicitud de reembolso en forma correlativa,sello de“pagado” y número de cheque con que fue reembolsado,a fin de evitar que los mismos sean cobrados nuevamente.

GASTOS POR ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS.Se autoriza la utilización de fondo de caja chica,previo visto bueno del jefe inmediato, para la compra de alimentos y bebidas al personal que labore en horas extraordinarias, en jornadas cuya hora de salida de la oficinas e a después de las7:30 P.M., o en jornadas diurnas en los días sábados, domingos y feriados,con un límite máximo de CIEN LEMPIRAS(L.100.00), por persona y tiempo de comida, previa justificación del trabajo a realizar, listado y visto bueno. El personal que se halle comprendido en este artículo, deberá entregar posteriormente U D I -D EG T-U N AH Sección B Avisos Legales informe del producto del trabajo realizado en horas extraordinarias.

ASIGNACIÓN CÓDIGO DEL GASTO. El encargado del fondo de caja chica,asignará el código de gastos a todos los documentos soporte a fin que se registre contablemente en la partida presupuestaria el gasto correspondiente.

FACTURAS Y COMPROBANTES. Las facturas o comprobantes que com prendas más de un rubro de gastos, deberán desglosarse a efecto de no afectar la cuenta de cada rubro.

ARQUEO FONDO DE CAJA CHICA. El Gerente Administrativo efectuar a los arqueos de caja chica así: 1.Cada vez que se solicite un reembolso.2.El último día de cada mes. 3. Al cierre de cada año. 4. Cuando se considere conveniente.

ARQUEO AUDITORÍA INTERNA. La Auditoria Interna cuando lo estime conveniente,efectuará arqueos sorpresivos del fondo de caja chica para asegurarse del correcto manejo de acuerdo al presente Reglamento.

VIGENCIA Y DEROGACIÓN. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del 02 de noviembre del2015.Cualquier situación no prevista en el presente Reglamento será resuelta por la Dirección General del INADI. El presente Reglamento debe ser Publicado en el Diario Oficial “LA GACETA”. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central a los 02 días del mes de noviembre de 2015. Johana Guicel Bermúdez Directora General Instituto Nacional del Diabético 22 F. 2017