Acuerdo — Nomenclatura de Correspondencia Oficial para la Secretaría de Educación

La nomenclatura que será asignada para las Direcciones Municipales y Direcciones Distritales estará formada de la siguiente manera: Primero: Serie Documental, Segundo: El correlativo, Tercero: La nomenclatura de las Dirección Municipal y/o, Cuarto: Para las Direcciones Distritales después del año actual. Se le asignara el número de área del municipio. En el caso de las Direcciones Distritales después del año deberá asignarse el número correspondiente de la Distrital, Quinto: Después de año las Direcciones Distritales deberán de asignársele un número de correlativo. Ejemplo # 6 Nomenclatura para las Direcciones Municipales. Ejemplo # 7 Nomenclatura para las Direcciones Distritales aquí un ejemplo en el Departamento de Atlántida en el municipio de La Ceiba con dos Direcciones Distritales.

La nomenclatura que será asignada para los Centros Educativos Públicos y Privados estará formada de la siguiente manera: Primero: Serie Documental, Segundo: El correlativo, Tercero: la nomenclatura asignada del SACE o sea su número o código SACE, Cuarto: el año actual. Quinto: después del año puede ir las Unidades dependientes que pertenecen al Centro Educativo se debe detallar su nomenclatura asignada. Sexto: la jornada de trabajo si el centro cuenta con varias jornadas. Ejemplo # 8 Centros Educativos U D I-D EG T-U N AH

Se aclara que debajo de la nomenclatura oficial de correspondencia se debe de detallar la Unidad, Programa Proyecto, Dirección, Subdirección Jefatura, Dirección Departamental, Dirección Municipal, Dirección Distrital y Centro Educativo respectivamente. Ejemplo # 9 de la aplicación de la Nomenclatura. OF - 021 - DDE01 - 2016 – SDE Dirección Departamental Atlántida / Secretaría MM – 018 -SDGTHA – 2017 Subdirección de Talento Humano Administrativo CIR – 112 - DDI0101 - 2017 – 02 Dirección Distrital # 2 de La Ceiba, Atlántida

Se estipula que toda la Nomenclatura de correspondencia oficial en los documentos debe ir separado por Espacio, Guión, Espacio, como se detalla en los ejemplos del artículo 18. Capítulo V Las Bibliotecas

Es deber de todos los Directores, Subdirectores y todo el personal de los Centros Educativos Públicos y Privados velar por la conservación, protección y las mejoras continuas de su Bibliotecas, fortalecer las y adaptar las a las nuevas tecnologías existentes hoy en día.

Los Bibliotecarios de cada Centro Educativos deberán tener un inventario de todas las obras literarias que contienen en sus bibliotecas con los siguientes datos: en un formato de Excel. a. Autor de la Obra “Primero el Apellido y después el Nombre” b. Nombre de la obra literaria c. Lugar de Edición d. Numero de Edición e. Casa Editorial, colección f. Fecha de publicación o impresión. g. Número de páginas de la obra h. Números de ejemplares en su posesión. Capítulo VI Normativas de uso general para todo el Centro Educati- vo a Nivel Nacional Públicos y Privados

En esta sección se estipula algunas normativas que serán de carácter obligatorio para todas los Centros Educativos a Nivel Nacional, tanto Público como Privados.

Los Centros Educativos Privados deberán adoptar en toda su documentación generada por ellos mismos la nomenclatura oficial de correspondencia del presente acuerdo.

Los Centros Educativos Privados que cierren por cualquier causa sus operaciones deberán de transferir la documentación completa y/o pertinente del alumnado a la Dirección Municipal a la que pertenecen, siendo ésta la autoridad competente para autorizar cualquier documento que sea solicitado.

Queda terminantemente prohibido que los dueños, propietarios, socios, accionistas de los colegios Privados que cerraron su centro educativo se queden o adueñen con la documentación referente a los expedientes, registros, notas, calificaciones, cuadros de los alumnos en los Centro Educativos. U D I-D EG T-U N AH

Los dueños de los Centros Educativos que cerraron, deberán de enviar al momento de su cierre toda esta documentación mediante oficio y listados y/o inventario debidamente organizados en un orden cronológico, en físico al Director Municipal. Enviando una copia del oficio al Director y al Secretario Departamental.

Los Centros Educativos Públicos y Privados a nivel nacional deben de velar por elaborar planes estratégicos para poder digitalizar toda su documentación desde la más actual hasta la más anterior, al momento de su digitalización debe de guardarse con el nombre del documento guía. “Respetando la nomenclatura oficial de este acuerdo”.

Los Centros Educativos Públicos y Privados a Nivel Nacional cuando cambien de Nombre o Razón Institucional deben de custodiar y mantener en orden toda su documentación. Y así preservar la información histórica de la Institución anterior. Capítulo VII Normativas del manejo y uso de la correspondencia Física y Digital y las Redes Sociales

Al momento de emitir un oficio tanto el remitente (el que envía o solicita) y el destinatario (el que recibe) deberán de respetar el contenido del mismo, no se permitirá ninguna alteración, tachadura, modificación o borrón del documento una vez recibo con su respectivo sello de recibido.

Para corregir cualquier error u omisión involuntario cometido en un oficio o documento entregado y sellado se deberá proceder de la siguiente manera: a.- Devolverlo al remitente mediante oficio detallando las observaciones y/o correcciones pertinentes, quien a su vez deberá elaborar un nuevo oficio con las correcciones u observaciones correspondientes y anulando el oficio anterior en el que se cometió el error. b.- No se permite utilizar el mismo número de oficio, para mantener la formalidad y el orden interno en la correspondencia enviada y recibida.

Las solicitudes de prestación de servicios o cualquier otro trámite interno que deba realizarse ante la autoridad superior deberá remitirse una copia a la persona o unidad solicitante, agregándole la fórmula cc: xx (con copia a xx persona o unidad).

Los medios de comunicación conocidos como redes sociales Facebook, Whatsapp, Twitter, Instagram, portales como blogs, etc, podrán ser usadas para transmitir comunicados e información a todos los empleados públicos de la Secretaría de Educación siempre y cuando se envíe adjunto la fotografía del Documento “Oficio, Circular, Memorando, Convocatoria y/o Invitaciones”, debidamente Escaneada Firmada y Sellada.

Se aclara que el funcionario que gire instrucciones mediante las redes sociales debe de cerciorarse de que el documento oficial escaneado esté debidamente firmado y sellado por la autoridad que emite el comunicado.

Los Directores Departamentales, Directores Distritales, Directores Municipales deberán de avocarse al encargado que maneja o administra la página web oficial de cada Dirección Departamental para subir sus comunicados, en donde podrán ser descargados por todos los interesados. Y a la vez podrán ser verificados su autenticidad si está en la página oficial de la Dirección Departamental.

El funcionario que envíe instrucciones por cualquier medio arriba mencionado sin el debido soporte físico U D I-D EG T-U N AH (Foto Digital del oficio firmado y sellado) será responsable de los lineamientos y/o indicaciones que giré.

La Unidad que queda exenta de adoptar esta Nomenclatura es: la Unidad de Auditoría Interna debido a que dependen del Tribunal Superior de Cuentas.

Sobre las Series Documentales y Sub series Documentales que se mencionan en los Artículos 14,15, 16, 17, 18 de esta ley se debe de consultar la página del archivo Institucional ubicada dentro de la página de la Secretaría de Educación en la Sección de Institucional, debido a que el proceso de la actualización de las Series sigue creciendo según vaya siendo creadas y puestas en uso por las diferentes unidades.

Sobre las Certificaciones de Estudio que se realizan en los centros educativos públicos y privados que no están registradas en el Sistema Administrador de Centro Educativo SACE, se debe de aclarar que al momento de elaborar las no debe ir el logo de la Institución ni la nomenclatura de correspondencia oficial del Centro Educativo emisor.

Cualquier documento de peso legal que se genere en la unidad legal de un Centro Educativo o Dirección Departamental no deberá de llevar logo ni nomenclatura también aquellos que están siendo generado para un traslado o dar fe de un trámite legal. También aquellos que sirven para un trámite al exterior. La unidad si debe de llevar un registro de los documentos que emite.

Los centros educativos deberán tener libros de registro en su haber tales como: a)Libro diario pedagógico, b) Libro diario administrativo, c) Libro de asistencia diaria del docente, d) Libro de promoción o promedios finales, e) Libro de comunicación o convocatorias, f) Libros de acuerdos, g) Libro de actas de supervisión de autoridades, h) Libros de vida del centro educativo, i) Libro de actas de reunión del consejo de profesores, j) Libro de actas de acompañamiento interno, k) Libro de registro de conducta estudiantes, l) Libro de Registro de alumnos con excelencia académica, m) Libro de actas de visitas, n) Libro de actas de la sociedad de padres, ñ) Libro de actas del Himno Nacional, o) Libro de Actas de Graduación, p) Libro de registro de Títulos, q) libro de práctica profesional, r) Libro del examen General, s) De calificaciones finales de los alumnos, t) Libros de vida, de matrícula, u) De Sesión de consejo de profesores, v) De incidencias, w) Libros de trabajo educativo social, x) De licencias, y) De sociedad de padres de familia, entre otros los cuales deben estar debidamente foliados, sellados y autorizados por la autoridad competente .y tenerlos actualizados.

Todo centro educativo debe organizar en su archivo los expedientes de los alumnos, carpetas profesionales de docentes, los cuales constituyen documentos de carácter oficial y pertenecen al centro educativo como parte de su historia.

Se autoriza la elaboración de documentos, inclusive correspondencia, manuscritos (escrita a mano) en aquellas zonas postergadas del país (en aquellas áreas rurales alejadas y de difícil acceso a las ciudades) donde no existan medios mecánicos, electrónicos o digitales. Artículo43.-Se detalla a continuación las Series Documentales que serán aplicadas al momento de la elaboración del sistema por Nomenclatura, dejándolos abiertos para agregar nuevas series que vayan surgiendo. Estas son las Series Documentales que se mencionan en los Artículos 14,15, 16, 17, 18 de este reglamento y deberán de aplicarse al momento de generar un nuevo documento. U D I-D EG T-U N AH U D I-D EG T-U N AH Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104 “Juntos estamos logrando la transformación del sistema educativo nacional” 19 Circular CIR 20 Concursos CONC 21 Constancia CONS 22 Contestación CONTS 23 Contrato CONTR 24 Control CONTL 25 Convenios CONV 26 Convocatoria CONVC Creación de código del SIAR para estructura presupuestaria CRESIAR 28 Creaciones de plazas CREAP 29 Credencial CRED 30 Cronograma CRON 31 Cuadro de valores CVL 32 Denuncias DENUN 33 Devolución de acuerdos DE VAC U 34 Diagnostico DIAG 35 Diario Pedagógico DIAPED 36 Dictamen DICT 37 Diplomado DIPL 38 Diseño y análisis DIAN 39 Embargos por Tesorería General de la República EMBA U D I-D EG T-U N AH Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104 “Juntos estamos logrando la transformación del sistema educativo nacional” 40 Emisión EMIS 41 Estimaciones ESTIM 42 Estudios ESTUD 43 Expedientes EXP 44 F1 F1 45 F4 F4 46 F=01 F=01 47 F=02 F=02 48 F=03 F=03 49 F=05 F=05 50 Ficha FICH 51 Formato FORMT 52 Formulario FORML 53 Funcionamiento y Donaciones de Institutos Oficiales FUNCI 54 Gacetas GACE 55 Gastos de Movilización GASTM 56 Generación GENE 57 Historial HISTORI 58 Hoja de cálculo HOCAL 59 Impugnación IMPUN 60 Informe INFO 61 Ingreso INGRE U D I-D EG T-U N AH Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104 “Juntos estamos logrando la transformación del sistema educativo nacional” 62 Instrumento INSTU 63 Invitaciones INVI 64 Kardex KARD 65 Levantamiento LEVAT 66 Libro de control LIBCOT 67 Licitación LICI 68 Liquidación LIQU 69 Listados LISTAD 70 Manual MANUL 71 Material Educativos MATEE 72 Memorándum MM 73 Memoria MEMO 74 Modelo MODE 75 Modificaciones MODI 76 Modulo MODU 77 Narrativas NARRA 78 Nombramientos NOMBR 79 NP2 NP2 80 Oficio OF 81 Organigrama OG 82 Opiniones OPIN 83 Orden ORD U D I-D EG T-U N AH Teléfonos: (504) 2220-5583, 2222-1225, Fax: (504) 2222-1374, Consultas y Denuncias Gratuitas al 104 “Juntos estamos logrando la transformación del sistema educativo nacional” 84 PEI PEI 85 Permisos PERM 86 Personamiento PERSN 87 Personería PERS 88 Planes PLAN 89 Planilla PLANL 90 Planos PLANS 91 POA POA 92 Presupuestos PRESP 93 Programaciones PROG 94 Propuestas PROPE 95 Recepciones RECP 96 Rechazos RECHA 97 Recibe RECIB 98 Recibido RECIBO 99 Recibos RECI 100 Reclamo RECLA 101 Recursos de Apelación RECUA 102 Recursos de Revisión RECUR 103 Registros REGISTR 104 Reglamento REGLM 105 Re incorporaciones REINCOR U D I-D EG T-U N AH 106 Remisión REMI 107 Reparos REPAR 108 Requerimientos REQU 109 Requisición REQUI 110 Resolución RESO 111 Respuestas RESP 112 Retiro RETIRO 113 Revisión de acuerdos REVACU 114 Revisión y Ajuste REVIA 115 Revista REVI 116 Sanciones SANCI 117 Seguimiento T.S.C. SEGU 118 Solicitudes SO 119 Suministros SUMI 120 Suspensiones SUSPEN 121 Términos de referencia TERDR 122 Toma de Posesión TOMP 123 Transferencias TRANSF U D I-D EG T-U N AH

El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial “La Gaceta”. SEGUNDO: La Aplicación de este Acuerdo es de Ejecución inmediata a partir de su publicación en el Diario Oficial “La Gaceta”. TERCERO:Transcribir el presente Acuerdo a la Secretaría de Estado en el Despacho de Educación, para su ejecución. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, a los diez días del mes de julio del año dos mil dieciocho. COMUNIQUESE. PUBLIQUESE. MARCIAL SOLIS PAZ, SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE EDUCACION.ABOG. LILIA CAROLINA PINEDA MILLA, SECRETARIA GENERAL. ABOG. LILIA CAROLINA PINEDA MILLA SECRETARIA GENERAL _______ LA EMPRESA NACIONAL DE ARTES GRÁFICAS No es responsable del contenido de las publicaciones, en todos los casos la misma es fiel con el original que recibimos para el propósito. U D I-D EG T-U N AH