Reglamento — Reglamento sobre Políticas y Procedimientos de Prevención y Detección de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo

RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO. El Sujeto Obligado, en consideración a su tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad, por medio del Comité de Cumplimiento, tiene las siguientes responsabilidades:

• a)

  Evaluar al menos una vez al año la aplicación y desarrollo del Programa de Cumplimiento;

• b)

  Conocer, analizar y realizar las acciones y sanciones correctivas, sobre los Reportes de Transacciones no diligenciadas; y Reportes de Operaciones Sospechosas no reportadas en tiempo y forma adecuada;

• c)

  Presentar informes trimestrales a la Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario, Profesional u Órgano que haga sus veces del Sujeto Obligado, que contengan como mínimo: un resumen de ROS y reportes de transacciones enviados a la UIF, así como de las respuestas a requerimientos; análisis de transacciones y casos; capacitaciones recibidas e impartidas; cancelación de relaciones profesionales, económicas o comerciales; calificación de riesgo de clientes; estadísticas del proceso de debida diligencia, actualización de clientes y del sistema de monitoreo; gestión de riesgos según el modelo implementado; sanciones aplicadas; y resultados de la aplicación de los procedimientos y políticas implementadas, entre otros;

• d)

  Dejar constancia en actas de sesiones debidamente firmadas. Asimismo, las actas deben evidenciar las inconformidades u oposiciones de los actos celebrados en sesión;

• e)

  Realizar reuniones extraordinarias para evaluar, analizar y concluir sobre situaciones de elevado riesgo para el Sujeto Obligado, incluyendo aquellos ROS que por sus características deban ser remitidos de manera inmediata a la UIF;

• f)

  Revisar anualmente la eficacia del Programa de Cumplimiento y del modelo de gestión de riesgo, a fin de identificar deficiencias o necesidades de modificación. Cualquier actualización y/o modificación del Plan de Cumplimiento, deberá comunicarse a la URMOPRELAFT;

• g)

  Otras responsabilidades que considere el Sujeto Obligado a través del Comité de Cumplimiento. En los casos de personas jurídicas que en consideración a su tamaño y organización no cuentan con una estructura para conformar un comité, será la administración superior quien ejerza las responsabilidades del Comité de Cumplimiento. Este Comité debe mantener evidencias y dejar constancia en actas de sesiones debidamente firmadas.Asimismo,las actas deben dejar evidencia de la o las inconformidades u oposiciones de los actos celebrados en el momento de la deliberación o resolución del asunto o la aprobación de actas que se relacionen con asuntos resolutivos. La Comisión evaluará la gestión de este Comité y podrá, en atención a sus facultades, requerir la disolución, retiro de miembros o restructuración del mismo, si a su criterio no cumple con las funciones que dicta la Ley y los objetivos por los cuales fue creado.

DESIGNACIÓN DEL FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO. Cuando el Sujeto Obligado sea una persona jurídica, debe designar un Funcionario de Cumplimiento a nivel gerencial, otorgarle suficiente autonomía, a efecto de coordinar las funciones y actividades de cumplimiento y seguimiento relativas a la prevención y detección de LA/FT. Cuando el Sujeto Obligado sea una persona natural o ejerza una profesión designada, el mismo tendrá la responsabilidad de las funciones de Cumplimiento. El Funcionario de Cumplimiento debe:

• a)

  Tener experiencia laboral comprobada en las actividades propias del negocio del Sujeto Obligado; y,

• b)

  Tener conocimientos en la formulación e implementación U D I-D EG T-U N AH de políticas, procedimientos y controles para aplicarlos en la prevención y detección del riesgo de LA/FT.

INCOMPATIBILIDADES PARA SER FUNCIONA- RIO DE CUMPLIMIENTO. En el caso de las personas jurídicas, el Funcionario de Cumplimiento no podrá:

• a)

  Ser Director o miembro de la Junta Directiva o Consejo de Administración;

• b)

  Ser Auditor Interno o Externo del Sujeto Obligado; para que estas personas puedan ser nombradas en el puesto de Funcionario de Cumplimiento, debe transcurrir, como mínimo, seis meses de haber culminado sus funciones en el puesto anterior;

• c)

  Ejercer funciones propias de asesor de inversiones, analista o corredor de bolsa del Sujeto Obligado;

• d)

  Haber sido propietario o accionista de sociedades que se hayan declarado en quiebra o en concurso de acreedores y que no hayan sido rehabilitados;

• e)

  Tener antecedentes penales;

• f)

  Haber sido condenado por cualquier delito contra la propiedad o la fe pública;

• g)

  Haber sido sancionado administrativamente por la CNBS.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO. Tomando en consideración el tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad del Sujeto Obligado, el Funcionario de Cumplimiento, en el desarrollo de sus actividades debe:

• a)

  Proponer las políticas y procedimientos para la prevención y detección de los riesgos de LA/FT;

• b)

  Socializar entre todo el personal, el Programa de Cumplimiento y las disposiciones legales y reglamentarias establecidas por la autoridad competente relativas en materia de prevención de LA/ FT, así como los procedimientos internos relativos al Programa de Cumplimiento;

• c)

  Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la prevención de los riesgos de LA/FT;

• d)

  Actualizarse constantemente sobre aspectos técnicos y legales relacionados con los riesgos de LA/FT;

• e)

  Enviar los reportes periódicos y demás información que sea requerida;

• f)

  Preparar, documentar y presentar al Comité de Cumplimiento, los posibles Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS). Una vez aprobados, remitirlos a la UIF;

• g)

  Establecer canales de comunicación y cooperación con otros Sujetos Obligados del sector APNFD;

• h)

  Cerciorarse que se cumplan las normas para la identificación general y de DDC;

• i)

  Asesorar sobre la elaboración y ejecución de las políticas internas para prevenir el riesgo de reputación derivado del uso indebido de los servicios y productos brindados por el Sujeto Obligado;

• j)

  Elaborar y presentar informes trimestrales al Comité de Cumplimiento que contengan como mínimo: un resumen de ROS y reportes periódicos de transacciones enviados a la UIF,así como de las respuestas a requerimientos; análisis de transacciones, operaciones, capacitaciones recibidas e impartidas, cancelación de relaciones profesionales, económicas o comerciales, calificación de riesgo de clientes o usuarios, estadísticas del proceso de debida diligencia y actualización de clientes o usuarios, sistema de monitoreo; gestión de riesgos según el modelo implementado; sanciones aplicadas, y resultados de la aplicación de los procedimientos y políticas implementadas;

• k)

  En el desarrollo de nuevos productos y servicios que el Sujeto Obligado ofrezca a sus clientes o usuarios, debe asegurarse que contengan las normas de control interno y de evaluación de riesgo, para la prevención del LA/FT;

• l)

  Coordinar y planificar conjuntamente con el Área de Recursos Humanos o quien ejerza esta función, las capacitaciones del personal de cada área en temas relacionados con las tipologías y sus respectivas señales de alerta, la identificación, debida diligencia y el conocimiento pleno de sus clientes o usuarios e instruirlos en cuanto a las responsabilidades que les señala el marco legal vigente;

• m)

  Servir de enlace entre el Sujeto Obligado,la UIFy URMOPRELAFT;

• n)

  Otras que el Sujeto Obligado considere en función de su gestión y administración de riesgo, en materia de prevención de LA/FT. Lo antes descrito debe formar parte integral del Programa de Cumplimiento.

DESIGNACIÓN Y COMUNICACIÓN DEL FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO. El Sujeto Obligado debe informar por escrito o por cualquier otro medio a la URMOPRELAFT, el nombramiento o sustitución del Funcionario de Cumplimiento, en un plazo no mayor a 15 días hábiles contados a partir de la fecha de contratación, adjuntando la respectiva hoja de vida y el punto de acta de sesión de Junta Directiva o Consejo de Administración donde se aprobó, u oficio por parte del Gerente General, Propietario o Profesional. En caso de sustitución, se deben informar los motivos o razones que dieron lugar a su separación. En el caso de cualquier tipo de ausencia del Funcionario de Cumplimiento, el Sujeto Obligado debe comunicarlo a la URMOPRELAFT y designar de inmediato a un sustituto interino con las mismas responsabilidades, facultades y funciones establecidas para el titular. De igual manera, el Sujeto Obligado debe contratar al Funcionario de Cumplimiento permanente en un plazo no mayor a tres (3) meses contados a partir de la ausencia del mismo. La URMOPRELAFT podrá hacer observaciones y recomendaciones cuando estime que el cargo o responsabilidad del Funcionario de Cumplimiento no le permita cumplir de manera idónea sus funciones, considerando el tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones del Sujeto Obligado, el Funcionario de Cumplimiento puede realizar otras funciones administrativas. La URMOPRELAFT, en el uso de sus facultades, podrá rechazar el nombramiento del Funcionario de Cumplimiento, cuando se presente una o varias de las siguientes situaciones:

• a)

  No cumplir con los requisitos enunciados en el presente Reglamento;

• b)

  Cuando los riesgos inherentes a las actividades u operaciones que realiza el Sujeto Obligado, requiera el nombramiento de una persona con mayor experiencia y conocimientos técnicos en la materia;

• c)

  Otros que considere la URMOPRELAFT. CAPÍTULO IV DEL GRUPO FINANCIERO O ECONÓMICO

GESTIÓN DE PREVENCIÓN. Los grupos financieros o económicos conformados por Sujetos Obligados que están supeditados a una supervisión consolidada, entendiéndose U D I-D EG T-U N AH aquellos que realicen actividades y profesiones no financieras designadas, de acuerdo a lo dispuesto por la CNBS deben desarrollar:

• a)

  Políticas y procedimientos corporativos a nivel del grupo con relación al sistema de prevención y gestión de riesgos del lavado de activos y financiamiento al terrorismo;

• b)

  Políticas y procedimientos para intercambiar información dentro del grupo para propósitos de prevención de LA/FT, estableciendo las salvaguardas adecuadas sobre la confidencialidad y el uso de la información intercambiada;

• c)

  Criterios necesarios que deben adoptar los integrantes del grupo para asegurar el cumplimiento sobre “Conocimiento del Empleado” al momento de contratar a los trabajadores y designar a los directores y gerentes;

• d)

  Programas de capacitación en materia de prevención del lavado de activos, especializados de acuerdo a las competencias de las empresas que conforman el grupo;

• e)

  Informe que detalle el nivel de exposición a los riesgos de lavado de activos de las empresas del grupo económico que no son sujetas a la supervisión o regulación de la CNBS, describiendo los resultados de las medidas de mitigación implementadas;

• f)

  Desarrollar e implementar un Programa Consolidado de Cumplimiento Corporativo para el grupo. El tipo y alcance de las referidas políticas y procedimientos deben tomar en consideración los riesgos de lavado de activos y ser consistentes con la complejidad de las operaciones y/o servicios que se ofrecen, y el tamaño del grupo.

FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO CORPORATIVO. El Sujeto Obligado que conforme un grupo financiero y/o económico, deben designar a un Funcionario de Cumplimiento Corporativo, quien debe ejercer el cargo de forma exclusiva y depender del Directorio del grupo. Asimismo, el nombramiento del Funcionario de Cumplimiento Corporativo debe cumplir con lo establecido en los artículos 8, 9, 10 y 11 de este Reglamento. El Sujeto Obligado que ejerza el control del grupo financiero y/o económico debe enviar a la UIF:

• a)

  Punto de Acta de sesión de Directorio, donde se acuerda la aprobación y nombramiento del Funcionario de Cumplimiento Corporativo;

• b)

  Listado de los integrantes del grupo financiero y/o económico bajo el control del Funcionario de Cumplimiento Corporativo, sean supervisados o no por la CNBS;

• c)

  Listado del personal a cargo del Funcionario de Cumplimiento Corporativo y de los Funcionarios de Cumplimiento de cada Sujeto Obligado integrante del grupo;

• d)

  Currículum Vitae del Funcionario de Cumplimiento Corporativo. Adicionalmente, el grupo financiero y/o económico puede designar, de acuerdo al tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones, un Funcionario de Cumplimiento en cada Sujeto Obligado integrante del grupo, el cual estará a cargo de coordinar directamente todos los temas relacionados con la prevención de lavado de activos con el Funcionario de Cumplimiento Corporativo; sin perjuicio que el Funcionario de Cumplimiento Corporativo sea el responsable del sistema de prevención del grupo. Los requisitos para ser Funcionario de Cumplimiento Corporativo son:

  • a)

    Tener experiencia laboral comprobada en las actividades propias del negocio del Sujeto Obligado;

  • b)

    Tener conocimientos en la formulación e implementación de políticas, procedimientos y controles para aplicarlos en la prevención y detección del riesgo de LA/FT;

  • c)

    Capacitación especializada y acreditada en prevención y gestión del riesgo de lavado de activos, de preferencia con conocimiento en análisis de riesgo, gestión de sistemas de información, aspectos legales y auditoría;

  • d)

    Ser un profesional con título universitario o superior. La URMOPRELAFT, en el uso de sus facultades, podrá rechazar el nombramiento del Funcionario de Cumplimiento Corporativo siguiendo lo establecido en el artículo 11 del presente Reglamento. CAPÍTULO V PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO

DEL PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO. El Sujeto Obligado debe contar con un Programa de Cumplimiento basado en la gestión de riesgo, y de conformidad a la normativa nacional relacionada con la prevención y detección del riesgo de LA/FT. El Programa de Cumplimiento debe ser flexible y efectivo, a fin de mitigar cada uno de los riesgos identificados por el Sujeto Obligado; asimismo, debe ser adecuado al tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad de las transacciones u operaciones del Sujeto Obligado. El Sujeto Obligado debe revisar periódicamente la efectividad de su Programa de Cumplimiento, a fin de identificar sus deficiencias o necesidades de modificación, derivadas de cambios en políticas internas o en las disposiciones legales y normativas vigentes. El Sujeto Obligado debe presentar el Programa de Cumplimiento ante la URMOPRELAFT, en forma física o electrónica, en un plazo que no exceda de seis (6) meses después de la publicación de este Reglamento en el Diario Oficial La Gaceta; adjuntando copia del punto de acta u oficio donde fue previamente aprobado por la Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario, Profesional u Órgano que haga sus veces del Sujeto Obligado. Cuando se realicen cambios o modificaciones al Programa de Cumplimiento, el Sujeto Obligado debe presentarlos ante la URMOPRELAFT, en forma física o electrónica, en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario después de que los mismos hayan sido aprobados por la Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario, Profesional u Órgano que haga las veces del Sujeto Obligado, adjuntando copia del punto de acta u oficio de aprobación. La URMOPRELAFT podrá requerir la reformulación del Programa de Cumplimiento y realizar observaciones al mismo cuando se determinen situaciones o circunstancias que afecten o limiten la gestión de prevención y detección de los riesgos de LA/FT. En aplicación a lo establecido en el artículo 10, numeral 3) de la Ley para la Regulación de Actividades y Profesiones No Financieras Designadas, y en el artículo 10 de la Ley Especial Contra el Lavado de Activos, de manera supletoria, el Programa de Cumplimiento debe contener, como mínimo:

• a)

  Estructura Organizacional, cuando aplique;

• b)

  Políticas y Procedimientos;

• c)

  Conocimiento de proveedores;

• d)

  Conocimiento y capacitación del empleado;

• e)

  Régimen Interno de Sanciones; U D I-D EG T-U N AH f. Código de Ética; y, g. Auditorías Internas y Externas, cuando aplique. ARTÍCULO15.-MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. El Manual de Políticas y Procedimientos debe incorporar los mecanismos de control adoptados, considerando el tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones del Sujeto Obligado, y debe contener la totalidad de las políticas y procedimientos para la prevención y detección de los riesgos de LA/FT. El Manual de Políticas y Procedimientos debe incluir lo siguiente:

  • a)

    Políticas de control y canales de comunicación entre la oficina principal, sucursales y agencias, si aplica;

  • b)

    Procedimientos para el cumplimiento del conocimiento y capacitación de los empleados por parte del área responsable, si aplica;

  • c)

    Procedimientos para el cumplimiento de la política de conocimiento del cliente y proveedores por parte del Sujeto Obligado y de sus funcionarios y empleados;

  • d)

    Procedimientos para la identificación de sus propios mercados, negocios y profesiones de mayor riesgo;

  • e)

    Todos los demás que el Sujeto Obligado considere pertinente. El Sujeto Obligado debe actualizar el Manual de Políticas y Procedimientos de acuerdo a sus necesidades.

CONOCIMIENTO DE PROVEEDORES Y/O ALIANZAS. Con la finalidad de velar por la integridad de sus proveedores y/o alianzas, y minimizar el riesgo que éstos puedan generar al Sujeto Obligado, se deben desarrollar procedimientos de debida diligencia durante la selección o renovación de contratos, además deben:

• a)

  Establecer el grado de riesgo de cada uno de sus proveedores y/o alianzas;

• b)

  Requerir la opinión de la Unidad de Cumplimiento sobre la contratación o renovación de contrato para proveedores y/o contrapartes de mayor riesgo y realizar una debida diligencia incrementada para éstos;

• c)

  Actualizar la información de sus proveedores en un plazo no mayor a los dos (2) años;

• d)

  Evaluar los casos en los que, amerite incluir en los contratos con los proveedores y/o alianzas, la obligación de cumplir con las normas de prevención de LA/FT, así como aspectos relacionados al deber de reserva de la información. En el caso de alianzas, la responsabilidad final de la prevención en las transacciones realizadas recae sobre el Sujeto Obligado.

CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO. El Sujeto Obligado, por medio del Área de Recursos Humanos o quien ejerza esta función, con el objeto de velar por la conservación de la integridad de sus funcionarios, directores, representantes autorizados y empleados,permanentes y temporales,conforme al tamaño,organización, estructura, recursos y complejidad, debe:

• a)

  Establecer políticas y procedimientos en el proceso de evaluación, selección y contratación, a fin de verificar los antecedentes personales, judiciales y laborales del personal a contratar;

• b)

  Vigilar la conducta de su empleado, en especial las de aquellos que desempeñan cargos relacionados con la atención de clientes o usuarios, recepción y administración de fondos;

• c)

  Prestar especial atención a aquellos empleados cuyo nivel de vida no corresponda al de su salario, sean renuentes a tomar vacaciones y estén a cargo del manejo de fondos.

CAPACITACIÓN DEL EMPLEADO. El Sujeto Obligado debe:

• a)

  Estructurar un Plan de Capacitación anual especializado en la materia e independiente, conforme al tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones y transacciones según corresponda, dirigido a la Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario u Órgano que haga sus veces del Sujeto Obligado, así como demás funcionarios y empleados;

• b)

  Evaluar, cerciorarse mediante evaluaciones anuales, que conocen sus obligaciones y responsabilidades legales concernientes a la prevención y detección del LA/FT;

• c)

  Emitir una lista de asistencia firmada que evidencie su participación, esta debe conservarse en un archivo físico y/o digital;

• d)

  Integrar al empleado de reciente ingreso, en un plazo no mayor a tres (3) meses, a un proceso de conocimiento sobre las obligaciones y responsabilidades establecidas en el Programa de Cumplimiento.

RÉGIMEN INTERNO DE SANCIONES. El Sujeto Obligado debe implementar un Régimen Interno de Sanciones de manera que se aplique a la Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario u Órgano que haga sus veces del Sujeto Obligado, así como demás funcionarios y empleados, a quienes se les compruebe que han incumplido una o más de las políticas o procedimientos para la prevención y detección de LA/FT. Este Régimen Interno de Sanciones se aplica sin perjuicio de las sanciones señaladas en el marco legal vigente, el cual debe ser eficaz, proporcional y disuasivo para evitar que se incurra en incumplimientos de lo establecido en la Ley y el presente Reglamento. El Sujeto Obligado que ya cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo, debe adicionar al mismo todo lo relacionado en materia de prevención y detección de los riesgos de LA/FT.

CÓDIGO DE ÉTICA. Debe contener las pautas de comportamiento, principios, valores, políticas, procesos y controles que demuestren el compromiso del Sujeto Obligado para prevenir y administrar los riesgos de LA/FT, así como evitar conflictos de interés. Dicho Código será aprobado por la Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario u Órgano que haga las veces del Sujeto Obligado. Quedan sujetos al cumplimiento de este Código, los Accionistas, Junta Directiva o Consejo de Administración, Gerente General, Propietario u Órgano que haga sus veces del Sujeto Obligado, así como demás funcionarios y empleados, para evitar que los productos y servicios del Sujeto Obligado sean utilizados para los riesgos antes descritos. El Sujeto Obligado que ya cuente con un código de ética, debe adicionar al mismo todo lo relacionado con la prevención y detección de los riesgos de LA/FT.

SISTEMA DE AUDITORÍA. El Sujeto Obligado, en consideración a su tamaño, organización, estructura, recursos y complejidad debe incorporar procedimientos en las U D I-D EG T-U N AH áreas de control interno y/o auditoría interna, para evaluar la observancia e implementación del Programa de Cumplimiento. CAPÍTULO VI DE LA DEBIDA DILIGENCIA

OBJETIVOS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA. El Sujeto Obligado debe elaborar políticas y procedimientos para el conocimiento de los clientes y usuarios, los cuales deben tener por objetivo al menos lo siguiente:

• a)

  Identificar y registrar las vulnerabilidades en las que el Sujeto Obligado puede ser utilizado en la comisión de los delitos de LA/ FT, las cuales deben ser constantemente socializadas con todos los empleados;

• b)

  Reducir el riesgo que, por comisión u omisión, dentro de sus actividades, profesionales, económicas o comerciales, pueden ser usados para dar legitimidad a fondos provenientes de actividades ilícitas;

• c)

  Proteger la reputación del Sujeto Obligado;

• d)

  Promover el cumplimiento de las normas establecidas en la Ley Especial Contra el Lavado de Activos, Ley Contra el Financiamiento del Terrorismo, así como en la Ley para la Regulación de Actividades y Profesiones no Financieras Designadas, el presente Reglamento, normativas aplicables y otras disposiciones legales emitidas relacionadas con la materia;

• e)

  Prevenir la imposición de sanciones penales, administrativas o pecuniarias a sus empleados, funcionarios, directores, gerente, propietario, al propio Sujeto Obligado, entre otros;

• f)

  Identificar operaciones inusuales o sospechosas realizadas por los clientes o usuarios;

• g)

  Establecer requisitos con respecto a la identificación de los clientes, de forma tal que el Sujeto Obligado conozca la identidad de los mismos, así como su actividad económica y comercial;

• h)

  Clasificar a los clientes o usuarios en personas naturales o jurídicas, por zona geográfica, producto y actividad profesional, financiera o económica, cuando aplique.

ETAPAS DE LA DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. El proceso de debida diligencia en el conocimiento del cliente, consta de cuatro etapas:

• a)

  Identificación: Desarrollar e implementar políticas y procedimientos para obtener la información completa y oportuna que permita establecer el perfil de un cliente o beneficiario final;

• b)

  Evaluación: Aplicación de procedimientos que permitan la verificación al inicio de la relación profesional, financiera o económica con respecto a la información proporcionada por los clientes y, de ser el caso, por su beneficiario final, con el objetivo de asegurarse que han sido debidamente identificados, y dejar constancia en el expediente de mérito. Cuando resulte necesario iniciar la relación profesional, financiera o económica y exista un expediente de mérito, antes de la verificación, para no interrumpir el curso normal de ésta, el Sujeto Obligado puede constatar la identificación del cliente, luego o durante el curso de la relación, según el grado de riesgo del cliente;

• c)

  Control: Adoptar políticas y procedimientos de gestión de riesgos de LA/FT, para determinar el grado de riesgo de cada uno de sus clientes, entre las cuales se establezcan las condiciones en las que un cliente puede utilizar los productos y servicios del Sujeto Obligado, previo a la verificación y los plazos aplicables para realizarla;

• d)

  Monitoreo: Asegurar que las operaciones, transacciones o actividades profesionales, económicas o comerciales, que realizan los clientes sean compatibles con lo establecido en su perfil e historial transaccional, lo que permite reforzar y reafirmar el conocimiento que se posee sobre sus clientes, y obtener mayor información cuando se tengan dudas o sospechas sobre la veracidad o actualidad de los datos proporcionados. La realización parcial o total de cada una de las etapas se encuentra en función al sector o actividad profesional, financiera o económica y a lo establecido en el presente Reglamento.

PERFIL DEL CLIENTE Y USUARIO. Durante el establecimiento o en el transcurso de una relación financiera o comercial, o cuando se realicen transacciones comerciales ocasionales con un cliente, sean estos personas naturales o jurídicas, el Sujeto Obligado debe crear y mantener en sus archivos (físico o electrónico) un perfil que permita determinar el tipo, riesgo, número, volumen y frecuencia de las operaciones, productos o servicios. En lo que corresponda a usuarios, cuando se ejecuten operaciones y transacciones consideradas de elevado riesgo deben determinar los parámetros para realizar o ejecutar el conocimiento del usuario, para ello deben requerir como mínimo, la siguiente información:

• a)

  Nombre completo,

• b)

  tipo y número de identificación,

• c)

  dirección de domicilio, e) nacionalidad; y, f) teléfono.

MEDIDAS DE DEBIDA DILIGENCIA DEL CLIENTE O USUARIO. Al evaluar los riesgos de LA/FT relativos a los clientes o usuarios, sus transacciones, operaciones o profesiones, el Sujeto Obligado, considerando el proceso de debida diligencia debe aplicar lo siguiente según corresponda: a. Medidas Normales. Si al inicio o durante la relación profesional, económica o comercial se determina que el nivel de riesgo se encuentra dentro de los parámetros de normalidad establecidos en sus políticas internas, el Sujeto Obligado debe solicitar para la identificación del cliente, los requisitos contenidos en el Anexo A – “Requisitos de Identificación del Cliente”, mismos que deben formar parte integral de su expediente. b. Medidas Simplificadas. Cuando determine que el riesgo es menor debe aplicar ésta medida de debida diligencia. El expediente del cliente debe contener como mínimo: nombre completo, tipo de documento y número de identificación, dirección, teléfono y cualquier otro documento o información que el Sujeto Obligado considere. Este nivel nunca significa una excepción total o ausencia de medidas de debida diligencia. c. Medidas Incrementadas. Si al inicio o durante la relación profesional, comercial o económica se determina que el cliente presenta mayor riesgo a los antes indicados, debe aplicar ésta medida de debida diligencia, a tono con los riesgos identificados, debiendo incrementar el grado y naturaleza del monitoreo de la relación profesional, comercial y económica. El Sujeto Obligado debe solicitar para la identificación del cliente, documentos e información adicional a los contenidos en el Anexo A – “Requisitos de Identificación del Cliente”. El sujeto obligado debe actualizar periódicamente los datos de sus clientes en función de su propio análisis de riesgo, con especial atención en los clientes de categorías de mayor riesgo, lo que determinará la gestión y administración de los mismos. U D I-D EG T-U N AH Cuando en el análisis de la operación se determine un incremento de riesgo o existan sospechas de LA/FT, las medidas aplicadas hasta ese momento no serán aceptables, por lo que el Sujeto Obligado debe incrementar las medidas según corresponda. En lo que corresponda a usuarios, se solicitará como mínimo los siguientes requisitos: Nombre completo, tipo y número de identificación, dirección y número telefónico.

REALIZACIÓN DE DEBIDA DILIGENCIA DEL CLIENTE. Los Sujetos Obligados deben aplicar siempre medidas de DDC cuando:

• a)

  Al inicio del establecimiento de relaciones profesionales, económicas o comerciales;

• b)

  Al realizar transacciones ocasionales por encima del umbral designado aplicable;

• c)

  Al realizar transacciones ocasionales mediante transferencias electrónicas;

• d)

  Al existir sospecha de LA/FT independientemente del umbral designado aplicable;

• e)

  Al tener dudas sobre la veracidad o precisión de los datos de identificación del cliente obtenidos con anterioridad.

IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CLIENTE O USUARIO. El Sujeto Obligado debe adoptar procedimientos para la identificación del cliente o usuario como parte de las medidas de DDC:

• a)

  No se deben iniciar relaciones profesionales, económicas o comerciales con clientes anónimos, con nombres falsos, ficticios, codificados o de cualquier otra modalidad que encubra su identidad o la del beneficiario final;

• b)

  Crear y mantener actualizada una base de datos de clientes de forma física o electrónica;

• c)

  Organizar un expediente, físico o electrónico, que contenga la información y documentación relacionada a las acciones del cliente;

• d)

  Identificar al cliente, se trate de una persona natural o jurídica o de una estructura jurídica, así como las actividades que ellos desarrollan, valiéndose de documentos, datos o información confiable y de fuente oficial;

• e)

  Requerir al cliente o usuario, que indique si actúa como intermediario de otra persona y si está autorizado para hacerlo, en caso afirmativo, identificarlo;

• f)

  Dejar constancia en el expediente, físico o electrónico, respectivo de todas las acciones realizadas, en los casos que proceda, para poder conocer a su cliente o usuario;

• g)

  Obtener información suficiente para conocer y entender el propósito y carácter que se pretende dar a la relación económica, comercial o profesional;

• h)

  Establecer si una persona actúa como intermediario en nombre de un cliente y, si está autorizado para hacerlo, en caso afirmativo, identificar y verificar la identidad de esa persona;

• i)

  Realizar una debida diligencia continua sobre la relación comercial, que incluya examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen correspondan con el conocimiento sobre el cliente, su actividad comercial y perfil de riesgo, incluido, cuando corresponda, el origen de los fondos;

• j)

  Realizar una debida diligencia continua sobre la relación comercial, que asegure que los documentos, datos o información recopilada en virtud de un proceso de DDC se mantengan actualizados y pertinentes mediante la revisión de los registros existentes, en especial en los casos de clientes incluidos en las categorías de mayor riesgo;

• k)

  Deben aplicarse los requisitos de DDC a los clientes existentes, en base a la materialidad y el riesgo, tomando en consideración las medidas de DDC previamente aplicadas y la pertinencia de los datos obtenidos;

• l)

  Aplicar medidas de conocimiento del cliente de acuerdo a las políticas de riesgo, las cuales pueden ser normales, simplificadas o incrementadas. En lo que respecta al usuario, le serán aplicables los literales anteriores si el nivel de riesgo del mismo es mayor y cuando el Sujeto Obligado decida continuar la relación con éste.

IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO FINAL. El Sujeto Obligado debe establecer procedimientos para identificar a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción y/o que posee o ejerce el control efectivo final sobre un cliente a favor de la cual se realiza una operación; incluyendo a las personas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica, es decir, quien tiene el control o influencia sobre las decisiones que se adopten en éstas. Además, identificar los beneficiarios finales, antes y mientras se establece una relación financiera o comercial y tomar las medidas razonables de DDC para verificar su identidad, de modo que se conozca quién es el beneficiario final. El beneficiario final será la persona natural que cumpla con al menos uno de los siguientes criterios:

• a)

  Poseer directa o indirectamente el 25% o más del patrimonio de la estructura jurídica de la empresa cliente del Sujeto Obligado;

• b)

  Que ostente una responsabilidad significativa en el control, gerencia o dirección de la estructura legal de la empresa cliente del Sujeto Obligado. El Sujeto Obligado debe contar con procedimientos efectivos para detectar las transacciones realizadas por personas naturales o jurídicas que manejen fondos de terceros, desarrollando un seguimiento de sus operaciones de acuerdo al riesgo identificado. Para asegurar el adecuado monitoreo de estos movimientos, debe estar en condiciones de identificar al beneficiario final de las transacciones y obtener información del origen de los fondos, siempre que lo requieran para el desarrollo de sus procedimientos de Debida Diligencia. La exigencia contemplada en el presente artículo resulta aplicable sin importar la calificación de riesgo al que se encuentre sometido el cliente.