Reglamento — Reglamento Interno para la Administración de Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores

El presente Reglamento es un instrumento norma- tivo administrativo contentivo de las disposiciones que regirán el correcto y eficiente manejo del Fondo Especial para Gastos Operativos, creado para las Direcciones de la Policía Nacional, en aras de la modernización institucional, la promoción de la transparencia y la rendición de cuentas.

Objeto. Este Reglamento tiene como objeto normar los procedimientos para la asignación, autorización, administración y liquidación de recursos concedidos mediante un Fondo Especial para Gastos, creado para agilizar, facilitar y eficientar la satisfacción de necesidades y requerimientos de las diferentes Direcciones de la Policía Nacional. U D I-D EG T-U N AH

Base Legal y Normativa. Los procedimientos y requisitos establecidos en el presente Reglamento para la administración de fondos públicos bajo la modalidad descrita, se encuentran reguladas por la siguiente legislación: a. Constitución de la República. b. Tratados o convenios internacionales ratificados por el Estado hondureño. c. Ley General de la Administración Pública. d. Ley de Procedimiento Administrativo. e. Ley de Presupuesto. f. Ley de Contratación del Estado y demás normas legales relacionadas. g. Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. h. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. i. Ley Orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad y de la Policía Nacional de Honduras. j. Disposiciones Generales del Presupuesto. k. Reglamento de la Ley de Contratación del Estado. l. Reglamento de las Disposiciones Generales del Presupuesto y los demás reglamentos especiales que se dicten en materias relacionadas con el tema de contratación. m. Código de Conducta Ética del Servidor Público. n. Cualquier otra normativa aplicable.

Alcance y Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de uso y aplicación de todas las Direcciones previstas en el mismo y de cumplimiento obligatorio para los funcionarios y servidores públicos de la Secretaría de Seguridad y Policía Nacional responsables de la autorización, asignación, control y administración de los recursos conferidos en virtud de un Fondo Especial para Gastos Operativos. Con este propósito, tendrán asignación de Fondo Especial todas las Direcciones de la Policía Nacional existentes al momento de entrar en vigencia este Reglamento y aquellas que en el futuro sean creadas y autorizadas por la Autoridad Superior, a petición del Director General de la Policía Nacional.

Incumplimiento al Reglamento.El incumplimiento del presente Reglamento generará responsabilidades de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales y técnicas que se encuentren en vigencia.

Revisión, Actualización y Modificaciones. La Gerencia Administrativa, a través de las instancias correspondientes, revisará este Reglamento una vez al año y si considera necesaria su actualización, lo hará sobre la base de: a. La experiencia resultante de su aplicación. b. Necesidades emergentes a la dinámica adminis- trativa. c. Cuando se emitan otras disposiciones legales y que estén relacionadas con la administración de fondos de esta naturaleza. d. Cuando existan observaciones y recomendaciones fundamentales que realicen las áreas funcionales y las instancias de control interno y externo. La Gerencia Administrativa elaborará un Informe Técnico y solicitará a la Secretaría General su pronunciamiento, a través del Dictamen Legal respectivo. La actualización y/o modificaciones del presente Reglamento, serán aprobadas por la Autoridad Superior, a través de la emisión de Acuerdo interno. U D I-D EG T-U N AH

Definiciones. Para los fines del presente Reglamento, los siguientes tendrán el significado que se expresa en el presente Artículo y se regularán de la forma descrita a continuación: a. Activos Fijos: Bienes que han sido adquiridos con fondos públicos y tienen asignado un registro de inventario. b. Administrador del Fondo: Funcionario o empleado a quien el Responsable del Fondo ha encargado su administración, custodia y uso adecuado, de conformidad con las disposiciones de este Reglamento. c. Almacén: Es el lugar donde se almacenan los productos e insumos que están a disposición de las diferentes dependencias de la Secretaría. d. Autoridad Superior: La persona que ejerce el cargo de Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. e. Carácter Urgente: Compras de menor cuantía, requeridas de inmediato para no paralizar el desarrollo de alguna actividad institucional, que no exime al Administrador de la responsabilidad de documentar la contratación. f. Compra:Acción o proceso de adquirir productos y/o servicios a un proveedor en su condición de persona natural o jurídica (preferentemente registrado)enla Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE) y/o inscrito en los propios registros de proveedores de la Secretaría, verificable a través del Sistema Integrado de Gestión y las bases de datos institucionales disponibles. g. Comprobante: Facturas con Código CAI, recibos y otros documentos de soporte que avalan la compra realizada. No se incluyen los talonarios de recibo. h. Fianza o Caución: Los Directores Responsable de Fondos, tendrán que prestar Fianza o Caución (no pagaré), conforme a los Artículos 171 y 172 del Reglamento de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. Constituye una cantidad de dinero que garantiza el cumplimiento de una obligación o un pago. El límite máximo es de QUINIENTOS MIL LEMPIRAS EXACTOS (L 500, 000.00), y el mínimo, es el monto asignado para el Fondo. i. Fondo Especial para Gastos Operativos: Fondo constituido para el financiamiento de gastos ejecutados, supliendo con rapidez e inmediatez, los requerimientos y necesidades de las diferentes Direcciones de la Policía Nacional. No se considera un mecanismo para ejecutar el presupuesto asignado a las Direcciones evadiendo la planificación, los procedimientos ni el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). j. Fraccionamiento: Pretender evadir los límites autorizados en este Reglamento, para las erogaciones del Fondo Especial para Gastos Operativos. Comprende la erogación de dos o más vales, la compra o pago de un mismo insumo, producto o servicio, que se realice con facturación de números correlativos sucesivos de una sola empresa, en la misma fecha o en una muy cercana y para un mismo fin, con el propósito de ajustar los límites autorizados. También constituirá la compra de todos los productos, de diferente naturaleza, en un mismo establecimiento comercial. k. Gastos Menores: Son los productos y/o servicios adquiridos por los límites establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto de cada ejercicio fiscal. U D I-D EG T-U N AH l. Gastos operativos de viaje: Incluye hospedaje, alimentación, combustible y peaje. Se entienden como aquellos recursos que son utilizados en el desarrollo de una misión operativa imprevista, que implica la movilización o traslado físico de personal. m. Liquidación: Presentación, justificación o rendición definitiva del fondo, es decir, el cierre del anticipo aperturado. Debe realizarse al término de cada ejercicio fiscal o al cesar en el cargo, en las fechas estipuladas en las Normas de Cierre que sean aprobadas. n. Reembolso: Reposición o devolución de los fondos ejecutados por la Dirección, por un monto no mayor al setenta y cinco por ciento (75%) del total autorizado. o. Presentes Institucionales:Atenciones, obsequios o presentes que se entregan en representación de la SEDS, como muestra de cordialidad, afecto y/o agradecimiento. En ningún caso constituirán presentes institucionales aquellos brindados a título personal o de forma discrecional. p. Responsable del Fondo: Director. Funcionario titular de la Dirección a la cual se asigna el Fondo Especial para Gastos Operativos. q. SEDS: Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad/Policía Nacional. r. Total autorizado: Monto aprobado por la Autoridad Superior para solicitar reembolso de fondos. s. Total asignado: Monto asignado por la Autoridad Superior, que constituye el límite anual del Fondo Especial. CAPÍTULO II ADMINISTRACIÓN DEL FONDO ESPECIAL PARA GASTOS OPERATIVOS

Fondo Especial. Se entiende por Fondo Especial para Gastos Operativos, aquella suma de dinero que, con autorización de la Autoridad Superior, la Gerencia Administrativa procede a depositar en una cuenta bancaria aperturada exclusivamente para este propósito.

Establecimiento del monto. El monto constitutivo del Fondo o total asignado, será establecido y autorizado anualmente por la Autoridad Superior.

Monto del pago máximo para Gastos Menores. El pago a cubrir por medio de este Fondo se establecerá de conformidad a las Disposiciones Generales de Presupuesto vigentes.

Garantía a favor de la SEDS. Todo Responsable del Fondo deberá rendir una garantía, caución o fianza para la custodia del mismo. Ningún Director podrá ejecutar fondos sin antes rendir garantía, caución o fianza.

Responsable del establecimiento de controles. El Responsable del Fondo deberá establecer los controles necesarios para asegurar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento, quedando terminantemente prohibido el fraccionamiento de las compras.

Funciones básicas: Para el correcto manejo del Fondo Especial, las Direcciones de la Policía Nacional atenderán las siguientes funciones: a. Custodiar cuidadosamente los formularios de cheques, así como los comprobantes y cualquier documento que respalde el gasto, los cuales deben ser referencia dos claramente con el respectivo cheque. U D I-D EG T-U N AH b. Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes guarden relación directa con el detalle del periodo de compra. c. Llevar un registro auxiliar de la cuenta corriente sin borrones ni tachaduras. d. Permitir la revisión de las conciliaciones bancarias, en periodos mensuales, por parte del personal designado por la Gerencia Administrativa. e. Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administración de fondos, a fin de facilitar su revisión. f. Mantener siempre el Reglamento disponible y socializar su contenido con el personal bajo su cargo. g. Mantener un sistema adecuado del control interno. h. Elaborar informes del Fondo Especial a requerimiento de las autoridades de la institución.

Gastos. Se consideran gastos indispensables y urgentes para ser pagados por esta cuenta los siguientes: a. Combustible, para las misiones que no están contempladas en la asignación cotidiana ni en el presupuesto ordinario. El abastecimiento de combustible se realizará de acuerdo al tipo de vehículo y siguiendo las disposiciones que para este efecto emita la Policía Nacional, a través de la Dirección de Logística. b. Alimentación, exceptuando postres, semillas, alimentos especializados y/o gourmet, a menos que correspondan a atenciones protocolarias, lo cual tendrá que indicarse expresamente. c. Gastos Operativos de Viaje. d. Material de aseo. e. Material eléctrico y de ferretería. f. Gastos y eventos protocolarios no previstos en el Plan Anual de Compras y Contrataciones. g. Misiones oficiales confidenciales. h. Papelería y útiles de oficina. i. Mantenimientos de redes, internet, servicio de cable. j. Servicios públicos (agua y luz eléctrica). k. Medicinas de Botiquín de Primeros Auxilios. l. Reparaciones Menores. m. Arreglos o Remodelaciones que no excedan los límites establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto de cada ejercicio fiscal. El Responsable del Fondo estará obligado a informar a la Unidad de Infraestructura de la Dirección de Logística sobre la ejecución de estas obras menores, a fin que esta dependencia brinde una adecuada supervisión y seguimiento. Asimismo, tendrá que solicitar una Garantía de Calidad, conforme lo establecido en la Ley de Contratación del Estado y su Reglamento y documentar los avances con fotografías. La Gerencia Administrativa elaborará un docu- mento tipo Formulario que será utilizado como soporte; en éste constarán las obligaciones y responsabilidades de ambas partes (contratante y contratista). n. Reparación y mantenimiento de vehículos. Para este caso en particular, se debe adjuntar dos cotizaciones. U D I-D EG T-U N AH Dichos servicios deberán documentarse indicando las características del automotor y su número de activo, llevando un orden correlativo. Asimismo, tendrá que ingresarse en su Hoja de Vida en el Sistema Integrado de Gestión. o. Repuestos. p. Otros que se requieran para el funcionamiento de las Direcciones, siempre y cuando sean expresamente autorizados. CAPÍTULO III CONTENIDO PRESUPUESTARIO

Los desembolsos que se realicen con este Fondo Especial deberán contar con el correspondiente presupuesto y se respaldarán con el justificante o comprobantes originales. Esto debe ser verificado por la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional y/o la Subgerencia de Presupuesto.

Respaldo del gasto.Cuando por las características del gasto éste no pueda respaldarse inmediatamente con el correspondiente justificante, las Direcciones de la Policía Nacional deberán preparar el comprobante interno debidamente diseñado para tales efectos y mantenerlo en su poder, hasta tanto el funcionario responsable obtenga los documentos originales. Esto con el propósito que pueda justificarse el faltante, en caso de arqueos sorpresivos, no para efectos de trámite de reembolso. CAPÍTULO IV DOCUMENTACIÓN SOPORTE

Los documentos soporte utilizados en el reembolso, deberán llevar inserto el número de control establecido en la solicitud de reembolso en forma correlativa, el sello de “cancelado” y número del cheque con que fue reembolsado si fue pagado con cheque, además, el código del objeto del gasto al que se deberá cargar el egreso respectivo.

Para las compras efectuadas con fondos, se requerirán las cotizaciones necesarias (en los casos que aplique), las facturas, recibos y otros comprobantes en original y sin ningún tipo de adulteraciones por la compra del producto y/o servicio, como constancia de la erogación.

Los comprobantes que soporten las operaciones efectuadas, deberán observar los requisitos siguientes: a. Ser presentados numerados, membretados, con indicación del Registro Tributario Nacional y Código CAI. b. Nombre, dirección y teléfono del negocio o proveedor. c. Nombre, firma y sello del cliente. d. Fecha de la operación. e. Descripción clara del producto y/o servicio ad- quirido. f. Cálculos claros y correctos. g. La cantidad en números y, en el caso de recibos, en letras.

En casos especiales (como las misiones que se realizan en localidades donde no se emiten documentos con regulaciones del SAR), se requerirá la presentación de una Nota Justificativa, autorizada por el Responsable del Fondo, dando fe de su contenido y confirmando que la transacción es real y válida.

No tendrán ninguna validez los comprobantes que evidencien alteraciones (borrones, tachaduras e ilegibles) únicamente se aceptarán facturas o recibos con membrete y código CAI, los gastos menores de MIL LEMPIRAS (L 1,000.00) (Reparaciones de llantas, Fotocopias, transporte urbano, líquido(s) y aceites de carro, a excepción de mano de U D I-D EG T-U N AH obra para lo cual se debe de acompañar fotocopia de Identidad de quien presta el servicio).

Toda factura o recibo deberá contar con la expli- cación del gasto y la firma y sello del responsable.

La documentación soporte del gasto (facturas, recibos, etc.) será sujeta a revisión para verificar su vigencia y procedencia. En caso de presentar información falsa, el responsable deberá responder por estos actos ante las autoridades que correspondan, conforme a Ley.

Toda compra de supermercado tiene que venir con la cinta de la máquina registradora, de lo contrario, no se le tomará en cuenta el gasto y en la misma no deben venir artículos personales. En caso que el establecimiento no cuente con este tipo de documento, deberá presentarse factura detallando la cantidad y costos unitarios. Se exceptúan los casos excepcionales, debidamente documen- tados y justificados por el Responsable del Fondo, mediante Nota Justificativa.

Las facturas o comprobantes soportes que comprendan más de un rubro de gastos, deberán desglosarse afectando las cuentas contables financieras y presupuestarias correspondientes, estas cuentas deberán estar contempladas en el Catálogo de Cuentas del Manual de Clasificación de Gastos Públicos.

Cuando del Fondo Especial se tenga que erogar para gastos operativos de viaje, éste deberá documentarse completando el formato que autorice la Gerencia Administrativa para este efecto. Lo mismo aplicará para la liquidación de dicho gasto, al cual se le anexarán los comprobantes respectivos para su soporte. Los formatos deberán contar con la firma y sello del Respon- sable del Fondo.

No podrán gestionarse viáticos cuando del Fondo Especial se eroguen gastos operativos de viaje. El Responsable del Fondo dará fe de esto haciéndolo constar en la documentación de dicho pago. CAPÍTULO V PROHIBICIONES

Los recursos del Fondo Especial no deben ser utilizados para: a. Préstamos personales. b. Anticipo de sueldos a funcionarios o empleados. c. Cambios de cheques. d. Alquileres de viviendas, salvo casos expresamente autorizados. e. Compra de productos en la misma empresa, salvo casos debidamente justificados. f. Entregar el dinero para las compras sin el docu- mento correspondiente (vale o recibo). g. Horas extraordinarias. h. Gastos de alimentación de consumo personal (café gourmet o especializado, soda, comidas rápidas, bebidas alcohólicas, bebidas hidratantes, energi- zantes, dulces, chocolates, chicles, etc.). Se excluyen las misiones operativas que requieran de su compra, lo cual deberá constar en una Nota Justificativa emitida por el Responsable del Fondo, dando fe de su veracidad. i. Los alimentos para atender asuntos protocolarios deben ser consumidos preferiblemente dentro del centro de trabajo. U D I-D EG T-U N AH j. Cuando las atenciones protocolarias sean fuera del centro de trabajo, se deberá solicitar el reembolso y en ambos casos, adjuntar el listado de las personas que fueron atendidas. k. No se aceptarán pagos con tarjetas de crédito ni débito personales, salvo casos debidamente justificados. l. Adquirir bienes que por su naturaleza y uso son considerados como activos fijos y se encuentran como bienes en custodia. m. Efectuar adquisiciones de productos y/o servicios que no se encuentren comprendidos dentro de las partidas de gasto autorizadas. n. Fraccionamiento de compras. o. Utilizar los fondos para cumplir compromisos anticipados y adquiridos con cargo a futuras asignaciones o reposiciones de este Fondo. p. Realizar pagos a clínicas y médicos particulares, atenciones odontológicas, obsequios, premios, gastos de prensa por sal u taciones, ho menajes, padrinazgos, agasajos, festejos, subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier naturaleza y concesión de préstamos, a título personal o de forma discrecional. q. Pago de servicios de vigilancia, aseo y otros.

Queda terminantemente prohibido el uso del monto autorizado del Fondo Especial, para atender asuntos personales, de cualquier funcionario o empleado de la dependencia. No se podrán cambiar cheques personales o de otra naturaleza. Tampoco se podrá mantener cheques en blanco firmados.

No tendrá validez la presentación de una sola factura por el total del Fondo, aunque se incluyan diferentes tipos de gastos, ni varias facturas del mismo negocio con números correlativos consecutivos. CAPÍTULO VI REEMBOLSO DEL FONDO

El Reembolso del Fondo se entiende como la reposición o devolución de los fondos ejecutados por la Dependencia, por un monto no mayor al setenta y cinco por ciento (75%) del total autorizado.

Para el reembolso del Fondo, el Administrador del mismo presentará un detalle de los pagos en formulario pre numerado, llamado REEMBOLSO DE LOS FONDOS, adjuntando en legal y debida forma los soportes (facturas y/o recibos) correspondientes.

El reembolso o reposición del Fondo Especial deberá solicitarse con cinco (05) días de anticipación.

Se procederá a efectuar el reembolso a conveniencia de la Dirección, hasta por un setenta y cinco por ciento (75%) del total autorizado. Para estos efectos, la Gerencia Administrativa podrá emitir comunicación oficial estableciendo fechas máximas para solicitar reposición de recursos.

Los reembolsos se efectuarán a nombre del Responsable del Fondo respectivo. En ningún caso podrán exceder del límite autorizado.

El Administrador del Fondo Especial deberá subsanar las observaciones efectuadas por el Departamento de Contabilidad y/o Tesorería, en su caso, producto de los U D I-D EG T-U N AH reembolsos presentados, en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles a partir de recibidas las mismas. CAPÍTULO VII LIQUIDACIÓN DEL FONDO

La Liquidación es la presentación, justificación o rendición definitiva del Fondo Especial, es decir, el cierre del anticipo aperturado. Se realizará al término de cada ejercicio fiscal o al cesar en el cargo, en las fechas estipuladas en las Normas de Cierre que sean aprobadas.

Para este efecto, el saldo del Fondo Especial debe quedar en cero y, si existiese un remanente de efectivo, proceder a su devolución.

La liquidación no podrá ser por un monto mayor al total asignado para el Fondo Especial.

La liquidación será objeto de revisión por el personal designado para este fin. Una vez que esta sea aprobada, la Gerencia Administrativa entregará al Responsable del Fondo una Constancia de Solvencia como soporte de cumplimiento de esta obligación. Dicha constancia no eximirá al Responsable del Fondo de las acciones que pueda deducir el Tribunal Superior de Cuentas, a posteriori.

Si en la revisión de la liquidación del Fondo se identifican inconsistencias, el Administrador del Fondo tendrá hasta quince (15) días calendario para realizar las subsanaciones. En caso que no sean desvanecidas las inconsistencias, no se extenderá la Constancia de Solvencia al Responsable del Fondo, quedando pendiente con la administración de la SEDS y sin posibilidad de abrir un nuevo Fondo para el siguiente ejercicio fiscal o cargo, según corresponda. CAPÍTULO VIII DISPOSICIONES FINALES

Las Notas Justificativas deberán contar con la firma y sello del Responsable del Fondo, para su validez.

El Fondo Especial para Gastos Operativos estará sujeto a arqueos sorpresivos por la persona que designe la Gerencia Administrativa y/o Inspectoría General. De esta actividad se dejará constancia por escrito y será respaldada con la firma del Administrador del Fondo, quien realice el arqueo y un testigo. En caso de encontrar un faltante, éste debe de ser pagado inmediatamente. Estos arqueos son independientes de los que pueda efectuar la Unidad de Auditoría Interna, Inspectoría General o la Gerencia Administrativa. CAPÍTULO IX DE LA VIGENCIA DE ESTE REGLAMENTO

El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del día de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. PUBLÍQUESE. JULIÁN PACHECO TINOCO Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad MANUEL DE JESUS LUNA GUTIERREZ Secretario General U D I-D EG T-U N AH