Reglamento — Reglamento del Fondo Especial para Gastos Operativos de la Policía Nacional
Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad
- Publicación: 9 de septiembre de 2019
- Órgano emisor: Secretaría de Estado en el Despacho de Seguridad
- Gaceta: 35,044
Articulos
Los retiros de efectivo para el trámite de compras deben estar amparados por un vale o recibo firmado por el Administrador del Fondo y aquella que recibe el dinero. Lo anterior, debe ser liquidado oportunamente con el comprobante correspondiente. CAPÍTULO IV DOCUMENTACIÓN SOPORTE
Los documentos soporte utilizados en el reem- bolso, deberán llevar inserto el número de control establecido en la solicitud de reembolso en forma correlativa, el sello de “cancelado” y número del cheque con que fue reembolsado, si fue pagado con cheque, además el código del objeto del gasto al que se deberá cargar el egreso respectivo.
El comprobante de Fondo es un documento soporte del gasto, cuando sea debidamente autorizado por el jefe superior inmediato, del receptor del efectivo, cuando quien presta el producto y/o servicio, no tenga un documento que soporte el mismo.
Para las compras efectuadas con fondos, se requerirán las cotizaciones necesarias (en los casos que aplique), las facturas, recibos y otros comprobantes en original y sin ningún tipo de adulteraciones por la compra del producto y/o servicio, como constancia de la erogación.
Los comprobantes que soporten las operaciones efectuadas, deberán observar los requisitos siguientes: a. Ser presentados numerados, membretados, con indicación del Registro Tributario Nacional y Código CAI. U D I-D EG T-U N AH b. Nombre, dirección y teléfono del negocio o proveedor. c. Nombre, firma y sello del cliente. d. Fecha de la operación. e. Descripción clara del producto y/o servicio adquirido. f. Cálculos claros y correctos. g. La cantidad en números y, en el caso de recibos, en letras.
En casos especiales (como las misiones que se realizan en localidades donde no se emiten documentos con regulaciones del SAR), se requerirá la presentación de una Nota Justificativa, autorizada por el Director de la Unidad, dando fe de su contenido y confirmando que la transacción es real y válida.
No tendrán ninguna validez los comprobantes que evidencien alteraciones (borrones, tachaduras e ilegibles) únicamente se aceptarán facturas o recibos con membrete y código CAI, los gastos menores de MIL LEMPIRAS (L 1,000.00) (Reparaciones de llantas, fotocopias, transporte urbano, líquido(s) y aceites de carro, a excepción de mano de obra para lo cual se debe de acompañar fotocopia de Identidad de quien presta el servicio).
Toda factura o recibo debe contar con la explicación del gasto y la firma y sello del Responsable del Fondo.
Toda compra de supermercado tiene que venir con la cinta de la máquina registradora, de lo contrario no se le tomará en cuenta el gasto y en la misma no deben venir artículos personales.
Las facturas o comprobantes soportes que comprendan más de un rubro de gastos, deberán desglosarse afectando las cuentas contables financieras y presupuestarias correspondientes, estas cuentas deberán estar contempladas en el Catálogo de Cuentas del Manual de Clasificación de Gastos Públicos.
Cuando del Fondo se tenga que erogar para gastos operativos de viaje, éste deberá documentarse completando el formato que autorice la Gerencia Administrativa para este efecto. Lo mismo aplicará para la liquidación de dicho gasto, al cual se le anexarán los comprobantes respectivos para su soporte. Los formatos deberán contar con la firma y sello del superior inmediato.
No podrán gestionarse viáticos cuando del Fondo se eroguen gastos operativos de viaje. El Responsable del Fondo dará fe de esto, haciéndolo constar en la documentación de dicho pago. CAPÍTULO V PROHIBICIONES
Los recursos de Fondos de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores no deben ser utilizados para: a. Préstamos personales. b. Anticipo de sueldos a funcionarios o empleados. c. Cambios de cheques. d. Alquileres de viviendas, salvo casos expresamente autorizados. e. Compra de productos en la misma empresa, salvo casos debidamente justificados. f. Entregar el dinero para las compras sin el docu- mento correspondiente (vale o recibo). g. Horas extraordinarias. U D I-D EG T-U N AH h. Gastos de alimentación de consumo personal (café gourmet o especializado, soda, comidas rápidas, bebidas alcohólicas, bebidas hidratantes, energizantes, dulces, chocolates, chicles, etc.). Se excluyen las misiones operativas que requieran de su compra, lo cual deberá constar en una Nota Justificativa emitida por el Director, dando fe de su veracidad. i. Los alimentos para atender asuntos protocolarios deben ser consumidos preferiblemente dentro del centro de trabajo. j. Cuando las atenciones protocolarias sean fuera del centro de trabajo, se deberá solicitar el reembolso y en ambos casos, adjuntar el listado de las personas que fueron atendidas. k. No se aceptarán pagos con tarjetas de crédito ni débito personales, salvo casos debidamente justificados. l. Adquirir bienes que por su naturaleza y uso son considerados como activos fijos y se encuentran como bienes en custodia. m. Efectuar adquisiciones de productos y/o servicios que no se encuentren comprendidos dentro de las partidas de gasto autorizadas. n. Fraccionamiento de compras. o. Utilizar los fondos para cumplir compromisos anticipados y adquiridos con cargo a futuras asignaciones o reposiciones de este Fondo. p. Realizar pagos a clínicas y médicos particulares, atenciones odontológicas, obsequios, premios, gastos de prensa por sal u taciones, ho menajes, padrinazgos, agasajos, festejos, subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier naturaleza y concesión de préstamos, a título personal o de forma discrecional. q. Pago de servicios de vigilancia, aseo y otros.
Queda terminantemente prohibido, el uso de los montos autorizados en los fondos de las diferentes dependencias de la SEDS, para atender asuntos personales, de cualquier funcionario o empleado de la dependencia.
No se podrán cambiar cheques personales o de otra naturaleza.
No tendrá validez la presentación de una sola factura por el total del Fondo, aunque se incluyan diferentes tipos de gastos, ni varias facturas del mismo negocio con números correlativos consecutivos. CAPÍTULO VI REEMBOLSO DEL FONDO
El Reembolso del Fondo se entiende como la reposición o devolución de los fondos ejecutados por la Dependencia, por un monto no mayor al setenta y cinco por ciento (75%) del total autorizado.
Para el reembolso del Fondo, el Administrador del mismo presentará un detalle de los pagos en formulario pre numerado, llamado REEMBOLSO DE LOS FONDOS, adjuntando en legal y debida forma los soportes (facturas y/o recibos) correspondientes.
El reembolso o reposición del Fondo Especial deberá solicitarse con cinco (05) días de anticipación.
Se procederá a efectuar el reembolso a conveniencia de la Dependencia, hasta por un setenta y cinco por ciento (75%) del total autorizado. Para estos efectos, la Gerencia Administrativa podrá emitir comunicación oficial estableciendo fechas máximas para solicitar reposición de recursos. U D I-D EG T-U N AH
Los reembolsos se efectuarán a nombre del Responsable del Fondo respectivo. En ningún caso podrán exceder del límite autorizado.
El Administrador del Fondo deberá subsanar las observaciones efectuadas por el Departamento de Contabilidad y/o Tesorería, en su caso, producto de los reembolsos presentados, en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles a partir de recibidas las mismas. CAPÍTULO VII LIQUIDACIÓN DEL FONDO
La Liquidación es la presentación, justificación o rendición definitiva del Fondo, es decir, el cierre del anticipo aperturado. Se realizará al término de cada ejercicio fiscal o al cesar en el cargo, en las fechas estipuladas en las Normas de Cierre que sean aprobadas.
Para este efecto, el saldo del Fondo debe quedar en cero y, si existiese un remanente de efectivo, proceder a su devolución.
La liquidación no podrá ser por un monto mayor al total asignado para el Fondo.
La liquidación será objeto de revisión por el personal designado para este fin. Una vez que ésta sea aprobada, la Gerencia Administrativa entregará al Responsable del Fondo una Constancia de Solvencia como soporte de cumplimiento de esta obligación. Dicha constancia no eximirá al Responsable del Fondo de las acciones que pueda deducir el Tribunal Superior de Cuentas, a posteriori.
Si en la revisión de la liquidación del Fondo se identifican inconsistencias, el Administrador del Fondo tendrá hasta quince (15) días calendario para realizar las subsanaciones. En caso que no sean desvanecidas las inconsistencias, no se extenderá la Constancia de Solvencia al Responsable del Fondo, quedando pendiente con la administración de la SEDS y sin posibilidad de abrir un nuevo Fondo para el siguiente ejercicio fiscal o cargo, según corresponda. CAPÍTULO VIII DISPOSICIONES FINALES
Las Notas Justificativas deberán contar con la firma y sello del Responsable del Fondo, para su validez.
El Fondo de Caja Chica y Auxiliar de Gastos Menores estará sujeto a arqueos sorpresivos por la persona que designe la Gerencia Administrativa y/o Inspectoría General. De esta actividad se dejará constancia por escrito y será respaldada con la firma del Administrador del Fondo, quien realice el arqueo y un testigo. En caso de encontrar un faltante, éste debe de ser pagado inmediatamente. Estos arqueos son independientes de los que pueda efectuar la Unidad de Auditoría Interna, Inspectoría General o la Gerencia Administrativa. CAPÍTULO IX DE LA VIGENCIA DE ESTE REGLAMENTO
El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del día de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. PUBLÍQUESE. JULIÁN PACHECO TINOCO Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad MANUEL DE JESUS LUNA GUTIERREZ Secretario General U D I-D EG T-U N AH Secretaría de Seguridad