Acuerdo No. 004-2019 — Reglamento del Comité Central y de los Subcomités de Control Interno Institucional de la Secretaría de Defensa Nacional

OBJETIVO GENERAL.- El presente reglamento tiene el objetivo de establecer las normas y procedimientos para la organización y funcionamiento del Comité Central y de los Subcomités de Control Interno Institucional de la Secretaría de Estado en el Despacho de Defensa Nacional, este reglamento tendrá carácter permanente y de obligatorio cumplimiento; será presidido por el Secretario de Estado en el Despacho de Defensa Nacional. Para efectos del presente reglamento, el Comité Central y los Subcomités de Control Interno Institucional de la Secretaría de Estado en el Despacho de Defensa Nacional en lo sucesivo se denominarán COCOIN-SEDENA.

FINALIDAD.- El presente reglamento tiene como finalidad facilitar la conformación, funcionamiento, organización y control del COCOIN-SEDENA, estableciendo los mecanismos para la toma de acuerdos y demás procedimientos propios, siempre que no contravengan la normativa legal vigente.

MARCO JURÍDICO.- El COCOIN- SEDENA estará regulado por la siguiente normativa:

• a)

  Constitución de la República.

• b)

  Ley Constitutiva de las Fuerzas Armadas y sus regla- mentos.

• c)

  Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Públicos.

• d)

  Guías para la Implementación del Control Interno Insti- tucional en el Marco del Sistema Nacional del Control de los Recursos Públicos (SINACORP).

• e)

  Pauta Mínima de Organización y Funcionamiento del Comité de Control Interno.

• f)

  Y demás leyes aplicables

CONCEPTOS.- Para los efectos de la aplicación e interpretación del presente reglamento se definen los conceptos siguientes:

• a)

  COCOIN-SEDENA: Estará integrado por el Comité Central de esta Secretaría de Estado y por los Subcomités de los programas y subprogramas de las fuerzas, organismos y dependencias de las Fuerzas Armadas.

• b)

  MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad.

• c)

  SEDENA: Secretaría de Estado en el Despacho de De- fensa Nacional.

• d)

  SINACORP: Marco del Sistema Nacional del Control de los Recursos Públicos.

• e)

  TSC: Tribunal Superior de Cuentas.

• f)

  ONADICI: Oficina Nacional del Desarrollo Integral del Control Interno para la implementación de las Guías de Control Interno Institucional.

ÁMBITO DE APLICACIÓN.- Las disposiciones del presente Reglamento se aplican a todas las actividades que el COCOIN-SEDENA realice para el ejercicio de sus funciones. TÍTULO II DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO CAPÍTULO I CONFORMACIÓN DEL COCOIN-SEDENA

OBJETIVO.- El Comité de Control Interno es un órgano colegiado de apoyo a la MAE, cuyo objetivo principal es contribuir a la eficaz y eficiente implementación, mantenimiento y mejora continua del control interno institucional, siendo para ello una importante instancia de coordinación, asesoramiento, consulta y seguimiento oportuno.

ORGANIZACIÓN.- Para el cumplimiento de su función el COCOIN-SEDENA, contará con la organización siguiente: a) Coordinador U D I-D EG T-U N AH b) Integrantes c) Secretario de actas

INTEGRANTES.- Los integrantes del COCOIN-SEDENA deberán ser designados formalmente por la MAE, quien junto al documento de nombramiento le hará entrega a cada integrante de las “Funciones y responsabilidades” a su cargo señaladas en el presente Reglamento. El COCOIN-SEDENA deberá estar integrado por: a) Comité Central 1) Secretario de Estado 2) Secretario(a) General 3) Gerente Administrativo 4) Subgerente de Recursos Humanos 5) Director(a) de Derechos Humanos y Equidad de Género 6) Director(a) de Comunicaciones y Estrategia 7) Director de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión 8) Jefe de la Unidad de Modernización 9) Jefe de la Unidad de Transparencia 10) Jefe de la Unidad de Informática b) Subcomité Estado Mayor Conjunto 1) Jefe del Estado Mayor Conjunto 2) Inspector General de las Fuerzas Armadas 3) Auditor Jurídico Militar 4) Pagador General del Estado Mayor Conjunto 5) Director de Presupuesto 6) Director de Recursos Humanos 7) Director de Organización, Operaciones, Adiestra- miento y Manejo de Crisis 8) Director de Logística 9) Director de Relaciones Públicas 10) Director de Comunicaciones c) Subcomité Ejército, Fuerza Naval, Fuerza Aérea y PMOP 1) Comandante General 2) Inspector General 3) Auditor Jurídico Militar 4) Pagador General 5) Jefe de Departamento de Recursos Humanos 6) Jefe de Departamento de Organización, Operaciones y Adiestramiento. 7) Jefe de Departamento de Logística 8) Jefe del Departamento de Relaciones Públicas 9) Jefe del Departamento de Comunicaciones d) Subdomité Hospital Militar 1) Director 2) Subdirector 3) Asesor Legal 4) Jefe de Administración 5) Jefe de Finanzas 6) Jefe de Personal 7) Jefe de Logística 8) Jefe de Desarrollo Institucional e) Subcomité Comando de Apoyo al Manejo de Ecosistemas y Ambiente U D I-D EG T-U N AH 1) Comandante 2) Subcomandante 3) Jefe de Departamento de Inteligencia 4) Jefe de Departamento de Operaciones 5) Jefe de Departamento de Recursos Humanos 6) Jefe de Departamento de Logística 7) Jefe de Sección Administrativa f) Subcomité Universidad de Defensa de Honduras (UDH) 1) Rector 2) Secretario General 3) Vice rector Académico 4) Vice rector Administrativo 5) Director de Recursos Humanos 6) Relaciones Públicas 7) Director de Logística 8) Asesor Legal g) Subcomité Colegio de Defensa Nacional (C.D.N.) 1) Rector 2) Jefe División Académica 3) Jefe División Comando y Administración 4) Jefe de Recursos Humanos 5) Jefe de Finanzas h) Subcomité Industria Militar de las Fuerzas Armadas (IMFFAA) 1) Gerente General 2) Jefe de Departamento de Finanzas 3) Jefe de Departamento de Recursos Humanos 4) Jefe de Departamento Mercadeo y Ventas 5) Jefe de Departamento de Logística 6) Jefe de Departamento de Organización, Operaciones, Adiestramiento y Asuntos Civiles 7) Jefe de Departamento de Producción 8) Jefe de Informática

NATURALEZA DEL CARGO.- El cargo del COCOIN-SEDENA es adhonorem, de confianza y no inhabilita para el desempeño de función o actividad pública o privada alguna ni el ejercicio inherente de su cargo. CAPÍTULO II DEL COCOIN-SEDENA

FACULTADES.- En el ejercicio de sus funciones el COCOIN-SEDENA, podrá solicitar la asistencia que a su criterio considere necesaria de acuerdo con el o los temas tratados en las mismas.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES.- Son funciones, responsabilidades y obligaciones del COCOIN-SEDENA:

• a)

  Elaborar el Plan Anual de Trabajo del COCOIN- SEDENA identificando las actividades, plazos de ejecución, responsables, productos o resultados esperados, entre otros; cabe resaltar que entre las actividades a incluir en dicho Plan deberán considerarse, como mínimo, las relacionadas a las funciones del COCOIN-SEDENA y a las responsabilidades asignadas en políticas, pautas y otros instrumentos emitidos por el Tribunal Superior de Cuentas (TSC) y la Oficina Nacional del Desarrollo Integral del Control Interno (ONADICI) para la implementación de las guías de control interno institucional.

• b)

  Remitir a la ONADICI el Plan Anual de Trabajo del COCOIN-SEDENA debidamente aprobado por la MAE, antes de finalizar el mes de enero de cada año.

• c)

  Elaborar informes semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo, el cual una vez U D I-D EG T-U N AH aprobado por la MAE deberá ser remitido a la ONADICI dentro de los primeros diez (10) días hábiles posteriores al semestre calendario que se esté informando.

• d)

  Promover y coordinar la realización oportuna de talleres de autoevaluación, procurando siempre su complementación con las evaluaciones separadas realizadas por la Unidad de Auditoría Interna.

• e)

  Coordinar y consolidar los planes de implementación a partir de la información obtenida de cada unidad organizacional como resultado de los talleres de autoevaluación u otras fuentes de información.

• f)

  Remitir a la ONADICI los planes de implementación debidamente aprobados por la MAE.

• g)

  Exigir a la Unidad de Auditoría Interna la revisión trimestral del grado de avance de los planes de implementación, así como la debida retroalimentación de los resultados y las recomendaciones.

• h)

  Promover y coordinar la actualización de los talleres de autoevaluación sobre la base de los “Seguimientos al Plan de Implementación” realizados.

• i)

  Velar por la adecuada implementación de las prácticas obligatorias contenidas en las “Guías para la Implementación del Control Interno Institucional” y otras guías emitidas por la ONADICI, a fin de difundir, capacitar y concientizar al personal de la entidad sobre la importancia de mantener un adecuado control interno institucional.

• j)

  Elaborar, conjuntamente con la Unidad de Comunicación Institucional o su equivalente, un “Boletín Trimestral de Promoción del Control Interno Institucional” en el cual se incluyan aspectos relacionados con: políticas, pautas y buenas prácticas de control interno, actividades desarrolladas por el COCOIN-SEDENA, actividades de difusión y concientización sobre el control interno, informes de autoevaluación de las unidades organizacionales, avance en la ejecución de planes de implementación, entre otros.

• k)

  Levantar actas de reunión por cada sesión realizada donde conste, los compromisos asumidos, el plazo de las actividades a realizar y los responsables por su cumplimiento en tiempo y forma.

• l)

  Atender las opiniones y recomendaciones que les sean solicitadas en el ejercicio de sus funciones.

• m)

  Realizar sesiones y adoptar acuerdos en el modo y forma que se establece en el presente Reglamento.

• n)

  Incorporar, actualizar y vigilar el cumplimiento de las normas de control interno, además lo establecido en los manuales de procedimiento de todos los programas y sub- programas de las fuerzas, organismos y dependencias de las Fuerzas Armadas. o) Se podrá coordinar y delegar algunas de las funciones y tareas a cumplir sin menoscabo de la responsabilidad de los titulares COCOIN-SEDENA. p) Otras funciones establecidas en el “Decálogo de Funciones del Comité de Control Interno” emitido por la ONADICI.

OPINIONES Y RECOMENDACIONES.- Las opiniones y recomendaciones que al efecto emita el COCOIN-SEDENA en el ejercicio de sus funciones, deberán estar fundamentadas de acuerdo a la normativa para su fiel cumplimiento.

ASIGNACIÓN DE FONDOS.- La Secretaría de Estado en el Despacho de Defensa Nacional deberá crear las asignaciones presupuestarias para cumplir con el presente reglamento. CAPÍTULO III DEL COORDINADOR GENERAL

COORDINADOR GENERAL.- El COCOIN-SEDENA es coordinado por la MAE o a quien esté designe conforme a la estructura y su nombramiento deberá ser mediante acuerdo.

RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR.- Son responsabilidades del Coordinador General las siguientes: a) Cumplir con las responsabilidades y funciones establecidas por la ONADICI (pautas mínimas) y el presente Reglamento. b) Convocar reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité y Subcomité a través del Secretario de actas. U D I-D EG T-U N AH c) Remitir a la ONADICI los informes y documentos esta- blecidos en este Reglamento y otros que por su naturaleza se consideren apropiados. d) Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de los acuerdos del Comité y Subcomité que correspondan al área de su competencia. e) Velar por el logro de los objetivos del COCOIN-SEDENA. f) Coordinar la firma de convenios interinstitucionales para dar cumplimiento a la capacitación y fortalecimiento de la organización en materia de control interno. g) Y otras que se establezcan conforme a la normativa vigente. CAPÍTULO IV DE LOS INTEGRANTES

INTEGRANTES.- Cada miembro del COCOIN-SEDENA, tiene la obligación de asistir a las reuniones y actividades, salvo en los casos debidamente justificados y deberá comunicar quién asistirá en su representación.

RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES.- Son responsabilidades de los Integrantes del COCOIN-SEDENA:

• a)

  Asistir obligatoriamente a las reuniones del Comité y Subcomité.

• b)

  Cumplir con las responsabilidades y funciones establecidas por la ONADICI (pautas mínimas) y el presente Reglamento.

• c)

  Proponer y participar en temas de agenda que sean materia de análisis y deliberación.

• d)

  Velar por el estricto cumplimiento del manual de procedimientos, plan de implementación y matrices de riesgo correspondientes a su área de competencia.

• e)

  Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de las actas del Comité que correspondan al área de su competencia.

• f)

  Solicitar ante el coordinador del COCOIN-SEDENA reuniones extraordinarias, para tratar asuntos de interés institucional que requieran de pronta atención.

• g)

  Y otros que se establezcan según la normativa vigente. CAPÍTULO V DEL SECRETARIO DE ACTAS

SECRETARIO DE ACTAS.- El Secretario de Actas será designado por el Coordinador del COCOIN- SEDENA.

RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO DE ACTAS.- Son responsabilidades del Secretario de Actas:

• a)

  Convocar reuniones ordinarias y extraordinarias con instrucciones del coordinador y levantar el acta respectiva.

• b)

  Elaborar la agenda de reuniones.

• c)

  Elaborar y llevar el registro de actas.

• d)

  Integrar y consolidar las disposiciones que el COCOIN- SEDENA proponga y acuerde en las reuniones realizadas y coordinar la difusión de los resultados.

• e)

  Mantener debidamente ordenada y actualizada la documentación.

• f)

  Otras que le asigne el coordinador del COCOIN-SEDENA. CAPÍTULO VI DEL AUDITOR INTERNO

AUDITOR INTERNO.- El Auditor Interno de la Secretaría de Estado en el Despacho de Defensa Nacional, participará en las reuniones del COCOIN-SEDENA a requerimiento de la Coordinación General.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO.- Dar estricto seguimiento al cumplimiento del presente reglamento, los manuales de procedimientos, planes de implementación y matrices de riesgo de control interno e informar al respecto y oportunamente a las instancias correspondientes. CAPÍTULO VII DEL FUNCIONAMIENTO DEL COCOIN-SEDENA

CONVOCATORIAS.- El COCOIN- SEDENA, realizará reuniones ordinarias según lo establecido en el Plan Anual de Trabajo. U D I-D EG T-U N AH

FORMALIDADES PARA LAS CONVOCATORIAS.- Las convocatorias a las reuniones ordinarias se realizarán de la manera siguiente: a) Comité Central, se realizará a través de memorándum, correo electrónico o cualquier otro medio digital. b) Subcomités, mediante oficio de la Secretaría de Defensa Nacional a la Jefatura del Estado Mayor Conjunto, quien a su vez girará instrucciones a cada Jefe de Subcomités. La convocatoria deberá incluir agenda, día, hora y lugar de reunión, con al menos cinco (05) días hábiles de anticipación a la fecha correspondiente.

REUNIONES Y ACTAS.- Las reuniones del COCOIN-SEDENA se sujetarán a lo siguiente:

• a)

  Lo acordado en las actas serán de obligatorio cumplimiento para los miembros y se designará en la misma al responsable de dar seguimiento.

• b)

  El COCOIN-SEDENA deberá llevar un registro de las Actas.

• c)

  Las actas deberán ser firmadas por los titulares del COCOIN-SEDENA que asistan a la reunión.

• d)

  Lo visto en cada reunión, será de carácter reservado y confidencial.

INFORMES.- El COCOIN-SEDENA, deberá elaborar y presentar a la MAE y a la ONADICI los informes y documentos siguientes:

• a)

  Plan Anual de Trabajo.

• b)

  Informes semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo.

• c)

  El informe correspondiente a los talleres de autoevaluación del control interno y los informe actualizados correspondientes a los mismos, realizados sobre la base de los seguimientos al plan de implementación respectivos.

• d)

  El plan de implementación institucional, a partir la información obtenida de las unidades organizacionales correspondientes.

• e)

  Políticas o pautas orientadas al desarrollo y aplicación de los diferentes elementos y componentes del control interno.

• f)

  Boletín Trimestral de Promoción del Control Interno Institucional.

• g)

  Y otros requerimientos que sean solicitados conforme a ley. TÍTULO III DISPOSICIONES FINALES

DOMICILIO.- El COCOIN-SEDENA, tiene su domicilio en colonia Florencia, en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, Francisco Morazán, Honduras.

El presente reglamento deberá ser revisado anualmente.

El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del día siguiente de la fecha de publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, a los veintidós días del mes de febrero del año dos mil diecinueve. COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE. GENERAL (R) FREDY SANTIAGO DÍAZ ZELAYA SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE DEFENSA NACIONAL ABOGADA OLGA SUYAPA IRÍAS SECRETARIA GENERAL U D I-D EG T-U N AH Alcaldía Municipal de Roatán, Islas de la Bahía