Reglamento de los Archivos Judiciales
Resumen
Este reglamento organiza y controla los archivos del Poder Judicial hondureño para proteger, clasificar y conservar todos los documentos judiciales. Afecta a jueces, tribunales y ciudadanos, garantizando que los documentos se guarden adecuadamente, se puedan encontrar rápidamente y se preserven como patrimonio histórico del Estado.
Articulos
Articulo 1
Objeto, conceptos y finalidad. 1. El presente Reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales, los cuales habrán para la transferencia de documentación entre los diferentes archivos judiciales, así como los trámites a través de los cuales se efectúe el ejemplo de la documentación judicial. 2. Se entiende por archivo judicial, tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales, de acuerdo con las normas de funcionamiento que se establecen en este Reglamento. 3. Se entiende por expurgo el procedimiento a través del cual se determina que ningún documento pierda toda su utilidad, por el contrario, ha de ser conservado de manera perenne, dándosele el curso correspondiente a ésta 4. Se consideran documentos judiciales las actuaciones procesales propiamente dichas así como aquellos que hayan sido aportados por las partes por terceros al proceso escrito o por medio electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que se encuentren recogidos. 5. También se regirán por este Reglamento los Archivos de Documentación Administrativa que recogerán la documentación y expedientes que genera el Poder Judicial en el ejercicio de su actividad organizativa y administrativa, como poder independiente del Estado. 6. La finalidad de este Reglamento es la implantación de un sistema de gestión de los archivos judiciales que permita la realización de los fines de la justicia, así como garantizar el acceso por quien tenga interés en ello, a la información contenida
Articulo 2
Ámbito de aplicación. 1. Las disposiciones contenidas en este Reglamento serán de aplicación a todos los documentos judiciales existentes en los distintos juzgados, tribunales y cortes de todos los órdenes jurisdiccionales, que sean consecuencia de la actividad judicial, así como a los expedientes administrativos que se sustancien en ellos, dentro de las competencias que la legislación le atribuye a cada uno de los órganos judiciales de la República. 2. Quedan incluidos en el ámbito de aplicación de este Reglamento los libros, registros magnéticos o electrónicos de sentencias, los de registro y aquellos otros que son de obligatorio control, aun rigiéndose por sus normas específicas en la elaboración, cuando hayan transcurrido más de cinco años desde su finalización, por lo que estos libros, registros magnéticos o electrónicos pasarán a conformar series especificadas dentro de los Archivos Administrativos correspondientes.
Articulo 3
Implantación de las nuevas tecnologías. 1. Los Archivos Judiciales Comunes, Territoriales e Histórico serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas solicitadas y conformidad de la Coordinación del Archivo Histórico, adaptados a las funciones y competidos de cada uno. En cuanto a los archivos de Gestión se dedicará una atención especial para su tratamiento mediante sistemas informáticos unificados, siempre que respeten los procedimientos legales correspondientes. 2. Los programas y aplicaciones informáticas serán aprobados por el Pleno de la Corte Suprema, y serán ejecutados por la Unidad de Archivos Judiciales, previa inclusión en el Plan Operativo Anual correspondiente, seguirán los procesos de Contratación y/o Adquisición de conformidad a la Ley de Contratación del Estado. 3. Los documentos judiciales cuyo soporte es papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación en la búsqueda de la documentación. 4. En todo caso deberán convertirse en soporte magnético todos aquellos documentos judiciales de especial valor histórico a fin de evitar su deterioro por el manejo. En estos supuestos únicamente se podrá consultar la copia microfilmada de los mismos. 5. Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicos podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción.
Articulo 4
Clases de archivos. Existirán cuatro clases de archivos: 1 Archivos de Gestión o activos 2 Archivos Comunes o semiactivos 3 Archivos Territoriales o Inactivos (Judiciales y Administrativos). 4 Archivo Histórico del Poder Judicial.
Articulo 5
Archivos de Gestión. 1. En todos los juzgados, Tribunales y unidades análogas del Poder judicial existirá un Archivo Judicial de Gestión o activo en el que se clasificarán y custodiarán los documentos judiciales correspondientes a cada proceso o actuación judicial que se encuentren en tramitación, en donde permanecerán mientras subsistan asuntos susceptibles de resolución judicial o de terminación de la actuación iniciada. 2. En el caso de unificación de jurisdicciones, para una mejor gestión y teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes en cada caso, podrá existir un único archivo de Gestión para los diferentes juzgados y Salas de un mismo tribunal o juzgado del mismo orden jurisdiccional. 3. Transcurrido un año desde la inoculación de los procedimientos, aquellos asuntos que estuvieren sin ninguna actuación procesal, podrían ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Común o Territorial que le corresponda. 4. Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser reducido cuando el espacio disponible lo aconseje una permanencia en el Archivo judicial de Gestión fuera menor. 5. Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolución que ponga fin a éstos, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Común o Territorial -transcurrido un año desde la firmeza de la resolución. Excepto los que tengan sentencia condenatoria pasarán al archivo de condenados de la jurisdicción correspondiente. 6. La obligación de remitir los documentos anteriores de acuerdo a las normas de transferencias elaboradas para tal efecto corresponderá al Juez y Secretario del juzgado (responsable del Archivo de Gestión) donde se hallen los documentos judiciales.
Articulo 6
Ordenación, custodia y conservación en el Archivo de Gestión. De conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente, corresponde al secretario judicial la ordenación, custodia y conservación de los documentos, para lo cual contará con la asistencia y asesoramiento del personal técnico y auxiliar que se determine al efecto en cada caso.
Articulo 7
Acceso a la documentación del Archivo de Gestión. 1. Quienes hubieren sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo, podrán acceder a la documentación conservada en los Archivos de Gestión, mediante las formas de exclusión, testificación o certificación legalmente prevista, salvo cuota tenga carácter reservado. 2. Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de éstos, en la forma y con los requisitos establecidos en la legislación vigente. 3. El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter personal recogidos en el Archivo judicial de Gestión sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislación vigente. 4. Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos en las leyes de Protección de Datos de Carácter Personal, siempre que el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso. 5. En todo caso, los documentos que pudieran afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y de Gestión y Comunes comprendidos en su ámbito geográfico, del modo que permita su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquellos durante un plazo de cincuenta años y la junta de Expurgo resuelva su posterior destino, destrucción o remisión al Archivo Histórico, a la vista de la propuesta elevada por el responsable del Archivo con las orientaciones técnicas y motivación razonable de la propuesta. 3. Con la misma finalidad existirá en los Archivos Territoriales, además del fondo judicial, un fondo Administrativo formado por los expedientes, libros y registros administrativos que genere el Poder judicial en el ejercicio de su actividad de gobierno y gestión de los órganos judiciales. Este fondo estará sujeto a los tratamientos archivísticos de ordenación, clasificación y localización correspondientes. Dadas sus características especiales estarán dotados de una Base de Datos especial o propia. 4. El funcionamiento de los Archivos antes citados se iniciará de conformidad con la disponibilidad presupuestaria del Poder Judicial de Honduras y prevea inclusión en los Planes Operativos.
Articulo 10
Ordenación, custodia y conservación en los Archivos Territoriales. 1. Al frente de los Archivos Territoriales existirá un Archivero(a) Judicial, Titulado Superior y con capacitaciones en archivística, que será responsable y encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Territorial, para cuya función contará con la asistencia del personal que se destine al efecto. 2. En todo caso la ordenación, custodia y conservación de los documentos siempre estará orientada a facilitar un servicio ágil y efectivo a los propios Juzgados, Tribunales o Servicios Administrativos respectivos, verdaderos propietarios de la documentación, y a crear un servicio abierto, amplio y efectivo a los ciudadanos, últimos beneficiarios de toda modernización de la Administración de la Justicia.
Articulo 11
Archivo Histórico del Poder Judicial. 1. En la ciudad de Tegucigalpa funcionará el Archivo Histórico del Poder Judicial, adscrito a la Corte Suprema de Justicia a través del Centro Electrónico de Documentación e Información Judicial, cuyo ámbito comprenderá toda la documentación judicial y administrativa del territorio nacional, y cuya conservación haya sido decidida en función de su antigüedad o los criterios y decisiones establecidas por la junta de Expurgo. 2. En el Archivo Histórico del Poder Judicial, se clasificará y ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales Territoriales, atendiendo a la Norma Internacional de Clasificación Archivística. 3. Al frente de dicho archivo estará un Archivero(a) Titulado Superior con conocimientos y experiencia acreditada en archivística, capaz de desempeñar sus funciones y tareas propias de organización interna, clasificación, conservación y custodia de la documentación del Poder Judicial. Dependerá directamente, como una Coordinación Nacional de Archivos, de la Dirección del CEDIJ y a su vez ejercerá la supervisión del resto de Coordinadores (as) de Archivos Territoriales de la República. 4. Esta persona será la responsable de marcar las pautas y directrices archivísticas al resto de archivos del Poder Judicial, así como de proponer a la Dirección del CEDIJ cuantas medidas considere necesarias para el correcto funcionamiento de todo el sistema archivístico del Poder judicial de Honduras.
Articulo 12
Acceso a la documentación de los Archivos Territoriales e Histórico. 1. La documentación conservada en los Archivos Territoriales estará en todo momento a disposición del órgano jurisdiccional al que pertenezca. 2. El órgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud de su secretario, podrá requerir del Archivo Territorial correspondiente que le sea facilitada su original, una copia o certificación expedida por el responsable del archivo, así como cualquier información que considere necesaria. 3. Esta solicitud se formalizará en los impresos oficiales establecidos al efecto. En ningún caso deberá transcurrir más de cuarenta y ocho horas para la puesta a disposición del juzgado de la documentación solicitada. 4. Si se facilitasen originales de documentos, éstos habrán de ser reenviados al Archivo judicial Territorial en cuanto desaparezca la causa motivo ha petición. 5. Quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo podrán acceder a los documentos judiciales que se encuentren en el Archivo Territorial mediante solicitad al archivero responsable, quién facilitará a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos, en la forma y con los requisitos establecidos en las leyes. 6. En el caso de que fuese denegado el acceso a los documentos, el interesado podrá recurrir a que lo solicite al Secretario del juzgado en que se sustanció el procedimiento, quién decidirá sobre el asunto en el plazo de cuarenta y ocho horas. 7. Si la solicitud ya estuviese autorizada por el órgano judicial al que corresponde la documentación archivada, el encargado del Archivo Territorial se limitará a facilitar la exhibición de que se trate o a la entrega del testimonio o de la certificación autorizada. 8. En todo caso, cualquiera que sea la solicitud de información o préstamo, el interesado habrá de realizarla a través de los formularios establecidos al respecto, a fin de facilitar las estadísticas anuales de actividades. 9. La documentación que se encuentre en el Archivo Histórico del Poder Judicial estará disponible para todo tipo de personas, facilitado su consulta a través de procedimientos informáticos o de otra índole o tendiente evitar el deterioro de la misma, por cuanto su destino es la conservación definitiva. 10. Los originales únicamente serán disponibles para aquellos investigadores que requieran su manipulación directa. En estos casos siempre habrá de consultarse con las medidas profilácticas adecuadas para evitar su deterioro. La autorización siempre corresponderá a la Dirección del CEDIJ o, por delegación de ésta, al Responsable del Archivo Histórico del Poder Judicial.
Articulo 13
Forma de remisión de documentos. 1. La remisión de los documentos del Archivo de Gestión o del Archivo Común al correspondiente Archivo Territorial, se formalizará periódicamente, como mínimo una vez con carácter anual, una vez transcurrido el plazo de cinco años, en función del volumen de gestión de cada archivo, e irá acompañado de una relación de los procedimientos o actuaciones judiciales en los que se integran, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Dirección del CEDIJ a propuesta de la Coordinación Nacional del Sistema de Archivos del Poder Judicial. 2. La documentación que se remita al Archivo Histórico del Poder judicial habrá de ir acompañada de la correspondiente certificación del Secretario de la Junta de Expurgo del Poder judicial 3. Para el envío que se realice en la primera fase de constitución del Archivo Histórico del Poder Judicial y que comprenda todos aquellos documentos con una antigüedad superior a sesenta y cinco años, se procederá conforme una circular elaborada por la Dirección del Centro Electrónico de Documentación e Información Judicial en la que se establecerá la forma de remisión y un calendario de envíos desde los Archivos Territoriales en función del volumen de documentación a remitir, previo informe de la Junta de Expurgo. 4. La relación a que hace referencia el punto anterior se remitirá formalizada en modelo y soporte informático facilitado por el Archivo receptor, y deberá conservar cada responsable del archivo judicial copia de aquella, con expresión de la fecha de envío al Archivo Territorial o Histórico con coordinación de su recepción. Junto a la misma deberán remitirse los correspondientes sellos informativos de la clasificación utilizada para la gestión en el respectivo archivo. 5. La relación comprenderá la totalidad de los expedientes o actuaciones procesales que se remitan, y haría referencia como mínimo al número del proceso o actuación judicial al que corresponden, el orden jurisdiccional en que se hubieren sustanciado, la naturaleza del proceso o actuación procesal, juzgado que tramitó el proceso, las partes intervinientes, una referencia a su objeto y fecha en que se produjo la paralelización de las actuaciones procesales.
Articulo 14
Junta de Expurgo. 1. La Junta de Expurgo es aquel órgano colegiado de naturaleza administrativa que tiene por finalidad determinar la exclusión o eliminación de expedientes o documentos que carecen de valor, la conservación y transferencia al Archivo Histórico del Poder Judicial que pasarán a formar parte del Patrimonio Documental e Histórico del Poder Judicial de Honduras. 2. Se constituirá una Junta de Expurgo que ejercerá sus competencias en todo el ámbito del Territorio Nacional. 3. La junta de Expurgo estará presidida por un Magistrado designado por el Pleno de la Corte Suprema, con voto dirimente en las votaciones en caso de producirse empates, e integrada por los siguientes vocales: a) Un Juez(a) o Magistrado(a) de cada uno de los órdenes jurisdiccionales Civil, Penal, Contencioso Administrativo y Trabajo. b) El Secretario(a) General de la Corte Suprema de Justicia. c) Director del Archivo Histórico Nacional dependiente de la Secretaría de Cultura; d) El Director(a) del CEDIJ; e) El Coordinador(a) de Archivos Judiciales e Histórico, que actuará como Secretario; f) Coordinador(a) del Archivo judicial Territorial de Tegucigalpa; g) Coordinador(a) del Área administrativa del Archivo Territorial de Tegucigalpa. 4. La Junta de Expurgo podrá dictar instrucciones sobre tipos documentales o expedientes que, por carecer de valor documental, informativo o legal pueden ser destruidos directamente en los Archivos de Gestión, Comunes o Territoriales, con unos plazos y condiciones debidamente delimitados. 5. En todo caso el Coordinador correspondiente habrá de confeccionar una relación detallada de los documentos que se propuesta eliminar conforme a dichas instrucciones y habrá de llevar al conforme del Presidente y Secretario de la junta de Expurgo.
Articulo 15
Remisión de relaciones documentales. 1. El responsable del Archivo Territorial donde radiquen los documentos judiciales, una vez transcurridos los plazos establecidos, remitirá al secretario de la junta de Expurgo una relación de todos aquellos procedimientos en los que haya determinada la ejecución o en los que se haya decido una resolución que declare la prescripción o la caducidad, una vez transcurridos los plazos legales establecidos para su conservación, con las orientaciones y criterios que considere oportunos en cuanto a su destino a fin de colaborar en la valoración de la junta de Expurgo. 2. Las relaciones de expedientes a que se refiere este artículo serán remitidas como mínimo una vez al año con el fin de que se decida sobre su posterior destino. Dicha relación deberá tener los datos necesarios para la identificación de los mismos, así como los criterios que se han seguido para cumplir con los requisitos legales establecidos.
Articulo 16
Régimen de funcionamiento. 1. La junta de Expurgo será convocada en sesión ordinaria una vez al año. El presidente considerará el número de relaciones de expedientes judiciales y administrativas remitidas, con facilidad de apremiarse asuntos a tratar, de acuerdo convocatoria de cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias.
Articulo 17
Acuerdos. 1. La junta de Expurgo acordará la transferencia al Archivo Histórico de aquellos expedientes o documentos judiciales que, de conformidad con el informe elaborado por el Archivo correspondiente, deban ser preservados por causa de interés histórico-documental. 2. En caso contrario, la junta resolverá su exclusión del Patrimonio Histórico y posterior eliminación. 3. En todo caso los acuerdos de decisiones han de tomarse por mayoría absoluta de sus componentes, decidiendo el voto de calidad del Presidente en caso de empate.
Articulo 18
Actas y certificaciones. 1. El acta de los acuerdos adoptados se aprobará en la misma o en la siguiente sesión, convocada expresamente al fin en el plazo de un mes. 2. El secretario de la junta remitirá a cada Archivo Territorial copia certificada del acuerdo adoptado con respecto a los expedientes judiciales contenidos en las relaciones elevadas por éstos. 3. El responsable del Archivo Territorial remitirá copia de estas certificaciones a los Secretarios responsables de los Archivos de Gestión, así como a los responsables de los Archivos Comunes correspondientes.
Articulo 19
Elaboración inicial de relaciones documentales. En el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de este Reglamento, los secretarios judiciales a cuyo cargo estuvier la archivo del órgano judicial en que están destinados dispondrán la elaboración de los listados necesarios que contengan toda la documentación judicial a la que resulte de aplicación lo dispuesto en este Reglamento.
Articulo 20
Personal de Archivos. El o la Coordinador/a Nacional de Archivos, será responsable del Archivo Histórico del Poder Judicial tendrá una dependencia orgánica y funcional de la Dirección del Centro Electrónico de Documentación e Información Judicial. El o la coordinador(a) Nacional de Archivos contará con los mismos materiales y personales necesarios para cumplir sus funciones: 1. Efectuar los estudios y establecer las políticas y normas técnicas a que se sujetarán los archivos Territoriales, Archivos Comunes, Archivos de Gestión y demás dependencias en materia archivística; 2. Diseñar, promover y realizar, en coordinación con las instancias pertinentes, programas y acciones para el mejoramiento y desarrollo de los recursos humanos y materiales de los servicios documentales y archivísticos del Poder Judicial; 3. Organizar y describir los grupos documentales históricos que integran sus acervos, abriéndolos a la consulta con las modalidades e instrumentos de acceso que más convengan; 4. Establecer y ofrecer servicios para la reproducción de los materiales que conforme sus acervos, empleados, en caso de serie solicitado, copia certificada de los mismos, a través de los medios que convengan para ello; 5. Desarrollar los programas y acciones de prevención, conservación y restauración requeridas para el mantenimiento físico de sus acervos. 6. En ausencia del Coordinador(a) Nacional de Archivos del Poder judicial, ejercerá la coordinación del resto de responsables de los Archivos Territoriales el Coordinador/ a del Archivo Territorial de la ciudad de Tegucigalpa.
Articulo 21
El presente Reglamento ha sido aprobado en la sesión celebrada al 3 de noviembre del 2010, en el punto No. 12 del Acta No. 56 y cuya vigencia será a partir de la fecha antes referida, debiendo publicarse en el Diario Oficial "La Gaceta". JORGE ALBERTO RIVERA AVILÉS PRESIDENTE LUCILA CRUZ MENÉNDEZ SECRETARIA GENERAL