Acuerdo Ministerial — Manual de Operaciones para el Programa de Transferencias y Asignaciones Globales
Articulos
Articulo 8
Con el propósito que las organizaciones solicitantes puedan realizar sus gestiones de manera expedita, sencilla, segura y con canales de comunicación oficiales, el registro y la actualización de la información se realizará a través de herramientas tecnológicas y procesos existentes en el Estado o que la Secretaría de Finanzas estime conveniente, ya que éstas proveerán información para efectos del análisis de la idoneidad en la entidad a ser sujeta a transferencia de los recursos públicos.
Articulo 9
Para la adjudicación de fondos del programa de Transferencias y Asignaciones Globales, se requiere cumplir con los siguientes requisitos: 1. Presentar constancia de idoneidad extendida por la Dirección de Transparencia de la SEFIN a través de la plataforma de Registros del RCEFP. 2. Solicitud de fondos a través del representante legal de la organización solicitante que incluya domicilio legal de la organización y del representante legal. 3. Perfil de proyecto público social, conforme al formato anexo al presente manual. 4. Declaración Jurada a través del representante legal de la organización solicitante, que indique que el proyecto del cual se solicita su financiación no cuenta con otra fuente de financiamiento nacional o extranjero.
Articulo 10
Para obtener la constancia de idoneidad la Organización solicitante deberá registrarse en la plataforma de registros del RCEFP como un mecanismo que garantice certificar a las Entidades u Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) que son sujetas a ser beneficiarias con fondos públicos del Tesoro Nacional. Esta plataforma contienen los siguientes requisitos que deben ser ingresados por la Organización solicitante. 1. Constancia actualizada de estar registrada la DIRRSAC, como organización no gubernamental, fundación, Instituto de Desarrollo, asociación comunitaria, colegio profesional, iglesia u otra estructura de la sociedad civil. 2. Constancia de la DIRRSAC de la inscripción de la Junta Directiva y su vigencia 3. Perfil de la organización con detalle de los años de servicio, áreas de especialización y referencias de proyectos o programas ejecutados. 4. Documento conteniendo la descripción de la capacidad institucional, 5. Copia del acta constitutiva o personería jurídica de la organización con los nombres de los integrantes de la junta directiva y el plazo de vigencia de su nombramiento. 6. Copia de la identidad del representante legal, tesorero y secretario de ser aplicable 7. Estados financieros certificados por el contador colegiado 8. Constancia de estar registrado como beneficiario en el sistema SIAFI, con cuenta exclusiva para uso del Proyecto. 9. Constancia de solvencia de fondos recibidos anteriormente extendido por la Dirección de Transparencia de la SEFIN. 10. En caso de haber recibido anteriormente transferencias del Estado se requiere el informe de una firma auditora debidamente colegiada, de las transferencias que el Estado realizó. La cual debe ser pagada por quien recibe la transferencia. 11. No se efectuarán desembolsos a instituciones solicitantes que tengan alertas de riesgo. 12. La constancia de idoneidad tendrá una vigencia de un año. CAPÍTULO II APROBACIÓN DE DESEMBOLSOS
Articulo 11
El desembolso se efectuará por medio de transferencia realizada por la TGR, a la cuenta exclusiva registrada en el sistema SIAFI. Las transferencias se efectuarán de la siguiente manera: -- 43 of 46 -- 1. 40% el primer desembolso, como anticipo 2. 40% sujeto a liquidación del primer desembolso 3. 20% sujeto a liquidación de los desembolsos anteriores. El último desembolso deberá ser liquidado a más tardar 2 meses de finalizado el proyecto.
Articulo 12
Para cada desembolso, se deberá dirigir una solicitud a la SEFIN, debiendo contener: 1. Referencia del número de constancia de idoneidad, emitida por la Dirección de Trasparencia de la SEFIN. 2. Recibo dirigido a la TGR, por el valor de la transferencia solicitada.
Articulo 13
Las solicitudes que no cumplan con los requisitos antes descritos serán devueltas a las organizaciones solicitantes.
Articulo 14
La Dirección de Transparencia de la SEFIN estará facultado para solicitar en cualquier momento información adicional que considere necesaria a la organización solicitante.
Articulo 15
La organización solicitante, de conformidad con la Ley de Contratación del Estado o el régimen de contratación que le sea aplicable, será la única responsable por los procesos de adjudicación, contratación, ejecución, pagos, cierre y liquidación de los mismos. La asignación de los recursos para el financiamiento de los proyectos referidos, no exime a la organización solicitante de cumplir con las disposiciones legales, tributarias y normativas respecto a la transparencia y uso debido de los fondos que le sean asignados y transferidos, así como de las demás obligaciones respecto a las cuales están sometidos en la rendición de cuentas.
Articulo 16
Previo a realizar un nuevo desembolso, la SEFIN deberá publicar en su página web, las liquidaciones que presente la organización solicitante de todas las transferencias consignadas. CAPÍTULO III INFORMES DE LIQUIDACIÓN
Articulo 17
La ejecución de los fondos transferidos, será responsabilidad exclusiva de las organizaciones solicitantes y quedará sujeta a cualquier tipo de revisión del TSC como ente rector del sistema de control de los recursos públicos, o cualquier organismo fiscalizador autorizado.
Articulo 18
La cuenta bancaria para el manejo de los fondos y uso exclusivo del proyecto, podrá ser auditada anualmente por el TSC.
Articulo 19
Toda organización que haya recibido desembolsos del Programa de Transferencias y Asignaciones Globales, deberá presentar un informe de liquidación a la SEFIN, a través, de la Dirección de Transparencia.
Articulo 20
Las liquidaciones de los montos desembolsados conforme a este Reglamento se regirán de la siguiente manera: 1. La organización solicitante deberá presentar mensualmente un informe de liquidación financiera y un informe de liquidación física a la Dirección de Transparencia de la SEFIN. 2. La fecha máxima de entrega de estos informes será dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente después de finalizado el mes. En caso que no se presenten las liquidaciones correspondientes, no se podrán entregar nuevos desembolsos. 3. Si en un plazo de 30 días calendario, contados a partir de la recepción de los fondos, no se ha rendido el informe de rigor, la organización solicitante deberá justificar el retraso y presentar el informe en un plazo no mayor a 10 días calendario, caso contrario la Dirección de Transparencia de la SEFIN deberá comunicarlo a la Auditoría Interna de SEFIN, para que ésta lo comunique a los órganos contralores del Estado.
Articulo 21
El informe de liquidación financiera deberá contener la siguiente información: -- 44 of 46 -- 1. Período que abarca la ejecución 2. Descripción del proyecto sujeto a liquidación 3. Presupuesto del proyecto aprobado 4. Monto transferido 5. Monto ejecutado 6. Pendiente de liquidar; este valor debe ser igual a la disponibilidad presentada en el estado de cuenta bancario; si existieran diferencias, éstas deberán ser conciliadas 7. Lo pendiente de liquidar por parte del Co-ejecutor, aplicable cuando se otorgan anticipos 8. Montos Comprometidos, de ser el caso 9. Otra información que la organización solicitante y SEFIN considere conveniente.
Articulo 22
En los informes de liquidación deberá obligatoriamente adjuntarse: 1. Carta de remisión de la liquidación firmada por el representante legal, indicando la cantidad de archivos que forman la liquidación, adjuntando cuadro en el que se detalle los documentos de respaldo que se adjunten, foliados del primero al último. 2. Certificación del Representante Legal, que todas las copias de los documentos que respaldan la liquidación, son fieles a los originales. 3. Las bases y anexos del proceso de contratación. 4. Copias de contratos independientemente de su modalidad. 5. Copia certificada de facturas y recibos (régimen de facturación) pegados en papel bond una por una. 6. Desglose del gasto del monto asignado. 7. Conciliación de la cuenta bancaria de uso exclusivo del proyecto con su respectivo estado de cuenta. El saldo en la cuenta bancaria debe reflejar los valores pendientes de liquidar por parte de la organización solicitante.
Articulo 23
El informe de ejecución física deberá contener la siguiente información: 1. Período que cubre el informe de ejecución física; 2. Detalle de los proyecto ejecutados; 3. Número de personas que ya recibieron el beneficio del programa; 4. Número de personas que se proyecta serán beneficiadas; 5. Actas, ayudas de memoria y lista de participantes que evidencien la supervisión del proyecto con la participación de la comunidad, grupos focales u otras técnicas de participación ciudadana; 6. Fotografías antes y después; 7. Otra información que la organización solicitante y SEFIN consideren necesaria.
Articulo 24
La organización solicitante deberá presentar a más tardar 2 meses de finalizado el proyecto: 1. Un informe de resultados, conforme a lo establecido en el perfil del proyecto y que contenga evidencias de la solución del problema a través de: testimonios, encuestas de satisfacción y percepción, vídeos y otros medios aplicables. 2. Estados financieros certificados por contador autorizado a la fecha inmediata después de haber hecho uso de los fondos. CAPITULO IV MEDIDAS DE CONTROL
Articulo 25
La organización solicitante se sujetará a la veeduría social y a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y revisiones requeridas, tanto internas como externas.
Articulo 26
Los miembros de SEFIN, vinculados al proceso no deberán formar parte de la Junta Directiva o Administrativa de las organización solicitante, incluyendo sus cónyuges o familiares dentro del segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad. La Dirección de Transparencia de SEFIN, llevará un registro de su personal con su identificación correspondiente, sus cónyuges o familiares dentro del segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad -- 45 of 46 --
Articulo 27
Todas las acciones administrativas y financieras vinculadas con este manual se harán de conformidad con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley Especial Contra el Lavado de Activos, Ley Orgánica y el Reglamento del TSC, Ley de Contratación del Estado o el régimen de contratación que les sea aplicable y las Disposiciones Generales de Presupuesto.
Articulo 28
Para cada liquidación la Organización solicitante deberá contar con un registro auxiliar que respalde la información presentada. El registro auxiliar debe incluir por lo menos la siguiente información: 1. Fecha de pago; 2. Medio de pago: número de cheque o transferencia; 3. Detalle de transferencias debidamente numeradas; 4. Nombre del Beneficiario; 5. Número de convenio, contrato o factura, según sea aplicable; 6. Descripción que indique a que corresponde el pago; 7. Monto total del pago; 8. La suma de los pagos o trasferencias efectuadas debe ser igual al total de la liquidación presentada; 9. Las transferencias o pagos de cada liquidación deben ser archivas adecuadamente en orden cronológico y numérico para cada liquidación.
Articulo 29
La documentación de las transferencias o pagos efectuados, deberá mantenerse en custodia de cada Organización solicitante, que incluirá por lo menos la siguiente documentación: 1. Proceso de selección y aprobación del proveedor; 2. Contratos o convenios; 3. Facturas en los casos que sea necesario; 4. Solicitud de pago o transferencia; 5. Planillas de pago cuando corresponda; 6. Dictámenes técnicos; 7. Dictámenes legales; 8. Dictámenes financieros; 9. Informe de visitas de campo; 10. Recibos de pago; 11. Firma del beneficiario reconociendo haber recibido el beneficio o documento que haga constar que se entregó el beneficio; 12. Autorización del pago al nivel adecuado; 13. Transferencia, debidamente enumerada; 14. Cualquier otra documentación que respalde el pago efectuado;
Articulo 30
Se deben mantener registros auxiliares de los anticipos otorgados a los Co-ejecutores que indique el programa o proyecto, la fecha y el valor del anticipo otorgado, el número de convenio y el valor total del convenio.
Articulo 31
Se deben mantener registros auxiliares de los valores pendientes de pago a los Co-ejecutores que indique el programa o proyecto, la fecha y el valor de la entrega del bien o servicio, número de beneficiarios y productos entregados.
Articulo 32
Mensualmente se debe preparar la conciliación bancaria de la cuenta para uso exclusivo del proyecto. El saldo en la cuenta bancaria debe reflejar los valores pendientes de liquidar por parte de la organización solicitante.
Articulo 33
La organización solicitante es responsable del seguimiento y control de los proyectos o programas en ejecución.
Articulo 34
El presente manual entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE. ROCIO IZABEL TABORA MORALES SECRETARIA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE FINANZAS CESAR VIRGILIO ALCERRO GUNERA SECRETARIO GENERAL -- 46 of 46 --