Certificación No. SOJD-IHSS-016-2026-XI — Aprobación del Reglamento para el Uso, Manejo y Control de la Flota Vehicular Propiedad del IHSS

PROPÓSITO. El presente Reglamento tiene como propósito regular la administración, utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades para el uso de los vehículos propiedad del Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS), de acuerdo a las normas establecidas por Control Interno (Mantenimiento y Conservación de Bienes) y a la Normativa y Prohibiciones del Tribunal Superior de Cuentas (TSC).

OBLIGATORIEDAD. El presente Reglamento es de observancia obligatoria para los Funcionarios y Empleados del Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS) que en el desempeño de sus funciones utilicen vehículos oficiales propiedad del Instituto.

USO EXCLUSIVO. Los vehículos serán de uso exclusivo para las actividades del IHSS con las regulaciones que establezca el presente Reglamento.

DEFINICIONES. Para efectos de este Reglamento y para facilitar su comprensión se presentan las siguientes definiciones: 1. Accidentes menores: Son los que generalmente implican daños leves al vehículo que no impiden su capacidad de funcionar o causan lesiones graves. 2. Aseguradora: Empresa legalmente constituida que asume el riesgo de terceros a cambio del pago de una prima, comprometiéndose a indemnizar económicamente al asegurado en caso de que ocurra un evento cubierto por la póliza. 3. Bitácora de Uso: Formato emitido por la Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales según corresponda, mediante el cual, el responsable del vehículo oficial registra las autorizaciones de su manejo; así como los servicios de mantenimiento, carga de combustible, kilometraje, entradas y salidas de su sede y cualquier otra característica que se considere importante. 4. Boleta de Circulación: Documento expedido por la autoridad competente, para autorizar la circulación del vehículo oficial y que debe permanecer en el interior del mismo en todo momento. 5. DNVT: Dirección Nacional de Vialidad y Transporte. 6. Encargado de Transporte: Persona bajo cuya responsabilidad está distribuir y controlar el parque vehicular propiedad del IHSS. En caso de no existir persona asignada dentro de la Institución, esta persona será designada internamente por la Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales o Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales según corresponda. 7. Gira de Trabajo: Es el viaje aprobado de una o varias personas por distintos lugares con retorno a la sede principal del IHSS cumpliendo un objetivo oficial. 8. Motorista: Persona que tiene a su cargo el uso, manejo y cuidado de los vehículos propiedad del IHSS. 9. Pase de Salida de Vehículo: Documento que emite la Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales según corresponda, mediante el cual se autoriza la salida del vehículo oficial. 10. Póliza de Seguro Externo: Documento expedido por la compañía de seguros contratada por el IHSS, donde se establecen los derechos y obligaciones de las partes contratantes. 11. Siniestro: Evento causal en el que participe un vehículo oficial del IHSS, que lleva aparejada pérdida material y/o humana en perjuicio del patrimonio del Instituto o de terceros. 12. Vehículo: Medio de transporte motorizado de dos o más ruedas, los cuales pueden ser: Camionetas, pickup, ambulancias, motocicletas, buses, camiones y todo vehículo que se mueva por acción mecánica a combustión, con sus accesorios, equipo de emergencia consistente en extintor y señalamientos, así como herramientas para reparaciones comunes y llanta de refacción.

APLICACIÓN. Este Reglamento será aplicable a:

• a)

  Todos los vehículos que son propiedad del Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS) y para los que la misma paga los gastos operacionales y/o mantenimiento.

• b)

  Todos los vehículos que son propiedad de proyectos administrados por el IHSS y cofinanciados por terceros.

• c)

  Vehículos propiedad de terceros arrendados al Instituto para desarrollar actividades específicas, que estén amparados bajo un contrato de arrendamiento suscrito legalmente entre las partes y que permanezcan bajo custodia del Instituto por el tiempo de duración del contrato.

DE LOS CONTRATOS DE SEGURO Todos los vehículos propiedad del Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS) serán asegurados, con un asegurador nacional o que opere en el territorio nacional bajo licencia aprobada por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros. El seguro deberá emitirse con cobertura de responsabilidad civil y la cobertura para todo riesgo o cobertura total para todos los vehículos del IHSS. Para vehículos de proyectos o de terceros arrendados por el Instituto, será responsabilidad de cada gerente de proyecto o propietario de vehículo, contratar el seguro respectivo, el Instituto no podrá utilizar estos vehículos si no cuentan con la respectiva póliza de seguro. La suscripción de los contratos y los procedimientos de reclamos estarán bajo la responsabilidad y manejo de la Gerencia Administrativa y Financiera, por lo cual, en caso de ocurrir algún incidente con los vehículos del IHSS, la Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales deberán notificar de manera inmediata a la compañía aseguradora contratada, así mismo, notificarán a la Gerencia Administrativa y Financiera y al Departamento de Control de Bienes. La Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales deberán efectuar el debido seguimiento a los casos de siniestros ocurridos, lo anterior, con el fin de garantizar la reparación de los vehículos haciendo uso del seguro contratado.

RESPONSABILIDAD DEL IHSS EL IHSS deberá: 1. Dar facilidades a los Motoristas dertro de su jornada de trabajo para efectuar los trámites necesarios, a efecto de mantener vigente la licencia de conducir correspondiente. 2. Programar cursos de capacitación para Motoristas. 3. Equipar los vehículos del IHSS con herramientas básicas necesarias y llanta de refacción; y a los que así lo requieran, con equipo de emergencia médica, de protección civil o de seguridad, según sea el caso. 4. Dotar a cada vehículo con: a. Un instructivo de como proceder en caso de siniestro. b. El combustible necesario para el uso asignado. c. Los documentos que debe portar: Boleta de revisión, carné de seguro, permiso de circulación. 5. Expedir a través de la Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales, la autorización a los Motoristas para el uso y manejo de los vehículos oficiales. 6. Dar a conocer a través de cada dependencia, la normatividad para el uso y manejo de los vehículos propiedad del IHSS. 7. Proporcionar oportunamente el mantenimiento y la reparación que requiera cada vehículo. 8. Actualizar oportunamente los resguardos de los vehículos del IHSS, derivados de cambios de asignación, altas y bajas. 9. Identificar todos los vehículos propiedad del IHSS como lo establece el TSC. Esto debe incluir: Bandera nacional, Logotipo institucional y la Numeración correlativo. CAPÍTULO II DE LA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS

ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS La administración de los vehículos le corresponde a la Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales y a los Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales, específicamente a las Jefaturas de las Áreas de Servicios Generales, en caso de no existir personal asignado a ese cargo, se puede delegar en un empleado de la Subgerencia o Departamentos respectivos la responsabilidad de ser el encargado de transporte. Este a su vez será responsable de la planificación mediante el análisis de las necesidades y requerimientos de todas las dependencias del Instituto, del uso, manejo y custodia de los vehículos y de las llaves de los mismos. Si el vehículo se encuentra asignado a una Unidad Regional Local su administración recae en la Jefatura de la misma.

REGISTRO Y ESTADÍSTICA. La Subgerencia, Departamentos de Mantenimientos y Servicios Generales o Unidades Locales Regionales como encargadas de la administración de los vehículos, para fines de control y mantenimiento, llevará los siguientes formularios de registro y estadísticas de cada vehículo:

• a)

  Inventario de vehículos, el cual de contener como mínimo la descripción general del vehículo que incluye marca, modelo, placa, año, vin, color.

• b)

  Entrega de vehículos (Ver Anexo 1).

• c)

  Devolución de vehículos (Ver Anexo 2).

• d)

  Informes de novedades y accidentes.

• e)

  Reportes de anomalías detectadas por el uso de vehículos (Ver Anexo 3).

• f)

  Solicitud de orden de servicio y/o reparación de vehículos (Ver Anexo 4).

• g)

  Bitácora de mantenimiento y reparación de vehículo (Ver anexo 5).

• h)

  Bitácora de recorrido y rendimiento del vehículo (Ver Anexo 6).

ACCIONES DE CONTROL. La Unidad de Auditoría Interna o el Instituto a través de quien delegue, efectuará el control de los vehículos propiedad del Instituto durante todo el año en base a operativos programados o sorpresivos, continuos y de acuerdo a las circunstancias en forma aleatoria.

ENTREGA DE BITÁCORA DE VIAJE. Como mecanismo de control, los Motoristas están obligados a entregar al Jefe Inmediato una bitácora de viaje que contendrá las actividades realizadas durante la gira de trabajo, anotando el kilometraje inicial y final, si se presentó alguna falla en el vehículo (debe describirla), consumo de combustible con el que inicia y termina el viaje, nombre de la o las persona(s) con quien realizó la actividad, entre otros datos que se consideren necesarios.

CUSTODIA DE LOS VEHÍCULOS. Los motoristas, serán responsables de la custodia del vehículo, durante el tiempo para el cual fueren asignados. El vehículo permanecerá siempre en poder del Motorista y bajo su responsabilidad. Al término de la jornada de trabajo o de la gira de trabajo, los vehículos se guardarán en los parqueos del Instituto. En horas no laborables el vigilante de turno anotará en el “Libro de Novedades”, la hora de entrada o salida de los vehículos y solicitará que el Motorista presente el pase de salida proporcionado por parte de la Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales o del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales así mismo deberá registrar su nombre y firma.

3 : A B A S T E C I M I E N T O D E COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES. Se establecerá un control de consumo de combustible con referencia hecha al rendimiento de kilómetros por galón de acuerdo a cada tipo de vehículo. Para fines de abastecimiento se utilizará el formulario “orden de combustibles y lubricantes”, mismo que será entregado por los Encargados de Transporte.

MANTENIMIENTO. El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos será preventivo y correctivo conforme al Plan Anual de Mantenimiento; se efectuará en el taller del Instituto o en el taller certificado que la Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales autoricen para tal efecto; el primero se realizará en forma periódica y programada, antes de que ocurra el daño y la consecuente inmovilización del vehículo; y el segundo se efectuará al momento de ocurrir estos eventos. El rendimiento puede diferir de lo que establece el manual del vehículo, de acuerdo a las condiciones del terreno y del estado mismo del vehículo. El mantenimiento preventivo del vehículo incluye por un lado, los controles diarios (aceite, agua, etc.) y las revisiones de rutina se realizará como mínimo cada 5,000 kilómetros y en el caso de los vehículos que por el modelo cuenten con garantía, se realizará en base al manual de operación y el carné emitido por la agencia y de acuerdo al kilometraje recorrido.

EXPEDIENTES DE LOS VEHÍCULOS. El Encargado de Transporte deberá llevar un expediente de los vehículos propiedad del Instituto, los que deberán contener entre otros controles: La inspección del mismo, control de mantenimiento, control de novedades, copia de pases de entradas y salidas, control de reparaciones y tiempo en que no están disponibles por las razones antes mencionadas.

PAGO POR MANTENIMIENTO. Todo pago por mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, deberá gestionarlo el Encargado del Taller Mecánico o Técnico Mecánico Automotriz o su equivalente, con anticipación según la modalidad de adquisición que corresponda, ante la Subgerencia de Mantenimiento y Servicios Generales o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales y esta a su vez solicitará a la Gerencia Administrativa y Financiera o a quien corresponda el pago respectivo. No se podrán incluir dentro del servicio de mantenimiento los siguientes conceptos:

• a)

  Equipamiento.

• b)

  Accesorios.

• c)

  Piezas faltantes.

• d)

  Las refacciones que no son requeridas en dichos trabajos. CAPÍTULO III DE LA MOVILIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LOS VEHÍCULOS

ORDEN DE MOVILIZACIÓN. Las Dependencias de Mantenimiento y Servicios Generales a través del Encargado de Transporte está facultado para autorizar la movilización de los mismos. Los Empleados o Autoridades del Instituto que deban cumplir con una comisión deberán tramitar con al menos I5 días de anticipación la respectiva solicitud de transporte vía memorando, salvo presentarse situaciones debidamente calificadas, previa justificación y visto bueno del Jefe Inmediato.

PLANIFICACIÓN DEL USO DE LOS VEHÍCULOS. Es responsabilidad del Encargado de Transporte realizar la planificación quincenalmente del uso de los mismos, de acuerdo a la demanda de las diferentes áreas del Instituto, el cuadro de planificación estará colocado en un lugar público bien visible preferiblemente en una pizarra. CAPÍTULO IV DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD, ACCIDENTES MENORES Y ACCIDENTES DE TRÁNSITO

MEDIDAS DE SEGURIDAD. Todo Motorista y Personal que se conduzca en los vehículos oficiales del Instituto Hondureño de Seguridad Social deberá de observar las siguientes medidas de seguridad.  Usar cinturones de seguridad (en auto) y casco (en motos).  Respetar las reglas en cuanto al número de pasajeros y ocupantes así como al peso de equipaje y bienes, tal como lo indica el fabricante y la legislación nacional.  Conducir los vehículos a velocidad moderada (60- 80 Km/h), seguir las indicaciones, instrucciones o reglamentos de la Dirección Nacional de Vialidad y Transporte.  No fumar dentro del vehículo.  Tomar medidas contra robo del vehículo o partes del mismo.  No usar celular mientras se maneja. Si se reciben llamadas deberá detenerse para contestarlo.  No se permite el uso de los vehículos a personas que no sean las designadas al manejo del mismo, salvo autorización por escrito de la Jefatura.  No se permite ingreso o transporte a personas desconocidas.  Asegurar que las herramientas asignadas a cada vehículo estén en lugar de costumbre.

NOTIFICACIÓN POR ACCIDENTES MENORES. El Motorista informará a su Jefe Inmediato y éste a su vez al Subgerente de Mantenimiento y Servicios Generales de cualquier novedad o percance ocurrido al vehículo y para este fin presentará “informe de novedades y accidentes”.

ACCIDENTES DE TRÁNSITO. El Motorista involucrado en un accidente de tránsito deberá dar aviso a la compañía aseguradora así como a la Subgerencia o Departamentos de Mantenimiento y Servicios Generales. En caso de ser responsable el Motorista, por negligencia en el robo o accidente en el que se viere involucrado, de conformidad con el dictamen emitido por el ajustador de la compañía aseguradora, se hará responsable del pago del valor del deducible y deberá además hacer lo siguiente:  Avisar a la DNVT inmediatamente.  Obtener el informe oficial de la DNVT respectivo y entregarlo a la Subgerencia o Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales.  Reunir toda la información posible del vehículo o vehículos involucrado(s) en el accidente: Placa, nombre y dirección del conductor (solicitar DNI, número de permiso de conducir y/o matrícula del vehículo).  Anotar los nombres de los demás pasajeros (eventualmente).  Escribir en detalle el daño causado al vehículo del Instituto y al de la otra parte (tomar fotografías o vídeos necesarios).  Apuntar la mayor cantidad posible de nombres, direcciones y teléfonos de testigos.  En caso de un herido llamar al sistema de emergencias.  No mover el vehículo, hasta que llegue la DNVT. Anotar el lugar, la fecha y la hora del accidente.  No tomar responsabilidad a nombre del IHSS.  Asistir puntualmente a la audiencia que la DNVT haya programado para dilucidar el caso.  En caso de que alguna parte del vehículo haya sido robada (al dejar el vehículo), hay que mencionarlo enseguida a la estación policial más cercana.  Declarar el accidente de manera inmediata o en un lapso no mayor a 24 horas a la aseguradora. (Responsabilidad del Subgerente de Mantenimiento y Servicios Generales).  Preguntar el nombre del Agente de Policía y anotarlo.  Cerrar el vehículo (de ser posible) y guardar las cosas valiosas en otro lugar.