Reglamento — Reglamento Administrativo de Caja Chica
Articulos
Articulo 4
SOLICITUDES Y ACREDITACION DE PAGOS. Las solicitudes de recursos en efectivo de los Fondos de Caja Chica, serán efectuadas mediante requisiciones, las cuales deberán ser firmadas por los empleados o funcionarios autorizados para tal fin por la Dirección Central y aprobadas por quien corresponda conforme se dispone en el artículo 3, para lo anterior no es necesario la presentación de cotizaciones; no obstante en todas las solicitudes, la Gerencia de Servicios Compartidos a través del Técnico de Adquisiciones o por quien esta designe, verificará la disponibilidad del bien o del servicio requerido, para en caso de no disponer del mismo, determinar si la compra se efectúa con recursos de los Fondos de Caja Chica o mediante compra ordinaria. Todo pago efectuado a proveedores de bienes o servicios con recursos de los Fondos de Caja Chica, se acreditará ante los responsables de la administración de dichos fondos, con la factura o recibo por la compra efectuada. ARTICULO 5. PROHIBICION DE FRACCIONAMIENTO. Se prohíbe expresamente en todas las compras menores o urgentes, el fraccionamiento del valor total de los bienes o servicios, con la intención de que los valores pagados se encuentren dentro de los límites que para disponer de recursos de los Fondos de Caja Chica se establecen en el artículo 3. ARTICULO 6. LIQUIDACION DEL EFECTIVO PROPORCIONADO. Todo valor proporcionado en efectivo a empleados o funcionarios para realizar compras menores o urgentes, en su caso debe ser liquidado o devuelto el mismo día de su entrega o en su defecto a más tardar el día siguiente; los responsables de la administración de los Fondos de Caja Chica exigirán la liquidación contra entrega de los comprobantes que justifiquen el gasto, o en su defecto la devolución íntegra del monto proporcionado. ARTICULO 7. REEMBOLSO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA. Para los efectos administrativos los recursos de los Fondos de Caja Chica son fijos y las asignaciones de recursos se hará tomando en consideración el flujo mensual de compras menores o urgentes pagadas, en consecuencia los recursos utilizados -- 110 of 628 -- La G aceta Sección B Avisos L egales R E P Ú BLICA D E HONDURAS - T E G U CIGALPA, M. D . C., 28 D E ABRIL D E L 2021 No. 35,585 serán reembolsados de conformidad a la presentación de la liquidación respectiva ante la Gerencia de Servicios Compartidos, sustentada con los documentos que respalden los pagos efectuados. La solicitud de reembolso podrá ser presentada cuando se haya utilizado un ochenta por ciento (80%) de los montos establecidos y el monto a reembolsar se efectuará mediante cheque emitido a nombre de los responsables de la administración de los Fondos de Caja Chica. ARTICULO 8. LEGITIMIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE RESPALDO DE PAGOS. Los pagos que se efectúen con recursos de los Fondos de Caja Chica, deberán ser respaldados con facturas, recibos u otros comprobantes originales que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley, que justifiquen la erogación del efectivo; cuando el caso lo amerite los mismos deben tener la identificación del firmante receptor del pago mediante la anotación del número de la Tarjeta de Identidad y su nombre completo. No tendrán validez aquellos comprobantes que evidencien alteraciones. Toda documentación que respalde los pagos efectuados deber estar a nombre de la Superintendencia de Alianza Público Privada. ARTICULO 9. DEFICIENCIA SUBSANABLE DE DOCUMENTOS DE RESPALDO. En los casos en que el bien o servicio haya sido suministrado por una persona natural que no emite facturas o recibos identificados y con los requisitos exigidos por la Ley, los responsables de la administración de los Fondos de Caja Chica podrán subsanar la deficiencia respaldando el pago efectuado mediante Recibo de Caja Chica proporcionado y controlado por la Gerencia de Servicios Compartidos, el cual debe ser aprobado previa comprobación de la deficiencia, por la Dirección Central o por la Dirección Regional de la Zona Norte en su caso.
Articulo 10
PAGOS NO AUTORIZADOS. En ningún caso podrán utilizarse recursos de los Fondos de Caja Chica, para efectuar préstamos personales o realizar cambios de cheques a empleados o particulares, asimismo no es autorizado efectuar pagos de documentos expedidos a nombre de la Superintendencia, por montos superiores a los establecidos en el artículo 3. ARTICULO 11. PROTECCION DE DOCUMENTOS DE RESPALDO DE PAGOS. Todos los documentos que respalden los pagos efectuados con recursos de los Fondos de Caja Chica, deberán inmediatamente ser protegidos por los responsables de la administración de dichos fondos, con la imposición de sello con la leyenda “PAGADO SUPERINTENDENCIA DE ALIANZA PUBLICO PRIVADA”. ARTÍCULO 12. ASIGNACIÓN CÓDIGO DEL GASTO. Los responsables de la administración de los Fondos de Caja Chica, asignarán a cada documento de respaldo el código de gastos que corresponda, a fin de que se registre contablemente en la partida presupuestaria el gasto correspondiente.
Articulo 13
PERIODO DE VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS DE RESPALDO. Las fechas de los documentos que respalden los pagos efectuados con recursos de los Fondos de Caja Chica, deben estar comprendidas dentro del mes que se solicita el reembolso para cumplir con el principio contable generalmente aceptado de que todas las transacciones deben registrarse en el período que ocurrió. Los reembolsos correspondientes a gastos del mes anterior serán presentados en un tiempo máximo de tres (3) días hábiles del mes siguiente. ARTICULO 14. RECHAZO DE REEMBOLSOS. La Gerencia de Servicios Compartidos -- 111 of 628 -- La G aceta Sección B Avisos L egales R E P Ú BLICA D E HONDURAS - T E G U CIGALPA, M. D . C., 28 D E ABRIL D E L 2021 No. 35,585 tendrá la potestad de rechazar en las solicitudes de reembolso, aquellos documentos que respalden pagos efectuados por compras que no se ajusten a las condiciones y requisitos dispuestos en los artículos anteriores, o que no se justifiquen plenamente. ARTICULO 15. ARQUEOS DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA. La Gerencia de Servicios Compartidos efectuará las constataciones o arqueos para verificar la correcta administración de los Fondos de Caja Chica de acuerdo a lo siguiente: 1. Cada vez que se solicite un reembolso. 2. El último día de cada mes. 3. Al cierre de cada año fiscal. 4. Cuando lo considere conveniente.
Articulo 16
FALTANTES. Los faltantes detectados al practicarse una constatación o arqueo, serán responsabilidad de los responsables de la administración de los Fondos de Caja Chica, estos valores deberán ser enterados a la institución en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas hábiles después de su notificación al responsable.
Articulo 17
SOBRANTES. Los sobrantes detectados al practicarse una constatación o arqueo, serán depositados inmediatamente en la cuenta de la Superintendencia pasando a formar parte de la cuenta de otros ingresos de la institución.
Articulo 18
CAUCION DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA. Los responsables de la administración de los Fondos de Caja Chica, responderán de sus actuaciones como tales, mediante caución extendida a favor de la Superintendencia de Alianza Público Privada mediante Pagaré a la Vista y deberán presentar ante el Tribunal Superior de Cuenta la Declaración Jurada de Ingresos.
Articulo 19
ARQUEO AUDITORÍA INTERNA. La Auditoría Interna cuando lo estime conveniente, efectuará constataciones o arqueos sorpresivos a los Fondos de Caja Chica, con la finalidad de comprobar y asegurar su correcta administración de acuerdo a la normativa aplicable y a las disposiciones de este instrumento. ARTICULO 20. DISPOSICION FINAL. Cualquier situación no prevista en las anteriores disposiciones, será resuelta por la Dirección Central e informada a los Superintendentes. El presente Acuerdo es de ejecución inmediata y para la efectividad de su cumplimiento certificarlo a la Dirección Central por Delegación, a fin de que proceda a efectuar las comunicaciones correspondientes a Auditoría Interna y a las distintas Gerencias, asimismo para que coordine con el Oficial de Información Pública su publicación en el Portal de Transparencia del Instituto de Acceso a la Información Pública”. Se extiende la presente Certificación al Director Central por Delegación, para que efectúe las comunicaciones que corresponde a la Auditora Interna y a los titulares de las distintas Gerencias, así como para que coordine con el Oficial de Información Pública la publicación en el Portal de Transparencia del Instituto de Acceso a la Información Pública, fin de darle cumplimiento a lo acordado por los Superintendentes. Tegucigalpa, 11 de febrero del 2021. ABOG. RAMÓN ECHEVERRÍA SECRETARIO GENERAL 28 A. 2021. -- 112 of 628 -- La G aceta Sección B Avisos L egales R E P Ú BLICA D E HONDURAS - T E G U CIGALPA, M. D . C., 28 D E ABRIL D E L 2021 No. 35,585 SUPERINTENDENCIA DE ALIANZA PÚBLICO PRIVADA SAPP CERTIFICACIÓN El Secretario General de la Superintendencia de Alianza Público Privada y del Pleno de Superintendentes, del Acta número 009-2019/2024 de la Sesión Ordinaria de Superintendentes, celebrada el día viernes cinco (5) de febrero del año dos mil veintiuno (2021), CERTIFICA del Asunto número cuatro (4) del Orden del día, Asuntos de Administración, el Acuerdo emitido en el literal c) “Aprobación de Reglamento de Viáticos”, el cual textualmente dice: “El Director Central por Delegación, informa a los Superintendentes que el proyecto del Reglamento de Viáticos, se encuentra incluido en los documentos que por correo electrónico les fueron remitidos para los efectos de ser conocidos en esta sesión. El Superintendente Presidente Leo Yamir Valentino Castellón Hirezi, solicita al Director Central por Delegación que proceda a la presentación del proyecto de este Reglamento quien expone, que la diferencia entre el proyecto de este Reglamento con el Reglamento de Viáticos vigente, es en las tablas porque las misma deben estar acorde con el nuevo modelo de gobierno corporativo de la institución, en este proyecto de Reglamento ahora las jerarquías de los funcionarios y empleados se dividen en cinco y anteriormente estaban divididas en tres así como las estructuras de los montos son tres, indica además cuales son los funcionarios y empleados que ahora están comprendidos en cada una de las cinco categorías, agrega que también se efectúan cambios a los montos asignados para cada una de las zonas y por el uso de vehículo propio, concluye manifestando que el proyecto de este nuevo Reglamento fue elaborado por Auditoría Interna, revisado por Secretaría General y Gerencia Legal y el mismo se apega al nuevo Manual para la Administración de Gobierno Institucional y Salarios. Concluida la presentación y efectuado el análisis del Anteproyecto de Reglamento de Viáticos, por unanimidad se ACUERDA, Aprobar el siguiente: