Normas técnicas para el manejo de archivos de la documentación financiera del sector público (Decreto 83-2004)

Considerandos

1. 1.Que mediante del Decreto Legislativo No. 83-2004 de fecha 28 de mayo de 2004, publicado en el Diario Oficial La Gaceta, en fecha 21 de junio del 2004, se aprobó la Ley Orgánica del Presupuesto.
2. 2.Que el Artículo 36, numeral 8 de la Ley General de la Administración Pública, establece que son Atribuciones de las Secretarías de Estado emitir los Acuerdos, Resoluciones, asuntos de su competencia, aquellos que le delegue el Presidente de la República, y cuidar de su ejecución.
3. 3.Que el Artículo 104 numeral 11 déla Ley Orgánica del Presupuesto establece que es atribución de la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas a través de la Contaduría General de la República, dictar Normas para el manejo de archivos de la documentación financiera del Sector Público.
4. 4.Que es fundamental que las Instituciones del Sector Público cuenten con un Manual que les permita un adecuado y eficiente manejo de Archivos de la Documentación Financiera que se produce en las mismas con el propósito de llevar un mejor control, en la recepción, verificación y custodia de toda la documentación generada.
5. 5.Que el Artículo 32 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, establece el £a (faceta DIARIO OFICIAL DELA REPUBLICA DE HONDURAS DECANO DE LA PRENSA HONDURENA UC. MARTHA AUCÍA GARCÍA GerenteGenera) JORGE ALBERTO RICO SALINAS Coordinador y Supervisor Colonia Mira?lores Teléfono/Fax: Gerencia 2230-4956 Administración; 2230-3026 Planta; 2230-676? CENTRO CÍVICO GUBERNAMENTAL WILFREDO CERRATO RODRÍGUEZ SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE FINANZAS CÉSAR VIRGILIO ALCERRO GÚNERA SECRETARIO GENERAL -- 1 of 6 -- Sección A Acuerdos v Leyes La Gaceta .124 r::: acimiento a seguir para la depuración de la documentación pública. PORTANTO Fundamentado en los Artículos 245 numeral 11 de la Constitución de la República, 36 numeral 8,118 numerales 2 de la Ley General de la Administración Pública, 104 numeral 11 de la Ley Orgánica del Presupuesto contenida en el Decreto Legislativo No. 83-2004 de fecha 28 de mayo de 2004 publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 21 de junio de 2004,32 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. A C U E R D A : Aprobar LAS NORMAS TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DE LA DOCUMENTACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO. CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1. Propósito Las presentes Normas Técnicas tienen como propósito establecer las reglas mínimas para llevar un mejor control en la recepción, verificación y custodia de toda la documentación financiera generada por las Instituciones del Sector Público y cumplimentar así lo dispuesto en el artículo 104, inciso 11) de la Ley Orgánica del Presupuesto. Artículo 2. Definiciones a) Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. b) Archivos Administrativos o de Trámite: documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus atribuciones de una unidad administrativa. c) Archivo Histórico o Final: área que permite organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. d) Archivo Institucional o de Concentración: documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades y que permanecen en él hasta su destino final. e) Depuración de Documentos: Es la operación que consiste en dar de baja por medio de la destrucción organizada de documentos carentes de valor administrativo. legales, fiscales o contables que no contengan valores históricos, por ejemplo: copias, borradores de documentos, manuales etc. Significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria. f) Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,fiscalo contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las'facultades y actividades de las dependencias. g) Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado . y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. h) Documentación Activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo administrativo o de trámite. i) Documentación Histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia, por lo que debe conservarse permanentemente. j) Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia. k) «Plazo de conservación: período de guarda de documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el período de reserva en su caso y los períodos adicionales establecidos en los presentes lincamientos. I) Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (trasferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). m) Valor Documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales,fiscaleso contables en los archivos de trámite o concentración (valore primarios); o bien evidencias, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). Artículo 3. Objetivos de las Normas Técnicas para e Manejo de Archivos. a) Establecer la metodología a utilizarse para la organización y clasificación de la documeníacióndd áreafinanciera,así com -- 2 of 6 -- el resguardo de la información electrónica y digitalización de los archivos. b) Mantener debidamente actualizado, ordenado y clasificado el archivo de la documentación que soportan las actividades financieras de las instituciones, afinde lograr un funcionamiento adecuado y eficiente en beneficio no sólo del Estado sino también para garantizar el acceso a las informaciones que demanden los órganos competentes y los ciudadanos. Artículo 4. Ámbito de aplicación de las Normas Técnicas para el manejo de Archivos. Estas Normas Técnicas son únicas y de aplicación uniforme y obligatoria para todo el Sector Público de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 104, numeral 11, de la Ley Orgánica del Presupuesto. Artículo 5. Revisión y Actualización de las Normas Técnicas para el manejo de Archivos. La Contaduría General de la República revisará periódicamente las presentes Normas Técnicas y de ser necesario, propondrá al Titular de la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas su actualización en función de las directrices que se deriven del análisis de la experiencia de su aplicación y de las observaciones y recomendaciones debidamente fundamentadas que formulen las Instituciones del Sector Público. CAPÍTULO II ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES Artículo 6. Características Básicas de la Aplicación de las Normas Técnicas para el Manejo de Archivos a) Centralización Normativa. Ejercida por la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas, en su condición de Órgano Rector del Sistema Financiero del Sector Público, con el apoyo de la Contaduría General de la República como Órgano Técnico Coordinador del Subsistema de Contabilidad Gubernamental. b) Descentralización Operativa. El proceso archivístico será responsabilidad de las Gerencias Administrativas, Unidades Equivalentes, Unidades Ejecutoras y de cada uno de los funcionarios y empleados de los distintos niveles que participan en este proceso, en la competencia de su gestión y desconcentración funcional y operativa, para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos y operacionales. Artículo 7. Organización de las Unidades de Archivo a) Área de Recepción y Resguardo de Documentación. Esta unidad tiene como finalidad asegurarse de la disponibilidad expedita de los documentos de archivo de manera que pueda efectuar la recepción, revisión y direccionamiento de los documentosfinancierosde manera rápida y eficiente; siempre y cuando, cumplan con los requisitos que imponen las leyes. b) Área de Consulta y Préstamo de Documentos. Asimismo, la unidad encargada del manejo de la recepción y resguardo de documentos, ofrece el servicio'de consulta y préstamo de los documentos que administran los Archivos de la Documentación Financiera del Sector Público. c) Area de Depuración de Documentos. Es la operación que consiste en dar de baja por medio de la destrucción organizada de documentos carentes de valor administrativo, legales,fiscaleso contables que no contengan valores históricos, por ejemplo: copias, borradores de documentos, manuales etc., significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria. Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que legalmente debe preservarse durante determinadotiempoy que es necesaria para ser consultada. Cada Institución pública está obligada a conservar y custodiar la información obtenida o generada con motivo del cumplimiento de sus funciones mientras conserve valor administrativo o jurídico por un periodo no menor de 5 años de conformidad a lo establecido en los Artículos 125 de la Ley Orgánica de Presupuesto y 32 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus respectivos reglamentos. Artículo 8. Responsabilidades de las Instituciones Públicas. Las instituciones públicas, sus funcionarios y empleados y de los'servidores públicos que cumplan funciones archivísticas en cada una de ellas, tendrán las siguientes responsabilidades: a) Implantar y asegurar el funcionamiento de las presentes Normas Técnicas para el manejo de archivos en el ámbito institucional. b) Apoyar en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. c) Coordinar las acciones de los archivos. d) Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia. e) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación. . f) Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. g) Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas en el ámbito institucional. -- 3 of 6 -- R E P Ú B L I C A DE HONDURAS - TEGUCIGALPA, M. D. C, 15 DE MAYO DEL 2013 Acatar el Artículo 24 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. CAPÍTULO III DEL MANEJO DELARCHIVO Artículo 9. Normas Generales para el Manejo de rchivos: Cada Institución o dependencia n o m b r a r á o asignará por lo menos una persona como Jefe o Encargado de Archivo Financiero con conocimientos generales en Archivística, a quien le corresponderá planificar, coordinar, controlar y supervisar las funciones archivísticas de su Unidad. En la Institución donde exista un Archivo Financiero conformado como tal, éste d e b e r á encargarse de coordinar todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión de la entidad, de acuerdo con los lincamientos establecidos en este reglamento. Los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos: 1. - Archivos Administrativos o de trámite: Cuando los documentos que forman parte de la información financiera permanecen en las oficinas administrativas de cada Institución que las produce por un período de 1 año. 2. - Archivo Institucional o de Concentración: Una vez cumplida la etapa enunciada en el inciso anterior, los •documentos que forman parte de contabilidad gubernamental con valor administrativo y legal p a s a r á n a los Archivos Institucionales o de concentración de cada Entidad, previo a ello d e b e r á n las Unidades Administrativas asegurarse de dejar una copia digital de toda la documentación, los documentos d e b e r á n permanecer por lo menos 5 años, d e s p u é s de los cuales previo a estudio podrán ser destruidos. Artículo 10. Métodos de Ordenación ) Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en la ordenación anomática, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias. >) Cronológico: Los elementos que componen ese m é to d o de ordenación son el año, mes y día del documento. :) Numérico: Cosiste en la asignación de n ú m e r o s a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva. No. 33,124 Artículo 11. Manejo de Archivo. a) Se entenderá por descripción documental el proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales. i b) En todo archivo Financiero se elaborará un programa descriptivo, de acuerdo con la clase de archivo, su fondo documental y el servicio que presta. c) Las disposiciones establecidas en estas normas, son de obligatorio cumplimiento para todas y cada una de las dependencias y/o á r e a s administrativas e Instituciones del Sector Público, en lo concerniente a la transferencia de los documentos de trámite concluido. d) Deberán tomar en cuenta para la conservación de sus documentos, factoresfísicos,químicos y biológicos que provocan el deterioro del documento de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para talfincontarán como mínimo con: locales adecuados, estantería metálica, cajas libres de ácido para guardar los documentos, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y d e b e r á n tener el cuidado necesario en el manejo de los documentos. e) Los archivos de gestión d e b e r á n contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos. í) Sistema de Clasificación: 1. - Clasificación orgánica: Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la Institución para clasificar los documentos. 2. - Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución. 3. - Clasificación por asunto o materias: Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias aque se refieren. g) Todas las Instituciones del Sector Público d e b e r á n observar las siguientes medidas de preservación, seguridad y control de los documentos y sus locales: 1. - Tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización. 2. - Se prohibe fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación. 3. - Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas rotuladas debidamente ordenadas libres de ácido. A. 5 -- 4 of 6 -- La Gaceta .124 4. - La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica. 5.- Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito. 6. - La temperatura en los depósitos deberáfluctuaren lo posible entre los 18°C y 22°C. 7. - Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no inflamable. 8. - Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios. 9. - Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro. 10. - En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad. 11. - Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación. 12. - En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar. 13. - La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 1 Ocm. entre el suelo y el primer estante. 14. - Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 ma0,80m. 15.- Las autoridades superiores deben velar porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general. h) Las micropelículas originales, producto de la microfilmación que se realizará por la Unidad de Archivo, deberán ser depositadas en un lugar que reúna las condiciones adecuadas para su conservación. Este original no será usado en consultas de rutina. De él se obtendrán solamente las copias necesarias para brindar el servicio a los usuarios en general. i) El programa descriptivo en los archivos de gestión, dará prioridad a los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las tablas de plazos de conservación en los Archivos Institucionales a los inventarios y listas de remisión y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios. j) Seleccionar es el método mediante el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación. k) La administración consiste en establecer y ejecutar la planeación, la organización, la integración del personal, la dirección y el control querigenlas labores desarrolladas en los archivos. I) Las instituciones a las que pertenecen los archivos del sistema, suministrarán los recursos necesarios para la administración adecuada de sus archivos. m) La facilitación consisten en poner los documentos a disposición del ente productor y los usuarios en general. Artículo 12. Recepción y Resguardo de Documentación: a) La recepción de documentos, se deberá hacer mediante oficio y formato de "Recepción y Resguardo de Documentación", mismo que será elaborado por la Contaduría General de la República. b) Las dependencias y/o áreas administrativas deben suj etarse a los siguientes lincamientos operativos: 1. - Los documentos deberán integrarse en expedientes protegidos. La carpeta a utilizar será de acuerdo al tamaño de los documentos a expedientarse. 2. - En caso de que algunos documentos estén integrados en carpetas o que por su presentación hayan sido oculta deberán prepararse de acuerdo a lo estipulado en el punto anterior. 3. - Los expedientes deberán tener un grosor aceptable para su manejo. Aquellos que rebasen este espesor tendrán que ser divididos en legajos; observando los mismos elementos de identificación e indicando el número de legajos que le corresponda a cada uno de éstos (ejemplo 1/3,2/3,3/3 etc.) 4. - Los expedientes deberán identificarse con un nombre o título, el cual se asentará en la ceja de la carpeta, incluyendo el período que comprenden los documentos (año extremo) y la clave del expediente en caso de existir. El número de hojas y del legajo (cuando exista más de uno), se colocará en la parte superior derecha de la carpeta. c) Los documentos deberán ser clasificados, identificados y • agrupados con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente. Artículo 13. Consulta y Préstamo de Documentos. La consulta puede ser interna o mediante préstamo de documentos: a) De la consulta interna de documentos La consulta interna es aquella realizada por el personal de administración y servicios encuadrado en las distintas unidades de cada una de las Instituciones, ya sea para consultas específicas y con fines de tramitación. Las reglas que se observarán en las áreas de consulta serán: 1.- El usuario deberá identificarse previamente con la presentación de su documento de Identidad. 2. - No fumar, comer y beber en las áreas de consultas. 3. - No rayar, c i l c i r : es:-r:r sobre los documentos. 4. - Se prohibe el acceso al área de los ficheros. -- 5 of 6 -- S e c c ió n A Acuerdos y Leyes R E P Ú B L I C A DE HONDURAS - TEGUCIGALPA, M. D. C, 15 DE MAYO DEL 2013 No. 33,124 La Gaceta 5. - El equipo existente que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser tratado adecuadamente y en caso de daño el usuario r e s p o n d e r á por su reparación. 6. - Las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, el usuario podrá ser retirado de las salas de consulta y despachos de atención. 7. - Cuando el usuario utilice reproducciones de documentación textual audiovisual, fotografías, casetes, filmaciones, entre otros, con fines de investigación y publicación, estará obligado a dar los créditos correspondientes a la Institución de d ó n d e provino la información. 8. - Cada archivo contará con las salas de consulta y despachos de atención al público que sean necesarios para prestar este servicio, con el horario que establezcan. 9. - El incumplimiento de las normas anteriores y las establecidas en los manuales internos de procedimientos, o c a s i o n a r á el retiro de las instalaciones del usuario infractor. r>) Del procedimiento de p r é s t a m o de documentos El préstamo de documentos a las unidades tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos de las Instituciones del Sector Público que requieren, por cualquier razón, disponer de determinados documentos o expedientes, durante un periodo de tiempo y de acuerdo a unas necesidades que superan la consulta puntual en las instalaciones del Archivo General. Artículo 14. Depuración de Documentos La depuración de documentos procederá conforme a los \rtículos 32 y 32-A de la Ley de Transparencia y Acceso a la nformación Pública y 73 del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo precedente se ¡eguirán también las siguientes reglas: i) La documentación destruible se pondrá a consideración de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos afinde validar su destrucción. >) Las dependencias y/o á r e a s administrativas d e b e r á n realizar la selección documental preliminar ofinalde los expedientes de trámite* concluido aplicando los lincamientos y la normatividad establecida por la Comisión Dictaminadora de Depuración y sello oficial de que el expediente ya fue depurado. ) Una vez autorizada la destrucción o eliminación de la documentación por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, se d e b e r á llevar a cabo a través del proceso de trituración. Para tal efecto, el titular del Archivo Institucional Dictaminará la Depuración de Documentos, la hora, fecha y el lugar en que se llevará a cabo la destrucción física de la documentación. d) La Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, levantará el acta de eliminación proporcionando original al titular del Archivo y conservando copia de ésta. e) El Titular del Archivo informará a su superior de la cantidad y descripción de los documentos a eliminar o destruir. f) El Titular del Archivo m a n te n d r á y actualizará p e r i ó d i c a m e n t e el calendario de caducidades, con el propósito de llevar un control eficiente de las fechas de vencimiento de los plazos de conservación del acervo documental. g) Para la eliminación de los documentos microfilmados se d e b e r á solicitar con autorización a la Comisión de depuración de documentos. CAPÍTULO IV DISPOSICIONES VARIAS Artículo 15. Cumplimiento. Estas Normas T é c n i c a s son de cumplimiento obligatorio y su contravención acarrea responsabilidad conforme lo establece en los artículos 32 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y 125 de la Ley Orgánica de Presupuesto. Artículo 16. Del C a r á c t e r General de estas Normas T é c n ic a s Las presentes normas tienen carácter general en la materia de que se trata y en el ámbito de aplicación en ellas referido y se emiten sin perjuicio de las normas que puedan emitir las entidades responsables de su cumplimiento en tanto no contradigan las presentes ni menoscaben su alcance. Artículo 17. Vigencia Las presentes Normas T é c n i c a s entrarán en vigencia a partir de su publicación en el en el Diario Oficial "La Gaceta". Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central a los diez días del mes de Diciembre del año dos mil doce. COMUNIQUESE. WILFREDO CERRATO RODRÍGUEZ MBA. SECRETARIO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE FINANZAS CÉSAR VIRGILIO ALCERRO GÚNERA SECRETARIO GENERAL A H D -- 6 of 6 --