Acuerdo-CSJ-02-2025
Resumen
Este reglamento regula cómo el Poder Judicial maneja dinero en efectivo para gastos urgentes y menores (hasta L 5,000). Aplica a todas las oficinas judiciales del país y establece quién puede usar estos fondos, cómo solicitar dinero, qué documentos se necesitan y cómo devolver lo gastado. Su propósito es garantizar que los recursos se usen correctamente y de forma transparente.
Articulos
Articulo 307
, manda que se disponga lo necesario a fin de asegurar el correcto y normal funcionamiento de los órganos jurisdiccionales, proveyendo los medios eficaces para atender sus necesidades funcionales y administrativas, así como la organización de los servicios auxiliares. SEGUNDO. El artículo 34 párrafo 1º del Estatuto del Juez Iberoamericano preceptúa que los jueces de todos los niveles de la estructura jurisdiccional deben contar con los recursos humanos, medios materiales y apoyos técnicos necesarios para su adecuado desempeño. TERCERO. Aunque el acceso directo a fondos de caja chica no constituye una necesidad para el desarrollo de las funciones jurisdiccionales en sentido estricto, dichos recursos permiten una respuesta ágil ante situaciones que demandan soporte inmediato para los jueces y demás servidores judiciales. Esta disponibilidad de fondos de caja chica resulta instrumental en la atención de requerimientos logísticos y operativos, que sin afectar la autonomía judicial, contribuyen a la eficiencia en el ejercicio de la impartición de justicia y fortalecen el cumplimiento de sus responsabilidades constitucionales. CUARTO. El Poder Judicial, para garantizar la continuidad, eficacia y eficiencia en la prestación del servicio público de impartición de justicia, cuenta actualmente con doce (12) Administraciones Regionales: 1) Atlántida, que comprende Islas de la Bahía, Gracias a Dios y los municipios de Arenal, Jocón y Olanchito del departamento de Yoro; 2) Choluteca y Valle; 3) Colón; 4) Comayagua; 5) Copán, que comprende también el departamento de Lempira; 6) Cortés; 7) La Paz; 8) Ocotepeque; 9) Olancho; 10) Santa Bárbara; 11) Siguatepeque, que comprende también el departamento de Intibucá; y, 12) Yoro; las cuales deben atender de forma oportuna y eficaz los requerimientos operativos, logísticos y administrativos de las oficinas jurisdiccionales y administrativas bajo su ámbito territorial; por lo que resulta indispensable regular la utilización, administración, control y rendición de cuentas de los fondos de caja chica, sin perjuicio de que, en función de las necesidades institucionales, pudieren crearse en el futuro nuevas administraciones o dependencias que también requieran la asignación de estos recursos. QUINTO. Para el mejor ejercicio de la función judicial, además de una buena gestión del talento humano, también es necesaria una efectiva administración de los recursos financieros y materiales con que cuenta este Poder del Estado, mediante la emisión y puesta en marcha de políticas económicas que -- 1 of 8 -- permitan su optimización, la oportuna planificación estratégica y operativa, la correcta ejecución presupuestaria, el buen manejo de los fondos nacionales y de cooperación externa, y el respeto irrestricto a las normas de contratación pública para la ejecución de obras y adquisición de bienes y servicios, que garanticen el adecuado funcionamiento de la institución, entre otras acciones. SEXTO. Consciente de todo lo anterior, el actual Pleno de la Corte Suprema de Justicia aprobó el Plan Estratégico Institucional 2023-2027, dentro del cual se encuentra el Eje Estratégico No. 1, “Estructura Orgánica Fortalecida”, encaminado a consolidar una institución orientada al logro de su misión, líder en el sistema de justicia nacional, con visión estratégica para contribuir a la paz y el bienestar social, el desarrollo económico y el fortalecimiento del Estado Democrática de Derecho. SÉPTIMO. La Dirección Administrativa tiene la misión de gestionar con eficiencia, eficacia y transparencia los recursos materiales del Poder Judicial para facilitar el logro de los objetivos institucionales; siendo necesaria la emisión de nuevas disposiciones que regulen lo relativo al manejo de fondos de caja chica., pues las vigentes datan de hace más de quince años. OCTAVO. La Constitución de la República concede a la Corte Suprema de Justicia, como máximo órgano del Poder Judicial, en su artículo 313 numeral 8), la facultad, entre otras, de emitir su Reglamento Interior y demás disposiciones que sean necesarias para el cumplimento de sus funciones y materializar los derechos y deberes de las personas. POR TANTO En atención a lo antes expuesto, el Pleno de la Corte Suprema de Justicia, en uso de las facultades que la Constitución y la Ley le confieren, POR UNANIMIDAD, A C U E R D A Aprobar el siguiente: REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA DEL PODER JUDICIAL CAPÍTULO I FINALIDAD DEL REGLAMENTO
Articulo 1
El Fondo de Caja Chica constituye un sistema excepcional de pagos en efectivo, que sirve para financiar gastos menores de urgente necesidad que se presenten y no para desembolsos de operaciones regulares.
Articulo 2
El presente Reglamento tiene por objeto regular la autorización, asignación, manejo, reembolso y liquidación de los Fondos de Caja Chica necesarios para el eficiente funcionamiento jurisdiccional y administrativo del Poder Judicial. -- 2 of 8 -- CAPÍTULO II OBSERVANCIA DE NORMAS Y DISPOSICIONES APLICABLES
Articulo 3
Las disposiciones de este Reglamento se deberán interpretar y aplicar con estricta observancia de la siguiente normativa: a. Constitución de la República; b. Ley Orgánica del Presupuesto; c. Disposiciones del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República para el Ejercicio Fiscal en curso; d. Ley de Contratación del Estado y su Reglamento; e. Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos y su Reglamento; f. Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y su Reglamento; g. Reglamento de Ejecución Presupuestaria del Poder Judicial; h. Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del Poder Judicial; i. Reglamento del Régimen de Facturación, Otros Documentos Fiscales y Registro Fiscal de Imprentas; j. Disposiciones emitidas por la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE); y, k. Demás normas legales y reglamentarias aplicables.
Articulo 4
Los Fondos de Caja Chica creados con recursos externos se regirán por las disposiciones contenidas en los contratos de préstamo y en los convenios bilaterales firmados con los organismos cooperantes y en su defecto por las normas del presente Reglamento. CAPÍTULO III DEFINICIONES
Articulo 5
Para los fines del presente Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa: a. GASTO MENOR DE URGENTE NECESIDAD: Todos aquellos gastos menores de urgente necesidad que se encuentren dentro de los Grupos 2 y 3 del Catálogo de Cuentas Presupuestarias y que no pasen de cinco mil lempiras (L 5,000.00). b. NORMAS PRESUPUESTARIAS ANUALES DEL PODER JUDICIAL: Acuerdo de aprobación del Presupuesto General del Poder Judicial para un determinado Ejercicio Fiscal y sus disposiciones. c. SOLICITUD DE PAGO POR CAJA CHICA: Documento de solicitud de compra dirigida a la Dirección Administrativa, persona encargada o Administrador Regional, según sea el caso, por el jefe o coordinador de la dependencia solicitante. d. RECIBO PROVISIONAL DE CAJA: Documento firmado por la autoridad facultada para ordenar la compra y por el receptor del dinero en efectivo; documento que, al recibirse los comprobantes originales del gasto, se devuelve. e. COMPROBANTES DE GASTOS INTERNOS O DOCUMENTOS DE RESPALDO O SOPORTE: Todos los documentos originales necesarios para -- 3 of 8 -- el pago por Fondo de Caja Chica de solicitudes de compra de bienes o servicios de urgente necesidad, como ser: Cotizaciones, facturas, recibos, planes de gira, hojas de liquidación de viáticos, constancias, comprobantes de validación de facturas emitidos por el Servicio de Administración de Rentas (SAR), entre otros. f. LIQUIDACIÓN: Conjunto de documentos que acreditan haberse realizado un gasto. g. REEMBOLSO: Reintegro de cantidades económicas que previamente han sido utilizadas del Fondo de Caja Chica. h. SERVICIOS NO PERSONALES: Son todos aquellos gastos necesarios para el normal funcionamiento de la institución, como los establecidos en los Grupos 200: Servicios públicos, alquileres, mantenimiento, etcétera (Avocarse al catálogo de cuentas presupuestarias). i. M A T E R I A L E S Y S U M I N I S T R O S : S o n todos aquellos gastos necesarios para el normal funcionamiento de la institución, como los establecidos en los Grupos 300 (Avocarse al catálogo de cuentas presupuestarias). CAPÍTULO IV CREACIÓN, AMPLIACIÓN Y DISMINUCIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 6
Los Fondos de Caja Chica serán constituidos por un monto no menor de veinticinco mil lempiras (L 25,000.00) y no mayor a cincuenta mil lempiras (L 50,000.00), con excepción de las oficinas del Distrito Central, de San Pedro Sula y de Santa Rosa de Copán, donde el máximo podrá ser de hasta cien mil lempiras (L 100,000.00). La Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, al emitir las normas presupuestarias anuales del Poder Judicial, podrá fijar nuevos montos mínimos y máximos de constitución de los fondos, con base en criterios tales como: Costo de vida, inflación, índices de precios al consumidor, etcétera.
Articulo 7
La creación de los Fondos de Caja Chica, así como su ampliación y disminución, se autorizará por escrito por la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, previa solicitud del órgano interesado, con el dictamen favorable de la Dirección Administrativa.
Articulo 8
Las solicitudes de creación de estos fondos serán formuladas por escrito ante la Dirección Administrativa, plenamente justificadas y expresando montos y objetivos.
Articulo 9
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 7 del presente Reglamento, la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, por razones de conveniencia administrativa o de calamidad o emergencia, podrá autorizar estos fondos, sin que para ello medie solicitud alguna.
Articulo 10
No se permitirá la creación y uso de un Fondo de Caja Chica con recursos provenientes de Fondos Reintegrables.
Articulo 11
Para la creación, ampliación y disminución de los Fondos de Caja Chica, no se podrán establecer montos inferiores ni superiores a los fijados en el presente Reglamento -- 4 of 8 -- o en las normas presupuestarias anuales del Poder Judicial, salvo en los casos de calamidad o emergencia calificados por la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia. En todo caso, la cuantía será fijada con base en las necesidades que demande el desarrollo normal de las actividades de la dependencia y en la capacidad financiera del Poder Judicial. CAPÍTULO V RESPONSABILIDAD POR LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 12
La administración del Fondo de Caja Chica estará a cargo del funcionario o empleado judicial que sea debidamente autorizado por escrito, y servirá para apoyar el funcionamiento del órgano al que se ha asignado el fondo.
Articulo 13
El servidor judicial responsable del Fondo de Caja Chica será designado por el titular del órgano jurisdiccional o administrativo al que se asigne el fondo, con el visto bueno de la Dirección Administrativa, y quedará inhabilitado para manejar Fondos Reintegrables. Sus deberes como encargado del fondo constituirán un apéndice de sus deberes normales.
Articulo 14
Los recursos del Fondo de Caja Chica, así como los documentos originales objeto de pagos o gastos efectuados, serán guardados bajo llave por el responsable de la custodia y administración del mismo, cuyo manejo y seguridad será de su entera responsabilidad.
Articulo 15
El funcionario o empleado judicial que tenga a su cargo el manejo, control y custodia de estos fondos, no deberá ejercer funciones relacionadas con el manejo de registros principales y/o auxiliares de contabilidad, ni tampoco relacionadas con la recepción o distribución de inventarios, materiales y suministros.
Articulo 16
El responsable del Fondo de Caja Chica deberá rendir Caución y Declaración Jurada de Bienes de conformidad con la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y su Reglamento.
Articulo 17
Si la persona responsable de la administración del Fondo de Caja Chica, por cualquier razón, dejase de laborar en el Poder Judicial, o se realizara un traslado a otra dependencia, deberá de presentar informe de liquidación del fondo, incluyendo la devolución del efectivo y de los documentos pendientes de reembolso, y debiendo pagar cualquier faltante pendiente o depositando a la cuenta del Poder Judicial cualquier sobrante que resulte de la verificación de dicho fondo. CAPÍTULO VI USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 18
Por medio del Fondo de Caja Chica sólo se podrán efectuar gastos con dinero en efectivo.
Articulo 19
El valor de cada desembolso no podrá exceder del límite de cinco mil lempiras exactos (L 5,000.00). La Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, al emitir las normas presupuestarias anuales del Poder Judicial, podrá fijar -- 5 of 8 -- nuevos valores máximos de desembolso, con base en criterios tales como: costo de vida, inflación, índices de precios al consumidor, etcétera.
Articulo 20
Las cotizaciones para compras menores con el fondo se realizarán en la forma y cantidad que establezcan las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República para el Ejercicio Fiscal en curso, la Ley de Contratación del Estado, su Reglamento y demás normas legales y reglamentarias aplicables, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 3 del presente cuerpo normativo.
Articulo 21
Los retiros de efectivo para efectuar compras con el fondo deberán estar amparados por un “Recibo Provisional de Caja Chica”, firmado por la autoridad facultada para ordenar la compra y por el receptor del dinero en efectivo. Al recibirse los comprobantes originales del gasto, se devolverá el recibo provisional.
Articulo 22
Los recibos provisionales del Fondo de Caja Chica deberán ser liquidados a más tardar dos (2) días hábiles después de su recepción.
Articulo 23
Todo gasto deberá estar respaldado por una “Solicitud de Pago por Caja Chica” debidamente autorizada, facturas o recibos; lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del Poder Judicial.
Articulo 24
Todo gasto deberá ser respaldado por comprobantes debidamente aprobados y autorizados por la Dirección Administrativa.
Articulo 25
Todo bien adquirido por medio del Fondo de Caja Chica deberá ingresar al almacén de la localidad donde aplique y deberá ser registrado en el sistema de entradas y salidas correspondiente.
Articulo 26
En las localidades donde el Poder Judicial disponga de almacenes de suministros, previo deberá verificarse si en estos existen los bienes que se necesitan, a efecto de consumir las existencias y evitar compras innecesarias. CAPÍTULO VII REEMBOLSO DE GASTOS EFECTUADOS
Articulo 27
Para el reembolso de los gastos efectuados a través del Fondo de Caja Chica, el administrador del mismo enviará una nota de remisión al Departamento de Servicios Administrativos, adscrita a la Dirección Administrativa, adjuntando la documentación original que respalda cada gasto. Las fechas de los comprobantes que respaldan las erogaciones deben estar comprendidas dentro del periodo en el cual se solicita el reembolso.
Articulo 28
Previo al trámite de reembolso de los gastos efectuados a través del Fondo de Caja Chica, se deberá verificar que la suma de los documentos de soporte sea igual al total solicitado y que las solicitudes o requisiciones de compra estén debidamente autorizadas y aprobadas. Dichos documentos deberán cumplir con los requisitos de legalidad, estar codificados y valorizados correctamente, libres de alteraciones que los pudiere invalidar, tales como: Borrones, -- 6 of 8 -- manchas, tachaduras u otros indicios que hicieren dudar de la veracidad de los mismos.
Articulo 29
Para efectos de reembolso, a todos los comprobantes de gastos se les deberá colocar el sello de “Pagado”, con expresión de la fecha. La orden de pago por conceptos de reembolso de gastos a través del Fondo de Caja Chica se elaborará a nombre del responsable de su manejo, previa revisión y verificación de los comprobantes de los gastos por parte del Departamento de Servicios Administrativos, sin perjuicio de su revisión por parte de la Unidad de Auditoría Interna del Poder Judicial.
Articulo 30
El reembolso de los gastos efectuados a través del Fondo de Caja Chica deberá ser solicitado cuando se haya gastado entre el veinticinco (25%) y el treinta y cinco (35%) por ciento del monto total asignado, teniendo un plazo de diez (10) días hábiles para presentar la solicitud una vez alcanzado ese porcentaje. CAPÍTULO VIII PROHIBICIONES
Articulo 31
El Fondo de Caja Chica no deberá ser utilizado para: a. Otorgar préstamos y/o vales a servidores judiciales o particulares; b. Atender anticipos de sueldos; c. Cambiar cheques; d. Fraccionar compras de bienes y/o servicios cuyo valor sobrepase los límites establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República para el respectivo Ejercicio Fiscal; y, e. Ningún otro fin diferente al de la satisfacción de las necesidades oficiales propias del Poder Judicial, en los términos del presente Reglamento.
Articulo 32
El Fondo de Caja Chica será utilizado para atender necesidades propias del Poder Judicial. Cualquier otro destino de los recursos será sancionado de conformidad con la Ley de la Carrera Judicial y su Reglamento, u otra normativa legal aplicable al caso concreto, sin perjuicio del reintegro de los fondos utilizados con fines ajenos a la institución.
Articulo 33
No podrán efectuarse compras o pagos a través del Fondo de Caja Chica cuyos bienes y servicios sean para uso de otra Administración Regional donde se cuente con dicho fondo. CAPÍTULO IX COMPROBACIONES PERIÓDICAS
Articulo 34
Los Fondos de Caja Chica estarán sujetos a comprobaciones periódicas por medio de arqueos sorpresivos. Estas actividades serán desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna del Poder Judicial. -- 7 of 8 --
Articulo 35
Con la debida autorización de parte de la Dirección Administrativa, los arqueos también podrán ser efectuados por servidores judiciales cuyas funciones no estén relacionadas con el manejo de efectivo o registros contables. De estas actividades se dejará constancia escrita y respaldada con la firma de las personas que participen en los arqueos, sin perjuicio de las intervenciones que en cualquier tiempo ejecute el órgano de auditoría interna. CAPÍTULO X DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Articulo 36
Cualquier circunstancia no prevista en el presente Reglamento será resuelta por la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, atendiendo los principios de legalidad, urgencia, razonabilidad y viabilidad.
Articulo 37
En caso de conflicto o contradicción entre las disposiciones del presente Reglamento y las contenidas en otras normas de igual o menor rango, prevalecerán las establecidas en este Reglamento.
Articulo 38
Queda derogado en su totalidad el Reglamento para el Manejo de los Fondos de Caja, contenido en el Acuerdo No. 8, del 15 de diciembre de 2008 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 9 de febrero de 2009.
Articulo 39
Este Reglamento entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, y será revisado periódicamente para garantizar su efectividad y realizar ajustes según las necesidades de la población y los cambios de tipo legislativo. El presente Acuerdo se emite en acatamiento a lo dispuesto en el Punto No. 9 del Acta No. 13-2024 de la sesión celebrada por el Pleno de la Corte Suprema de Justicia, iniciada el 30 de octubre de 2024 y concluida el 11 de noviembre de 2024, ratificado en Acta No. 03-2025 iniciada el 18 de marzo de 2025 y concluida el 19 de agosto de 2025. REBECA LIZETTE RAQUEL OBANDO PRESIDENTA IRIS BERNARDA CASTELLANOS ALVARADO SECRETARIA GENERAL MICHELLE ALESSANDRA IZAGUIRRE COLINDRES SECRETARIA GENERAL ADJUNTA -- 8 of 8 --