La Gaceta

010-2012-TSC de fecha 29 de mayo del año 2012 se modifica el Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de Auditoria (SISERA), aplicable a las Direcciones de Auditoría correspondientes del Tribunal y las Unidades de Auditoría Interna en las instituciones bajo el ámbito de competencia del TSC,|con el propósito de asegurar que las recomendaciones formuladas en Tos Informes de Auditoría más las Recomendaciones de carácter preventivo, una vez notificados a las instituciones, sean impleméntadas oportunamente para lograr los beneficios esperados producto de las auditorías, entre otros aspectos mejorar la eficiencia, eficacia y economia de la. administración del Gobierno de Honduras. El Sistema de Seguimiento de Recomendaciones de Auditoría (SISERA), funcionará de acuerdo a lo establecido en el presente Manual de Procedimientos, en el cual se enfatiza el enfoque procesal del cumplimiento de todas y cada uña de las Recomendaciones, los efectos de su incumplimiento y el contenido de los Informes de Trabajo a la altaadministración del Tribunal Superior de Cuentas.. 2. DEFINICIÓN D E RECOMENDACIÓN Las Recomendaciones son acciones correctivas y / o preventivas que se pueden presentar en los Informes de Auditoría o en Informes Especiales de carácter preventivo, como producto de las deficiencias o incumplimientos resultantes del proceso de fiscalización y son dirigidas a las autoridades competentes que tienen la responsabilidad de llevarlas a cabo. Dichas acciones son propuestas por el Tribunal o la Unidad de Auditoría Interna de cada entidad sujeta al ámbito de competencia del T S C . Y una vez que son comunicadas son de obligatoria implementación bajó la vigilancia del Tribunal. Es requisito de toda Recomendación, el hecho de ser discutida y comentada ampliamente con los funcionarios encargados de su ejecución al momento de la conferencia de cierre o final. La Recomendación que ha.sido discutida debe calzar erí documento aparte la firma junto con el cargo del funcionario que la discutió y quien aderítás es el encargado responsable de ejecutarla Es importante destacar que toda Recomendación debe ser realizable dentro del plazo señalado en el Plan de Acción presentado por la entidad respectiva y aceptado por el Tribunal. 3. ¡TIPOS D E RECOMENDACIONES Cumplimiento Legal, Control Interno, Administrativas, Financieras, Gestión y Preventivas. 4. ESTADOS D E L A RECOMENDACIÓN Cada Recomendación formulada en los Informes de Auditoría, una vez que inicie el proceso de seguimiento estarán clasificadas en uno délos-siguientes cincVcstados: a) Recomendaciones Oficialmente Aceptadas Son aquellas que habiendo sido analizadas y aceptadas oportunamente por los/funcionarios responsables de su ejecución, conforman además el Plan de Acción que incluye un periodo fijopara la implementación de cada una. Este Plan de Acción debe ser aceptado integralmente por el Tribunal Superior de Cuentas. b) Recomendaciones Oficialmente Ejecutadas Las Recomendaciones se consideran Oficialmente Ejecuta- das, cuando el Tribunal Superior de Cuentas ha recibido y verificado las pruebas que evidencian que ía institución fiscalizada ejecutó acciones en consonancia con el Plan de Acción aceptado por el Tribunal, para cada una de las Recomendaciones formuladas. c) Recomendaciones Parcialmente Ejecutadas Son aquellas Recomendaciones que no se han ejecutado totalmente, por deficiencia del mecanismo utilizando para su ejecución o por negligencia humana. d) Recomendaciones No Aplicables Son aquellas Recomendaciones que al momento de su seguimiento presentan algunas de las siguientes situaciones: 1. Falta de disponibilidad presupuestaria a pesar de su solicitud. £a gaceta DiAR:0 OFICIAL 05 LA RE"'ü3UCA CE HONDURAS DECANO DE LA PRENSA HONDURENA PARA MEJOR SEGURIDAD DESUS PUBUCACIONES' LIC. MÁRTHA ALICIA GARCÍA JORGE ALBERTO RICO SALINAS • i -CccrcSnaJor y Supervisor . Cotonía MiraSorés T«[üsí»-fa»-: Gsier.cls 230^*956 ';='-A*a;.-¿6!r*í=sn: £30-3026 ^ ^ ^ H . Piante: 250-É76? $SfJm¡ji ^ ^ P ^ f t O C M C O G ' J B E R , / s . y : > í T A L ; ; T -- 2 of 7 -- REPÚBLICA DE HONDURAS - TEGUCIGALPA. M. D. € v 1 8 DE.IUNI© DEL 2012 No, 32,849 2. No se cuenta con personal técnico idóneo, a pesar de las gestiones realizadas para su contratación. 3. • Modificaciones al Marco Legal que rige el accionar de la institución. 4. No resultan exigibles al momento de su seguimiento. 5. • Al momento del seguimiento de la implementación de la Recomendación la misma no se considera costó- bene- ficiosa. Las condiciones arriba señaladas no es una lista taxativa de las que se puede suscitar, no obstante cada Recomendación No Aplicable deberá ser debidamente justificada y evidenciada. El auditor deberá: tener en cuenta que alguna de las Recomendaciones tipificadas como no aplicables, al momento de su seguimiento, lo podrán ser posteriormente, c) Recomendaciones No Ejecutadas: Son todas aquellas Recomendaciones dé las que no se presentó evidencia que demuestre su implementación parcial o total y no se encuentra enmarcada en alguna de los estados anteriores por no haber sido implementada. 5. DEPARTAMENTOS D E L T R I B U N A L RESPON- SABLES D E L SEGUIMIENTO D E LAS RECOMEN- DACIONES Serán responsables por el seguimiento a la implementación de las Recomendaciones contenidas en los distintos Informes de Auditoría recibidos, correspondientes á: Instituciones; Seguimiento a cargo del: Contempladas en el a r t í c u l o 5 de la Ley O r g á n i c a del TSC, excluyendo las municipalidades y mancomunidades. -Departamento d e l •Recomendaciones del ¡.de Auditorías "Descentralizadas. " Seguimiento de ívudit oría - Dirección Centralizadas y Municipalidades y mancomunidades. Departamento de Recomendaciones de ) Seguimiento de Vuditoría Municipal. ; El seguimiento a las Recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría emitidos por la Dirección de Fiscalización, estará a cargo del personal correspondiente a dicha Dirección. 6. D E L PROCESO DE LAS RECOMENDACIONES EN CADA ESTADO > ... . • 6.1 Del proceso de las Recomendaciones Oficialmente Aceptadas a) En el Oficio de Notificación y en la Carta de Envío del Informe de Auditoríafirmadopor el Presidente del Tribunal Superior de Cuentas o el Auditor Interno de la instituciónfiscalizada,se solicitará adicha institución un Plan de Acción a ser presentado dentro del plazo establecido en el literal c) que contendrá, entre otros aspectos, lo siguiente: ; • Las Recomendaciones contenidas en el Informe de Auditoría. • Las acciones que tomará la instituciónfiscalizadapara ej ecutar las recomendaciones contenidas en el Informe de Auditoria j3 formuladas de manera preventiva. '• Los responsables por las respectivas implementaciones. • El plazo razonable para implementar cada una de las Reco- mendaciones. Ante un cambio de la máxima autoridad de la institución, el responsable de la Unidad de Auditoría Interna estará obligado a informar a la nueva autoridad sobre el Plan de Acción vigente y el estado de implementación de las Recomendaciones para su continuidad. La Secretaria General del Tribunal, remitirá al Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente, copia -- 3 of 7 -- La Gaceta de los Oficios de Notificación de cada Informe de Auditoría y un reporte electrónico de las Notificaciones realizadas mensualmente, indicando la fecha de recepción por parte de la institución fiscalizada. Dicha remisión se realizará dentro de los seis (6) dias hábiles posteriores a la respectiva Notificación. Para el caso de los Informes Notificados de la Dirección de Fiscalización; la Secretaria General remitirá a ésta, copia de los Oficios de Notificación de cada Infonne deAudítoría y un reporte electrónico de las Notificaciones realizadas mensualmente, indicando la fecha de recepción por parte de la institución fiscalizada. En los mismos plazos establecidos en el párrafo anterior. b) La institución fiscalizada una vez notificada enviará el Plan de Acción presentado por la entidad de manera (documental y electrónico) en los próximos quince (15) días hábiles a su notificación ala Presidencia del TSC, quien a su vez lo rernitirá al Departamento .de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente. A tal efecto se incluirá en el Oficio de Notificación o similar del Informe de Auditoría la obligación de presentar dicho Plan en el tiempo antes áeñalado, adjuntando el modelo para llevar el mismo. • c) Si después de la revisión realizada por el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente, resultasen * objeciones al Plan de Acción presentadopor la institución ¡ fiscalizada, dicho Departamento, a través de la Presidencia del TSC, remitirá a la institución fiscalizada una carta j explicativadelporqueelTribunalconsideraquedeterrruhadaS ' acciones propuestas no han sido aceptadas en su totalidad, j concediéndole expresamente seis (6) días hábiles a la institución fiscalizada para que remita un Plan de Acción corregido de manerapunruál en las acciones objetadas por el Tribunal. d) En Ios-casos que dentro de los períodos estipulados en los : literales c) y d) de esta disposición no se haya recibido de la institución fiscalizada el Plan de Acción para la ejecución de las recomendaciones; el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente del Tribunal,' enviará una nueva carta solicitándolo. Si no hay respuesta dentro del plazo de seis (6) días hábiles a la fecha en que fue requerida la .institución fiscalizada por segunda vez, cada Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente elaborará el respectivo pliego de responsabilidad y se reinitirá a la Unidad de Gestión Administrativa para que siga el procedimiento respectivo. e) En los casos en que la institución fiscalizada proponga modi ficar justificadamente el Plan de Acción remitido originalmente al Tribunal, la institución deberá comunicarlo para la pertinente consideración de dicha modificación. 6.2 Del proceso de las Recomendaciones Oficialmente Ejecutadas a) El Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente del Tribunal revisará la evidencia recibida de la institución fiscalizada para determinar si las acciones que tomaron para la implementación de las mismas son satisfactorias en el marco del Plan de Acción aceptado por el Tribunal. b) Si después de la revisión realizada por el Departamento de * Seguimiento de Recomendaciones correspondiente del Tribunal, resultasen objeciones a la evidencia recibida; el Departamento devolverá a la institución fiscalizada las . evidencias en una carta explicativa del por que el Tribunal considera que determinadas recomendaciones no han sido ejecutadas en su totalidad de acuerdo a la evidencia actualizada. En dicha carta, él Tribunal concederá seis (6) días hábiles a la institución fiscalizada para qué remita la evidencia pertinente en una carta explicativa que respalde la ejecución de las acciones propuestas en elPlan de Acción. Cabe aclarar que el Plan de Acción y las evidencias de las Recomendaciones Oficialmente Aceptadas por la institución fisealizada podrán ser recibidas por las Regionales del Tribunal Superior1 dé Cuentas para, posteriormente, ser remitidas a la Presidencia del Tribunal. aTIEH -- 4 of 7 -- La Caceta 6.3 Del proceso de las Recomendaciones Parcialmente Ejecutadas Cuando se presentase la situación de Recomendaciones. Parcialmente Ejecutadas, el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente coordinará la ejecución total de las mismas con las instituciones fiscalizadas. El proceso tiene que seguirse hasta que todas las recomendaciones estén oficialmente ejecutadas, dentro del plazo previsto enel Plan de Acción. 6.4 Del proceso de las Recomendaciones de Carácter Preventivo Este tipo de recomendaciones se desprenden de lo estipulado en el artículo 50 "OBLIGACIÓN D E INFORMAR" de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas como sigue: "Si como resultado de sus funciones, las unidades de auditoria interna descubrieron hechos que pueden generar responsabilidades administrativas, deberán comunicarlo al titular de la entidad u órgano para que dicte las medidas correctivas que corresponda dándole seguimiento a las decisiones adoptadas. En el caso de nó adoptar o no aplicar medidas necesarias, la Unidad de Auditoría Interna deberá comunicarlo al Tribunal, en un plazo máximo de quince (15) días. Cuando'el examen de los actos o hechos descubrieron indicios de responsabilidad civil o penal, el Auditor Internó-de la entidad procederá a ponerlo en conocimiento del TSC. quien a su vez lo comunicará a la Procuraduría General de la República paraque instruya las acciones civiles que fuesen procedentes, y al Ministerio Público, cuando proceda para el ejercicio de la acción penal." El Tribunal una vez recibida la comunicación de la Unidad de Auditoria Interna, realizará las acciones pertinentes a través de las delDepartaméntO de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente, dichas acciones irán encaminadas a asegurar el fiel cumplimiento de todas y cada una de las recomendaciones preventivas formuladas por la Unidad de Auditoria correspondiente. 6.5 Del proceso de las Recomendaciones No Aplicables Ver numeral 4), inciso d) del presente Manual. 6.6 Del proceso de las Recomendaciones No Ejecutadas Ver numeral 4), inciso e) del presente Manual. • ' 7. DE L A REVISIÓN Y L A EVALUACIÓN D E LAS E V I D E N C I A S D E C U M P L I M I E N T O D E L A S RECOMENDACIONES Para considerar las Recomendaciones como Oficialmente Ejecutadas el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente verificará la suficiencia y pertinencia de la evidencia remitida por la institución fiscalizada, para lo cual realizará evaluaciones según el Plan Operativo Anual (POA), que cubrirán los Informes de Auditoria emitidos por los Departamentos de Auditorías correspondientes del Tribunal Superior de Cuentas y los Informes de Auditoría emitidos por las Unidades de Auditoría Interna de las instituciones públicas donde existan. 8. DEL ARCHIVO FÍSICO Y LA BASE DE DATOS El Departamentco.de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente del Tribunal mantendrá una base de datos automatizada y otra en archivo físico de seguimiento de recomendaciones por institución^ emitidas tanto por los Departamentos de Auditoría del Tribunal como por las Unidades de Auditoría Intema,y contendrá lo siguiente:. á) Copia del mfonne de Auditoria, b) Plan de Acción oficial. * -- 5 of 7 -- c) Informe de Seguimiento de Recomendaciones de Auditoria que incluya: Institución fiscalizada. El número de Informe de Auditoria. Fecha del Informe. • Tipo y título de auditoria. • Periodo fiscalizado. • ' . Recomendaciones Oficialmente Aceptadas. Tipos de recomendación. Estado de implementación de las . Recomendaciones. Fecha de realización del seguimiento. Otros aplicables para una mejor información y comunicación d) Toda la comunicación escrita sostenida durante el periodo de implementación del seguimiento de Recomendaciones de Auditoría (por ejemplo, solicitudes de prórroga, aprobación délas mismas y demás papeles de trabajo) 9. R E P O R T E PERIÓDICO D E L E S T A D O D E IMPLEMENTACIÓN D E LAS RECOMENDACIONES 9.1 Informe Trimestral Consolidado del Estado de las Recomendaciones Cinco(5) días hábiles después de finalizar cada trimestre, él Departamento de Seguimiento de Recomendaciones, a través de la Direíciónde Auditoria correspondiente, presentará al Pleno del Tribunal Superior de Cuentas un Informe consolidado del estado de las Recomendaciones y se enviará una copia a las Unidades de Auditoría Interna respectivas..El Informecontendrá: a) Un Informe Trimestral del estado de las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría emitidos por él Tribunal. b) Un Informe Trimestral del estado de las Recomendaciones contenidas en los informes de auditoría emitidos por las Unidades de Auditoria Interna. Los Informes Trimestrales deberán contener para cada estado de las Recomendaciones señaladas en el numeral 4, lo siguiente: 1. Número de Informe de Auditoria. 2. Institución fiscalizada. 3. Número de Recomendaciones Oficialmente Aceptadas. 3.1 Numero de Recomendaciones Ejecutadas. 3.2Número de Recomendaciones Parcialmente Ejecutadas. 33Número deRecomendaciones No aplicables. 3.4Número de Recomendaciones No Ejecutadas. 9.2. Informe Anual Consolidado del Estado de las Recomendaciones A más tardar el 30 de enero de cada año, el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones presentará al Pleno del TSC, a través de la Dirección de Auditoría correspondiente, ellnforme Anual Consolidado del estado de las recomendaciones generado por la base de datos que resume los Informes Trimestral esemitidos durante el año y también se enviará copia a las Unidades de Auditorías Interna respectivas. .'• ¿ . . , . • .,. u . x..,o „ <-jy:: El contenido de dichplnforme seguirá la misma estructura que el Informe Trimestral señalado en el punto 9.1 Asimismo, se infonnará acerca de las acciones tomadas por el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones 'Visitar en la web www.tSC.gob.hn Página Principal: k'a Normativa Vigente, ver documento: Instructivo de Aplicación de Sanciones y Multas Administrativas. -- 6 of 7 -- correspondiente ante la falta de ejecución de las Recomendaciones Oficialmente Aceptadas. Por otra parte, la información suministrada deberá ser acompañada de gráficos ilustrativos para facilitar su comprensión. Finalmente, el Informe deberá incluir el reporte anual de los Informes de Auditorías recibidos en el Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente y un Resumen Ejecutivo del desarrollo de la actividad de seguimiento. 10. DE LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO La Dirección de Auditoria, a través del Departamento de Seguimiento de Recomendaciones correspondiente del Tribunal, dará seguimiento a las recomendaciones y vigilará que una vez comunicadas sean oficialmente ejecutadas para dar cumplimiento al artículo 79 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas que establece: ( ). "Las recomendaciones, una vez comunicadas, serán de obligatoria implementación, bajo la vigilancia del Tribunal." En la misma dirección el artículo 100 numeral 4 de la Ley Orgánica reza textualmente: "Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere* lugar, el Tribunal podrá imponer a los servidores públicos y particulares multas según la gravedad de la falta que no serán inferiores a Cinco Mil lempiras (L. 5,000.00) ni superiores a Un Millón de Lempiras (L. 1,000,000.00) según la gravedad de la falta, pudiendo, además, ser amonestados, suspendidos o destituidos de sus cargos por la autoridad nominadora a solicitud del Tribunal, cuando cometan una o más de las mfracciones siguientes: 1,2,3,4) "No realizar oportunamente las acciones tendentes a subsanar las deficiencias señaladas por El Tribunal o por las Unidades de Auditoria Interna".1 -—mm Si en el transcurso del Seguimiento de Recomendaciones de Auditoría se verifica que el auditor interno de la institución fiscalizada no muestra evidencia de estar dando seguimiento a las Recomendaciones correspondientes, el mismo será objeto de aplicación de Responsabilidad Administrativa , 11. FUNDAMENTOS L E G A L E S D E L SISTEMA El Sistema de Seguimiento a las Recomendaciones de Auditoria (SISERA) se fundamenta en los cuerpos legales siguientes: ... ., > ; • , : . ; - ' , ;.o» - . . a) Constitución de la República artículo:222. Reformado. b) Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, artículo 31 numerales 2 y 7, artículos 39,45 y 79 en relación con los artículos 50 y 100 . - c) Marco Rector de Auditoría Interna del Sector Público y sus Modificaciones2. El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y publicación en el diario oficial La Gaceta y deberá comunicarse a los Directores, Jefes de Departamento y Unidades de Auditorias Internas; así como a los titulares délos sujetos pasivos contemplados en el artículo 5 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. Y para los efectos de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, libro la presente certificación, en la ciudad de Tegucigalpa. Municipio del Distrito Central, a los cinco días del mes de junio del año dos mil doce. . • . , ABOG ALVA BENICIA RIVERA R. SECRETARIA G E N E R A L TSC 'Visitar en la web www.tSC.gob.hn. página principal: Ir a Normativa Vigente, ver Documento: Marco Rector de Auditoria Interna del Sector Público y sus Modificaciones . -- 7 of 7 --