Reglamento — Reglamento de Operaciones de Reaseguro

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE CONTRATO O NOTA DE COBERTURA DEL REASEGURO FACULTATIVO El contrato o la nota de cobertura del reaseguro facultativo suscrito por la institución de seguros debe ser traducido al idioma español, debiendo contener los siguientes términos y condiciones:

• a)

  Naturaleza de los riesgos objeto del contrato, indicando que se trata de una operación facultativa;

• b)

  Nombre completo de la institución de seguros e instituciones reaseguradoras;

• c)

  Clasificación de riesgo de las reaseguradoras y nombre de la agencia clasificadora;

• d)

  Ramo del riesgo;

• e)

  Detalle de Riesgos cubiertos;

• f)

  Período de vigencia de la póliza;

• g)

  Suma asegurada y prima neta total del riesgo;

• h)

  Suma asegurada por la responsabilidad de las instituciones reaseguradoras;

• i)

  Tipo de moneda en que se realiza la operación facultativa;

• j)

  Valor de la prima cedida y el porcentaje de comisión a percibir por la institución de seguros (en caso que aplique);

• k)

  Detalle de las instituciones reaseguradoras que respaldan el riesgo facultativo, indicando su país de origen y domicilio;

• l)

  Cláusula de exclusiones;

• m)

  Cláusula de coaseguro (en caso que aplique);

• n)

  Deducibles; o) Sublímites (en caso que aplique); p) Sede para dirimir conflictos derivados del contrato; q) Fecha y firma del contrato; r) Subjetividades (en caso que aplique); y, s) Cualquier otra cláusula de términos y condiciones importantes que la institución de seguros considere suscribir. Los contratos de reaseguro facultativos o las notas de cobertura deben estar suscritos a más tardar dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario después de aceptadas las condiciones del mismo, legalizados con la firma de la Alta Gerencia de la institución de seguros o por aquella persona en quien el Órgano de Administración haya delegado tal autorización y el funcionario responsable de la institución reaseguradora. En aquellos casos que los contratos hayan sido negociados por corredores de reaseguro, sucursales u oficinas de representación del exterior y coverholders, deben incluir la firma de éstos y el sello y la firma de las reaseguradoras. La firma podrá ser manuscrita o electrónica y en este último caso, la misma debe sujetarse a lo dispuesto en el Artículo 31 del presente Reglamento. La nota de cobertura hará constar la aceptación adecuada del riesgo por parte de las reaseguradoras de forma directa, así como el pago o liquidación de saldos que realice la institución de seguros. De igual manera, los contratos de reaseguros que hubiesen sido colocados a través de corredores de reaseguros, formalizarán la aceptación adecuada del riesgo, así como el soporte de los pagos de primas o liquidación de saldos que realicen los intermediarios de reaseguros, de conformidad con los plazos establecidos en los contratos de reaseguros.

CAPACIDAD ECONÓMICA Las instituciones de seguros o reaseguros legalmente constituidas o domiciliadas en el país, en la elaboración de su programa de reaseguro y con el fin de guardar estrecha relación con su capacidad económica para un adecuado equilibrio técnico y financiero, deben considerar y contemplar criterios que sirvan de base para fijar los límites de retención en cada ramo, considerando entre ellos, los siguientes:

• a)

  Patrimonio Neto;

• b)

  Factores estadísticos de primas, siniestros y sumas aseguradas, retenidas y cedidas;

• c)

  Límites máximos y mínimos de retención;

• d)

  Criterios de selección de la reaseguradora;

• e)

  Naturaleza y nivel de protección deseado;

• f)

  Estadísticas de cúmulos de riesgos catastróficos con sus zonas de mayor exposición; y,

• g)

  Otros factores que sean determinantes para la adecuada gestión de riesgos.

RETENCIÓN Y/O PRIORIDAD Las instituciones de seguros deben establecer anualmente límites máximos y mínimos de retención por cada operación o ramo que tengan autorizados, los cuales deben ser aprobados por su Órgano de Administración, teniendo como base criterios técnicos de valoración de riesgos, entre ellos:

• a)

  el volumen y composición de la cartera de negocios, ramo o tipo de seguro que corresponda;

• b)

  la calidad y el monto de sus recursos;

• c)

  el monto de las sumas aseguradas en riesgo;

• d)

  las características de los riesgos que asuma;

• e)

  la experiencia obtenida respecto al comportamiento de la siniestralidad; y,

• f)

  las políticas de reaseguro. Los límites máximos y mínimos de retención y/o prioridad podrán ser ajustados por la institución de seguros durante el transcurso del año, siempre y cuando existan cambios significativos en su cartera de riesgos, los cuales deberán ser autorizados previamente por su Órgano de Administración. Las modificaciones a estos límites deben ser incorporadas el Programa de Reaseguro y notificados a la Comisión, dentro del plazo establecido en el Artículo 16 del presente Reglamento. La metodología utilizada para el establecimiento de los límites de retención debe brindar a la institución de seguros un alto grado de confiabilidad de tal forma que, frente a escenarios adversos probables de ocurrencia de siniestros, el límite de retención y/o prioridad adoptado, no ponga en riesgo su solvencia. Para estos efectos se entenderá por escenarios adversos probables, aquellos en los que se considere la ocurrencia simultánea de siniestros de las pólizas con las mayores sumas aseguradas contenidas en el portafolio de pólizas en vigor de la institución. La fijación del pleno de retención y/o prioridad debe realizarse con la información de pólizas en vigor de la institución, pudiendo incorporar al cálculo las estimaciones de su cartera de pólizas que correspondan a los planes de negocio del año de que se trate o negocios en donde la institución conozca su futura realización. CAPÍTULO IV DE LAS OPERACIONES FRONTING

ACREDITACIÓN DE LAS COMPAÑÍAS INSTRUCTORAS Previo a la realización de la negociación, la compañía instructora debe acreditar la siguiente documentación ante la compañía fronting:

• a)

  Certificación o documentación de la autoridad supervisora o reguladora del país de origen, que haga constar que se encuentra legalmente constituida en el país;

• b)

  Detalle de los ramos que puede asegurar y que no existen inconvenientes legales para el pago de indemnizaciones en moneda de libre convertibilidad;

• c)

  Estados financieros auditados de sus últimos tres (3) ejercicios económicos o en su defecto la proyección de éstos cuando se trate de una nueva compañía, evidenciando que su patrimonio respalda los riesgos asumidos; y,

• d)

  Otros aspectos técnicos, financieros o económicos que demuestren la solvencia financiera.

4 . - INFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE La compañía fronting deberá mantener por cada una de las operaciones a que se refiere el Artículo anterior, un expediente físico o electrónico que contenga como mínimo lo siguiente:

• a)

  Copia de la documentación de la instrucción, refiriendo las condiciones negociadas de acuerdo al riesgo asumido;

• b)

  Copia de la póliza y/o fianza;

• c)

  Copia del borderó al que se refiere el Artículo 23 del presente Reglamento; y,

• d)

  Documentación soporte entre la compañía fronting y la instructora. Asimismo, la institución de seguros a requerimiento de la Comisión debe proporcionar un resumen de todos los negocios fronting colocados por ésta, así como los negocios realizados como compañía instructora con el detalle de las sumas aseguradas y primas cedidas por operación y por ramo. Dicha información deberá ser presentada ante la Comisión, por los medios electrónicos que ésta habilite para estos efectos, a más tardar quince (15) hábiles posteriores al cierre de cada semestre, de conformidad al Anexo No.5 del presente Reglamento. Lo anterior, sin perjuicio de entregar copia en magnético a la Comisión al momento de la supervisión in-situ o cuando ésta lo requiera, de los contratos de estas operaciones.

CONTROL INTERNO La institución de seguros debe elaborar y conciliar los estados de cuenta de los contratos proporcionales y no proporcionales en una cuenta corriente, que contenga el registro de antigüedad de saldos por el reaseguro cedido, elaborada por lo menos trimestralmente, la que servirá de base para determinar el deterioro de tales cuentas, ésta deberá contener la siguiente información:

• a)

  Saldos por siniestros, primas, comisiones, intereses, remesas y otros;

• b)

  Nombre de la institución reaseguradora;

• c)

  Ramo y tipo de contrato de reaseguro;

• d)

  Fecha inicial de la operación;

• e)

  Fecha de vencimiento;

• f)

  Antigüedad de saldos;

• g)

  Monto cedido;

• h)

  Concepto del saldo; y,

• i)

  Otras condiciones relevantes, para efectos de las labores de control interno que las instituciones de seguros consideren pertinentes en función de su tamaño, perfil y apetito de riesgo. Este registro deberá coincidir con los saldos de contabilidad, debiendo estar suscrito por la persona que lo elaboró y autorizado por el Gerente o Encargado de Reaseguro de la institución de seguros.

CONCILIACIONES Y ESTADOS DE CUENTA La institución de seguros, como mínimo debe conciliar y emitir los estados de cuenta a más tardar un mes después del cierre de cada trimestre, los que en ningún caso deben ser elaborados por reaseguradores, por corredores de reaseguro, sucursales u oficinas de representación de reaseguradores del exterior y coverholders. La referida conciliación y emisión de los estados de cuenta, deberá realizarse bajo el esquema que a continuación se describe: A. Conciliaciones de saldos y/o balance de reaseguro: Estas conciliaciones deben de elaborarse para todas las cuentas de reaseguro del activo y pasivo, como ser: cuenta corriente, cuenta de reserva de primas y siniestros pendientes a cargo de reaseguradoras, debiendo contener como mínimo los siguientes datos: a) Nombre de la institución reaseguradora; b) Tipo de contrato de reaseguro y ramo de seguros; c) Fecha de cierre del trimestre informado; d) Vigencia del contrato de reaseguro; e) Moneda de suscripción del riesgo; f) Saldo anterior, movimientos del trimestre y saldo final; y, g) Firma de autorizado. B. Estados de cuenta: Los estados de cuenta deben estar conciliados con el balance de reaseguro y con la cuenta mayor contable, debiendo contener como mínimo los siguientes datos:

• a)

  Nombre de la institución reaseguradora;

• b)

  Tipo de contrato de reaseguro y ramo de seguros;

• c)

  Primas cedidas;

• d)

  Comisiones;

• e)

  Reservas retenidas de primas;

• f)

  Siniestros a cargo de la institución reaseguradora;

• g)

  Pagos recibidos y/o efectuados;

• h)

  Entradas y salidas de cartera;

• i)

  Saldo inicial, movimientos del trimestre y saldo final; y,

• j)

  Firma de autorizado. Los saldos de estados de cuenta de los contratos automáticos acreedores de las reaseguradoras, debe conciliarse con los saldos deudores, en ningún caso debe pagarse primero los saldos acreedores de las reaseguradoras, y posteriormente solicitar que las reaseguradoras paguen sus saldos deudores. Las instituciones de seguros deberán remitir a la Comisión la información relacionada a los contratos proporcionales y no proporcionales asociadas a sus operaciones de reaseguro a más tardar quince (15) hábiles posteriores al cierre de cada semestre, de conformidad con lo establecido en los Anexos Nos. 6 y 7 del presente Reglamento. C. Perfil de primas, siniestros y sumas aseguradas Las instituciones de seguros a requerimiento de la Comisión deben proporcionar la información cualitativa y cuantitativa que utilizan en las negociaciones de sus contratos de reaseguros y que se refieran a las primas totales emitidas, primas cedidas, siniestros totales y recuperados y sumas aseguradas, por rango y ramo, entre otros aspectos que ésta considere.

BORDERÓ DE PRIMAS Y SINIESTROS Todos los registros contables por operaciones de reaseguro proporcional, deben estar debidamente respaldados con el borderó (reporte) de primas y siniestros, en el cual se refleje su distribución, conteniendo como mínimo de los siguientes datos: I. Borderó de primas: a) Nombre de la institución reaseguradora, ramo y tipo de contrato; b) Fecha de la emisión; c) Número de las pólizas de seguros; d) Nombre del contratante de la póliza; e) Vigencia de la póliza; f) Sumas aseguradas cedidas y retenidas; g) Primas cedidas, retenidas y comisión; y, h) Porcentajes de participación. II. Borderó de siniestros:

• a)

  Nombre de la institución reaseguradora, ramo y tipo de contrato;

• b)

  Fecha del siniestro;

• c)

  Número del siniestro;

• d)

  Nombre de los asegurados;

• e)

  Vigencia de la póliza;

• f)

  Sumas aseguradas cedidas y retenidas;

• g)

  Siniestros cedidos y retenidos; y,

• h)

  Participación del siniestro recuperado.

CRITERIOS PARA LA ESTIMACIÓN POR DETERIORO DE LAS OPERACIONES DE REASEGUROS Las cuentas derivadas de los contratos de reaseguro cedido deben evaluarse por parte de la institución de seguros, como mínimo trimestralmente, para establecer su deterioro, reduciendo su importe en libros y constituyendo la reserva que afectará el resultado del ejercicio. Un activo derivado de contratos de reaseguro se habrá deteriorado en su valor sí y sólo si, se presentan de forma conjunta los indicadores descritos a continuación: A. Indicadores de deterioro

• a)

  Existe la evidencia objetiva, que a consecuencia de un evento que haya ocurrido después del reconocimiento inicial del activo por reaseguro, de que la institución de seguros no recibirá todos los importes que se le adeuden en función de los términos del contrato;

• b)

  Ese evento tenga un efecto que se puede valorar con certeza sobre los importes que la institución de seguros vaya a recibir de la institución reaseguradora; y,

• c)

  Los valores por cobrar a las reaseguradoras presenten mora en los valores a recuperar. B. Pérdida por deterioro Las pérdidas por deterioro de las cuentas de activos derivadas del reaseguro cedido se aplicarán tomando en cuenta la morosidad de los saldos pendientes de cobro a las reaseguradoras, esta morosidad se determinará noventa (90) días después de vencidos los plazos establecidos en el contrato del cierre de cada trimestre, según la siguiente tabla: Intervalo Categoría Porcentajes Mora a más de 90 días y hasta 180 días I 20% Mora a más de 181 días y hasta 270 días II 40% Mora a más de 271 días y hasta 360 días III 80% Mora a más de 360 días IV 100% Los porcentajes serán aplicados sobre el importe de saldos pendientes de cobro por cada categoría. La aplicación del deterioro de las cuentas de activos derivadas de los contratos de reaseguro debe registrarse como un gasto y su contrapartida será una cuenta complementaria de activo. En el caso de que la institución no cuente con el análisis de antigüedad de saldos pendientes de cobro a las reaseguradoras, y que esta situación sea identificada y posteriormente notificada por parte de la auditoría interna de la institución de seguros, la auditoría externa o la Comisión, la Institución debe aplicar un porcentaje del 100% de deterioro sobre el saldo de las cuentas de activo dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la notificación. La institución debe elaborar un auxiliar de deterioro acumulado por reaseguradora para deudas a cargos de reaseguradoras y reafianzadoras, según el Anexo No. 8 del presente Reglamento, el cual deben remitir a la Comisión dentro de los quince (15) días hábiles posteriores al cierre de cada semestre, a través de los canales electrónicos que se habiliten para estos efectos.

OBLIGACIONES Los corredores de reaseguro en el ejercicio de su actividad de intermediación reaseguradora, con relación a las instituciones de seguros y reaseguradoras autorizadas para operar en el país, están obligados a:

• a)

  Colocar los riesgos con debida diligencia y con reaseguradoras que cuenten con calificación de riesgo internacional igual o superior a BBB- o su equivalente, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 35 del presente Reglamento;

• b)

  Prestar asesoría técnica a sus clientes, obteniendo coberturas convenientes a sus necesidades e intereses;

• c)

  Actuar dentro de las normas legales y reglamentarias que regulan el reaseguro, así como dentro de las normas y prácticas internacionales prevalecientes en la materia;

• d)

  Actuar con la debida diligencia en la elección de las reaseguradoras, verificando su capacidad técnica, financiera y calidad de los servicios otorgados. Asimismo, analizará la experiencia, credibilidad y prestigio de la reaseguradora, con relación a las diferentes operaciones de reaseguro con las instituciones de seguros;

• e)

  Proporcionar a la institución de seguros toda la información disponible sobre las reaseguradoras, a quienes se les cederán los riesgos. Especialmente, deberán tomar en consideración que las reaseguradoras con que se contraten los riesgos cumplan con el requisito de calificación y de registro, señalados en el presente Reglamento; y,

• f)

  Remitir a la institución de seguros los contratos de reaseguro y las notas de cobertura originales que certifican la colocación y distribución del riesgo objeto del reaseguro; dicha nota de cobertura debe contener su domicilio, estar firmada y sellada por el representante nombrado por la reaseguradora. Además, el corredor de reaseguro no podrá hacer retenciones por su propia cuenta, la información debe ser enviada a las partes, a más tardar en el mes siguiente a la fecha de negociación y/o colocación.

MONITOREO DE LAS OPERACIONES REALIZADAS A TRAVÉS DE CORREDORES DE REASEGUROS La institución de seguros debe establecer criterios para la selección, evaluación y eventual reemplazo de corredores de reaseguro, considerando entre otros aspectos los siguientes:

• a)

  experiencia en la línea de negocios que se desea reasegurar;

• b)

  historial de comportamiento en negocios con la institución u otras instituciones del sector;

• c)

  posición de solvencia;

• d)

  exposición neta por corredores de reaseguros; y,

• e)

  garantías exigidas a éstos. De igual manera, deben establecer procedimientos que garanticen la certeza de las coberturas de reaseguros contratadas a través del corredor, de acuerdo al mandato otorgado por la institución a éste, estableciendo sistemas de control que garanticen la adecuada gestión de las tareas encomendadas al corredor de reaseguros, en particular, cuando involucren pagos o transferencias de fondos desde y hacia los reaseguradores, las sucursales u oficinas de representación de reaseguradores del exterior. Cuando los contratos de reaseguro sean suscritos a través de un corredor de reaseguros, la institución de seguros debe evaluar el riesgo de crédito y operativo involucrado en este tipo de operaciones.